GARIS BESAR NOTULEN RAPAT

Manfaat Notulen
1. Sebagai Alat Bukti
2. Sebagai Pedoman untuk Rapat Berikutnya
3. Sebagai Sumber Informasi untuk Peserta yang Tidak Hadir
4. Sebagai Dokumen
5. Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
6. Sebagai Alat Pengingat untuk Peserta Rapat
7. Untuk Mencapai Tujuan Tertentu
8. Dijadikan Sebagai Manometer Rapat
9. Sebagai Parameter untuk Menilai Apa yang Tertuang pada Rapat
Cara Membuat Notulen Rapat yang Benar
1. Kop Organisasi atau Instansi
2. Detail Kegiatan
3. Isi Notulen

Panduan Membuat Notulensi Rapat

yang Efektif
Catatan ringkas yang berisi informasi jalannya suatu rapat ini dibuat sebagai bukti
terjadinya rapat yang akan dipertanggungjawabkan oleh seluruh peserta rapat.
Notulensi sendiri dibuat secara sistematis dan padat oleh notulis sehingga mudah
dipahami oleh semua orang yang datang di rapat maupun yang berhalangan hadir.

Secara umum, notulensi berisi 3 bagian utama yaitu

1. Kepala notulen yang terdiri dari nama dan tema rapat yang dibahas, hari dan
tanggal, waktu, tempat, dan unsur yang terlibat dalam rapat.
2. Inti isi notulen yang berupa pembahasan, poin penting tanya jawab,
keputusan rapat, dan waktu berakhirnya rapat.
3. Bagian akhir notulen yang berisi pendandatanganan dari notulensi itu sendiri.
Penandatanganan biasanya dilakukan oleh ketua, notulis, dan/atau beberapa
orang anggota yang bertanggung jawab lainnya.
Penting bagi seorang notulis memahami cara pembuatan notulensi yang efektif.
Untuk memahami hal tersebut, berikut panduan membuat notulensi rapat yang
efektif.

1.     Pahami Tujuan dan Topik Sebelum Rapat

Dimulai
Hal pertama yang wajib dilakukan adalah memahami tujuan dan topik apa yang
akan dibahas sebelum rapat dilaksanakan. Jika perlu, buatlah dahulu daftar
pertanyaan seperti ‘apa tujuan rapat ini?’, ‘mengapa rapat harus dilakukan?’, dan
‘apa yang ingin didapat dari rapat?’. Selain itu, notulis juga bisa membuat garis
besar dari tahapan rapat agar notulensi yang dibuat rapat bisa sinkron dengan
jalannya rapat.

  2.     Menyiapkan Poin Pembahasan Rapat

Sebelum dimulainya rapat, notulis harus sudah menyiapkan template beserta poin
pembahasan. Hal ini bisa dilakukan dengan menanyakan terlebih dahulu pada
pimpinan rapat tentang hal apa saja yang menjadi poin pembahasan dan informasi
apa yang dibutuhkan. Melalui poin-poin inilah, notulis bisa dengan efektif menuliskan
tindakan apa yang akan diambil dan apa alasan diambilnya tindakan tersebut.

3.     Langsung Menulis Saat Rapat Berjalan

Efektifitas pembuatan notulensi sangat terkait dengan kecakapan notulis mencatat
kejadian apa yang berlangsung selama rapat. Agar tidak lupa dan menghindari
kekacauan struktur tulisan, jangan menunda menuliskan hal-hal yang dibahas dalam
rapat. Jangan mencatat kata demi kata dari pembahasan, tetapi cukup poin utama
atau esensinya saja. Jika argumen yang disampaikan terlalu panjang, catat poin per
poin dan rangkum kembali. Terpenting yang harus diperhatikan adalah jangan
menggunakan asumsi pribadi dalam menulis komentar di notulensi.

4.     Menggunakan Tabel

Bentuk notulensi yang bisa menjadi pilihan untuk memudahkan penulisan dan
pemahaman pembaca ialah dengan menggunakan tabel. Penggunaan tabel sendiri
biasanya digunakan untuk merekam tindakan/pembahasan yang cukup banyak
sehingga akan membingungkan jika ditulis secara paragraf. Format standar tabel
yang bisa digunakan ialah terdiri dari tiga kolom yaitu nomor item, ringkasan diskusi,
dan penanggung jawab. Melalui tabel, setiap anggota rapat bisa dengan mudah
melihat poin apa saja yang harus mereka ambil atau jalankan.

5.     Gunakan Tools yang Paling Cocok

Ada banyak tools untuk membuat notulensi. Cara paling tradisional ialah dengan
menulis tangan. Cara ini tetap bisa digunakan untuk keleluasaan dalam menulis
sehingga bisa lebih cepat dan efisien. Namun begitu, hasil akhir dari notulensi tetap
harus dituangkan kembali kedalam lembar digital (microsoft word) karena biasanya
sudah menjadi format standar untuk organisasi atau kantor. Selain menulis tangan
langsung atau di lembar digital, terdapat juga beberapa aplikasi yang secara khusus
membantu proses penulisan notulensi ini yang bisa diinstal di komputer/laptop.

Notulensi harus dipahami bukan sekedar sebuah catatan rapat. Notulensi berperan
untuk memastikan setiap anggota rapat memiliki pemahaman yang sama tentang
apa yang harus mereka lakukan berdasarkan hasil keputusan rapat. Oleh karena
itulah, pembuatan notulensi harus efektif agar keberadaanya bisa terfungsikan
dengan baik.