JUDUL PELATIHAN:

MENINGKATKAN KOMPETENSI
BAHASA INGGRIS UNTUK ADMINISTRASI
BISNIS

UNIT:2
Mengatur Rapat/Arranging a
Meeting
• Merencanakan rapat
• Preparing To Bossiness Meeting
• Conducting Meeting
• Beginning The Meeting
• Finishing Meeting
Sehubungan dengan akan dimulainya pelatihan skema normal dan pelatihan tatap muka
pada program regular maka dengan meningkatkan dan mengembangkan kompetensi
kerja guna meningkatkan kemampuan, produktivitas dan kesejahteraan tenaga kerja
khususnya bidang Bahasa Inggris khususnya perkantoran dan bisnis, pelatihan kerja
tetap dilaksanakan dengan memperhatikan kebutuhan pada semua sektor baik jasa
dan manufaktur, pelatihan keterampilan ini diselenggarakan berdasarkan program
pelatihan yang mengacu pada SKKNI
LPK. STEP AHEAD BATAM merupakan lembaga pelatihan kerja yang telah memilik sistem
pelatihan ONLINE dengan platform www.stepaheadbatam.id bersama ini menyusun
program yang dapat meningkatkan kempetensi baik para tenaga kerja maupun calon
tenaga kerja dengan mengacu pada Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia
(SKKNI) dan SKK, sehingga program pelatihan ini disebut Program Pelatihan Berbasis
Kompetensi (PBK)
Demikian program Pelatihan Berbasis Kompetensi (PBK) ini disusun dan digunakan
sebagai pedoman penyelenggaraan pelatihan di Kota Batam.

Batam, Maret 2022

Pimpinan
DESKRIPSI:
Pada unit ini peserta akan mempelajari
Mempersiapkan rapat bisnis membuat undangan
rapat memulai rapat, memimpin rapat
serta menutup rapat

TUJUAN UNIT PEMBELAJARAN

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta
diharapkan mampu Mempersiapkan rapat bisnis
membuat undangan rapat memulai rapat,
memimpin rapat serta menutup rapat
2.1 Preparing to Business Meeting

What is Business Meeting

…..???
2.1 Preparing to Business Meeting

What is Business Meeting

A business meeting is a gathering of two or more people for the
purpose of making decisions or discussing company objectives and
operations. Business meetings are generally conducted in person
in an office, however with the rise of video conferencing
technologies, participants can join a business meeting from
anywhere.

Rapat bisnis adalah pertemuan dua orang atau lebih dengan tujuan
membuat keputusan atau membahas tujuan dan operasi
perusahaan. Rapat bisnis umumnya dilakukan secara langsung di
kantor, namun dengan maraknya teknologi konferensi video,
peserta dapat mengikuti rapat bisnis dari mana saja.
Preparing to Business Meeting
How to write a meeting agenda

Whether you have a short, one-hour meeting or one that lasts a

full day, you can use these steps to help you write an agenda:
1.Identify the meeting’s goal
When you start with your goal, you can make sure the purpose
of the meeting is clear and every task you want to cover is
related to your objective. Make sure to set an achievable goal
to keep your meeting as focused as possible. For example, a
meeting goal to approve the company’s monthly advertising
budget is more attainable than a goal to improve spending
overall.
Preparing to Business Meeting
How to write a meeting agenda

2.Ask participants for input

If you want to keep your participants engaged during the
meeting, ask for their input beforehand so you can be sure the
meeting fulfills their needs. You can ask them to suggest what
topics they would like covered or what questions they have.
Once you have a list of ideas from the participants, you can
review them and decide which items you’ll ultimately include.
Preparing to Business Meeting
How to write a meeting agenda

3.List the questions you want to address

Once you know your meeting’s objective and have some ideas
about the topics you want to cover, list the questions you need
to answer during the meeting. Some meeting agendas simply
list a topic as a phrase, for example: “rental equipment.”
However, you can clarify
each agenda item’s purpose by phrasing discussion points as
questions. For example, you could write, “Under what
conditions should we consider renting equipment instead of
buying it?” These prompts can ensure you are inviting
discussion and gathering all of the information you need for
each agenda topic.
Preparing to Business Meeting
How to write a meeting agenda

4.Identify the purpose of each task

Every task you complete during your meeting should have
a purpose. Typically, the three main purposes are to share
information, seek input or make a decision. As you’re going
through your agenda, make note of the purpose of each task.
This step will
help meeting participants know when you want their input
and when it’s time to make a decision.
5.Estimate the amount of time to spend on each topic
Next, estimate how much time you plan to spend on each task.
This part of the agenda ensures you have enough time to cover
all of the topics you have planned for your meeting. It also
helps participants adjust their comments and questions to fit
within the timeframe.
Preparing to Business Meeting
How to write a meeting agenda

You can optimize your timeframe by giving more time to items

you anticipate taking longer to discuss or scheduling items of
higher importance earlier in the discussion to ensure vital
topics are covered. If you have many people coming to your
meeting, you may even limit time on certain topics to
streamline the conversation, encourage a quick decision if
needed and keep the meeting on schedule.
6.Identify who leads each topic
Occasionally, someone other than the meeting leader will lead
the discussion on the topic. If you plan on having other people
mediate topics during your meeting, you can identify them
under their respective topics. This step helps keep the meeting
running smoothly and ensures that everyone is prepared for
their responsibilities.
Preparing to Business Meeting
How to write a meeting agenda

7. End each meeting with a review

Leaving time to end each meeting with a review can help
participants better understand what decisions they made and
what information they discussed so they can take any
necessary steps after the meeting. During this review, you and
your meeting participants should also consider what went well
during the meeting and what needs improvement. By taking a
few minutes to consider these questions, you can make sure
your next meeting is even more effective.
Meeting agenda example

You can use the following sample meeting schedule when

crafting your own agenda:
MEETING AGENDA
Date: Aug. 1, 2019
Time: 1 p.m.
Location: Conference Room A
AGENDA DETAILS
Goals: Review the marketing campaigns from last year, identify
seasonal slumps in product demand, brainstorm ways to
increase demand during these slumps and make sure we’re
prepared for the next marketing campaign.
Meeting agenda example

1.Review marketing campaigns from last year.

Time: 15 minutes
Purpose: Share information Leader:
Jamal Adams
a. Present the marketing campaigns
from last year.
b. Review the sales numbers after
each campaign.
c. Identify which campaigns
seemed to have the biggest
impact.

2.How do we best manage the fluctuating demand for

our product?
Time: 30 minutes Purpose:
Decision Leader: Blair Hanline
a. Review sales numbers from
the last four quarters.
Meeting agenda example

3. Preparing for the next marketing campaign

Time: 15 minutes Purpose:
Decision Leader: Blair Hanline
a. What do we need to prepare
for the next marketing
campaign?
i. Review the attached
marketing campaign
materials.
ii. Identify tasks for each
team member.
b. How will we track the
effectiveness of this campaign?
c. Review sales goals for this
campaign.
4.End of meeting review
Time: 5 minutes Purpose:
Decision
Vocabulary

Before learning the conversation, Sebelum mempelajari percakapan

rapat bisnis peserta melatih kosakata dibawah ini.
Please read the following new vocabulary

• Agenda
• Taking minutes
• Would you mind
• First of all
• Objective
• Urgent
• Further ado
• Perhaps
• To sum-up
• Put it to a vote
• Do a Favour
• Against
• Copy of the
agenda
• Everybody
• All those against
• Would you mind
• Could somebody take
• Let’s get started
• Involving
• What ‘s your view?
• I’d like to open it up for
discussion
• Short Notice
• we’ve got to reach a
decision
• we’ll run it as a formal meeting
• So perhaps we should
• We’re recommending that
• Then that’s agreed
• Any other business
• We’ll close the meeting
• At the same time
• Annual general meeting
• role of chairperson
• formally beginning the meeting
• take the minutes please
• Let’s look at some
different ways
• attending
• tenders
Conversation Model One
Praktikkanlah percakapan dibawah ini dengan teman anda secara
berulang ulang

Denise : Has everybody got a copy of the agenda ?

Apakah semua sudah ada salinan catatannya
Would you mind taking minutes John?
Boleh ambil notulen John?
John : Not at all. Tidak masalah
Denise : Good. well then let's get started.
Baiklah. Ya kalau begitu mari kita mulai.
Denise First of all, Thank you everyone for attending at short
notice. As you know the objective of this meeting of the capital
of committee is to discuss a proposal for some urgent
building work at our Southside plant. As we’ve got to
reach a decision which may involve spending, we’ll
run it as a formal meeting.
Pertama, terima kasih semuanya telah hadir pada pengumuman singkat ini.
Seperti yang diketahui tujuan rapat ini dari komite Capital Works adalah
untuk membahas proposal untuk beberapa pekerjaan pembangunan penting
pada pabrik bagian selatan kita. Maka kita harus mencapai kesimpulan yang
berkaitan dengan pembelanjaan kita akan menjalankannya sebagai rapat
yang formil.
Denise Now, you have read the proposal, so without further I do,
I’d like to open it up for discussion.

Perhaps if we can start with you Tan - What ‘s your view?

Sekarang anda telah membaca proposal, sehingga tanpa ada kesulitan lebih
jauh, saya akan membuka diskusi .
Mungkin jika kita dapat mulai dari anda Tan - apa pandangan anda?

Tan: Well, I am not convinced that the work is as urgent, as this report
suggest, so perhaps we should…..
Baik, Saya tidak yakin bahwa pekerjaannya sepenting usulan dalam laporan
ini, sehingga mungkin kita akan….

DENISE : So, to sum up-I think we are all aware, that some urgent work does
need to be done, and we will need to work on a longer term plan form a
major red.
Sehingga, kita rampungkan – saya merasa kita semua menyadari bahwa
sejumlah pekerjaan penting perlu dilakukan, dan kita akan perlu mengerjakan
pada tahap rencana yang lebih panjang untuk kelengkapan utama.
Denise : Well, if there’s no more discussion-we’ll put it to a vote.
recommending that tenders be called for the urgent work needed.
We’re
Jika tidak ada lagi diskusi-Kita akan melakukan pengambilan suara. Kita akan
merekomendasi untuk para peserta tender untuk pekerjaan penting yang
dibutuhkan.
Denise : All those in favour? Semuanya setuju?
Denise : All those against? Semuanya menolak?
Denise : Then that’s agreed. Any other business?
Kalau begitu. Semua setuju ada lagi
yang perlu dibicarakan?
 Denise : Then we’ll close the meeting. Thank you everyone. The
next meeting will be in weeks, at the same time... Kalau
begitu disetujui…… masih ada urusan lain?
Lalu kita akan menutup rapat ini. Terimakasih semuanya.
Rapat berikutnya akan
diadakan dua minggu lagi, pada waktu yang sama…..

Teacher : Meetings. We love them or hate them- but we have to have

them. Of course are many different kinds of meeting-from an informal chat,
to a board meeting or even an annual general meeting- and some are more
formal than others so the language used in them changes.
Rapat. Kita menyukainya atau tidak menyukainya- tetapi kita harus
mengadakannya. Tentu ada banyak jenis perbedaan dari rapat- dari
pembicaraan yang tidak formal, rapat direksi, atau bahkan Rapat Umum
Tahunan…..dan sebagian lebih formil daripada yang lain-dan sehingga
bahasa yang digunakan juga berubah.
Teacher : Today we’re looking at a more formal meeting-and in
particular at the role of chairperson-or the person who runs the
meeting.
Hari ini kita akan menyimak pada rapat yang lebih formil-dan
khususnya pada peran dari pemimpin – atau orang yang akan
menjalankan rapat.

Teacher : Our Chairperson is Denise. Let’s look at how she starts

things off . Pemimpin rapat kita adalah Denise. Mari kita lihat
bagaimana dia memulainya.

Denise: Has everybody got a copy of the agenda?

Apakah semua sudah ada salinan
catatannya?
Denise: Would you mind taking minutes
John? Boleh minta perhatiannya sebentar
John?

John: Not at all.

Tidak masalah.

Denise: Good. Well, then let’s get started.

Baiklah, kalau begitu mari kita mulai.
Teacher : Denise First makes sure everyone has an agenda-or a list
of the items to be discussed at the meeting.
Pertama Denis memastikan semuanya telah ada catatan – atau
daftar dari hal yang akan didiskusikan dalam rapat.

Teacher : Then she ask someone to take minutes- or keep a record of

the meeting. Then She announces the start of the meeting- she
officially begins it.
Kemudian dia meminta perhatian seseorang – atau membuat
catatan dari rapatnya. Kemudian dia mengumumkan untuk
memulai rapat- dia memulainya secara resmi.

Teacher : Let’s practice some useful phrases for these three

purpose…
Mari kita berlatih beberapa ungkapan yang berguna untuk tujuan
tersebut….
Has everybody got a copy of the agenda? Peserta ulangi
Apakah semua sudah ada salinan catatannya?
Denise: Does everyone have an agenda? Peserta ulangi
Apakah semua sudah ada catatannya?

Denise: Everybody should have received an agenda. Peserta

ulangi
Semua harusnya telah menerima catatannya.

Denise: Would you mind taking minutes John? Peserta ulangi

Boleh minta perhatiannya sebentar John?

Denise: Could somebody take the minutes please? Peserta ulangi

Bolehkan mohon perhatiannnya
sebentar?
Denise: Well, then let’s get
started. Peserta ulangi Yah,
kalau begitu mari kita mulai.

Denise: What does the

chairperson do after formally
beginning the meeting?
Apa yang dilakukan pemimpin
rapat setelah memulai rapat
yang formil?
Denise: First of all, thank you everyone for attending at short
notice. As you know, the objective is this meeting of the Capital
Works Committee to discuss a proposal for some urgent building
work at our Southside plant. As we’ve got to reach a decision
which may involve spending, we’ll run it as a formal meeting.
Pertama, terimakasih semuanya telah hadir pada pengumuman
singkat ini. Seperti yang diketahui , tujuan rapat ini adalah dari
komite Capital Works adalah untuk membahas proposal untuk
bebrapa pekerjaan pembangunan penting pada pabrik bagian
Selatan kita. Maka kita harus mencapai kesimpulan yang
berkaitan dengan pembelanjaan, Kita akan menjalankannya
sebagai rapat yang formil.
Denise: Now you’ve all read the proposal, so without further
ado.,I’d like to open it up fur discussion.
Sekarang anda telah membaca proposal , sehingga tanpa ada
kesulitan lebih jauh, saya akan membuka diskusi .

Teacher: Did you notice the different parts of that introduction by the
chairperson? Apakah anda memperhatikan bagian yang berbeda dari
kata pengantar dari pemimpin rapat?
First, she thanked people for attending the meeting. Even thought it
may be their job- it’s good practice to thank people for attending.
Pertama, dia berterimakasih pada yang menghadiri rapat. Walaupun
mungkin
pekerjaan mereka – adalah baik berlatih untuk berterimakasih pada
yang hadir.
First of all, thank you everyone for attending at short notice.
Peserta Ucapkan kembali
Pertama, terimakasih pada semuanya telah menghadiri pengumuman
singkat ini.

Denise: Next, Denise states the objective of the meeting. Of course a

meeting may have more than one objective, but often meeting have
one main objective, or aim. Berikutnya, Denise menyatakan tujuan
dari rapat. Tentunya sebuah rapat bisa saja ada yang lebih dari satu
tujuan, tetapi biasanya rapat-rapat hanya mempunyai satu sasaran
yang utama atau maksud.

Denise: The Chair should state the objective of the meeting. In this
case it is to discuss a proposal, an to reach a decision. A proposal is
simply a more formal word for a suggestion- but it is usually a
detailed suggestion, in a written form.
Pemimpin rapat sebaiknya menyatakan tujuan dari rapat. Dalam
hal ini, adalah mendiskusikan proposal dan untuk mencapai
suatu keputusan.
Sebuah proposal adalah kata yang lebih formil untuk suatu
usulan- tetapi itu
biasanya adalah usulan yang detail, dalam bentuk tertulis.
Denise: Let’s look at some different ways of stating the
objective of a meeting….
Mari kita simak beberapa cara yang berbeda untuk menyatakan
tujuan dari sebuah rapat…

The objective of today’s meeting is to discuss the proposal….

Peserta Ucapkan kembali
Tujuan rapat hari ini adalah mendiskusikan proposal….
We’re here today to discuss a proposal …… Peserta Ucapkan
kembali
Kita disini hari ini untuk mendiskusikan sebuah proiposal……..

The purpose or our meeting today is to discuss the following

proposal….. Tujuan dari rapat kita hari ini adalah mendiskusikan
proposal berikutnya….. Peserta Ucapkan kembali
Tujuan dari rapat kita hari ini adalah mendiskusikan proposal
berikutnya….. The next job of the chair is to invite discussion.
Let’s look how Denise does this…
Pekerjaan berikutnya dari pemimpin adalah mengundang
untuk berdiskusi. Mari kita lihat bagaimana Denise
melakukan ini….
Now, you’ve all read the proposal, so without further ado, I’d
like to open it up
for discussion. Peserta Ucapkan kembali

Sekarang, anda telah membaca proposal , sehingga tanpa ada

kesulitan lebih jauh, saya akan membuka diskusi.
Perhaps if we can start with you Tan-what’s your view?
Peserta Ucapkan kembali

Mungkin jika kita dapat mulai dari anda Tan- apa pandangan
anda? Denise says ‘without further ado, I’d like to open it up
for discussion.’ Denise mengatakan “tanpa ada kesulitan
lebih jauh, saya akan membuka diskusi.”
Without further ado ‘just means without any more procedure.
We’re going to discuss it straight a way. Then she says “I’d like to
open it up for discussion,.”
It’ refers to the proposal she has just outlined.
Tanpa ada kesulityan lebih jauh artinya tanpa ada prosedur
tambahan lagi. Kita akan harus berdiskusi . Kemudian dia
mengatakan” saya akan memulai diskusi” it berkaitan pada
proposal yang baru saja diibuat garis besarnya.

Try repeating this phrase after me:

‘Let’s open it up for discussion.’ Peserta Ucapkan kembali
Coba ulangi ungkapan ini
setelah saya . “ mari kita
memulai diskusi.”

Let’s open it up for discussion

Peserta Ucapkan kembali
Mari kita memulai diskusi
Okay- now, you can open a topic for general discussion- which
means anyone can have a say.
The chairperson controls the discussion. Or, the Chairperson may invite particular
people to
speak. This is what Denise does – Watch again……
Baiklah – sekarang , Anda dapat memulai dengan untuk topik diskusi yang umum-
yang artinya setiap orang berhak bicara. Pemimpin mengontrol diskusi. Atau
pemimpin boleh mengundang orang tertentu untuk berbicara. Ini yang dilakukan
denise – simak kembali…….

Or perhaps if we can start with you Tan-what’s your view?

Denise invites Tan to start the discussion. Let’s practice a few phrases for asking
someone to speak

Who would like to start the discussion? Silahkan ucapkan

kembali Siapa yang ingin memulai diskusi?

What is your view Tan? Silahkan ucapkan

kembali Apa pandangan mu tan?

Let’s hear from Tan. Silahkan ucapkan

kembali Mari kita dengar dari Tan
Do you have a view on this Tan? Silahkan
ucapkan kembali Apakah anda ada
pandangan Tan?

Another job for the Chair is to summarize the discussion – that is concisely state the
main points made during the meeting.

So, to sum up – I think we are all aware that some urgent works does need to be
done, and we will need to work on a longer term plan for a major refit.
Denise summarizes the main points from the discussion. To
introduce this she could use various phrase – practice these:
Denise menyimpulkan poin utama dari diskusi. Untuk
memperkenalkan ini dia dapat menggunakan berbagai ungkapan
– latih ini.

To sump up… Silahkan ucapkan kembali

Merampungkan…

In summary… Silahkan ucapkan kembali

Dalam ringkasan…

So the main points are… Silahkan ucapkan kembali

Sehingga point utamanya adalah…

The outcome of a meeting might be a suggestion for an action.

Depending on what kind of meeting it is, this could be called a
motion or recommendation. In our example, Denise puts the
recommendation of the meeting to a vote.
Hasil dari rapat dapat menjadi usulan untuk ditindaklanjuti
tergantung pada apa
jenis rapat itu,ini dapat disebut sebagai pernyataan, atau
sebuah rekomendasi. Dalam contoh kita Denis memberikan
rekomendasi dari rapat untuk pengambilan suara.
Well if there’s no more discussion – we’ll put the
recommendation to a vote. We’re recommending that tenders
be called for the urgent work needed. All those in Favor?
Silahkan ucapkan kembali
Jika tidak ada lagi diskusi - kita akan melakukan pengambilan
suara. kita akan merekomendasikan para peserta tender untuk
pekerjaan penting yang dibutuhkan. Semuanya setuju?

All those against? Silahkan ucapkan kembali

Semuanya menolak?

Then that’s agreed. Silahkan ucapkan kembali

Kalau begitu disetujui.
Notice how Denise control the meeting – she doesn’t say “ Is
there any more discussion?” She says ‘ If there’s no more
discussion we’ll put it to a vote.’ She is controlling the meeting
by moving on. She then reiterates, or re-states the
recommendation and calls for votes by saying ‘ All those in
favour’- that is
those who agree, and ‘All those against’. Votes are only taken in
a formal meeting procedure – in a less formal procedure, a
decision can be taken bay consensus – by everyone agreeing
during the discussion.
Perhatikan bagaimana Denis mengontrol rapatnya - dia
tidak mengatakan ‘Apakah masih ada diskusi lagi?’ Dia
mengatakan ‘Jika tidak ada lagi diskusi - kita akan
melakukan pengambilan suara.’ Dia mengontrol
rapatnya agar berjalan terus. Dia kemudian kemudian
mengulangi, atau menyatakan kembali
rekomendasi dan meminta pengambilan suara dengan
mengatakan ‘ Semuanya setuju’ - adalah bagi yang
setuju, dan ’Semuanya menolak’. Pengambilan suara
hanya dilakukan dalam prosedur rapat yang formil -
dalam prosedur yang kurang formil, keputusan dapat
diambil dengan persetujuan - dengan persetujuan dari
setiap orang selama orang berdiskusi.
Notice that After the vote, Denise says ‘ Then that’s
agreed.’ A meeting agrees, or doesn’t agree to
recommendation. If it’s a more formal motion – we
say the motion is ‘carried’ or ‘not carried’.
Perhatikan bahwa setelah pengambilan suara, Denise
mengatakan ‘Jadi disetujui ‘. Rapat menyetujui atau
tidak disetujui untuk rekomendasi . Jika itu adalah
pernyataan yang lebih formil - kita mengatakan
pernyataan itu adalah ‘diterima’ atau ‘tidak diterima’.
Often at the end of the meeting a Chair person will call
for ‘any other business’, before they officially announce
the meeting is closed, and announce the time for the
next meeting.
Biasanya pada akhir rapat, pemimpin rapat akan bertanya ‘
masih ada urusan lain’ , sebelum mereka secara resmi
mengumumnkan rapat ditutup, dan mengumumkan kapan
untuk rapat berikutnya.

Any other business? Silahkan ucapkan kembali

Masih ada urusan lain?

Then we’ll close the meeting. Silahkan ucapkan kembali

Lalu kita akan menutup rapat ini.

Thank you everyone. Silahkan ucapkan kembali

Terimakasih semuanya.

The next meeting will be in two weeks at a same time.

Silahkan ucapkan kembali
Rapat berikutnya akan diadakan dua minggu lagi pada
waktu yang sama.
Finally, remember the chair is usually called the chairperson. But
when dressing that person, they can be called Madam or Mr.
Chairperson, or Madam Chair or Madam Chairwoman or Mr.
Chairman. Akhirnya, ingat bahwa pemimpin rapatbiasa
disebut ‘Chairperson’ .Tetapi ketika memanggilnya , mereka
dapat dipanggil sebagai ‘Madam’ atau ‘Mr.Chairperson’
( ibu atau bapak pemimpin), Madam Chair Ibu
pemimpin), Madam Chairwoman (Ibu Pemimpin), atau
Mr.Chaimen ( bapak pemimpin).

Well, as I have another business, I’d like to close today episode.

See you next time.
Baiklah, karena saya mempunyai urusan lain, saya
ingin menutup episode hari
ini. Sampai bertemu lagi.
UNIT-2
GRAMMAR FOCUS

Prepositional Phrase
Preposition of place
adalah preposition (kata depan Bahasa Inggris) yang
digunakan untuk menunjukkan tempat atau posisi. Tempat
atau posisi itu ditampilkan dalam gabungan preposition
dengan objeknya (object of preposition). Gabungan antara
preposition dan objeknya disebut prepositional phrase.
Preposition of place
PREPOSITION “AT”
Example
• at 143 state
street
• at the corner
• at the bus stop
• at the top page
• at the
crossroad
• at the front
desk
• at the back
• at the door
Preposition of place
PREPOSITION “IN”
Example

• In England • In a building
• In Landon • In a
• In a traffic helicopter In
jam • the living
room
• In time square
• In the article
Preposition of place

PREPOSITION “ON”
Example
• On a bus • On the wall
• On a horse• On the
• On the radio internet On
• the phone
• On the On the menu
•
television
Preposition of place

PREPOSITION “ON”
Example
• On a bus • On the wall
• On a horse • On the
• On the radio internet On
• the phone
• On the On the menu
•
television
 Where is the nearest restaurant around here?

1. It is on Jalan Merdeka
2. It is near the Central Bank
3. It is just next to the Galaxy Station
Where is the ticket counter?

1. It is on the second floor

2. It is in side the Grand Mall
2.1 Preparing to Business Meeting

What is Business Meeting

A business meeting is a gathering of two or more people for
the purpose of making decisions or discussing company
objectives and operations. Business meetings are generally
conducted in person in an office, however with the rise of
video conferencing technologies, participants can join a
business meeting from anywhere.

Rapat bisnis adalah pertemuan dua orang atau lebih dengan

tujuan membuat keputusan atau membahas tujuan dan
operasi perusahaan. Rapat bisnis umumnya dilakukan
secara langsung di kantor, namun dengan maraknya
teknologi konferensi video, peserta dapat mengikuti rapat
bisnis dari mana saja.
2.2 Conducting The Meeting

Beginning The Meeting

Vocabulary
Before learning the conversation, Sebelum mempelajari
percakapan rapat bisnis peserta melatih kosakata dibawah ini.
Please read the following new vocabulary

• If we are all here

• let’s get started. First of all,
• First of all,
• I’d like you to please join me
• I’m afraid
• Let me just summarize
• I’m looking forward to
today’s meeting.
• May I Introduce my
assistant
• We began the meeting
• I hope we all can join
together
• After briefly revising
• let’s go over the report from
the last meeting
• We moved on to a
brainstorming session
• Concerning after sales
customer
• I’m afraid I can’t agree with
you
• If there is nothing else we need
to discuss
• Improving sales in rural
Sephet areas
• Jack has kindly agreed to give
us a report
• In my opinion
• We have been focusing
too much
• The way I see things
• The meeting was declared
closed at 11.30
• She is in Kobe at the moment
• If you don’t mind

• I’d like to skip item 1

• You’ll find a copy of the
main ideas
• I suggest we go round
the table first
• I don’t quite follow
you
• Would you like to add
anything, Jennifer?
• let me begin with this
• Before I begin the report
• Improvement
• How does Friday in two
weeks time sound to
everyone?
• I suggest we break up into
groups
• Excuse me, I didn’t catch that.

• Could you repeat that, please?

• Let’s meet at the same time, 9

o’clock
• Can we fix the next
meeting, please?
SPEAKING PRACTISE

Introducing New partner (perkenalan

anggota baru)
Meeting Chairman:
If we are all here, let’s get started. First of all, I’d like you to
please join me in welcoming Evan Rahman, our Southwest
Area Sales Vice President.
(Jika kita semua di sini , mari kita mulai . Pertama-tama , saya
ingin Anda untuk silahkan bergabung dengan saya dalam
menyambut Evan Rahman, Vice Presiden Penjualan kami di
bagian barat daya.)
SPEAKING PRACTISE

Introducing New partner (perkenalan anggota baru)

Evan Rahman:
Thank you for having me, I’m looking forward to
today’s meeting. (Terima kasih atas saya, saya melihat ke
depan untuk
pertemuan hari ini).

Meeting Chairman:
I’d also like to introduce Ulthfi who recently
joined our team. (Saya juga ingin memperkenalkan
Ulthfi
yang baru bergabung dengan tim kami).
SPEAKING PRACTISE

Introducing New partner (perkenalan anggota baru)

Ulthfi:
Nice to meet you all. I hope we all can join
together,
May I Introduce my assistant, Hendri. (senang
berjumpa dengan kalian, saya harap kita bias bekerja
sama, Bolehkah saya memperkenalkan asisten saya,
Hendri)

Hendri :
Pleased to meet you, hopefully we can
work
together well. (Senang bertemu dengan
kalian, semoga kami bisa bekerja sama
dengan baik)
SPEAKING PRACTISE

Meeting Chairman:
Welcome Hendri. I’m afraid our national
sales director, Anne Rita, can’t be with us
today. She is in Kobe at the moment,
developing our Far East sales
force.
(Selamat Datang Hendri . Saya Mewakili
direktur penjualan nasional kita , Anne yang, tidak bisa
bersama kami hari ini . Dia di Kobe pada saat ini
, mengembangkan tenaga penjualan Timur Jauh
kami).
SPEAKING PRACTISE

Meeting Chairman:
Let’s get started. We’re here today to discuss
ways of improving sales in rural Sephet
areas. First, let’s go over the report from the
last meeting which was held on June 24th.
Right, Tom, over to you. (Mari kita mulai . Kami di
sini hari ini untuk membahas cara-cara untuk
meningkatkan penjualan di daerah pasar pedesaan .
Pertama , mari kita membahas laporan dari pertemuan
terakhir yang diselenggarakan pada 24 Juni . Benar, Tom ,
lebih kepada Anda .)
SPEAKING PRACTISE

Yusup:

Thank you Sep. Let me just summarize the main points of

the last meeting. We began the meeting by approving the
changes in our sales reporting system discussed on May
30th. After briefly revising the changes that will take place,
we moved on to a brainstorming session concerning after
sales customer
support improvements. You’ll find a copy of the main ideas
developed and discussed in these sessions in the
photocopies in front of you. The meeting was declared
closed at 11.30.
(Terima kasih Seph . Mari saya hanya meringkas poin utama dari
pertemuan terakhir . Kami mulai pertemuan dengan menyetujui
perubahan sistem pelaporan penjualan kami dibahas pada 30 Mei.
Setelah sempat merevisi perubahan yang akan terjadi , kami pindah
ke sesi brainstorming mengenai setelah perbaikan dukungan
pelanggan penjualan. Anda akan menemukan salinan ide-ide utama
yang dikembangkan dan dibahas dalam sesi ini di fotokopi di depan
Anda . Pertemuan itu dinyatakan ditutup pada 11.30).
SPEAKING PRACTISE

CONTOH MEMULAI RAPAT

(Terima kasih Seph . Mari saya hanya meringkas poin
utama dari pertemuan terakhir . Kami mulai pertemuan
dengan menyetujui perubahan sistem pelaporan
penjualan kami dibahas pada 30 Mei. Setelah sempat
merevisi perubahan yang akan terjadi , kami pindah ke
sesi brainstorming mengenai setelah perbaikan
dukungan pelanggan penjualan. Anda akan
menemukan salinan ide-ide utama yang dikembangkan
dan dibahas dalam sesi ini di fotokopi di depan Anda .
Pertemuan itu dinyatakan ditutup pada 11.30).
SPEAKING PRACTISE

Meeting Chairman:
Thank you Tom. So, if there is nothing else we need to
discuss, let’s move on to today’s agenda. Have you all
received a copy of today’s agenda? If you don’t
mind, I’d like to skip item 1 and move on to item 2: Sales
improvement in rural Sephet areas. Jack has kindly agreed
to give us a report on this matter. Jack?

(Terima kasih Tom . Jadi , jika ada apa-apa lagi yang perlu
kita bicarakan , mari kita lanjutkan ke agenda hari ini .
Apakah Anda semua menerima salinan agenda hari ini ?
Jika Anda tidak keberatan , saya ingin melewatkan ayat 1
dan beralih ke angka 2 : Peningkatan Penjualan di daerah
pasar pedesaan . Jack telah ramah setuju untuk
memberikan laporan mengenai hal ini . Jack?)
SPEAKING PRACTISE

Meeting Chairman:
Thank you Tom. So, if there is nothing else we need
to discuss, let’s move on to today’s agenda. Have
you all received a copy of today’s agenda? If you
don’t
mind, I’d like to skip item 1 and move on to item 2:
Sales improvement in rural Sephet areas. Jack has
kindly agreed to give us a report on this matter.
Jack?

(Terima kasih Tom . Jadi , jika ada apa-apa lagi yang perlu
kita bicarakan , mari kita lanjutkan ke agenda hari ini .
Apakah Anda semua menerima salinan agenda hari ini ?
Jika Anda tidak keberatan , saya ingin melewatkan ayat 1
dan beralih ke angka 2 : Peningkatan Penjualan di daerah
pasar pedesaan . Jack telah ramah setuju untuk
memberikan laporan mengenai hal ini . Jack?)
SPEAKING PRACTISE

Discussing Items (Membahasproduk/item)

Evan Rahman:
Before I begin the report, I’d like to get some
ideas from you all. How do you feel about rural
sales in your sales districts? I suggest we go
round the table first to get all of your input.

(Sebelum saya memulai laporan , saya ingin

mendapatkan beberapa ide dari Anda semua .
Bagaimana perasaan Anda tentang penjualan
pedesaan di kabupaten penjualan Anda ? Saya
sarankan kita pergi meja bundar yang pertama untuk
mendapatkan semua masukan Anda).
SPEAKING PRACTISE

Andin:
In my opinion, we have been focusing too
much on urban customers and their needs.
The way I see things, we need to return to our
rural base by developing an advertising
campaign to focus on their particular needs.

(Menurut pendapat saya , kami telah

berfokus terlalu banyak pada pelanggan
perkotaan dan kebutuhan mereka . Cara saya
melihat hal-hal , kita perlu kembali ke basis
pedesaan kami dengan mengembangkan
kampanye iklan untuk fokus pada kebutuhan
khusus mereka).
SPEAKING PRACTISE

Budiana:
I’m afraid I can’t agree with you. I think rural customers
want to feel as important as our customers living in cities. I
suggest we give our rural sales teams more help with
advanced customer information reporting.
(Saya hawatir saya tidak bisa setuju dengan Anda . Saya pikir
pelanggan pedesaan ingin merasa sama pentingnya dengan
pelanggan kami yang tinggal di kota-kota . Saya sarankan kita
memberikan tim penjualan pedesaan kita bantuan lebih lanjut
dengan melaporkan informasi pelanggan canggih)

Hendra:
Excuse me, I didn’t catch that. Could you repeat that,
please?
(Maaf, saya tidak menangkap itu. Bisa anda ulangi ,
please?)
SPEAKING PRACTISE

Budiana:
I just stated that we need to give our rural sales
teams better customer information reporting.
(Saya hanya menyatakan bahwa kita perlu
memberikan tim penjualan pedesaan kita
informasi pelanggan yang lebih baik pelaporan)

Andin:
I don’t quite follow you. What exactly do you
mean?
(Saya tidak cukup mengikuti Anda . Apa
sebenarnya maksudmu ?)
SPEAKING PRACTISE

Evan Rahman:
Would you like to add anything, Jennifer? (Apakah
Anda ingin menambahkan sesuatu , Jennifer ?)

Evan Rahman:
Well, let me begin with this Power Point presentation (Jack
presents his report). (Nah, biarkan aku mulai dengan
presentasi Power Point ini ( Jack menyajikan laporannya )

Andin:
I suggest we break up into groups and discuss the ideas we’ve
seen presented (Saya sarankan kita putus menjadi kelompok-kelompok dan
mendiskusikan ide-ide yang telah kita lihat disajikan).
SPEAKING PRACTISE

FINISHING
THE MEETING
SPEAKING PRACTISE

Meeting Chairman:
Unfortunately, we’re running short of time. We’ll
have to leave that to another time.
(Sayangnya , kita berjalan singkat . Kita harus meninggalkan bahwa
untuk lain waktu .)

Hendra:
Can we fix the next meeting, please?
(Bisakah kita memastikan pertemuan berikutnya?)
SPEAKING PRACTISE

Meeting Chairman:
Good idea Donald. How does Friday in two weeks
time sound to everyone? Let’s meet at the same
time, 9 o’clock. Is that OK for everyone? Excellent.
I’d like to thank Jack for coming to our meeting
today. The meeting is closed.
(Ide bagus Donald .
Bagaimana Jumat dalam waktu dua minggu suara untuk semua
orang ? Mari kita bertemu pada saat yang sama , 09:00 . Apakah itu
OK untuk semua orang ?
Excellent. Saya ingin mengucapkan terima kasih Jack untuk datang ke
pertemuan
kami hari ini . Pertemuan ditutup).
Berikutini adalahcontohkata depanIN,
ON dan AT diikuti oleh bentuk keterangan waktu
dan dilengkapi dengan kalimat :

“IN”
In the morning/mornings
I wake up early in the morning
How do you do in themornings?

In the afternoon/afternoons
In the afternoons, we go over
sales reports
What don’t you usually do in the
afternoons?
• In the evening/evenings
She took out the garbage in the evening
Who do you visit in thye evenings?
• In July
My birthday is in July
What usually happens in July?

• In (the) fall
We head down to our beach house in fall
Do you do anything special in the fall?
• In 2014
• In 2014, I was in a car crash
Do you remember where you were in
2014?
• In the 1990s
• In the 1990s, beepers were
popular What were you doing
in the 1990s?
• In the last century We’ve made
great progress in the last
century What progress have we
made in the last century?
• In the ice age
Many animals died off in the Ice Age
What animals were around in the Ice
Age?

• In the past/future
In the past, we had a higher mortality
Was life better or worse in the past?
 “ON”
• On Monday
I have to go to work on Monday
What do you have to do on Monday?
• On Monday morning
On Monday morning, we have a meeting
What do you do on weekdays morning?
• On Wednesday
We’re going on vacation on Wednesday
What did you do on Wednesday?
• On Wednesday afternoon
I can call you on Wednesday afternoon
Where did you go on wednesday afternoon?

• On Saturday
On Saturday, we took the kids to see their grandp
What do you usually on Saturday?
• On Saturday evening
On Saturday evening, we returned home
Do you watch TV on saturday evenings?
• On your birthday
What shall we do on your birthday?
What will you do on your
birthday?

• On New Year’s ave

Did you do anything special on
New
Year’s Ave?
 “AT
• At 3:00 pm ”
I have a meeting at 3:00 pm
What is happening at 3:00 pm?

• At 10:30 am
We will go ice skating at 10:30 am
What did/will you do at 10:30 am?
• At noon
Our lunch break starts at noon
Do you usually have lunch at
noon?
• At lunch time
We can talk about it at lunch time
Do you chat with friends at lunch time?

• At Dinner time
We talk about our day at dinner time
What do you usually talk at dinner time?
• At Sunrise
The rooster wakes us up at sunrise
Do you wake up before atau after
sunrise?
• At sunset
Peter walk home at sunset
Yesterday, what were you doing
at sunset?

• At the moment
I’m busy at the moment
Are you busy at the moment?