TUGAS KOMUNIKASI BISNIS

RAPAT PEMBUKAAN CABANG BARU

TUGAS
Diajukan sebagai salah satu tugas mata kuliah komunikasi bisnis

DISUSUN OLEH :

Dewi Banowati Larasati (22180125)

Dhika Novitasari (22180403)
Dimas Widanto (22180076)
Hany Octafiany (22180679)
Imelda Putri Adiwati (22180340)
Nur Muhammad Priyadi (22180750)
Nurul Aulia (22180950)
Ryan Fachriansyah (22180768)
Titi Kurnia Palupi (22180778)
Umar Syafiq (22180802)
Yoga Adiwiranata (22180314)

ADMINISTRASI BISNIS
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA JAKARTA
2018
 PT. GRIYA MANTEN NOTOREDJO
Jl. Sultan Iskandar Muda No. 18 F, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan
Telp. 021- 7221718 , Fax : 021- 7200276,
Email : griyonotoredjo@yahoo.com

Jakarta, 12 Desember 2018

Nomor : 14 / PCS / 12 / 2018
Perihal : Undangan Rapat Pembukaan Cabang Baru
Lampiran : 1 lembar

Kpd seluruh karyawan PT. Griya Manten Notoredjo

Jln. Sultan Iskandar Muda No. 18 F, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan
Jakarta – 12240

Dengan Hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya Pembukaan Cabang Baru
perusahaan PT. Griya Manten Notoredjo, maka Kami bermaksud mengundang
seluruh karyawan untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada :
Hari / Tanggal : Jum’at, 14 Desember 2018
Waktu : 13.00 s/d 15.00
Tempat : Kantor PT. Griya Manten Notoredjo
Demikian surat undangan ini Kami sampaikan, mengingat pentingnya
rapat tersebut mengharapkan dengan sangat kehadiran seluruh karyawan. Atas
perhatian dan kedatangannya Kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Nani Notordejo
Direktur Utama
PT. Griya Manten Notoredjo
Jakarta
 PT. GRIYA MANTEN NOTOREDJO
Jl. Sultan Iskandar Muda No. 18 F, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan
Telp. 021- 7221718 , Fax : 021- 7200276,
Email : griyonotoredjo@yahoo.com
DAFTAR HADIR

Hari / Tanggal : Jum’at, 14 Desember 2018

Tempat : Ruang Rapat Intercontinental Hotel Pondok Indah

Waktu : 13.00 s/d 15.00

Acara : Rapat Pembukaan Cabang Baru

No Nama Jabatan Paraf

.
1. Nani Notoredjo Direktur Utama
1.
2. Hany Octafiany Sekretaris
2.
3. Dewi Banowati Larasati Marketing
3.
4. Dimas Widanto Hrd.
4.
5. Ryan Fachriansyah Divisi Produksi
5.
6. Nurul Aulia Accounting
6.
7. Umar Syafiq Kepala Divisi
7.
8. Yoga Adi Wiranata Kepala Cabang
8.
9. Imelda Putri Karyawan
9.

10. Nur Muhammad Priyadi Karyawan

10.
11. Dhika Novitasari Karyawan
11.
12. Titi Kurnia Palupi Karyawan
12.

Hormat Kami,
 Nani Notordejo
Direktur Utama
PT. Griya Manten
Notoredjo
Jakarta

Lay Out Ruang Rapat

 U Shape Style / huruf U

PT. MANDOM INDONESIA

 Jl. Jend. Sudirman No.Kav. 1, RT.10/RW.11, Karet Tengsin, Jakarta,
Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10220
Telp. 021-29809500 , Fax : 021-2980-9501
Email : corporaesecretary@mandom.co.id

Skenario Rapat
Tema : Pembukaan Cabang Baru

MC : Assalamualaikum, Selamat pagi bapak dan ibu

sekalian.

Peserta  : Waalaikumsalam, Selamat pagi.

MC     : Sebelumnya terimakasih saya ucapkan kepada bapak

ibu yang sudah menyempatkan hadir pada rapat pagi

hari ini, walaupun rapat kali ini dilaksanakan dalam

keadaan online. Sebelum rapat dimulai, Izinkan saya

untuk memandu dan  membuka rapat dengan

mengucap basmalah bersama-sama.

Peserta  : Bismillahirrahmanirrahim                      

MC     : Terimakasih. Semoga rapat pada pagi hari ini bisa

berjalan dengan lancar dari awal hingga akhir.

Selanjutnya rapat hari ini akan dipimpin oleh Ibu (..)

selaku Direktur Utama PT Mandom Indonesia. Untuk

itu, kepada Ibu` (...) waktu dan tempat Saya

persilahkan.

Direktur : Assalamualaikum, selamat pagi dan salam sejahtera.

Peserta : Waalaikumsalam.
Direktur : Terimakasih kepada saya ucapakan kepada mc atas

kesempatan yang telah diberikan kepada saya di rapat

pada pagi hari ini. Terimakasih kepada rekan-rekan

sekalian yang sudah hadir tepat pada waktu yang

sudah kita sepakati. Berdasarkan usulan dari kepala

divisi marketing kita akan menambah cabang baru

dikarenakan banyak permintaan pasar. Untuk lebih

jelasnya saya berikan kesempatan kepada kepala

divisi marketing untuk menjelaskan lebih detail

mengenai usulan tersebut. Kepada saudara (….) saya

persilahkan.

Kepala divisi marketing : Terimakasih atas kesempatannya, dapat diketahui

bahwa penyebaran virus covid 19 semakin meningkat

dari hari ke hari dan hal tersebut membuat produk

hand sanitizer dari perusahaan kita sedang menjadi

trending topic dikalangan masyarakat dilihat dari

antusias berbagai kalangan masyarakat diluar

Jabodetabek, tidak sedikit dari masyarakat di

luar  Jabodetabek menginginkan perusahaan kita

membuka cabang diluar Jabodetabek agar lebih dekat

dengan konsumen. Terimakasih.

Dirwktur : Baik, terimakasih atas penjelasannya, hal tersebut

cukup membanggakan dengan begitu artinya produk

kita banyak diminati masyarakat, dan saya sendiri

 cukup senang mendengar usulan tersebut, tetapi tentu

hal ini membutuhkan pemikiran yang cukup matang

terutama dari segi keuangan kita, bagaimana dari

divisi keuangan, adakah yang bisa dilaporan terkait

keuangan perusahaan kita yang bisa menunjang

terbentuknya cabang baru? Silahkan kepada saudara

(...) untuk menjelasakan.

Accoun atau keuangan :  Selamat pagi. Sebelumnya saya ucapkan

terimakasih kepada ibu (...) selaku direktur utama atas

kesempatan yang diberikan. Disini saya akan

memaparkan tentang kenaikan omzet yang diperoleh

perusahaaan kita. Dapat kita ketahui pada tahun 2017

kenaikan omzet meningkat sebesar 15%, 2018

kenaikan omzet meningkat sebesar 20%, 2019

kenaikan omzet meningkat sebesar 35% dan pada

tahun ini kenaikan omzet meningkat derastis sebesar

80%. Hal ini menunjukan bahwa perusahaan kita

mendapatkan respon positif dari masyarakat. Oleh

karena itu, kita patut bangga dan bersyukur atas hal

tersebut dan jangan sampai menurunkan kinerja kita

atau staff pegawai yang lain. Hanya itu yang bisa saya

sampaikan, terimakasih

Direktur :Terimakasih sdr. (….) telah memaparkan laporannya.

ya jika diamati memang perusahaan kita mengalami

 kenaikan omzet yang cukup signifikan dari tahun

ketahunnya, ini cukup melegakan bagi

keberlangsungan suatu perusahaan terutama ketika

kita ingin mengembangkan usaha kita.  selanjutnya

saya berikan kesempatan kepada rekan-rekan sekalian

untuk memberikan usulan, pendapat maupun kritik,

dipersilakan.

Divisi Hrd   : (mengangkat tangan) sesuai dengan paparan Ibu

dinda, saya mengusulkan agar pembukaan cabang

baru dilakukan di kota Surabaya

Direktur : Mohon maaf (...) , saya ingin mengetahui mengapa

Ibu menginginkan pembukaan cabang di kota

Surabaya? Sedangkan setahu saya kota Surabaya itu

sudah banyak perusahaan yang bergerak di bidang

yang sama seperti perusahaan kita.

Hrd :Saya beralasan karena kota surabaya menjadi salah

satu kota dengan peningkatan penyebaran covid

tertinggi bu, dan menyebabkan kebutuhan akan

produk kebersihan seperti hand sanitizer sedang

dibutuhkan saat ini. saya sengaja mengiginkan

pembukaan cabang baru disana karena banyak

konsumen dari kota surabaya yang sengaja pergi ke

wilayah jabodetabek hanya untuk membeli produk

dari perusahaan kita. Terimakasih.

direktur :Terimakasih atas usulan dari Ibu (kepala hrd) Saya

menyimak usulan rekan-rekan menginginkan untuk

membuka di kota surabaya, dan berdasarkan laporan

penjualan dari (..) selaku kepala divisi marketing

usulan tersebut menarik jika kita laksanakan. Maka

bisa kita sepakati mengenai pembukaan cabang baru

PT Mandom Indonesia di kota surabaya. Selanjutnya,

bagaimana dengan Ibu (….) selaku manajer

pemasaran? Strategi apa yang akan anda lakukan agar

pembukaan cabang baru kita ini dapat memperoleh

pasar yang cukup luas?

Marketing : Baik terimakasih kepada ibu atas kesempatannya,

sebelumnya saya juga ingin menyatakan setuju

dengan usulan Ibu (..). saya akan melakukan strategi

pemasaran secara online dan juga membuat brosur

yang nantinya akan disebar melalui keramaian seperti

CFD atau memasang spanduk di pusat kota Surabaya.

Saya juga melakukan strategi dengan bekerja sama

dengan para selebgram atau influencer dari kota

Surabaya untuk membantu memperkenalkan produk

kita.

Direktur       :Baik, terimakasih kepada Ibu (….) atas

pemaparannya, untuk mempersiapkan hal tersebut

saya minta kepada Ibu (..) selaku sekretaris untuk

 mempersiapkan segala macam administrasi yang

diperlukan.

Sekre : Baik bu, saya akan segera melakukan tugas saya

untuk mengurusi semua administrasi  yang

dibutuhkan seperti mulai dari proposal pengajuan

pembukaan cabang baru, juga membuat surat-surat

perizinan dan sebagainya. Terimakasih.

direktur        :Terimakasih kepada bu (….) , untuk keberlangsungan

hal tersebut saya membutuhkan tenaga kerja untuk

membangun tempat yang akan kita tempati.

Selanjutnya bagaimana dengaan Saudara (…..)

mengenai ketenagakerjaan?

Hrd     : Sebelumnya saya ucapkan terimakasih atas

kesempatan yang telah diberikan, untuk pelaksanaan

tenaga kerja saya  sudah mempunyai kontraktor yang

biasa bekerjasama dengan perusahaan kita, menurut

saya kinerjanya cukup profesional dengan hasil kerja

yang memuaskan.

direktur : Baik, saya terima paparan dari sdr. (….).

Selanjutnya, apakah ada yang ingin memberikan

usulan, pendapat maupun kritiknya lagi?

Sekre      : Sepertinya tidak bu, saya setuju dengan paparan ibu

(….) mengenai kontraktor ketenagakerjaan. Semoga

rencana ini berjalan dengan lancar.

direktur : Baik, sesuai dengan usulan, pendapat serta masukan-

masukan dari Saudara sekalian dengan pertimbangan-

pertimbangan yang matang, maka saya putuskan

untuk menyetujui pembukaan cabang baru yang akan

dibuka di Kota surabaya dengan tenaga kontraktor

yang telah disetujui bersama. Saya harap semua

rencana ini dapat berjalan sesuai dengan yang kita

harapkan dan dapat meningkatkan mutu perusahaan

yang lebih baik lagi. Terimakasih kepada semua

Kepala Divisi yang telah berkenan hadir dalam rapat

ini. Selanjutnnya saya serahkan kembali kepada MC.

MC         : Baik, sekali lagi terimakasih kepada semua Kepala

Divisi telah berkenan hadir dalam rapat ini, saya

selaku MC mengucapkan permohonan maaf yang

sebesar-besarnya bila ada kesalahan.

MC         : Baik terimakasih bu, sekali lagi kami mengucapkan

terimakasih atas kehadiran bapak dan ibu, untuk

menutup acara hari ini mari kita mengucap Hamdalah

bersama-sama, alhamdulillahirobilalamin, sekian dari

saya terimakasih. wabilahitaufikwalhidayah

wasalamualaikum warrhmatullahi wabarakatu.

Hormat Kami,

Nani Notordejo
Direktur Utama
PT.Mandom
Indonesia
 PT. GRIYA MANTEN NOTOREDJO
Jl. Sultan Iskandar Muda No. 18 F, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan
Telp. 021- 7221718 , Fax : 021- 7200276,
Email : griyonotoredjo@yahoo.com
NOTULEN RAPAT

Hari / Tanggal : Jum’at, 14 Desember 2018

Tempat : Ruang Rapat Intercontinental Hotel Pondok Indah

Waktu : 13.00 s/d 15.00

Undangan : 1. Yoga Adi Wiranata

2. Umar Syafiq

Agenda Rapat : Pembukaan Cabang Baru

Pimpinan Rapat : Nani Notoredjo
( Direktur PT. Griya Manten Notoredjo )
MC : Imelda Putri
HASIL PEMBAHASAN
1. Memperluas strategi pemasaran melalui social media, spanduk, dan
brosur.
2. Membahas mengenai masalah complain customer.
3. Penambahan karyawan pada bagian administrasi.

Demikian hasil rapat ini dibuat, sebagai laporan untuk menjadi bahan
pertimbangan.

Mengetahui Jakarta, 14 Desember 2018

Pimpinan Rapat, Notulis,

Nani Notoredjo Hany Octafiany

Direktur Utama Sekretaris