▶ KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu,

sidang,majelis.
▶ Nunung dan ratu Evi (2001:129) pertemuan merupakan suatu alat
komunikasiantarapimpinankantordenganstafnya.
▶ Bob Trent, pertemuan merupakan sumber berbagai gagasan dan
keputusan yang bermanfaat bagi semua pihak (perseorangan maupun
perusahaan).
▶ Wursanto (1987:136) pengertian pertemuan merupakan suatu bentuk
media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering
diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun
pemerintah.
Pertemuan Kelompok

Pertemuan Kelompok untuk membahas masalah

Keselamatan sangat penting dan sangat
menentukan keberhasilan program Keselamatan
Pertambangan di setiap perusahaan.
▫ Satu kelompok kerja dipimpin pengawasnya
(safety Talk)
▫ Satu kelompok atau lebih melibatkan pekerja
maupun pengawas (safety meeting)
▫ Kelompok lebih besar melibatkan seluruh
pengawas perusahaan (safety committee meeting)
Pertemuan Kelompok yang efektif :
▶ Salah satu cara manajemen untuk meyakinkan
bahwa setiap orang telah menerima informasi
yang penting dalam waktu yang lebih cepat.
▶ Menciptakan iklim kerjasama melalui prinsip
partisipasi dan interaksi kelompok.
▶ Membantu memberikan perhatian yang sama
tentang suatu informasi kepada setiap orang.
▶ Memberikan kesempatan kepada pekerja untuk
meningkatkan kemampuan komunikasi.
 Fungsi Pertemuan Kelompok :
1. Meningkatkan kesadaran dan pemahaman
pekerja tentang tugasnya.
2. Membantu identifikasi dan analisa masalah.
3. Membangun penyelesaian masalah.
4. Menstimulasikan diterimanya kebijakan,
peraturan dan prosedur kerja.
5. Mengurangi cidera kerusakan (meningkatkan
safety)
6. Mengurangi produksi yang rusak dan pengerjaan
ulang (memperbaiki-kualitas)
 KOMUNIKASI
Faktor Komunikasi kunci utama pertemuan
kelompok

Komunikasi adalah apa yang kita

katakan/lakukan untuk memberi dan
menerima pengertian

Komunikasi harus dilakukan dengan emosi

dan perasaan yang melibatkan pengirim dan
penerima, pembicara dan pendengar serta
penulis dan pembaca
Salah Komunikasi
Faktor Komunikasi
▶ Hilang di jalan
▶Kehilangan makna
▶ Ketertarikan perasaan
▶Saling mengenal
▶ Penggunaan
▶Contoh
▶ Alat bantu
▶Audio visual
Faktor Hilang di Jalan

▶ Penyampaian pesan yang melibatkan banyak

orang dalam suatu garis komunikasi
(disampaikan dari seseorang ke orang lain)
semakin besar kemungkinan terjadi distorsi,
perlambatan dan bisa menjadi kehilagan
makna
▶ Pencegahan yang bisa dilakukan :
“ face to face dalam pertemuan kelompok”
Distorsi Pada Komunikasi
Faktor ketertarikan Perasaan
Ø komunikasi yang efektif perlu digunakan ketertarikan
perasaan karena paling terbaca kepada kita
Ø ketertarikan perasaan yang sungguh-sungguh akan
menghasilkan pengertian dan tindakan yang lebih
cepat dan efektif.
Faktor Penggunaan

Seseorang pengawas ingin supaya anak buahnya

mengerti dan mengingat ide yang dia
sampaikan maka pengawas tersebut harus
membantu mereka untuk menggunakan ide
tersebut dalam pekerjaan mereka
Faktor alat bantu
▶ Orang akan mengerti dan mengingat
lebih baik jika mereka lihat dan
dengar sekaligus
▶ Dalam komunikasi fungsi alat bantu
audio dan visual sangat menunjang
dalam komunikasi yang efektif
Persiapan Pelaksanaan Evaluasi Tindak
Lanjut
I. P E R S I A P A N
1. Penentuan topik pertemuan
2. Penentuan agenda pertemuan
3. Penentuan materi pertemuan
4. Penyiapan alat penunjang pertemuan
5. Penentuan metode presentasi
6. Penyiapan urutan pelaksanaan
1. Penentuan Topik Pertemuan
(kritikal, mengena, bermanfaat, menarik,
diperlukan)
§ Pengawas dituntut kecermatan dalam
memilih topik yang tepat sesuai kondisi
§ Pengawas harus banyak menggali sumber-
sumber ide terhadap topik yang akan
disampaikan
1. Penentuan Topik Pertemuan
(lanjutan....)

Hal-hal yang harus diperhatikan pengawas dalam

memilih topik :
q Topik yang dikuasai
q Hal yang menjadi masalah pada akhir – akhir ini
q Kecelakaan atau insiden lainnya yang baru terjadi
q Aturan atau peraturan yang baru
q Rekomendasi yang belum selesai dilaksanakan
q Kecelakaan yang mungkin bisa terjadi pada area
kerja
2. Penentuan Agenda Pertemuan
Dalam menyusun agenda rapat faktor waktu dan
peserta menjadi pertimbangan utama.

Alokasi waktu sebaiknya dilakukan pagi hari dan

ditentukan oleh topik yang akan dibahas.

Apabila kasus kecelakaan yang menjadi topik,

maka supervisor harus mempersiapkan/ membuat
uraian yang jelas dan singkat mengenai kasus
tersebut. Faktor pendorong dan penyebab
kecelakaan serta tindakan koreksi.
3. Penentuan materi pertemuan
Materi pertemuan adalah benda-benda atau hal-
hal
bisa menunjang
apa saja yang kita semakin efektifnya tersebut
bawa ke pertemuan komunikasi,
yang
misalnya :
v Copy SOP
v Copy JSA
v Gambar atau foto terkait
v Laporan Hasil investigasi
v Laporan Hasil Inspeksi
v Alat bantu sebagai alat peraga
4. Penyiapan alat penunjang pertemuan

§ Ruangan : kondisi ruangan, tempat duduk,

dll
§ Alat bantu : alat peraga, alat tulis, papan
tulis, infokus, komputer
§ Sound system
5. Penentuan metode presentasi

q Metoda Ceramah dan Diskusi

q Metoda Diskusi dan Tanya jawab

q Metoda Pro dan Kontra

q Metoda Diskusi Kelompok Kecil

Metode Ceramah dan Diskusi
▶ Topik : hal-hal yang baru serta belum dikenal oleh
peserta pertemuan, contoh : sosialisasi peraturan,
menerangkan prosedur kerja yang baru, menyampaikan
statistik kecelakaan dll.;
▶ Pemimpin rapat (pengawas) menguraikan dan
menjelaskan atau mendemonstrasikan bahan diskusi;
▶ Peserta pertemuan mendengarkan, menyimak,
mencatat dan mengajukan pertanyaan;
▶ keuntungan : pemimpin rapat (pengawas) dapat lebih
mengendalikan pertemuan.
▶ Kekurangan : cenderung lebih banyak ceramahnya dan
sedikit diskusinya. Peserta cenderung akan gelisah,
bosan dan ngantuk
Metode Diskusi dan Tanya Jawab
▶ Topik : membahas hal hal yang sudah diketahui
peserta, contoh : review JSA atau SOP, mengatasi jalan
tambang yang rawan kecelakaan, dll
▶ Pemimpin rapat hanya sebagai fasilitator yang akan
menggali jawaban dari peserta dengan cara bertanya
pada peserta agar aktif berdiskusi.
▶ Kelebihan : lebih akurat dan terpakai karena
merupakan hasil diskusi orang-orang yang memang
mempunyai pengetahuan tentang topik tersebut.
▶ Kelemahan: diskusi bisa menjadi molor tanpa hasil
apabila pemimpin rapat tidak dapat mengendalikan dan
mengarahkan diskusi dengan benar.
 Metode Pro dan Kontra
▶ Topik : sesuatu yang dapat mengundang
argument dan atau ketidak setujuan terhadap
suatu hal yang sudah tertentu. Contoh :
“Apakah seorang operator harus minta izin
untuk memasang alat pengaman?”
▶ Pimpinan rapat akan merangsang peserta
untuk menyampaikan opini serta tidak
memihak.
▶ Pimpinan rapat mencoba untk mendapatkan
semua argumentasi yang pro maupun yang
kontra secara terbuka, sehingga kelompok
akan mengevaluasi mereka dan dapat
membuat kesimpulan.
 Metode Diskusi Kelompok Kecil
▶ Supervisor membagi satu kelompok besar menjadi
beberapa kelompok kecil yang terdiri dari 4
(empat) sampai 7 (tujuh) orang. Masing2 kelompok
harus ada yang menjadi reporter (pencatat).
▶ setiap kelompok dilemparkan satu isu dan mereka
diarahkan untuk membangun hal-hal yang pokok
dari jawaban mereka sendiri.
▶ Setelah memberi waktu (5 menit, 10 menit atau 20
menit) supervisor memanggil reporter satu persatu
untuk menyampaikan jawaban dari topik
pertanyaan dan supervisor mencatatnya di papan
tulis.
6. Penyiapan urutan pelaksanaan
§ Agenda
§ Urutan pelaksanaan
 Pelaksanaan
Pertemuan Kelompok
Susunan Pertemuan Kelompok
1. Pembukaan
▶Pelaksanaan tepat waktu
▶ Pemimpin rapat mengucapkan terimakasih
atas kehadiran peserta dan membacakan
agenda rapat, topik dan tujuan/ sasaran
yang akan dicapai.
▶ Untuk menghangatkan suasana serta
membuat mereka tertarik ada baiknya
supervisor mengawali terlebih dulu dengan
suatu cerita lucu maupun anekdot
2. Pelaksanaan Ceramah dan Diskusi
Supervisor harus membangkitkan partisipasi semua peserta rapat.
Supervisor harus bisa mengatasi peserta yang kurang mendukung
acara tersebut, diantaranya peserta yang :
a. Senang berargumentasi. Pemimpin harus tenang dan punya data
yang akurat.
b. Pesimis.Ajak berfikir secara positif dan optimis.
c. Suka bercanda. Suruh mengulang apa yang telah kita sampaikan/
beri tugas yang serius.
d. Pendiam. Berikan pertanyaan/ pendapat untuk merangsang agar
ide/ gagasannya keluar.
e. Sok tahu. Tumbuhkan kemampuan/ prestasi peserta lainnya.
Orang orang seperti ini tidak banyak, lebih banyak orang orang yang berfikir
positif, inisiatif(diskusi berjalan kembali saat diskusi terhenti/buntu) & kreatif
(memandang dari sudut pandang lain).
3. Penutup
▶Usahakan pelaksanaan rapat tepat
waktu, tidak molor.
▶Pemimpin rapat harus selesai membuat
ragkuman hasil rapat dan membacakan
pada akhir rapat.
▶ Ucapan terimakasih kepada peserta
rapat atas partisipasi aktif mereka.
Pelaporan dan Evaluasi
serta Tindak lanjut
▶ Tugas seoarang pemimpin rapat selanjutnya :
▶Membuat laporan hasil pertemuan dan
mendistribusikan.

▶Menganalisa pelaksanaan pertemuan.

▶Menindaklanjuti hasil pertemuan.

Membuat Laporan Hasil Pertemuan
▶ Pemimpin rapat harus memastikan
bahwa laporan hasil rapat itu telah
dibuat dengan benar, tidak ada yang
terlewatkan dan kemudian
mendistribusikannya kepada semua
peserta rapat, sehingga mereka juga
dapat mengevalusinya dan akan
menambahkan apabila ada yang kurang
Analisa Pelaksanaan Pertemuan

▶ Bagaimana Pembicara menyiapkan/

mempresentasikannya (Evaluasi).
▶ Apakah Dia menguasainya.
▶ Apakah Dia tetap dalam jalurnya.
▶ Apakah Dia mendapat partisipasi dari
peserta
▶ Bagaimana penampilan pembicara
 Tindak Lanjut Hasil Pertemuan

▶ Hal yang paling penting, karena dalam rapat semua

dengan mudah untuk dikatakan, tapi dalam
pelaksanaanya sering tidak sesuai, bahkan kadang-
kadang sama sekali tidak ada tindak lanjutnya.
▶ Pemimpin rapat harus memastikan siapa yang
bertanggung jawab untuk menindak lanjuti setiap
point dari hasil rapat tersebut, memonitor kemajuan
dari pelaksanaanya, kalau tidak bisa dilakukan apa
kendalanya.
▶ Point yang tidak bisa ditindak lanjuti harus menjadi
bahan yang harus dibahas dalam pertemuan
kelompok berikutnya, atau menjadi agenda untuk
pertemuan kelompok yang lebih tinggi
Pekerja akan Ingat
▶ 10% yang mereka baca
▶ 20% yang mereka dengar
▶ 30% yang mereka lihat
▶ 50% yang mereka lihat dan dengar
▶ 70% yang mereka katakan dan diskusikan
▶ 90% yang mereka katakan dan lakukan
tentang sesuatu hal
 PERSIAPAN PRESENTASI RAPAT K3
Topik : Mengemudi Yang Aman Waktu : 40 menit
Pembicara/ID : Tukiman Penyelenggara/ID : Mining Dep.
Penulis Rapat/ID : Paijo
Peserta Rapat K3 : Para operator dan Driver
Tujuan Rapat : Memahami bahaya-bahaya yang mungkin terjadi pada waktu
mengemudi di Jalan Angkutan Batubara
Materi Rapat : - Foto-foto tentang kecelakaan di jalan batubara
- Foto-foto tempat-tempat berbahaya
- Data/ statistik kecelakan di jalan angkutan batubara
- Gambar /photo rambu lalu lintas,
- Copy Prosedur Mengemudi di jalan angkutan batubara
Metode Presentasi : Ceramah dan Diskusi
Urutan Rapat : - Pembukaan : Salam; spirit/motivasi;….; (3)
- Presentasi tentang mengemudi yg aman dan visualisasi
materi: …;..;..(7)
- Diskusi: …; …; …; …; (20)
- Menyimpulkan/rangkuman: …; …; …; …; (7)
- Penutup: …; …; …; (3)
 PERSIAPAN PRESENTASI RAPAT K3

Topik : Penggunaa Rompi Pantul Waktu : 45 menit

Pembicara/ID : Dorce Verawati Penyelenggara/ID : Mining Dept
Penulis Rapat/ID : Lim Ban Pit
Peserta Rapat K3 : Crew Mining
Tujuan Rapat : Peserta rapat dapat memahami arti pentingnya penggunaan rompi
agar dapat terlihat jelas oleh operator yang lain terutama pada shift
malam sehingga kecelakaan dapat dihindari

Materi Rapat : 1. Contoh rompi pantul yang standart

2. Foto-foto kecelakaan akibat tidak memakai rompi pantul
3. Buku peraturan/pedoman tentang wajib memakai rompi pantul
Metode Presentasi : Ceramah dan Diskusi

Urutan Rapat : 1. Pembukaan (4 menit)

2. Ceramah tentang sekitar rompi pantul (10 menit)
3. Peragaan (6 mnt) : - contoh rompi - foto kecelakaan - buku peraturan
4. Diskusi (15 menit)
5. Pengambilan Kesimpulan (5 menit)
6. Penutup (5 menit)
 Contoh topik
1. Dasar K3( TujuanK3,PenyebabDasar, PenyebabLangsung,Faktor
KecelakaanKerja,PiramidaKecelakaan,LingkupKeselamatan,Lingkup
Kesehatan)
2. Investigasikecelakaan( TeoriDomino,Loss CausationModel,Accident
Prevention,ManagementControlSystemdll)
3. APD(StandarddanJenisAPD,PemilihanAPD,PenggunaanAPD
dan PerawatanAPD)
4. JSA(JobSafetyAnalysis)terkaitdenganpekerjaan
5. SOP(StandardOperasionalProsedur )pekerjaan
6. GoodandBadPracticeterkaitdenganpekerjaan
7. JenisAPARdancarapenggunaannya
 Contoh topik
10. Temuan/ findinginspeksi,observasimaupuninvesitigasi
11. SharingAccident/ Incidentyangterjadidilokasi/perusahaanlainyang
terkaitdenganpekerjaan
12. Hasilpengukuran/ monitoring(Kebisingan,Getaran,Suhu,Debu,Udara,Air
dll)
13. ElectricalSafety(Prosedur,APD,Alat– alatpengaman,dll)
14. LiftingandRigging(KondisiSling/Rantai,Pengangkatan,Pengikatandan
PengamananAreasekitar pengangkatan)
15. MechanicalSafety(PerlindungandariBahanyangmunculdaribekerja
denganMesin)
16. ChemicalSafety(Perlidungandari BahayaBahanKimia)
17. ManualHandling
 Tips Safety Meeting
1.PersiapansebelumSafetyMeeting.
▶ Anda dapat tetap up-to-date tentang isu-isu seputar keselamatan kerja dengan terus
membacaberitamengenaiK3kemudianmembahasnyadenganahliK3.
▶ Alatbantu visual seperti rekaman video juga dapat meningkatkan kemampuanAnda
dalamberbicara.
▶ Pastikan Anda melihat setiap rekaman video atau slide yang akan Anda gunakan, dan
periksaapakahvideoplayeratauproyektorbekerjadenganbaik.
2.Mulaidanakhirirapattepatwaktu.
3. Amati aturanFTTS.
▶ FokuspadaTujuandanTetapSederhana.
▶ Berikanpenjelasanhanyapadapoin-poinkunci.

▶ Janganmembuatbosanpesertadengan memberipenjelasan secara menyeluruh dalam

satusesi.
 Tips Safety Meeting
4. TetapkanagendaAnda.
▶ Jadilahcukupfleksibeluntukmenanggapiresponsdariparapeserta,tapipastikanuntuk
tidaklepas daritopik.
▶ Kontrolsetiappertemuan- jangan biarkan berubah menjadijamsosial atau sesi jual
beli.
5. BuatlahPesertaBertanya.
▶ Semuaorangbelajar ketikaseseorangmengajukanpertanyaan.
▶ Pertanyaan-pertanyaan ini juga akan membuat Anda tahu apakah peserta
memperhatikanAndaatautidak.
6. Andatidakharusmemilikisemuajawaban.
▶ JikaAndatidaktahu,mungkinAndadapatmerujukpertanyaankepadapekerjalain yang
berpengalamandalamkelompok.
▶ Atau berjanji untuk mencari tahu hal terkait dalam masalah tersebut dan melaporkan
kembali padasafetymeetingberikutnya.
 Tips Safety Meeting
7. Temukancarauntukmelibatkananggotakelompok.
▶ Ini akanmembuatmerekatertarik danmembantumerekauntukmengingat
bahasanyangtelahdidiskusikan.
▶ Mintalahmerekauntukmemberikancontohbahayadanperlindunganterkait
dengantopiktersebut.
▶ Bisa juga meminta setiap orang untuk memilih pasangan, dan mereka
bergiliranberlatihteknikkeselamatansesuaipembahasan.
8. GunakanHumor.
Ini akan menjaga agar peserta tetap memperhatikan Anda. Hal ini juga
memungkinkanmerekauntuklebihmengingatapayangtelahdibahas.
 Tips Safety Meeting
9. TunjukkanketertarikanAndaterhadaptopikdanparapeserta.
▶ Persilakanpesertauntukberkomentardanbertanya.
▶ JikaAndaantusias,pesertabisajadilebihantusias.
▶ Ulangikomentarmerekadalamkata-kataAndasendiriuntukmemastikanAnda
mengerti.

10.DENGARKANapayangpesertakatakankepadaAnda.
▶ Ingatbahwamengadakansafetymeeting mingguanadalahcaraterbaikuntuk
tetapberhubungandenganmasalahkeamanansaatini.
▶ Haltersebut jugaadalahcara terbaik untukmenekankansetiap prestasi
keselamatanyangtelahdiperoleholehkelompok.
 Tips Safety Meeting
11.PerlakukanpesertaMeetingdenganhormat.
▶ Pesertamemilikipengalamanbertahun-tahunditempatkerja

▶ Telah membantu mengembangkan beberapa prosedur keamanan yang sedang

dibahas.
▶ Jadikanlah sebagai review. Ingatkan mereka bahwa pekerja yang berpengalaman pun
kadang-kadang bisa hanyut ke kebiasaan yang tidak aman selama periode waktu
tertentu
▶ Undang pekerja berpengalaman untuk mengomentari isu atau menunjukkan teknik
untukgrup- iniakanmembuatmerekatetapterlibat.
▶ Akhiri pertemuan Anda dengan catatan positif dengan menjumlahkan poin-poin
pentingyangtelahdiuraikandantindakanlebihlanjutyangakandiambilsebagai hasil
dari safety meeting tersebut. Ingatlah untuk berterima kasih kepada para peserta
atasketerlibatanmereka.
▶ Sumber :www.SafetySign.co.id