MEMBUAT RAPAT ANDA LEBIH PRODUKTIF

Sebagian besar komunikasi di tempat kerja Anda akan terjadi selama pertemuan pribadi atau online,
jadi untuk sebagian besar, kemampuan Anda untuk berkontribusi kepada perusahaan — dan diakui
untuk kontribusi Anda — akan bergantung pada keterampilan pertemuan Anda. rapat yang dikelola
dengan baik dapat membantu perusahaan memecahkan masalah, mengembangkan ide, dan
mengidentifikasi peluang. pertemuan juga bisa menjadi cara yang bagus untuk mempromosikan
pembentukan tim melalui pengalaman interaksi sosial. sama bergunanya dengan pertemuan dapat,
meskipun, mereka dapat membuang-buang waktu jika mereka tidak direncanakan dan dikelola dengan
baik. Anda dapat membantu memastikan pertemuan yang produktif dengan mempersiapkan secara
hati-hati, melakukan rapat secara efisien, dan menggunakan teknologi pertemuan dengan bijaksana.

PERSIAPAN UNTUK PERTEMUAN

Langkah pertama dalam mempersiapkan pertemuan adalah memastikan pertemuan benar-benar

diperlukan. pertemuan dapat menghabiskan ratusan atau ribuan dolar waktu produktif sambil
membawa orang menjauh dari pekerjaan lain, jadi jangan mengadakan pertemuan jika beberapa bentuk
komunikasi lain (seperti posting blog) dapat melayani tujuan secara efektif. jika pertemuan benar-benar
diperlukan, lanjutkan dengan empat taks perencanaan ini:

1) Tentukan tujuan Anda. Pertemuan dapat berfokus pada pertukaran informasi, mencapai
keputusan, atau berkolaborasi untuk memecahkan masalah atau mengidentifikasi peluang. apa
pun tujuan Anda, tentukan hasil terbaik dari pertemuan tersebut (seperti "kami dengan hati-hati
mengevaluasi ketiga gagasan produk dan memutuskan mana yang akan diinvestasikan").
Gunakan hasil yang diharapkan ini untuk membentuk arah dan isi pertemuan.
2) Pilih peserta untuk rapat. Aturannya di sini sederhana: Undang semua orang yang benar-benar
perlu dilibatkan, dan jangan mengundang siapa pun yang tidak. untuk pertemuan pengambilan
keputusan, misalnya, hanya undang orang-orang yang berada dalam posisi langsung untuk
membantu konsensus. Pertemuan dengan lebih dari 10 atau 12 orang dapat menjadi tidak
terkendali jika semua orang diharapkan untuk berpartisipasi dalam diskusi dan pengambilan
keputusan.
3) Pilih tempat dan waktu. Pertemuan online sering kali merupakan cara terbaik dan terkadang
satu-satunya cara Anda menghubungkan orang-orang di beberapa lokasi atau untuk
menjangkau audiens yang besar. Untuk pertemuan tatap muka, tinjau fasilitas dan pengaturan
tempat duduk. Apakah tempat duduk bergaya teater cocok, atau apakah Anda memerlukan
meja konferensi atau pengaturan lainnya? Perhatikan suhu ruangan, pencahayaan, ventilasi,
akustik, dan minuman, rincian ini dapat membuat atau memutuskan pertemuan. Jika Anda
memiliki kendali atas waktu, rapat pagi sering lebih produktif karena orang umumnya lebih
waspada dan belum terlibat dengan pekerjaan hari itu.
4) Atur agenda. Keberhasilan pertemuan tergantung pada persiapan para peserta. Bagikan agenda
yang ditulis dengan cermat kepada para peserta, beri mereka cukup waktu untuk dipersiapkan
sesuai kebutuhan. Agenda produktif menjawab tiga pertanyaan kunci: (1) Apa yang perlu kita
 lakukan dalam pertemuan ini untuk mencapai tujuan kita? (2) Isu apa yang paling penting bagi
semua peserta? (3) Informasi apa yang harus tersedia untuk membahas masalah ini?

MELAKUKAN DAN KONTRIBUSI UNTUK RAPAT EFISIEN

Setiap orang dalam rapat berbagi tanggung jawab untuk membuat pertemuan itu produktif. Namun,
jika Anda adalah pemimpin, Anda memiliki tingkat tanggung jawab dan akuntabilitas ekstra. Panduan
berikut akan membantu para pemimpin dan peserta berkontribusi pada pertemuan yang lebih efektif.

 Buat diskusi tetap di jalur. Pertemuan yang baik menarik ide-ide dan informasi terbaik yang
ditawarkan kelompok. Pemimpin yang baik kadang-kadang membutuhkan panduan, mediasi,
probestimulate, rangkuman, dan mengarahkan diskusi yang telah keluar jalur.
 Ikuti aturan yang disepakati. Semakin besar rapat, semakin formal Anda harus menjaga
ketertiban. Pertemuan formal menggunakan prosedur parlemen, metode yang telah teruji
waktu untuk merencanakan dan menjalankan rapat yang efektif. Panduan paling terkenal untuk
prosedur ini adalah aturan Ordo Robert.
 Mendorong partisipasi. Anda mungkin menemukan bahwa beberapa peserta terlalu rendah dan
yang lain terlalu banyak bicara. Gambarlah peserta yang tidak berpartisipasi dengan meminta
masukan mereka. Untuk terlalu banyak bicara, Anda dapat mengatakan bahwa waktu terbatas
dan orang lain perlu didengarkan.
 Berpartisipasi aktif. Buatlah titik untuk berkontribusi pada kemajuan pertemuan dan interaksi
yang halus dari para peserta. Gunakan keterampilan mendengarkan Anda dan kekuatan
observasi untuk mengukur dinamika interpersonal grup, kemudian sesuaikan perilaku Anda
untuk membantu kelompok mencapai tujuannya. Bicaralah jika Anda memiliki sesuatu yang
berguna untuk dikatakan, tetapi jangan bicara atau ajukan pertanyaan hanya untuk
menunjukkan seberapa banyak yang Anda ketahui tentang subjek yang ada.
 Gunakan perangkat seluler dengan hormat. Mengomentari poin utama dari pidato konvensi
atau menggunakan ponsel atau tablet untuk menuliskan ide-ide penting dan pertanyaan
lanjutan dapat menjadi cara yang produktif dan terhormat untuk menggunakan perangkat
selama rapat. Memeriksa Facebook atau mengerjakan tugas yang tidak terkait tidak. Jika Anda
bermaksud menggunakan perangkat Anda untuk membuat catatan selama pertemuan,
pertimbangkan untuk memberi tahu ketua rapat bahwa itulah yang Anda lakukan.
 Tutup dengan efektif. Di akhir pertemuan, pemimpin tahu itu yang sedang Anda lakukan.
Bertemu atau mengatur untuk tindak lanjut kerja, jika diperlukan. Rangkumlah kesimpulan
umum dari diskusi atau tindakan yang akan diambil. Pastikan semua paticipants memiliki
kesempatan untuk menjernihkan kesalahpahaman.

MENEMPATKAN HASIL RAPAT UNTUK PENGGUNAAN PRODUKTIF

Dalam banyak kasus, nilai rapat tidak berakhir ketika rapat berakhir. Misalnya, masalah atau
peluang yang muncul selama pertemuan perlu ditangani, setiap item tindakan yang ditugaskan selama
pertemuan harus ditindaklanjuti, dan keputusan kunci serta pengumuman harus didistribusikan kepada
siapa saja yang terpengaruh tetapi tidak dapat hadir. Memiliki rekaman tertulis, audio, atau video dari
suatu pertemuan juga memberikan kesempatan kepada para peserta untuk memverifikasi kesan dan
kesimpulan mereka.

Rapat rekaman metode konvensional adalah melalui menit tertulis, ringkasan informasi penting
yang disajikan dan keputusan yang diambil. Satu orang biasanya ditugaskan untuk menyimpan catatan
saat pertemuan berlangsung dan kemudian membagikannya sesudahnya. Format spesifik dari notulen
ini kurang penting daripada memastikan Anda mencatat semua informasi kunci, terutama mengenai
tanggung jawab yang ditugaskan selama pertemuan. Unsur-unsur khas termasuk daftar orang-orang
yang hadir dan daftar orang-orang yang diundang tetapi tidak hadir, diikuti oleh waktu pertemuan
dimulai dan berakhir, semua keputusan besar dicapai pada pertemuan tersebut, semua tugas tugas
untuk peserta rapat, dan semua subyek yang ditunda untuk pertemuan nanti. Selain itu, risalah tersebut
secara obyektif meringkas diskusi penting, mencatat nama-nama mereka yang menyumbang poin
utama. Setiap selebaran, slide elektronik, atau dokumen pendukung dapat dilampirkan ke menit ketika
didistribusikan.

Tergantung pada teknologi pertemuan yang Anda inginkan, Anda mungkin memiliki perangkat
lunak yang dirancang khusus untuk merekam, mendistribusikan, dan menyimpan menit pertemuan.
Beberapa sistem secara otomatis meneruskan item tindakan ke setiap karyawan, merekam diskusi audio
untuk pemutaran mendatang, dan membuat semua dokumen dan file yang relevan tersedia di satu
tempat yang nyaman.

Untuk meninjau tugas-tugas yang berkontribusi pada pertemuan produktif, lihat “daftar periksa:
meningkatkan produktivitas rapat”.

MENGGUNAKAN TEKNOLOGI PERTEMUAN

Perusahaan saat ini menggunakan sejumlah teknologi untuk meningkatkan atau bahkan
menggantikan pertemuan pribadi secara langsung. Mengadakan pertemuan virtual dapat secara
dramatis mengurangi biaya dan penggunaan sumber daya, mengurangi keausan pada karyawan, dan
memberi tim akses ke keahlian yang lebih luas.

Pesan instan (IM) dan telekonferensi adalah bentuk pertemuan virtual yang paling sederhana.
Videoconference memungkinkan peserta melihat dan mendengar satu sama lain, mendemonstrasikan
produk, dan mengirimkan informasi visual lainnya. Telepresence memungkinkan konferensi yang
realistis di mana peserta yang berjarak ribuan mil hampir tampak berada di ruangan yang sama.
Kemampuan untuk menyampaikan seluk-beluk nonverbal seperti ekspresi wajah dan gerakan tangan
membuat sistem ini sangat baik untuk negosiasi, pemecahan masalah kolaboratif, dan diskusi kompleks
lainnya.

Sistem pertemuan berbasis web yang paling canggih menggabungkan komunikasi real-time
terbaik, ruang kerja bersama, dan konferensi video dengan alat lain, seperti papan tulis virtual, yang
memungkinkan tim berkolaborasi dalam waktu nyata. Sistem semacam ini digunakan untuk segala
sesuatu mulai dari diskusi spontan di antara kelompok-kelompok kecil hingga acara formal yang
direncanakan secara hati-hati seperti konferensi pers, sesi pelatihan, presentasi penjualan dan webinar
(seminar berbasis web). Salah satu alat virtual terbaru adalah brainstorming online, di mana perusahaan
dapat melakukan "kampanye ide" untuk menghasilkan ide-ide baru dari orang-orang di seluruh
organisasi.

Melakukan pertemuan virtual yang sukses membutuhkan perencanaan tambahan terlebih

dahulu dan lebih banyak ketekunan selama pertemuan. Mengenali virtual dari format pertemuan virtual
adalah kunci untuk menggunakannya dengan sukses. Karena pertemuan virtual menawarkan lebih
sedikit kontak visual dan komunikasi non-verbal daripada pertemuan pribadi, para pemimpin harus
memastikan semua orang tetap terlibat dan memiliki kesempatan untuk berkontribusi. Membayar
perhatian selama rapat online membutuhkan usaha yang lebih besar juga. Peserta harus tetap
berkomitmen pada pertemuan dan menahan godaan untuk mengerjakan tugas yang tidak terkait.

MENINGKATKAN KETERAMPILAN MENDENGARKAN ANDA

Prospek karir jangka panjang Anda terkait erat dengan kemampuan Anda untuk mendengarkan
secara efektif. Bahkan, sekitar 80% dari eksekutif puncak mengatakan bahwa mendengarkan adalah
keterampilan paling penting yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan di tempat kerja. Selain itu,
karyawan yang lebih muda saat ini menempatkan premium yang tinggi untuk didengar, sehingga
mendengarkan menjadi semakin penting bagi para manajer.

Pendengaran yang efektif memperkuat hubungan organisasi, memberi tahu organisasi untuk
peluang untuk inovasi, dan memungkinkan organisasi untuk mengelola keragaman yang terus
meningkat baik di dunia kerja maupun di pelanggan yang dilayaninya. Perusahaan yang karyawan dan
manajernya mendengarkan secara efektif dapat tetap mendapat informasi, up to date, dan keluar dari
masalah. Sebaliknya, keterampilan mendengarkan yang buruk dapat merugikan perusahaan, jutaan
dolar per tahun sebagai akibat hilangnya peluang, kesalahan hukum, dan kesalahan lainnya.
Pendengaran yang efektif juga penting untuk proses membangun kepercayaan antara organisasi dan
antar individu.

MENGAKUI berbagai JENIS MENDENGARKAN

Pendengar yang efektif menyesuaikan pendekatan pendengaran mereka dengan situasi yang
berbeda. Tujuan utama dari mendengarkan konten adalah untuk memahami dan menyimpan informasi
dalam pesan pembicara. Karena Anda tidak mengevaluasi informasi pada saat ini, tidak masalah apakah
Anda setuju atau tidak setuju, menyetujui atau tidak menyetujui-hanya yang Anda pahami. Coba
abaikan gaya pembicara dan segala keterbatasan dalam presentasi, cukup fokus pada informasi.
Tujuan dari mendengarkan kritis adalah untuk memahami dan mengevaluasi makna pesan pembicara
pada beberapa tingkatan: logika argumen, kekuatan bukti, validitas kesimpulan, implikasi pesan,
intentuin pembicara dan motif, dan penghilangan poin penting atau relevan. Jika Anda skeptis, ajukan
pertanyaan untuk menjelajahi sudut pandang dan kredibilitas pembicara. Waspada terhadap bias yang
dapat mewarnai cara informasi disajikan, dan berhati-hati untuk memisahkan pendapat dari fakta.
Tujuan dari mendengarkan empatik adalah untuk memahami perasaan, kebutuhan, dan keinginan
pembicara sehingga Anda dapat menghargai sudut pandangnya, terlepas dari apakah Anda berbagi
perspektif itu atau tidak. Dengan mendengarkan dengan empati, Anda membantu individu melepaskan
emosi yang mencegah pendekatan yang tenang dan jernih terhadap subjek. Hindari godaan untuk
melompat dengan saran kecuali orang tersebut secara khusus memintanya. Selain itu, jangan menilai
perasaan pembicara, dan jangan mencoba memberi tahu orang-orang bahwa mereka seharusnya tidak
merasakan emosi ini atau itu. Sebaliknya, biarkan pembicara tahu bahwa Anda menghargai perasaannya
dan memahami situasinya. Setelah Anda menetapkan koneksi itu, Anda dapat membantu pembicara
bergerak untuk mencari solusi.

Tidak peduli apa pun mode yang mereka gunakan pada waktu tertentu, pendengar yang efektif
mencoba untuk terlibat dalam mendengarkan aktif, membuat upaya sadar untuk mematikan filter dan
bias mereka sendiri untuk benar-benar mendengar dan memahami apa yang dikatakan pihak lain.
Mereka mengajukan pertanyaan untuk memverifikasi poin-poin kunci dan mendorong pembicara
melalui bahasa tubuh yang positif.

MEMAHAMI PROSES PENCARIAN

Mendengarkan adalah proses yang jauh lebih rumit daripada yang kebanyakan orang pikirkan -
dan kebanyakan dari kita tidak begitu pandai dalam hal itu. Orang biasanya mendengarkan dengan tidak
lebih baik daripada tingkat efisiensi 25%, ingat hanya sekitar setengah dari apa yang dikatakan selama
percakapan 10 menit, dan lupakan setengah dari itu dalam waktu 48 jam. Selain itu, ketika ditanya
tentang materi yang baru saja mereka dengar, mereka kemungkinan akan mengacaukan fakta.
Mengapa kegiatan yang demikian sederhana itu begitu sulit? Alasannya adalah bahwa mendengarkan
bukanlah proses yang sederhana, dengan cara apa pun. Mendengarkan mengikuti urutan yang sama
dengan model proses komunikasi umum yang dijelaskan dalam Bab 1 (halaman 54), dengan tantangan
tambahan yang terjadi secara real time. Untuk mendengarkan secara efektif, Anda harus berhasil
menyelesaikan lima langkah.

1. Menerima. Anda mulai dengan mendengarkan pesan secara fisik dan mengakuinya. Penerimaan
fisik dapat diblokir oleh kebisingan, gangguan pendengaran, atau kurangnya perhatian.
Beberapa ahli juga memasukkan pesan nonverbal sebagai bagian dari tahap ini karena faktor-
faktor ini mempengaruhi proses mendengarkan juga.
2. Pengurain. Langkah Anda selanjutnya adalah memberikan makna pada suara, yang Anda
lakukan menurut nilai, keyakinan, gagasan, harapan, peran, kebutuhan, dan sejarah pribadi
Anda sendiri.
3. Mengingat. Sebelum Anda dapat bertindak berdasarkan informasi, Anda perlu menyimpannya
untuk pemrosesan di masa mendatang. Seperti yang Anda pelajari di Bab 1, pesan-pesan yang
masuk pertama harus ditangkap dalam memori jangka pendek sebelum ditransfer ke memori
jangka panjang untuk penyimpanan yang lebih permanen.
4. Mengevaluasi. Langkah Anda selanjutnya adalah mengevaluasi pesan dengan menerapkan
keterampilan berpikir kritis untuk memisahkan fakta dari opini dan mengevaluasi kualitas bukti.
5. Menanggapi. Setelah Anda mengevaluasi pesan pembicara, Anda bereaksi. Jika Anda
berkomunikasi satu-satu atau dalam kelompok kecil, tanggapan awal biasanya berupa umpan
balik lisan. Jika Anda salah satu dari banyak penonton, tanggapan awal Anda dapat berupa tepuk
 tangan, tawa, atau keheningan. Kemudian, Anda dapat bertindak atas apa yang Anda dengar.
Jika salah satu dari langkah-langkah ini rusak, proses mendengarkan menjadi kurang efektif atau
bahkan mungkin gagal sepenuhnya. Baik sebagai pengirim dan penerima, Anda dapat
mengurangi tingkat kegagalan dengan mengenali dan mengatasi berbagai hambatan fisik dan
mental dari mendengarkan yang efektif.

MENGATASI HAMBATAN UNTUK MENDENGARKAN EFEKTIF

Pendengar yang baik mencari cara untuk mengatasi hambatan potensial selama proses
mendengarkan. Anda mungkin tidak dapat mengontrol beberapa faktor, seperti akustik ruang
konferensi atau penerimaan telepon yang buruk. Namun, Anda dapat mengontrol faktor-faktor lain,
seperti tidak mengganggu pembicara dan tidak menciptakan gangguan yang menyulitkan orang lain
untuk memperhatikan. Dan jangan berpikir Anda tidak mengganggu hanya karena Anda tidak berbicara.
Tindakan seperti mengirim SMS atau memeriksa jam tangan dapat mengganggu pembicara dan
menyebabkan gangguan komunikasi.

Mendengarkan secara selektif adalah salah satu hambatan yang paling umum untuk mendengarkan
yang efektif. Jika pikiran Anda mengembara, Anda dapat terus mendengarkan sampai Anda mendengar
kata atau frasa yang menarik perhatian Anda lagi. Tetapi pada saat itu, Anda tidak dapat mengingat apa
yang sebenarnya pembicara katakan: sebaliknya, Anda ingat apa yang Anda pikir mungkin dikatakan
pembicara.

Salah satu alasan pendengar pikiran cenderung mengembara adalah orang berpikir lebih cepat
daripada mereka berbicara. Kebanyakan orang berbicara sekitar 120 hingga 150 kata per menit, tetapi
pendengar dapat memproses informasi audio hingga 500 kata per menit atau lebih. Akibatnya, otak
Anda memiliki banyak waktu luang kapan pun Anda mendengarkan, dan jika dibiarkan tanpa
pengawasan, ia akan menemukan seribu hal lain untuk dipikirkan. Berusahalah untuk fokus pada
pembicara dan gunakan waktu ekstra untuk menganalisis dan parafrase apa yang Anda dengar atau
untuk mengambil catatan yang relevan.

Mengatasi hambatan interpretasi bisa jadi sulit karena Anda mungkin tidak menyadarinya.
Seperti catatan Bab 1, persepsi selektif mengarahkan pendengar untuk membentuk pesan agar sesuai
dengan kerangka kerja konseptual mereka sendiri. Pendengar kadang-kadang mengambil keputusan
sebelum benar-benar mendengar pesan pembicara, atau mereka terlibat dalam mendengarkan defensif
memproteksi ego mereka dengan menyetel apa pun yang tidak mengkonfirmasi keyakinan mereka atau
pandangan mereka tentang diri mereka sendiri.

Bahkan ketika niat Anda baik, Anda masih dapat salah menafsirkan pesan masuk jika Anda dan
pembicara tidak berbagi cukup banyak bahasa atau pengalaman. Ketika mendengarkan pembicara yang
bahasa aslinya atau pengalaman hidupnya berbeda dengan Anda, cobalah untuk memparafrasakan ide-
ide orang tersebut. Berikan pembicara kesempatan untuk mengkonfirmasi apa yang Anda pikir Anda
dengar atau perbaiki salah tafsir.
 Jika informasi yang Anda dengar akan penting untuk digunakan nanti, tuliskan atau rekamlah.
Jangan mengandalkan memori Anda. Jika Anda memang perlu menghafal, Anda dapat menyimpan
informasi dalam memori jangka pendek dengan mengulangnya secara diam-diam atau mengatur daftar
panjang item ke dalam beberapa daftar yang lebih pendek. Untuk menyimpan informasi dalam memori
jangka panjang, empat teknik dapat membantu: (1) mengaitkan informasi baru dengan sesuatu yang
terkait erat (seperti restoran di mana Anda bertemu dengan klien baru), (2) mengkategorikan informasi
baru ke dalam kelompok logis (seperti sebagai abjad daftar nama), (3) memvisualisasikan kata dan ide
sebagai gambar, dan (4) membuat mnemonik seperti akronim atau rima.