Perencanaan dan Persiapan Rapat

Rapat adalah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan sesuatu
masalah. Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan kantor dengan stafnya.
Rapat sering diselenggarakan oleh banyak instansi atau perusahaan. Jadi, rapat (conference atau
meeting) merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk
merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman
atau pegangan dalam mempersiapkannya, biasanya kita menyebutnya dengan istilah 5W+1H, yaitu
sebagai berikut :

- Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat
tersebut.
- What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda
rapat.
- Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta
rapat yang diundang.
- Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan
rapat.
- When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat
akan diselenggarakan.
- How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut
akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan
rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat
lainnya

Adapun hal-hal yang harus dipersiapkan sebelum memulai rapat adalah:

1. Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat.

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam
suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-
topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan
atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikan terlebih dahulu kepada pimpinan
rapat. Susunan acara rapat tersebut harus sistematis.

Baca juga: Contoh Agenda Rapat "Rencana Pengembangan Pemasaran"

2. Menentukan Peserta Rapat

Dari agenda rapat yang telah ditentukan maka dapat memastikan peserta rapat yang akan diundang.
Setelah itu sekretaris mengkonsultasikan kembali kepada pimpinan rapat apakah ada penambahan
atau pengurangan peserta rapat.
3. Membuat Undangan Rapat

Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang
untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Waktu
pengiriman undangan hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat.
Undangan tersebut hendaknya dikirimkan satu minggu sebelum rapat dilaksanakan.

Baca juga: Contoh Surat Undangan Rapat

4. Membuat Daftar Hadir Rapat

Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang, untuk mengetahui jumlah
sistem yang harus dipersiapkan seperti: konsumsi, kursi, serta sebagai bahan penyusunan notula
rapat dan sebagai dokumentasi.

5. Mempersiapkan Bahan untuk Rapat

Bahan rapat yang perlu disiapkan berupa agenda rapat, notula/hasil rapat yang lalu, bahan-bahan
yang akan dibicarakan dalam rapat.

6. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat

Peralatan dan perlengkapan yang harus dipersiapkan antara lain whiteboard, spidol, penghapus, flip
chart, LCD proyektor, sound system, map, block note serta bolpoinnya, laptop atau komputer.

7. Mempersipkan Ruang Rapat

Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam ruang rapat sebagai berikut : cahaya yang diperlukan
disesuaikan dengan kebutuhan luas ruangan, ventilasi udara yang sejuk agar ruangan tidak terlalu
panas, pengaturan tempat duduk yang harus disesuaikan dengan jumlah peserta dan luas ruangan.

8. Akomodasi atau Penginapan

Bila rapat dilakukan lebih dari satu hari biasanya para peserta akan menginap pada suatu tempat,
untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk penginapan.

9. Transportasi

Jika rapat tidak diadakan dalam kantor tentunya sekretaris harus mempersiapkan transportasi untuk
peserta rapat.

10. Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus
disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat
lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi
peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan
cara sebagai berikut :
1. Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2. Disajikan selama rapat berlangsung.
3. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4. Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para
peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah ditentukan.

11. Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit
kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

12. Pengecekan Persiapan Rapat Terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H-1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk
meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa
antara lain sebagai berikut:

Baca juga: Jenis-jenis Rapat (Dilengkapi dengan Contoh dan Defenisinya)

1. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?

2. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan
baik?
4. Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan
dalam suatu map?
5. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?
 Inilah Contoh Notulen Rapat dan Cara
Membuatnya Yang Benar

Contoh Notulen Yang Benar - Untuk anda yang terbiasa melakukan kegiatan
berorganisasi seperti seminar, diskusi maupun rapat tentu sudah tidak asing
lagi dengan yang namanya notulen dan berita acara. Unuk masalah berita
acara rapat sudah pernah kita bahas di postingan sebelumnya, oleh sebab itu
kali ini kita akan membahas cara membuat notulen yang baik dan benar.
Notulen atau yang sering di sebut notula ini merupakan ringkasan mengenai
jalanya suatu kegiatan organisasi seperti diskusi, seminar, rapat atau sidang
tentang hal yang di bicarakan, di tetapkan dan sepakati dari awal hingga akhir
acara. Notulen rapat bisa berbentuk padat, ringkas maupun sistematis agar
setelah selesai waktu acara seseorang bisa mengetahui hasil rapat sebagai
bahan dokumentasi aktivitas rapat. Orang yang mencatat hasil dari rapat
tersebut disebut dengan notulis.

Banyak manfaat yang di dapatkan dari pembuatan notulen ini diantaranya

yaitu sebagai bukti bahwa sudah diadakannya rapat, berfungsi sebagai
aktivitas yang di hasilkan dari ketentuan rapat dan sebagai pengukur berhasil
dan tidaknya rapat yang berlangsung. Untuk itu, sangat penting dalam sebuah
kegiatan di buat notulen yang merupakan hasil tertulis dari kegiatan yang di
laksanakan. Sebagai referensi bagia Anda para sekretaris, berikut ini kami
berikan tips caramembuat Notulen yang benar. Untuk membuat Notulen rapat
harus diperhatikan beberapa hal seperti di bawah ini :

Isi Notulen Rapat

Dalam membuat notulen rapat , harus memenuhi beberapa isian diantaranya
sebagai berikut :

 Tujuan dari diadakannya aktivitas sidang atau rapat

 Hal-hal yang akan di bicarakan saat rapat berlangsung
 Rekomendasi dan keputusan dari proses acara
 Waktu pelaksanaan
 Pihak-pihak yang berkaitan dalam acara

Susunan notulen
Saat menulis notulen terdapat beberapa rangkaian yang perlu diperhatikan
agar notulen yang di buat bisa tersusun secara sistematis. Berikut susunan
pembuatan notulen yang benar :

 Kepala Notulen yaitu bagian awal dalam pembuatan notulen. Kepala

notulen berisi mengenai :
  Topik yang menjadi pembahasan
 Hari dan tanggal acara
 Waktu acara
 Tempat acara
 Dalam hal ini biasanya mencakup ketua, wakil ketua, sekretaris, notulis
dan peserta.

Isi Notulen, yaitu bagian dari notulen yang terbentuk dari beberapa hal yang di
ulas hingga mendapatkan hasil akhir dari ketentuan rapat. Agar isi notulis bisa
tersusun secara sistematis maka harus di buat menjadi 4 bagian, di antaranya:

 Kata Pembuka
 Topik pembahasan
 Pembacaan keputusan
 Waktu penutupan

Bagian Akhir Notulen, yaitu bagian penulisan paling akhir yang mengulas
penjelasan tentang hal-hal akhir penulisan notulen. Bagian akhir notulen ini di
bagi menjadi 3 bagian yakni :

 Nama jabatan
 Tanda tangan
 Nama pejabat, pangkat maupun NIP

Penandatanganan, pada bagian ini diisi mengenai tanda tangan dari pihak-
pihak yang dianggap ikut andil dan bertanggung jawab atas terlaksananya
kegiatan tersebut. Umumnya, notula tersebut di tanda tangani oleh ketua,
wakil ketua, sekretaris dan notulis itu sendiri.

Pengertian Notulis

Notulis merupakan seseorang yang bertugas membuat notulen rapat dari awal
hingga akhir acara. Dalam memilih notulis ada baiknya harus memperhatikan
kemampuan dari notulis itu sendiri, karena notulis dituntut untuk harus selalu
menangkap dengan terperinci hal-hal apa saja yang harus di tulis saat acara
diadakan.

Tugas Notulis
Notulis berperan penting saat diadakan acara. Berikut beberapa tugas notulis yang perlu
dicatat dalam kegiatan :

 Mencatat jumlah peserta

 Mencacat tema masalah

 Menuliskan rangkuman hingga mendapatkan hasil dari diskusi tersebut

 Mencatat waktu ketika diskusi berjalan

 Mendokumentasikan catatan mengenai diskusi yang sedang di kerjakan

 Memperhatikan dengan seksama serta menuliskan segala hal agar diskusi berjalan
dengan baik dan sistematis