INILAH 3 CARA MENGURUS RAPAT KANTOR

August 5, 2016

| No Comments

cara mengurus rapat kantor (sumber:smartmeetings.com)

Mengurus sebuah rapat kantor baik rapat dalam kantor maupun rapat luar kantor
memang terbilang rumit, terlebih jika Anda belum sama sekali mengetahui apa
saja yang perlu dilakukan. Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri
oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan
tertentu, melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai
kebijaksanaan perusahaan dapat dirumuskan. Biasanya yang berperan mengurus
rapat ini adalah bagian administrasi ataupun sekretariat perusahaan. Lalu,
sebenarnya hal apa saja yang perlu dilakukan untuk menyelenggarakan rapat,
berikut ini akan dipaparkan beberapa cara mengurus rapat kantor.
Persiapan Rapat Kantor
Ada beberapa hal yang bisa Anda perhatikan ketika Anda ditugaskan untuk
mengurus rapat kantor baik rapat dalam kantor maupun rapat di luar kantor.
1.Membuat Rencana Rapat
Anda harus mampu untuk membuat rencana rapat. Dalam merencanakan suatu
rapat sama dengan membuat perencanaan kegiatan pada umumnya. Adapun
perencanaan rapat yang bisa Anda persiapkan adalah sebagai berikut:

a. Perencanaan waktu
Perencanaan waktu menyangkut kapan waktu terbaik untuk menyelenggarakan
rapat. Hal ini penting karena sangat berpengaruh terhadap efektivitas rapat.
Apakah rapat akan diadakan pada pagi, siang, atau malam hari. Bahkan penentuan
hari rapat di weekday ataupun weekend juga menjadi perhatian khusus. Penting
sekali untuk diperhatikan bahwa peserta rapat akan bersikap positif jika rapat
diadakan dengan memperhatikan kebutuhan peserta, seperti kebutuhan istirahat
setelah seharian bekerja atau tidak mengganggu hari libur mereka.
b. Perencanaan Tempat
Anda arus memperhatikan apakah rapat akan dilaksanakan di dalam kantor atau di
luar kantor. Jika dilaksanakan di luar kantor Anda harus mencari lokasi yang tepat
untuk dijadikan tempat rapat, tentu berdasarkan biaya perusahaan Anda. Namun
sebaliknya, jika rapat dilaksankan di dalam kantor Anda harus mempersiapkan
segala sesuatunya, termasuk izin pemakaian tempat kepada pimpinan yang
bersangkutan. Mengurus rapat dalam kantor memang akan terlihat lebih rumit
karena melalui beberapa proses internal. Tetapi, jika kantor Anda sudah
menggunakan aplikasi administrasi secara online maka mengurus izin rapat dalam
kantor akan menjadi hal yang mudah. Contohnya saja sistem
administrasi Faceoffice. Sistem administrasi berbasiskan web ini mempunyai
modul pengelolaan surat rapat dalam kantor, yang mana modul ini membantu
Anda untuk pengajuan kegiatan yang dilakukan didalam kantor, mengatur peserta
dan tamu undangan, serta membuat rincian surat rapat dalam kantor. Mudah
bukan, Anda tak perlu waktu lama untuk mengantongi izin pemakaian tempat
rapat dalam kantor.
2.Menyiapkan perangkat administrasi penyelenggaraan rapat
Anda sebagai karyawan yang ditunjuk untuk mempersiapkan dan
menyelenggarakan rapat, maka Anda harus mengetahui hal-hal yang harus
dipersiapkan mengenai perangkat administrasi sehubungan dengan pelaksanaan
rapat. Hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:
a. Agenda rapat
Agenda rapat adalah daftar atau program mengenai pokok-pokok pembicaraan
yang akan dibahas dalam rapat. Dalam mempersiapkan agenda, Anda harus
berkonsultasi dengan pimpinan rapat karena agenda rapat sebagian besar berasal
dari pimpinan.
b. Undangan rapat
Surat undangan merupakan pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran
seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada
waktu tertentu. Undangan peserta rapat bisa menggunakan surat fisik (kertas)
tetapi bisa juga dengan menggunakan sistem administrasi kantor, seperti
Faceoffice, karena dalam Faceoffice terdapat modul manajemen persuratan yang
dapat membantu mengatur peserta dan tamu undangan.
3.Mempersiapkan konsumsi rapat
Apabila rapat yang diperhitungkan membutuhkan waktu yang cukup lama, maka
hendaknya Anda mempersiapkan pengadaan konsumsi rapat. Konsumsi rapat bisa
berupa makanan ringan atau makanan berat bila melewati jam makan. Minuman
dan makanan ringan yang dihidangkan di saat istirahat bisa membantu peserta
rapat menyegarkan kembali pikirannya. Penyajian konsumsi bisa dilakukan
dengan dua macam yaitu yang pertama, konsumsi disajikan di meja rapat sebelum
rapat dimulai. Hal ini dilakukan agar tidak mengurangi jam rapat atau menunggu
saat istirahat, karena makanan bisa disantap di ruang rapat.
Beberapa hal di atas dapat Anda jadikan referensi untuk cara mengurus rapat
kantor, sehingga bagi Anda yang baru pertama kali ditugaskan mengurus rapat
kantor bisa menyelesaikan tugas Anda dengan baik dan benar.
aplikasi administrasi, e-office, faceoffice, mobile aplikasi, rapat dalam
kantor, sistem administrasi
 Mulailah pada waktu yang ditentukan
Jangan biarkan orang-orang duduk menunggu orang yang terlambat datang.
Mulailah pertemuan anda tepat pada waktunya. Orang yang datang terlambat
harus belajar untuk datang tepat waktu atau mereka tidak akan mendapat
kesempatan untuk memberikan kontribusinya.
Jelaskan agenda
Jelaskan maksud pertemuan itu dan sebutkan agendanya secara singkat,
dengan menjelaskan segala hal yang masih ada keraguan. Kemudian tangani
agendanya satu per satu.
Cegah penyimpangan masalah
Meskipun anda harus memberi waktu yang cukup untuk membahas setiap
pokok masalah pada agenda, anda harus mencegah adanya penyimpangan dari
masalah. Kendalikan rapat dengan berpindah dari satu pokok masalah ke pokok
masalah berikutnya. Tentukan apakah anda akan diatur oleh waktu atau
meneruskan diskusi sampai tercapainya kesepakatan.
Buat ringkasan secara tetap
Ringkaskan hasil dan keputusan secara teratur sewaktu rapat berlangsung
sehingga semua orang sepenuhnya mengetahui keputusan yang dibuat dan
kemajuan yang dicapai.

Membicarakan masalah lain

Setelah semua agenda yang ditentukan telah ditangani, tanyakan apakah masih
ada masalah lain dan bahaslah topik yang timbul itu.

Pastikan ada tindak lanjut

Delegasikan tanggung jawab dan batas waktu kepada orang-orang untuk
tindak lanjut yang diperlukan sebagai hasil dari keputusan yang diambil oleh
rapat.
Selesaikan rapat pada waktunya
 Pastikan bahwa anda menyelesaikan rapat pada waktunya. Urusan yang belum
terselesaikan dapat ditangani pada rapat lain. Usahakan agar semua agenda
diliputi dalam batas waktu yang ditentukan.
Bagikan risalah rapat secepatnya
Bagikan risalah rapat sesegera mungkin . Juga beritahu orang lain secepat
mungkin mengenai keputusan yang ada pengaruhnya terhadap mereka.
Sekretaris dalam Rapat
Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan dan stafnya,
dapat juga antara pimpinan dengan pimpinan lain baik internal maupun external.
Dalam rapat diperlukan seketaris yang terampil, yang mampu membuat ringkasan
rapat yang biasa dikenal notulen.
Sebelum mengelola rapat, seorang sekretaris harus mengatahui unsur-unsur yang
yang harus ada dalam sebuah rapat. Secara umum, sebuah rapat harus memenuhi
unsur 5W + 1H, yaitu why (mengapa rapat diselenggarakan), what (apa agenda
atau materi yang akan dibahas dalam rapat), who (siapa peserta rapat,menyangkut
penentuan orang yang akan diundang sesuai dengan materi rapat), where (dimana
rapat akan diselenggarakan), when (kapan rapat akan diselenggarakan)
dan how(bagaimana rapat akan diselenggarakan, formal atau nonformal, terbuka
atau tertutup). Pengetahuan tentang 5W + 1H dalam pengelolaan rapat ini penting
untuk mempermudah sekretaris saat harus merancang dan mengelola rapat. Bisa
dikatakan 5W + 1H merupakan formula dasar sebuah acara rapat.
Peran sekretaris dalam penyelenggaraan rapat sangat penting, persiapan yang
dilakukan sangat mempengaruhi kesuksesan jalannya rapat. Tahap persiapan
meliputi, sebelum rapat, selama rapat, dan sesudah rapat.
1. Tahap sebelum Rapat
Persiapan yang harus dilakukan seorang sekretaris sebelum rapat sebagai berikut.
a. Surat undangan rapat
Surat undangan perlu disiapkan sebaik-baiknya. Dalam undangan perlu
dicantumkan: tanggal, hari, jam dan acara rapat.
Dalam hal ini kita harus bisa membedakan cara pembuatan surat undangan rapat
resmi dan tidak resmi.
Undangan rapat resmi
Undangan dibuat dan dicetak dengan sebaik-baiknya agar yang diundang merasa
diperhatikan dan dihormati.
Undangan rapat tidak resmi
Karena rapat ini sifatnya rutin, maka undangannya cukup dibuatkan format yang
sudah diperbanyak, sehingga kita cukup mengisi tanggal, hari, dan tempat.

b. Agenda atau acara rapat

Agenda rapat dibuat dan disusun oleh sekretaris setelah berkonsultasi dengan
pimpinan rapat. Agenda rapat biasanya berisi.
Masalah-masalah yang akan dibahas
Membahas hasil rapat sebelumnya apakah sudah ditindaklanjuti
c. Bahan rapat
Bahan rapat juga merupakan salah satu komponen rapat yang sangat diperhatikan
dalam persiapannya, yaitu :
Hasil rapat yang lalu
Hasil kertas kerja yang akan dibahas
d. Daftar hadir
Daftar hadir perlu dipersiapkan, untuk rapat resmi daftar hadir dalam bentuk buku
tamu. Sedangkan untuk rapat tidak resmi daftar hadir ukup hanya dengan
lembaran kertas biasa.
e. Persiapan ruangan
Ruang dalam rapat resmi merupakan hal yang sangat menentukan kelancaran
rapat. Ruang rapat resmi biasanya memakai ruang yang besar dan lengkap dengan
segala perlengkapannya sesuai dengan kepentingannya.
Ruang rapat tidak resmi biasanya diselenggarakan di kantor saja yang juga
memiliki ruang rapat.
f. Tempat duduk
Tempat duduk harus disesuaikan dengan jumlah peserta rapat. Tempatkan
pimpinan rapat ditempat yang semua peserta bisa berkomunikasi dengan mudah
dan tempatkan notulis dekat dengan pimpinan rapat, jika diperlukan dapat
berkomunikasi dengan mudah.
Maka perlu diperhatikan pengaturan tempat duduk yaitu.
Berbentuk setengah lingkaran
Berbentuk lingkaran
Berbentuk tapal kuda
Berbentuk kelas
Berbentuk empet persegi panjang

g. Peralatan rapat
Peralatan rapat yang harus diperhatikan untuk mempersiapkan rapat, agar rapat
berjalan dengan baik.
Note book dan LCD
Flip chart dan kertasnya
Pengeras suara
Tape recorder bila akan merekam jalannya rapat, kamera, video
Alat-alat tulis (kertas,notes,marker)

2. Tugas sekretaris selama rapat

Selama rapat sekretaris mempunyai tugas antra lain.
a. Membuat catatan
Apabila dalam rapat terjadi pengambilan keputusan melalui pemungutan suara,
maka sekretaris mencatat siapa-siapa yang setuju dan yang tidak setuju dan
mencatat hasil kesepakatan.
b. Membuat notulen
Berkaitan dengan menghubungi dan menyiapkan notulen, sekretaris yang akan
memimpin rapat dapat menentukan siapa yang bertugas sebagai notulen (jika
tidak ada, sekretaris harus mampu sekaligus menjadi notulen), dapat memahami
prinsip dasar tugas seorang notulen, serta menyiapkan perlengkapan yang
diperlukan seorang notulen untuk membuat notula diantaranya:
Judul rapat.
Tanggal, aktudan tempat rapat
 Daftar nama peserta rapat
Catatan atau isi rapat

3. Tugas sekretaris setelah rapat

Setelah rapat selesai, seorang sekretaris masih mempunyai tugas yang harus
diselesaikan, diantaranya:
a. Pengiriman notulen
Notulen yang sudah disetujui pimpinan rapat, dikirim kepada peserta rapat, karena
notulen sangat penting untuk tindak lanjut
b. Ucapan terima kasih
Dalam rapat resmi ucapan terima kasih sangat diperlukan, terutama bagi pejabat
yang dirasa terhormat telah hadir untuk mensukseskan rapat. Peserta rapat dan
panitia serta semua pihak yang telah mendukung terselenggaranya rapat.
Untuk rapat tidak resmi yang biasanya diselengarakan secara rutin tidak perlu
membuat ucapan terima kasih.