Tugas 3 Komunikasi Binsin

Nama : Wendy Firnando

NIM : 031035092

Soal 1
Identifikasi Persiapan rapat bisnis :

Membuat Rencana Pertemuan Rapat

Sebelum mengadakan rapat lebih baik terlebih dahulu merancang atau merencanakan sebuah
susunan acara maupun apa saja yang diperlukan dalam rapat. Dalam merencanakan suatu
rapat agar tercapai dengan baik dan sesuai dengan tujuan ada beberapa hal yang perlu
diketahui, diantaranya:
1. Perencanaan waktu
Perencanaan waktu menyangkut kapan waktu terbaik untuk menyelenggarakan rapat

m
er as
hal ini penting karena sangat berpengaruh terhadap efektivitas rapat. Rapat yang dilaksanakan
pada pagi hari akan berbeda dengan rapat yang diselenggarakan pada malam hari. Pada waktu

co
eH w
pagi hari peserta masih fokus, sedangkan malam hari peserta merasa lelah baik fisik maupun
pikirannya karena sudah seharian bekerja.

o.
Rapat yang diadakan pada malam hari dirasa kurang efektif daripada rapat yang diadakan
rs e
pada pagi hari. Di samping itu, rapat mungkin dilakukan pada akhir pekan, tetapi rapat yang
ou urc
diadakan pada akhir pekan dengan menghabiskan waktu sampai minggu di suatu tempat
peristirahatan kurang efektif. Karena pada saat tersebut biasanya digunakan peserta rapat
untuk beristirahat dan merupakan waktu untuk keluarga. Peserta memang menghadiri rapat,
o

tetapi pikirannya mungkin kurang tertuju pada materi rapat. Kemungkinan lain, rapat
aC s

diselenggarakan pada waktu menjelang waktu makan siang, karena bila dilaksanakan pada
v i y re

pagi hari dianggap menggangguaktivitas pokok para pimpinan ataupun karyawan. Penting
sekali untuk diperhatikan bahwa peserta rapat akan bersikap positif jika rapat diadakan
dengan memperhatikan kebutuhan peserta, seperti kebutuhan istirahat setelah seharian
bekerja atau tidak mengganggu hari libur mereka.
ed d
ar stu

2. Perencanaan tempat
Dalam merencanakan tempat rapat, sebelumnya apakah akan dilaksanakan di kantor
atau di luar kantor. Jika dilaksanakan di luar kantor harus menghubungi pengelola tempat
sh is

rapat yang akan dijadikan tempat rapat. Sekretaris harus menghubungi pengelola tempat yang
akan digunakan untuk rapat dan berpesan agar tempat, waktu, hari, tanggal pelaksanaan rapat.
Th

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur ruang rapat yaitu:

a) Cahaya penerangan
Cahaya dalam ruang rapat sangat diperlukan, karena apabila kurangnya cahaya dapat
mengakibatkan mata cepat lelah. Apabila ruangan rapat mendapat cahaya dari sinar matahari
yang cukup, maka tidak perlu menggunakan penerangan atau lampu.
b) Ventilasi udara
Ruangan yang tidak menggunakan AC, sebaiknya perlu diperhatikan ventilasi udaranya.
Apabila ruangan tersebut kurang ventilasinya, akan membuat peserta rapat cepat merasa
gerah dan kemungkinan akan memperburuk mood peserta.
c) Pengaturan tempat duduk
Sekretaris perlu memperhatikan pengaturan tempat duduk bentuk apa yang akan digunakan
dalam penyelenggaraan rapat. Selain itu tentukan juga tempat untuk pemimpin rapat dan

This study source was downloaded by 100000775651492 from CourseHero.com on 12-05-2021 14:22:06 GMT -06:00

https://www.coursehero.com/file/61781703/Tugas-3-Komunikasi-Binsidoc/
 notulis. Pada umumnya notulis duduk bersebelahan dengan pemimpin rapat, karena apabila
ada yang perlu ditanyakan bisa langsung ditanyakan kepada pemimpin.
d) Penempatan peralatan
Peralatan yang digunakan untuk menunjang kelancaran rapat diletakkan di tempat yang tidak
mengganggu jalannya rapat ataupun mengganggu pandangan peserta.

3. Agenda rapat
Agenda rapat adalah daftar atau program mengenai pokok-pokok pembicaraan yang akan
dibahas dalam rapat. Dalam mempersiapkan agenda, sekretaris harus berkonsultasi dengan
pimpinan rapat karena agenda rapat sebagian besar berasal dari pimpinan. Sekretaris harus
mampu bertindak aktif, mampu mengingatkan kepada pimpinan beberapa masalah yang
harus dipecahkan dan diselesaikan dalam suatu rapat. Hal itu dapat terjadi karena
kemungkinan pimpinan tidak dapat mengingat seluruh permasalahan yang ada. Mengingat
padatnya permasalahan dan urusan yang harus diselesaikan pimpinan. Sebaiknya agenda
rapat dipersiapkan jauh hari sebelum rapat diselenggarakan dan dikirimkan kepada semua
peserta yang akan menghadiri rapat. Teknik menyusun agenda adalah cara sistematis dalam
menyusun suatu pokok masalah yang akan dibicarakan dalam penyelenggaraan rapat.

m
er as
Yang harus diperhatikan dalam membuat agenda rapat yaitu:
a) Mengetahui dan menguasai pokok permasalahan.

co
eH w
b) Mengetahui tema dan tujuan rapat. Apabila ada yang tidak sesuai dengan tema dan
tujuan rapat, tidak perlu dicantumkan dalam notula.

o.
c) Mengetahui keadaan calon peserta rapat. Dapat dilihat dari segi jenis kelamin, jabatan,
rs e
status sosial, pendidikan, peserta dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan.
ou urc
d) Mengetahui tempat, waktu dan penyelenggaraan rapat.
e) Mengetahui peralatan yang akan digunakan.
f) Mengetahui keadaan ruang rapat.
o

g) Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat.

aC s

h) Mengetahui makanan dan minuman yang akan dihidangkan.

v i y re

i) Mengetahui tata tertib dalam rapat

4. Undangan rapat
Surat undangan merupakan pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang
ed d

untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Dalam
ar stu

menulis surat undangan, diperlukan suatu keterampilan dalam hal menuangkan kata-kata,
sehingga mendapat feedback atau reaksi sesuai yang diharapkan. Perlu diperhatikan juga cara
pembuatan undangan rapat yaitu:
sh is

1) Undangan rapat resmi

Undangan dibuat dan dicetak dengan sebaik-baiknya agar yang diundang merasa diperhatikan
Th

dan dihormati.
2) Undangan rapat tidak resmi
Undangan cukup dibuatkan format yang sudah diperbanyak, sehingga cukup mengisi tanggal,
hari, dan tempat. Rapat yang menggunakan undangan jenis ini, pada umumnya merupakan
rapat berkala.
5. Daftar hadir
Ada dua macam daftar hadir yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa, yang dibuat di atas
selembar kertas. Daftar hadir dalam bentuk buku tamu digunakan untuk rapat yang sifatnya
resmi, sedangkan rapat yang tidak resmi menggunakan daftar hadir yang hanya menggunakan
selembar kertas. Manfaat daftar hadir adalah untuk mengetahui jumlah peserta yang hadir,
selain itu juga berguna untuk bahan penyusunan notula rapat serta sebagai dokumentasi.

This study source was downloaded by 100000775651492 from CourseHero.com on 12-05-2021 14:22:06 GMT -06:00

https://www.coursehero.com/file/61781703/Tugas-3-Komunikasi-Binsidoc/
 C. Menjelaskan Teknik Menyelenggarakan Rapat
Dalam menyelenggarakan rapat perlu kita ketahui ada beberapa teknik atau cara agar
terwujudnya suatu rapat, diantaranya:
1. Kalimat Pembuka
Kalimat pembuka harus menyatakan topik rapat dengan jelas mengapa topik ini penting bagi
mereka yang hadir, dan apa yang dapat diharapkan peserta rapat dalam rapat yang
diselenggarakan.
2. Garis Besar
Setelah pembukaan, sampaikan garis besar dari materi, dengan menunjukkan point-point
materi yang perlu dibahas didalam rapat.
3. Pengaturan Informasi
Pertimbangkan pemakaian urutan waktu atau mulailah dengan informasi yang akan
memberikan dampak paling besar. Sering-seringlah merujuk kembali pada catatan garis
besar, sehingga para peserta dapat melihat apa saja pembahasan yang perlu dikembangkan.
4. Hubungan Informasi Tersebut Dengan Para Peserta
Sejalan dengan presentasi, sering-seringlah menjelaskan apa arti informasi ini bagi para
peserta. Apa dampaknya bagi mereka atau apa yang dapat mereka lakukan dengan adanya

m
er as
informasi tersebut.
5. Rangkuman Point-point Utama

co
eH w
Dalam penyampain informasi terakhir presentasi, ulangi apa saja yang telah di bahas
dalam pertemuan rapat. Untuk mengevaluasi kembali apakah materi yang disampaikan benar-

o.
benar sesuai dan juga sebagai pengingat kembali point utama pembahasan rapat.
rs e
6. Informasi Tentang Tindak Lanjut
ou urc
Jelaskan kepada para peserta apa yang akan terjadi selanjutnya dalam pembahasan
rapat. Dalam setiap bagian-bagian jabatan yang diberi wewenang untuk menyelesaikan tugas
yang diberikan oleh pimpinan.
o

7. Membuka Sesi Tanya Jawab

aC s

Pada sesi tanya jawab ini, para peserta diberikan kesempatan bila ada seuatu informasi
v i y re

yang disampaikan kurang jelas atau membingungkan. Agar para peserta dapat meminimalisir
kesalahan bila di beri tugas oleh pimpinan dalam menyelesaikan suatu urusan.

Soal 2
ed d

Melaksanakan rapat bisnis dan membuat laporannya!!

ar stu

Pelaksanaan rapat bisnis

 Setelah panitia penyelenggara melakukan berbagai persiapan rapat bisnis,langkah

sh is

berikutnya adalah bagaimana melaksanakan rapat bisnis agar berjalan lancer dan efektif.
Efektifitas sebuah rapat bisnis sangat di tentukan oleh tiga komponen penting yaitu
Th

kesipan panitia penyelenggara dalam mempersiapkan segala sesuatunya,kesiapan

narasumber dalam mempersiapkan materi yang akan di sampaikan dan kehadiran serta
keaktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut.

Pengertian laporan bisnis

 laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral,tidak
memihak,objektif,penyampaian informasi baik
intern baik ekstern,biasanya di minta oleh mereka yang memiliki kewenangan yang lebih
tinggi,dan memiliki suatu tujuan tertentu.

Persiapan Penulisan Laporan Bisnis

This study source was downloaded by 100000775651492 from CourseHero.com on 12-05-2021 14:22:06 GMT -06:00

https://www.coursehero.com/file/61781703/Tugas-3-Komunikasi-Binsidoc/
 Persiapan yang dilakukan sebelum menulis laporan bisnis antara lain:
 Definisikan masalah,tujuan,dan ruang lingkup
 Pertimbangkan siapa yang akan menerima laporan
 Menentukan idea tau gagasan
 Mengumpulkan bahan yang di perlukan
 Menganalisis dan menafsirkan data
 Mengorganisasi data dan mempersiapkan kerangka akhir

Bagian pokok laporan bisnis

 Pendahuluan
 Isi atau teks
 Penutup

Cara menyusun teks laporan bisnis

 Membuat topik-topik atau kriteria
 Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian
 Mendeskripsikan lokasi atau tempat

m
er as
 Menjelaskan proses-proses atau prosedur
 Menyusun urutan tingkat pentingnya secara alphabet

co
eH w
 Menyusun urutan tingkat pamiliaritas
 Menyusun sumber-sumber yang di gunakan

o.
 Pemecahan masalah rs e
ou urc
o
aC s
v i y re
ed d
ar stu
sh is
Th

This study source was downloaded by 100000775651492 from CourseHero.com on 12-05-2021 14:22:06 GMT -06:00

https://www.coursehero.com/file/61781703/Tugas-3-Komunikasi-Binsidoc/
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)