Mempersiapkan Rapat

Kelompok 2
Anggota
1. Kamila Lutfi Zakiah
2. Noviyati
3. Sendrayani
4. Siti Maryani
5. Siti Nuraeni
Home Bab 1 Bab 2 Bab 3 Bab 4 Bab 5

Membuat agenda dan susunan rapat

LATAR BELAKANG
Agenda Rapat
Daftar yang berisipokok-
pokokpermasalahan yang
akan di ajukan dalamsuatu
rapat

Susunan Rapat
Rincian atau penjabaran lebih
lanjut dari topiktopik dalam
agenda rapat
 Menentukan peserta rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat, dapat ditentukan siapa saja
peserta rapat yang akan diundang. kemudian konsultasikan
kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau
pengurangan peserta rapat.
 Membuat Undangan Rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya
mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam
suatu acara tertentu pada tempat dan waktu tertentu. Undangan
yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitusebagai
berikut:
a. Menggunakan kop atau kepala surat.
b. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal
pembuatannya.
c. Mencantumkan perihal undangan rapat.
d. Mencantumkan nama dan jabatan orang yang diundang rapat.
e. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat
undangan tersebut.Waktu pengiriman undangan, hendaklah
jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan
rapat.
 Membuat Daftar hadir
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di
atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang
datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah item yang harus dipersiapkan
seperti konsumsi, kursi, dan sebagainya, serta sebagai dokumentasi. Apabila telah
diketahui pesera rapat yang akan hadir. daftar hadir yang dibuat dapat ditulisi dengan
nama peserta rapat. Namun, apabila peserta rapat yang akan hadir belum diketahui
atau merupakan rapat terbuka, dftar hadir dibuat dalam bentuk blanko yang diisi saat
peserta rapat mendaftar.
Contoh
 KAJIAN TEORI
Mempersiapkan Bahan RapatBahan-bahan rapat yang
perlu dipersiapkan, antara lain sebagai berikut:
a. Agerla rapat dan susunan acara rapat.
b. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat
(makalah, laporan-laporan, dansebagainya).
c. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat
tersebutmerupakan kelanjutan dari
rapatsebelumnya).
 Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat

Peralatan dan perlengkapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat, antara lain
sebagaiberikut:
a. White board, lengkap dengan spidol dan penghapus.
b. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector), lengkap dengan layarnya.
c. Sound system lengkap dengan mikrofonnya.
d. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
e. Block note dan bolpoint
 Mempersiapkan Ruang Rapat

Mempersiapkan Ruang harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila
jumlah peserta rapat sedikit, dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Akan tetapi, apabila
jumlah peserta melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggarakan di hotel atau gedung
pertemuan. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut:
a. Cahaya penerangan Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan
penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya
sinar matahari tersebut.
b. Ventilasi udaraUsahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu
dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang Pengaturan tempat duduk.
c. Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam
pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagaiberikut:
 Mempersiapkan Ruang Rapat

1. Gaya klasikal/kelasGaya klasikal/kelas, cocok untuk jumlah peserta yang banyak dan digunakan untuk rapat
pemberian informasi.
 Mempersiapkan Ruang Rapat

2. Gaya konferensi dimaksudkan agar semua merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat
kebersamaan/team work. Pengaturan tempat duduk gaya konferensi biasa digunakan untuk rapat pemecahan
masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya konferensi.
 Mempersiapkan Ruang Rapat
3. Gaya huruf U Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal dan juga biasa
digunakan untuk rapat pemecahan masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U.
 Mempersiapkan Ruang Rapat

4. Gaya round table Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya round table dapat digunakan untuk diskusi
kelompok atau workshop. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya round table.
 Anggaran Biaya Rapat
Rencana anggaran biaya merupakan perkiraan biaya yang nantinya akan digunakan untuk
pelaksanaan suatu kegiatan 
 Mempersiapkan Akoodasi

Dalam kegiatan rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, seperti rapat
paripurna atau rapat kerja, para peserta rapat biasanya akan diinapkan
di suatu tempat. Untuk itu, seorang administrasi kantor atau sekretaris
harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk penginapan mulai
dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir
akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat. Biasanya kegiatan rapat
dilakukan di hotel atau penginapan yang menyediakan ruang ruang
rapat dan persiapan sekaligus.
 Menyiapkan Transportasi

Jika suatu rapat dilaksanakan di dalam kantor, tentunya transportasi

para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus
menyewa mobil atau bus, scorang administrasi kantor atau sekretaris
harus mempersiapkannya.
 Menyiapkan Konsumsi
Konsumsi rapat, yang dapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan
berat untuk paara peserta rapat, harus disiapkan agar para peserta rapat
merasa nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat
lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan
berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti kegiatan rapat.Konsumsi
berupa minuman dan makanan ringan (snack) dapat disajikan dengan
caraberikut ini:
1) Disajikan sebelum peserta rapat duduk.
2) Disajikan selama rapat berlangsung.
3) Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4) Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman, dan
saat istirahat para peserta mengambil sendiri makanan dan minuman di
tempat yangtelah disediakan.
 Mempersiapkan Unit Kesehatan

kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari,

hendaknyadisediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi
kesehatan para peserta rapatatau dapat berkoordinasi degan
layanan kesehatan setempat.
 Pengecekan Prsiapan Trakhir
Pengecekan Persiapan TerakhirSebelum rapat dimulai atau pada H-1,
seorang administrasi kantor atausekretaris harus memeriksa segala
persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap
untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa, antaralain sebagai
berikut:
a. Ketersediaan kursi.
b. Letak tempat duduk.
c. Alat perlengkapan rapat.
d. Balan atau materi rapat.
e. Daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara.
f. Konsumsi rapat.
g. Akomodasi dan transportasi.
Terima Kasih ,
Jika ada yg belum jelas
silahkan ditanyakan tapi
jangan minta kepastian
karna kami disini
presentasi bukan mengisi
hatimu yg sunyi
KAMU NANYA???