nuraini juliati telusuri

27th February 2016 Perencanaan dan Persiapan Rapat

Nama   : Nuraini Juliati

NIM    : 14416241050
Prodi   : Pendidikan IPS/A
Makul  : Dasar-dasar administrasi

Perencanaan Dan Persiapan Rapat 

[http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/perencanaab-dan-persiapan-rapat.html]

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat
dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :
Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi
dari rapat tersebut.  
What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk
mempersiapkan agenda rapat 
Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk
menentukan peserta rapat yang diundang [https://www.blogger.com/null]  
Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat
penyelenggaraan rapat. 
When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari,
tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan 
How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan
apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali,
tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau
dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
Adapun hal-hal yang harus dipersiapkan sebelum memulai rapat adalah:

1. Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat.

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan
dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau
penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus
memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu
rapat dengan mengkonsultasikan terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Susunan
acara rapat tersebut harus sistematis.

2. Menentukan Peserta Rapat

Dari agenda rapat yang telah ditentukan maka dapat memastikan peserta rapat yang
akan diundang. Setelah itu sekretaris mengkonsultasikan kembali kepada pimpinan
rapat apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

3. Membuat Undangan Rapat

Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran

seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu
tertentu. Waktu pengiriman undangan hendaknya jangan terlalu lama dari
penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Undangan tersebut hendaknya dikirimkan
satu minggu sebelum rapat dilaksanakan.

4. Membuat Daftar Hadir Rapat

Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang, untuk
mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti: konsumsi, kursi, serta
sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

5. Mempersiapkan Bahan untuk Rapat

Bahan rapat yang perlu disiapkan berupa agenda rapat, notula/hasil rapat yang lalu,
bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat.

6. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat

Peralatan dan perlengkapan yang harus dipersiapkan antara lain whiteboard, spidol,
penghapus, flip chart, LCD proyektor atau OHP, sound system, map, block note serta
bolpoinnya, laptop atau komputer.

7. Mempersipkan Ruang Rapat

Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam ruang rapat sebagai berikut : cahaya yang
diperlukan disesuaikan dengan kebutuhan luas ruangan, ventilasi udara yang sejuk
agar ruangan tidak terlalu panas, pengaturan tempat duduk yang harus disesuaikan
dengan jumlah peserta dan luas ruangan.
8. Akomodasi atau Penginapan

Bila rapat dilakukan lebih dari satu hari biasanya para peserta akan menginap pada
suatu tempat, untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok
untuk penginapan.

9. Transportasi
Jika rapat tidak diadakan dalam kantor tentunya sekretaris harus mempersiapkan
transportasi untuk peserta rapat.
10. Konsumsi

Konsumsi harus berupa makanan ringan atau makanan berat, hal ini akan
berdampak pada motivasi peserta rapat.
11. Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan
unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.
12. Pengecekan Persiapan Rapat

Sebelum rapat dimulai sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk

 meyakinkan apakah segala sesuatu siap dipergunakan.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar

bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, berikut rincian dari sebelum rapat, selama
rapat dan sesudah rapat :
 SEBELUM RAPAT

· Perencanaan
Keberhasilan atau kegagalan rapat sering dapat diketahui jauh sebelumnya. Banyak
rapat tidak perlu diselenggarakan sama sekali. Kalau memang harus diadakan,
pengundangannya harus memiliki tujuan-tujuan jelas. Keputusan harus di buat
tentang siapa yang perlu di undang, siapa yang memimpin, tanggal, dan waktu
dilakukannya rapat. Agenda yang baik serta laporan yang diperlukan atau bahan-
bahan pendukung harus disiapkan. Peserta dan orang-orang yang turut telibat harus
diberi tahu pada waktu yang tepat. Pekerjaan-pekarjaan administrative, termasuk
akomodasi dan komsumsi, harus diselenggarakan. Bantuan sekertariat perlu
disiapkan. Peserta harus menyelesaikan persiapan mereka sendiri.
· Perangkat keras
Yang dimaksud dengan perangkat keras adalah setiap objek fisik yang berhubungan
dengan rapat: ruangan, mebel, dan peralatan. Sarana-sarana ini dapat berpengaruh
besar terhadap berhasil atau gagalnya sebuah rapat. Usahakan sedapat mungkin
agar ukuran ruang sesuai kebutuhan, cukup nyaman, memiliki sistem pendingin atau
pemanas dan bertukaran udara yang baik, dan bebas dari gangguan yang mengacau
konsentrasi seperti telepon, tamu, dan sebagainya. Ruangan harus memiliki dekorasi
dan perabotan yang baik. Demikian pula susunan meja dan kursi yang sebaiknya di
sesuaikan dengan banyak sedikitnya peserta rapat atau tingkat formalitasnya.
Semua peralatan, termasuk alat-alat visual, haurs sesuai kebutuhan, diletakan
dengan baik, dan diuji sebelumnya.
· Bagian kelompok kerja
Kelompok dapat memperlihatkan tingkah laku yang ekstrim. Agar bekerja efektif,
mereka membutuhkan sasaran yang dapat dicapai, jelas, struktur tim yang menyatu,
dan pimpinan yang jelas dan diterima. Ketua harus bisa melihat peranannya, apakah
sebagai “juri” atau “kapten kesebelasan”, dengan baik tanpa keraguan. Ia harus
menjelaskan strateginya sampai dimengerti oleh kelompok. Ia harus mengenal siapa-
siapa pemainnya, memanfaatkan kemampuan mereka dan menghindarkan
kelemahannya. Rapat harus memiliki aturan-aturan yang jelas dan ditaati. Ketua perlu
waspada terhadap gejala-gejala negative dan destruktif didalam kelompok-kelompok
dan berupaya sebaik mungkin untuk menghindarinya.

SELAMA RAPAT
· Sekretaris
Sekretaris rapat adalah orang penting kedua setelah ketua. Ia harus memastikan
apakah semua pengaturan administrasi telah terselesaikan dengan baik dan berjalan
sempurna, sebelum, ketika, dan sesudah rapat. Ia harus membuat rekaman yang
akurat selama rapat berlangsung, dan setelah itu menulis notulen atau catatan yang
permanen dan resmi. Ia harus tahu semua peraturan rapat yang berlaku, dan
memberikan nasehat bila perlu. Ia harus membantu pimpinan. Ia harus menyiapkan
dan terbiasa dengan semua jenis dokumentasi yang relevan dengan rapat dan
menyebarkannnya dan menyediakannya dimana perlu.
            Sebelum rapat, bila perlu, seseorang dapat saja menjalankan 2 peran secara
bersamaan. Tugan-tugas sebelum rapat dapat dilakukan baik oleh ketua, maupun
sekretaris, atau dijalankan bersama, tetapi pada waktu rapat, tugas sekretaris begitu
penting sehingga tidak mungkin lagi digabung dengan tugas-tugas ketua, kecuali bila
rapat tersebut merupakan rapat sederhana dan pendek. Sekretaris yang harus
mengikuti seluruh liku-liku perjalanan diskusi, merekam, serta menyajikan informasi
tentang fakta dan prosedur, dengan sndirinya sulit bagi dirinya kalau masih haurs
merangkap sebgai ketua. Ketua tidak akan mungkin mengendalikan rapat dan
membuat catatan-catatn dengan benar dalam waktu bersamaan.
          
·  Ketua
Peran ketua dalam sebuah rapat juga sama pentingnya. Ia harus mengilhami rapat
dengan rapat dengan arah dan tujuan yang jelas, membangun dan mempertahankan
motivasi, mengarahkan perdebatan, merangsang semua peserta agar mampu
memberikan sumbangan pikiran terbaik mereka, mengawasi tata tertib, menjalankan
peraturan-peraturan dan prosedur tanpa perlu khawatir atau menjadi berat sebelah,
dan menjelaskan kesimpulan-kesimpulan yang dihasilkan rapat. Kalau ia kadang-
kadang ditertawakan peserta, tidak berarti bahwa ia tidak mampu bertindak sebagai
seorang ketua yang sempurna.

·  Peserta
Sebaiknya peserta rapat hanya menerima undangan bila kehadirannya dapat
dibenarkan. Sebelum datang menghadiri rapt ia wajib mempelajari agenda dan
semua dokumen yang berkaitan dengannya, kenali permasalahan dan peserta-
peserta lain yang mungkin hadir, pikirkan sasaran-sasaranya sendiri dan strategi
rapatnya ia harus datang pada saat yang tepat, meraba “suasana”
rapat,mendengarkan dengan seksama, dan menyumbangan sebuah pikirannya pada
waktu dan cara yang paling efektif. Ia wajib mengetahui semua perosedur dan
peraturan rapat. Ia juga perlu waspada, dan selalu mencek, terhadap setiap aspek
reaksi pribadi yang mungkin dapat menghalangi keefektifan kerjanya.
Orang-orang yang mengeluh hampir dapat dipastikan adalah peserta biasa, tetapi
keberhasilan suatu rapat sebagian besar terletak di tangan mereka. Satu orang
peserta sudah cukup mampu merusak rapat. Seperti juga perilaku berbagai segi,
merusak jauh lebih mudah dari pada memperbaiki.

SETELAH RAPAT 
Setelah rapat dinyatakan selesai, pekerjaan sesungguhnnya sebenarnya baru saja
dimulai. Semua catatan rapat harus segera disusun dan disebarluaskan secepat
mungkin. Demikian pula tugas-tugas administrative, mulai dari merapatkan ruangan
sampai denagn penyelasaian masalah keundangan, harus segera dihadapi. Mereka
yang terlibat dengan hasil rapat tetapi tidak hadir harus segera diberi tahu tentang
segala sesuatu yang terjadi. Peserta-peserta yang diberi tugas oleh rapat harus
segera melaksanakan keputusan tersebut. Pada rapat-rapat biasa, ketua dan
sekretaris adalah orang-oarang yang bertangung jawab menangani semua
 permasalahan sampai dengan rapat berikutnya, dan merencanakan agar rapat
selanjutnya dapat terus berlangsung.
Sedikit saja rapat yang diadakan dengan maksud melakukan lebih banyak hal
daripada sekedar memulai suatu progress. Bila orang menggerutu tentang rapat,
kegagalan melakukan tindak lanjut adalah salah satu sebab munculnya rasa kesal
yang paling umum terjadi. Tidak ada artinya kelompok orang yang bekerja keras dan
efektif tetapi tidak melaksanakan keputusan-keputusan.
Tugas-tugas yang segera dihadapi setelah berakhirnya rapat, antara lain :
·  Permasalahan masuk kembali.
·  Analisis jalannya rapat.
·  Catatan-catatan/notulen.
·   Komunikasi.
·  Administrasi.
·  Peranan ketua.
·  Memantau dan melaporkan kembali hasil pantauan.

                                                               Daftar Pustaka

·         Drs. Wursanto, Ignatius. 2006.Kompetensi Sekretaris. (Jakarta : ANDI).
·         Peel, malcolm. 1993. Kiat Sukses Rapat. (Jakarta : Gramedia pustaka utama)
·         Merdi, sedarmayanti. 1997.  Tugas dan Pengembangan Sekretaris, (Bandung : Mandar
Maju)

Diposting 27th February 2016 oleh nuraini juliati

0 Tambahkan komentar

Masukkan komentar Anda...

Beri komentar sebagai: ellynovitasi17@gmail.com (Google) Logout

Publikasikan Pratinjau Beri tahu saya