Rapat

• Apakah pertemuan itu?

• Apa tujuan pertemuan yang berbeda?

• Jenis pertemuan

• Mengorganisir pertemuan

Rapat

• Pertemuan adalah pertemuan dua orang atau lebih di mana wacana positif * terjadi. Tentu
tujuan mereka berbeda-beda.

• Ekspresi verbal standar dalam pidato atau tulisan. Komunikasi yang diperpanjang
berkaitan dengan beberapa topik tertentu.

• Rapat memungkinkan kontak tatap muka sejumlah orang pada saat yang sama.

• Memberikan kesempatan untuk berbagi informasi, membuat saran dan proposal,

melakukan diskusi dan mendapatkan umpan balik instan.

• Mereka memfasilitasi pertukaran pandangan

Rapat memfasilitasi

• Pertukaran informasi

• Artikulasi sudut pandang alternatif

• Musyawarah tentang masalah tertentu

• Penghapusan kesalahpahaman

• Elaborasi dan klarifikasi konsep dan ide

• Finalisasi rencana dan strategi

• Review kinerja

• Mendaftar dukungan dan sejumlah kebutuhan komunikasi seperti itu, yang sangat penting
dalam konteks bisnis atau organisasi
• Mereka memfasilitasi interaksi intensif dengan individu maupun kelompok, dan mencapai
lebih dari komunikasi tertulis manapun

Rapat, tujuan

• Untuk mengkoordinasikan atau mengatur kegiatan

• Untuk melaporkan beberapa aktivitas atau pengalaman

• Mengemukakan gagasan untuk diskusi

• Untuk menginstruksikan sekelompok orang, pengarahan

• Untuk mendiskusikan dan memecahkan masalah yang berkaitan dengan bisnis

• Memberi dan mendapatkan ide-ide baru dan reaksi langsung

• Untuk membangkitkan antusiasme dan sikap positif.

• Untuk mencapai konsensus tentang berbagai masalah.

• Belajar dari orang lain dan melatih orang lain.

• Untuk menciptakan keterlibatan dan minat untuk mendapatkan bantuan

• Meninjau operasi

• Komunikasi dengan pihak lain untuk menginformasikan memberikan masukan eksternal

• Mempertimbangkan dan memungkinkan perencanaan yang sukses di seluruh organisasi

10 Aturan Emas untuk pertemuan

1. Rapat harus diadakan hanya jika diperlukan

2. Rapat harus memiliki jadwal waktu dan harus dimulai dan diakhiri tepat waktu

3. Rapat harus diadakan hanya jika tidak ada diskusi lewat telepon

4. Mereka harus memiliki agenda dan sub agenda yang jelas dan spesifik

5. Mereka harus memiliki tujuan yang jelas

6. Batas waktu harus ditentukan untuk setiap mata acara dan sub mata acara

7. Pemberitahuan rapat harus dikirim tepat waktu sebelum rapat, kepada mereka yang
diminta untuk menghadiri rapat dan dapat memberikan kontribusi yang bermanfaat
8. Kesimpulan rapat diringkas sehingga masing-masing memahami ringkasan prosiding.

9. Risalah berorientasi tindakan harus disiapkan dan diedarkan setelah pertemuan.

10. Pertemuan harus ditutup dengan catatan yang menyenangkan.

Jenis rapat

 Rapat Umum Tahunan (RUPS)

• Pertemuan yang diadakan setiap tahun untuk menginformasikan anggota organisasi

tentang kegiatan sebelumnya dan masa depan. (Menilai bisnis) Pertemuan ini sering kali
diwajibkan oleh hukum atau konstitusi atau piagam organisasi. (Rapat Hukum)

• Direktur dan pemegang saham

• Pemberitahuan 21 hari

 Rapat Dewan

• Rapat manajemen yang melibatkan dewan direksi suatu organisasi.

• Jajaran direktur

• Dewan Gubernur

• Sindikat

• Mereka ditahan sebagai individu

perusahaan membutuhkan

• Dihadiri oleh semua anggota dewan dan

diketuai oleh ketua dewan

 Rapat Komite

• Pertemuan kelompok yang dibentuk dari kelompok yang lebih besar untuk mengelola
masalah tertentu.

• Rapat manajemen senior

• Pertemuan anggota senior organisasi, tetapi tidak termasuk dewan direksi.

• Dihadiri oleh manajer seperti manajer pemasaran, manajer produksi, manajer penjualan,
manajer keuangan, manajer penelitian dan pengembangan dan dapat dipimpin oleh GM
 Pertemuan departemen

• Pertemuan staf di departemen untuk perencanaan, diskusi dan pelaporan.

• Diketuai oleh ketua departemen

• Departemen Keuangan

• Bagian kualitas

• Departemen ekspor

 Rapat staf

• Pertemuan semua staf dari bagian organisasi.

• Untuk menjadwalkan kerja di dalam dept

 Kelompok kerja / kelompok proyek

• Pertemuan orang-orang yang ditunjuk untuk mengerjakan tugas atau proyek tertentu.

 Rapat pengarah

• Pertemuan kelompok yang mengambil gambaran dari sebuah proyek. Tidak hanya tim
proyek, kelompok ini mungkin termasuk anggota staf senior dan orang eksternal untuk
membantu memberikan sudut pandang yang berbeda.

 Pengarahan tim

• Pertemuan untuk supervisor atau manajer tim untuk mendelegasikan tugas, membahas
masalah tim dan memotivasi staf.

• Formal

• Informal

Kode Rapat

 Mulai dan akhiri tepat waktu

 Hadir tepat waktu dan bersiaplah secara mental

 Tetapkan Tujuan

 Tetapkan agenda
 Singkat dan tepat

 Jangan mendominasi diskusi

 Dengarkan orang lain

 Mendorong partisipasi untuk ide

 Jangan menyela jika tidak perlu

 Jangan mengevaluasi presentasi

 Beri perhatian penuh pada diskusi

 Tetap dekat dengan subjek

 Jangan melakukan percakapan sampingan

 Selesaikan konflik dan masalah terkait

 Putuskan tindakan tindak lanjut

 Rekam ide / diskusi

 Menilai hasilnya pada akhirnya

Merencanakan Rapat

• Sewaktu Anda merencanakan pertemuan, tentukan fokus pertemuan

• Putuskan siapa yang harus hadir

• Pilih waktu dan tempat terbaik untuk mengadakannya

• Siapkan agenda rapat

• Dan tentukan siapa yang harus mencatat.

Tentukan Tujuan Rapat

• Tentukan hasil yang diinginkan

• Apa yang harus diketahui, diyakini, dilakukan, atau dapat dilakukan oleh peserta sebagai
hasil dari menghadiri rapat?

• Tuliskan pernyataan tujuan pertemuan yang menjawab pertanyaan apa dan mengapa
• Tujuan dari pertemuan ini adalah untuk mengumpulkan ide-ide dari para pihak [apa]
untuk menjalin hubungan bisnis yang baru dan baik [mengapa].

Putuskan Siapa yang Harus Hadir

• Jadwalkan rapat saat semua atau sebagian besar orang penting dapat hadir.

• Jika rapat harus diadakan tanpa beberapa peserta kunci, mintalah orang-orang tersebut
untuk memberikan kontribusi mereka sebelum rapat atau undang mereka untuk
berpartisipasi melalui speakerphone, konferensi video, atau metode jarak jauh semacam itu.

Pilih Waktu Rapat

• Waktu dan lamanya pertemuan dapat mempengaruhi hasilnya.

• Senin pagi sering digunakan untuk mempersiapkan pekerjaan minggu depan.

• Jumat sore sering kali difokuskan untuk menyelesaikan tugas minggu ini.

Waktu pertemuan

• Rapat yang panjang mungkin perlu menyertakan waktu istirahat agar peserta dapat
menanggapi pesan dan menyegarkan diri.

• Rapat yang diadakan selama 15 menit terakhir dalam sehari akan berlangsung cepat,
tetapi hanya sedikit orang yang akan mengingat apa yang terjadi.

• Peserta jarak jauh mungkin perlu mempertimbangkan zona waktu mereka.

Pilih Lokasi Pertemuan

• Mengadakan rapat di lokasi Anda sendiri dapat memberi Anda keuntungan: Anda merasa
lebih nyaman, yang, bersama dengan kebaruan tamu di lingkungan mereka, dapat memberi
Anda keunggulan.

• Namun, mengadakan rapat di tempat orang lain dapat menandakan kerja sama. Untuk
keseimbangan, terutama saat orang-orang bertemu untuk pertama kalinya atau
mendiskusikan masalah sensitif

• Bertemu di situs netral di mana tidak ada yang mendapatkan keuntungan dan peserta
mungkin merasa lebih bebas untuk berpartisipasi.
Tetapkan Agenda

• Alat untuk memfokuskan kelompok, agendanya adalah garis besar dari apa yang akan
dibahas pertemuan. Selalu siapkan agenda rapat, meskipun hanya berupa daftar informal
topik utama.

• Idealnya, agenda harus dibagikan kepada hadirin satu atau dua hari sebelum pertemuan.

• Untuk pertemuan yang lebih lama di mana peserta diharuskan untuk melakukan
presentasi, cobalah untuk mendistribusikan agenda seminggu atau lebih sebelumnya.

• Agenda harus mencantumkan peserta, waktu dan tempat pertemuan, dan topik yang akan
Anda diskusikan.

• Jika rapat mencakup presentasi, buat daftar waktu yang dialokasikan untuk setiap
pembicara.

• Terakhir, tunjukkan perkiraan lama rapat sehingga peserta dapat merencanakan sisa hari
mereka.

Agenda (Pemberitahuan atau memo)

• Jika agenda dibagikan sebelum rapat, harus disertai dengan surat pengantar atau pesan
yang menginformasikan kepada orang-orang tentang hal-hal berikut:

 Tujuan pertemuan

 Tanggal dan tempat pertemuan

 Pertemuan dimulai dan waktu berhenti

 Nama orang yang diundang

 Petunjuk tentang cara mempersiapkan

Pengambilan Menit

• Mengambil menit

• Tugasi seseorang untuk mengambil beberapa menit

• Biasanya tanggung jawab sekretaris diberikan oleh ketua

Pengertian Rapat

Rapat merupakan suatu bentuk pertemuan antara para anggota yang ada di lingkungan
organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah terkait
kepentingan bersama.

Pengertian Rapat Menurut Para Ahli

1. Nunung dan Ratu Evi

Rapat ialah suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan para stafnya.

2. Wursanto

Rapat yaitu

 Suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang sering
diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
 Sebuah alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
 Media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.
 Salah satu komunikasi kelompok secara resmi.
 Sebuah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor atau organisasi sendiri
untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama.
 Suatu pertemuan para anggota organisasi atau para pegawai untuk membahas hal-
hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

3. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Rapat yakni

 Sebuah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.

 Suatu komunikasi kelompok secara resmi.
 Musyawarah kelompok untuk mufakat.
 Salah satu media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.

Fungsi Rapat

 Untuk memecahkan masalah

 Untuk menyampaikan informasi
 Sebagai forum demokrasi
 Sebagai alat koordinasi yang baik
  Sebagai sarana bernegoisasi
 Sebagai sarana pembentukan peraturan

Alasan Mengadakan Rapat

 Pimpinan memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya atau
para pembantunya karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara
sepihak.
 Materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin berpendapat
bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.
 Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran
administrasi, karena masalah itu harus segera dipecahkan.
 Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk
memberikan saran/pendapat secara langsung kepada pimpinan terhadap suatu
masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama.
 Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.
 Telah diputuskan oleh pemimpin agar diselenggarakan rapat atau telah tiba saatnya
untuk diselenggarakan rapat secara berkala.

Tujuan Rapat
 Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud jika
penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, maka
dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.
 Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan
membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai
penurunan gaji pegawai.
 Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan
masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi.
 Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang
diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya akan
memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya.
 Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa
dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
 Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
 Rapat bertujuan untuk mengambil keputusan sesuai dengan kewenangannya dari
orang-orang yang teribat di dalamnya.

Syarat – Syarat Rapat Yang Baik

 Suasana terbuka
 Tidak ada monopoli
  Partisipasi aktif dari peserta rapat
 Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
 Perdebatab berdasarkan argumentasi bukan emosi
 Pertanyaan singkat dan jelas
 Disiplin waktu

Tipe – Tipe Peserta Rapat

 Tipe pemberi informasi

 Tipe pemberi semangat
 Tipe inisiatif
 Tipe pemersatu
 Tipe penyerang
 Tipe perantara
 Tipe pendengar

Jenis-Jenis Rapat

1. Jenis Rapat Berdasarkan Tujuannya

 Rapat Penjelasan yaitu suatu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan
kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat tidak hanya
mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga diberikan kesempatan
untuk mengajukan pertanyaan.
 Rapat Pemecahan Masalah yakni sebuah rapat yang dilaksanakan untuk
memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta sangat
besar untuk memberikan masukan.
 Rapat Perundingan ialah salah satu jenis rapat yang dilakukan untuk merundingkan
suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agarvtidak merugikan pihak yang
berselisih.

2. Jenis Rapat Berdasarkan Sifatnya

 Rapat Resmi (Formal Meeting) yaitu yang di selenggarakan untuk membahas

masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan keprotokolan yang
mengatur kelancaran jalannya rapat.
 Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting) ialah rapat yang diadakan tidak berdasarkan
perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan
biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba.
  Rapat Terbuka yakni salah satu jenis rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota
informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
 Rapat Tertutup merupakan sebuah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu
dan masalah yang dibahas masalah yang bersifat rahasia.

3. Jenis Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya

 Rapat Mingguan ialah suatu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya
membahas masalah yang bersifat rutin.
 Rapat Bulanan yaitu salah satu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas
masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
 Rapat Semesteran yakni sebuah jenis rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali
yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-
program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
 Rapat Tahunan merupakan jenis rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya
rapat dewan komisaris.

4. Jenis Rapat Berdasarkan Frekuensinya

 Rapat Rutin yaitu salah satu jenis rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contohnya
rapat rutin mingguan.
 Rapat Incidental ialah sebuah bentuk rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini
membahas masalah yang sifatnya penting dan mendadak yang harus di selesaikan
bersama.

Tipe Pimpinan Rapat

1. Tipe Otoriter

Dalam komunikasi yang dilakukan oleh pemimpin rapat tipe otoriter, komunikasi yang
terjalin adalah komunikasi satu arah (one way traffic). Ini karena tipe pimpinan dalam
memimpin rapat cenderung mau menang sendiri, dan lebih banyak menggunakan kekerasan
dan paksaan.

2. Tipe Laissezfair

Komunikasi yang dilakukan oleh tipe pemimpin ini mengarah pada lalu lintas yang kurang
lancar. Sebab, pimpinan rapat tidak mengendalikan jalannya rapat. Rapat yang dilakukan
dibiarkan begitu saja sehingga berlarut -larut. Masing -masing peserta memiliki
pendapatnya sendiri sehingga rapat tidak berakhir dengan kesimpulan atau keputusan
sesuai yang diharapkan oleh seluruh peserta rapat.

3. Tipe Demokratis
Dalam rapat yang dipimpin oleh tipe ini, pimpinan banyak memberikan kesempatan pada
para anggota rapat untuk memberikan ulasam pendapat dan saran -saran. Karenanya, lalu
lintas komunikasi yang terjadi dapat dua arah (two way traffic).

MENYELENGGARAKAN RAPAT
Rapat merupakan sarana yang berguna dalam lembaga, organisasi, biro jasa, perusahaan,
dan lain-lain yang dapat membantu manajemen karena melalui rapat dapat dipermudah
tugas yang makin sulit untuk mengoordinasi kegiatan yang sifatnya beraneka ragam.

Pengertian rapat (meeting)

*berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk memutuskan suatu tujuan
(Shrap v. Dawes, 1976).

Rapat dapat bervariasi ukurannya, baik dari jumlah peserta, tujuan, maupun yang lain.
Rapat sekelompok kecil orang dalam organisasi secara teratur disebut rapat komisi. Komisi
merupakan suatu badan yang mencakup orang-orang yang secara kolektif bertanggung
jawab atas keputusan dan tindakannya terhadap otoritas ysng lebih tinggi. Komisi diberi
wewenang untuk mengesahkan suatu keputusan melalui mayoritas suara dan lazim terikat
atas suara itu.

Tujuan rapat antara lain :

1. memberikan informasi tentang sesuatu, misalnya hasil pertemuan, rapat, seminar yang
relevan, keputusan rapat terbatas
2. memperoleh informasi tentang kegiatan, hasil observasi, kerja lapangan, dan problema
mendesak
3. menghimpun pengetahuan serta pengalaman untuk memecahkan masalah
4. mengembangkan kerja sama dan mempengaruhi sikap agar berkomitmen, berdedikasi,
dan berloyalitas
5. mengutarakan keluhan
6. mengambil keputusan dalam batas-batas kewenangannya
7. menentukan langkah-langkah kerja opreasional
8. dan lain-lain

Keuntungan rapat
1. anggota diberi kesempatan untuk menentukan sikap mereka
2. anggota dapat mengajukan kepentingan mereka
3. pengetahuan dan pengalaman dapat dihimpun bersama
4. banyak informasi yang tersedia yang dapat dikumpulkan angota
5. gagasan dapat dikembangkan
6. pemecahan baru dapat diusulkan melalui rapat tersebut
7. kepuasan kerja dan kinerja SDM dapat ditinngkatkan sebab mereka merasa memberikan
sumbangan untuk organisasi
8. pihak manajemen dapat memeproleh masukan tentang kesulitan, hambatan, dan keluhan
sehingga dapat diambil tindakan yang tepat dan cepat guna mencegah terjadinya hal –hal
yang tak diinginkan.
9. Arus komunikasi horizontal terbina serta garis strukutral dapat berjalan
10. Dan lain-lain.
Kekurangan rapat
1. Segi penundaan
2. Penundaan terjadi karena:
3. tanpa alasan yang jelas
4. diskusi berlarut-larut dan tak relevan
5. seseorang mementingkan diri atau demi kelompoknya
6. kesulitan mengumpulkan orang karena waktu singkat.

Penundaan dapat berakibat buruk jika keputusan harus diambil segera. Pengambilan
keputusan dapat tertunda dan menimbulkan keresahan serta rasa frustrasi. Anggota yang
tidak hadir biasanya terkejut.

Segi kepribadian
Segi kepribadian dapat menghambat bila:
1. kurang pandai dalam menentukan kebijakan atau pendapat
kurang dewasa dalam bersikap
2. rasa egoisme tingi
3. lupa atas status dan kedudukan yang erat kaitannya dengan hak, kewajiban, dan
kewenangan
4. sikap berpikir positif dan terbuka yang kurang berjalan
5. tidak bisa menepiskan kepentingan tersembunyi di balik gagasan.

Jenis rapat
Berdasarkan sifat : 1) rapat fo0rmal; 2) rapat nonformal.
Berdasarkan jumlah peserta: 1) rapat kecil; 2) rapat raksasa.

Rapat formal bercirikan:

ada prosedur dan peraturan-peraturan yang relatif ketat dan disepakati
kepemimpinan dikendalikan oleh seorang ketua
contoh:
8.3.1 rapat umum tahunan
8.3.2 rapat umum perusahaan
8.3.3 rapat dewan direktur
8.3.4 rapat dewan pemerintahan
8.3.5 rapat komisi lokal
8.3.6 rapat asosiasi profesional
8.3.7 rapat dewan kerja
8.3.8 rapat komisi konsultatif
8.3.9 dll.

Rapat nonformal bercirikan

1. kurang diperhatikan prosedur dan ketentuan atau peraturan
2. sering sekadar bertemu muka
3. sering juga sengaja dibuat nonformal sesuai dengan tujuan sehingga tepat sasaran 
menghimpun pendapat dan memecahkan masalah
4. tidak ada ketua, acara, peraturan, resolusi atau laporan meskipun ada data tertulis.
Beberapa jenis dan urusan yang berbeda mungkin dipadukan, dan formalitas dapat diubah
yang memberi kesempatan diskusi efektif serta pengambilan keputusan sebagaimana
diperlukan.

Rapat eksekutif bersifat membahas dan menentukan pokok-pokok pembicaraan serta

mempunyai tugas tambahan yaitu mengimplementasikan isi keputusan. Misal dewan
direktur

Prosedur dalam rapat

*Pola tetap dalam kegiatan rapat. Dasarnya adalah peraturan dan konvensi yang sudah
dikondisikan, ditinjau, ditimbang, dan diterima secara umum dalam pengertian adil dan
secepatnya.

Ketua rapat
Ketua merupakan orang yang penting dalam rapat yang atas kesanggupannya amat
menentukan hasil pertemuan.

Untuk itu bagi seorang ketua rapat perlu:

1. memiliki watak yang kuat
2. tak bersikap dogmatiktak memaksakan kehendak atau pandangan sendiri
3. mampu mengungkapkan gagasan secara lancar tanpa harus berpidato
4. mampu mengendalikan rapat tanpa menolak adanya tukar-menukar pikiran
5. berwibawa
6. menghormati pendapat orang lain
7. menanamkan sikap adil
8. tegas dalam menentukasn sikap
9. arif dan bijaksana dalam berpikir, berkata, bertiundak, dan berbuat

Tugas ketua
1. memastikan bahwa penunjukan dirinya sesuai dengan peraturan
2. memastikan bahwa rapat diadakan secara sah sesuai dengan ketetapan yang berlaku dan
kuorum memenuhi ketentuan
3. mengikuti urutan mata acara
4. memelihara ketertiban dan mengoordinasi dengan baik
5. memberi kesempatan yang ingin bicara
6. mengedalikan pembicaraan sesuai dengan tujuan rapat sehingga tak terbawa ke hal yang
tak relevan
7. menangkap aspirasi peserta baik yang menerima maupun menolak pendapat
8. membuat catatan yang perlu selain menunjuk seorang notulis
9. menyampaikan informasi kepada pihak yang berkompeten.

Wewenang ketua
1. memelihara ketertiban dan bila perlu memerintahklan orang yang tak tertib
meninggalkan tempat rapat
2. menentukan urutan acara
3. memutuskan titik-titik prosedur
4. menunda rapat (jika perlu)
5. menentukan rumusan hasil rapat sebagai kesimpulan yang perlu ditegaskan
6. menggunakan jalan/suara khusus apabila rapat menemui jalan buntu.

Pendekatan ketua dalam rapat

1. menyambut hadirin, terutama anggota yang baru
2. mengatakan tujuan rapat (menegasskan tujuan)
3. menggalakkan diskusi, lewat pernyataan umum atau tanggapan khusus atas seorang
peserta
4. membuat ringkasan pada tahap tertentu
5. mengulangi argumen pro dan kotra atas usulan yang belum diambil keputusan
6. menutup rapat dengan tepat waktu.
`
Notulis
Notulis merupakan pihak yang terlibat dalam rapat dengan tugas utama menginventarisasi
prosedur dan gagasan pembicaraan.

Untuk itu bagi seorang notulis perlu:

1. memiliki keterampilan menyimak gagasan dengan baik
2. mempunyai kemampuan mengangkap gagasan utama pembicaraan
3. memiliki keterampilan menulis dengan cepat
4. memiliki kemampuan merumuskan gagasan dengan cermat
5. mempunyai kecerdikan dalam memilih kata-kata rumusan
6. bersikap objektif
7. mampu membedakan fakta dan opini
8. mampu membedakan konsep dan pendapat
9. dan lain-lain.

Tugas Notulis
1. menulis deskripsi tentang rapat dalam 5W+H (apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan
bagaimana)
2. mencatat urutan prosedural rapat
3. menuliskan gagasan-gagasan yang muncul beserta pihak yang mengemukakan
4. menuliskan butir-butir kesepakatan hasil rapat
5. menuliskan butir-butir keputusan rapat
6. merumuskan ketetapan hasil rapat
7. dan lain-lain.