Meeting Problem solving

Frankly Tondang, S.Akun

 Kenapa harus rapat...

Distribusi dan pertukaran informasi dengan

cepat
Memerlukan DM dan tidak ada waktu untuk
mengerjakan fungsi organisasinya
Informasi semua orang sama
Memerlukan prespektif berbeda, brainstorming
dari persoalan
Pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi
Mencari komitmen bersama
Pendahuluan K 5-7

Rapat merupakan sekelompok orang yang masing-masing memiliki tujuan yang jelas
dan terarah dalam pikiran, lalu membicarakannya.

Arti Penting rapat

Cara tercepat menyebarkan informasi
Cara terbaik bersikap kreatif dan positif
Cara tepat untuk menghemat waktu
Cara untuk memperlihatkan reaksi secara tegas
Cara untuk mengurangi ketegangan
Cara untuk menyajikan ide-ide
Jenis rapat K 5-7

1. Dari tujuannya
- Rapat informatif (information meeting)
- Rapat pemecahan masalah (problem solving meeting)
- Rapat perundingan (negotiation meeting)

2. Dari Sifatnya
- Rapat formal - Rapat Informal
- Rapat terbuka - Rapat tertutup

3. Dari jangka waktunya

- Rapat harian - Rapat mingguan
- Rapat bulanan - Rapat semesteran
- Rapat tahunan

4. Dari pesertanya
- Rapat internl - Rapat ekstern

5. Dari Keanggotaan rapat terdiri dari

- Ketua rapat - Moderator
- Notulis - Peserta rapat
Persiapan Rapat K 5-7

Sebelum melakukan rapat perlu adanya suatu persiapan diantaranya agenda yaitu
investigasi awal dari suatu keberhasilan rapat sehingga sekaligus sebagai pedoman
teknis disamping haru sjelas, sederhana dan tersusun dengan baik.

Keterkaitan agenda rapat dengan dengan rapat diantaranya:

Rapat mendorong seseoran untuk menguraikan masalah
Rapat mendorong untuk mengurai kembali duduk permasalahan dan membawa
setiap orang memiliki pemahaman yang sama
Rapat mencari jalan keluar
Rapat harus sesuai dan menentukan waktu
Rapat harus menyeleksi peserta
 Pedoman...
Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan
urgensi dari rapat tersebut.
What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk
mempersiapkan agenda rapat.
Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk
menentukan peserta rapat yang diundang.
Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan
tempat penyelenggaraan rapat.
When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari,
tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.
How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan
apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu
kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih
dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat
lainnya.
Persiapan Rapat K 5-7
Persiapan Rapat K 5-7

Salah satu penghambat keberhasilan rapat dikarenakan terlalu banyaknya jumlah

peserta rapat. Sehingga seleksi peserta rapat perlu dilakukan untuk tercapaianya tujuan
rapat.

Menghadirkan orang, waktu dan tempat yang tepat tidaklah mudah. Beberapa hal yang
bisa dilakukan dinataranya:

1. membatasi peserta (misal, maksimal 15 orang)

2. kurangi jumlah wakil dari setiap bagian yang diundang
3. mintalah dari setiap wakil untuk menyampaikan pendapatnya
4. masing-masing wakil harus mendapatkan kekuasaan penuh
dalam rapat tersebut
Persiapan Rapat K 5-7

Pola pikir yang benar dan tepat sangat diperlukan dalam mengendalikan agenda rapat.
Hal yang harus diperhatikan sebagai strategi dalam pengendalian rapat adalah :

most important first (yang terutama dalah yang terpenting)

least important first (yang kurang penting dibahas lebih dahulu)
topik hanya mempengaruhi satu/dua orang
perhatikan topik panas letakan di akhir agenda
perhatikan perihal rutinitas dalam mencari jalan keluar
perhatikan perihal rutinitas di akhir meeting dengan cara memberikan memo

nd a
A ge
Persiapan Rapat K 5-7

Setelah memastikan agenda, alokasikan berapa lama masing-masing topik akan di

bicarakan. Hal ini ada baiknya disampaikan kepada masing-masing peserta agar mereka
memahami dan dengan sendirinya ikut berperan dalam pengawasn jalanya rapat yang
efektif.
Arti penting pencantuman waktu dalam agenda:
meeting sesuai dengan jalur
memberi informasi kepada semua orang bertapa berharganya waktu
secara kejiwaan membuat topik-topikpanas menjadi dingin kembali
alat pemotong bila diskusi dalam rapat tidak berguna
memberikan pengendalian
memotivasi peserta
Persiapan Rapat K 5-7

Dalam menuliskan agenda

Sebaiknya memperbaiki pola-pola agenda yang ada berpikir beberapa saat untuk alokasi
masing-masing topik. Termasuk memilih dan memilah topik-topik dengan skala prioritas.
Contoh:

WEEKLY MEETING
Waktu : Rabu/10 Januari 2007
Tempat : Meeting Room 1
Pimpinan Rapat : Bpk. Arudji

No. Topik Tujuan Penanggung Waktu

Jawab

1. Pembukaan Bpk. Arudji 5

2. Isu nasi bungkus klarifikasi Mgr. Publik Afffairs 30

3. Ganti untung meredam aksi Mgr. Keuangan 30

4. Diskusi mencari solusi semua 60

5. Tutup tindak lanjut Moderator 15

Rapat K 5-7

5 (lima) teknik dalam memimpin rapat:

a. Recognition, yaitu bagaimana membuat seseorang merasa senang,

perlakukan mereka sehingga merasa anda menghargai mereka berikut
opininya. Bila mereka mengetahui apa yang dikatakannya tentu mereka tidak
akan berteriak

b. Disclosure, akan tercipta apabila kita memberi mereka beberapa informasi

tentang diri/lembaga/keluarga anda dengan harapan agar mereka melakukan
hal yang sama.

c. Involment, mengajak peserta terlibat atau mengusahakan untuk berpartisipasi.

d. Emphaty, yaitu memperlihatkan pengertian anda seperti apa yang tengah

lawan rasakan (bagaimana merasakan apa yang dirasakan pihak lain, bukan
tentang apa yang mereka katakan)

e. Support
Rapat K 5-7

Handling/Challenges
Tantangan dan/atau perlawanan sangat sulit diatasi, terlebih bila kita bukan yang
mengawasinya. Hal ini akan berdampak pada:
o Pemborosan waktu
o Agenda terhambat
o Meeting tidak meghasilkan apa-apa
o Diperlukan meeting lanjutan
o Hubungan empati akan terganggu
o Hilangnya kepercayaan terhadap pihak lain
o Frustasi
o Menghindari datang pada meeting berikutnya
Rapat K 5-7

Melakukan meeting yang tidak terkendali

Bila kita mendapati meeting tidak dapat mengawasi jalannya proses komunikasi dalam
rapat, maka kedua belah pihak (pimpinan dan peserta) akan bermasalah.

Beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengantisipasi dan penyelesaiannya,

adalah:
o Adanya volunter (seseorang yang sukarela mengambil alih pimpinan rapat)
o Lakukan beberapa catatan penting
o Berikan contoh-contoh yang baik
o Berikan usulan yang menyerang untuk mengambil alih. (Amos, 2000:24)
Tindakan dan hasilnya K 5-7

Pencatatan dari hasil sebuah meeting sangat perlu dilakukan, mengingat akan berguna
bagi bukti dan histori pada meeting-meeting berikutnya. Sehingga notulen perlu dibuat.
Dalam notulen setidaknya terdiri dari:
1. Judul notulen
2. Waktu dan tempat rapat
3. Tempat, tanggal, bulan dan tahun
4. Pemimpin dan Sekretaris
5. Peserta, baik yan hadir atau tidak
6. Agenda Rapat
7. Jalanya rapat
8. Tanda tangan ketua dan sekretaris rapat

No Uraian PIC ESD Remarks

Personnal Estimate
in Charge Compliance
Date
Tindakan dan hasilnya
Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk
jumlah peserta yang banyak. Berikut
ini pengaturan tempat duduk gaya
klasikal/kelas.
Gaya konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar
semua peserta merasa dihargai dan
untuk menimbulkan semangat team
work. Berikut ini pengaturan tempat
duduk gaya konferensi.
Model duduk dalam rapat....
Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di
ruang rapat gaya hurf U cocok
untuk rapat informal. Berikut ini
pengaturan tempat duduk gaya
huruf U.
Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang
rapat gaya workshop cocok untuk
diskusi kelompok. Berikut ini
pengaturan tempat duduk gaya
workshop .
 Model rapat, sebuah alternatif

Tahap 1. Pembukaan
Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu
Tahap 3. Pembahasan agenda rapat
Tahap 4. Penutupan.
 Tahap 1. Pembukaan
PJ pembukaan/ MC, diputar, sebaiknya telah
ditunjuk pekan lalu
Pembukaa. Kapan boleh dimulai, urutan
pemimpin, bila mulai terlambat.
Tilawah. Catat halaman, aturan tilawah.
Taujih khofifah. Giliran, bahan, pembicara ,
mekanisme, alokasi waktu.
Pengajuan agenda, fromat 80-20
Pengantar umum rapat.
Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu
PJ sekretaris
Koreksi agenda aksi pekan lalu, progress report.
Mengecek hasil pekerjaan
Apa yang perlu diagendakan kembali.
Konsep penting dan mendesak
 Tahap 3. Pembahasan agenda rapat

PJ pemimpin
Penetapan agenda rapat: permanen dan nonpermanen
Alokasi waktu per agenda
DM yang jelas
Notulensi rapat (sekretaris)
Manfaatkan teknik pemecahan masalah
Laksanakan konsep 80-20
 Tahap 4. Penutupan.

PJ. Sekretaris
Hasil Keputusan dibaca ulang
Person yang terkait mencatat
Receck buat yang penting
Apa yang akan dikerjakan pekan depan
Berkas penting tercecer
perjanjian khusus, kontak
hamdalah.
K 5-7