ETIKA

RAPAT
Urgensi rapat dalam organisasi (1/2)
• Rapat dapat menghasilkan keputusan-
keputusan penting, mengetahui/merumuskan
permasalahan inti, memunculkan ide-ide baru
• Rapat yang baik akan menghasilkan hal-hal
yang bermanfaat bagi para peserta rapat dan
organisasi
• Beragam karakter peserta rapat punya andil
dalam penentuan keberhasilan sebuah rapat.
Urgensi rapat dalam organisasi (2/2)
• Rapat adalah media publikasi personal bagi siapapun untuk
menyampaikan kualitas personal secara tidak langsung
didepan rekan kerja dan didepan struktur pemimpin, tapi
dengan rapat juga bisa menciptakan lawan yang rentan akan
konflik personal.

• Rapat atau meeting merupakan kegiatan yang paling krusial

bagi sebuah organisasi untuk membicarakan berbagai macam
masalah baik secara berkala maupun secara sporadis sesuai
dengan tingkat kebutuhan dan tingkat permasalahan yang
dialami organisasi

• Permasalahan utama rapat adalah tidak bisa memecahkan

masalah, tetapi hanya membicarakan dan menampung
masalah, bahkan terkadang justru menambah masalah dan
konflik baru akonat perdebatan tak menentu atas dasar
kepentingan pribadi dan egosime para pemegang keputusan,
dan kepentingan kelompok
 Kegagalan Rapat
• Ketidak mampuan para pemimpin rapat
• Kurangnya persiapan draf rapat yang
disampaikan
• Kurangnya komunikasi interpersonal,
• Tujuan rapat yang kurang jelas
• Belum adanya panduan resmi dari
organisasi
 Peran pemimpin
• Sebagai manajer rapat
- bisa menarik dan mengulur
- terkadang kompromi, tetapi juga tegas
terhadap usulan dan perdebatan yang tidak
relevan dan terlalu melebar dari masalah
utama
 Jenis rapat (1/2)
• Rapat resmi, adalah rapat yang
diselenggarakan untuk membahas masalah
yang sangat penting dan berlaku peraturan
keprotokolan yang mengatur kelancaran
jalannya rapat.
• Rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan
tidak berdasarkan perencanaan yang formal.
Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa
dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang
terjadi tiba-tiba.
 Jenis2rapat (1/2)
• Rapat terbuka, adalah rapat yang dapat
dihadiri oleh semua anggota dan materi
yang dibahas merupakan masalah umum
yang bersifat tidak rahasia.
• Rapat tertutup, adalah rapat yang dihadiri
oleh peserta rapat tertentu saja dan
masalah yang dibahas merupakan masalah-
masalah yang masih bersifat rahasia.
• Rapat berkala, diadakan secara berkala
(mingguan, bulanan, semesteran, dll)
PERSIAPAN
RAPAT
 Pra Persiapan Rapat
• Publikasi rapat, surat undangan, konfirmasi rapat
adalah kegiatan utama yang harus dilaksnakan oleh
para penyelengara rapat.
• Keberhasilan rapat sangay tergantung pada
sejauhmana komunikasi telah berjalan secara
positif sampai pada para peserta, nara sumber,
sturktur organisasi atau pihak penyelenggara.
• Pra persiapan rapat ini harus dikelola minimal
seminggu menjelang rapat :
- Menyampaikan informasi melalui berbagai media
nformasi (surat resmi, SMS, email)
- Konfirmasi dan koordinasi
 Persipan fisik
• Ruangan rapat, posisi tempat duduk, audio visual,
tata cahaya harus dipersiapkan dengan baik
• Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi
sangat menentukan kelancaran jalannya rapat.
• Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya
diselenggarakan di Operation Room atau Conference
Room yang telah ada di lingkungan kantor.
• Jika rapat diselenggarakan di Hotel harus pesan
kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal
telah dipasang dipapan pengumuman. Papan
pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat
yang mudah diketahui.
 Tata Ruang (Layout)
Tata ruang diatur berdasarkan pertimbangan
:
• Jumlah partisipan
• Hubungan masing-masing partisipan
• Level keintiman
• Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
• Apakah perlu meningkatkan atau
memperkecil interaksi
 Menyiapkan agenda rapat
1. Libatkan beberapa orang terkait/tim
untuk menyusun agenda rapat
2. Diskusikan topik-topik penting yang perlu
dibahas
3. Susun agenda rapat dan mintakan
persetujuan kepada tim
4. Apabila semua sudah setuju tetapkan
agenda rapat
 Menyiapkan undangan rapat
1. Tetapkan lokasi rapat
2. Susun daftar undangan
3. Buatlah surat undangan yang berisikan :
a. Perihal rapat yang jelas
b. Lokasi dan waktu rapat
c. Lampirkan agenda rapat dan daftar undangan
4. Kirimkan undangan pada calon peserta rapat
:
a. Apabila ada materi yang perlu disiapkan oleh
peserta rapat, maka undangan harus segera
disampaikan agar cukup waktu untuk
menyiapkan materi
b. Konfirmasikan apakah undangan sudah diterima
 Memimpin Rapat (1/2)
1. Awali dengan salam pembuka
2. Sampaikan tujuan rapat dengan jelas
3. Sampaikan bahwa anda akan sangat menghargai
apabila semua peserta bisa memberikan
kontribusi dalam diskusi/menyelesaikan
permasalahan yang ada
4. Berikan pujian untuk setiap pertanyaan atau
masukan dari peserta
5. Jaga suasana rapat agar tetap kondusif, positif,
kreatif, saling menghargai, dan fokus.
6. Ingat selalu alokasi waktu untuk setiap sesi rapat
 Memimpin Rapat (2/2)

7. Sampaikan permasalahan dengan jelas

dan spesifik agar diperoleh solusi yang
spesfic juga
8. Dorong peserta agar memberikanmasukan
yang berharga sehingga dapat membantu
mempermudah pengambilan keputusan
9. Sebagai penutup, sampaikan kembali
beberapa catatan penting dan buatlah
kesimpulan tentang keputusan yang sudah
disepakati
 Mengikuti Rapat (1/2)
1. Mengetahui tujuan rapat dan target yang ingin dicapai
2. Tahu persis agenda rapat
3. Pelajari issue/topik yag terkait dengan materi rapat
4. Pakaian yang sopan dan rapi
5. Hadir sebelum rapat dimulai
6. Patuh pada peraturan-peraturan forum/diskusi yang
telah dibuat
7. HP silent
8. Jangan ragu-ragu menyampaikan pendapat
9. Menggunaka bahasa yang baik dan sopan dengan dasar
argumentasi yang tepat
10. Menghargai pendapat orang lain
 Mengikuti Rapat (2/2)

11. Jangan menghindari perbedaan( asal tidak

menyangkut masalah pribadi dan bukan debat
kusir)
12. Melakukan eye contact dengan lawan bicara.
13. Mencatat hal-hal penting materi/hasil diskusi
walaupun sudah ada notulen
14. Memanfaatkan waktu yang ada secara efektif,
jangan berdiam diri terlalu lama
15. Berlapang dada apabila hasil diskusi tidak sesuai
dengan aspirasinya
 Etika berdiskusi (1/3)
1. Tidak ngobrol saat rapat berlangsung
2. Tidak memotong pembicaraan orang lain
yang menyampaikan pendapat
3. Tidak meninggalkan diskusi jika belum
selesai, jika memang harus meninggalkan
maka harus izin terlebih dahulu kepada
pemimpin diskusi
4. Bersikap kooperatif dalam diskusi
5. Tidak memaksakan pendapat
 Etika berdiskusi (2/3)

6. Tidak melibatkan urusan pribadi (seperti rasa

dendam antar peserta)
7. Sebelum menyampaikan pendapat, menunggu
dipersilahkan terlebih dahulu
8. Menyampaikan pendapat dengan sopan, tidak
melibatkan SARA, atau melenceng dari topik
diskusi
9. Berperan aktif dan memberi respon saat diskusi
sedang berlangsung
 Etika berdiskusi (3/3)
10. Untuk pemimpin diskusi,
a. mampu bersikap objektif, adil, dan tidak memihak
b. mengatur jalannya diskusi dengan baik
c. menguasai terlebih dahulu topik dan permasalahan
diskusi
d. Menutup diskusi dengan memberi kesimpulan
11. Memperhatikan sistematika dan arah
diskusi
12. Patuh pada peraturan-peraturan
forum/diskusi yang telah dibuat
13. Patuh pada peraturan-peraturan
forum/diskusi yang telah dibuat