Anda di halaman 1dari 35

MODUL

Mata Pelajaran

: Kompetensi Kejuruan

Standar Kompetensi

: Mengelola Pertemuan/Rapat

Kompetensi Dasar

: Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

Kode Kompetensi

I.

: 118

INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

Siswa dapat mendeskripsikan pengertian pertemuan/rapat

Siswa dapat menunjukkan tujuan dan fungsi rapat

Siswa dapat membedakan antara jenis rapat yang satu dengan rapat yang lain

Siswa dapat menjelaskan syarat syarat rapat yang baik

Siswa dapat mengidentifikasi persiapan rapat yang dibutuhkan

Siswa dapat menggambarkan tata ruang rapat

Siswa dapat menyebutkan etika pertemuan / rapat

Siswa dapat menuliskan teknik menyusun agenda & acara rapat

Siswa dapat menyusun undangan rapat

II.

TUJUAN PEMBELAJARAN

Siswa mampu melakukan pertemuan dan peserta yang hadir sesuai dengan kebutuhan

Siswa mampu mengatur pertemuan berdasarkan kebutuhan dan merancang waktunya

Siswa mampu mengatur ruang pertemuan berdasarkan kebutuhan

Siswa mampu mendiskusikan informasi yang ada dalam agenda

Siswa mampu menyiapkan dan mengirimkan bahan untuk pertemuan kepada peserta sesuai
dengan waktu yang telah dibuat

Siswa mampu membuat agenda pertemuan berdasarkan tujuan pertemuan yang telah
ditetapkan

III.

URAIAN MATERI

A. Pengertian Rapat
Salah satu tugas sekretaris adalah mempersiapkan dan melayani pertemuan-pertemuan
atau rapat yang diselenggarakan oleh pimpinannya, baik dalam hal keperluan
pertemuan/rapat maupun dalam jamuan kepada para tamunya (peserta rapat). Rapat adalah
pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik
dalam situasi formal maupun informal untuk membicarakan, merundingkan dan memecahkan
suatu masalah yang menyangkut kepentingan organisasi /perusahaan.
B. Tujuan dan fungsi Rapat
Rapat perlu diselenggarakan, antara lain :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai forum silaturahim dan demokrasi, diharapkan peserta rapat dapat ikut berpartisipasi
kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan.
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat dengan perusahaan /organisasi.
5. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta).
6. Sebagai sarana bernegosiasi
7. Ketentuan hukum
C. Jenis-jenis Rapat
Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangannya atau segi peninjauannya.
1. Berdasarkan Tujuan
Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :
a) Rapat penjelasan ( information conference )
adalah rapat yang diselenggarakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat
dari pimpinan. Dalam rapat ini, peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari
pemimpin rapat tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukann pertanyaan.

b) Rapat pemecahan masalah ( problem solving conference )


adalah rapat yang dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang
sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan
berupa saran atau pendapat yang akan disimpilkan bersama. Hasil kesimpulan yang telah
disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

c) Rapat perundingan ( negotiation conference )


adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan,
mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
2. Berdasarkan Sifat
Menurut sifatnya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :
a) Rapat resmi ( formal meeting )
adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan
aturan yang berlaku. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu
melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
b) Rapat tidak resmi ( informal meeting )
adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi. Rapat ini tidak
memerlukanpersiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang
terjadi secara tiba tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya mendapat
pemberitahuan secara langsung.
c) Rapat terbuka
adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas
merupakan masalah masalah yang tidak bersifat rahasia.
d) Rapat tertutup
adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas
merupakan masalah yang bersifat rahasia.
3. Berdasarkan Jangka Waktunya
Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :
a) Rapat mingguan
adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang
bersifat rutin.
b) Rapat bulanan
adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi
selama sebulan yang lalu.
c) Rapat semester

adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang
terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan
kedepan.
d) Rapat tahunan
adalah rapat yang diadakan setahun sekali.
4. Berdasarkan Frekuensi
Menurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
a) Rapat rutin
adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan). Rapat ini
digunakan untuk masalah masalah rutin dalam suatu organisasi / perusahaan.
b) Rapat insidentil
adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal. Biasanya
rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.
5. Berdasarkan Nama
Menurut nama, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :
a) Rapat kerja
adalah rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang
berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
b) Rapat dinas
adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya dilaksanakan oleh
orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan).
c) Musyawarah kerja
adalah kata lain dari rapat kerja.
6. Berdasarkan Urgensinya
Menurut urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
a) Rapat biasa
adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah masalah yang sudah dianggap biasa.
b) Rapat penting
Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting
karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak penting bagi anggota
organisasi /perusahaan itu sendiri.

7. Berdasarkan Pesertanya
Menurut pesertanya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
a) Rapat vertikal
adalah rapat yang diadakan, dimana yang hadir dalam rapat itu adalah bawahan dan atasan.
b) Rapat horizontal
Adalah rapat yang diadakan antar pejabat suatu organisasi / perusahaan yang sederajat.
D. Syarat syarat Rapat yang Baik
1. Suasana Terbuka
Artinya, setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapapun. Hindari sikap
saling mencurigai dan berprasangka negative diantara sesame peserta rapat.
2. Tidak Ada Monopoli
Rapat yang baik adalah yang demokratis. Artinya, tidak ada tindas menindas atau ingin
menguasai sendiri. Setiap peserta rapat mempunyai hak yang sama ( hak bicara, hak ambil
bagian, dsb)
3. Partisipasi Aktif dari Peserta Rapat
Artinya, tiap peserta rapat aktif ambil bagian dalamjalannya rapat, yaitu harus menjadi
pendengar dan pembicara yang baik

4. Bimbingan dan Pengawasan dari Pimpinan


Rapat yang baik harus terarah karena ada bimbingan dan pengawasan dari ketua/pemimpin
rapat. Pemimpin rapat juga harus dapat memonitor jalannya rapat sehingga pembahasan tidak
menyimpang dari tujuan rapat.
5. Perdebatan Berdasarkan Argumentasi bukan Emosi
Dalam sebuah rapat yang dicari adalah suatu kebenaran bukan perselisihan atau saling
menjatuhkan antara peserta rapat. Rapat yang baik adalah mengadu argumentasi bukan
emosi.
6. Pertanyaan Singkat dan Jelas
Pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, menuju sasaran, dan
tidak bertele tele, serta jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat.
7. Disiplin waktu

Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat
peserta rapatmenjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
8. Selalu ada kesimpulan
Rapat yang baik adalah yang mampu dibuat kesimpulan atau keputusan bersama. Sedangkan
rapat yang tidak baik adalah rapat yang bertele- tele, tanpa ada keputusan.
E. Identifikasi Persiapan Rapat
Secara garis besar persiapan rapat mencakup tiga hal, yaitu:
1. Persiapan Administrasi
Yang perlu diperhatikan menyangkut persiapan administrasi, antara lain :
a.

Notula yang merupakan hasil rapat sebelumnya.

a.

Makalah atau kertas kerja yang akan dibahas dalam rapat

b. Beberapa peraturan yang dibutuhkan


c.

Mempersiapkan materi rapat. Materi rapat antara lain: bahan-bahan acuan berupa buku,
majalah/media cetak atau elektronik yang sesuai dengan materi rapat.

d. Membuat surat undangan


e.

Menyusun acara dan daftar hadir peserta

2. Persiapan Peralatan & Perlengkapan


Alat yang dipersiapkan antara lain sebagai berikut;
a) flip chart dan spidol
b) whiteboard, alat tulis dan penghapusnya.
c) LCD Projector atau OHP
d) Sound system
e) Handy cam
f)

Kamera

g) Tape recorder
h) Map atau tas yang digunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat
i)

Block note dengan ballpoint

j)

Name tag untuk peserta rapat

k) Komputer, internet
3. Persiapan Ruangan

Akomodasi, rapat yang dihadiri oleh peserta dari luar kota dan berlangsung berharihari tentunya harus disiapkan akomodasi atau penginapan.
Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah
sebagai berikut:
1. Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan
penerangan sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah
datangnya sinar matahari tersebut. Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh
beberapa keuntungan, di antaranya

a) Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah


b) Kualitas pekerjaan lebih baik
c) Kesalahan-kesalahan berkurang
d) Semangat kerja pegawai lebih baik
e) Mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)
f)

Prestise lebih baik untuk perusahaan

2. Perencanaan warna
Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian dan pikiran). Para ahli
membedakan tiga warna pokok yaitu warna merah, kuning dan biru.
3. Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu
dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
4. Pengaturan tempat duduk,
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat.
F. Tata Ruang Rapat
Ada beberapa macam pengaturan tata ruang rapat yaitu sebagai berikut:
1. Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat
duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas.

MODUL 2
MERENCANAKAN DAN MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN
1.
2.

3.
4.
a.
b.
c.
d.
e.
f.

A. Pengertian Rapat
Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang,
majelis. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu
masalah.
Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe: Rapat adalah kumpulan beberapa
orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama
untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan
perundingan demi memperoleh suatu hash yang disepakati/disetujui bersama.
Dalam buku Surat Menyurat dan Komunikasi penyusun Cut Rozanna, rapat adalah
pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau
menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
Dalam buku Etika Komunikasi Kantor, susunan Jg. Wursanto, diuraikan bahwa rapat adalah:
Suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering
diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.
Juga dapat dikatakan bahwa rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.
Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk
membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
Secara singkat dapat dikatakan pula bahwa rapat adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan
organisasi.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
2.
3.
4.
1.
a.
1)

2)
3)
b.
1)
2)

3)
4)

B. Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:
Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).
dan lain-lain.
Untuk menentukan tujuan rapat dapat dilakukan dengan cara mengajukan beberapa
pertanyaan sebagai berikut.
Apakah tujuan tersebut realistik?
Apakah waktunya tepat?
Apakah orang-orang yang terlibat atau panitia rapat sudah tepat?
Apakah tujuan sesuai dengan AD (Anggaran Dasar) dan ART (Anggaran Rumah Tangga)
organisasi atau perusahaan.
C. Jenis-Jenis Rapat Dan Syaratsyaratnya
Jenis-jenis rapat
Berdasarkan tujuan
Rapat penjelasan
Rapat penjelasan ialah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan
kepada para peserta rapat dari pimpinan.
Sebagai contoh:
Rapat penjelasan kepala sekolah dihadapan guru untuk menjelaskan perihal pelaksanaan
magang bagi peserta diklat di SMK.
Rapat penjelasan seorang direktur dihadapan para staf mengenai keadaan perusahaan secara
umum.
Rapat penjelasan yang dilakukan seorang ketua kelompok agar para anggota kelompok
mulai melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku.
Rapat pemecahan masalah
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu
masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.
Rapat perundingan
Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya
suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
Berdasarkan sifat
Rapat formal (formal meeting)
Rapat formal ialah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai
dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.
Rapat informal (informal meeting)
Rapat informal ialah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu
rencana yang bersifat resmi, misalnya tanpa undangan, terjadi secara kebetulan, di mana saja,
kapan saja.
Rapat terbuka
Rapat terbuka ialah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat
yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.
Rapat tertutup
Rapat tertutup ialah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu
organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia
(tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

c.
1)
2)
3)
4)
d.
1)
2)
e.
1)
2)
3)

Berdasarkan jangka waktu


Rapat mingguan
Rapat bulanan
Rapat semester
Rapat tahunan
Berdasarkan frekuensi
Rapat rutin
Rapat rutin ialah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, misal mingguan, bulanan.
Rapat incidental
Rapat insidental ialah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya
masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.
Berdasarkan nama
Rapat kerja
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membabas halhal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
Rapat dinas
Rapat dinas ialah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya
dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).
Musyawarah kerja
Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

2. Syarat-syarat rapat
a. Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi
pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
b. Pada saat rapat seluruh peserta hams berperan aktif.
c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka).
d. Adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang
dibahas.
Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat hams mengetahui
syaratsyarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain:
a. Persiapan rapat
Secara garis besar persiapan yang harus dilakukan, yaitu:
1) penentuan tujuan rapat dan acara rapat
2) penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
3) penentuan tempat.
4) Akomodasi
5) Konsumsi
6) media/peralatan
Mengenai persiapan rapat secara terperinci akan dibahas dalam materi berikutnya.
b. Pelaksanaan rapat
1) Suasana rapat berlangsung terbuka
2) Para peserta rapat berpartisipasi aktif
3) Adanya kendali dari ketua rapat
4) Hindarkan debat kusir
5) Bahasa harus komunikatif
6) Hindarkan monopoli ketika berbicara
7) Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat
8) Adanya notulen
9) Acara rapat

10) Media rapat


11) Waktu

1.
2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.
a.

b.

c.

a.
1)
2)

D. Unsur-Unsur Rapat
Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, di antaranya:
tujuan rapat
masalah yang dirapatkan pemimpin rapat
peserta rapat
media rapat
notulis atau sekretaris
Tujuan rapat
Masalah yang dirapatkan
Pemimpin rapat
Tipe-tipe pemimpin rapat:
Tipe otoriter
Tipe otoriter maksudnya ialah seorang pemimpin yang mempunyai rasa bahwa dirinya orang
yang paling berkuasa, paling mengetahui dalam segala hal, dan setiap keputusan hanya
ditentukan dirinya.
Tipe demokratis
Tipe demokratis maksudnya seorang pemimpin yang bersifat adil, terbuka, memberikan
kesempatan kepada para peserta untuk mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau
saran-saran, berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, pemimpin berusaha untuk
membimbing dan mengarahkan peserta rapat, memberi petunjuk, memberikan bantuan
kepada para peserta kelompok.
Tipe laissez faire
Tipe laissez faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat memberikan kebebasan kepada
para peserta rapat untuk mengambil berbagai macam langkah atau cara dalam menyelesaikan
masalah. Peserta rapat
Sifat atau karakter peserta rapci
Beberapa tipe peserta rapat, yaitu sebagai berikut:
Tipe pemersatu
penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar, sabar, tekun/ulet, mempunyai sikap toleran.
Tipe perantara
Bertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung antara yang satu dengan yang lain,
baik perorangan maupun kelompok.

3) Tipe pendengar
Peserta rapat dengan tipe pendengar termasuk peserta rapat yang pasif, tidak turut berperan
serta secara aktif dalam rapat. Tipe pendengar umumnya orang yang bersifat pendiam (jarang
berbicara).
4) Tipe pemberi semangat
Peserta rapat yang termasuk pemberi semangat mempunyai sifat penggerak, kemauan, dan
kemampuan bekerja yang cukup tinggi. Dapat mempengaruhi orang lain karena pandai
membaca situasi, berwibawa, disegani sehingga mempunyai pengaruh baik di kalangan
kelompok sendiri maupun di luar kelompok.
5) Tipe inisiatif
Merupakan orang yang rajin, tekun, kreativitas yang tinggi serta mempunyai keinginan yang
baik, untuk turut memikirkan pemecahan keadaan atau masalah.

6) Tipe pemberi informasi


Pada saat rapat orang-orang yang termasuk tipe pemberi informasi selalu mernberikan
informasi karena mempunyai pengalaman dan pengetahuan yang cukup banyak, mudah
bergaul, dan dapat dipercaya.
7) Tipe penyerang
Peserta rapat tipe ini bersifat pendobrak, menentang terhadap masalah yang sedang dibahas,
pendapat, dan sikap orang lain. Sehingga dapat menimbulkan perdebatan dan perpecahan.
b. Fungsi peserta rapat
1) Sebagai penyumbang pendapat
2) Sebagai penyimpul
3) Sebagai penyumbang data
4) Sebagai penerima basil keputusan
5) Sebagai pembantu pemimpin
4. Media rapat
Media rapat adalah fasilitas peralatan yang biasa digunakan dalam suatu rapat balk rapat
dengan peserta yang sedikit maupun peserta rapat yang berjumlah banyak. Beberapa contoh
media rapat, antara lain:
a. ruangan, meja, dan kursi;
b. lampu penerangan;
c. papan tulis/white board;
d. flip chart;
e. sound system;
f. ballpoint;
g. buku;
h. kertas;
i. pensil;
j. OHP (over head projector);
k. komputer;
l. dan lain-lain
5. Notulis atau sekretaris
Jalannya rapat ditulis oleh seorang petugas khusus yaitu notulis atau sekretaris. Perihal
notulis ini dibahas lebih terperinci dalam bab 3 bagian
E. Teknik Penyelenggaraan Rapat
Teknik-teknik penyelenggaraan rapat terdiri atas kegiatan sebagai berikut.
1. Persiapan rapat
a. Why (Mengapa?)
Latar belakang diadakannya rapat. Para peserta rapat perlu mengetahui mengapa rapat perlu
diselenggarakan.
b. What (Apa?)
Materi atau masalah harus dirumuskan dengan tepat. Jangan sampai permasalahan
dirumuskan terlalu luas.
c. Who (Siapa?)
Orang-orang yang akan terlibat dan diundang dalam rapat harus disesuaikan dengan latar
belakang diadakannya rapat dan masalah yang akan dirapatkan.
d. Where (Dimana)
Penentuan tempat diselenggarakannya rapat harus turut diperhitungkan dengan sebaikbaiknya.
e. When (kapan)
Penentuan waktu, tanggal, jam, hari, harus diperhitungkan dengan melihat kondisi atau
situasi perkembangan organisasi atau perusahaan.

f.

How (bagaimana)
yang akan diselenggarakan (tertutup, terbuka ataukah yang lain).
hal-hal lain yang perlu dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat, yaitu sebagai berikut:
a. Persiapan administrasi
Hal-hal yang berkaitan dengan persiapan administrasi, antara lain sebagai berikut:
1) mengirimkan notula rapat sebelumnya kepada para peserta rapat.
2) mengisyaratkan kebutuhan akan rapat selanjutnya.
3) mengumpulkan bermacam keterangan atau data dan butir-butir acara rapat.
4) memperhatikan hasil rapat atau perjanjian kesepakatan rapat terdahulu.
5) membuat usulan acara rapat dan mendiskusikannya.
6) menyusun secara sistematis setiap acara.
7) menentukan peserta rapat.
8) membuat surat undangan rapat atau konvokasi.
9) menyusun acara rapat dan daftar hadir peserta rapat.
10) memperhatikan dan menentukan media atau peralatan rapat seperti ruangan rapat, tempat
duduk, bentuk tempat rapat, pengeras suara, OHP, lampu penerangan, penempatan tempat
duduk peserta rapat, LCD projector, layar, flip chart, sound system, kertas, ballpoint, buku,
pensil, tip ex, komputer.
11) menyusulkan materi diskusi yang belum sempat dikirim.
12) menyiapkan notulen.
b. Persiapan ruangan
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam aturan ruang rapat, antara lain:
1) cahaya penerangan
2) ventilasi udara
3) pengaturan tempat duduk
4) penempatan peralatan.
c. Persiapan akomodasi konsumsi
d. Kesehatan dan keamanan
e. Penyusunan proposal
Kegiatan yang memerlukan proposal sebelum pelaksanaan, antara lain:
1) Hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan. urusan dinas, organisasi, perusahaan.
2) Hal-hal yang berkaitan dengan hiburan. Misal, pentas seni, pasar amal, bazar, dan lain-lain.
3) Perayaan hari besar nasional dan keagamaan. Misal, hari kemerdekaan, hari pendidikan, Isra
Miraj, dan lain-lain.
Adapun cara menyusun proposal, yaitu sebagai berikut:
1) Kata pengantar; isinya mengemukakan intisari proposal, -antara lain berisi alasan dibuatnya
proposal.
2) Pendahuluan; berisi dasar pemikiran diaclakannya kegiatan, maksud dan tujuan kegiatan,
secara singkat.
3) Maksud clan tujuan kegiatan secara jelas.
4) Jenis kegiatan; contoh perlbmbaan, pembangunan, pentas, amal.
5) Rencana kerja; jadwal kegiatan, target yang ingin dicapai.
6) Lokasi atau tempat kegiatan.
7) Waktu kegiatan.
8) Orang-orang yang terlibat kegiatan atau panitia pelaksana kegiatan.
9) Dana; dituliskan secara terperinci danalbiaya untuk pengeluaran dan pemasukan;
10) Harapan; ditulis dalam bagian kalimat penutup, misal memohon agar orang yang menyetujui
proposal turut aktif atau terlibat dalam pelaksanaan kegiatan.
11) Lampiran-lampiran; daftar panitia, foto/denah yang berkaitan dengan kegiatan.

2. Penyelenggaraan rapat atau pelaksanaan rapat


a. Pembukaan rapat
b. Pembagian tugas
Pada saat rapat berlangsung, adakalanya pembahasan masalah harus dilakukan dengan cara
Orang-orang yang harus mempromosikan barang
Cara mempromosikan barang, media cetak/elektronik
Pmebagian wilayah pemasaran
Peningkatan kualitas barang
Dan lain-lain
c. Rapat kelompok
Topik yang telah dibagi-bagi oleh pemimpin rapat dibahas dalam rapat kelompok. Apabila
dipandang perlu setiap topik dapat dibahas lagi dalam setiap subkelompok (kelompok yang
telah dibentuk dibagi lagi menjadi subkelompok).
d. Rapat pleno
Rapat pleno merupakan rapat para peserta rapat secara keseluruhan.
e. Perumusan
Perumusan hasil rapat dapat dilakukan oleh tim perumus rapat (biasanya tim perumus rapat
telah ditentukan sebelum rapat dimulai).
f. Reproduksi
Hasil perumusan rapat atau kesimpulan rapat diserahkan kepada pemimpin rapat. Naskah
basil rapat disahkan oleh pemimpin rapat sebagai hasil keputusan bersama dalam rapat.
Setelah hasil rapat disetujui dan disahkan.
g. Selingan atau istirahat
Acara rapat yang padat bukan berarti tanpa istirahat. Penyusun acara rapat harus menyelipkan
waktu untuk istirahat makan, seperti makanan ringan, makan berat, dan waktu untuk istirahat
serta waktu untuk sembahyang (salat).
3. Pelaporan
a. Buku Administrasi Perkantoran Modern karya The Liang Gie, ialah suatu dokumen sebagai
hasil serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu.
b. Buku Bahasa yang lugas dalam laporan teknik karangan Zaenal Arifin, adalah bentuk
penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan.
c. Dalam KBBI, adalah segala sesuatu yang dilaporkan, berita. Sedangkanpelaporan ialah
proses, cara, perbuatan melaporkan.
Secara garis besar, laporan terbagi atas dua macam, yaitu laporan hasil penelitian ilmiah dan
laporan bukan hasil penelitian ilmiah.
Unsur-unsur laporan hasil rapat, yaitu:
a. Pelapor
b. Penerima laporan
c. Bahan yang dilaporkan
4. Sarana komunikasi (bahasa)
Ialah bahasa yang digunakan pelapor. Bahasa dalam laporan basil rapat hendaknya sederhana
dan lugas agar mudah dipahami. Selain itu, bahasa harus komunikatif artinya bahasa yang
digunakan harus bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku.
Bahasa yang baik dan benar berarti memperhatikan hal-hal:
a. Paragraf yang runtut
Paragraf yang baik ialah semua kalimat yang membentuk paragraf menguraikan satu gagasan
dan kalimat-kalimatnya saling berkaitan/padu.
b. Kalimat yang efektif

1)
2)
3)

4)
5)
6)

1.
2.
3.
1.
a.
b.
c.
d.
2.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
n.

Kalimat yang efektif adalah kalimat yang berisi gagasan secara jelas, singkat, dan tepat sesuai
dengan kaidah bahasa yang berlaku.
Agar kalimat yang kita susun dalam laporan rapat mudah dipahami, perhatikan petunjuk gut
ini.
Gunakanlah kalimat-kalimat pendek.
Gunakanlah bahasa yang sederhana dan rnudah dipahami orang lain.
Gunakan kalimat luas tanpa kalimat majemuk kalimat tunggal yang diperluas disebut kalimat
luas).
Contoh:
Saya pergi = kalimat tunggal.
Saya pergi ke Bandung = kalimat luas
Gunakan kalimat aktif.
?ilihlah kata-kata yang tepat (jangan ber~uakna _anda).
Gunakan buku pedoman umum Ejaan yang Disempurnakan.
Selain keempat macam teknik penyelenggara-at tersebut di atas, masih diperlukan langkahah
selanjutnya, yaitu alat pengganda dan cara :nstribusian atau pengiriman. Mengenai hal ini
dibahas secara khusus dalam bab 4.
F. Identifikasi Keperluan Rapat
Secara garis besar keperluan rapat mencakup hal, yaitu:
Bahan
Alat
akomodasi
Berikut ini kita bahas satu per satu ketiga keperluan rapat tersebut.
Bahan
Yang dimaksud bahan di sini ialah materi atau zk masalah yang akan dibahas dalam
rapat.Beberapa bahan yang harus dipersiapkan, yaitu:
Notula, yang merupakan hasil rapat sebelumnya.
Makalah atau kertas kerja yang akan dibahas dalam rapat.
Beberapa peraturan yang dibutuhkan.
Bahan-bahan acuan berupa buku, majalahl media cetak atau elektronik yang sesuai dengan
materi rapat.
Alat
Alat atau peralatan dan perlengkapan rapat yang harus diidentifikasi antara lain sebagai
berikut:
flip chart dan spidol.
white board, alat tulis, dan penghapusnya.
Over Head Projector (OHP) atau LCD Projector dan layarnya.
Sound system dan mike.
Video shooting atau handy carp.
Kamera dan isi kamera.
Tape recorder dan kaset.
Map atau tas untuk bahan-bahan rapat.
Block note dengan ballpoint
Name tag untuk peserta rapat.
Peralatan menulis dimasukkan ke dalam map atau tas (buku, pensil, penghapus, penggaris,
dan lain-lain.
Kertas (HVS, doorslag, kertas stensil, kertas bergaris), stopmap, melhekter, ordner.
Terminal data atau komputer, internet.
Kalkulator mesin tik, mesin hitung, mesin pengganda/stensil, fotokopi, risograf, dan lainlain).

o. Dan disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan rapat.


3. Akomodasi
G. Macam-Macam Tata Ruang Rapat
Pengertian tata ruang menurut para ahli adalah sebagai berikut.
1. The Liang Gie dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran Modern
dikemukakan bahwa "Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan
tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang
perkantoran".
2. Menurut Litlefield & Petterson, dalam bukunya "Modern Office Management", mengatakan:
"Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within
availeble flour space" (Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan
alat perlengkapan pada luas yang tersedia).
Adapun tujuan penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:
1. memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
2. memberikan kondisi keij a yang baik bagi setiap orang, sehingga timbul kepuasan bekerja
para karyawan.
3. memudahkan pengawasan sehingga manager dapat melihat staf yang sedang bekerja.
4. memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.
5. menghindarkan diri dari kemungkinan saling mengganggu antara karyawan yang satu dengan
karyawan yang lainnya.
6. mempergunakan segenap ruangan dengan aik, sehingga setiap meter persegi, sudut atau
-engah ruangan dapat dimanfaatkan untuk aerbagai aktifitas pekerjaan kantor.
7. memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, aduh dan mengganggu dari pekerjaan yang
sunyi.
8. terciptanya kesan yang baik tentang organi-E:asi tersebut dari para relasi dan tamu yang
;atang.
9. pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak -erpendek.
Menurut Drs. The Gie mengatakan bahwa tata ruang yang baik mempunyai beberapa
keuntungan, di antaranya:
1. mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena harus mondar mandir yang
seharusnya tidak perlu;
2. menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan;
3. mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui satu bagian
tertentu;
4. memungkinkan pemakaian ruangan secara _fisien;
5. pengawasan mudah dilaksanakan;
6. _erciptanya suasana kerja yang menyenang-_ian.
Selanjutnya Drs. Moekijat dalam bukunya Tata sana Kantor, mengatakan tata ruang yang baik
memberikan manfaat sebagai berikut.
1. merencanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan
2. penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat
3. pengawasan dapat dipermudah
4. hubungan dapat dipercaya
5. perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik
6. jalannya pekerjaan lebih lancer
7. menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan
faktor yang harus diperhatikan dalam tata ruang rapat di antaranya:
pengembangan kantor pada masa yang akan datang;
gambaran perkembangan wilayah di masa yang akan datang;
sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor;

1.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
a.
b.
c.
d.

udara yang bersih dan segar;


ongkos pemeliharaan yang rendah;
fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.
Dalam merancang dan menyusun tata ruang kantor perlu Anda perhatikan juga faktor-faktor
lain yang dapat mempengaruhi terhadap penataan ruang kantor, yaitu cahaya, warna, udara,
dan suara.
Perencanaan cahaya
Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di antaranya:
hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
kualitas pekerjaan lebih baik
kesalahan-kesalahan berkurang
semangat kerja pegawai lebih baik
mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)
prestise lebih baik untuk perusahaan
Ada empat cahaya buatan manusia, yaitu:
Cahaya langsung
Cahaya setengah langsung
Cahaya tidak langsung
Cahaya setengah tidak langsung
Dibawah ini merupakan daftar tentang banyaknya cahaya yang mesti digunakan di dalam
menerangi sebuah kantor menurut para ahli penerangan di Amerika Serikat.
Macam Pekerjaan

Saran-saran
besarnya
cahaya
(menurut
perhitungan
dengan
FootCandle*)
1.
Pekerjaan
yang 50 watt
membutuhkan penglihatan
tajam...ini
meliputi
pekerjaan mengenai huruuruf atau angka-angka
yang lembut, perbedaan
warna yang samat atau
untuk jangka waktu lama
secara terus menerus.
Contoh:
memeriksa
perhitungan, melakukan
pembukuan
dan
menggambar
2.
Pekerjaan
yang 30 watt
membutuhkan
pengliahatan biasa
Contoh: membuat surat,
mengurus
arsip,
melakukan rapat, bagian
pembukuan
dan

2.

a.
b.
c.
d.
e.

a.
b.
c.
3.

menggambar
3.
Pekerjaan
yang 10 watt
membutuhkan penglihatan
sepintas lalu
Contoh: ruang aktivitas,
resepsi, tangga gedung
atau kamar mandi
4.
Pekerjaan
yang 5 watt
membutuhkan penglihatan
sederhana
Contoh: lorong atau jalan
lalu lintas dalam gedung
Perencanaan warna
Menurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yang lembut akan cocok dengan suasana kerja,
diantaranya: abu-abu cerah, krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang
memiliki tingkat pantul cahaya yang dianjurkan.
Macam-macam warna:
Warna primer: merah, biru, kuning
Warna sekunder: warna yang dihasilkan dari campuran warna primer
Warna tersier: campuran dari warna primer dan sekunder
Arti warna dan efek psikologis:
Merah:berani, sensual, merah
Kuning: kehangatan, bercahaya dan cerah
Hijau: alami
Biru: harmonis, tenang, lapang
Putih: orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman, terang
Merah muda: ceria, romantis
Oranye: bersahabat, hampir sama dengan merah, dll
Pertimbangan dalam memilih warna ruang:
Ukuran ruang
Lokasi bangunan
Lokasi ruangan
Tipe ruang
Bentuk ruang
Tinggi ruang
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik, akan diperoleh keuntungan, di antaranya
kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pemandangan.
mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.
mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat kerja pegawai.
mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
Menurut Nadine Todd dalam bukunya "Office Practice and Secretarial Administration"
mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang atau kepada
orang yang harus dilayani, di antaranya:
Kepercayaan terhadap kantor
Efisiensi atau produktivitas
Moral
Perencanaan udara

a.
b.
c.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
4.
a.
b.
c.
d.

a.
b.
c.
d.

1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
5.
1.
a)
b)
c)
2.
3.

Menurut Prof. Soetarman, bahwa "beban panas yang berlebihan dapat menurunkan prestasi
kerja". Untuk itu maka yang paling mendekati derajat celcius.
Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu diperhatikan hal berikut:
mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC (Air Conditioning).
membuat lubang-lubang udara (ventilasi).
mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para pekerja.
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka akan diperoleh keuntungan-keuntungan,
di antaranya:
kenyamanan bekerja pegawai terjamin
produktivitas kerja yang lebih tinggi
kualitas pekerjaan yang lebih baik
semangat kerja yang lebih tinggi
kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
kesan yang lebih baik dari para tamu
Penataan suara
Kebisingan/gaduh berakibat pada:
gangguan mental dan saraf bagi pegawai
Kesulitan mengadakan konsentrasi
Kesalahan yang lebih banyakahan yang bertambah
Semangat kerja pegawai berkurang
Banyak suara terdapat dalam kantor yaitu: Haan, geseran kursi-kursi, suara mesin kantor dan
suara di luar kantor.
Untuk mengatasi faktor suara yang sering yang sering mengurangi efisiensi kerja para
pegawai, hendak-memperhatikan berikut:
Langit-langit atau dinding ruangan dipakai an penyadap suara.
Mesin-mesin tik di bawahnya diberi alas karet r_ a tipis.
Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang -r-rtup rapat
Lantai-lantai ruangan sebaiknya diberi alas -=-~et atau semacam tegel dari bahan yang tidak
_a v ak meneruskan suara.
H. Teknik Menyusun Undangan Rapat
Surat tidak jelas dan terang pesannya, akan mengakibatkan:
Tidak dapat dimengerti dan menimbulkan keraguan bagi penerima;
Terjadi pemahaman yang salah (salah tafsir) pada isi surat;
Tidak mendapat tanggapan atau jawaban segaimana diharapkan;
tidak akan dapat mencapai maksud dan tujuan.
Dalam hal menulis surat, seseorang harus menguasai hal-hal berikut:
Memahami atau menguasai pemakaian bahasa/ tata bahasa yang baik.
Mengetahui permasalahan dan latar belakangn ya.
Memahami peraturan yang berkaitan dengan surat dan pekerjaannya.
Mengetahui dan memahami kepada siapa is membuat atau menulis surat.
Mengenal dan menguasai teknik menyusun surat dengan baik.
Ada beberapa syarat penulisan bahasa surat yang baik, yaitu sebagai berikut:
Nada bahasa surat harus tepat
hindari kata-kata atau kalimat majemuk,
perhatikan aturan tata bahasa, dan
terapkan sopan santun penulisan bahasa surat yang lazim.
Penggunaan bahasa kalimat-kalimat yang sederhana
Kalimat adalah susunan kata yang teratur, yang menyatakan suatu pengertian.
Rumusan isi surat

4.
a.
b.
c.
5.
a)
b)
c)
d)
e)
f)

a.
b.
c.
d.
e.
a.
b.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
c.

Isi surat dirumuskan secara singkat di bagian surat yang dikenal dengan "HAL atau
PERIHAL". Rumusan tersebut harus menegaskan seluruh isi surat.
Agar tidak terjadi salah penafsiran dari pembaca terhadap maksud dan tujuan isi surat, maka
dalam penulisan surat harus jelas maknanya, untuk itu:
hindari pemakaian kata atau istilah yang kurang lazim (tidak umum) dan kalimat yang
berbelit-belit serta panjang;
pemilihan kata yang tepat, susunan kalimat sederhana, ungkapan yang wajar, teknik mengemukakan alinea yang teratur serta tulisan/ ketikan jelas dan benar akan memperjelas isi
surat;
penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat serta dalam menggunakan singkatan hanya yang
sudah biasa/umum dipakai.
Pengaturan alinea
Tiap-tiap bagian surat mempunyai kegunaankegunaan tertentu, di antaranya:
untuk mengetahui dari instansi atau perusahaan mana surat tersebut dikirimkan;
untuk mengetahui kota, tanggal, bulan, dan tahun surat dikeluarkan;
untuk mengetahui tentang atau perihal surat dikirimkan;
untuk mengetahui maksud, tujuan, dan keinginan pengirim;
untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat;
untuk mengetahui mungkin ada dokumendokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi
surat
Dari bagian-bagian surat inilah akan terbentuk sebuah surat.
Letak atau penempatan bagian-bagian surat dinas terdiri dari empat bagian utama, yaitu
sebagai berikut.
Kepala surat
Pembukaan
Isi surat
Penutup
Kepala surat
Kepala Surat
Pada bagian ini dicantumkan nama instansi atau lembaga, alamat instansi atau lembaga,
nomor telepon, lambang instansi, dan lain-lain.
Pembukaan
Pada bagian ini terdapat:
Tanggal surat,
Nomor surat,
Lampiran,
Hal atau perihal,
Nama dan alamat surat,
Salam pembuka,
Isi surat atau tubuh surat

Penutup
Bagian penutup berisikan hal-hal sebagai berikut:
1) Salam penutup
2) Pejabat penandatangan
I. Teknik Menyusun Agenda Rapat Dan Acara Rapat
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia yang dimaksud dengan:
1. Teknik adalah:
a. pengetahuan dan kepandaian membuat sesuatu yang berkenaan dengan hasil industri
(bangunan, mesin, dan sebagainya)

b.
c.
2.
a.
b.
3.
a.
b.
c.
4.
a.
b.
c.

1.
2.
3.
a.
b.
c.
d.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
1.
2.
a.
b.
c.
1)
2)
3)
4)
5)

cara (kepandaian dan sebagainya) membuat sesuatu atau melakukan sesuatu yang berhubungan dengan seni
cara sistematis mengerjakan sesuatu
Agenda ialah:
buku catatan yang bertanggal, untuk satu tahun;
acara (yang akan dibicarakan dalam rapat)
Acara ialah:
hal atau pokok yang akan dibicarakar. (dalam rapat, perundingan, dan sebagainya); agenda;
hal atau pokok isi karangan;
perkara pemeriksaan dalam pengadilan.
Rapat adalah
pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu; sidang; majelis;
sidang untuk membahas masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi;
pertemuan staf untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu
instansi.
Berdasarkan arti harfiah istilah agenda rapat dengan acara rapat mempunyai arti yang sama.
namun dalam hal rapat terdapat perbedaan antara agenda rapat dengan acara rapat. Dalam hal
rapat, agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan
dibicarakan dalam suatu rapat, sedangkan acara rapat adalah perincian atau penjabaran lebih
lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.
Teknik menyusun agenda dan acara rapat adalah cara sistematis menyusun pokok masalah
yang akan dibicarakan dalam pertemuan atau rapat.
Adapun hal-hal yang hams diperhatikan dalam menyusun agenda rapat, yaitu:
mengetahui dan menguasai pokok masalah yang akan dibicarakan dalam rapat
mengetahui tema dan tujuan rapat
mengetahui keadaan calon peserta rapat dari segi:
peserta rapat dari luar organisasi (ekstern)
peserta rapat dari dalam organisasi (intern)
peserta rapat dari luar dan dalam organisasi (campuran)
jenis kelamin, usia, jabatan, status sosial, pendidikan (secara umum)
mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, pelaksanaan rapat
mengetahui peralatan yang akan digunakan
mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
mengetahui keadaan ruang rapat
mengetahui makanan berat/ringan dan minuman yang akan dihidangkan serta waktu istirahat
mengetahui tata tertib rapat.
Untuk menyusun acara rapat, hal-hal yang harus diperhatikan sama dengan menyusun agenda
rapat (sebanyak sembilan unsur) ditambah dengan:
acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan
secara umum urutan acara rapat terdiri atas:
pembukaan
pengarahan dari pemimpin rapat atau ada pejabat tertentu yang memberikan pengarahan
pelaksanaan rapat (disesuaikan dengan kebutuhan rapat dan situasi), sebagai contoh:
penjelasan atau pengarahan dari pemimpin rapat
pembagian tugas berdasarkan kriteria/ ukuran tertentu yang dilakukan pemimpin rap at
setiap kelompok mendiskusikan materi yang telah diterima
mengemukakan hasil tugas kelompok oleh setiap ketua kelompok
mengkaji permasalahan yang timbul

6)
7)
8)
d.

melaksanakan tahap tanya jawab dan adu argumentasi


tahap mengambil keputusan
tahap menyimpulkan
pemimpin rapat atau pembawa acara membacakan hasil rapat atau kesimpulan rapat dan
diakhiri dengan penutupan.
3. Pada saat menyusun acara rapat, penyusun harus memperhatikan waktu. Waktu untuk
pelaksanaan rapat dibagi-bagi untuk selingan istirahat 10 menit untuk snack/kudapan dan
minum (coffee break), untuk makan siang dan istirahat/shalat, untuk coffee break lagi apabila
acara berlangsung sampai sore. Bila acara sampai malam hari tentunya ditambah lagi dengan
makan malam.

TAHAP
PERENCANAAN
DAN
PERSIAPAN
RAPAT
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat
dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai
berikut :
1. Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan
urgensi dari rapat tersebut.
2. What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk
mempersiapkan agenda rapat.
3. Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk
menentukan peserta rapat yang diundang.
4. Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan
tempat penyelenggaraan rapat.
5. When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari,
tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.
6. How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan
apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu
kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih
dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat
lainnya.
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah
suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan
berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung
jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :
A.
Membuat
agenda
rapat
dan
susunan
acara
rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan
dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau
penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus

memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada
suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat.
Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok
acara
secara
garis
besar.
B.
Menentukan
peserta
rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan
diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan
diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada
penambahan
atau
pengurangan
peserta
rapat.
C.
Membuat
undangan
rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan
kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan
pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat,
yaitu sebagai berikut :
1. Menggunakan kop surat atau kepala surat.
2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5. Mencantumkan hari,
diselenggarakan.

tanggal,

waktu

dan

tempat

rapat

tersebut

6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan


tersebut.
Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan
atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang
untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman
undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk
mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus
juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga
mengirimnya.
D.
Membuat
daftar
hadir
rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di
atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta
yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus
dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan
notula
rapat
dan
sebagai
dokumentasi.
E.
Mempersiapkan
bahan
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
1. Agenda rapat.

rapat

2. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari
rapat sebelumnya).
3. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan
dan sebagainya).
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk
masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut
memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan
pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.
F.
Mempersiapkan
peralatan
dan
perlengkapan
rapat
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai
berikut :
1. While board lengkap dengan spidol dan penghapus.
2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.
5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6. Block note denagn bolpointnya.
7. Name tag untuk peserta.
8. Laptop atau computer.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu
daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa
jumlah
barang
yang
dibutuhkan.
G.Mempersiapkan
ruang
rapat
Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam
rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang
sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi
kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung
pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris
harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal
yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah
sebagai
berikut
:
1.
Cahaya
penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan
penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan
dengan
arah
datangnya
sinar
matahari
tersebut.

2.
Ventilasi
udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau
terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
3.
Pengaturan
tempat
duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat.
Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai
berikut
:
a.
Gaya
klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan
tempat
duduk
gaya
klasikal/kelas
:
b.
Gaya
konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk
menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya
konferensi
:
c.
Gaya
huruf
U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal.
Berikut
ini
pengaturan
tempat
duduk
gaya
huruf
U:
d.
Gaya
workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi
kelompok.
Berikut
ini
pengaturan
tempat
duduk
gayaworkshop
.
H.
Akomodasi/penginapan
Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan
menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat
yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat,
pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk
peserta
rapat.
I.
Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para
peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau
bus,
maka
sekretaris
harus
menyiapkannya.
J.
Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para
peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti
kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga
harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti
rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara
sebagai berikut :
1. Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2. Disajikan selama rapat berlangsung.

3. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.


4. Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan
saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di
tempat yang telah tersedia.
K.
Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya
disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.
L.
Pengecekan
persiapan
terakhir
Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala
persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk
dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :
1. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan
berfungsi dengan baik?
4. Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat
telah disiapkan dalam suatu map?
5. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?
Menyelenggaraan

Rapat

Dalam penyelenggaraan rapat, pemimpin rapat merupakan pihak yang bertanggung


jawab atas kelancaran proses penyelenggaraan rapat mulai dari rapat hingga akhir.
Rapat biasanya langsung dibuka oleh pemimpin rapat, tetapi ada juga pembukaan
rapat ang dilakukan oleh pembawa acara, seseorang yang menduduki posisi
tertinggi pada suatu perusahaan/organisasi atau seseorang yang disegani.
1.
Membuka
rapat
Hal-hal yang harus dikemukakan dalam membuka subuah rapat adalah sebagai
berikut :
1. Acara rapat.
2. Tata tertb rapat (bersifat fleksibel).
3.

Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).

4. Pengenalan masalah atau persoalan masalah yang akan dibahas.


5. Tujuan diadakannya rapat.

6. Tanggapan-tanggapan atau saran.


2.
Berlangsungnya
rapat
Selama rapat berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat
agar tertib. Masalah yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi, seperti
terjadinya perdebatan yang berkepanjangan, adanya monopoli pembicaraan oleh
salah seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat dan sebagainya.
Selama rapat berlangsung sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan
pelaksanaan rapat. Bentuk catatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinan
rapat. Ada dua bentuk catatan rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanda
ditambahi ataupun dikurangi.
2. Notula, yaitu catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas
dalam rapat.
3.
Menutup
rapat
Rapat yang telah berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup. Apabila
dalam rapat belum ditemukan keputusan, maka pemimpin rapat dapat memunjuk tim
khusus untuk menyelesaikan masalah tersebut. Akan tetapi, bila dalam rapat
tersebut tidak ditemukan hambatan dan telah menghasilkan keputusan maka diakhir
rapat, pemimpin rapat dapat membacakan hasil dari pertemua/ rapat tersebut dan
memberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan hal-hal yang
sekiranya belum tercakup dalam hasil keputusan rapat. Setelah tidak ada lagi
permasalahan,
maka
pemimpin
rapat
dapat
menutup
rapat.
Syarat
syarat
Rapat
Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi
syarat-syarat
sebagai
berikut
:
(1)
Suasana
terbuka
Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima
informasi dari siapa pun. Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif
diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan
rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat.
(2)
Tidak
ada
monopoli
Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh
pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena
rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam
rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan
pendapat.
(3)
Partisipasi
aktif
dari
peserta
rapat
Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan
permasalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya menjadi
pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat
memberikan sumbangan saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya

jawab

atau

diskusi.

(4)
Bimbingan
dan
pengawasan
dari
pimpinan.
Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat
agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat. Seorang pemimpin rapat juga
harus dapat memonitori jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang
dari
tujuan
rapat.
(5)
Perdebatan
berdasarkan
argumentasi
bukan
emosi
Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan
menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan
mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan
dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat. Oleh karena itu hindari perdebatan
yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat
atas
dasar
fakta
bukan
emosi.
(6)
Pertanyaan
singkat
dan
jelas
Pertanyaanpertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat,
dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat. Pertanyaan yang
berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi tidak jelas dan
cukup menyita waktu. Padahal dalam rapat, waktu sangat berharga sekali.
(7)
Disiplin
waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan membuat
para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
Pengertian
Notula
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan
bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal
yang dibicarakan dan diputuskan. Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut
juga sebagai notulis. Apakah notulis dengan sekretaris sama? Dalam situasi tertentu
sekretaris dapat pula menjadi seorang notulis, namun seorang notulis tidaklah
otomatis
menjadi
seorang
sekretaris.
Notulen merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen
harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notulen memerlukan
kemampuan menulis secara jalas dan singkat. Penulisan notulen harus didahului
dengan judul yang menyatakan dengan jelas badan yang mengadakan rapat, serta
dimana rapat tersebut diselenggarakan. Setelah itu menyusun daftar nama peserta
rapat beserta jabatannya dan yang terakhir adalah peserta rapat yang berhalangan
hadir
juga
harus
ditulis.
Kemudian notuis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat ialah
pengesahan notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu adalah
lanjutan dari rapat terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasanpembahasan serta keputusa-keputusan yang dambil mengenai hal-hal yang
tercantum didalam agenda rapat. Dan yang terakhir adalah mencatat pukul berapa
rapat tersebut ditutup.

Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan,


instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk
membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan
hasil kesepakatan bersama.
B. Tujuan diadakannya rapat :
1. untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. untuk menyampaikan informasi, perintah atau pernyataan
3. sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern
4. agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah
yang sedang terjadi
5. mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
6. menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)
C. Jenis-jenis rapat
1. berdasarkan tujuan
a. rapat penjelasan
b. rapat pemecahan masalah
c. rapat perundingan
2. berdasarkan sifat
a. rapat formal
b. rapat informal
c. rapat terbuka
d. rapat tertutup
3. berdasarkan waktu
a. rapat mingguan
b. rapat bulanan
c. rapat semester
d. rapat tahunan
4. berdasarkan frekuensi
a. rapat rutin

b. rapat insidental
5. berdasarkan nama
a. rapat kerja
b. rapat dinas
c. musyawarah kerja
D. kriteria rapat :
a. membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi,
perusahaan \, instansi pemerintah, dll yang harus dirundingkan/didiskusikan
secara musyawarah.
b. pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif
c. setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada
yang disembunyikan serta prasangka)
d. adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat,
masalah yang dibahas.
E syarat-syarat rapat yang baik
1. persipan rapat
a. penentuan tujuan rapat dan acara rapat
b. penentuan waktu, tanggal, hari, tahun
c. penentuan tempat
d. akomodasi
e. konsumsi
f. media/peralatan
2. pelaksanaan rapat
a. suasana rapat berlangsung tebuka
b. para peserta rapat berperan aktif
c. adanya kendali dari ketua rapat
d. hindarka debat kusir
e. bahasa harus komunikatif
f. hindarkan monopoli ketika bicara

g. terdapat keputusan dan kesimpulan rapat


h. adanya notulen
i. acara rapat
j. media rapat
k. waktu
HAL-HAL YANG HARUS DI PERHATIKAN DALAM PENYELENGGARAAN RAPAT
FORMAL :
A.

Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat


Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang
akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah
rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.
Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau
dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu
kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan
membuat pokok-pokok acara secara garis besar.
B.
Menentukan peserta rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan
diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan
diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada
penambahan atau pengurangan peserta rapat.
C.
Membuat undangan rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya
mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara
tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah
memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
1.

Menggunakan kop surat atau kepala surat.


2.
Mencantumkan
3.
Mencantumkan
4.
Mencantumkan
5.
Mencantumkan
diselenggarakan.
6.
Ditandatangani
tersebut.

nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.


perihal undangan rapat.
nama-nama orang yang diundang rapat.
hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut
oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari


penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan
memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat
memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat
mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada

pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu


untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.
D.

Membuat daftar hadir rapat


Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang
dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui
jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem
yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan
penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.
E.
Mempersiapkan bahan rapat
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
a.
Agenda rapat.
b.
Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan
kelanjutan dari rapat sebelumnya).
c.

Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan


sebagainya).
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah
tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahanbahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah
dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat
dipelajari terlebih dahulu.
F.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat


Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain
sebagai berikut :
While board lengkap dengan spidol dan penghapus.
Flip chart lengkap dengan spidolnya.
LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
Sound system lengkap dengan mikroponnya.
Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
Block note denagn bolpointnya.
Name tag untuk peserta.
Laptop atau computer.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat
dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan
beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.
G.

Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir
dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang
rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup

banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di


hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung
pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi
dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan
pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut :
1.

a.

b.

c.

d.

Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi
menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk
harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
2.
Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu
panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat
berkurang.
3.
Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas
ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat,
yaitu sebagai berikut :
Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini
pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :
Gaya konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan
untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk
gaya konferensi :
Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat
informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:
Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk
diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .
H.

Akomodasi/penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan
menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan
tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan
tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan
penginapan untuk peserta rapat.
I.

Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi
para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa
mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.
J.

Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk
para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam
mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi
makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi
peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat
disajikan dengan cara sebagai berikut :
1.
Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2.
Disajikan selama rapat berlangsung.
3.
Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4.
Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia
minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan
minuman di tempat yang telah tersedia.
K.

Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya
disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.
Diposkan oleh Kiki Komariah di 02.19
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan
ke Pinterest
Tidak ada komentar:
Poskan Komentar
Posting Lebih Baru Posting Lama Beranda
Langganan: Poskan Komentar (Atom)
Mengenai Saya

Kiki Komariah
Lihat profil lengkapku
Arsip Blog

2013 (10)
o

Februari (10)

Peralatan Kantor

KKPI

Mengelola Pertemuan / Rapat

Mengetik

Mengelola data / Informasi di tempat kerja

Penggandaan Dokumen

Menangani Surat/Dokumen Kantor

Aplikasi Perangkat Lunak

DANA KAS KECIL

KEARSIPAN

Template Picture Window. Gambar template oleh fpm. Diberdayakan oleh


Blogger.