MODUL MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT KELAS XI AP

MODUL 1
MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN RAPAT

A. Pengertian Rapat
Rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk
merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan.

B. Fungsi Rapat
1. Untuk memecahkan masalah 2. Untuk menyampaikan informas
3. Sebagai forum demokrasi 4. Sebagai alat koordinasi antara peserta rapat
5. Sebagai sarana bernegoisasi 6. Sebagai sarana pembentukan peraturan

C. Jenis-Jenis Rapat
1. Menurut Tujuannya
a. Rapat Penjelasan, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada
peserta rapat.
b. Rapat Pemecahan Masalah, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah
yang sedang dihadapi.
c. Rapat Perundingan, yaitu rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu
perselisihan/untuk mencari jalan tengah agar tidak merugikan pihak yang berselisih.
2. Menurut Sifatnya
a. Rapat Resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas msasalah-masalah yang
sangat penting dan dilakukan dengan perencanaan terlebih dahulu.
b. Rapat tidak Resmi, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal.
c. Rapat Terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi/perusahaan
dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
d. Rapat Tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu dan masalah yang
dibahas bersifat rahasia.
3. Menurut Jangka Waktunya
a. Rapat Mingguan b. Rapat Bulanan c. Rapat Semesteran d. Rapat Tahunan
4. Menurut Frekuensinya
a. Rapat Rutin b. Rapat Insidental (Rapat yang tidak terjadwal)

D. Syarat-syarat Rapat yang Baik

1. Suasana Terbuka 2.Tidak Ada Monopoli 3. Partisipasi Aktif dari Peserta Rapat
4. Bimbingan dan Pengawasan dari Pimpinan 5. Pertanyaan Singkat dan Jelas
6. Perdebatan Berdasarkan Argumen bukan Emosi 7. Disiplin Waktu

E. Tipe-Tipe Pemimpin Rapat

1. Tipe Otoriter, yaitu Seorang pemimpin yang suka memaksa kehendak, merasa paling
berkuasa sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta untuk
mengemukakan pendapat
2. Tipe Demokratis, yaitu Seorang pemimpin yang bersifat terbuka, mau menerima kritik
dan saran dari peserta, memberikan kesempatan kepada peserta untuk mengemukakan
pendapat
3. Tipe Laissez-Faire, yaitu Seorang pemimpin yang memberikan kebebasan kepada para
peserta untuk mengendalikan jalannya rapat, bersifat pasif dan cenderung masa bodoh.

F. Tipe-Tipe Peserta Rapat

1. Tipe Pemberi Informasi 2. Tipe Pemberi Semangat 3. Tipe Inisiatif
4. Tipe Pemersatu 5.Tipe Penyerang 6. Tipe Perantara 7. Tipe Pendengar

G. Fungsi Pemimpin Rapat

1. Sebagai Pengarah 2. Sebagai Penengah
3. Sebagai Penggerak 4. Sebagai Pencari solusi

1
H. Fungsi Peserta Rapat
1. Sebagai Penyumbang Pendapat 2. Sebagai Penyumbang Data
3. Sebagai Perumus Kesimpulan 4. Sebagai Pembantu Pimpinan
5. Sebagai Penerima Hasil Keputusan

I. Pengendalian Rapat
1. Pengendalian Bebas Terbatas
2. Pengendalian Secara Ketat
3. Pengendalian Gabungan Bebas Terbatas dan Ketat

K. Teknik Bertanya dalam Rapat

1. Pertanyaan Umum 2. Pertanyaan Langsung 3. Pertanyaan tidak Langsung/ Dioperkan

Tes Formatif
1. Tuliskan pengertian rapat!
2. Jelaskan pengertian rapat menurut sifatnya!
3. Jelaskan tipe-tipe pemimipin rapat!
4. Tuliskan syarat rapat yang baik!
5. Jelaskan perbedaan rapat pemecahan masalah dan rapat perundigan
6. Jelaskan tipe pemimpin rapat!
7. Tuliskan fungsi pemimpin rapat!
8.Tuliskan apasaja pengendalian dalam rapat!
9. Tuliskan apasaja teknik bertanya dalam rapat!
10. Tuliskan fungsi peserta rapat!

2
 MODUL 2
MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN RAPAT

A. Hal-hal yang Harus Dipersiapkan dalam Menyelenggarakan Rapat Formal

1. Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan
dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan Susunan acara rapat adalah rincian /penjabaran
dari rencana jalannya rapat.

Contoh Agenda Rapat

PT DUNIA GEMILANG JAYA
Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan
Telp. (021) 7998888 Faks. (021) 7997777
AGENDA RAPAT
INOVASI PRODUK
1. Laporan Masing-Masing Bagian
2. Strategi Pemasaran Produk

Contoh Susunan acara Rapat

PT DUNIA GEMILANG JAYA
Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan
Telp. (021) 7998888 Faks. (021) 7997777
ACARA
RAPAT INOVASI PRODUK
1. 08.00-08.30 registrasi
2. 08.30-09.00 Pembukaan
3. 09.00-09.15 Pengarahan Pimpinan Rapat
4. 09.15-09.45 Laporan Bagian Produksi
5. 09.45-10.15 Laporan Bagian Keuangan
6. 10.15-10.45 Laporan Bagian Pemasaran
7. 10.45-11.15 Pembahasan dan Tanya Jawab
8. 11.15-11.30 Penutup

2. Menentukan Peserta Papat

3. Membuat Undangan Rapat, dengan syarat:
a. Menggunakan kop/kepala surat
b. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatanya
c. Mencantumkan perihal undangan rapat
d. Mencantumkan nama dan jabatan orang yang diundang
e. Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat rapat diselenggarakan
f. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggungjawab atas surat undangan tersebut
4. Membuat Daftar Hadir Rapat
5. Mempersiapkan Bahan Rapat; (Agenda, laporan/makalah, Notula rapat)
6. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat:
- White board, spidol, penghapus, Map, Block note, Name tag, komputer/laptop, kalender meja,
kalkulator, LCD Proyektur/ OHP dan layarnya, Sound System dan mikrofonnya.
7. Mempersiapkan Ruang Rapat
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengaturan ruangan rapat:
a. Cahaya Penerangan b. Ventilasi Udara c. Pengaturan Tempat Duduk
Untuk pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta dan ruang rapat. Ada beberapa
macam pengaturan tempat duduk:
1) Gaya klasikal/kelas ; pengaturan tempat duduk gaya klasikal untuk jumlah peserta yang banyak
dan digunakan untuk rapat pemberian informasi.
2) Gaya konferensi; pengaturan tempat duduk gaya konferensi digunakan untuk rapat pemecahan
masalah.
3) Gaya huruf U; pengaturan tempat duduk gaya huruf u cocok untuk rapat informal dan biasanya
juga untuk rapat pemecahan masalah.
4) Gaya round table/lingkaran; pengaturan tempat duduk gaya lingkaran digunakan untuk diskusi
kelompok/workshop.
8. Mempersiapkan Akomodasi/Penginapan
9. Mempersiapkan Transportasi
10. Mempersiapkan Konsumsi
11. Mempersiapkan unit kesehatan
14. Pengecekan persiapan terakhir

3
 B. Penyelenggaraan Rapat
1) Membuka Rapat; Hal-hal yang harus dikemukakan dalam membuka rapat adalah
a.Acara/agenda rapat b. Tata tertib rapat c. Motivasi
d. Pengenalan masalah yang akan dibahas e. tujuan diadakan rapat f. Tanggapa/saran
2) Berlangsungnya Rapat: Selama rapat berlangsung, pemimpin harus dapat mengatur jalannya rapat
agar tertib.
3) Menutup Rapat; pemimpin rapat harus dapat menutup rapat dengan baik, sehingga rapat tidak
berlarut-larut.

Tes Formatif
1. Jelaskan perbedaan antara agenda rapat dan susunan acara rapat!
2. Tuliskan apasaja yang menjadi bahan rapat!
3. Tuliskan apasaja yang menjadi peralatan dan perlengkapan rapat!
4. Tuliskan persyaratan dalam membuat undangan rapat formal!
5. Apasaja yang harus dipersiapkan dalam pengaturan ruangan rapat?
6. Tuliskan dan jelaskan macam-macam pengaturan tempat duduk rapat!
7. Apasaja hal yang harus dikemukakan dalam membuka rapat?

4
 MODUL 3
MEMBUAT CATATAN HASIL PERTEMUAN/RAPAT
A. Pengertian Notula

Notula adalah catatan mengenai garis besar isi pembicaraan dan jalannya suatu rapat.
Notula juga sering disebut dengan catatan hasil pertemuan rapat. Orang yang menulis notula
disebut notulis.
Syarat yang harus dimiliki untuk menjadi notulis:
1. Cerdas, teliti dan cekatan dalam mendengar dan menulis
2. Mampu memilih setiap pembicaraan dan ditulis yang penting-penting saja
3. Menguasai stenografi/menulis dengan cepat
4. Konsentrasi yang tinggi
5. Menguasai metode pencatatan secara sistematis
6. Menguasai metode pengolahan data
7. Menguasai berbagai hal yang berkaitan dengan rapat

B. Fungsi Notula
1. Sebagai dokomen dan alat bukti
2. Sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang tidak hadir
3. Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
4. Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat

C. Jenis - jenis Notula

1. Notula Verbatim/harfiah; adalah catatan lengkap tentang semua pembicaraan dalam rapat
2. Notula Resume/ringkasan; adalah catatan yang berisi kesimpulan dari jalannya rapat

D. Teknik Menyusun Notula

1. Judul notula
2. Nama badan/lembaga yang menyelenggarakan rapat
3. Hari/tanggal penyelenggaraan rapat
4. Waktu
5. Tempat
6. Nama peserta yang hadir
7. Nama peserta yang tidak hadir
8. Nama pemimpin rapat dan Sekretaris
9. Agenda rapat
10. Catatan jalannya rapat(dari acara pertama sampai dengan penutup)
11. Nama dan tanda tangan pembuat notula
12. Pengesahan oleh pemimpin rapat

Contoh Notula

NOTULA RAPAT DIREKSI

PT. CIPTA KARYA

Hari/Tanggal : Senin, 6 Januari 2014

Waktu : 09:00 – 13:30
Tempat : Ruang Sidang Direksi
Hadir : 1. Bapak Erik Rahmanto, Presiden Direktur
2. Bapak Ferdinan Marcus, Direktur Umum
3. Bapak Wardino, Direktur Keuangan
4. Bapak Karjono, Akuntan Kepala
5. Bapak Ferry Asman, Direktur Personalia
6. Ibu Linda, Manajer Training
7. Bapak H. Margana, Direktur Pabrik
8. Ibu Hesti, Direktur Pemasaran
9. Ibu Devi, Sekretaris

5
Tidak Hadir : Bapak Maulana, Direksi Produksi
Pemimpin Rapat : Bapak Erik Rahmanto, Presiden Direktur
Sekretaris : Salsabila Putri
Agenda rapat : 1. Pembukaan
2. Pembahasan Pengangkatan Asisten
3. Penawara harga Ishiboda Machine
Catatan Jalannya Rapat:

Pembukaan:
Rapat dibuka oleh pimpinan tepat jam 09:00 WIB dengan ucapan salam dan puji syukur
kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa.

Pembahasan:
1. Pengangkatan Asisten Personalia
Bapak Ferdinan melaporkan bahwa Nn. Noni telah menyatakan kesediaannya menjabat sebagai
Asisten personalia, dan akan menjabat tanggal 1 Februari yang akan datang.
2. Pengangkatan Asisten Akuntansi
Sesudah diadakan pembahasan, disetujui Nn. Lina diterima sebagai Asisten Akuntansi dan
Bapak Ferdinan diinstruksikan mengangkatnya terhitung 1 Februari dengan gaji Rp700.000,00/bulan.
3. Tawaran harga dari Ishiboda Machine Tolls Ltd.
Diketahui oleh siding bahwa tawaran harga dari Ishiboda untuk seperangkat mesin tenun adalah
U$ 109. 000; termasuk ongkos pemasangan dan disetujui perusahaan. Bapak H. Margana
diinstruksikan untuk menanyakan kepada Ishiboda berapa besar potongan harga yang mereka berikan.

Penutup:
Karena tidak ada hal-hal yang dibicarakan lagi, rapat ditutup pukul 13:30 WIB oleh pimpinan
dengan salam penutup.

Jakarta, 6 Januari 2014

Mengetahui,
Pimpinan Rapat Notulis

Erik Rahmanto Salsabila Putri

Tes formatif

1. Jelaskan pengertian notula!

2. Siapakah yang berhak membuat notula!
3. Jelaskan perbedaan antara notula verbatim dan notula resume!
4. Tuliskan syarat untuk menjadi notulis!
5. Tuliskan fungsi dari notula!