Anda di halaman 1dari 81

MENGELOLA PERTEMUAN /

RAPAT
Mempersiapkan pertemuan/rapat
Menyelenggarakan pertemuan/rapat
Membuat catatan hasil pertemuan/rapat
Mendistribusikan hasil pertemuan/rapat
Bisnis Manajemen
KD 1. Mempersiapkan Pertemuan/ Rapat

INDIKATOR 1.1 Melakukan pertemuan dan peserta yang hadir


sesuai dengan kebutuhan
1.2 Pengaturan pertemuan dibuat berdasarkan
kebutuhan dan dirancang waktunya
1.3 Agenda dibuat berdasarkan pada tujuan
pertemuan yang telah ditetapkan
1.4 Informasi yang ada dalam agenda adalah yang
akan didiskusikan
1.5 Bahan untuk pertemuan telah disiapkan dan
dikirim kepada peserta sesuai dengan waktu yang
telah dibuat

MATERI - Ruang lingkup rapat


- Persiapan rapat

KEGIATAN - Menjelaskan pengertian tentang rapat


PEMBELAJARAN - Menjelaskan tujuan rapat
- Menyebutkan jenis-jenis rapat
- Mengidentifikasi keperluan rapat
- Menjelaskan macam-macam tata ruang rapat
- Menjelaskan teknik menyusun undangan rapat
- Menjelaskan teknik menyusun acara
- Menyiapkan bahan dan alat dengan cekatan
- Membuat proposal, undangan, dan menyusun acara rapat
dengan teliti dan bertanggung jawab
- Menata ruang rapat dengan cekatan

Bisnis dan Manajemen


Menurut Kamus Bahasa Indonesia
edisi ke-2 terbitan balai pustaka

Rapat adalah pertemuan (kumpulan)


untuk membicarakan sesuatu sidang
majelis

Bisnis dan Manajemen


Etika komunikasi oleh Samsil Rambe :

Rapat adalah kumpulan beberapa orang


atau organisasi yang akan membicarakan
sesuatu masalah atau kepentingan
bersama untuk memberikan penjelasan,
memecahkan suatu persoalan dan
sekaligus mengadakan perundingan demi
memperoleh suatu hasil yang disepakati /
disetujui bersama.

Bisnis dan Manajemen


Surat menyurat dan komunikasi menurut
Cut Rozanna :

Rapat adalah pertemuan antara para


anggota di lingkungan organisasi sendiri
untuk merundingkan atau menyelesaikan
suatu masalah menyangkut kepentingan
bersama.

Bisnis dan Manajemen


Kesimpulan :
Rapat adalah pertemuan yang dilakukan
orang yang membicarakan suatu masalah
atau kepentingan untuk memberikan
penjelasan atau memecahkan suatu
persoalan mengadakan perundingan demi
memperoleh kesepakatan bersama.

Bisnis dan Manajemen


Tujuan Rapat :

Untuk memecahkan suatu masalah.


Untuk menyampaikan informasi, perintah,
pernyataan.
Sebagai alat koordinasi

Bisnis dan Manajemen


Jenis-jenis Rapat

Rapat Berdasarkan Tujuan :


Rapat Berdasarkan sifat
Rapat Berdasarkan jangka waktu
Rapat Berdasarkan Frekuensi
Rapat Berdasarkan Nama

Bisnis dan Manajemen


Berdasarkan Tujuan
Rapat Penjelasan
Rapat Pemecahan Masalah
Rapat Perundingan

Berdasarkan Sifat
Rapat Formal
Rapat Informal
Rapat Terbuka
Rapat Tertutup
Berdasarkan Jangka Waktu
Rapat Mingguan
Rapat Bulanan
Rapat Semester
Rapat Tahunan

Berdasarkan Frekuensi
Rapat Rutin
Rapat Insidental
Berdasarkan Nama
Rapat Kerja
Rapat Dinas
Musyawarah Kerja
Syarat-Syarat Rapat

Persiapan Rapat

Pelaksanaan Rapat
Persiapan Rapat
Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat
Penentuan Waktu, hari, tanggal, dan tahun
Penentuan Tempat
Akomodasi
Konsumsi
Media/Peralatan
Pelaksanaan Rapat
Suasana Rapat berlangsung terbuka
Peserta Rapat berpartisipasi aktif
Adanya kendali dari ketua rapat
Hindarkan debat kusir
Bahasa harus komunikatif
Hindarkan monopoli ketika berbicara
Adanya keputusan dan kesimpulan rapat
Adanya Notulen
Acara Rapat
Media Rapat
Waktu
Unsur-unsur rapat
Tujuan Rapat
Masalah yang akan dibicarakan
Pemimpin Rapat
Peserta Rapat
Media Rapat
Notulis
1. Tujuan Rapat

Untuk memecahkan suatu masalah.


Untuk menyampaikan informasi, perintah,
pernyataan.
Sebagai alat koordinasi antar intern atau
antar ekstern.

Bisnis dan Manajemen


2. Masalah yang akan dirapatkan
Permasalah meliputi permasalahan ringan,
sedang dan berat yang memerlukan penanganan
dengan sesegera mungkin dan ada pula yang
dapat ditangguhkan terlebih dahulu, tetapi
adapula salah satu cara dengan mengadakan
rapat.

3. Pemimpin Rapat
a. Tipe otoriter
b. Tipe demokratis
c. Tipe laissez-faire

Bisnis dan Manajemen


4. Peserta Rapat
a. Sifat atau karakter peserta rapat
1) Tipe pemersatu
2) Tipe perantara
3) Tipe pendengar
4) Tipe pemberi semangat
5) TIpe inisiatif
6) Tipe pemberi informasi
7) Tipe penyerangan
b. Fungsi peserta rapat
1) Sebagai penyumbang pendapat
2) Sebagai penyimpul
3) Sebagai penyumbang data
4) Sebagai penerima hasil keputusan
5) Sebagai pembantu pemimpin
Bisnis dan Manajemen
5. Media Rapat
a. Ruangan, meja, dan kursi, papan tulis/white board
b. Lampu penerangan
c. Flip chart
d. Sound system
e. Alat tulis
f. OHP, komputer dll,.

6. Notulis
Notulis adalah seseorang yang menulis
Notula, Sedangkan Notula adalah Catatan
Singkat Mengenai Jalannya rapat serta hal
yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat
Bisnis dan Manajemen
Teknik Penyelenggaraan Rapat
1. Persiapan rapat
2. Pelaksanaan Rapat
3. Pelaporan
4. Sarana Komunikasi/bahasa
1. Persiapan rapat

Persiapan administrasi
Persiapan ruangan
Persiapan akomodasi konsumsi
Kesehatan dan keamanan

Bisnis dan Manajemen


2. Pelaksanaan rapat
Pembukaan rapat
Pembagian tugas
Rapat kelompok
Rapat pleno
Perumusan
Reproduksi

Bisnis dan Manajemen


3. Pelaporan
Pelapor
Penerima laporan
Bahan yang dilaporkan

4. Sarana komunikasi (bahasa)


Paragraf yang runtut
Kalimat yang efektif

Bisnis dan Manajemen


Keperluan Rapat
Bahan
Alat Tulis dan Perlengkapan
Akomodasi

Bisnis dan Manajemen


Bahan
Notula yang merupakan hasil dari rapat
sebelumnya
Makalah yang akan dibahas dalam rapat
Peraturan-peraturan yang diperlukan
Bahan-bahan acuan seperti buku/majalah,
media cetak/elektronik.

Bisnis dan Manajemen


Alat Tulis dan Perlengkapan
Pensil, Bolpoin, Penghapus
Map beserta isinya yaitu, kertas HVS,
Jadwal rapat, dokumen dokumen
sehubungan dengan masalah yang akan
dibahas untuk dibaca para peserta rapat
Komputer/Laptop
Sound System
Overhead Proyektor (OHP)
Video
Tape Recorder
White Board
Camera
Bisnis dan Manajemen
Akomodasi dan Konsumsi
Hotel/Penginapan
Transportasi
Makanan dan Minuman
MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN

Macam-macam Tata Ruang Rapat


Perencanaan Cahaya
Perencanaan Warna
Perencanaan Udara
Penataan Suara
Perencanaan Cahaya

Cahaya Penerangan yang cukup merupakan


pertimbangan yang penting dalam tata
ruang kantor. Kerugian dari kurangnya
cahaya menimbulkan ketegangan otot,
kelellahan mata, serta kesalahan dalam
bekerja, karena suksesnya pekerjaan
kantor memerlukan penerangan cahaya
yang baik.
Jenis-jenis Cahaya buatan Manusia

Cahaya Langsung
Cahaya Setengah Langsung
Cahaya Tidak Langsung
Cahaya Setengah tidak Langsung
Perencanaan Warna
Warna merupakan faktor penting untuk
memperbesar efisien kerja para pegawai dan warna
akan mempengaruhi perasaan serta pikiran. Maka
seharusnya kita menggunakan warna yang sesuai,
tepat, dan baik agar kantor tampak menarik dan
menyenangkan.
Para ahli membedakan tiga warna pokok :
Warna merah menggambarkan panas dan
kegembiraan
Warna kuning menggambarkan kehangatan
matahari berfungsi untuk merangsang mata dan
syaraf agar menimbulkan perasaan riang gembira
Warna biru merupakanwarna langit dan samudera
yang menggambarkan ketentraman.
MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN

Perencanaan Udara

Mengatasi udara yang panas dan lembab itu


perlu memperhatikan :
Mengatur suhu udara dalam ruang kerja
dengan alat AC.
Mengusahakan udara yang cukup dalam
ruang kerja.
Mengatur pakaian kerja yang sebaik-
baiknya dipakai oleh para pekerja.
Penataan Suara
Suara-suara bising dan gaduh dapat
menggangu konsentrasi kerja karena dapat
menggangu pikiran orang yang bekerja
sehingga mempengaruhi hasil kerjanya.
Untuk mengatasinya, diantaranya:
Langit-langit/dinding ruangan
menggunakan lapisan penyadap suara.
Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang
tertutup rapat.
Lantai ruangan diberi alas dari bahan yang
tidak banyak mengeluarkan suara.
Teknik Menyusun Undangan Rapat
Surat Undangan resmi
Surat Undangan tidak resmi
Surat Undangan setengah resmi
Surat Undangan Resmi

Surat Undangan yang dibuat oleh suatu


organisasi, Instansi, lembaga, Yayasan agar
orang-orang atau Organisasi yang diundang
dapat menghadiri acara yang
diselenggarakan oleh pihak yang
mengundang.
Contoh : Undangan Rapat dinas
Surat Undangan tidak resmi

Surat Undangan yang dibuat oleh


perorangan mewakili dirinya sendiri agar
pihak yang diundang dapat hadir dalam
acara yang diselenggarakan oleh yang
mengundang.
Contoh : Undangan Pernikahan,
Khitanan, dan Syukuran.
Surat Undangan Setengah Resmi

Surat Undangan yang dikeluarkan oleh


suatu Organisasi untuk acara yang bersifat
tidak resmi.
Contoh : Halal bihalal dan
Ulang tahun Perusahaan
Syarat Penulisan Bahasa Surat
Nada bahas surat harus tepat
- Hindari kata-kata atau kalimat
majemuk
- Perhatikan aturan tata bahasa
- Terapkan sopan santun penulisan
bahas surat yang lazim

Penggunaan Kalimat Sederhana


- Susunan Kata yang teratur yang menyatakan suatu
pengertian. Kalimat yang dikehendaki singkat
tetapi padat dan jelas serta bertata bahasa yang
benar, tidak panjang atau berulang-ulang,
sehingga mudah dipahami oleh pembaca.
Rumusan Isi Surat
Isi Surat harus jelas dan sopan yang dirumuskan
secara singkat dibagian hal atau perihal.

Kejelasan Makan
- Hindari Pemakaian kata/istilah yang kurang
lazim (tidak umum) dan kalimat yang
berbelit-belit.
- Pemilihan kata yang tepat, susunan kalimat yang
sederhana dan ungkapan yang wajar, serta
tulisan yang jelas dan benar.
- Penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat
serta gunakan singkatan yang sudah biasa
dipakai
Pengaturan Alinea
Untuk Mengetahui dari Instansi
mana surat tersebut dikirimkan.
Untuk mengetahui kota, tanggal, bulan,
dan tahun surat dikeluarkan.
Untuk mengetahui tentang atau perihal
surat dikirimkan
Untuk mengetahui maksud, tujuan, dan
keinginan pengirim.
Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan
penanggung jawab surat.
Untuk mengetahui mungkin ada dokumen yang
dilampirkan yang terkait dengan isi surat.
Penempatan bagian-bagian surat
Kepala Surat
Pembukaan
Isi Surat
Penutup
Kepala Surat

Pada bagian ini dicantumkan nama


Instansi/Lembaga, alamat
instansi/lembaga, nomor telepon, lambang
instansi, dan lain-lain.
Pembukaan

Tanggal surat, bulan, dan tahun


Nomor surat, membuat nomor surat
dibuat/dikeluarkan
Lampiran
Hal/Perihal
Nama dan alamat surat yang
dikehendaki oleh penulis/pembuat
surat
Salam Pembuka
Isi Surat/tubuh surat

Merupakan uraian lengkap dan jelas


tentang masalah yang menyebabkan surat
itu dibuat dan dikirimkan. Biasanya
dituangkan kedalam alinea pembuka, alinea
isi dan alinea penutup.
Penutup

Penutup surat terdiri dari :


Salam Penutup
Tanda tangan pejabat
Teknik menyusun agenda
dan acara rapat

Teknik
Pengetahuan dan kepandaian membuat
sesuatu
Cara sistematis mengerjakan sesuatu

Agenda
Buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun
Masalah yang akan dibicarakan di dalam rapat
Acara
Hal/pokok yang akan dibicarakan (dalam
rapat dan perundingan)

Rapat
Pertemuan untuk membicarakan
sesuatu
Sidang untuk membahas masalah yang
berkenaan dengan bidang pekerjaan yang
dihadapi
Yang harus diperhatikan dalam menyusun
agenda rapat :
Mengetahui dan menguasai masalah yang
dibicarakan
Mengetahui tema dan tujuan rapat
Mengetahui keadaan calon peserta rapat
Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan
pelaksanaan rapat
Mengetahui peralatan yang akan digunakan
Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
Mengetahui keadaan ruang rapat
Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman
Mengetahui tata tertib rapat
Yang harus diperhatikan dalam menyusun
acara rapat :
Acara disusun sesuai dengan pokok
permasalahan
Urutan acara rapat terdiri dari :
Pembukaan
Pengarahan dari pemimpin rapat
Pelaksanaan rapat
Pembawa acara membacakan hasil rapat
Mengetahui dan menguasai masalah yang
dibicarakan
Mengetahui tema dan tujuan rapat
Mengetahui keadaan calon peserta rapat
Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan
pelaksanaan rapat
Mengetahui peralatan yang akan digunakan
Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
Mengetahui keadaan ruang rapat
Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman
Mengetahui tata tertib rapat
Contoh Agenda Rapat
Pertemuan para eksekutif muda
Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan
pada tanggal 12 Juni 2004, Pukul 10.00 di ruang
Presidential Hotel Indonesia.
Agenda :
1. Laporan dari rapat sebelumnya
2. Perkenalan produk baru
3. Tanggapan terhadap produk baru
4. Pemasaran produk/promosi
5. Pembagian wilayah pemasaran
6. Persiapan promosi
7. Tanggal untuk rapat selanjutnya
Contoh Susunan Acara Rapat

Judul Rapat : Pemasaran Produk Terbaru


Perusahaan
Pemimpin Rapat : Direktur Utama Bapak Susilo, S.E.

Acara :
1. Pembukaan diawali dengan doa
2. Laporan dari rapat sebelumnya oleh ketua Penyelenggara rapat
3. Pengarahan Rapat
4. Perkenalan produk baru
5. Tanggapan dan tanya jawab
6. Pembagian kelompok kerja
7. Rapat pleno mengenai hasil kerja kelompok
8. Cara pemasaran produk/promosi
9. Pembagian wilayah pemasaran
10. Persiapan promosi
11. Pembacaan keputusan-keputusan hasil rapat
12. Kesimpulan rapat
13. Penutup diakhiri dengan doa
14. Pemberitahuan rapat selanjutnya
Contoh Isi Surat Undangan Rapat

Dengan hormat,

Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada Rapat yang akan


diselenggarakan pada:
Hari/tanggal: Senin/11 Juli 2004
Waktu : Pukul 1O.OO
Tempat : Grand Mahakam
Jl. Pattimura IV Jakarta
Acara : Rapat kerja bagi Guru dan
Tata Usaha

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon kehadiran


Bapak/Ibu tepat pada waktunya.

Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.


Cara menyusun Proposal, yaitu sebagai
berikut :
Kata Pengantar
Pendahuluan
Maksud dan tujuan
Jenis kegiatan
Rencana Kerja
Lokasi atau tempat kegiatan
Waktu kegiatan
Orang-orang yang terlibat kegiatan atau panitia
pelaksanaan kegiatan
Dana
Harapan
Lampiran-lampiran
KD 2. Menyelenggarakan Pertemuan
INDIKATOR 2.1 Pertemuan dipimpin menurut prosedur perusahaan dan tata cara
pertemuan
2.2 Hubungan antar pribadi dan gaya komunikasi dipakai agar dapat
membuka dan mendorong adanya komuniksi yang baik
2.3 Kesepakatan mengenai tujuan dan
penyelenggaraan pertemuan dapat tercapai
2.4 Gagasan dan informasi disampaikan jelas dan lengkap
2.5 Seluruh peserta diberi kesempatan untuk memberi gagasan
2.6 Pertemuan dikelola secara terarah agar tujuan tercapai
2.7 Waktu pertemuan yang akan diselenggarakan berikutnya telah
disetujui dan didasarkan pada kesepatan peserta
2.8 Notulen dicatat dengan benar

MATERI - Pengelolaan pertemuan


- Etika pertemuan

KEGIATAN - Menjelaskan membuka dan menutup rapat


PEMBELAJARAN - Menjelaskan teknik memimpin rapat
- Menjelaskan teknik mengajukan pendapat
- Memahami tata tertib rapat
- Menjelaskan teknik menyusun notula dan resume rapat
- Menerapkan teknik membuka, memimpin, mengajukan pendapat,
dan menyusun notula dan resume rapat dengan benar
- Mempraktrekkan penyelenggaraan rapat
- Membuat notula dan menyusun resume rapat
Teknik Membuka dan Menutup rapat
Teknik Membuka rapat
Kalimat pembuka harus menarik
Kalimat Pembuka berisi kalimat yang membangkitkan
motivasi para pendengar secara cermat
Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang
materi/topik yang akan dibahas
Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari
pembicaraan
Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi menarik
perhatian para pendengar
Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik :
- Penggunaan data
- Anekdot
- Membuat Pertanyaan
- Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa
- Menggunakan Peribahasa, kata bijak, dan kutipan dari
kitab suci
Teknik Menutup Rapat
Menyusun ringkasan atau kesimpulan
Pada akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi
garis besar isi atau topik yang telah dibahas.

Kalimat Penutup
Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup
pembicaraan, yaitu :
- Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang
singkat
- Berisi anjuran kepada pendengar
- Berisi Pujian/sanjungan kepada pendengar
- Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum,
bahkan tertawa
- Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair,
kutipan dari kitab suci, atau kata bijak.
Teknik Memimpin Rapat
Sikap dan sifat yang harus dimiliki seseorang
pemimpin rapat, antara lain :
Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan
yang luas
Seorang pemimpin rapat harus dapat mengendalikan
jalannya rapat
Pemimpin rapat harus mempunyai sifat adil, jujur,
berwibawa, dan tegas
Pemimpin rapat harus harus mampu mengatur lalu lintas
jalannya rapat
Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam
mencapai tujuan rapat
Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat
memiliki kesempatan untuk memberikan gagasan
Pemimpin rapat memimpin rapat menurut prosedur
perusahaan dan tata cara pertemuan
Teknik Mengajukan Pendapat

Teknik bertanya dalam rapat, yaitu sebagai


berikut :
Pertanyaan Langsung
Pertanyaan Umum
Pertanyaan Terbuka
Pertanyaan Mengembalikan
Pertanyaan dipindahkan
Pertanyaan Faktual
Pertanyaan Retoris
Pertanyaan Penghargaan
Leading Question
Tata Tertib Rapat

Secara garis besar, isi tata tertib rapat


antara lain sebagai berikut :
1. Peraturan sebelum rapat dimulai
a. Peserta rapat hadir tepat waktu
b. Peserta rapat mengisi daftar hadir
c. Peserta rapat membawa perlengkapan atau
peralatan sesuai dengan isi surat undangan
d. Bila tidak dapat hadir ada pemberitahuan
e. Mengenakan pakaian sesuai dengan
pemberitahuan dalam surat undangan
2. Peraturan pada saat rapat dilaksanakan
a. Mematuhi aturan main rapat yang telah
ditentukan
b. Tata tertib berbicara, bersikap
c. Tata tertib bertanya
d. Tata tertib mengerjakan tugas
perorangan/kelompok
e. Tata tertib istirahat/makan/minum

3. Peraturan pada saat selesai rapat


a. Bila ada tugas mengerjakannya tepat waktu
b. Mengikuti pelaksanaan rapat selanjutnya
Teknik Menyusun Notula dan Resume Rapat

Pengertian Notula
Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat
serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.

Macam-macam notula
- Notula Harfiah, yaitu laporan atau pencatatan secara
kata demi kata dari seluruh pembicaraan dalam rapat
tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain.
- Notula Rangkuman, yaitu laporan ringkas tentang
pembicaraan dalam rapat
Fungsi Notula
Sebagai dokumen dan alat bukti
Sebagai sumber informasi untuk peserta
yang tidak hadir
Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
Sebagai dokumen
Sebagai alat untuk rapat semu
Isi notula

Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi atau


yang menyelenggarakan rapat.
Hari, tanggal, tempat, dan waktu di mulai dan berakhirnya rapat
Sifat rapat misalnya rutin, tahunan, luar biasa
Pemimpin dan notulis rapat
Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir
Penyempurnaan rapat sebelumnya dan pengesahan dari pemimpin
rapat
Susunan acara rapat
Ringkasan jalanya rapat
Hasil rapat
Hal-hal lain yang ikut di bicarakan rapat
Catatan khusus
Nama dan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat
KD 3. Membuat Catatan Hasil Pertemuan

INDIKATOR 3.1 Catatan hasil rapat diketik


secara benar
3.2 Hasil catatan tercatat
diberikan kepada bagian-
bagian yang bersangkutan

MATERI - Hasil Notulen

KEGIATAN - Dapat mencatat hasil


PEMBELAJARAN pertemuan
- Mengetik secara benar hasil
pertemuan

Bisnis dan Manajemen


CONTOH PENYUSUNAN NOTULA

NOTULA
Rapat Pemilihan Calon Ketua Jurusan
Sekretaris Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Bandung 2006

Hari : Senin
Tanggal: 24 April 2006
Jam : 09.00 12.30 WIB
Tempat : Ruang Serba Guna

Ketua : Ketua Jurusan


Sekretaris : Sekretaris Jurusan
Hadir : 24 peserta
Tidak Hadir : 4 peserta
Acara :
Pembukaan
Penjelasam tentang tata cara pemilihan calon ketua Jurusan
Pemilihan Calon Ketua Jurusan
Tanya jawab dan lain-lain
Penutup

Bisnis dan Manajemen


Risalah Pembicaraan
Acara ke-1:
Jam 09.00 WIB Rapat dibuka oleh Sekretaris Jurusan
Sekretaris membacakan peserta yang hadir dan tidak hadir
Sekretaris membacakan jadwal pemilihan Ketua Jurusan
Acara ke-2: Penjelasan dari Ketua Jurusan
Syarat-syarat calon Ketua Jurusan
prosedur pencalonan
Prosedur pertimbangan
Prosedur penetapan
Pemilihan
Acara ke-3: Pemilihan calon Ketua Jurusan
Berdasarkan SK Dekan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen No. 24/IV/06
Pasal 4, terdapat 3 orang dosen yang dicalonkan, yaitu:

Dra. Hana Hasana


Dra. Nina Karmil
Drs. Pujo Hartono
a. Dra. Hana Hasanah, tidak bersedia di calonkan
b. Dra. Nina Karmila, dan
c. Drs. Pujo Hartono, bersedia dicalonkan
Tampilan
Acara ke-4: Tanya jawab dan lain-lain
Dra. Nina Karmila, prosedur pertimbangan dan penetapan ketua jurusan
Drs. Puji Hartono, menayakan kemungkinan di masa mendatang.

Acara ke-5: Penutup


Tepat pada jam 12.30 WIB rapat ditutup oleh ketua jurusan dengan
ucapan terima kasih.

Mengetahui dan mengesahkan


Bandung, 24 April 2006
Ketua
Sekretaris

Drs. Yudiferi
Dra.Shadana
NIP. 130777841
NIP. 131567321
NOTULA RAPAT
BPKLN
Tanggal : 23 Mei 2007 Lokasi : Ruang
Sidang BPKLN 602
Lt. 6
Hari : Rabu Acara : TAWARAN
BEASISWA DARI
PEMERINTAH
Jam : 14.00 s.d selesai

Peserta Rapat:
1. Agus. S. Surtobroto dari FIK Universitas Negeri Yogyakarta
2. Budi Valianto dari FIK Universitas Negeri Medan
3. Khairuddin dari FIK Universitas Negeri Padang
4. Tedi Cahyono dari FIK Universitas Negeri Jakarta\
5. Ferry Yulmarino
6. Abe Susanto
7. Tim Beasiswa Unggulan

Hasil Rapat: Bisnis dan Manajemen


Hasil Rapat:
1. Tawaran Beasiswa pemerintah Kuba terdiri dari 10 beasiswa
mengenai Pendidikan Olahraga, 1 beasiswa Teknik Mesin
Pertanian dan 1 beasiswa kedokteran Hewan

2. Untuk Beasiswa Pendidikan Olahraga, pengajuan dapat


dikirimkan kepada Sekretaris Beasiswa Unggulan. Untuk
informasi mengenai biaya Pendidikan dan biaya hidup dapat
menghubungi Kedutaan Besar Kuba di Jakarta, Telp. 021-
3812982.

3. Jika ada kendala mengenai biaya maka dapat memanfaatkan


beasiswa olahragawan atau subsidi atlet untuk berlatih ke luar
negeri (bila beasiswa tidak seluruhnya terserap oleh atlet) atau
dengan subsidi keberangkatan ke Luar Negeri max. US $ 500.

4. Beasiswa unggulan juga memberikan beasiswa pendidikan bagi


olahragawan melalui Program Double Degree U to U antara
Universitas di Indonesia (UNJ sebagai playing bagi UN yang
lain) dengan Universitas di Kuba.
5. Bagi Pelatnas berprestasi yang sedang sekolah tetapi
belum mengajukan permohonan beasiswa pendidikan
dengan ditujukan ke Dikti tetapi tembusan ke Biro PKLN.

6. Segera kontak dengan Kedutaan Besar Kuba di Jakarta


mengenai informasi beasiswa.

Saran kepala:
Sekitar tanggal 15-20 Juni 2007 akan di undang
kembali mengenai Progress beasiswa ini.

Pemimpin Rapat, Notulis,

(Ade Susanto) (Carolina)


KD 4. MENDISTRIBUSIKAN HASIL
PERTEMUAN
INDIKATOR 4.1 Dokumen yang dihasilkan dari pertemuan dibuat
dengan benar dan didistribusikan
4.2 Staff lain diberi informasi mengenai hal pertemuan
4.3 Pekerjaan yang dihasilkan dari pertemuan dimasukan
kedalam jadwal kerja yang telah ada dengan
memperhatikan prioritas dan dilaksanakan
sebagaimana mestinya

MATERI - Alat dan mesin pengganda


- Cara penggandaan
- Cara penggunaan atau pendistribusian hasil
pertemuan

KEGIATAN - Dapat memahami alat mesin pengganda


PEMBELAJARAN - Menjelaskan cara penggandaan
- Menjelaskan cara pengiriman
- Menjelaskan penulisan buku atau lembar ekspedisi
- Mempraktekkan penggandaan notulen dengan mesin
penggandaan
- Mempraktekkan pengiriman notula dengan fax, e-mail,
pos keliling dan buku ekspedisi

Bisnis dan Manajemen


Mesin Pengganda
Mesin Foto Copy, cara Penggunaannya :
- Hidupkan mesin dengan menekan tombol
On
- Letakkan kertas pada kaca tempat foto
copy dengan bagian tepi atas menempel
pada garis skala pada posisi yang tepat di
- Tekan tombol pengatur hasil copy
- Tekan tombol jumlah penggandaan yang
dikehendaki
- Tekan tombol start
- Jika sudah selesai tekan tombol Off
Mesin Stencil, cara penggunaannya :

- Sediakan kertas yang akan diduplikasikan


ditempat yang telah disediakan yang berada
disebelah Up and down Botton
- Tekan tombol power yang berada di bawah
- Naikkan tombol Up and down Button yang berada
disebelah tombol power
- Letakkan master ditempat yang telah disediaka,
kemudian sesuaikan ukuran master tersebut
- Tekan tombol untuk memilih penduplikasian foto
atau tulisan kemudian tombol menu utama. menu
utama terbagi menjadi :
a. Zoom (max 140 %)
b. Organize Size (B4, A4, B5, A5, dan Post)
c. Photo Mode/untuk mengukur tinta (dark, soft,
normal)
- Setelah selesai pemilihan menu untuk kembali ke
pengaturan awal tekan menu utama hingga tertera
tulisan osht 1 set.%
- Kemudian tekan tombol untuk memasukkan
master yang akan diduplikasi
Mengirim Notula
Mesin Faximile
1. Pastikan faximile berada dalam posisi
menyala
2. Letakkkan kertas pada feeder atau
posisi system pengiriman (kertas
terbalik)
3. Tekan tombol tujuan, tunggu sampai
terdengar bunyi beep.beep.
4. Tekan tombol start atau copy, maka
dengan otomatis dokumen yang dikirim akan
sampai ke tujuan
E-mail
1. Login ke account email anda, gunakan
link berikut : http//mail.yahoo.co.id
a. Sign In Yahoo Mail
b. Masukkan Yahoo ID dan Password
c. Klik tombol Sign In
2. Ada beberapa bagian menu yang
nampak pada halaman Yahoo Mail
3. Klik tombol New (untuk memulai
membuat pesan/message)
4. Akan muncul halaman untuk
mengetik pesan . Ada beberapa hal
yang perlu diperhatikan :
a. To : Isi dengan alamat e-mail tujuan
b. Subject : diisi dengan topik/tema surat
c. Untuk memasukkan file lampiran pilih
tombol attach file

5. Untuk mengirim e-mail


Klik tombol Send
Pos Langsung

1. Mengetik naskah rapat/notulen


2. Menggandakan naskah hasil rapat yang
akan dikirim
3. Mengecek naskah hasil rapat yang akan
dikirim
4. Mencatat segala keterangan yang akan
diposkan kedalam buku catatan
perangko
5. Mencatat segala keterangan yang akan
diposkan jumlah perangko yang akan
ditempelkan
6. Apabila memakai fasilitas mesin perangko
semua naskah yang akan dikirim melalui
pos perangkonya dicap dengan mesin
tersebut
7. Untuk jenis paket atau amplop yang tebal,
hendaknya alamat diketik di atas label
berperekat lalu tempelkan pada amplop
Lembar Ekspedisi

Buku ekspedisi ada dua macam :


1. Buku Ekspedisi Intern (lingkungan
sendiri)

2. Buku Ekspedisi Ekstern (lingkungan


sendiri)