TUGAS TUTORIAL KE-3

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

Nama Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis

Kode Mata Kuliah : EKMA4159
Jumlah sks : 3 (Tiga)
Nama Pengembang : Dr. Muhammad Istan, SE., M.Pd., MM
Nama Penelaah : Irmawaty, SE., M.Si.
Status Pengembangan : Baru/Revisi* (coret yang tidak sesuai)
Tahun Pengembangan : 2021
Edisi Ke- : 1 (satu)

No Tugas Tutorial Skor Maksimal

1 Identifikasi Persiapan rapat bisnis 50

2 Melaksanakan rapat bisnis dan 50

membuat laporannya;

* coret yang tidak sesuai

Lembar Jawaban
Nama : Ni Made Mawarni
NIM : 044399105

1. Identifikasi persiapan rapat bisnis

Jawaban : Secara singkat rapat ialah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok
untuk membicarakan suatu masalah. Rapat ialah alat komunikasi langsung antara
pimpinan dengan para staffnya. Rapat sering dilaksanakan oleh banyak instansi atau
perusahaan. Jadi, rapat (conference atau meeting) adalah pertemuan antara para
anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau
menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.Rapat sangat
membutuhkan tangan sekretaris yang terampil dalam rapat, terutama dalam hal
mempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat pimpinan.
Dalam hal ini tugas sekretaris dalam rapat mencakup hal-hal sebagai berikut:

1) Persiapan

2) Menyusun acara

3) Menyusun teks pidato pimpinan

4) Membuat notula rapat

5) Membuat laporan hasil rapat.

Perencanaan rapat bisnis diperlukan untuk mencapai rapat bisnis yang efektif. Ada
beberapa ciritentang bagaimana sebuah agenda rapat bisnis menjadi baik, antara lain:
• Tanggal, tempat, waktu mulai dan waktu selesai

• Rumusan tujuan atau maksud rapat

• Siapa saja yang hadir

• Topik yang akan dibahas

• Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas

Persiapan Peyelenggaraan Rapat Berikut ini adalah beberapa hal yang harus dilakukan
dalam kaitannya dengan persiapan penyelenggaraan rapat, antara lain yaitu:
1. Membuat Surat Undangan Rapat Undangan dibuat jauh-jauh hari sebelum rapat
akan dimulai. Undangan Diedarkan beberapa hari sebelum rapat bisnis berlangsung
(misal: seminggu) dan dilengkapi dengan bahan – bahan yang akan dibahas dalam
rapat bisnis tersebut. Hindari penyampaian undangan rapat bisnis secara mendadak
dan tanpa dilengkapi dengan bahan ataumateri yang akan dibahas dalam rapat bisnis
tersebut. Undangan rapat yang lengkap berisi:
a) Hari, tanggal, dan jam

b) Tempat rapat

c) Acara rapat atau bahan (materi) yang akan dibahas didalam rapat.

2. Persiapan Ruangan Rapat Salah satu hal yang sangat besar pengaruhnya terhadap
keberhasilanrapat adalah pengaturan tata ruang rapat yang baik. Tata ruang rapat
harus disesuaikan denganjumlah peserta dan maksud rapat. Penataan ruangan rapat
akan menjadi perhatian sekretaris dalam rangka persiapan rapat. Waktu Dan
Tempat Waktu menunjukan tanggal, bulan dan jam rapat bisnis akan dilaksanakan.
Sedangkan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dicantumkan secara jelas dan
rinci.
3. Alat-Alat Tulis Dalam rapat yang cukup besar perlengkapan alat tulis sangatlah
penting. Alat tulis yang diperlukan pada saat rapat diantaranya yaitu:
a) Map beserta isinya yakni kertas HVS, jadwal rapat, dokumen-dokumen yang
berkaitan dengan masalah yang akan dibahas, untuk dibaca para peserta rapat
dan lain- lain.
b) Pensil, ballpoint, penghapus dan lain sebagainya.

c) Komputer atau laptop.

4. Perlengkapan Rapat Selain itu sound system, overhead projector atau slide, video,
tape recorder, dan whiteboard, alat-alat tersebut sangat membantu dalam
keberhasilan rapat. Agar rapat bisa berjalan lancar, pastikan peralatan-peralatan
tersebut telah siap digunakan sebelum rapat berlangsung.
5. Akomodasi Untuk penyelenggaraan rapat yang cukup lama, maka perlu
dipersiapkan akomodasi, yaitu antara lain, hotel atau penginapan, dan transportasi
untuk para peserta rapat.
 6. Konsumsi (Snack) Hidangan makanan dan minuman (kopi, air putih) pada saat
peserta datang akan menimbulkan kesan penyambutan yang baik terhadap peserta
rapat. Pelayanan dan penyajian minuman dan makanan ada baiknya: a)
Memperhatikan kebersihan. b) Tidak mengganggu jalannya rapat.
7. Kesehatan Penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu disediakan ruangan
kesehatan, halini untuk mencegah terhambatnya pelaksaannya rapat akibat adanya
peserta yang sakit. Maka selain itu faktor kesehatan peserta rapat juga perlu
diperhatikan.
8. Jumlah peserta
Sumber : BMP EKMA4159/ Modul 7 hal 7.3-7.36/ Komunikasi Bisnis

2. Melaksanakan rapat bisnis dan membuat laporannya

Jawaban :
1. Membuat agenda rapat

Hal pertama yang harus diperhatikan agar dapat menciptakan rapat yang efektif
dapat dimulai dari membuat agenda rapat yang jelas. Hal ini karena banyak undangan
rapat yang seringkali tidak mencantumkan agenda serta tujuan rapat. Kebanyakan
undangan hanya berisi waktu,tempat, serta judul rapatnya saja.
Padahal mencantumkan agenda rapat merupakan poin penting untuk membuat rapat
lebih efektif.Agenda rapat akan membuat para undangan mengetahui hal apa saja yang
akan dibahas dalam pertemuan tersebut sehingga setiap orang dapat mempersiapkan
materi dengan baik.
Tidak hanya itu, hal ini juga bertujuan untuk mencegah topik rapat keluar jalur.
Dengan memaparkan agenda dan undangan rapat, meeting dapat berlangsung lebih
efektif karena setiap orang yang datang sudah mengetahui apa saja yang akan dibahas.

2. Menentukan jumlah undangan rapat

Salah satu faktor penentu rapat yang efekif ditentukan juga oleh banyaknya jumlah
undangan rapat. Seringkali rapat dihadiri oleh puluhan orang yang membuat terasa
sesak serta situasi tersebut jelas sangat tidak efektif karena tidak semua orang dalam
ruangan akan memberikan kontribusi bagi pertemuan tersebut. Jika adalah
penyelanggara rapat, sebaiknya atur strategi meeting yang efektif dengan
menentukan jumlah orang yang diharapkan hadir agar rapat menjadi lebih fokus.
3. Pastikan tepat sasaran sesuai tujuan rapat dan jenis rapat
Setelah menentukan jumlah undangan rapat, juga perlu menentukan audience
sesuai dengan topik meeting. Misalnya, jika rapat kantor bertujuan untuk diskusi
seputar strategi pemasaran produk terbaru, maka sebaiknya hanya mengundang tim
dari divisi marketing saja.
Hal ini penting karena diharapkan setiap orang yang diundang memahami topik
yang akan dibahas dan mampu memberikan masukan atau ide yang bisa menghasilkan
solusi. Selain itu, mengundang orang yang tidak berkepentingan dengan topik rapat
hanya akan membuat pertemuan berjalan lama dan tidak menghasilkan solusi apapun.
Ingatlah bahwa untuk menentukan siapa saja yang sebaiknya diundang ke dalam
rapat, harus melihat kembali kepada tujuan dan jenis rapat yang ingin diadakan.
Umumnya rapat dapat dibedakan ke dalam beberapa jenis berdasarkan tujuan rapat.
Beberapa jenis rapat tersebut yaitu:
a) Status Update Meetings .Jenis rapat yang paling umum. Mencakup pertemuan
antara tim dan proyek yang reguler. Tujuannya untuk menyelaraskan tim
melalui pembaruan tentang updateterkini, tantangan dan langkah yang harus
diambil.
b) Information sharing meetings. Tujuan rapat ini membagikan informasi dengan
para peserta. Bisa berupa perubahan yang akan datang, produk terbaru, atau
pengetahuan tentangsuatu hal. Umumnya peserta yang hadir berperan seperti
pendengar pasif saja.
c) Decision Making meetings. Tujuan rapat ini adalah mengambil keputusan.
Meski rapat untuk mengambil keputusan bisa dilakukan secara umum, namun
untuk perkara yang lebih penting biasanya perlu diadakan pertemuan khusus
sendiri dengan jumlah orang terbatas. Proses pengambilan keputusan
mencakup pengumpulan informasi, brainstorming, evaluasi opsi, dan voting.
 d) Problem solving meetings. Jenis rapat ini bisa dikatakan paling kompleks dan
beragam. Apakah rapat tersebut membahas masalah yang sudah diidentifikasi
atau fokus pada pembuatan strategi dan rencana untuk masa depan? Ada
banyak proses dalam kelompok yang bisa dilibatkan.
e) Innovation meeting. Jenis rapat ini bisa dikatakan brainstorming meeting.
Tujuannya adalah mengumpulkan ide dan merancangnya ke dalam gagasan
yang paling cocok diidentifikasi. Dari sana dapat dibagikan rekomendasi tugas
pada pihak terkait.
f) Team building meetings. Jenis rapat ini lebih berfokus pada kontribusi
membangun tim. Biasanya mencakup kick-off meeting, all-hands meeting dan
event perusahaan.

4. Mencatat hal penting dalam rapat

Agar membuat rapat berlangsung efektif untuk masa depan, maka perlu mencatat
poin penting selama rapat. Mungkin ada baiknya memiliki notulen dalam setiap rapat
untuk mencatat hal penting dan ide yang dihasilkan dalam pertemuan tersebut.Guna
menghindari notulen melewatkan hal penting dalam merangkum semua poin, bisa
menghimbau seluruh undangan menyiapkan catatan.

5. Mengontrol berjalannya rapat

Di saat tertentu, rapat bisa berubah menjadi percakapan. Ini tentu akan berdampak
pada ketidakefektifan rapat. Untuk menghindari hal tersebut, sebagai penyelenggara
meeting bisa menjadi moderator yang mengontrol hal tersebut. Jika rapat terlihat mulai
seperti percakapan, harus menghentikannya dan memfokuskan kembali pada topik
pembahasan.

6. Tepat waktu
Seringkali rapat berjalan terlambat atau tidak selesai tepat waktu, hal ini tentu sangat
merugikan. Untuk mengatasi hal tersebut, ada baiknya penyelenggara rapat membuat
waktu pertemuan yang ganjil. Misalnya, bisa mengadakan rapat dengan waktu genap
seperti pukul 10 pagi atau jam 2 siang, maka sesekali buatlah waktu rapat yang tidak
biasa seperti pukul 09.26. Banyak yang mengatakan bahwa cara ini bisa menciptakan
rapat yang efektif karena undangan rapat akan lebih banyak bertanya untuk
mengonfirmasi waktu meeting dan membuat mereka terus memperhatikan jam.
Dengan begitu audience rapat bisa hadir tepat waktu di tempat pertemuan. Selain
membuatwaktu rapat yang tidak biasa, cara lain yang bisa lakukan adalah memajukan
jam rapat sekitar 30 menit dari waktu sebenarnya.

7. Hindari penggunaan gadget selama rapat

Meskipun anggota yang datang ke dalam rapat tidak dilarang membawa gadget,
namun ada baiknya menghindari adanya penggunaan gadget seperti telepon genggam
di sepanjang rapat.
Sebab meski niatnya mungkin hanya sekedar melihat materi atau membuka email,
namun kesempatan itu bisa digunakan untuk melakukan hal-hal yang tidak berkaitan
dengan rapatseperti membalas pesan hingga membuka media sosial.

8. Usahakan durasi rapat singkat

Rapat yang berlangsung terlalu lama dapat menjadi rapat yang tidak efektif.
Pasalnya semakin lama pertemuan, semakin mudah juga anggota yang hadir dalam
rapat akan merasa bosan, lelah dan tidak fokus.
Rapat yang efektif sebaiknya tidak berlangsung lebih dari satu jam. Dengan membatasi
waktu rapat, maka anggota yang hadir juga dapat memahami betapa waktu tersebut
sangat berharga sehingga memiliki kesadaran untuk mengelola rapat yang efektif
sehingga lebih produktif.

9. Adakan sesi Q&A

Meski ingin menjaga agar durasi rapat tetap singkat, namun jangan lupakan untuk
menyediakan waktu untuk tanya jawab. Segmen ini sama pentingnya dengan
keseluruhan pembahasan yangmungkin telah dilakukan. Di sesi ini lah dapat memastikan
keterlibatan peserta lebih bermakna. Tidak hanya meluangkan waktu menjelang akhir
rapat untuk sesi tanya jawab, dapatmemberitahukan peserta topik atau agenda rapat
sebelumnya dan mempersilahkan merekamenyiapkan pertanyaan yang ingin mereka
tanyakan. Dengan begitu peserta memiliki waktuuntuk mempertimbangkan gagasan apa
yang ingin dibahas alih-alih memaksa mencari-caripertanyaan di akhir pertemuan.
10. Akhiri dengan membuat action plan
Siapkan beberapa menit di setiap akhir rapat untuk mendiskusikan langkah
selanjutnya yang harus dilakukan. Mulai dari menentukan siapa yang bertanggung
jawab atas tugas tertentu hingga menentukan tenggat waktu yang harus dipatuhi.
Dengan begitu rapat yang berlangsung tidak akan berakhir tanpa kesimpulan dan
dapat menindak lanjuti hasilnya di kemudian hari.

Laporannya:
Notulen atau yang sering di sebut notula ini merupakan ringkasan mengenai jalanya
suatukegiatan organisasi seperti diskusi, seminar, rapat atau sidang tentang hal yang
di bicarakan, di tetapkan dan sepakati dari awal hingga akhir acara. Notulen rapat bisa
berbentuk padat, ringkas maupun sistematis agar setelah selesai waktu acara seseorang
bisa mengetahui hasil rapat sebagai bahan dokumentasi aktivitas rapat. Orang yang
mencatat hasil dari rapat tersebut disebut dengan notulis. Banyak manfaat yang di
dapatkan dari pembuatan notulen ini diantaranya yaitu sebagai bukti bahwa sudah
diadakannya rapat, berfungsi sebagai aktivitas yang di hasilkan dari ketentuanrapat
dan sebagai pengukur berhasil dan tidaknya rapat yang berlangsung. Untuk itu, sangat
penting dalam sebuah kegiatan di buat notulen yang merupakan hasil tertulis dari
kegiatan yang di laksanakan.
Untuk membuat Notulen rapat harus diperhatikan yakni isi Notulen Rapat Dalam
membuat Kepala Notulen yaitu bagian awal dalam pembuatan notulen. Kepala notulen
berisi mengenai Topik yang menjadi pembahasan
• Hari dan tanggal acara Waktu acara

• Tempat acara

• Dalam hal ini biasanya mencakup ketua, wakil ketua, sekretaris, notulis dan
peserta. IsiNotulen, yaitu bagian dari notulen yang terbentuk dari beberapa hal
yang di ulas hingga mendapatkan hasil akhir dari ketentuan rapat.
Agar isi notulis bisa tersusun secara sistematis maka harus di buat menjadi 4 bagian,
di antaranya:
• Kata Pembuka
• Topik pembahasan Pembacaan keputusan
• Waktu penutupan Bagian Akhir Notulen, yaitu bagian penulisan paling akhir
yang mengulaspenjelasan tentang hal-hal akhir penulisan notulen.
Bagian akhir notulen ini di bagi menjadi 3 bagian yakni :
• Nama jabatan Tangan
• Nama pejabat, pangkat maupun NIP Penandatanganan, pada bagian ini diisi
mengenai tanda tangan dari pihak- pihak yang dianggap ikut andil dan
bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan tersebut. Umumnya, notula
tersebut di tanda tangani oleh ketua, wakil ketua, sekretaris dan notulis itu sendiri.
Pengertian Notulis Notulis merupakan seseorang yang bertugas membuat notulen
rapat dari awal hingga akhir acara. Dalam memilih notulis ada baiknya harus
memperhatikan kemampuan dari notulis itu sendiri, karena notulis dituntut untuk harus
selalu menangkap dengan terperinci hal- hal apa saja yang harus di tulis saat acara
diadakan.
Tugas Notulis Notulis berperan penting saat diadakan acara. Berikut beberapa tugas
notulis yangperlu dicatat dalam kegiatan :
• Mencatat jumlah peserta
• Mencacat tema masalah
• Menuliskan rangkuman hingga mendapatkan hasil dari diskusi tersebut
• Mencatat waktu ketika diskusi berjalan
• Mendokumentasikan catatan mengenai diskusi yang sedang di kerjakan
• Memperhatikan dengan seksama serta menuliskan segala hal agar diskusi berjalan
dengan baikdan sistematis
Sumber : BMP EKMA4159/ Modul 7 hal 7.3-7.36/ Komunikasi Bisnis