Tanggapan Tugas 3
1. Identifikasi Persiapan rapat bisnis :
a. Memastikan apakah rapat memang perlu diselenggarakan. Haruskah permasalahan yang
kita hadapat diselesaikan melalui rpat atau diselesiakan secara individu.
b. Menentukan orang-orang yang akan diundang.
c. Menetapkan waktu penyelenggaraan.
d. Menyusun agenda rapat. Bila agenda rapat itu memiliki sejumlah tujuan maka sangat
penting untuk menyusun prioritas bahasan rapat.
e. Menyebarkan agenda rapat terlebih dahulu pada orang yang akan diundang rapat
sehingga mereka bisa mempersiapkan diri dengan baik.
f. Mempersiapkan sarana audio-visual (rupa-rungu) seperti bagan, handout, slide,
transparasi start tayangan PowerPoint.
g. Rapat hendaknya dimulai tepat waktu meski beberapa orang belum hadir.
h. Hendaknya rapat dibuku dengan langsung menjelaskan agenda pertemuan atau pokok
masalah dan membahas permasalahan yang lebih mudah dipecahkan baru kemudian
masalah yang lebih berat.
i. Menyediakan waktu yang cukup untuk pembahaan setiap isu yang dibahas.
j. Menunda diskusi sampai akhir rapat bila dalam rapat itu terjadi perdebatan yang
memakan waktu.
k. Menyebarluaskan notulasi rapat untuk mengingatkan setiap orang atas kesimpulan dan
rencana aksi yang disepakati melalui rapat.
Narasumber (presenter)
• Hadir lebih awal
• Perkenalan identitas diri
• Siap melakukan presentasi
• Manfaatkan media audio-visual
• Terbuka atas masukan dan kritik dari peserta
• Berpenampilan menarik dan menyenangkan
Peserta (participants)
• Peserta hadir tepat waktu dan melakukan registrasi peserta
• Berpakaian rapi dan sopan
• Memakai kartu identitas peserta
• Membawa kelengkapan bahan-bahan untuk rapat
• Menjadi peserta yang aktif dan inisiatif
• Menjaga kelancaran, ketenangan dan ketertiban
• Respek (menghargai) peserta lain
• Bertanya sesuai dengan topik
• Mengikuti kegiatan sesuai dengan agenda yang telah disepakati
Fasilitas pendukung yang disiapkan panitia penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan
posisi tempat duduk (layout).
Menurut Dobson, terdapat empat macam pengaturan posisi tempat duduk untuk
penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain :
a) Gaya Persegi Empat (Boardroom style)
b) Bentuk Huruf “U” (“U” Shape Style)
c) Gaya Ruang Kelas (Classroom Style)
d) Gaya Melingkar (Circular Style)
DAFTAR PUSTAKA
Yosal Iriantara, BMP EKMA4159 – Komunikasi Bisnis, Penerbit Universitas
Terbuka, Tangerang Selatan, Banten – Indonesia.