BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Perjalanan Dinas

Menurut Wursanto (2006:209) mengemukakan bahwa “Perjalanan Dinas adalah

perjalanan dinas yang dilakukan oleh pimpinan suatu lembaga atau perusahaan dalam

rangka melaksanakan tugas kedinasan. Sekretarislah yang bertugas mengurus

perjalanan dinas pimpinan”.

Sedangkan menurut Nuraeni (2008:130) mengemukakan bahwa “Perjalanan

Dinas adalah menyusun perjalanan secara terperinci yang memuat rute perjalanan, jenis

kendaraan yang akan digunakan, waktu keberangkatan, waktu kembali, penginapan

dan catatan informasi penting yang erat kaitannya dengan perjalanan yang dimaksud.

Menurut Sedianingsih (2010:194) mengemukakan pendapat bahwa “Perjalanan

Dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai
suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan
kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan
dengan kepentingan lembaga atau perusahaan yang bersangkutan”.

2.2. Macam-Macam Perjalanan Dinas

Menurut Dewi (2011:63) mengemukakan bahwa perjalanan dinas dapat

diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Tujuan

Perjalanan dinas pimpinan berdasarkan tujuan misalnya untuk pelaksanaan

7
 8

pengawasan di kantor cabang, seminar, diklat, tender, janji temu ,pertemuan/rapat,

pengajakan kerjasama, menghadiri, acara seremonial atau pun kegiatan sosial.

2. Sarana Transportasi

Perjalanan dinas pimpinan berdasarkan sarana transportasi yang digunakan,

dibedakan dalam perjalanan dinas lewat darat, udara atau laut.

3. Waktu

Perjalanan dinas menurut wilayah negara tujuan perjalanan dinas,dalam negeri atau

luar negeri.

4. Wilayah

Perjalanan dinas menurut wilayah negara tujuan perjalanan dinas, dalam negeri atau

luar negeri.

Menurut Yatimah (2013:244) berdasarkan sarana transportasi yang digunakan,

perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu:

1. Perjalanan Dinas Lewat Udara

Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara

hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya.

Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan

masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan.

Sebaiknya sekretaris memiliki daftar jenis pesawat beserta fasilitas yang

ditawarkan, tujuan, harga, dan waktu keberangkatan.

2. Perjalanan Dinas Lewat Darat

Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil

 9

perusahaan, travel, bus, atau kereta api. Perjalanan dinas dengan menggunakan

mobil perusahaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relatif

dekat.

3. Perjalanan Dinas Lewat Laut

Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagai fasilitas pelayanan yang

ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut. Adapun persiapan dan tugas

yang harus dilakukan sekretaris adalah mempersiapkan dokumen perjalanan dinas

dengan melakukan pemesanan dan pembelian tiket armada laut untuk perjalanan

dinas dalam negeri.

2.3. Perencanaan Perjalanan Dinas

Menurut Nurasih (2014:79) ada beberapa informasi atau hal yang perlu sekretaris

ketahui sebelum merencanakan perjalanan dinas pimpinan, yaitu:

1. Maksud dan tujuan diadakannya perjalanan dinas pimpinan.

2. Waktu diadakannya kegiatan utama perjalanan dinas.

3. Agenda atau acara lain yang akan dilakukan pimpinan di luar perjalanan dinas.

4. Konfirmasi dan penyusunan agenda pimpinan.

5. Pejabat yang akan ditemui dan dari perusahaan atau instansi apa.

6. Membuat prosedur pangajuan surat perjalanan dinas beserta dana yang diperlukan.

7. Mengetahui kebiasaan dan keinginan pimpinan.

 10

Menurut Yatimah (2013:246) tahap awal perencanaan perjalanan dinas pimpinan

adalah mengidentifikasi beberapa hal, yaitu:

1. Tujuan Perjalanan Dinas Pimpinan

Tujuan perjalanan dinas, apakah hendak mengadakan rapat diluar organisasi,

negosiasi atau perpajakan bersama, inspeksi mendadak ke kantor cabang, menemui

aparat pemerintah, atau lainnya, harus ditanyakan kepada pimpinan agar sekretaris

dapat mempersiapkan dokumen yang harus dibawa sesuai tujuan perjalanan dinas

pimpinan.

2. Waktu Pelaksanaan Kegiatan Pokok Perjalanan Dinas

Informasi mengenai jadwal kegiatan pokok dapat dimanfaatkan oleh sekretaris

untuk menyusun jadwal perjalanan dinas dan saran transportasi yang bisa

digunakan, mengurus dokumen, jenis akomodasi yang diperlukan (hotel dan mobil),

dan perkiraan anggaran.

3. Acara Lain di Luar Perjalanan Dinas

Informasi ini perlu diketahui sekretaris untuk mempersiapkan dokumen yang perlu

dibawa untuk pertemuan diluar kegiatan pokok ataupun menghubungi relasi bisnis

yang lain.

4. Acara Setelah Kegiatan Pokok

Setelah semua rencana kegiatan disetujui oleh pimpinan, barulah sekretaris

membuat rencana dan persiapan perjalanan dinas, antara lain mengumpulkan

berbagai dokumen yang dibutuhkan, mengurus dokumen perjalanan, menghubungi

biro perjalanan, atau menghubungi pihak-pihak tertentu.

 11

Menurut Dewi (2011:65) yang harus dipersiapkan dalam perjalanan dinas

pimpinan ialah:

1. Mengatur Transportasi

Jika sekretaris mengurus sendiri, maka sekretaris dapat melakukan reservasi dengan

mengkonfirmasikan dan meminta tiket dikirim ke alamat tertentu via telepon atau

email.

2. Mengatur Akomodasi

Sekretaris bisa meminta bantuan bagian ticketing atau travel agent untuk mencari

dan memesan hotel. Sekretaris harus menyiapkan jawdal perjalanan (itinerary)

untuk memudahkan pimpinan melaksanakan perjalanan.

3. Mengurus Surat-surat yang diperlukan

Paspor merupakan syarat pokok bila akan berpergian ke luar negeri sebagai tanda

pengenal, dan visa yang merupakan izin masuk negara yang dikeluarkan negara

tersebut, biasanya didapat di Kedubes.

4. Mempersiapkan dokumen pendukung pertemuan

Mempersiapkan dokumen sehari sebelum keberangkatan pimpinan seperti itinerary,

tiket, voucher hotel serta uang, dokumen di fotocopi dan disimpan dalam satu

binder.

5. Persiapkan keperluan keuangan pimpinan selama perjalanan

Mencari keterangan mata uang negara yang akan dituju, memperkirakan jumlah

uang tunai dan yang harus dibayar secara kredit.

6. Menyiapkan semua kebutuhan pimpinan

Buat checklist untuk barang atau dokumen apa saja yang harus dibawa agar tidak
 12

tertinggal, dan disatukan dalam satu tempat.

7. Mencari keterangan lain yang dibutuhkan

Mencari informasi mengenai etiket bangsa yag dikunjungi dan lain-lain.

2.4. Dokumen Perjalanan Dinas

Dokumen yang harus dibawa pimpinan untuk perjalanan dinas menurut Yatimah

(2013:247) dapat dibedakan sebagai berikut:

1. Dokumen Khusus

Dokumen khusus adalah dokumen yang berhubungan langsung dengan tujuan

perjalanan dinas.

2. Dokumen Pendukung

Dokumen pendukung adalah dokumen yang dapat disebut dokumen perjalanan.

Disebut dokumen pendukung atau dokumen perjalanan karena fungi dokumen ini

adalah sebagai pendukung pelaksanaan dan pencapaian tujuan perjalanan dinas.

Perjalanan dinas lewat udara dan dilakukan antar negara atau ke luar negeri,

dokumen yang harus dipersiapkan dan dibawa pimpinan menurut Yatimah (2013:247)

adalah:

1. Surat Tugas

Yaitu surat yang berisi penugasan kepada seseorang untuk melakukan perjalanan ke

luar negeri sehubungan dengan masalah dalam perusahaan yang memerlukan

hubungan ke luar.
 13

2. Paspor

Yaitu dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk meninggalkan negaranya dan

berpergian dan melalui perbatasan negara yang dilaluinya, tanda bukti diri negara

asing, dan bukti perlindungan hukum.

3. Visa

Yaitu tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi

suatu negara tertentu dalam waktu tertentu. Hal ini menunjukan bahwa si pemilik

paspor telah dibenarkan untuk memasuki wilayah negaranya dalam waktu tertentu.

4. Fiskal

Yaitu pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke luar

negeri, yang harus dipenuhi dilapangan udara pada saat keberangkatan.

5. Health Certificate

Yaitu sejenis sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan kepada

warga negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang

bebas dari penyakit menular. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki negara

lain karena merupakan ketentuan Undang-Undang Kesehatan Internasional

(International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.

Menurut Dewi (2011:64) dokumen yang harus dibawa pimpinan dalam

perjalanan dinas dibedakan atas:

1. Dokemen Khusus

Yaitu dokumen yang berhubungan langsung dengan tujuan perjalanan dinas

 14

2. Dokumen Pendukung

Yaitu dokumen pendukung yang kemudian disebut dokumen perjalanan

Contoh dokumen-dokumen tersebut misalnya:

a. Surat Tugas

b. Passport (tanda bukti kewarganegaraan atau tanda bukti diri dinegara lain)

c. Visa (Surat ijin seseorang masuk ke negara lain)

d. Fiksal

Menurut Wursanto dalam Gaol (2015:339) dokumen perjalanan dinas yang harus

dipersiapkan sebelum melakukan perjalanan dinas adalah:

1. Dokumen Internal

Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau perusahaan

yang bersangkutan, meliputi:

a. Surat Tugas

Surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang

untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan.

b. Surat Perintah Perjalanan Dinas

Surat perintah dari pejabat yang berwenang untuk mengadakan perjalanan

dinas.

2. Dokumen Eksternal

Dokumen Eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait. Jenis
 15

dokumen eksternal yang dibutuhkan berbeda-beda bergantung pada jenis

transportasi yang digunakan. Janis dokumen eksternal antara lain:

a. Kartu Tanda Penduduk (KTP)

b. Paspor

c. Visa

2.5. Menangani Dokumen Perjalanan Dinas

Menurut Yatimah (2013:249) Dalam menangani dokumen perjalanan dinas, jasa

biro perjalanan akan membantu mempermudah sekretaris untuk merencanakan jenis

transportasi, penginapan, atau hotel. Biro perjalanan sebenarnya dapat dimintai saran

keterangan untuk mengatur perjalanan, khususnya penyediaan fasilitas kendaraan dan

penginapan atau hotel. Jasa perjalanan akan memberikan banyak manfaat meskipun

menambah biaya ekstra. Dari biro perjalanan akan diperoleh brosur-brosur, daftar

perjalanan kereta api, pesawat, kapal laut, agen taksi, bus antarkota, dan lain-lain.

Dengan demikian, dapat dipilih transportasi atau hotel yang paling cocok untuk

mengatur perjalanan tersebut.

Jika pimpinan mengadakan perjalanan dinas untuk mengikuti konferensi, rapat

dinas, dan lain-lain, sekretaris harus mengadakan persiapan jauh sebelumnya.

Persiapan itu terdiri dari materi, naskah dan bahan-bahan yang akan menjadi topic

pembicaraan sesuai dengan acara atau agenda yang sudah ditetapkan. Bila pimpinan

dimintai oleh panitia untuk menyambut atau ditunjuk sebagai pembicara, sekretarislah
 16

yang berkewajiban untuk mengingatkan apakah pimpinan sudah menyusun sambutan

atau kertas kerja untuk keperluan itu.

Selajutnya, bila pimpinan harus melakukan perjalanan dinas ke luar negeri,

sekretaris harus mengurus paspor. Paspor merupakan suatu syarat mutlak bagi

seseorang yang akan pergi ke luar negeri.

Paspor diurus ke kantor imigrasi dan untuk memperoleh paspor, pemohon harus

melengkapi:

1. Kartu penduduk asli, yaitu kartu penduduk yang dikeluarkan oleh pejabat setempat

2. Kartu keluarga pimpinan.

3. Ijazah dari pendidikan terakhir pimpinan

4. Pas foto berukuran 4x6 cm.

5. Surat tugas dari perusahaan yang menginformasikan tujuan pimpinan mengadakan

dinas atau surat dari sponsor, yakni suatu lembaga atau perusahaan yang

mengundang pihak perusahaan tersebut untuk melakukan perjalanan dinas.

6. SK pengangkatan Pegawai.

7. SKKB sehubungan dengan tujuan perjalanan ke luar negeri.

8. Akte kelahiran

9. Keterangan bebas fiskal, yaitu surat keterangan pajak yang dibayar oleh seseorang

yang akan meninggalkan negerinya. Besar kecilnya fiskal yang akan dibayarkan

bergantung pada peraturan yang berlaku. Setelah membayar fiskal, pemohon akan

diberi keterangan bebas fiskal.

Apabila semua syarat untuk memperoleh paspor sudah dipenuhi, masih

diperlukan izin dari pemerintah negara yang dituju. Izin ini disebut izin masuk
 17

(visa). Visa dapat diperoleh dari pemerintahan negara asing yang akan dikunjungi

dan dapat diurus melalui perwakilan negara asing yang ada di negara kita.visa dapat

diperpanjang di negara tempat visa itu berlaku dengan mengajukan permohonan ke

kantor imigasi negara yang menetapkan visa. Dengan demikian, visa merupakan

izin bertempat tinggal untuk sementara di negara asing. Kalau izin tersebut sudah

habis masa berlakunya, pemegang harus kembali ke negaranya atau keluar dari

negara asing tersebut.

Selain paspor dan visa, seseorang yang akan memasuki negara asing harus

memiliki health certificate. Health Certificate merupakan keterangan kesehatan yang

menunjukan bahwa pemilik sertifikat ini tidak sedang mengidap penyakit menular dan

akan menularkan penyakitnya di negeri asing, seperti cacar, tipes, pes, kolera, dan

demam kuning.

Berdasarkan uraian diatas, sekretaris harus dapat mempersiapkan biaya-biaya

yang perlu dikeluarkan untuk perjalanan dinas ke luar negeri, antara lain biaya fiskal,

biaya blanko buku paspor dengan covernya, biaya visa (exit permit), dan biaya kartu

kesehatan (health certificate).

Beberapa hal yang perlu diperhatikan atau dipersiapkan sekretaris secara rinci

untuk mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan adalah:

1. Memastikan tujuan.

2. Membuat jadwal perjalanan dan perkiraan biaya.

3. Menentukan jenis transportasi dan akomodasi.

 18

4. Membuat reservasi transportasi dan akomodasi.

5. Mempersiapkan jenis dokumen perjalanan.

6. Membuat prosedur pengajuan surat/dana perjalanan.

7. Mengetahui kebiasaan dan keinginan atasan.

8. Membuat dan mempersiapkan surat perjalanan dinas atau dokumen yang

diperlukan, misalnya KTP, Paspor, Visa, Health Certificate, dan Travel Funds.

FORMULIR PERSIAPAN PERJALANAN DINAS

Nama: Tanggal & Waktu Berangkat:
Perjalanan Dinas
Tujuan: Jenis Kendaraan:
ke Luar Negeri
Maksud Perjalanan: Tanggal & Waktu Tiba:
Subjek Hasil Pemeriksaan Keterangan

Mengetahui, Pemeriksa.

Pelaksana
Perjalanan Sekretaris
Sumber: Yatimah (2013:252)

Gambar II.1

Contoh Formulir Persiapan Perjalanan Dinas

Untuk memudahkan dalam menyiapkan perjalanan dinas pimpinan, sekretaris

dapat menggunakan formulir persiapan perjalanan dinas ini yang dapat digunakan
 19

untuk mengetahui kesiapan berbagai kebutuhan yang diperlukan untuk perjalanan

dinas pimpinan.

Tabel II.1

Contoh Jadwal Perjalanan Dinas

Tanggal Waktu Kegiatan Tempat Keterangan

1 Des 94 14.00-17.00 Berangkat ke Jakarta Kereta Api
18.00 Check in Hotel Jayakarta
2 Des 94 09.00-16.00 Seminar Hotel jayakarta Grand Room
3 Des 94 10.00-15.00 Negosiasi Proyek PT. Suka Maju
Jl. Daan Mogot
No.50 Jak-Ut
4 Des 94 10.00-12.00 Kunjungan ke Kadin Jl. Kramat Raya
Pusat No.203 Jak-Pus
13.00 Check Out
14.00-17.00 Perjalanan pulang ke Kereta Api
Bandung
Sumber: Yatimah (2013:253)

Berdasarkan jadwal perjalanan dinas yang telah disusun diatas, kegiatan yang

dapat dilakukan sekretaris untuk mempersiapkan perjalanan dinas pimpinannya adalah:

1. Memesan tiket kereta api Jakarta-Bandung dan Bandung-Jakarta.

2. Memesan kamar di Hotel Jayakarta (Check In-Check Out).

3. Melakukan konfirmasi dengan panitia seminar.

4. Melakukan konfirmasi dengan panitia seminar.

5. Melakukan konfirmasi dengan PT. Suka Maju.

 20

6. Menghubungi Kantor Kadin Pusat.

2.6. Mempersiapkan Daftar Perjalanan

Menurut Ursula Ernawati dalam Gaol (2015:345) langkah-langkah yang perlu

dilakukan dalam mempersiapkan daftar perjalanan adalah:

1. Mengetahui rencana perjalanan dinas

Seorang sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan

termasuk acara kegiatan pimpinan, baik dengan cara bertanya langsung kepada

pimpinan ataupun mempelajari surat-surat yang berkaitan dengan acara pimpinan di

luar negeri.

2. Mempelajari Time table

Seorang sekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari airlines,

meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). Ini diperlukan untuk

menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan perjalanan

dinas.

Sedangkan menurut Azizah Y dalam Gaol (2015:345) hal-hal yang perlu

diperhatikan dalam membuat jadwal kegiatan pimpinan adalah:

1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan.

2. Jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai

persinggahan,

3. Alat transportasi apa yang dipakai (kereta api, bus, kapal laut, pesawat atau mobil)

4. Custom Regulation
 21

Setiap negara mempunyai peraturan atau policy tentang kepabeanan (costums)

masing-masing, oleh karena itu sebaiknya sekretaris mengetahui tentang peraturan

kepabeanan (costum regulation) dari negara yang akan dikunjungi oleh pimpinan.

5. Bagasi

Penumpang pesawat terbang diperkenankan untuk membawa barang bawaannya

dengan ketentuan tidak melebihi kuran dan berat yang ditentukan.

6. Daftar waktu perjalanan (Timetable)

Untuk menyusun daftar perjalanan pimpinan informasi yang diperlukan sekretaris

adalah “Daftar Waktu Perjalanan” (Timetable) dari setiap alat transportasi, pesawat

terbang, kapal laut, dan kereta api.