PERTEMUAN

9 MANAJEMEN RAPAT
Rapat atau sering disebut dengan meeting merupakan kegiatan rutin bagi
sebuah organisasi. Kegiatan rapat yang efektif dan efisien akan berdampak
pada keberhasilan organisasi.
Menurut Nunung dan Ratu Evy dalam (Priansa dan Garnida, 2013) Rapat
merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.
Webster’s New World Dictionary menyatakan bahwa rapat merupakan
pertemuan orang-orang untuk membahas atau memutuskan persoalan -
persoalan

PERENCANAAN RAPAT
Rapat yang berlangsung baik dilaksanakan dengan persiapan yang baik
pula, Berikut adalah tahapan dalam penyelenggaraan rapat:
1. Membuat Surat Undangan Rapat Undangan dibuat jauh hari sebelum
rapat dimulai, Undangan rapat lengkap berisi:
a. Hari, tanggal, Jam
b. Tempat Rapat
c. Acara rapat atau bahan materi yang akan dibahas didalam rapat

2. Persiapan Ruangan Rapat

Pengaturan tata ruang rapat yang baik sangat besar pengaruhnya
terhadap keberhasilan dalam rapat. Tata ruang rapat harus
disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan maksud rapat.
3. Alat-alat Tulis Dalam rapat yang cukup besar perlengkapan alat-alat
tulis sangat peting. Alat tulis yang diperlukan diantaranya:
a. Map dan kertas HVS
b. Jadwal rapat
c. Dokumen yag akan dibahas dalam rapat
d. Peralatan menulis dan Buku note
e. Dan kebutuhan lainnya sesuai dengan kepentingan rapat itu
sendiri.
4. Perlengkapan Rapat
Perlengkapan yang dibutuhkan untuk rapat berupa Komputer atau
laptop, sound system, infokus, video, whiteboard, alat perekam dan
peralatan lainnya. Agar rapat berjalan dengan lancar, pastikan
peralatan tersebut siap dipakai sebelum rapat berlangsung.
 5. Akomodasi
Untuk penyelengaraan rapat yang cukup lama, maka perlu
dipersiapkan akomodasi antara lain hotel atau penginapan dan
transportasi untuk para peserta rapat.
6. Konsumsi
Hidangan makanan dan minuman saat peserta datang akan
menimbulan kesan penyambutan yang baik. Pelayanan dan penyajian
makanan dan minuman sebaiknya a. Tidak Mengganggu jalannya
rapat b. Memperhatikan kebersihan
7. Kesehatan
Kesehatan dalam penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu
disediakan ruangan kesehatan untuk mencegah terhambatnya
pelaksanaan rapat akibat ada peserta yang sakit.

PELAKSANAAN RAPAT
Pelaksanaan rapat tergantung seluruh pihak yang berkepentingan dengan
rapat itu sendiri. Berikut kegiatan teknis selama berlangsungnya rapat.
Pelaksanaan rapat tergantung seluruh pihak yang berkepentingan dengan
rapat itu sendiri. Berikut kegiatan teknis selama berlangsungnya rapat.
1. Membuka Rapat
Hal-hal yang harus dikemukakan dalam sebuah rapat adalah:
a. Acara rapat
b. Tata tertib rapat (bersifat fleksibel)
c. Motivasi ( pentingnya masalah yang akan dibahas)
d. Pengenalan masalah atau persoalan masalah yang akan dibahas
e. Tujuan diadakan rapat
f. Tanggapan-tanggapan atau saran
2. Berlangsungnya Rapat
Selama rapat berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya
rapat agar tertib. Masalah yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi,
seperti terjadinya perdebatan yang berkepanjangan, adanya monopoli
pembicaraan oleh salah seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya
peserta rapat. Selama rapat, sekretaris bertanggungjawab untuk membuat
catatan rapat. Terdapat dua bentuk catatan rapat, yakni:
a. Verbatim Catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanpa
ditambahi atau dikurangi
b. Notula Catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas
dalam rapat.
3. Menutup Rapat
Rapat yang telah berlangsung beberapa waktu pada akhirnya akan ditutup.
Apabila dalam rapat belum ditemukan keputusan maka pemimpin rapat
dapat menunjuk tim khusus untuk menyelesaikan masalah tersebut. Akan
tetapi bila dalam rapat tersebut tidak ditemukan hambatan dan telah
menghasilkan keputusan maka diakhir rapat, pemimpin rapat atau diwakili
oleh notulen dapat membacakan hasi dari pertemuan/ rapat tersebut dan
memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan hal-
hal yang sekiranya belum tercakup dalam hasil keputusan rapat.

PENGENDALIAN RAPAT
Agar pembahasan suatu masalah dalam rapat tidak keluar dari
konteksnyadan tidak terjadi perdebatan yang berkepanjangan, jenis-jenis
pengendalian yang bisa dilakukan:
1. Pengendalian Terbatas
Pengendalian ini merupakan pengendalian rapat yang memberikan
kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk
mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Model pengendalian
seperti ini terkesan demokratis, namun dapat memberikan peluang
kepada para peserta rapat yang ingin memonopoli pembicaraan dalam
rapat.
2. Pengendalian Ketat
Pengendalian secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak
memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat
kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan
pendapat hanya seijin pimpinan rapat dengan waktu dan jumlah
penanya yang sudah ditentukan. Model ini terkesan otoriter dan kaku
sehingga para peserta rapat kurang bebas dalam mengeluarkan
pendapatnya
3. Pengendalian Gabungan
Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas
dengan ketat adalah pengendalian rapat yang memberikan
kesempatan seluas-luasnya kepada peserta rapat untuk mengeluarkan
pendapatnya dan apabila keadaan sebuah mulai kurang terkendali,
pimpnan rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat
sehingga keadaan normal Kembali

KEPEMIMPINAN DALAM RAPAT

Pemimpin dan kepemimpinan dalam rapat sangatlah penting. Fungsi
Pemimpin rapat adalah sebagai berikut:
1. Pengarah
Pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan
rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan
diperlukan agar topik yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya.
2. Penengah
Pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi
pertentangan atau perbedaan pendapat di antara peserta rapat
3. Penggerak
Pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta rapat untuk
dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada
rapat. Hal ini diperlukan agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai
dengan harapan semua peserta.
4. Pencari Solusi
Pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat
mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut
harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan
demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan
pengalaman yang lebih luas.

MACAM-MACAM RAPAT
Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi
peninjauannya:
1. Tujuan Rapat
Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi:
a. Rapat penjelasan Rapat penjelasan bertujuan untuk memberikan
penjelasan kepada para anggota tentang kebijakan yang diambil oleh
pimpinan organisasi.
b. Rapat pemecahan masalah Bertujuan untuk mencari pemecahan
tentang suatu masalah yang sedang dihadapi
c. Rapat Perundingan Bertujuan menghindari timbulnya suatu
perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan
kedua belah pihak
2. Sifat Rapat
Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:
a. Rapat Formal Rapat diadakan dengan suatu perencanaan terlebih
dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan peserta secara resmi
mendapat undangan
b. Rapat Informal Rapat diadakan tidak berdasarkan suatu
perencanaan, dan dapat terjadi setiap saat, kapan saja dan dimana
saja.
c. Rapat Terbuka Rapat yang hanya dihadiri oleh setiap anggota.
Materi yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang masih
bersifat rahasia
d. Rapat Tertutup Rapat hanya dihadiri oleh peseta tertentu dan
biasanya yang dibahas menyangkut masalah yang masih bersifat
rahasia
3. Jangka Waktu
Menurut jangka waktu, rapat dibedakan menjadi:
a. Rapat Mingguan Rapat yang diadakan sekali seminggu, membahas
masalah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh manajer.
b. Rapat Bulanan Rapat yang diadakan sebulan sekali, untuk
membahas masalah hal-hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan
lalu.
c. Rapat Semesteran Rapat yang diadakan sekali setiap semester yang
bertujuan untuk mengadakan evaluasi hasil kerjasama enam bulan
yang lalu dan mengambil langkah-langkah selanjutnya untuk enam
bulan kedepan
d. Rapat tahunan Rapat yang diadakan setiap tahunnya, misalnya rapat
Dewan Komisaris, RUPS
4. Frekuensi Rapat Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi:
a. Rapat rutin Rapat yang sudah ditentukan waktunya ( Mingguan,
bulanan, tahunan)
b. Rapat insidental Rapat yang tidak berdasarkan jadwal. Tergantung
pada masalah yang dihadapi.

NOTULEN RAPAT
Notulen atau notula bermana catatan singkat mengenai jalannya
persidangan (rapat) serta hal yang dibicaakan dan diputuskan.
Susunan notulen disajikan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti
bagaimana cara penulisan notulen dengan baik dan benar. Berikut susunan
notulen rapat yang disajikan secara sederhana:
1. Bagian Kepala Notulen Kepala notulen merupakan bagian-bagian yang
petama kali harus diinat dalam penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala
notulen terdiri atas:
a. Nama dan tema yang dibahas
b. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
c. Waktu pelaksanaan
d. Tempat pelaksanaan
e. Susunan acara
f. Pihak yang terlibat rapat ( ketua, wakil sekretaris, notulis dan peserta)
2. Bagian isi Notulen Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan
notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan
tersebut. Susunan sistematikanya sebagai berikut:
a. Kata pembuka
b. Pembahasan
c. Pembacaan keputusan dari hasil
d. Waktu (jam) penutupan
3. Bagian Akhir Notulen Bagian akhir notulen merupakan penulisan atau
penjelasan tentang hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Susunan
sistematikanya sebagai berikut:
a. Nama jabatan
b. Tanda tangan
c. Nama pejabat
4. Penandatanganan Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan
orang yang dianggap penting terhadap pertanggungjawaban acara yang
dilaksanakan. Notulen yang ditandatangani oleh pejabat dibuat dalam
ukuran folio dengan menggunakan kop resmi. Notulen ditandatangani oleh
ketua, wakil ketua, sekretaris dan notula.

PERTEMUAN 10
KOMUNIKASI PERKANTORAN
Pengertian Komunikasi
Menurut Bovee,
Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan dan dikatakan
efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan
atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut.
Menurut Robbins,
Komunikasi adalah proses pemindahan data dan memahami makna yang
dimaksudkan.
Fungsi komunikasi menurut Scott dan Mitchell ada 4 fungsi yaitu :
1. Fungsi kontrol
2. Fungsi motivasi
3. Fungsi emosi
4. Fungsi informasi
Fungsi komunikasi menurut Scott dan Mitchel
1. Fungsi control,
setiap organisasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang
menyertainya. komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol
karyawan dengsn menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya, kepada
siapa melaporkan hasil pekerjaannya, dan hal-hal lain yang
membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka.
2. Fungsi Motivasi
Fungsi ini dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan
mengenai apa yang telah mereka kerjakan, sebaik apa mereka
mengerjakannya, dan apa yang seharusnya dilakukan untuk
meningkatkan kinerja mereka di masa depan.
3. Fungsi Emosi
Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melaksanakan
interaksi sosial. Salah satu bentuk interaksi sosial adalah
komunikasi di mana masing – masing anggota organisasi dapat
mengekspresikan emosi yang negatif. misalnya frustasi atau tidak
puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman
sekerja.
4. Fungsi Informasi
Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pengambilan
keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan
mentransfer data dan alternaif pilihan yang ada, individu atau
organisasi akan mudah dalam mengambil keputusan.
 Dari keempat fungsi komunikasi di atas tidak ada ada fungsi yang
lebih penting dari yang lain. Setiap proses komunikasi akan
melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada.

Contoh: Apabila agar seorang staf administrasi keuangan dapat

bekerja secara efektif dan efisien, supervisor sebaiknya
menggunakan komunikasi yang dapat mengontrol, memotivasi dan
memberikan informasi kepada mereka.

Komunikasi yang efektif

Bentuk dari komunikasi:
1. Komunikasi nonverbal, komunikasiyang paling dasar yaitu proses
komunikasi tanpa kata tetapi berupa isyarat, gerak tubuh, ekspresi
tubuh dll.
2. Komunikasi verbal yaitu berupa kata yang disusun agar memiliki
arti.
3. Komunikasi tulisan, yaitu komunikasi yang dapat berupa memo,
surat, email, faksimile, yang ditransfer melalui tulisan atau simbol
pada sebuah media.
Menurut Bovee, ada beberapa asas komunikasi agar dapat
berkomunikasi secara efektif, antara lain:
1. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran
orang lain.
2. Orang hanya bisa memahami tentang suatu hal jika
menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti.
3. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban
untuk membuat dirinya dimengerti.
4. Orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu
kewajiban untuk meminta penjelasan.

Ciri-ciri pesan yang efektif:

1. Menyediakan informasi yang praktis
2. Memberikan fakta dibandingkan kesan. dengan menggunakan bahasa
yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud
 3. Mengklarifikasi dan menyingkat informasi dengan menggunakan
tabel,bagan,foto maupun diagram yang menjelaskan pesan yang
dimaksud.
4. Menyatakan tanggung jawab secara jelas dengan menjelaskan apa
yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan,karena pesan
kita hanya ditujukan kepada orang-orang tertentu saja.
5. Membujuk dan menyediakan rekomendasi biasanya pesan yang
disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu
atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan
dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh dengannya.

Komunikasi organisasi
Bentuk komunikasi
 FORMAL
1. Komunikasi yang sudah direncanakan masingmasing bagian (surat,
email, memo) mengikuti suatu prosedur organisasi.
2. Komunikasi kasual yang terjadi antar anggota organisasi (email,
face to face, telephon) yang tidak mengikuti prosedur suatu
organisasi

 INFORMAL
1. Komunikasi yang sudah direncanakan dengan pihak luar (surat,
laporan, pidato, memo , website, maupun press release)
2. Komunikasi kasual yang berlangsung dengan pelanggan, penyalur,
investor (email, face to face, telephon)

Komunikasi Formal
Komunikasi yang dilakukan berdasarkan rentang atau struktur organisasi
perusahaan, baik berupa downward, upward, atau horizontal flow.
Walaupun dalam kenyataanya keberadaan strukstur tersebut tidak akan
dapat meng halangi seluruh komponen organisasi berkomunikasi satu sama
lain.
a. Downward (Komunikasi atas ke bawah) Contohnya pimpinan
memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah,
pengumumamn, rapat.
b.Upward (Komunikasi yang terjadi dari bawah ke atas) Contohnya: staf
memberikan laporan, saran–saran, pengaduan, kritikan, kotak saran kepada
pimpinan.
c. Horizontal (Komunikasi mendatar, antara anggota staff dengan anggota
staff) Berlangsung tidak formal, antara lain dengan komunikasi vertikal
yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja.

Komunikasi Informal
Adalah komunikasi yang terjadi di antara seluruh bagian organisasi
sebagai perwujudan kebutuhan manusia sebagai insan sosial. Menurut
penelitian komunikasi yagn terjadi di suatu organsasi kurang lebih 80%
berlangsung dalam bentuk ini. Bahkan perkembangan teknologi
memungkinkan banyak eksekutif berusaha mendapatkan informasi dari
tangan pertama untuk memberikan tanggapan yang lebih cepat atas suatu
masalah yang terjadi di lapangan dalam jaringan komunikasi informal.

Hambatan komunikasi
Menurut Robbins, ada empat hambatan komunikasi yang akan
mempengaruhi kualitas komunikasi yang kita lakukan:
1. Perbedaan bahasa dan persepsi
2. Gangguan komunikasi
a. Gangguan emosional misalnya; perbedaan nilai-nilai
serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima
pesan, sehingga menimbulkan emosi di atas
pemikiranpemikiran dari si pengirim maupun si penerima
pesan yang hendak disampaikan.
b. Gangguan fisik misalnya: gangguan kesehatan (cacat
tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat
komunikasi dan sebagainya.
3. Overload informasi
4. Penyaringan yang tidak tepat.
Dari hambatan diatas ada beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk
meminimalisir dampak hambatan tersebut, yaitu:
1. Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens Hal utama yang
harus dilakukan dalam berkomunikasi adalah memfokuskan diri pada
audiens yang akan dituju, dengan melakukan ini komunikasi yang
dilakukan dapat dipastikan efektif, karena kita akan berusaha
menyajikan pesan atau informasi lebih berarti pada sisi penerima
untuk mendapatkan feedback yang diharapkan atas terjadinya
komunikasi
2. Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka
3. Komitmen untuk berkomunikasi secara etis
4. Menggunakan pesan yang singkat dan efektif.

PERTEMUAN 11
BUDAYA ORGANISASI
Budaya organisasi
merupakan salah satu peluang untuk membangun Sumber Daya Manusia
melalui aspek perubahan sikap dan perilaku yang diharapkan mampu
menyesuaikan diri dengan tantangan yang sedang berjalan dan yang akan
datang. Budaya organisasi merupakan suatu kekutan sosial yang tidak
tampak, yang dapat menggerakkan orang-orang dalam suatu organisasi
untuk melakukan aktivitas kerja.

Ciri-Ciri Budaya Organisasi

Fremont E kast dan James E. Rozenwelg dalam Siswanto dan Sucipto
(2008:146) menyimpulkan ada delpan ciri-ciri budaya yang membawa
sukses, yaitu:
1. Kecenderungan untuk bertindak
2. Dekat kepada pelanggan
3. Otonomi dan kewirausahaan
4. Produktivitas melalui orang
5. Memberikan rangsangan nilai, f.Bertahan pada kenilaian.
6. Bentuk sederhana, sifat ramping.
7. Sifat longgar-ketat simultan
Manfaat Budaya Organisasi
Beberapa manfaat budaya organisasi dikemukakan oleh Robins sebagai
berikut:
1. Mengatasi peran yang membedakan antara organisasi yang satu
dengan organisasi yang lain. Setiap organisasi mempunyai peran
yang berbeda sehingga perlu memiliki akar budaya yang kuat dalam
sistem dan kegiatan yang ada dalam organisasi.
2. Menimbulkan rasa memiliki identitas bagi para anggota organisasi.
Dengan budaya organisasi kuat akan merasa memiliki identitas yang
merupakan ciri khas organisasi.
3. Mementingkan tujuan bersama daripada mengutamakan kepentigan
individu .
4. Menjaga stabilitas organisasi. Kesatuan komponenkomponen
organisasi yag direkatkan oleh pemahaman budaya yang sama akan
memebuata kondisi organisasi relatif stabil

Karateristik Budaya Organisasi

a. Penelitian menunjukkan bahwa ada tujuh karakteristik utama
yang, secara keseluruhan, merupakan hakikat budaya
organisasi.
b. Inovasi dan keberanian mengambil risiko. Sejauh mana
karyawan didorong untuk bersikap inovatif dan berani
mengambil risiko.
c. Perhatian pada hal-hal rinci. Sejauh mana karyawan diharapkan
menjalankan presisi, analisis, perhatian pada hal-hal detail.
d. Orientasi hasil. Sejauh mana manajemen berfokus lebih pada
hasil ketimbang pada teknik dan proses yang digunakan untuk
mencapai hasil tersebut.
e. Orientasi orang. Sejauh mana keputusan-keputusan manajemen
mempertimbangkan efek dari hasil tersebut atas orang yang ada
di dalam organisasi.
f. Orientasi tim. Sejauh mana kegiatan-kegiatan kerja di
organisasi pada tim ketimbang pada indvidu-individu.
g. Keagresifan. Sejauh mana orang bersikap agresif dan
kompetitif ketimbang santai.
h. Stabilitas. Sejauh mana kegiatan-kegiatan organisasi
menekankan dipertahankannya status quo dalam
perbandingannya.
Jenis-Jenis Budaya Organisasi
Siswanto dan Sucipto mengemukakan Ada beberapa tipe budaya organisasi
di antaranya, yaitu:
1. Budaya peran (apollo) Jenis budaya organisasi (lembaga) yang
dimiliki ciriciri birokrasi tinggi, dikelola secara secara ilmiah dan
memiliki disiplinn tinggi.
2. Budaya kuasa (zeus) Jenis budaya orgaisasi yang mempunyai ciri-
ciri yaitu ada seorang tokoh di tengah-tengah dan di pusat hubungan
dengan teman-teman yang sehati sepikiran dan mempunyai ciri-ciri
lisan yang kuat da intuitif.
3. Budaya tugas atau matrik (athena) Jenis budaya organisasi di
dalamnya orang-orang berkumpul dari latar belakang ilmu dan
keterampilan yang berbeda-beda, namun mereka berfokus pada tugas
yang sama.
4. Budaya atomistis (bionysius) Jenis budaya organisasi di aman di
dalam orang-orang berkumpulan karena suatu minat, visi atau
keterangan yang sama.

Contoh-contoh Budaya Organisasi

1. Kerapian Administrasi
Budaya organisasi dalam hal kerapian administrasi merupakan yang
harus dihidupkan dalam organisasi baik itu surat-menyurat,
keuangan, pendapatan karyawan, barang masuk/keluar dan
sebagainya yang membantu dalam kinerja organisasi
2. Pembagian
Wewenang Yang Jelas Hal ini merupakan kunci yang dapat
menentukan keberhasilan akan kinerja dalam perusahaan, tanpa
adanya pembagian wewenang kinerja mungkin para anggota atau
karyawan dalam perusahaan tersebut akan kebingungan mana yang
dijalankan dan mana yang tidak.

3. Kedisiplinan
Kedisiplinan merupakan budaya organisasi yang melekat yang
dimana pun berada, dimana disiplin merupakan karakter dari orang-
orang sukses yang dapat menghargai waktu.
4. Inovasi
Budaya organisasi biasanya akan mendorong anggota team untuk
melahirkan suatu ide-ide kreatif dan inovasi baru untuk tujuan
organisasi yaitu kemajuan organisasi.
Cara Merubah Budaya Organisasi
Perubahan budaya paling mungkin terjadi bila kebanyakan atau semua
kondisi berikut ini ada:
1. Suatu krisis dramatis
Inilah kejutan yang menghancurkan status quo dan mengemukakan
pertanyaan mengenai relevansi budaya yang ada. Contoh dari krisis ini
mungkin berupa suatu kemunduran finansial yang mengejutkan, hilangnya
pelanggan utama, atau terobosan teknologis yang dramatis oleh pesaing.
2. Pergantian kepemimpinan
Kepemimpinan puncak yang baru, yang dapat memberikan suatu perangkat
alternatif dari nilai-nilai kunci, dapat dipersepsikan sebagai lebih mampu
dalam menanggapi krisis itu. Yang pasti disini adalah eksekutif kepala
dari organisasi itu tetapi itu juga mungkin perlu mencakup semua posisi
manajemen senior. Mempekerjakan dirut dari luar pada IBM (Louis
Gerstner) dan General Motor (Jack Smith) melukiskan upaya untuk
memperkenalkan kepemimpinan baru.
3. Organisasi yang muda dan kecil
Makin muda organisasi itu, akan makin kurang berakar budayanya. Sama
halnya, lebih mudah bagi manajemen untuk mengkomunikasikan nilai-
nilainya yang baru bila organisasi itu kecil. Sekali lagi ini membantu
menjelaskan kesulitan yang dihadapi korporasi multimiliardolar dalam
mengubah budayanya.
4. Budaya lemah
Makin luas suatu budaya dianut dan makin tinggi kesepakatan di kalangan
anggota mengenai nilai-nilainya, akan makin sulit mengubah budaya itu.
Sebaliknya, budaya lemah lebih mudah menerima perubahan dari pada
budaya yang kuat.
PERTEMUAN 12
KERJASAMA DALAM TIM DI PERKANTORAN
kerja sama adalah sebuah sistem pekerjaan yang dikerjakan oleh dua
orang atau lebih untuk mendapatkan tujuan yang direncanakan bersama.
Kerja sama dalam tim kerja menjadi sebuah kebutuhan dalam mewujudkan
keberhasilan kinerja dan prestasi kerja.
Kerja sama dalam tim kerja akan menjadi suatu daya dorong yang
memiliki energi dan sinergisitas bagi individuindividu yang tergabung
dalam kerja tim. Komunikasi akan berjalan baik dengan dilandasi
kesadaran tanggung jawab tiap anggota.

UNSUR KERJASAMA
1. Dua Orang atau Lebih
Artinya kerjasama akan ada kalau ada minimal dua orang/pihak yang
melakukan kesepakatan. Oleh karena itu, sukses tidaknya kerjasama
tersebut ditentukan oleh peran dari kedua orang atau kedua pihak
yang bekerjasama tersebut.
2. Aktivitas
Menunjukkan bahwa kerjasama tersebut terjadi karena adanya
aktivitas yang dikehendaki bersama, sebagai alat untuk mencapai
tujuan dan ini membutuhkan strategi (bisnis/usaha).
3. Tujuan dan Target
Merupakan aspek yang menjadi sasaran dari kerjasama usaha
tersebut, biasanya adalah keuntungan baik secara financial maupun
nonfinansial yang dirasakan atau diterima oleh kedua pihak.
4. Jangka Waktu Tertentu
Menunjukkan bahwa kerjasama tersebut dibatasi oleh waktu, artinya
ada kesepakan kedua pihak kapan kerjasama itu berakhir. Dalam hal
ini, tentu saja setelah tujuan atau target yang dikehendaki telah
tercapai.

JENIS KERJASAMA
Terdapat enam jenis kerjasama, antara lain:
1. Tim Formal
Sebuah tim yang dbibentuk oleh organsasi sebagai bagian dari tim
formal
2. Tim Vertikal
Sebuah tim formal yang terdiri dari seorang manajer dan beberapa
orang bawahannya dalam rantai komando organisasi formal.
3. Tim Horizontal
Sebuah tim formal yang terdiri dari beberapa karyawan dari tingkat
hirarki yang hampir sama tetapi berasal dari area keahlian yang
berbeda.
4. Tim dengan Tugas Khusus
Sebuah tim yang dibentuk di luar organisasi formal untuk menangani
sebuah proyek dengan kepentingan atau kreativitas khusus.
5. Tim Mandiri
 Sebuah tim yang terdiri dari lima hingga dua puluh orang pekerja
dengan beragam keterampilan yang menjalani rotasi pekerjaan untuk
menghasilkan sebuah produk atau jasa secara lengkap, dan
pelaksanaannya diawasi oleh seorang annggota terpilih.
6. Tim Pemecahan Masalah
Biasanya terdiri dari lima hingga dua belas karyawan yang dibayar
perjam dari departemen yang sama, dimana mereka bertemu untuk
mendiskusikan cara memperbaiki kualitas, efisiensi, dan lingkungan
kerja.

TAHAP PERKEMBANGAN KERJASAMA

Perkembangan kerjasama pada umumnya melalui lima tahap yaitu:
1. Tahap Pembentukan (Forming)
Tahap awal ini merupakan perkenalan anggota tim atau orientasi. Setiap
individu ingin mengetahui karakteristik masingmasing, harapan dan
perilaku apakah mereka bisa saling cocok. Pemimpin kerjasam perlu
memberi waktu kepada anggotanya untuk saling mengenal
2. Tahap Gejolak (Storming)
Ketika anggota sudah saling mengenal muncul konflik yang berkaitan
dengan kepentingan masing-masing, misalnya memperebutkan posisi dalam
tim kerja atau berselisih tentang misi kerja. Pemimpin sebaiknya
bijaksana dan tetap terus memotivasi setiap anggota untuk menyelesaikan
konflik
3. Tahap Pembentukan Norma (Norming)
Tahap ini lebih tenang karena anggota kerjasama telah saling kenal dan
dapat mengatasi konflik yang timbul. Saling menerima merupakan modal
yang kuat untuk membentuk sebuah tim yang sukses. Pemimpin sebaiknya
memanfaatkan ini untuk menekankan persatuan untuk mencapai tujuan
kerjasama bersama-sama.
4. Tahapan Pembentukan Kinerja (Performing)
Tahap ini merupakan periode anggota kerjasama untuk bekerja mencapai
tujuan. Dalam melaksanakan tugas, anggota bertemu secara berkala dan
bekerja sama mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pimpinan sebaiknya
memotivasi seluruh anggota untuk memberikan kontribusi
5. Tahap Pembubaran (Adjourning)
Ketika tujuan diadakannya kerjasama telah tercapai, dan tidak
diperlukannya kerjasama tersebut, tim dapat dibubarkan. Pemimpin
sebaiknya memberikan penghargaan khusus kepada anggota berprestasi

TUJUAN KERJASAMA
1. Kesatuan Tujuan
Setiap anggota tim memiliki kesamaan visi,misi dan program kerja.
2. Efisiensi
Setiap anggota tim menyelesaikan tugas atau pekerjaan secara
cepat,cermat dan tepat tanpa pemborosan dan kecerobohan.
3. Efektif
Setiap anggota tim memiliki tujuan yang jelas, memiliki
keterampilan yang memadai, memiliki komitmen, saling percaya,
memiliki komunikasi yang baik, memiliki kemampuan bernegoisasi,
dan memiliki kemampuan yang tepat.

MANFAAT KERJASAMA
1. Meningkatkan Efisiensi Kerja
Setiap orang dalam tim mungkin memiliki pemikiran yang berbeda-beda.
Namun iim kerja ini harus memahami target dalam kelompok dan memiliki
satu visi yang sama dalam bekerja. Jika terjalin kerjasama yang baik,
maka efisiensi kerja jadi meningkat. Setiap anggota akan menjalankan
fungsinya secara bersamaan sesuai tanggung jawab masing-masing,
sehingga pekerjaan yang menumpuk dapat cepat diselesaikan.
2. Ide Kreatif Bermunculan
Bekerjasama dalam tim dapat saling berkomunikasi untuk bertukar
pikiran. Kreativitas pun akan dilatih karena terdapat diskusi untuk
membahas berbagai gagasan yang menarik nantinya. Anggota lain juga
bisa mendapatkan ide terbaik yang pada akhirnya menciptakan solusi yang
optimal secara bersama-sama.
3. Beban Kerja Menjadi Lebih Ringan
Suatu pekerjaan besar pasti akan terasa mudah jika dikerjakan oleh
beberapa orang. Meski setiap orang memiliki tugas masing-masing sesuai
jobdesk yang dibagikan oleh atasan, semuanya akan saling melengkapi
untuk mencapai tujuan bersama.
4. Stress kerja berkurang
Dengan adanya tim kerja makaakan mengurangi tingkat stress serta beban
kerja berkurang karena didelegasikan kepada tim.
5. Sebagai media aktualisasi diri
Aktualisasi diri adalah ketepatan seseorang di dalam menempatkan dirinya
sesuai dengan kemampuan yang ada di dalam dirinya.

DIMENSI TIM
Terdapat empat Dimensi Tim yang efektif, antara lain:
1. Dimensi Personal
a.Tim yg efektif memiliki komitmen yg dalam satu dengan yang lain.
b.Segenap tim saling menularkan anthusiasme.
c.Setiap orang rindu memberi kontribusi demi mencapai tujuan bersama.
2. Dimensi Relational
a.Tim yang efektif berkomunikasi secara terbuka dan jujur.
b.Mereka berkolaborasi dengan kesediaan untuk saling melengkapi demi
mencapai tujuan bersama.
c.Mereka memanage konfliks secara bijak.
3. Dimensi Strategis
a.Tim yang efektif fokus kepada visi yg menjadi pendorong untuk terus
maju bersama.
b.Mereka menyepakati dan mengikuti sasaran yang jelas.

4. Dimensi Proses
a.Tim yang efektif sangat terbuka terhadap perubahan.
b.Mereka memiliki kesadaran yang kuat akan keterkaitan segenap anggota
tim.

MEMBANGUN TIM YANG EFEKTIF

1. Sasaran Tim harus ditentukan dengan jelas
 2. Kenali Faktor-faktor penentu efektivitas kerja
3. Fokuskan Tim Pada Prestasi kerja
4. Wewenang setiap anggota harus jelas
5. Pimpinan dipilih berdasarkan kemampuan dan ketrampilan dalam
memimpin
6. Ciptakan kondisi yang baik dan disiplin terhadap tugastugas tim

PERTEMUAN 13
NEGOSIASI DAN KONFLIK DI PERKANTORAN
Negosiasi dan Konflik di perkantoran sering terjadi, namun demikian para
pipinan pada umumnya tidak menyukai konflik dan sering kali tidak
mengetahui cara mengatasi konflik ketika konflik itu benar-benar terjadi
Keterampilan bernegosiasi hendaknya dimiliki oleh setiap pegawai untuk
mempengaruhi oranglain atau pihak-pihak yang berpengaruh terhadap
pengambilan keputusan atau jalinan hubungan pekerjaan
Konflik Menurut Rue dan Byar dalam (Priansa dan Garnida,2013)
adalah suatu kondisi perilaku yang tidak tersembunyi atau tidak
disembunyikan dimana satu pihak ingin memenangkan kepentingannya
sendiri di atas kepentingan pihak lain.

PENYEBAB KONFLIK
Beberapa sebab terjadinya konflik dalam negosiasi adalah:
1. Lebih fokus kepada orang dan posisi daripada masalah yang ada
2. Adanya agenda tersembunyi atau rasa saling tidak percaya terhadap
pegawai lain
3. Manipulasi dan perilaku agresif Keinginan untuk menang tanpa
memperdulikan apapun resikonya
4. Megejar sasaran yang terlalu tinggi dan tidak realistis
5. Tidak bersedia meluangkan waktu untuk berbicara dari hati ke hati
6. Kurang jelasnya peran atau tingkat otoriras
7. Kriteria subyektif yang ingin digunakan sebagai dasr pengambilan
keputusan atau proses pengambilan keputusan yang tidak jelas

TIPE KONFLIK
1. Terlalu bergantung dengan satu sama lain
Tipe konflik satu ini biasanya terjadi ketika seorang pegawai bergantung
pada orang lain dalam menyelesaikan pekerjaan. Masalahnya, setiap divisi
di tempat kerja idealnya memang saling berkaitan sehingga susah untuk
tidak bergantung dengan satu sama lain. Misalnya, divisi keuangan yang
sangat bergantung pada divisi sales. Jika divisi sales terlambat
memberikan angka penjualan bulanan, divisi keuangan pasti akan telat
pula menyusun anggara finansial.
2. Perbedaan gaya bekerja
Setiap anggota tim pasti memiliki gaya bekerja yang berbeda-beda. Ada
yang lebih suka bekerja dengan pendekatan team-oriented, tapi ada juga
yang lebih memilih mengerjakan segala sesuatunya sendiri karena dirasa
lebih cepat. Perbedaan gaya kerja ini yang dapat memicu konflik.
pimpinan harus bisa memahami gaya kerja masing-masing pegawai
sehingga tahu langkah atau pendekatan apa yang harus diambil jika
misalnya terjadi konflik.
3. Konflik kepemimpinan
Sama seperti gaya bekerja, setiap pemimpin pasti memiliki gaya
kepemimpinan yang berbeda-beda pula. Terlebih jika perusahan memiliki
co-founders, perbedaan gaya memimpin pasti akan lebih terasa. Misalnya,
Founder menerapkan gaya kepemimpinan dengan pendekatan langsung dan
personal, sedangkan co-founder lebih suka dengan komunikasi yang
terbuka.
4. Konflik kepribadian
tipe konflik ini paling sering terjadi di dunia kerja. Umumnya, konflik
yang terkait kepribadian bisa terjadi karena munculnya persepsi terhadap
karakter, tindakan, atau motif seseorang.
5. Perbedaan latar belakang personal
Dalam ilmu komunikasi, ada yang disebut dengan frame of reference dan
field of experience. Apabila frame of reference mengacu pada pengetahuan
yang dimiliki seseorang, maka field of experience adalah pengalaman yang
pernah dilaluinya. Kedua hal ini membentuk latar belakang kehidupan
seseorang, yang tentu berbeda-beda pada tiap orang.
Perbedaan inilah yang kerap menimbulkan konflik karena setiap pekerja
tidak memahami betul latar belakang personal pekerja lain. Karenanya,
luangkan waktu untuk sering berkumpul dengan pegawai.

PETA KONFLIK
Konflik yang dapat dikendalikan secara cerdas dan profesiona dapat
mendorong pekerja lebih bersikap dinamis, semangat, kritis dan responsif
terhadap perubahan lingkungan. Individu tersebut akan berusaha
mengidentifikasi masalah yang ada sehingga pada akhirnya mampu
melakukan pengambilan keputusan secara tepat. Pengambilan keputusan
yang tepat akan mempengaruhi tingkat efektivitas organisasi.
Berikut adalah hubungan antara tingkat konflik dan efektifitas
organisasi (Laksmi et all, 2015)

TEKNIK MENGATASI KONFLIK

Konflik perlu diturunkan hingga ketingkat konflik yang bisa diterima,
Solusi pemecahannya dapat dilakukan dengan menggunakan teknik
resolusi maupun teknik simulasi. Teknik-teknik tersebut adalah sebagai
berikut:
1. Menentukan dan Mewujudkan tujuan Superordinat atau tujuan
bersama.
Teknik ini dilakukan oleh superordinat dari dua atau lebih unit yang
bersepakat bersama untuk mencapai suatu tujuan. Kesepakatan
tersebut sekaligus pengakuan bahwa mereka membutuhkan bantuan
dan dukungan unit lain untuk bekerjsasama. Dengan demikian
konflik bisa teratasi dengan sendirinya.
2. Mengurangi saling ketergantungan antara unit
Sebagai sebuah sistem, organisasi terdiri dari pekerjaanpekerjaan
yang harus dilakukan dan saling tergantung oleh beberapa unit.
Misalnya unit produksi akan tergantung pada hasil analisis dari unit
litbang, unit litbang tergantung kepada unit SDM dan Keuangan dan
seterusnya. Keterlambatan dari satu unit akan mengacaukan seluruh
 sistem dan konflik akan mencuat. Cara mencegahnya antara lain
adalah dengan menempatkan seorang koordinator diantara unit-unit
yang sarat oleh ketergantungan
3. Memperkuat Sumber Daya
Teknik mengatasi konflik ini adalah dengan memuaskan pihak-pihak
yang saling bertentangan yaitu dengan memberikan kenaikan gaji,
teknik ini sangat tergantung pada sumber daya yang dimiliki
organisasi.
4. Memecahkan Masalah Bersama
Teknik ini adalah cara yang yang paling sehat dalam memecahkan
konflik. Pihak-Pihak yang bertikai berkumpul bersama untuk
mencari tau penyebabnya dan berkomitmen mencari pemecahannya.
Untuk menjamin keberhasilan teknik ini, penyelia perlu
menganalisis cara pandang, pemikiran dan harapan-harapan pihak
yang bertikai.
5. Sistem Naik Banding
Sistem yang dimaksud adalah dengan menciptakan saluran formal
khusus untuk menangani konflik, semacam orang ketiga, serikat
kerja, atau ombudsman. Ombudsman adalah seorang yang diangkat
organisasi untuk menangani perselisihan. Cara yang digunakan
umumnya adala pemecahan bersama dengan jalan negosiasi.
6. Wewenang Formal
Bagi penyelia yang sedang menghadapi konflik mereka dapat
menggunakan wewenang formal secara penuh. Teknik ini digunakan
terutama oleh atasan langsung dari pihak-pihak yang bertikai.
7. Meningkatkan Interaksi
Teknik ini dilakukan dengan cara membaurkan pihak-pihak yang
bertentangan kedalam satu unit. Semakin sering mereka berinteraksi
semakin intens pemahaman diantara mereka. Cara ini memungkinan
seseorang memperluas perspektif terhadap suatu isu, membuka
adanya saling pengertian, dan meningkatkan komunikasi.
8. Menstandarkan penialain terhadap staf dan sistem pemberian
imbalan
Teknik mengatasi konflik dengan cara ini adalah dengan membuat
ukuran-ukuran tertentu atas kinerja pekerja dan berdasarkan standar
tersebut. Pekerja berprestasi diberi penghargaan yang layak. Teknik
ini mengingatkan pekerja bahwa fokus utama organisasi selalu
menekankan pada keefektifan seluuh sistem atau kerjasama tim yang
baik
9. Teknik Stimulasi dengan Komunikasi, Keanekaragaman dan
Persaingan
Teknik Stimulasi atau teknik merangsang adalah cara yang berlaku
sebaliknya dari teknik-teknik sebelumnya, yaitu cara untuk memacu
 timbulnya konflik. Konflik pada dasarnya memiliki nilai positif
untuk mendorong perubahan kearah yang lebih baik. Organisasi
dapat mengomunikasikan informasi yang memaksa orang untuk lebih
responsif dalam meghadapi lingkunan atau mendorong pertimbangan
kembali terhadap situasi terkini. Konflik juga bisa diransang melalui
isu keberagaman, misalnya dengan melibatkan orang luar yang
memiliki latar belakang, pendidikan dan nilai-nilai yang berbeda
dengan yang dipegang saat itu.
Konflik bisa juga dimunculkan dengan persaingan, Seperti pemberian
hadiah bagi presenter terbaik

PERTEMUAN 14
PENATAAN LINGKUNGAN PERKANTORAN
Lingkungan kerja adalah kehidupan sosial, psikologi, dan fisik dalam
perusahaan yang berpengaruh terhadap pekerja dalam melaksanakan
tugasnya. Pegawai akan menghasilkan kinerja dan produktivitas kerja yang
optimal jika nyaman dalam bekerja.

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI LINGKUNGAN KERJA

Faktor yang dapat mempengaruhi terbentuknya suatu kondisi lingkungan
kerja dikaitkan dengan kemampuan manusia dalam bekerja adalah:
1. Penerangan/ Cahaya di tempat kerja
Cahaya/ penerangan yang kurang jelas mengakibatkn penglihatan menjadi
kurang jelas, sehingga pekerjaan akan menjadi lambat, banyak mengalami
kesalahan dan pada akhirnya menyebabkan kurang efisien dalam
melaksanakan pekerjaan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Untuk
mengukur kesatuan jumlah cahaya disebut “foot Candle”

2. Sirkulasi udara ditempat kerja

Komposisi udara sekitar manusia terdiri dari 21% oksigen, 78% nitrogen,
0,03% karbondioksida dan 0,97% gas lainnya. Oksigen merupakan gas
yang dibutuhkan oleh makhluk hidup. Udara dinyatakan kotor apabila
kadar oksigen dalam udara telah berkurang atau bercampur dengan polusi
gas buang atau bau bau berbahaya yang ditandai dengan sesak pernafasan.
3. Kebisingan di tempat kerja
Salah satu bentuk dari polusi adalah kebisingan dari bunyi-bunyian yang
dapat menggangu ketenangan kerja, merusak pendengaran dan kesalahan
komunikasi. Kebisingan dinyatakan dalan Desible (db).
4. Tata Warna di tempat kerja
Warna berkaitan dengan warna tembok ruangan dan interior yang ada
disekitar tempat kerja. Warna sangat berpengaruh terhadap kemampuan
mata melihat objek. Beberapa penelitian menunjukkan beberapa pengaruh
terhadap kemampuan mata melihat objek, antara lain:
1. Warna merah ; bersifat merangsang
2. Warna kuning; memberikan kesan luas, leluasa dan tenang
3. Warna hijau/ biru; memberikan kesan sejuk, aman dan segar
4. Warna gelap; memberikan kesan sempit
5. Warna terang; memberikan kesan luas

Tata ruang Kantor adalah pengturan ruangan kantor serta penyusunan

alat-alat dan perabotan sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor
yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pegawai.

ASAS TATA RUANG KANTOR

1. Asas jarak terpendek
2. Asas rangkaian kerja
3. Asas penggunaan segenap ruangan
4. Asas perubahan susunan tempat kerja
5. Asas integrasi kegiatan
6. Asas keamanan dan kepuasan pegawai
1. Asas Jarak Terpendek
Asas tata ruang kantor yang mendesain tempat kerja pegawai dan
penempatan alat-alat diletakkan dalam jarak yang sedekat dan sependek
mungkin, sehingga memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan
kantor dapat dilakukan dengan cepat.
2. Asas Rangkaian Kerja
Menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor yang akan digunakan
menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan- urutan penyelesaian
pekerjaan kantor dari pegawai yang bersangkutan. Oleh karena itu satu
komputer selalu bergandengan dengan printer, kertas dan keperluannya
yang berurutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas jarak terpendek
3. Asas Penggunaan Segenap Ruangan
Yang Ada Asas ini menggunakan seluruh ruangan yang ada di kantor.
Jangan dibiarkan ada ruangan yang kosong. Ruangan yang dimaksud bukan
hanya yang berupa luas lantai saja, melainkan juga ruang yang vertikal
keatas maupun kebawah, jadi sedapat mungkin tidak ada ruangan yang
tidak terpakai.
4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja
Merupakan Asas tata ruang yang mudah diubah atau disusun kembali dan
perubahannya tidak terlampau sukar serta tidak memakan biaya yang
besar. Dengan tata ruang yang berubah, baik layout, warna maupun letak
perabot akan memberikan suasana yang lebih segar bagi para pegawai dan
pelanggan yang dilayani.
5. Asas Integrasi Kegiatan
Tata ruang dan peralatan kantor yang harus mengintergrasikan kegiatan
antar dan interbagian yang ada dalam organisasi.
6. Asas Keamanan dan Kepuasan Kerja bagi Pegawai
Tata ruang dan pelatanan kantor harus membuat pegawai dapat bekerja
secara aman, nyaman dan puas.

TUJUAN TATA RUANG KANTOR

Tujuan tata ruang kantor menurut Laksmi et all (2015) adalah:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
2. Menjamin kelancaran/ kemudahan bagi arus kerja/ komunikasi
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang
akan menemui suatu bagian tertentu.
5. Memudahkan pengawasan
6. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang
7. Memberikan privasi/ keleluasaan pribadi dan keamanan

JENIS TATA RUANG KANTOR

Secara garis besar, tata ruang kantor dapat dibedakan menjadi dua macam
yaitu ruang kantor terbuka dan ruang kantor tertutup.
1. Ruang kantor terbuka (Open Plan Offices)
Semua aktivitas dilaksanakan bersama-sama oleh beberapa pegawai dalam
satu ruangan besar, yang terbuka dan tidak dipisahkan oleh tembok atau
penyekat yang terbuat dari kayu.
Keuntungan ruang kantor terbuka adalah:
a. Memudahkan perubahan layout ruangan tanpa perlu biaya tinggi
b. Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antr pegawai tetap baik
c. Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja
d. Memudahkan penempata, penggunaan dan perawatan peralatan kerja
e. Memudahkan pengawasan
Sementara kerugiannya adalah:
a. Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia
b. Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan memerlukan
air cleaner untuk mengurangi bau
c. Memungkinkan terjadinya kebisingan yang menganggu konsentrasi kerja

2. Ruang Kantor Tertutup (Closed Plan Offices)

Ruang bekerja dipisahkan dalam kamar-kamar atau ruangan dipisahka oleh
tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.
Keuntungan ruang kantor tertutup adalah:
a. Cocok untuk pekerkaan yang harus terjamin kepentingan, kerahasiaan
dan keamanannya. Baik dari segi pembicaraan, dokumen-dokumen, maupun
aset perusahaan yag berharga.
b. Konsentrasi terhadap pekerjaan dapat lebih mudah
c. Lebih menghargai tamu yang datang

Sementara kerugiannya sebagai berikut:

a. Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk memisahkan ruangan, lebih
banyak alat komunikasi (Seperti telepon dan email) , penerangan,
ventilasi, peralatan kantor, dan pemeliharaannya.
b. Mempersulit perubahan layout kantor atau fleksibilitas ruangan kurang
c. Komunikasi dan koordinasi lebih sulit jika tidak ditunjang oleh alat
komunikasi yang memadai
d. Mempersulit pengawasan

3. Tata Ruang Kantor Berpanorama (Lanscape Offices)

Tata ruang kantor yang berhiasi dekorasi taman. Ruangan diupayakan
memiliki pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan
lingkungan yang nyaman dan menyenangkan.
Keuntungan dari tata ruang berpanorama adalah:
a. Pegawai merasa nyaman betah bekerja dalam ruangan yang demikian.
b. Ketegangan urat syarat menjadi berkurang dan menambah udara segar
karena siang hari tanaman mengeluarkan oksigen
Kekurangannya adalah:
a. Biaya yang dikeluarkan untuk membuat dekorasi yang demikian mahal
b. Dalam penerapannya menggunakan tenaga ahli

Selain itu ditinjau dari ruang lingkup kantor, tata ruang kantor dapat
dibedakan menjadi beberapa bagian sebagai berikut:
1. Tata Ruang Pribadi
Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai aasan seperti prestis dan
status. Misalnya ruangan bagi atasan. Selain itu pegawai memerlukan
private office untuk berkonsentrasi dalam pekerjaan atau bekerja dengan
menggunakan alat-alat atau material yang mahal. Sehingga memerlukan
ruangan sendiri.

2. Tata Ruang Antar Bagian

Tata Ruang antar bagian dibagi menjadi beberapa bagian sebagai berikut:
a. General Office Area
Lebih banyak disukai dari pada private office area. Penggunaan General
office area dilakukan jika ada hal-hal berikut:
- Biaya membuat private office area lebih mahal
- Membutuhkan kemudahan dalam pengawasan secara langsung
terhadap bawahan
- Suatu saat dimungkinkan adanya perubahan layout.
- Tidak ingin disulitkan oleh pengaturan penerangan, sirkulasi udara,
alat komunikasi, meubel dan furniture.
- Keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi tinggi
- Adanya asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan
bottom up decission making

b. Private Office Area

Bentuk dari private office area seperti ruang rapat, ruang konferensi,
ruang pelatihan, ruang tamu ataupun ruang pelayanan
c. Service Area
Biasanya merupakan tempat yang ramai. Seperti cafe, ruang fotocopy,
pantry, toilet, ruang percetakan.
d. Storage Area
Digunakan untuk penyimanan barang-barang, misalnya barang bahan
mentah, barang setengah jadi, ruang arsip.