Bab 18.

Rapat Bisnis

A.Pengertian Rapat Bisnis

Rapat Bisnis (business meeting) adalah sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih disuatu
tempat, baik didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan
bisnis tertentu.

B. Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnisess

Salah satu factor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat non-bisnis adalah tujuan atau
orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Dalam dunia ini rapat bisnis tentu orientasi atau tujuan
nya adalah bisnis yaitu dengan memperoleh keuntungan (laba), disamping itu rapat bisnis umumnya
bersifat resmi atau formal dan cenderung protokoler seremonial.

Sedangkan non-bisnis orientasi atau tujuannya adalah untuk tujuan kemasyarakatan,

peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Berdasarkan sifatnya rapat non-bisnis bersifat
formal dan tidak formal.

C. Tujuan Rapat Bisnis

Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills menyatakan
bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan. Antara lain:

1. Berbagi informasi

2. Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)

3. Evaluasi ide/gagasan

4. Pengambilan keputusan

5. Membuat dokumen

6. Memotivasi pekerja

D. Jenis-Jenis Rapat.

Oliver Serrat dalam Conductin Effective Meetings mengelompokan rapat ke dalam lima jenis,
antara lain:

1. Pengarahan (Briefing)

Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting). rapat
cenderung hanya menyampaikan informasi atau memberikan arahan, perintah kepada karyawan dalam
suatu perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan suatu tugas tertentu.
 2. Rapat konsultasi (advisory meeting)

Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagai informasi (sharing information)
kepada pihak lain. Dalam rapat tersebut dimaksudkan terjadi suatu proses untuk saling member dan
menerima ide, gagasan, pandangan, keluhan atau masukan dari pihak lain.

3. Rapat komite (commite meeting)

Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar
belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuik memutuskan suatu masalah tertentu
berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting).

4. Rapat dewan (council meeting)

Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar belakang
minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara mencari consensus
bersama diantara mereka.

5. Negosiasi (negotiation)

Sedangkan menurut “Streibel dalam The Manager’s Guide To Effective Meetings”, rapat dapat
dikelompokan kedalam tiga jenis, yaitu:

1. Rapat informasional (informational meeting)

Rapat informasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu tempat yang
dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat bisnis. Informasi yang
diberikan dapat berupa informasi umum yang bersifat rutin, misalnya: informasi tentang diseiplin kerja,
tata cara pelayanan umum, dan persiapan kebutuhan alat tulis kiantor (ATK) dan informasi khusus yang
bersifat strategic, misalnya: informasi tentang pengembangan produk baru, rencana akusisi perusahaan
lain, ekspansi perusahaan ke mancanegara, serta perubahan visi dan misi perusahaan.

2. Rapat motivasional (motivational meeting)

Rapat motivasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu tempat
untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu. Contoh: pimpinan rapat yang sekaligus
sebagai seorang manajer pemasaran memotivasi para peserta rapat bisnis untuk bekerja dengan lebih
bersemangat, mengingatkan komitmen nya, meningkatkan kedisiplinan kerja, mengingatkan
keterampilan berkomunikasi, serta meningkatkan kemampuan bernegosiasi.

3. Rapat partisipatif (participatory meeting)

Rapat partisipatif merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat
untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis.
 D.Perencanaan Pesan Bisnis

Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan pelaksanaannya berjalan
dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya. Perencanaan (planning) yang baik tentu akan
membantu mempermudah pencapaian tujuan yang di kehendaki. Untuk memberikan arahan selama
rapat bisnis berlangsung, perlu disiapkan rancangan agenda rapat bisnis mulai dari awal hingga akhir
(selesai).

Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendisain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara lain:

· Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.

· Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.

· Cantumkan siapa saja yang hadir.

· Daftar topic yang akan dibahas.

· Alokasi waktu untuk setiap topic yang dibahas.

· Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai.

· Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-lambatnya

seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.

Ada beberapahal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi anda
yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, antara lain:

1. Undangan.

Undanga rapat bisnis bagi peserta sebainya diedarkan beberapa hari sebelum rapat bisnis
berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan bahan-bahan yang akan dibahas
dalam rapat bisnis tersebut.

2. Waktu dan tempat.

Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum undangan
diedarkan keseluruh peserta rapat..

3. Berapa lama waktu rapat bisnis.

Dalam hal ini menujuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis. Penetapan waktu akan
dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat tentu sangat penting artinya bagi para peserta rapat bisnis.
 4. Pembawa acara.

Adakalanya, pembawa acara (MC) diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar berjalan dengan
lancar, pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda rapat bisnis.

5. Ketua panitia penyelenggaraan.

Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis.

6. Jumlah peserta.

Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam rapat bisnis tersebut.
Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang harus disiapkan, bahan-bahan
rapat bisnis, kamar penginapan yang disediakan (bila harus menginap dihotel), dan konsumsi yang harus
disediakan bagi para peserta rapat bisnis.

7. Peserta yang diundang.

Peserta rapat bisnis bisa berasal dari berbagai devisi, departemen, atau bagian dalam dan luar
perusahaan. Dalam hal ini perlu dipastikan nama peserta dan jabatan fungsional dalam suatu
perusahaan

8. Orang yang membuka atau menutup rapat bisnis.

Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau divisi fungsional diberi
kesempatan untuk membuka dan menutup acara resmi agenda rapat bisnis, namun dalam praktiknya
pejabat yang diundang untuk membuka dan menutup suatu rapat bisnis dapat dilakukan pejabat yang
berbeda. Hal ini sangat tergantung pada situasi dan kondisi yang terjadi pada saat itu.

9. Narasumber.

Penunjukan siapa yang diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat bisnis sangat
tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan,

10. Alokasi waktu untuk narasumber.

Pada umumnya, dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan dengan jelas berapa
waktu untuk masing-masing nara sumber yang akan menyampaikan materinya dalam rapat bisnis
tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi Tanya jawab.

11. Waktu istirahat.

Agenda rapat bisnis seharus nya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk beristirahat,
sholat dan makan siang, atau makan malam.
 12. Presensi peserta.

Petugas yang diberi tugas untuk mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah selayaknya
datang lebih awal disbanding dengan peserta rapat bisnis.

13. Akomodasi.

Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam kesuksesan
sebuah rapat bisnis, dalam hal ini bidang akomosdasi mencangkup kesiapan penginapan dan konsumsi
bagi peserta rapat bisnis.

14. Sound system.

Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, patikan semua komponen sound system berfungsi
dengan baik dan tidak ada yang bermasalah. Pastikan bahwa mikrofon bagi narasumber dan peserta
berfungsi dengan baik.

15. Computer portable, LCD projector dan flip charts.

Diera teknologi dan informasi yang semakin pesat, ketersediaan computer portable (laptop),
LCD projector, dan flip charts untuk penyelanggaraan rapat bisnis sudah menjadi kebutuhan bagi para
pelaku bisnis.

16. Fasilitas pendukung lainnya.

Fasilitas pendukung yang sebainya disiapkan oleh panitia penyelenggaraan tempat bisnis adalah
ketersediaan kamar kecil (toilet) dan mushola.

Pelaksanaan Rapat Bisnis

Setelah penitia penyelenggara melakukan berbagai persiapan rapat bisnis, langkah berikutnya
adalah bagaimana malaksanakan rapat bisnis agar berjalan dengan lancar dan efektif. Efektivitas sebuah
rapat bisnis sangant ditentukan oleh tiga komponen penting, yaitu:

 Panitia Penyelenggara (Organizer)

a) Ruangan, dekorasi dan sound system siap digunakan untuk rapat bisnis.

b) Semua panitia siap melakukan tugasnya dan hadir lebih awal.

c) Melakukan registrasi peserta.

d) Penyambutan peserta dengan ramah, sopan dan santun.

e) Pembawa acara dapat memulai rapat tepat waktu dan selesai tepat waktu.

f) Acuan agenda rapat bisnis yang sudah disiapkan.

 g) Semua fasilitas (meja, kusi, laptop, LCD projector, flip charts, konsumsi) tersedia cukup dan
dalam.

h) Kondisi siap digunakan dengan baik.

i) Moderator siap memandu rapat bisnis.

j) Siapkan petugas notulen yang cekatan dan terampil.

k) Siapkan dokumentasi audio-visual.

l) Dokumentasi hasil rapat bisnis.

2. Narasumber (presenter)

a) Hadir lebih awal dari waktu yang telah ditentukan.

b) Perkenalan identitas diri.

c) Siap melakukan presentasi.

d) Manfaatkan media audio-visual.

e) Terbuka atas masukan dan kritik dari para peserta

f) Penampilannya menarik dan menyenangkan.

3. Peserta (participants)

a) Semua peserta hadir tepat waktu dan melakukan registrasi peserta.

b) Berpakaian rapih dan sopan.

c) Mamakai kartu identitas peserta.

d) Membawa kelengkapan bahan-bahan untuk rapat.

e) Menjadi peserta yang aktif dan penuh inisiatif.

f) Menjaga kelancaran, ketenangan dan keterampilan selama rapat berlangsung.

g) Respek (menghargai) terhadap pandangan peserta lain.

h) Bertanya sesuai dengan topic yang dibahas dan pada poin yang di tuju.

i) Mengikuti kegiatan sesuai agenda rapat yang telah disediakan.

 Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia penyelenggara rapat bisnis adalah
pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan memungkinkan interaksi yang baik antara
pimpinan dan peserta rapat bisnis. Menurut Dobson, ada beberapa peraturan tempat duduk yang dapat
digunakan untuk penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain:

1. Gaya persegi empat (Boardroom style)

Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat (boardroom style) dapat digunakan
untuk rapat bisnis denan jumlah peserta rapat bisnis yang relative terbatas.

2. Bentuk huruf “U” (“U” Shape Style)

Susunan tempat duduk yang berbentu huruf “U” (U shape) lebih sesuai digunakan untuk jumlah
peserta yang lebih banyak dari pada bentu persegi empat.

3. Gaya ruang kelas (classroom style)

Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas (classroom style) dapat digunakan untuk rapat
bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis dalam jumlah yang bisa mencapai ratusan orang.

4. Gaya melingkar (circular style)

Susunan gaya tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style) memberikan peluang
interaksi antar peserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relative sedikit.

Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai gaya (bentuk) lain,

1. Gaya chevron (chevron style)

tempat duduk pada gaya ini pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi audiens untuk dapat
lebih memuaskan perhatian atau focus pada pembicara yang berada didepan. Susunan tempat duduk
pada gaya ini berbentuk huruf “V”.

2. Gaya modifikasi (modified style)

Tempat duduk dengan gaya seperti ini sama dengan gaya chevron, hanya perbedaannya
menempatkan barisan tempat duduk di sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan, secara
umum tampilannya masih berbentuk huruf “V”.

3. Gaya setengah melingkar (semi-circular style)

Tempat duduk seperti ini pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk bisa
berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat.
 4. Gaya kelompok (cluster style)

Tempat duduk seperti ini biasanya disusun berdasarkan kelompok-kelompok kecil dimana
audiens duduk dikursi yang telah disusun secara melingkar.

Tindak Lanjut Rapat Bisnis

Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik, terutama
hasil kesepakatan selama pembahasan topic, sesuai dengan agenda rapat yang telah disetujui bersama,
semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu ditinjau ulang, baik pidato
pengarahan pimpinan perusahaan, pandangan para nara sumber, catatan hasil diskusi Tanya-jawab
selama rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang berbentuk rekaman audio-visual.

Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis tersebut perlu
menindaklanjuti apapun yang telah dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut hingga
menjelang usai. Selanjutnya, begitu rapat bisnis dinyatakan selesai, tim perumus segera melakukan
kompilasi semua bahan selama rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio-visual. Dalam hal
ini tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan dokumen penting hasil rapat
bisnis tersebut. Selanjutnya, secara formal pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan
rapat bisnis tersebut membubuhkan tanda tangan dan menyerahkannya ke pimpinan perusahaan untuk
menjadi dokumentasi penting yang harus ditindak lanjuti dikemudian hari.

Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah selayaknya
mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis. Hal ini karena mereka terlibat secara
aktif bahkan menjadi sponsor penting dalam rapat bisnis tersebut.

Bab 19. Penulisan Laporan Bisnis

a. Pengertian Laporan Bisnis

Menurut para ahli laporan bisnis dapat diartikan sebagai berikut :

· Menurut Herta A.Murphy dan Herbert W.H

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral , tidak memihak, memiliki tujuan
yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

· Menurut Himstreet dan Batty.

Laporan bisnis adalah suatu pesan – pesan objectif yang disusun secara teratur dan digunakan
untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari suatu institusi atau lembaga
ke lembaga yang lain guna membntu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Bagi suatu perusahaan , umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi
berbagai keperrluan antara lain :
 1) Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya : laporan
operasional dan laporan kegiatan personal.

2) Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan – kebijakan dan prosedur – prosedur

yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya : kebijakan penetapan posisi kerja.

3) Untuk memenuhi persyaratan – persyaratan hokum dan peraturan – peraturan yang

berlaku bagi perusahaan. Misalnya : laporan pajak, laporan analisi dampak lingkungan, dan laporan
ketenagakerjaan.

4) Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik untuk keperluan internal
maupun eksternal. Misalnya : laporan perkembangan dan laporan akhir suatu kegiatan.

5) Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan –

keputusan atas isu – isu tertentu. Misalnya : laporan penelitian/ riset.

6) Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya : proposal
penjualan.

b. Penggolangan Rapat Bisnis

1) Menurut Fungsinya

Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar untuk memberi informasi atau untuk analisis.

Laporan memberikan informasi yaitu menyajikan fakta – fakta dan rangkuman, yang terdiri atas
: - Laporan perkembangan

- Laporan semester

- Laporan triwulan

Laporan analitikal (analytical report), yaitu menyajikan fakta – fakta, menganalisis, mengambil
kesimpulan dan memberikan rekomendasi.

2) Menurut Subjeknya

Suatu laporan dapat dibedakan menurut department mana laporan itu diperoleh. Misalnya :
laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan pemasaran, laporan produksi, laporan personalia, Dll.

3) Menurut Formalitasnya

Suatu laporan dapat dibedakan dari segi formal atau nonformal.

 4) Menurut Keasliannya

Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela dan juga apakah berasal dari
public atau swasta.

o Laporan otoritas, dibuat atas dasar permintaan.

o Laporan sukarela yaitu suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri

o Laporan swasta yaitu suatu laporan yang dibuat atas laporan swasta

o Laporan public yaitu laporan yang dibuat oleh lembaga – lembaga pemerintah, rumah sakit
atau yang dibiayai oleh pemerintah.

5) Menurut Frekuensinya

Laporan dapat dibedakan atas dasar secara berkala atau khusus.

o Laporan berkala : dikeluarkan secara harian, bulanan, semester, atau tahunan.

Misalnya:laporan penjualan tiap hari, laporan biaya tiap bulan, laporan produksi tiap bulan.dll.

o Laporan khusus : mencakup situasi dan kejadian yang unik, seperti munculnya krisis
diperusahaan.

6) Menurut Jenisnya.

Laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Jenis laporan dapat bersifat
informal (laporan singkat) maupun formal (laporan panjang)

7) Menurut Kegiatan Proyek.

Dalam melaksanakan suatu pronyek terdapat tiga jenis laporan yaitu :

- Laporan pendahuluan

- Laporan perkembangan

- Laporan akhir
 8) Menurut Pelaksanaan Pertemuan

Laporan bisnis dapat dibedakan atas :

 Agenda: suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung

 Resolusi: laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam
suatu pertemuan

 Notulen: laporan resmi dalam suaru pertemuan yang berlangsung

 Laporan pertemuan: laporan resmi yang cakupan bahasanya lebih luas dan berisi hasil-hasil
pertemuan atau konferensi penting.

c.Persiapan Penulisan Laporan Bisnis

Defenisi masalah, tujuan, dan ruang lingkup.

1) Tahap pertama perencanaan adalah melakukan analisis masalah yang mencakup tujuan
penyusunan laporan.

2) Pertimbangkan siapa yang akan menerima laporan

3) Tentukan ide atau gagasan

4) Mengumpulan bahan yang diperlukan

5) Menganalisis dan menafsirkan data

6) Mengorganisasi data dan mempersiapkan kerangka akhir.

d. Bagian Pokok Laporan Bisnis

1. Pendahuluan

o Pemberi kuasa

o Layout / rencana persentasi

o Masalah

o Maksud penulisan

o Ruang lingkup

o Metedologi
 o Sumber – sumber primer atau skunder

o Latar belakang

o Defenisi Istilah

o Keterbatasan

o Rekomendasi

2. Teks

Membahas dan mengembangkan hal – hal penting secara rinci. Penulisan laporan bisnis yang
baik harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.

3. Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil

kesimpulan, atau memberikan rekomendasi. Bagian penutup sendiri diberi judul “ rencana tindakan”
atau “proposisi”.

o Rangkuman

o Kesimpulan

o Rekomendasi

o Rencana tindakan

o Proposisi

e. Organisasi Tubuh Laporan Bisnis

a) Cara menyusun tubuh laporan bisnis

o Cara deduktif

o Menggambarkan laporan dari belakang kedepan atau menjelaskan ide pokok atau
rekomendasi terlebih dahulu sebelum hal – hal rinci dijelaskan.

o Cara induktif

o Menjelaskan fakta – fakta yang ada sebelum ide – ide pokok, kesimpulan, atau rekomendasi
dikemukakan.
b) Cara menyusun teks laporan bisnis

o Membuat topic – topic atau criteria

o Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian – kejadian

o Mendeskripsikan lokasi / tempat

o Menjelaskan suatu proses atau prosedur

o Menyusun urutan berdasarkan tingkat kepengtingan

o Menyusun urutan tingkat familiaritas

o Menyusun sumber – sumber yang digunakan

o Pemecahan masalah

c) Metode Kerangka

o Jenis – jenis judul

o Format kerangka

o paralelisme dalam judul