TUGAS TUTORIAL KE-3

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

Nama Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis

Kode Mata Kuliah : EKMA4159
Jumlah sks : 3 (Tiga)
Nama Pengembang : Dr. Muhammad Istan, SE., M.Pd., MM
Nama Penelaah : Irmawaty, SE., M.Si.
Status Pengembangan : Baru/Revisi* (coret yang tidak sesuai)
Tahun Pengembangan : 2021
Edisi Ke- : 1 (satu)

No Tugas Tutorial Skor Maksimal

1 Identifikasi Persiapan rapat bisnis 50

2 Melaksanakan rapat bisnis dan 50

membuat laporannya;

* coret yang tidak sesuai

JAWABAN :

1.
1. Persiapan rapat bisnis:
Secara singkat rapat ialah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan
suatu masalah. Rapat ialah alat komunikasi langsung antara pimpinan dengan para staffnya.
Rapat sering dilaksanakan oleh banyak instansi atau perusahaan. Jadi, rapat (conference atau
meeting) adalah pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk
merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
Rapat sangat membutuhkan tangan sekretaris yang terampil dalam rapat, terutama dalam hal
mempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat pimpinan.
Dalam hal ini tugas sekretaris dalam rapat mencakup hal-hal sebagai berikut:
1) Persiapan
2) Menyusun acara
3) Menyusun teks pidato pimpinan
4) Membuat notula rapat
5) Membuat laporan hasil rapat.
Perencanaan rapat bisnis diperlukan untuk mencapai rapat bisnis yang efektif. Ada beberapa ciri
tentang bagaimana sebuah agenda rapat bisnis menjadi baik, antara lain:
• Tanggal, tempat, waktu mulai dan waktu selesai
• Rumusan tujuan atau maksud rapat
• Siapa saja yang hadir
• Topik yang akan dibahas
• Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas
Persiapan Peyelenggaraan Rapat Berikut ini adalah beberapa hal yang harus dilakukan dalam
kaitannya dengan persiapan penyelenggaraan rapat, antara lain yaitu:
1. Membuat Surat Undangan Rapat Undangan dibuat jauh-jauh hari sebelum rapat akan
dimulai. Undangan Diedarkan beberapa hari sebelum rapat bisnis berlangsung (misal:
seminggu) dan dilengkapi dengan bahan – bahan yang akan dibahas dalam rapat bisnis
tersebut. Hindari penyampaian undangan rapat bisnis secara mendadak dan tanpa
dilengkapi dengan bahan atau materi yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut.
Undangan rapat yang lengkap berisi:
a) Hari, tanggal, dan jam
b) Tempat rapat
c) Acara rapat atau bahan (materi) yang akan dibahas didalam rapat.
 2. Persiapan Ruangan Rapat Salah satu hal yang sangat besar pengaruhnya terhadap
keberhasilan rapat adalah pengaturan tata ruang rapat yang baik. Tata ruang rapat harus
disesuaikan dengan jumlah peserta dan maksud rapat. Penataan ruangan rapat akan menjadi
perhatian sekretaris dalam rangka persiapan rapat. Waktu Dan Tempat Waktu menunjukan
tanggal, bulan dan jam rapat bisnis akan dilaksanakan. Sedangkan tempat pelaksanaan rapat
bisnis perlu dicantumkan secara jelas dan rinci.
3. Alat-Alat Tulis Dalam rapat yang cukup besar perlengkapan alat tulis sangatlah penting. Alat
tulis yang diperlukan pada saat rapat diantaranya yaitu:
a) Map beserta isinya yakni kertas HVS, jadwal rapat, dokumen-dokumen yang berkaitan
dengan masalah yang akan dibahas, untuk dibaca para peserta rapat dan lain- lain.
b) Pensil, ballpoint, penghapus dan lain sebagainya.
c) Komputer atau laptop.
4. Perlengkapan Rapat Selain itu sound system, overhead projector atau slide, video, tape
recorder, dan whiteboard, alat-alat tersebut sangat membantu dalam keberhasilan rapat.
Agar rapat bisa berjalan lancar, pastikan peralatan-peralatan tersebut telah siap digunakan
sebelum rapat berlangsung.
5. Akomodasi Untuk penyelenggaraan rapat yang cukup lama, maka perlu dipersiapkan
akomodasi, yaitu antara lain, hotel atau penginapan, dan transportasi untuk para peserta
rapat.
6. Konsumsi (Snack) Hidangan makanan dan minuman (kopi, air putih) pada saat peserta datang
akan menimbulkan kesan penyambutan yang baik terhadap peserta rapat. Pelayanan dan
penyajian minuman dan makanan ada baiknya: a) Memperhatikan kebersihan. b) Tidak
mengganggu jalannya rapat.
7. Kesehatan Penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu disediakan ruangan kesehatan, hal
ini untuk mencegah terhambatnya pelaksaannya rapat akibat adanya peserta yang sakit.
Maka selain itu faktor kesehatan peserta rapat juga perlu diperhatikan.
8. Jumlah peserta

2. Melaksanakan rapat bisnis dan membuat laporannya:

1. Membuat agenda rapat

Hal pertama yang harus diperhatikan agar dapat menciptakan rapat yang efektif dapat dimulai
dari membuat agenda rapat yang jelas. Hal ini karena banyak undangan rapat yang seringkali
tidak mencantumkan agenda serta tujuan rapat. Kebanyakan undangan hanya berisi waktu,
tempat, serta judul rapatnya saja.
Padahal mencantumkan agenda rapat merupakan poin penting untuk membuat rapat lebih efektif.
Agenda rapat akan membuat para undangan mengetahui hal apa saja yang akan dibahas dalam
pertemuan tersebut sehingga setiap orang dapat mempersiapkan materi dengan baik.
Tidak hanya itu, hal ini juga bertujuan untuk mencegah topik rapat keluar jalur. Dengan
memaparkan agenda dan undangan rapat, meeting dapat berlangsung lebih efektif karena setiap
orang yang datang sudah mengetahui apa saja yang akan dibahas.
2. Menentukan jumlah undangan rapat
Salah satu faktor penentu rapat yang efekif ditentukan juga oleh banyaknya jumlah undangan
rapat. Seringkali rapat dihadiri oleh puluhan orang yang membuat terasa sesak serta situasi
 tersebut jelas sangat tidak efektif karena tidak semua orang dalam ruangan akan memberikan
kontribusi bagi pertemuan tersebut.
Jika adalah penyelanggara rapat, sebaiknya atur strategi meeting yang efektif dengan
menentukan jumlah orang yang diharapkan hadir agar rapat menjadi lebih fokus.
3. Pastikan tepat sasaran sesuai tujuan rapat dan jenis rapat
Setelah menentukan jumlah undangan rapat, juga perlu menentukan audience sesuai dengan
topik meeting. Misalnya, jika rapat kantor bertujuan untuk diskusi seputar strategi pemasaran
produk terbaru, maka sebaiknya hanya mengundang tim dari divisi marketing saja.
Hal ini penting karena diharapkan setiap orang yang diundang memahami topik yang akan
dibahas dan mampu memberikan masukan atau ide yang bisa menghasilkan solusi. Selain itu,
mengundang orang yang tidak berkepentingan dengan topik rapat hanya akan membuat
pertemuan berjalan lama dan tidak menghasilkan solusi apapun.
Ingatlah bahwa untuk menentukan siapa saja yang sebaiknya diundang ke dalam rapat, harus
melihat kembali kepada tujuan dan jenis rapat yang ingin diadakan. Umumnya rapat dapat
dibedakan ke dalam beberapa jenis berdasarkan tujuan rapat. Beberapa jenis rapat tersebut yaitu:
Status Update Meetings .Jenis rapat yang paling umum. Mencakup pertemuan antara tim dan
proyek yang reguler. Tujuannya untuk menyelaraskan tim melalui pembaruan tentang update
terkini, tantangan dan langkah yang harus diambil

~TERIMAKASIH~

NAMA : RIZKY FITRIANI

NIM : 042738451

UPBJJ : MALANG