Implementasi Bahasa Inggris

dalam dunia Kerja

Dosen
Dzulhijjah Yetti, M.Pd
 Bekerja sebagai resepsionis atau sekretaris di sebuah perusahaan mengharuskan kita
untuk menguasai tata krama berkomunikasi dengan banyak pihak, termasuk orang-orang
dari luar kantor yakni tamu yang berkunjung. Kitalah yang berperan penting dalam
menentukan kesan pertama orang luar terhadap kantor. Apabila kita kurang bisa menjaga
sikap, citra perusahaan atau instansi tempat kita bekerja bisa tercoreng. Untuk itu, ada
baiknya kita belajar tentang tata cara dalam menyambut tamu yang baik dan benar.

Tamu Menurut Kepentingannya

Tamu yang berkunjung ke kantor bisa datang untuk kepentingan dinas maupun
kepentingan pribadi. Tamu yang datang untuk kepentingan dinas biasanya sudah
membuat janji terlebih dahulu sehingga lebih mudah dikenali. Untuk yang satu ini,
sekretaris maupun resepsionis harus memiliki kepekaan tinggi pada sosok tamu yang akan
datang, khususnya yang berasal dari aparat pemerintah.

Ada pula tamu yang datang ke kantor dan agak memaksa dipertemukan langsung
dengan pihak pimpinan untuk menawarkan barang atau jasa, bisa pula meminta dana
sosial atau sumbangan. Tamu yang semacam ini biasanya belum membuat janji terlebih
dahulu. Mintalah mereka untuk mengisi formulir identitas diri yang juga menanyakan
kepentingannya, kemudian arahkan untuk menemui unit lain di instansi yang memang
biasa menangani tamu dengan kepentingan tersebut. Jadi, tak harus dipertemukan dengan
pimpinan langsung.
 Tata Cara Menerima Tamu

1. Tunjukkan profesionalisme
Sebagai ‘penjaga pintu’, sikap kita dapat menggambarkan adab yang
berlaku di kantor kepada tamu. Untuk itu, peran kita sangat penting dalam
memproyeksikan profesionalisme dengan sopan-santun.

2. Sapa dengan jelas

Sambutan yang keras (tapi tidak terlalu kencang) akan membuat tamu
yang datang merasa dihargai, daripada sapaan yang dilontarkan dengan
sekenanya. Katakan “Good morning” atau “Good afternoon” dengan intonasi
yang tenang dan ramah.

3. Tanyakan kepentingan
Ada baiknya kita tak membuat tamu merasa sebagai orang yang
dicurigai. Sebagai alternatif, tanyakan “Whom is your appointment with?” 
untuk mengetahui janji temunya. Atau, kita bisa mengatakan “What can I do
for you?” sebagai bentuk pertanyaan yang lebih netral.
4. Catat nama dan pelafalannya
Menanyakan nama tamu yang datang dapat membantu anda memastikan
daftar janji yang telah dipegang, atau memudahkan pihak yang ingin ditemui
untuk mengetahui siapa tamunya. Katakan “May I know your name?” atau
“What’s your good name, Sir/Ma’am?”.

5. Beri tamu kepastian

Setelah menghubungi kolega atau atasan yang memiliki janji, sampaikan
kepada tamu. Informasikan “Mr. ____ will be with you shortly” atau “Mrs.
____ will be with you in a minute” untuk membuatnya merasa tenang.

6. Tawarkan minuman
Jika tamu harus menunggu sebab kolega yang ingin dijumpai masih dalam
rapat atau telepon penting, maka persilahkan tamu untuk duduk menunggu
dan tawarkan minuman atau makanan ringan. Memberinya hiburan berupa
majalah atau koran juga bisa dilakukan agar mereka tidak jenuh.
7. Pahami denah kantor
Sebagai resepsionis, kita harus siap memberi informasi seperti di mana
letak toilet, ruang fotokopi, dan sebagainya. Gunakan ibu jari atau kelima
jari untuk menunjukkan arah.

8. Tetap tenang
Bukan tak mungkin kita mendapati beberapa tamu yang datang
sekaligus dalam satu waktu, berbarengan dengan telepon kantor yang terus
berdering. Berusahalah untuk tetap tenang, tidak panik, dan melayani
telepon dan tamu satu-persatu tanpa membuat siapapun merasa terabaikan.
Jika kita sedang berbicara di telepon, buat kontak mata, berikan senyum dan
anggukan kepada setiap tamu yang datang agar mereka merasa
kehadirannya diketahui, dan dihargai. Memberi kode pada tamu untuk
menunggu sebentar dengan tetap bersikap tenang juga merupakan poin
penting. Tak perlu ragu untuk meminta bantuan orang lain bila memang
merasa tak bisa menangani situasi sendiri.
 Expressions

Berikut ini adalah beberapa contoh ungkapan yang bisa dihaturkan pada tamu yang
datang dalam berbagai keperluan.

1. Menanyakan keperluan/janji
• Who do you want to see? / Who did you wish to see?  
(Siapa yang ingin anda temui?)
• Do you have an appointment? 
(Apakah anda sudah ada janji?)

2. Menghadapi tamu yang belum memiliki janji

• I’m afraid he can’t see you without an appointment 
(Maaf, beliau tidak bisa ditemu tanpa ada janji sebelumnya)
• Perhaps you’d like to speak with his assistant, sir? 
(Barangkali anda ingin berbeicara dengan asistennya?)
• I’m afraid he isn’t available at the moment 
(Mohon maaf, beliau sedang tidak senggang saat ini)
• He’s in a meeting at the moment 
(Beliau sedang rapat)
• I’m sorry, I can’t let you see him unless you have arranged a meeting  
(Maaf, saya tidak bisa mengizinkan anda bertemu beliau kecuali jika anda sudah
membuat janji)
• I’m sorry, but I have my instructions 
( Mohon maaf saya memiliki instruksi (Sudah peraturannya))
• I’ll phone and check if he can see you now  
(Akan saya hubungi dan pastikan apakah beliau bisa menemui anda sekarang)

3. Mengantar tamu ke ruangan yang dituju

• I’ll show you to his office (Akan saya antar ke kantor beliau)
• I’d better take you there (Akan saya antar ke sana)
• Walk this way, please (Silahkan lewat sini)
• Would you like to come with me? (Mari saya antar)

4. Mempersilahkan tamu masuk

• I’ll tell him you’re here (Akan saya sampaikan pada beliau anda sudah di sini)
• Yes, Mr. Grey is expecting you (Bapak Grey menyuruh anda masuk)
• You can go straight in/up (Anda bisa masuk/naik)
• Miss Alvares will see you now (Nona Alvares ingin menemui anda sekarang)

5. Meminta tamu menunggu

• I’m afraid he’s seeing a client at the moment. It won’t be long 
(Mohon maaf beliau sedang menemui klien saat ini, nggak lama kok)
• Would you mind waiting for a moment? 
(Apakah anda berkenan menunggu sejenak?)
• He will be with you in a moment/He’ll be here in a minute 
(Beliau akan segera menemui anda)
• Would you like to have a look at these brochures while you’re waiting?  
(Apakah anda mau melihat-lihat brosur ini sembari menunggu?)
• Would you like to take a seat? (Apakah anda mau duduk dulu?)
• Would you like something to drink? (Apakah anda ingin minum sesuatu?)
• Please have a seat there. Meanwhile I am arranging  coffee for you 
(Silahkan duduk dulu disana, biar saya buatkan kopi dulu)
Agar lebih jelas, mari simak contoh dialog berikut. Selamat berlatih!

Looking for Hotel

Visitor : Excuse me, Sir. Where is the near hotel here?

Andi : At Basuki Rahmad Street, it name is Hyatt Regency Hotel.
Visitor : How can I get there? Isn’t it far from here?
Andi : Oh , not so far. Better you take a walk. Are you a stranger?
Visitor : Yes, I come from Singapore, and I’m looking for hotel here,
Andi : Let me show it.
Visitor : That’s very kind of you. Thank’s, who is your name?
Andi : My name is Andi, and you?
Visitor : I’m Jenson.
Andi : Let’s go there
Arriving at a for Hotel

Visitor : Good morning. My name is Jenson. Could you spare

a room for me?
Receptionist : Just a moment, Sir. I’ll check .... Yes. It is a single or
double room?
Visitor : How much is a single room?
Receptionist : A single room with bath is one hundred thousand
rupiahs a night. That includes breakfast, of course. A
room without bath is seventy thousand a night.
Visitor : I think is quite a busy road. Do you have a quite room
away from the traffic?
Receptionist : Let me see... Yes we have, but this is more expensive
room. This room with a private bath and shower, also TV.
Visitor : How much is it?
Receptionist : Two hundred thousand rupiahs per night.
Visitor : Well, I book it.
Receptionist : Excuse me, your name, Sir?
Visitor : Mr. Jenson.
Receptionist : How long will you stay?
Visitor : Five days, it’s enough.
Receptionist : Well, could you fill in the registration form,
please?
Visitor : Yes, thank you.
Receptionist : If you have finished here is your key.
Visitor : What’s my room number?
Receptionist : Seventy, Sir, and the porter will take your
lugage up.
Visitor : Thankyou very much for your
information, Miss.
Receptionist : You are welcome.