Nama: DZIA IQFINI RESTIKA WURI

NIM : 042527386

Agenda Rapat

Jika Anda bertanggung jawab menyusun agenda rapat, hindari hal ketidak jelasan rapat dengan
menentukan topik yang akan didiskusikan dalam rapat dan durasi waktu yang dibutuhkan untuk
membahas setiap topik. Dengan menyusun rencana dan menjalankannya sebaik mungkin, Anda
mampu mencapai hasil yang lebih baik dan peserta rapat tidak merasa dirugikan karena
kehilangan waktu kerja

Melakukan Persiapan

1. Tentukan tujuan utama atau beberapa tujuan yang ingin dicapai. Pastikan rapat diadakan
dengan tujuan tertentu, misalnya untuk mengambil keputusan, menyampaikan informasi,
membuat rencana kerja, atau melaporkan progres penyelesaian tugas. Anda tidak perlu
mengadakan rapat jika tidak ada tujuan. Rapat boleh diadakan dengan beberapa tujuan, misalnya
untuk melaporkan progres kerja sebagai dasar untuk mengambil keputusan jangka panjang.

2. . Berfokuslah pada topik yang memengaruhi banyak orang. Topik yang pembahasannya
cukup melibatkan 2 orang, jangan dimasukkan dalam agenda. Manfaatkan waktu untuk mencari
solusi yang membutuhkan keterlibatan banyak orang. Sebagai contoh, adakan pertemuan
terpisah (di luar rapat) jika Anda dan rekan kerja ingin berdiskusi untuk membahas tugas baru.
Jika Anda mengadakan rapat untuk membahas masalah yang bisa diselesaikan hanya oleh
beberapa orang, partisipan rapat yang tidak terlibat dalam pembahasan topik seharusnya bisa
tetap bekerja. Hal ini membuat mereka merasa kecewa karena waktu kerja terbuang percuma.
Oleh sebab itu, manfaatkan kesempatan ini sebaik mungkin sebab mengadakan rapat yang
melibatkan banyak orang bukan hal mudah

3. Susunlah agenda rapat dengan menentukan topik yang ingin dibahas secara selektif.
Prioritaskan topik penting yang perlu didiskusikan dalam rapat sebab Anda tidak bisa
memasukkan semua topik dalam agenda. Contohnya, Anda ingin mencantumkan "negosiasi
tenggat proyek", "presentasi laporan progres", "perencanaan proyek baru", dan "sumbang saran".
Oleh karena keterbatasan waktu, Anda tidak mencantumkan sesi sumbang saran dalam agenda
rapat.

4. Mintalah informasi dari rekan kerja. Peserta rapat akan merasa lebih dilibatkan jika mereka
dilibatkan saat menyusun agenda rapat. Mintalah mereka mengusulkan topik yang ingin dibahas
lalu cantumkan dalam agenda. Kirim surel atau temui rekan kerja yang akan diundang beberapa
hari sebelum rapat. Lakukan langkah tersebut minimal 6-7 hari sebelumnya supaya mereka
masih sempat berkontribusi. Pastikan agenda rapat sudah final 3-4 hari sebelum tanggal rapat.
Pertimbangkan apakah Anda perlu mengadakan rapat dengan beberapa orang untuk membahas
agenda utama sebagai persiapan rapat pleno.

5. Cantumkan topik paling penting di urutan pertama. Saat merencanakan rapat, menempatkan
topik paling penting di awal rapat merupakan kebijakan yang tepat. Dengan demikian, semua
partisipan mampu mendiskusikan topik penting ketika pikiran masih jernih dan fisik masih bugar
saat rapat baru dimulai. Contohnya, agendakan "pengambilan keputusan" lalu "presentasi laporan
progres" (kecuali jika laporan progres dibutuhkan untuk mengambil keputusan). Selain itu, topik
yang paling penting sudah didiskusikan jika rapat perlu diakhiri lebih awal atau beberapa peserta
rapat harus meninggalkan pertemuan sebelum rapat berakhir.

6. Perkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membahas setiap topik. Meskipun Anda
tidak bisa memastikan durasi waktu untuk membahas setiap topik, buatlah estimasi.
Pertimbangkan berapa lama rapat akan berlangsung dan berapa topik yang akan dibahas.
Alokasikan lebih banyak waktu untuk topik yang paling penting. Contohnya, alokasikan 30
menit untuk pelaporan progres, 10 menit untuk diskusi, dan 10 menit untuk menentukan tenggat
baru. Sering kali, agenda rapat tidak bisa dituntaskan karena tidak ada alokasi waktu untuk setiap
topik. Lakukan pembagian waktu sebelum rapat berlangsung untuk memastikan semua topik
yang diagendakan bisa dibahas sampai selesai. Pertimbangkan jumlah peserta rapat yang
diundang saat menghitung tambahan waktu. Jika rapat akan dihadiri 15 orang dan Anda
mengalokasikan waktu 15 menit untuk setiap topik, ini berarti setiap orang mendapat waktu
berbicara lebih kurang 1 menit per topik. Meskipun tidak semua orang berbicara, waktu yang
dialokasikan terlalu singkat.

Menyusun Agenda Rapat

1. Tulislah judul agenda rapat. Manfaatkan judul agenda rapat untuk memberi tahu pembaca
bahwa ia sedang membaca agenda berisi topik yang akan dibahas. Setelah menentukan judul,
cantumkan di paling atas blangko dokumen. Pilihlah judul yang simpel dan lugas. Contoh judul
agenda rapat: "Agenda Rapat Bulan Juli: Mendiskusikan Gagasan Proyek Baru" atau "Agenda
Rapat Bulan Agustus 2018: Memperpanjang Tenggat Proyek". Ketiklah agenda rapat
menggunakan fon untuk bisnis, misalnya Times New Roman atau Calibri.

2. Sediakan waktu untuk memberi salam dan mengucapkan terima kasih atas kehadiran peserta
rapat. Gunakan kesempatan ini untuk menyapa para partisipan. Saat ini, Anda atau pimpinan
rapat yang lain boleh membuka rapat dan menjelaskan topik utama yang akan dibahas. Jika
banyak peserta rapat yang belum saling mengenal, manfaatkan waktu untuk mencairkan suasana.
Jika ingin menyusun agenda rapat untuk pertemuan penting, misalnya konferensi, waktu yang
dibutuhkan untuk membuka rapat biasanya lebih panjang. Untuk rapat rutin di kantor, sesi
pembukaan biasanya membutuhkan waktu hanya beberapa menit. Berikan waktu untuk
mengantisipasi perubahan agenda saat rapat dimulai.
3. Cantumkan agenda rapat berupa pertanyaan untuk memancing keingintahuan partisipan.
Mereka akan bertanya-tanya jika Anda merumuskan agenda rapat hanya dalam beberapa kata.
Pertanyaan mampu mengungkapkan konteks yang akan dibahas sehingga peserta rapat
mendapatkan kesempatan untuk memikirkannya jauh-jauh hari sebelum rapat. Contohnya, alih-
alih menulis, "Membahas Tenggat Proyek", cantumkan, "Apakah tenggat proyek perlu
diperpanjang karena permintaan meningkat?" Jika diperlukan, berikan penjelasan singkat di
bawah pertanyaan tersebut.

4. Cantumkan estimasi waktu di samping setiap topik. Meskipun estimasi waktu boleh tidak
dicantumkan dalam agenda, informasi ini membantu rekan kerja mempersiapkan diri atau
meminta tambahan waktu jika diperlukan.Mereka juga masih sempat mempersingkat laporan
yang akan disampaikan sesuai waktu yang diberikan.

5. Siapkan alur diskusi untuk setiap topik dalam agenda. Alur diskusi merupakan metode untuk
membahas setiap topik. Contohnya, saat membahas perpanjangan tenggat proyek, semua orang
akan berdiskusi sesuai alur yang sudah ditentukan. Dengan demikian, semua peserta rapat akan
memiliki perspektif yang sama. Contohnya, rapat akan membahas perpanjangan tenggat proyek
untuk memenuhi permintaan yang meningkat. Untuk itu, siapkan alur diskusi terdiri dari "10
menit untuk membahas progres kerja sampai saat ini; 15 menit untuk memutuskan cara
meningkatkan produktivitas; 10 menit untuk mempertimbangkan aspek positif dan negatif; 5
menit untuk memutuskan perlu tidaknya tenggat diperpanjang".

6. Tentukan siapa yang akan memimpin pembahasan setiap topik. Cantumkan namanya di
samping topik supaya ia bisa mempersiapkan diri. Konfirmasikan tugas ini kepada orang yang
bersangkutan beberapa hari sebelum rapat lalu cantumkan dalam agenda. Jika Anda yang akan
memimpin rapat dari awal sampai selesai, cantumkan hal ini di bawah judul agenda rapat.

7. Alokasikan waktu jika ada pembicara tamu dalam rapat. Jika rapat akan dihadiri oleh beberapa
pembicara tamu untuk membahas topik yang penting, Anda perlu mengalokasikan sebagian
waktu rapat untuk mereka. Tentukan jadwal dalam agenda agar setiap tamu mendapat
kesempatan berbicara meskipun ia ingin membahas beberapa topik. Dengan demikian, mereka
bisa menyiapkan materi yang ingin disampaikan sebaik mungkin. Beberapa hari sebelum rapat,
hubungi pembicara tamu untuk menanyakan durasi waktu yang dibutuhkan untuk mendiskusikan
topik yang ingin dibahas. Cara ini membantu Anda menyusun jadwal sehingga tidak saling
berbenturan.

8. Sediakan waktu untuk membahas hal-hal lain. Agendakan sesi ini di akhir rapat. Manfaatkan
sesi ini untuk menanyakan kepada semua partisipan apakah masih ada yang ingin dibahas
sebelum rapat ditutup. Selain itu, mereka masih bisa menyampaikan hal-hal yang terlewatkan
atau belum sempat didiskusikan. Dengan mencantumkan sesi ini dalam agenda, penerima
undangan mengetahui bahwa ia bisa berkontribusi meskipun apa yang ingin disampaikan tidak
termasuk dalam agenda rapat. Berikan waktu untuk tanya jawab dalam sesi ini.
 Memfinalkan Agenda Rapat

1. Cantumkan hal-hal mendetail yang berkaitan dengan pelaksanaan rapat. Tulislah waktu,
tanggal, dan lokasi rapat dalam agenda berikut nama peserta yang bisa menghadiri rapat. Dengan
demikian, mereka sudah tahu akan bertemu dengan siapa dalam rapat saat menerima undangan.
Ada baiknya Anda mencantumkan juga nama peserta yang biasanya menghadiri rapat, tetapi kali
ini tidak bisa datang. Informasikan dengan jelas bahwa nama tersebut tidak bisa ikut rapat.
Lampirkan peta lokasi untuk orang-orang yang belum tahu tempat rapat diadakan.

2. Beri tahukan hal-hal yang perlu disiapkan sebelum rapat. Informasikan kepada rekan kerja
yang diundang jika ada hal-hal yang perlu mereka siapkan terlebih dahulu, misalnya membaca
laporan, mengumpulkan informasi untuk menentukan solusi, atau mengidentifikasi masalah.
Cantumkan informasi tersebut di bagian bawah agenda rapat menggunakan huruf tebal atau
berwarna agar terlihat jelas dan mudah dibaca oleh semua peserta rapat.

3. Periksalah agenda rapat dengan teliti sebelum didistribusikan agar tidak ada kesalahan.
Agenda rapat merupakan hal yang penting bagi orang yang diundang. Sebelum didistribusikan,
periksalah agenda rapat untuk memastikan informasi sudah ditulis dengan lengkap dan benar
serta tidak ada salah ketik. Selain menunjukkan etika kerja yang tinggi, cara ini merefleksikan
bahwa Anda memperhatikan hal-hal mendetail dan menghargai mereka.

4. Distribusikan agenda 4-7 hari sebelum rapat berlangsung. Rekan kerja yang menerima
undangan masih sempat mempersiapkan diri apabila sudah membaca agenda rapat beberapa hari
sebelumnya, tetapi jangan dikirimkan terlalu dini sebab ada kemungkinan terabaikan. Jika ingin
mengadakan rapat penting saat konferensi, siapkan agenda beberapa bulan sebelumnya.

Terima Kasih