BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH

TUGAS 3

Nama Mahasiswa : MEIDI SATOLOM

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 049446129

Kode/Nama Mata Kuliah : EKMA 4159 / KOMUNIKASI BISNIS

Kode/Nama UPBJJ : 84 / PALU

Masa Ujian : 2023/2024 Ganjil (2023.2)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
Jawaban :
1. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat sebagai berikut:

1. Melihat Tujuan Rapat

Perhatikan tujuan atau agenda penyelenggaraan suatu rapat (misal : untuk memecahkan
masalah, membuat sebuah keputusan, atau mengumpulkan informasi). Jika belum jelas
tanyakan hal tersebut pada pimpinan Anda. Jangan ragu untuk bertanya karena kegiatan
pertama ini merupakan kunci bagi langkah penyiapan rapat berikutnya.

2. Mempersiapkan Peserta Rapat

Persiapkan konsep surat undangan dengan baik. Periksa dan pertimbangkan lagi daftar
orang-orang yang harus diundang dalam rapat, dengan dasar besar kecilnya kontribusi
mereka terhadap agenda rapat. Konsultasikan dengan atasan Anda tentang daftar
undangan rapat tersebut, utamanya dalam hal mana yang harusnya perlu atau tidak perlu
diundang. Mintalah petunjuk pada atasan tentang siapa yang nantinya akan memimpin
jalannya rapat, menjadi moderator (jika diperlukan), serta menjadi notulen rapat. Sehari
sebelum pelaksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-orang yang diundang dalam
kegiatan rapat dinas. Jika tidak bisa hadir, minta mereka dapat mewakilkannya pada orang
yang kompeten terhadap masalah yang hendak dibahas.

3. Mempersiapkan Ruangan
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam rapat adalah
mempersiapkan ruangan di mana rapat akan diselenggarakan. Hal ini harus dilakukan
sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim keluar kepada para
anggota. Ruangan sebaiknya dipilih yang nyaman dan sesuaikan dengan jumlah peserta
yang akan hadir dalam rapat. Kalau melibatkan instansi diluar kantor, check lagi jumlah
orang yang akan hadir pada rapat yang hendak diselenggarakan karena akan
mempengaruhi jumlah meja kursi yang harus disiapkan sekaligus jumlah snack atau
makanan yang hendak disediakan. Atur pula tata letak meja dan kursi sesuai dengan
keperluan rapat.
4. Membuat Daftar Acara
Apabila hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akan deselenggarakan telah
ada, maka acara di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan disusun secara sistematis,
dengan cara membuat suatu pokok-pokok acara dalam garis besar. Tunjuk orang-orang
yang akan duduk sebagai moderator (bila perlu) serta notulen rapat. Rancang acara rapat
itu sesingkat mungkin dan kalau bisa sebelum makan siang rapat sudah bisa diakhiri untuk
menghemat biaya rapat.

5. Mempersiapkan Bahan Rapat

Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada para peserta rapat, maka
Anda harus juga mempersiapkan bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan
dimaksud. Bahan-bahan itu dapat berupa acara atau agenda rapat pada waktu itu, hasil
rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas, dll. Sebaiknya
bahan-bahan rapat itu sudah Anda fotocopy sejumlah peserta dan sudah siap sehari
sebelum pelaksanaan rapat. Kegiatan terakhir ini penting guna memfokuskan peserta
dalam kegiatan rapat yang sedang berlangsung. (Dan saya melihat hal ini sering
terlupakan oleh penyelenggara rapat dinas, yakni lupa memperbanyak bahan-bahan
sejumlah peserta rapat.)

6. Mempersiapkan Peralatan Rapat

 Di dalam penyelenggaraan suatu pertemuan biasanya dibutuhkan alat-alat yang
diperlukan untuk tulis menulis. Anda harus membuat suatu daftar keperluan untuk
memenuhi kebutuhan ini. Alat-alat yang biasanya diperlukan dalam hal ini adalah papan
tulis, spidol, Flip-chart, Overhead projector atau slide projector, LCD, Tape Recorder untuk
merekam jalannya rapat (jika perlu), alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit
kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pensil, dan
lain-lain. Segala sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah dipersiapkan oleh Anda
dan telah tersedia pada waktu rapat dimulai.

7. Mengirimkan Hasil Rapat

Setelah rapat selesai, maka Anda dapat meminta catatan rapat dari notulen serta
mengirimkan hasil rapat berupa notulen tersebut setelah diketik secara rapi dan
ditandatangani oleh notulen dan diketahui pimpinan Anda. Untuk hal tertentu hasil rapat
dapat diberitahukan melalui pesawat telepon kepada anggota rapat.

8. Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak Lanjut

Pekerjaan-pekerjaan yang termasuk dalam tindak lanjut dari suatu rapat biasanya antara
lain apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat yang bersifat periodik, maka
Anda dapat mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para
anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang. Dari
jawaban slip ini, Anda harus telah membuat daftar dari para peserta yang akan menghadiri
pertemuan yang akan datang.
2. Keterampilan dalam bernegosiasi bisnis :

1. Menguasai komunikasi verbal dan non-verbal

Kemampuan komunikasi verbal dan non-verbal adalah kunci terpenting dalam negosiasi.
Seorang negosiator yang baik harus bisa berkomunikasi dengan jelas dan efektif. Karena,
jika komunikasi kurang jelas, bisa menimbulkan kesalahpahaman yang dapat merubah
situasi negosiasi.

Selain intonasi dan artikulasi, perhatikan juga bahasa tubuh kamu, ya. Karena bahasa
tubuh juga bisa mendukung apa yang sedang kamu sampaikan. Jika kamu gugup atau
bingung, semua itu dapat terlihat jelas oleh lawan bicaramu.

Jack Welch, legenda manajamen dari General Electric, kerap menggunakan teknik 4-
blocker untuk menyampaikan gagasannya dalam setiap meeting perusahaan. Teknik
presentasi ini menggunakan 1 slide power point saja dengan fokus pada 4 area, yaitu
What, Achieved, Under The Spotlight, dan What’s Next. Teknik ini mengharuskan
pembicaranya untuk menyederhanakan sekaligus memperjelas apa yang ingin
disampaikan.

2. Kemampuan menganalisis masalah dan problem solving

Tidak hanya mahir dalam berkomunikasi, seorang negosiator yang efektif harus mampu
menganalisis sebuah masalah dan menetukan kepentingan dari tiap pihak yang terlibat.
Memahami masalah dengan jelas bisa membantu kamu untuk mencari solusi terbaik untuk
masalah tersebut.

Setelah melakukan analisis masalah, kamu akan mampu mengidentifikasi isu-isu,

ketertarikan pihak yang terlibat, serta tujuan akhirnya.

Contoh sederhananya, negosiasi kontrak kerja antara karyawan dan pemberi kerja. Area
masalah dalam negosiasi ini biasanya terkait dengan besarnya kompensasi seperti gaji
dan bonus. Dengan mengidentifikasi masalah dari sudut pandang kedua belah pihak,
keduanya akan mencapai win-win solution yang mana keputusan yang diperoleh
menguntungkan kedua belah pihak.

3. Persiapan yang cermat

Sebelum memulai proses negosiasi, seorang negosiator yang baik harus melakukan
persiapan terlebih dahulu. Persiapan yang baik dapat menjadi penentu dalam sebuah hasil
negosiasi. Tentukanlah hasil apa yang ingin kamu capai dalam negosiasi ini. Dengan
begitu, kamu dapat menyadari apakah negosiasi telah berjalan seperti yang diharapkan
atau tidak. Sehingga, kamu dapat mengetahui kapan waktunya untuk berhenti atau masih
perlu menekan lebih jauh.

Selain itu, kamu juga dapat melakukan persiapan dengan cara melakukan riset sederhana
untuk mengetahui latar belakang perusahaan atau seseorang secara online. Informasi ini
dapat kamu manfaatkan untuk membangun keakraban atau membuat topik obrolan yang
menyenangkan, sehingga situasi negosiasi menjadi lebih kondusif.
4. Mendengarkan secara aktif

Selain andal dalam berkomunikasi, seorang negosiator juga harus bisa mendengarkan
secara aktif. Maksudnya, kamu bisa memahami apa yang disampaikan oleh lawan bicara
dengan baik. Nggak hanya sekedar mendengar saja tapi nggak paham apa maksudnya.

Dengan mendengarkan dan memahami maksud sebenarnya dari apa yang disampaikan
oleh pihak lain membantu kamu dalam melakukan analisis masalah dengan lebih akurat,
sekaligus mencari solusi yang paling tepat untuk kedua belah pihak. Dengarkan dan
perhatikan dengan baik apa yang dikatakan oleh pihak lain, jangan sampai kamu terlalu
mendominasi percakapan.

5. Cerdas dalam mengontrol emosi

Kontrol emosi merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah proses negosiasi. Pihak
yang tidak sanggup mengatur emosinya, seringkali akan menjadi pihak yang menyesali
keputusan atau ucapannya saat negosiasi berakhir. Walaupun terkadang negosiasi dapat
berjalan dengan alot dan membuat frustasi, seorang negosiator yang baik akan menjaga
emosinya tetap terkontrol selama proses negosiasi berlangsung.

6. Tunjukkan komitmen

Untuk memastikan bahwa negosiasi yang kamu lakukan telah efektif, kamu perlu
meyakinkan pihak lain bahwa kedua belah pihak memiliki komitmen untuk berpartisipasi
dalam kesuksesan negosiasi. Tunjukkanlah bahwa kamu peduli terhadap keberhasilan
negosiasi tanpa mengesampingkan keinginan dan kepentingan pihak lawan. Kamu dapat
menunjukkan komitmen ini melalui kata-kata, kontak mata dan bahasa tubuh agar pihak
lawan percaya akan komitmen kamu.

7. Ketahui gaya negosiasi pihak lawan

Proses dan hasil dari negosiasi tentunya akan ditentukan oleh kedua belah pihak. Oleh
sebab itu, kamu harus pintar dalam mempelajari karakteristik pihak lawan. Kenali tipe dan
sifatnya, apakah pihak lawan termasuk ke dalam tipe yang to the point dan tidak suka
negosiasi terlalu panjang, atau termasuk ke dalam tipe yang banyak akal atau hard player.
Dari sini kamu dapat menyesuaikan gaya negosiasi yang akan digunakan.