PERTEMUAN - 10

Pokok Bahasan :
MANAJEMEN RAPAT
DAN NOTULA
 PENDAHULUAN
 Rapat sering disebut juga meeting
 Rapat yang efektif keberhasilan organisasi
 Thoha (1983), Rapat menempati tangga yang
tinggi dalam urutan kerja.
 Prof. L. Peacock, menyindir bahwa di Indonesia
terlalu banyak waktu yang terbuang untuk bicara
(termasuk rapat), dan terlalu sedikit waktu untuk
bekerja dan membangun.
 Agar rapat dapat dijadikan ruh dan urat nadi bagi
keberhasilan organisasi, maka diperlukan
manajemen rapat yang efektif, efisien dan
profesional.
 Mengapa rapat penting ?
 Membangkitkan rasa kebersamaan
Pekerjaan dalam organisasi pada dasarnya adalah
pekerjaan kelompok, jika salah satu tidak berfungsi,
maka yang lain pun menjadi tidak berfungsi, oleh
karenanya diperlukan ‘kerjasama’ dan perasaan
‘sama-sama kerja’.
 Menumbuhkan minat dan semangat
Rapat dapat menjadi arena untuk menyuntikkan
semangat dan minat baru terhadap pekerjaan.
Memberikan tempat untuk mengutarakan
isi hati dan berbagi pengalaman
Kadangkala terdapat persoalan pribadi yang timbul
dan perlu juga dibahas. Misalnya, seseorang
merasa diperlukan kurang adil dan dalam rapat hal
semacam itu dapt diselesaikan
Rapat akan lebih menjamin sukses dan
kepuasan kerja.
Keputusan dalam rapat biasanya bernilai bersama,
sehingga berhasil atau gagalnya pekerjaan akan
menjadi tanggung jawab bersama. Kesalahan atau
kegagalan akan ditanggung bersama.
 Alasan Penyelenggaraan Rapat
Banyak alasan penyelenggaraan rapat. Alasan
yang paling tepat dapat dikemukakan sebagai
berikut:
1. Untuk menerima laporan dari peserta rapat
2. Untuk mencapai keputusan bersama
3. Untuk menganalisis atau memecahkan
permasalahan.
4. Untuk menyampaikan informasi penting
kepada audiensi.
 Definisi Rapat
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang
untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan
urusan perusahaan.
Dalam bab ini membahas rapat formal yang
melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi
dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan,
penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
atau pemberian motivasi kepada armada penjualan.
 Arti Rapat dalam Organisasi
Rapat merupakan sarana komunikasi dalam
organisasi. Meskipun demikian, rapat tidak
selalu menghasilkan keputusan yang efektif.
Setiap hari suatu organisasi atau perusahaan
menerima informasi dari berbagai organisasi
lain. Kecepatan arus informasi memerlukan
keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil
berdasarkan informasi akan berpengaruh pada
aspek perusahaan.
 PENGERTIAN RAPAT
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk
membicarakan sesuatu, sidang, atau majelis.
Nunung dan Ratu Evi (2001:129)
Rapat merupakan suatu alat komunikasi antara
pimpinan kantor dengan stafnya.
Gie (1996)
Menyatakan bahwa rapat adalah pertemuan antara
para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk
merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah
yang menyangkut kepentingan bersama.
 Mengapa Harus Rapat ?
Perlu atau tidaknya penyelenggaraan rapat
didasarkan pada beberapa pertimbangan
sebagai berikut:
1. Tujuan Rapat
2. Ketepatan Waktu
3. Kemungkinan Terjadi Sesuatu Jika Rapat
Tidak Diselenggarakan
4. Alternatif Selain Rapat
 PERENCANAAN RAPAT
1. Membuat Surat Undangan Rapat
Undangan dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai, dan
berisi antara lain :
a. Hari, tanggal
b. Waktu / jam
c. Tempat rapat
d. Acara rapat atau bahan (materi) yang akan dibahas
dalam rapat
2. Persiapan Ruang Rapat
a. Tata ruang yg baik sangat besar pengaruhnya terhadap
keberhasilan rapat.
b. Tata ruang rapat harus disesuaikan dengan jumlah
peserta rapat dan maksud rapat.
PERENCANAAN……………..

3. Alat-alat Tulis
Rapat yg ckp besar perlengkapan alat tulis sangat penting :
a. Map dan kertas HVS
b. Jadwal rapat
c. Dokumen yang akan dibahas
d. Peralatan menulis
e. Buku Note
f. Dan kebutuhan lainnya sesuai dengan kepentingan rapat.
4. Perlengkapan Rapat
Komputer/laptop, sound system, infokus, vidio, whiteboard,
alat perekam, dan peralatan lainnya yang sangat membantu
keberhasilan rapat. Agar rapat berjalan lancar, pastikan
peralatan2 tersebut siap dipakai sebelum rapat
berlangsung.
PERENCANAAN……………..

5. Akomodasi
Untuk penyelenggaraan rapat yang cukup lama, maka perlu
dipersiapkan akomodasi antara lain, hotel atau penginapan,
dan transportasi untuk para peserta rapat.
6. Konsumsi (Snack)
Hidangan makanan dan minuman (kopi, teh, air putih) saat
peserta datang akan menimbulkan kesan penyambutan
yang baik.
Pelayanan dan penyajian minuman dan makanan sebaiknya:
a. Tidak mengganggu jalannya rapat
b. Memperhatikan keberhasilan
PERENCANAAN……………..

7. Kesehatan
Kesehatan penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu
disediakan ruangan kesehatan untuk mencegah
terhambatnya pelaksanaannya rapat akibat ada peserta
yang sakit, maka faktor kesehatan peserta rapat perlu
diperhatikan.
 PERSIAPAN
PENYELENGGARAAN

Undang- Rua- Alat Per- Ako- Kon- Kese-

an ngan- Tulis leng- modasi- Sumsi Hatan
kapan.

Hari, Jumlah Map Komput Hotel Maka- Ruang

Tanggal, Peserta Alat- er/Lap Pengina nan dan Istirahat
Jam, Bentuk tulis top, pan, Minu- dan
Tempat, Ruang dsb. Infocus, Transpor man Obat-
dan dan Alat- tasi obatan
Acara Maksud Rekam
Rapat dan
Perleng
kapan
lainnya
 PELAKSANAAN RAPAT
Rapat biasanya dibuka oleh pemimpin rapat, tapi ada
juga yang dibuka oleh pembawa acara, atau orang yang
menduduki posisi tertinggi suatu organisasi atau orang
yang berpengaruh.
1. Membuka Rapat
Hal-hal yang harus dikemukakan dlm membuka rapat :
a. Acara rapat
b. Tata tertib rapat (bersifat fleksibel)
c. Motivasi (pentingnya masalah yg akan dibahas)
d. Pengenalan masalah atau persoalan masalah yang
akan dibahas
e. Tujuan diadakannya rapat
f. Tanggapan-tanggapan atau saran
PELAKSANAAN………………

2. Berlangsungnya Rapat
Pimpinan rapat harus dapat :
a. mengatur jalannya rapat agar tertib
b. Mengatasi masalah yang muncul, misalnya : terjadi
perdebatan berkepanjangan; monopoli pembicaraan
oleh salah satu peserta; tidak konsentrasinya peserta
rapat dan lain sebagainya.
Sekretaris bertanggung jawab membuat catatan :
a. Verbatim, catatan lengkap semua pembicaraan
dalam rapat tanpa ditambahi atau dikurangi.
b. Notula, catatan yang berisi pokok-pokok
pembicaraan yang dibahasa dalam rapat.
PELAKSANAAN………………

3. Menutup Rapat
a. Apabila dalam rapat belum ditemukan keputusan,
maka pemimpin rapat dapat menunjuk tim khusus
untuk menyelesaikan masalah tersebut.
b. Apabila dalam rapat tidak ditemukan hambatan dan
telah menghasilkan keputusan maka di akhir rapat,
pimpinan membacakan hasil rapat dan memberikan
kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemuka-
kan hal-hal yang sekiranya belum tercakup dalam
hasil keputusan rapat.
c. Setelah tidak ada lagi permasalahan, maka pimpinan
rapat dapat menutup rapat.
 PENGENDALIAN RAPAT
1. Pengendalian Bebas Terbatas
Pengendalian yang memberikan kesempatan secara bebas
kepada peserta rapat untuk mengemukan pendapatnya secara
bergantian.
Model ini terkesan demokratis, namun dapat meberikan peluang
kepada para peserta rapat yang ingin memonopoli pembicaraan
dalam rapat.
2. Pengendalian Ketat
Pengendalian yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau
mengeluarkan pendapat kepada peserta rapat.
Peserta boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pimpinan
rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan.
Model ini terkesan otoriter dan kaku, sehingga para pserta
kurang bebas dalam mengemukakan pendapatnya.
PENGENDALIAN………………..

3. Pengendalian Gabungan
Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas
terbatas dan ketat.
Pengendalian ini memberikan kesempatan seluas-luasnya
kepada peserta untuk mengeluarkan pendapatnya dan
apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pimpinan
rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat,
sehingga keadaan normal kembali.
 PEMIMPIN DAN KEPEMIMPINAN
Seorang pemimpin tidak akan begitu saja mengadakan rapat
(Wursanto, 1990:137).
Pemimpin mengadakan rapat apabila :
1. Perlu sumbangan pikirian/pendapat dari staf/pembantunya,
krn tdk mau mengambil keputusan scr sepihak.
2. Materi yg akan dibicrkan bersifat rahasia, tdk tepat apabila
melalui saluran adm pd umumnya.
3. Masalah yg mrpkan subject matter tdk dpt dipecahkan melalui
saluran adm, krn masalah sgr dipecahkan.
4. Memberi ksmptan kpd bawahan unt membrikan saran2, pdpt
scr langsung kpd pimpinan thd mslh yg brhbngan dg
kepentingan bersama.
5. Diputuskan agar dislggarkan rapat/tiba saatnya unt
dislenggarkan rapat scr berkala.
PEMIMPIN……………………….

Fungsi Pemimpin Rapat :

1. Pengarah
Agar topik yg dibahas tetap dlm kontek, fokus dan
tdk menyebar shg tujuan rapat yg telah ditentukan
dapat tercapai.
2. Penengah
Jika tjd pertentangan pdpt di anatara peserta rapat
3. Penggerak
Agar peserta dpt berpern aktif dlm penyelesaian
mslh yang sdng dibicarakan pada rapat.
4. Pencari Solusi
Jika tjd kemacetan atau kebuntuan.
PEMIMPIN………………..

Tipe Kepemimpinan dalam rapat.

1. Tipe Otoriter.
Suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa,
mengetahui sgl hal shg krng memberikan ksmptan kpd para
peserta unt mengekukan pendapat.
Hasil rapat kurang dpt dipertanggung-jawabkan
2. Tipe Demokratis
Bersifat terbuka, mau trima kritik/saran, mberi ksptan kpd
pst rapat unt mengemukakan pdpt. Sbg pembbing.
Hasil rapat merupakan mesyawarah kelompok
3. Tipe Laizess-Faire
Meberikan kebbsan kpd peserta unt mengndlkan rapat,
bersifat pasif, masa bodoh, tdk punya inisiatif, sbg penonton
saja.
Hasil rapat tidak sesuai dengan tujuan yg diharapkan.
 MACAM-MACAM RAPAT
Rapat dibedakan mjd bbrp macam, tergantung pada
segi peninjauannya :
1.Tujuan
Menurut tujuan rapat dibedakan menjadi :
a. Rapat penjelasan, bertujuan unt kesergaman ttg
kebijakan, prosedur kerja.
b. Rapat pemecahan masalah, mencari pemecahan
masalah yg sedang dihadapi.
c. Rapat perundingan, menghindari timbulnya
perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak
saling merugikan kedua pihak.
MACAM………………..

2. Sifatnya
a. Rapat Formal, direncanakan terlebh dahulu sesuai
prosedur dan semua peserta scr resmi mendpt
undangan.
b. Rapat Informal, tdk direncnkan, tjd setiap saat dan
dmn saja, pertanya scr kbtlan dan kmdn
membcrkan suatu mslah yg mempunyai
kepentingan bersama.
c. Rapat Terbuka, materi yg dibahas tdk bersifat
rahasia.
d. Rapat Tertutup, peserta tertentu dan materi
bersifat rahasia
MACAM………………..

3. Jangka Waktu
a. Rapat Mingguan, dilksnakan setiap minggu, mslah
rutin
b. Rapat Bulanan, setiap akhir bulan, membhs mslah
bulan lalu, misal membahas rugi laba bulan lalu.
c. Rapat Semesteran, dilaksanakan akhir semester (enam
bulan), yg bertujuan evaluasi hasil kerja dan langkah
selanjutnya.
d. Rapat Tahunan, setiap sthn sekali, misal rapat dewan
komisaris, rapat umum pemegang saham.
4. Frekuensi
a. Rapat Rutin, rapat yg sdh ditentukan waktunya
b. Rapat Insidental, tdk terjadwal, tergantung pada mslh
yg dihadapi, mslh yg sangat urgen dan hrs diselesaikan.
MACAM………………..

Selain macam2 rapat diatas, dikenal juga Rapat Kerja.

Rapat kerja / rapat dinas / musyawarah kerja adalah :
Pertemuan para pegawai/pimpinan yang membahas hal-hal
yg berhubungan dg pelaksanaan tugas suatu instansi.
Ciri-ciri rapat kerja :
a. Adanya tujuan pertemuan itu
b. Adanya pimpinan & kelompok peserta dlm pertemuan
c. Adanya tukar menukar pendpt di antara peserta rapat
d. Tidak ada pidato-pidato
 Tipe Peserta Rapat (1)
1. Pemberi Informasi
Memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas
dan ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga
peserta rapat yang mengalami kesulitan untuk memahami
materi dapat meminta penjelasan dari peserta rapat yang
mempunyai tipe ini
2. Pemberi Semangat
Tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang
tinggi sehingga mampu menggerakkan orang lain dan
orangnya cukup berwibawa dan disegani oleh siapa saja.
3. Inisiatif
Biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan rapat
menemui kemacetan, dan peserta rapat bertipe inisiatif
akan memberi jalan keluar untuk penyelesian mslh yang
dihadapi.
4. Pemersatu
Selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi
perbedaan pendapat di antara para peserta rapat, sehingga
sering disebut sebagai juru damai.
5. Penyerang
Biasanya selalu menentang/tidak setuju dg pendapat
peserta lain, gemar menyerang/menyalahkan pendapat
orang lain, sehingga memancing perdebatan panjang dan
menimbulkan perpecahan dalam kelompok.
6. Perantara
Biasanya bertindak sbg perantara antara orang/kelompok
yang berbeda, unt membantu memperjelas pendapat
peserta rapat sehingga seluruh peserta menjadi jelas.
7. Pendengar
Biasanya bersifat pasif, hanya berperan sebagai pendengar
yang baik, tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau
saran.
 Tipe Peserta Rapat (2)
1. Yang punya gagasan, tetapi tidak berani
menyampaikannya di dalam rapat
2. Yang punya gagasan dan berani menyampaikannya
a. Yang selalu menentang pendapat orang lain
b. Yang realistik sehingga dapat menerima
pendapat orang lain asal lebih baik dari
pendapatnya
c. Yang menonjolkan dirinya tanpa menguasai
materi yang sedang dibahas
d. Yang diam saja sekalipun punya gagasan, hanya
disampaikan di luar rapat
 Tipe Peserta Rapat (3)
1. Tipe cepat panas (anjing).
Ciri-cirinya adalah senang bertengkar, selalu ngotot, tidak
mau mengalah, bersuara keras untuk memenangkan
persoalan. Jika ditanya akan balik bertanya, tidak mau
berusaha untuk masuk ke dalam kelompok, merasa puas dan
senang bila suasana kacau. Untuk menghadapi tipe seperti
ini lebih baik diam, tidak melibatkan diri, memakai metode
konferensi dan cegah dia untuk memonopoli.
2. Tipe si positif (kuda).
Selalu berpikir positif dan mau bekerjasama, tertib bisa
mengikuti aturan, penuh perhatian dan pengertian terhadap
sesama. Selalu bersedia membantu baik diminta maupun
tidak, tidak banyak omong dan mengutamakan tindakan.
Tipsnya, manfaatkan dia, karena dapat membantu jalannya
diskusi dan menampung kontribusinya.
3. Tipe si serba tahu (monyet).
Bercirikan selalu ingin menonjol dan minta diperhatikan,
banyak omong, merasa dirinya sebagai orang yang paling
tahu. Cara menghadapi tipe seperti ini adalah dengan
membiarkan kelompok mendengar teori-teorinya.
4. Tipe sang komentar (kodok).
Cirinya adalah senang ngomong sehingga tidak tahu kapan
harus bicara dan diam, suka nyeletuk, tidak memberikan
perhatian serius terhadap apa yang sedang dibicarakan. Tips
menghadapinya adalah menginterupsi secara taktis dan
batasi waktu bicaranya.
4. Tipe sang komentar (kodok).
Cirinya adalah senang ngomong sehingga tidak tahu kapan
harus bicara dan diam, suka nyeletuk, tidak memberikan
perhatian serius terhadap apa yang sedang dibicarakan. Tips
menghadapinya adalah menginterupsi secara taktis dan
batasi waktu bicaranya.
5. Tipe si pemalu (kambing).
Pendiam, tidak banyak bicara jika tidak ditanya, lebih
memilih menunggu dan tidak proaktif, itulah cirinya. Tips
menghadapinya, berikan pertanyaan-pertanyaan ringan,
tingkatkan kepercayaan dirinya dan berikan pujian.
6. Tipe si penolak (landak).
Ciri-cirinya adalah sulit menerima pendapat orang lain,
kurang mau bekerja sama, lebih mementingkan diri sendiri
dan terkesan sombong. Tips menghadapinya, sentuh
ambisinya, tonjolkan pengetahuan serta pengalamannya
dan manfaatkan mereka.
7. Tipe si cuek (kudanil).
Acuh tak acuh, lebih banyak berdiam diri dan menjadi
penonton, tidak bergerak jika tidak disuruh. Tips
menghadapinya, tanyakan pekerjaannya dan libatkan dia
untuk memberikan contoh-contoh pekerjaan yang
diminatinya.
8. Tipe si superior (jerapah).
Berbicara sangat hati-hati, tidak cepat menerima
sesuatu dan tidak juga langsung menolaknya. Sering
membuat orang lain kesal karena lambatnya dalam
mengambil keputusan. Tips menghadapinya, jangan
mengkritiknya dan gunakan teknik "Ya - Tetapi".
9. Tipe si penanya ulung (rubah).
Ingin diakui dan dianggap pintar oleh orang-orang di
sekitarnya. Selalu mencari celah atau kesempatan untuk
bertanya, keberatan dan sanggahan. Merasa menang
dan senang bila pertanyaannya tidak bisa terjawab,
cepat ngambek bila pendapatnya tidak diterima atau
dikalahkan. Tipsnya dengan melemparkan kembali
pertanyaan-pertanyaan kepada kelompok.
 FUNGSI PESERTA RAPAT
1. Pemberi Pendapat
Semakin peserta rapat yang menyumbangkan pendapatnya,
maka semakin banyak masukan yang didapat untuk
menyelesaikan masalah.
2. Pemberi Data
Sebagai penyumbang data, peranan peserta rapat sangat
penting dalam membantu pimpinan rapat untuk
menentukan langkah-langkah yang diambil dalam
menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.
3. Perumusan Kesimpulan
Agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan, setiap
peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam rumusan
kesimpulan.
4. Pembantu Pimpinan
Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-
banyaknya yang dapat membantu pimpinan rapat dalam
pengambilan keputusan.
5. Penerima Hasil Keputusan
Hasil keputusan yang merupakan hasil kesepakatan
bersama harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta
rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan
merupakan saran/pendapatnya.
 RAPAT YG EFEKTIF & EFESIEN
Rapat dianggap efektif dan efisien apabila tujuan rapat yg
telah ditetapkan mampu unt dicapai, dan rapat dilksanakan
dengan manajemen rapat yg baik.
Rapat yang efektif berlandaskan pada :
1. Penggunaan waktu sckpnya dlm membuat keptsan.
2. Hanya membicarakan hal2 yg tlh diagendakan
3. Menekankan objektivitas & hsl yg diharapkan
Rapat dikatakan baik apabila memenuhi syarat sbb :
1. Pimpinan yang cakap
2. Susunan rapat terbuka
3. Partisipasi aktif
4. Bimbingan dan pengawasan
5. Hindari perdebatan tanpa arah
6. Pertanyaan singkat dan jelas
RAPAT……………

Hal-hal lain yg perlu diperhatikan dalam melaksanakan

rapat yang efektif dan efisien adalah :
1. Agenda rapat
2. Komunikasi
3. Jadwal rapat
4. Perhatikan situasi
5. Pengambilan suara
6. Batasi masalah diskusi
 TEKNIK BERTANYA DLM RAPAT
1. Pertanyaan umum
Diajukan untuk mengaktifkan seluruh peserta rapat, semua
siajak berpikir mencari jawaban dari pertanyaan bersifat umum.
Contoh: menurut pdpt Sdr, bgmn cara promosi yang efektif?
2. Pertanyaan langsung
Biasanya dilakukan oleh pemimpin rapat. Pertanyaan langsung
diajukan dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau
dorongan kepada peserta rapat agar aktif dalam rapat. Selain itu
berguna untuk meningkatkan rasa percaya diri peserta rapat
yang dapat menjawab pertanyaan tesebut.
Contoh: Saudara Roni, menurut pendapat anda bagaimana cara
promosi yang efektif?
TEKNIK ………….

3. Pertanyaan tidak langsung/dioperkan

Pada saat ada yg bertanya, pertanyaannya dialihkan kepada
peserta lainnya yg diperkirakan dpt menjawab atau agar
jawabannya dipikirkan bersama oleh forum rapat.
Contohnya: Saudari Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal
mengenai open management. Apakah Sadari tahu mengenai itu?
4. Pertanyaan terbuka
Dalam pertanyaan ini, jenis pertanyaan ini diajukan terbuka,
Biasanya kalimat tanya diawali dengan kata tanya: apa,
bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan.
Contoh: Siapakah yang akan mengepalai divisi ini?
TEKNIK ………….

5. Pertanyaan mengembalikan
Pertanyaan dari yg dikembalikan atau ditanyakan lagi kepada
peserta rapat yang lain, sehingga peserta rapat yang lain ikut
aktif memikirkan jawabannya.
Contoh: Sdr A bertanya kpd pemimpin rapat, sdr ketua mengapa
promosi tdk dilakukan scptnya dlm kurun waktu 1 bulan ini?
Dijwb oleh pemimpin rapat, menurut sdr A sendiri mengapa
promosi tidak kita lakukan pada bulan ini?
6. Pertanyaan faktual
Pertanyaan yang diajukan dengan tujuan untuk memperoleh
fakta atau keterangan lain yang sesuai dengan kenyataan.
Contohnya: Berapa omzet penjualan kita bulan ini?
7. Pertanyaan retoris
Tidak memerlukan suatu jawaban, krn sudah tahu jwbnya.
Contoh: Bknkah dg bkrja keras kt akan memperoleh hsl yg mak.?
TEKNIK ………….

8. Pertanyaan penghargaan
Pertanyaan yg diajukan karena ingin memberikan penghargaan
kepada orang yang telah menyatakan pendapat yang baik,
sehingga akan memberikan semangat atau dorongan kepada
peserta lain untuk lebih berani mengemukakan pendapat.
Contohnya: Sdr Ihsan, Anda tadi telah mengemukakan
pentingnya open management. Dapatkah anda menjelaskan hal
itu lebih lanjut?
9. Leading question
Pertanyaan yang diungkapkan padahal jawabannya telah ada
dalam pertanyaan itu sendiri.
Contohnya: Sarana yang kita miliki memang masih kurang,
bukan?
 NOTULEN RAPAT
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Notulen bermakna catatan singkat mengenai jalannya
persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan
diputuskan.
NOTULIS, adalah orang yang melakukan pekerjaan notulen.
Persyaratan menjadi notulis :
1. Mampu melaksanakan dua kegiatan sekaligus, yaitu
mendengar dan menulis
2. Kemampuan unt memilih bagian yg penting dan tidak
penting.
3. Kemampuan berkonsentrasi
4. Kemampuan unt menyesuaikan diri, kemampuan
melapor secara netral.
5. Memahami bahasa teknis, dan menguasai materi
pembahasan.
NOTULEN………………

6. Kemampuan mengetahui kebutuhan pembaca

7. Mendengarkan dg maksud menemukan sesuatu
8. Kemampuan menulis cepat.
9. Mampu mengemukakan pikiran secara cepat
10. Menguasai metode mencatat
11. Menguasai berbagai metode pengolah data
12. Mengenal berbagai struktur rapat
NOTULEN………………

Kepentingan Notulis sehubugan dengan tugasnya :

1. Sebelum Rapat
Memperoleh latar blkng ttg materi rapat yg akan
disajikan.
2. Pada Saat Rapat Berlangsung
a. Meminta rumusan yg jelas ttg tujuan rapat
b. Menerima dokumen yg dibagikan pd saat rapat
c. Memberi saran kpd ketua sidang apabila ada
kekacauan dalam berlangsungnya rapat
d. Duduk di dekat ketua sidang
e. Pembebasan dari tugas lain
3. Sesudah Rapat
a. Medptkan waktu yg ckp unt mengelola catatan
b. Berhak atas persediaan para peserta rapat, mndptkan
informasi tambahan rapat
NOTULEN………………

Agar notulen dpt dimengerti hrs disusun sistimatis :

1. Bagian Kepala Notulen
Bagian2 yg pertama kali hrs diingat dlm penulisan tanpa
tertinggal, terdiri dari :
a. Nama /tema yg akan dibahas
b. Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia
dan lain-lain).
c. Hari dan tgl acara dilaksanakan
d. Tempat pelaksanaan acara
e. Waktu (jam) pelaksanaan acara
f. Acara saat berlangsung
g. Unsur2 yg terlibat dlm rapat, ketua, sek, notulis,
peserta
NOTULEN………………
2. Bagian isi notulen
Berupa hal2 penting dalam kegiatan tsb yg disusun sbb. :
a. Kata pembukaan
b. Pembahasan
c. Pembacaan keputusan dari hasil
d. Waktu (jam) penutupan
3. Bagian Akhir Notulen
Penjelasan ttg hal2 yg berada pd akhir penulisan dg
susunan sbb :
a. Nama jabatan
b. Tanda tangan
c. Nama pejabat dan jabatannya
4. Penandatanganan
Kumpulan tanda tangan orang2 yg dianggap penting thd
pertanggungjawaban acara yang dilaksanakan.
 FUNGSI NOTULA
1. Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, sbg bahan pembuktian di pengadilan.
2. Sbg Sumber Informasi Utk peserta Rapat Yg Tdk Hadir
Sebaiknya mengetahui materi & hasil rapat
3. Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Dalam rapat berikutnya notula dapat dijadikan pedoman.
4. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Setelah dibacakan notula sebelumnya dapat
mengingatkan para peserta rapat.
5. Sebagai Dokumen
sehingga harus disusun sesuai dengan sistem
pengarsipan.
6. Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang
tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif.
 SIMULASI
PRAKTIK RAPAT
•  20-30 menit per kelompok
• Masing-masing kelompok menyiapkan
topik rapat yang berkaitan dengan
problem kontroversial yang sedang hangat
terjadi terjadi di masyarakat, misalnya
problem mekanisme distribusi BPJS,
Perpajakan, Solusi penanggulangan dan
penghindaran bencana alam dll.
• TENTUKAN PERAN
1. PIMPINAN RAPAT/MODERATOR
2. NOTULIS
3. PESERTA RAPAT dengan beragam TIPE
a. Tipe cepat panas (anjing).
b. Tipe si positif (kuda).
c. Tipe si serba tahu (monyet).
d. Tipe sang komentar (kodok).
e. Tipe si pemalu (kambing).
f. Tipe si cuek (kudanil).
g. Tipe si superior (jerapah).
h. Tipe si penanya ulung (rubah).
 PENGAMATAN RAPAT
1. Bagaimana peran pimpinan
rapat/moderator di dalam mengelola rapat :
 Cara menengahi konflik
 Memberikan memotivasi/penguatan
 Memberi kesempatan pada peserta
untuk “unjuk gigi” dalam rapat
 Situasi rapat secara umum
2. Berikan skor  skala 100.
 Regu I
Topik :
A. Pimpinan Rapat :
B. Notulis :
C. Peserta :
1. Tipe a :
2. Tipe b :
3. Tipe c :
4. Tipe d :
5. Tipe e :
6. Tipe f :
7. Tipe g :
8. Tipe h :
 Regu II
Topik :
A. Pimpinan Rapat :
B. Notulis :
C. Peserta :
1. Tipe a :
2. Tipe b :
3. Tipe c :
4. Tipe d :
5. Tipe e :
6. Tipe f :
7. Tipe g :
8. Tipe h :
 Regu III
Topik :
A. Pimpinan Rapat :
B. Notulis :
C. Peserta :
1. Tipe a :
2. Tipe b :
3. Tipe c :
4. Tipe d :
5. Tipe e :
6. Tipe f :
7. Tipe g :
8. Tipe h :