Jangan lupa sertakan sumber ya.

Nama : Dwi Nur Fajriati

NIM : 14416241029

Prodi : P. IPS A 2014

Tahap-Tahap Rapat yang Baik

Rapat sudah menjadi bagian dalam kehidupan sehari-hari dalam organisasi. Karena sudah
merupakan rutinitas maka sebagian orang sering mengabaikan hal-hal yang berkaitan dengan
rapat. Padahal rapat (meeting), baik formal maupun informal yang diselenggarakan oleh
organisasi maupun lembaga pemerintah maupun swasta merupakan bagian penting dari
kehidupan kerja. Keberhasilan atau kegagalan suatu rapat tergantung dari bagaimana persiapan
sebelum pertemuan atau rapat sampai pada pasca pertemuan, selain itu fasilitas juga berpengaruh
terhadap berhasil atau tidaknya suatu rapat.

Pertimbangan perlu tidaknya menyelenggarakan sebuah rapat menjadi sebuah hal yang
penting. Tidak perlu diadakan rapat bila topiknya tidak terlalu penting dan tidak mendesak.
Untuk memutuskan apakah tujuan rapat tersebut penting, sebaiknya diadakan diskusi singkat dari
orang-orang kunci yang hendak diundang, utamanya tentang perlu tidaknya sebuah rapat. Dalam
suatu kegiatan perkantoran, ada hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat.
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan
pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :

1. Why? yaitu mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tujuan dari
rapat tersebut.
2. What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan
agenda rapat.
3. Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan
peserta rapat yang diundang.
4. Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat
penyelenggaraan rapat.

1
Jangan lupa sertakan sumber ya. 😊

5. When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan
waktu rapat akan diselenggarakan.
6. How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat
tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka.

Sebelum rapat diselenggarakan, maka terlebih dahulu akan dilakukan sebuah diskusi yang
didalamnya membahas mengenai apa yang mendasari mengapa harus diadakan rapat, selain itu
juga untuk menentukan siapa saja yang menjadi pengurus rapat. Adapun komposisi susunan
panitia rapat disesuaikan dengan besar kecilnya kegiatan. Biasanya susunan panitia terdiri dari
panitia inti dan panitia lengkap. Panitia inti terdiri dari ketua, sekretaris, dan bendahara. Untuk
menjadi paniti lengkap maka harus ditambah seksi-seksi. Contoh komposisi kepanitiannya
sebagai berikut:

1. Ketua Umum
2. Sekretaris I
3. Sekretaris II
4. Bendahara I
5. Bendahara II
6. Seksi-Seksi:
Seksi Acara
Seksi Publikasi dan Dokumentasi
Seksi Konsumsi
Seksi Usaha Dana
Seksi Tempat
Seksi Perlengkapan
Seksi Kesehatan

Komposisi susunan kepanitian seperti contoh diatas dapat saja berubah. Yang perlu
diperhatikan ialah jangan membentuk atau mendudukan seseorang pada bagian tertentu yang
sebenarnya tidak ada gunanya. Bisa saja bagian tertentu dihilangkan, dikurangi atau diganti
dengan seksi lain.

2
Jangan lupa sertakan sumber ya. 😊

Setelah menentukan susunan kepanitian, dalam penyelenggaraan rapat, jika memang rapat
harus diadakan pengundang harus memiliki tujuan yang jelas. Harus memperhatikan tujuan atau
agenda penyelenggaraan suatu rapat, misalnya rapat diadakan untuk memecahkan masalah,
membuat sebuah keputusan, atau mengumpulkan informasi. Setelah itu, maka harus dibuat
sebuah agenda rapat dan susunan acara.

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan
dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut
dari topik-topik dalam agenda rapat. Pembuatan agenda rapat dan susunan acara dikerjakan oleh
sekretaris dengan bantuan seksi acara. Setelah agenda dan susunan acara rapat dibentuk
sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada
suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut
harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar. Dari
agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siapa yang akan menjadi pembicara dalam rapat
tersebut dan siapa saja peserta yang akan diundang. Setelah menyusun daftar para peserta rapat
yang akan diundang serta susunan acara yang didalamnya memuat rentang waktu dalam rapat
kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau
pengurangan peserta rapat atau ada penambahan atau pengurangan waktu dalam rapat tersebut.

Setelah pembuatan agenda dan susunan acara rapat maka yang perlu dilakukan lagi ialah
membuat surat undangan. Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya
mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan
pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai
berikut :

1. Menggunakan kop surat atau kepala surat.

2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau
pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa, maka

3
Jangan lupa sertakan sumber ya. 😊

harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai
cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut.
Setelah membuat surat undangan, maka harus membuat daftar hadir rapat. Daftar hadir
digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui
jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya. Selain itu juga
sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.
Setelah daftar hadir dibuat, maka langkah selanjutnya yaitu mempersiapkan bahan rapat.
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut:

1. Agenda rapat.
2. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat
sebelumnya).
3. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan
sebagainya).
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-
masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran
yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat
undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.
Setelah melakukan tahap perencanaan, hal lain yang menjadi sangat penting dalam suatu
rapat adalah perangkat keras yang dibutuhkan dalam rapat. Perangkat keras disini adalah obyek-
obyek fisik yang berhubungan dengan rapat yang meliputi ruangan, mebel, dan alat-alat
pembantu rapat. Sarana-sarana ini dapat berpengaruh besar terhadap berhasil atau gagalnya suatu
rapat. Usahakan sedapat mungkin agar ukuran ruang sesuai dengan kebutuhan, nyaman,
memiliki sistem pemanas atau pendingin ruangan yang baik, sistem pertukaran udara yang baik,
dan bebas dari gangguan yang bisa mengacaukan konsentrasi.
Ruangan merupakan lingkungan yang paling penting dalam penyelenggaraan rapat.
Ruangan juga harus memiliki tata ruang dan perabotan yang baik. Pentingnya tata ruang
bersumber pada beberapa faktor, yaitu:
1. Masalah suara dan jarak penglihatan.
2. Status.
3. Mengarahkan perhatian.
4. Suasana.

4
Jangan lupa sertakan sumber ya. 😊

5. Pilihan.
6. Dewan pengurus.
Demikian pula susunan meja dan kursi yang sebaiknya disesuaikan dengan banyak
sedikitnya peserta rapat atau tingkat formalitasnya. Semua peralatan termasuk alat-alat visualnya
harus sesuai kebutuhan, diletakkan dengan baik, dan sudah teruji sebelumnya. Peralatan dan
persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat antara lain sebagai berikut :

1. White board lengkap dengan spidol dan penghapus.

2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.
5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6. Block note dengan bolpointnya.
7. Name tag untuk peserta.
8. Laptop atau computer.
Alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas, staples dengan
isinya, gunting, cutter, peruncing pensil, dan lain-lain harus telah dipersiapkan dan telah tersedia
pada waktu rapat dimulai. Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya
dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa
jumlah barang yang dibutuhkan.
Hal lain yang penting dalam rapat yaitu mempersiapkan konsumsi. Konsumsi rapat berupa
makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para
peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari,
variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam
mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai
berikut:
1. Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2. Disajikan selama rapat berlangsung.
3. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4. Disajikan secara kombinasi.

5
Jangan lupa sertakan sumber ya. 😊

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk
meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu
diperiksa antara lain sebagai berikut:
1. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi
dengan baik?
4. Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah
disiapkan dalam suatu map?
5. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?
Setelah tahap mempersiapkan rapat selesai dilaksanakan dan waktu ditetapkannya rapat
telah tiba, maka sampailah saatnya untuk mengatur jalannya rapat. Pedoman yang perlu
diperhatikan dalam tahapan ini ialah antara lain:
1. Rapat hendaknya dimulai tepat waktu seperti yang disebut di dalam surat undangan.
2. Rapat hendaknya berpegang pada agenda yang telah ditetapkan, jangan sampai
menyimpang dari apa yang telah diagendakan.
3. Rapat hendaknya berpegang pada jam yang telah ditentukan.
4. Dalan rapat jangan dibiarkan terjadi perdebatan yang berlarut-larut.
5. Jangan member kesempatan kepada tukang pidato.
6. Jangan dibiarkan gangguan-gangguan yang datang dengan tiba-tiba, seperti telepon
atau suara gaduh.
Setelah rapat sudah berjalan maka tahap selanjutnya yaitu tahap mengakhiri rapat. Tahap
ini adalah tahap terakhir dari proses penyelenggaraan rapat. Di dalam tahap ini ada beberapa
pedoman yang bisa dijalankan yaitu:
1. Kalau masalahnya sudah dibicarakan semua, maka cepatlah akhiri rapat.
2. Rapat hendaknya berlangsung hanya sebentar.
3. Apabila rapat telah selesai, maka hendaknya dengan cepat meninggalkan ruangan dan
kembali ke tempat kerja.
4. Apabila rapat telah berakhir hendaknya notulis siap membacakan hasil-hasil keputusan
rapat.

6
Jangan lupa sertakan sumber ya. 😊

5. Selang beberapa hari setelah rapat selesai, hendaknya ada laporan hasil-hasil
kelanjutannya.

Setelah rapat berakhir, ketua rapat diharuskan untuk bertanggung jawab terhadap tindakan
selanjutnya, misalnya untuk meminta catatan rapat dari notulen serta mengirimkan hasil rapat
berupa notulen tersebut setelah diketik secara rapi dan ditandatangani oleh notulen dan diketahui
pimpinan. Setelah itu, seorang ketua harus melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut.
Pekerjaan-pekerjaan yang termasuk dalam tindak lanjut dari suatu rapat biasanya antara lain
apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat yang bersifat periodik, maka seorang ketua
dapat mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para anggota
mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang. Dari jawaban slip ini,
ketua dengan dibantu sekretaris membuat daftar dari para peserta yang akan menghadiri
pertemuan yang akan datang. Setelah tugas itu dilaksanakan maka rapat telah resmi berakhir.

Daftar Pustaka

Malcolm Peel. 1993. Kiat Sukses Rapat. Gramedia Pustaka Utama:Jakarta.

Thoha, Miftan, Drs. 1983. Aspek-Aspek Pokok Ilmu Administrasi. Ghalia:Jakarta.

Rosidah. Sulistiyani, Ambar Teguh. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional Kantor yang Efektif.
Gava Media:Yogyakarta.