JAWABAN TUGAS 3 SESI 7 KOMUNIKASI BISNIS

Nama : Zachra Saniyah N

NIM : 044531715
Prodi : S – 1 Manajemen
T. A : 2022.1 (Semester. 2)
Kelas : Komunikasi Bisnis 157
1. Identifikasi Persiapan rapat bisnis.

Berikut adalah identifikasi persiapan rapat bisnis dari langkah penyelenggaraan, langkah
praktis penyelenggaraan dan beberapa hal lainnya yang harus di perhatikan dalam
penyelenggaraan rapat.

Langkah-langkah penyelenggaraan rapat adalah :

a) Perencanaan dan logistik rapat

b) Mengkaji-ulang dan perencanaan rapat yang pada dasarnya merupakan penjabaran dari
maksud dan tujuan rapat
c) Penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susuni pada pembuatan skenario
rapat pada tahap perencanaan operasional
d) Pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam penyelenggaraan
rapat sesuai dengan maksud dan tujuan rapat
e) Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Dalam pada itu kita pun harus
memperhatikan apa yang dinamakan dengan sense of meeting. Apa yang dimaksud
dengan sense of meeting adalah kondisi di peserta rapat merasakan pentingnya pertemuan
mana yang diselenggarakan untuk mengambil tangkah-langkah yang diperlukan setelah
rapat selesa diselenggarakan

Ada pun langkah-langkah praktis untuk penyelenggaraan rapat adalah :

a) Memastikan apakah rapat memang perlu diselenggarakan

b) Menentukan orang-orang yang akan diundang
c) Menetapkan waktu penyelenggaraan
d) Menyusun agenda rapat dan jika ada sejumlah tujuan, sangat penting untuk menyusun
prioritas bahasan rapat lel Menyebarkan agenda rapat terlebih dahulu pada orang yang
akan diundang rapat sehingga mereka bisa mempersiapkan diri dengan baik
e) Menyebarkan agenda rapat terlebih dahulu pada orang yang akan diundang rapat
sehingga mereka bisa mempersiapkan diri dengan baik
f) Mempersiapkan sarana audiovisual (rupa-rungu) seperti bagan,handput,slide, transparansi
start tayangan PowerPoint
g) Rapat hendaknya dimulai tepat waktu meski beberapa orang belum hadir
h) Hendaknya rapat dibuka dengan langsung menjelaskan agenda pertemuan atau pokok
masalah dan membahas permasalahan yang lebih mudah dipecahkan baru kemudian
masalah yang lebih berat
 i) Menyediakan waktu yang cukup untuk pembahasan setiap isu yang dibahas
j) Menunda diskusi sampai akhir rapat bila dalam rapat itu terjadi perdebatan yang
memakan waktu
k) Menyebarluaskan notulasi rapat untuk mengingatkan setiap orang atas kesimpulan dan
rencana aksi yang disepakati melalui rapat.

Di samping itu, penting bagi kita memperhatikan beberapa permasalahan umum yang biasa
ditemui dalam penyelenggaraan rapat Permasalahan tersebut adalah :

a) Tidak ada tujuan atau pokok agenda

b) Tidak ada orientasi sebelum rapat
c) Lambat memulai rapat
d) Persiapan yang buruk atau tidak memadai
e) Melepaskan masalah
f) Rapat terlalu lama
g) Tidak terorganisasi
h) Tidak meyakinkan
i) Kepemimpinan tidak efektif
j) informasi yang didiskusikan tidak berhubungan
k) Membuang-buang waktu
l) Interupsi
m) Tidak efektif dalam membuat keputusan
n) Diskusi bertele-tele, berlebihan, dan menyimpang
o) Diskusi didominasi beberapa individu
p) Tidak ada basil atau tindak lanjut yang dihasilkan.

2. Melaksanakan rapat bisnis dan membuat laporannya.

Efektivitas rapat bisnis ditentukan oleh tiga komponen, yaitu:

1. Kesiapan panitia penyelenggara, dalam menyiapkan segala

2. Kesiapan narasumber dalam menyiapkan materi yang akan disampaikan.
3. Kehadiran dan keaktifan peserta dalam mengikuti rapat bisnis

Kegiatan yang dilakukan panitia penyelenggara, narasumber dan peserta selama berlangsungnya
rapat bisnis, yaitu:

1. Panitia Penyelenggara (organizer) bertugas menyiapkan

2. Ruangan, dekorasi, dan sound system Semua panitia siap melakukan tugasnya dan hadir
lebih awal
3. Melakukan registrasi peserta
4. Penyambutan peserta dengan ramah, sopan, dan santun
5. Pembawa acara dapat memulai rapat tepat waktu dan selesai tepat waktu .
 6. Acuan agenda rapat bisnis yang sudah disiapkan
7. Semua fasilitas (meja, kursi, laptop, LCD projector, flip charts, konsumsi) tersediacukup
dan dalam kondisi yang siap digunakan dengan baik
8. Moderator siap memandu rapat bisnis
9. Siapkan petugas notulen yang cekatan dan terampil
10. Siapkan dokumentasi audio-visual
11. Dokumentasi hasil rapat bisnis,

Narasumber (presenter)

1. Hadir lebih awal

2. Perkenalan identitas diri
3. Siap melakukan presentasi
4. Manfaatkan media audio visual
5. Terbuka atas masukan dan kritik dari peserta
6. Berpenampilan menarik dan menyenangkan

Peserta (participants)

1. Peserta hadir tepat waktu dan melakukan registrasi peserta

2. Berpakaian rapi dan sopan
3. Memakai kartu identitas peserta
4. Membawa kelengkapan bahan-bahan untuk rapat
5. Menjadi peserta yang aktif dan inisiatif
6. Menjaga kelancaran, ketenangan dan ketertiban
7. Respek (menghargai) peserta lain
8. Bertanya sesuai dengan topic
9. Mengikuti kegiatan sesuai dengan agenda yang telah disepakati

Fasilitas pendukung yang disiapkan panitia penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan posisi
tempat duduk (layout). Menurut Dobson, terdapat empat macam pengaturan posisi tempat duduk
untuk penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain:

1) Gaya Persegi Empat (Boardroom style)

a. Digunakan untuk jumlah peserta yang relatif terbatas.
b. Lebih sesuai untuk rapat bisnis yang fokus pada pemecahan masalah tertentu.
2) Bentuk Huruf "U" ("U" Shape Style)
a. Digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi
empat
b. Narasumber lebih mudah melakukan pendekatan dengan setiap peserta.
3) Gaya Ruang Kelas (Classroom Style)
a. Digunakan untuk jumlah peserta rapat bisnis yang mencapai ratusan
b. Kelemahannya yaitu jerak narasumber terbatas dan tidak dapat berkomunikasi
dengan peserta karena terhalang oleh kursi
 4) Gaya Melingkar (Circular Style)
a. Memberikan peluang interaksi antarpeserta menjadi lebih baik dan dalam
jumlahyang relatif sedikit

Bentuk Lain Dalam Menyusun Tempat Duduk :

1) Gaya Chevron (Chevron Style)

Memberi keleluasaan audiens untuk lebih memusatkan perhatian atau fokus
padapembicara
2) Gaya Modifikasi (Modified Style)
Hampir sama dengan gaya Chevron, hanya saja menempatkan baris tempat disisi
tengah
3) Gaya Setengah Melingkar (Semi-Circular Styler)
Memberikan keleluasaan pembicara untuk berinteraksi dengan audiens.
Memberikan ruang gerak audiens manakala pembicara menyajikan game.

4) Gaya Kelompok (Cluster Style)

Disusun berdasarkan kelompok-kelompok kecil.
Audiens duduk di kursi yang disusun melingkar
Digunakan untuk kegiatan pelatihan atau Training

Tindak Lanjut Rapat Bisnis:

Hasil kesepakatan rapat bisnis hendaknya didokumentasikan Semua dokumentasi perlu

ditinjau ulang.
Setelah rapat bisnis selesai, tim pengurus melakukan kompilasi semua bahan, termasuk
audio-visual.
Kemudian, pihak-pihak yang bertanggung jawab membubuhkan tanda tangan dan
menyerahkan ke pimpinan perusahaan untuk menjadi dokumen penting yang harus
ditindak lanjuti di kemudian hari.

Persiapan Penulisan Laporan Rapat Bisnis

Persiapan adalah suatu yang sangat penting dalam segala aspek, begitu halnya dalam membuat
laporan. Adapun persiapan yang diperlukan sebelum menulis laporan mencakup paling tidak 4
dari tahapan seperti berikut ini.

• Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup.

Tahap pertama perencanaan adalah melakukan analisis masalah, yang mencakup tujuan
penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan seperti: apa yang diinginkan,
berapa banyak, mengapa, dan kapan akan membantu anda dalam menetapkan masalah, tujuan,
ruang lingkup, keterbatasan, dan judul suatu laporan
• Pertimbangkan Siapa yang Akan Menerima Laporan
Memvisualisasikan pembaca atau pendengar anda dan kebutuhan mereka adalah tahapan yang
penting dalam mempersiapkan laporan bisnis Dalam mempersiapkan laporan bisnis, perlu
dipertimbangkan berbagai hal yang berkaitan dengan audience. Artinya, seseorang yang ingin
menyusun laporan bisnis perlu memperhatikan siapa yang akana menerima laporan tersebut,
baik dari segi pendidikannya, pengalamannya, maupun sikap emosionalnya. Hal ini. bertujuan
agar laporan bisnis yang ingin disampaikan kepada audience dapat mengenai sasarannya.

• Menentukan Ide atau Gagasan

Dalam tahap ini, tuliskan semua ide yang terlintas secara umum. Kemudian buatlah laporan
berdasarkan rencana kerja yang rinci untuk beberapa laporan, rumuskan hipotesis sebagai
dasar untuk menentukan informasi apa yang anda perlukan.

• Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan

Tahap ke empat dalam menyiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang diperlukan dari
sumber-sumber yang dapat dipercaya. Untuk beberapa laporan mungkin anda mempunyai data
di dalam ingatan anda. Namun, anda mungkin perlu juga mencari data data tambahan dengan
melakukan penelitian sekunder dan penelitian primer

• Menganalisis dan Menafsirkan Data

Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat. Namun untuk
laporan panjang seperti laporan analisis yang didasarkan pada fakta yang diproleh dari
berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu yang lebih lama. Analisis penafsiran anda
haruslah seobjektif mungkin Berusahalah jujur, dan tidak pernah menghilangkan atau
memanipulasi fakta yang relevan

• Mengorganisasikan Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir

Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati hati, anda dapat mengorganisasikan
hasil temuan, dan membuat kerangka akhir Tetapi, sebelum menyiapkan kerangka, anda perlu
tau tubuh laporan dan mempertimbangkan berbagai metode pengorganisasian dan kerangka.