Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

MENGELOLA
RAPAT

Presented by:
Sitti Hardiyanti Arhas, S.Pd.,
M.Pd., QPOA
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

RAPAT
Rapat adalah suatu pertemuan antara
sejumlah orang atau kelompok orang
(kumpulan orang) untuk membicarakan
suatu hal atau masalah yang menyangkut
kepentingan bersama dalam rangka
mencapai suatu tujuan.
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

Jenis-jenis Rapat

1 Rapat harian

2 Rapat mingguan

3 Rapat yang tidak teratur

 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

RAPAT
YANG EFEKTIF
1. Memiliki tujuan yang jelas
2. Rapat di luar kantor
3. Persiapan
4. Undang lebih sedikit orang
5. Jangan terlambat.
6. Tidak perlu bertindak terlalu kreatif.
7. Jangan kehilangan fokus.
8. Berhenti multitasking.
9. Buat rapat dengan singkat.
10. Jangan lupa tanya jawab.
11.Tindak lanjut
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

Rapat yang efektif

Memiliki tujuan yang jelas

Rapat diperlukan untuk menghasilkan ide-ide baru, untuk
mengumpulkan informasi, untuk membuat keputusan, atau mungkin
kombinasi ketiganya. Faktor nomor satu untuk rapat yang sukses
adalah memiliki tujuan yang jelas dan agenda yang konkret. Dalam
tulisannya, Scoro (2022) mengungkapkan bahwa, rapat bukanlah
pertemuan sosial. Sebaliknya, rapat adalah acara bisnis yang
berorientasi pada tujuan. Ada waktu yang lebih baik untuk
bersosialisasi selain dalam pertemuan bisnis. Olehnya itu, mulailah
dengan tujuan, tujuan yang jelas akan membantu untuk
melaksanakan kegiatan dengan sukses.
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

Rapat yang efektif

Rapat di luar kantor

Ketika wajah lelah, energi rendah, dan kekurangan ide mulai muncul
di rapat, itu tandanya sudah waktunya rapat di luar. Sesi di luar lokasi
sangat cocok untuk menghindari kelelahan rapat. Dengan membawa
staf kantor ke kafe terdekat, ke taman, atau bahkan ke restauran.
Terkadang hanya perubahan pemandangan yang diperlukan untuk
membawa energi dan ide-ide bagus kembali ke meja. Setelah rapat,
perlu tindak lanjut dari tim jika mereka menikmati perubahan
kecepatan dan menganggapnya konstruktif. Jika tidak, mencoba
sesuatu yang lain yang tidak membuang-buang waktu.
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

Rapat yang efektif

Persiapan
Kunci sukses pengelolaan rapat ada pada persiapannya. Sebelum
rapat dimulai, berikan agenda kepada semua peserta. Agenda harus
mencakup: daftar topik yang akan dibahas; deskripsi singkat tentang
tujuan pertemuan; daftar orang yang menghadiri pertemuan; siapa
yang akan membahas setiap topik; waktu dan lokasi
pertemuan;informasi latar belakang yang perlu diketahui peserta
tentang subjek
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

Rapat yang efektif

Persiapan
Kunci sukses pengelolaan rapat ada pada persiapannya. Sebelum
rapat dimulai, berikan agenda kepada semua peserta. Agenda harus
mencakup: daftar topik yang akan dibahas; deskripsi singkat tentang
tujuan pertemuan; daftar orang yang menghadiri pertemuan; siapa
yang akan membahas setiap topik; waktu dan lokasi
pertemuan;informasi latar belakang yang perlu diketahui peserta
tentang subjek
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

Rapat yang efektif

Undang lebih sedikit orang

Tanyakan pada diri sendiri dengan tegas: Apakah semua orang ini
benar-benar perlu menghadiri pertemuan?. Tujuan rapat adalah
untuk membuat keputusan, bukan sekadar berbagi informasi. Sangat
mudah untuk melihat rapat sebagai buang-buang waktu ketika
peserta merasa topik yang dibahas tidak melibatkan peserta rapat
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

Rapat yang efektif

Jangan terlambat
a.Kedatangan yang terlambat dapat menghabiskan 5 hingga 10 menit
rapat, atau dalam banyak kasus, membuat rapat menjadi 10 menit
lebih lama. Menunggu orang yang biasanya terlambat tidak adil bagi
mereka yang datang tepat waktu. Solusinya? Jangan menunggu
mereka. Memulai rapat pada menit yang dijadwalkan untuk mulai
mengirimkan pesan yang jelas kepada yang datang terlambat, dan
mengembangkan reputasi untuk ketepatan waktu.
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

Rapat yang efektif

Tidak perlu bertindak terlalu

kreatif
Pengalaman dan pengetahuan karyawan Anda adalah sumber daya
yang berharga. Sebuah sumber yang terlalu penting untuk tidak
dimanfaatkan. Pertemuan yang singkat dan konstruktif sangat ideal,
tetapi tidak ketika pertemuan tersebut melenceng dari hal
seharusnya. Pertemuan yang sukses harus menghasilkan kreativitas
dan energi. Ini terjadi ketika orang berpartisipasi secara aktif, bukan
hanya hadir secara pasif. Sesi brainstorming adalah hal biasa, tetapi
terlalu sering menjadi praktik yang tidak efektif. Bukan tawaran ide
yang sebenarnya yang penting, tetapi menindaklanjuti dengan ide-
ide tersebut.
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

Rapat yang efektif

Jangan kehilangan fokus

Untuk beberapa alasan, di setiap rapat, sepertinya ada satu orang

yang cenderung pergi bercerita tidak berhubungan dengan topik yang
dibahas dengan cara apa pun. Dan meskipun mendongeng umumnya
tidak buruk, pembicaraan di luar topik di rapat benar-benar dapat
menyeret sesi. Tugas tersulit untuk diselesaikan dalam memimpin
sekelompok orang adalah membuat mereka fokus. Baik itu
penyelenggara atau salah satu pesertanya, seseorang harus selalu
bertanggung jawab untuk memandu rapat kembali ke topik yang
ditetapkan dan mengembalikan fokus.
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

Rapat yang efektif

Berhenti multitasking

Multitasking adalah bukti kehidupan modern kita yang terhubung.

Bagaimana mencegah peserta melakukan banyak tugas di rapat?
Tetapkan peran untuk rapat. Siapa yang akan memfasilitasi? Berapa
lama durasinya? Siapa yang akan mencatat? Ketika setiap orang diberi
tugas, rapat menjadi lebih fokus dan produktif. Berikan agenda
waktunya. Waktu setiap orang sangat berharga, jadi setiap orang
perlu fokus pada topik dan masalah yang ditugaskan. Agenda
berjangka waktu juga dapat mencegah percakapan bilah sisi, atau
mengerjakan masalah yang tidak siap ditangani oleh grup.
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

Rapat yang efektif

Buat rapat dengan singkat

Sangat mungkin bahwa 30 menit memasuki rapat, perhatian tim

sudah tidak setajam di awal. Bukannya mereka bosan atau mudah
teralihkan, ini adalah fakta sederhana bahwa ada banyak informasi
yang harus diproses. Semakin lama pertemuan, semakin banyak
upaya yang diperlukan untuk menjaga energi dan diskusi. Melakukan
rapat singkat adalah komponen penting untuk meningkatkan
efisiensi tim Anda. Agenda cenderung meluas hingga batas waktu apa
pun yang ditetapkan untuk rapat tertentu, jadi jangan ragu untuk
memberikan rapat Anda "penghentian yang sulit" kapan pun dirasa
tepat.
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

Rapat yang efektif

Jangan lupa tanya jawab

apat adalah tempat yang sangat baik untuk melatih keterampilan.
Sesi tanya jawab sering kali didorong ke akhir rapat, hanya
menyisakan beberapa menit untuk itu. Namun, segmen ini sama
pentingnya dengan sisa pertemuan. Ketika rencana aksi konkret
dibuat pada pertemuan, tetapi pertanyaan lanjutan tidak terjawab,
hasilnya bisa menjadi bencana. Paling tidak itu tidak efektif. Untuk
memastikan keterlibatan yang lebih bermakna, pertimbangkan untuk
memperpanjang sesi Tanya Jawab agar sesuai dengan durasi rapat.
Anda bahkan mungkin mempertimbangkan untuk mengubah format
keseluruhan, dengan pengenalan rapat singkat diikuti dengan tanya
jawab yang lebih panjang. Bergantung pada jenis rapat, ini dapat
menciptakan siklus yang baik, dan membantu membangun tim yang
antusias.
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

Rapat yang efektif

Tindak Lanjut

Seni menindaklanjuti adalah kebiasaan profesional yang vital, dan

juga penting dalam konteks rapat. Sangat umum bagi orang untuk
keluar dari rapat yang sama dengan interpretasi yang sangat berbeda
tentang apa yang terjadi. Dokumentasikan tanggung jawab yang
diberikan, tugas yang didelegasikan, dan tenggat waktu yang
ditetapkan, dan kirimkan catatan rapat pada hari rapat.
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

PROSEDUR
PENGELOLAAN RAPAT
1. Prapersiapan
2. Persiapan
3. Pelaksanaan
4. Penggandaan dan Pendistribusian
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

Prosedur
Pengelolaan Rapat
Prapersiapan

menentukan masalah, tujuan, dan maksud

rapat, pemimpin dan peserta rapat,
mengirimkan notula rapat sebelumnya.
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

Prosedur
Pengelolaan Rapat
Persiapan

melakukan persiapan seperti menentukan

acara rapat dan menyusunnya, menata
ruang rapat, menyiapkan peralatan
perangkat lunak dan keras, peralatan
menulis, menyusulkan bahan rapat yang
belum sempat dikirim, menyusun konvokasi
atau undangan rapat, menempatkan
peserta sesuai dengan fungsi dan
kedudukannya.
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

Prosedur
Pengelolaan Rapat
Pelaksanaan

menyelenggarakan rapat dengan baik

sesuai pra persiapan yang telah dilakukan
dalam acara. Seluruhnya peserta rapat
mempunyai hak dan kewajiban yang sama.
Maksudnya seluruh peserta rapat
mempunyai hak untuk berbicara dan
mempunyai kewajiban untuk
menyumbangkan hasil pemikiran.
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

Penggandaan dan
Pendistribusian
Pelaksanaan

a.kegiatan membagikan hasil rapat kepada

seluruh peserta rapat baik yang hadir
maupun tidak hadir ataupun kepada pihak
luar/ekstern dalam bentuk dokumen hasil
penggandaan maupun melalui media
massa ataupun media elektronik.
 Notula
Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

Notula rapat biasanya berkonotasi pada laporan rapat yang lebih formal
Hal-hal yang harus diperhatikan
1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak
menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.
2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan
cara penulisannya agar tidak membingungkan
4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa
penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus,
serta materi yang berupa keputusan
5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok
pembicaraan
6. .Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal.
Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi
semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada
pimpinan untuk menjadi notula akhir.
 Pendidikan Administrasi Perkantoran, UNM

THANK YOU