Tips Mengatur Rapat Agar Bisa Berjalan

dengan Efektif

Kamu ingin proses rapat yang diadakan bisa berjalan lancar, efektif, dan
minim mengalami kendala? Kalau iya, yuk simak tips mengatur rapat di
bawah ini.

Rapat atau meeting biasanya diadakan untuk berbagai kepentingan, dari

mulai berbagi ide dalam tim, menetapkan harapan atau tujuan
perusahaan, sampai menyelesaikan suatu masalah yang mungkin sedang
dihadapi.

Namun tidak bisa dipungkiri juga, kadang kala kalau rapat tidak dilakukan
secara efisien, hal ini justru bisa menurunkan produktivitas kerja karyawan,
karena durasi kerja karyawan menjadi berkurang. Padahal bagaimanapun
juga setiap karyawan memiliki tugas utama yang wajib dikerjakan dengan
sebaik mungkin. Oleh karena itu, ada baiknya rapat diadakan dengan
seefektif mungkin.

Tips mengatur rapat agar bisa berjalan dengan efektif

Jika kamu memiliki tanggung jawab untuk mengadakan rapat, yuk simak dulu
tips mengatur rapat agar bisa berjalan dengan efektif di bawah ini:

1. Tentukan tujuan rapat

Langkah pertama untuk mengatur rapat adalah menentukan tujuan rapat.
Beberapa hal yang perlu kamu perhatikan saat menentukan tujuan rapat,
yaitu:
· Apa alasan utama rapat perlu diadakan?
· Informasi apa yang ingin disampaikan?
· Hasil apa yang diharapkan dari rapat?

Kamu mungkin merencanakan pertemuan untuk menyampaikan informasi,

membuat keputusan dengan tim, memecahkan masalah, mengembangkan
hubungan rekan kerja, atau berbagi ide.

2. Tentukan peserta rapat

Peserta yang kamu undang ke rapat mungkin tergantung pada tujuannya.

Jika tujuan kamu adalah untuk berbagi ide, kamu bisa mengundang lebih
banyak peserta rapat. Hal ini bermanfaat agar kamu bisa mendapatkan ide
yang benar-benar sesuai dengan harapan.

Namun, jika rapat diadakan untuk mengatasi suatu masalah dan pengambilan
keputusan, maka tidak ada salahnya jika kamu mengundang sedikit peserta
rapat saja. Hal ini bermanfaat untuk memudahkanmu mengambil keputusan.

Saat mengidentifikasi peserta rapat, kamu dapat mempertimbangkan siapa

saja yang mungkin akan memberikan banyak berkontribusi dan siapa yang
memerlukan informasi dalam rapat tersebut.

3. Tetapkan peran dan tanggung jawab

Jika perlu, tetapkan peran atau tanggung jawab kepada peserta rapat. Hal ini
dapat membantu peserta memahami materi rapat dengan sebaik mungkin,
sehingga ketika sesi pertanyaan tiba peserta rapat tidak banyak bertanya dan
rapat bisa berjalan dengan cepat.

Pada dasarnya menetapkan tanggung jawab khusus dapat meningkatkan

efektivitas pertemuan dan keterlibatan peserta. Berikut adalah beberapa
peran umum dalam rapat yang mungkin perlu kamu tetapkan:
· Pemimpin: Pemimpin biasanya adalah orang yang merencanakan
pertemuan. Selain itu, pemimpin rapat bertanggung jawab untuk memutuskan
tujuan, agenda, dan peserta rapat.
· Fasilitator: Seorang fasilitator akan memandu diskusi selama pertemuan
dan memastikan tim membahas semua bagian dari suatu masalah. Fasilitator
juga dapat membantu mengurangi kebingungan dan memastikan semua
orang mendengarkan pembicara.
· Sekretaris rapat: Sekretaris rapat mencatat selama pertemuan,
menangkap ide-ide penting, keputusan dan kesimpulan. Selain itu, sekretaris
rapat juga akan menyusun catatan dalam format standar dan
mendistribusikannya setelah rapat.
· Time keeper: Time keeper mengatur kecepatan rapat, memastikan rapat
tetap dalam waktu yang dijadwalkan dan menggerakkan diskusi dengan
kecepatan yang efisien. Selain itu, time keeper juga dapat mengelola
peralatan atau alat bantu visual, seperti papan tulis atau tayangan slide.
· Kontributor: Selama rapat, kontributor akan memberikan masukan untuk
diskusi. Kontributor mempresentasikan ide-ide dengan agenda dan tujuan
pertemuan dalam pikiran.
· Pakar: Pada beberapa rapat kamu juga bisa mengundang pakar ke rapat
untuk berbagi pengetahuan tentang topik tertentu.

4. Pilih lokasi dan waktu

Jangan lupa untuk mengecek ketersediaan waktu peserta saat

merencanakan waktu rapat. Hal ini bermanfaat untuk membuat peserta bisa
hadir dan memberikan kontribusinya secara maksimal. Selain itu, pilih lokasi
pertemuan yang nyaman, memiliki fasilitas lengkap, dan mudah dijangkau
peserta (hal ini hanya berlaku jika kamu mengadakan rapat di luar kantor).
Setelah itu periksa ketersediaan tempat rapat.

5. Pertimbangkan kebutuhan setiap peserta

Pertimbangkan kebutuhan peserta yang berbeda saat merencanakan setiap

aspek rapat. Beberapa hal yang perlu kamu pertimbangkan adalah seberapa
sering tim membutuhkan istirahat, serta bagaimana peserta memproses dan
mengomunikasikan informasi.

6. Siapkan agenda rapat

Menyiapkan agenda rapat juga merupakan hal yang penting untuk dilakukan.
Pahami apa yang ingin kamu diskusikan dan tentukan bagaimana kamu cara
kamu menyampaikan informasi saat rapat. Kamu dapat memberikan
demonstrasi, membagi peserta ke dalam kelompok diskusi kecil, melakukan
survei, atau mengundang pembicara tamu. Kumpulkan bahan dan peralatan
apa pun yang kamu rencanakan untuk digunakan dalam rapat.

Setelah itu kamu bisa mulai menyusun agenda rapat. Putuskan berapa
banyak waktu yang ingin kamu dedikasikan untuk setiap topik. Agenda dapat
mencakup judul rapat, waktu, tanggal, lokasi, alat untuk diskusi, dan peran
peserta.

7. Bagikan materi terlebih dahulu

Pada beberapa rapat, tidak ada salahnya jika kamu mengirimkan materi rapat
kepada peserta terlebih dahulu. Materi ini bisa kamu sertakan dalam
undangan rapat. Selain itu, pastikan juga kamu mengirimkan agenda rapat
dan menyampaikan kontribusi apa yang bisa diberikan peserta saat rapat.

Kamu dapat membagikan materi ini beberapa hari atau seminggu sebelum
pertemuan. Hal ini bermanfaat untuk membantu peserta mempersiapkan diri
guna melakukan percakapan yang produktif selama rapat.

8. Kirim hasil rekap rapat kepada seluruh peserta rapat

Tidak ada salahnya juga jika kamu mengirim email tindak lanjut setelah rapat
kepada setiap peserta untuk meringkas informasi yang disampaikan. Hal ini
dapat bermanfaat untuk membantu memperkuat poin diskusi penting dan
kesimpulan.

Dalam email yang di kirim, kamu juga bisa mengingatkan peserta rapat
tentang tanggung jawab atau tugas yang didelegasikan selama rapat. Selain
itu, sertakan langkah selanjutnya dan tenggat waktu penting apa pun di email
yang dikirimkan. Pada beberapa hal, kamu mungkin perlu menjadwalkan
pertemuan tambahan.

Nah itu tadi beberapa tips mengatur rapat agar bisa berjalan dengan efektif.
Pada dasarnya mengatur rapat tidak sesulit yang dibayangkan ya. Kalau
kamu ingin tahu cara lebih detail untuk bisa mengatur rapat secara efektif, yuk
ikut pelatihan “ Mengelola Rapat Secara Efektif “. Karena di kelas ini akan
belajar mempersiapkan rapat, menjalankan proses rapat, mengakhiri rapat,
hingga melakukan follow-up rapat dengan efektif.