PANDUAN PERTEMUAN RAPAT DI

RUMAH SAKIT JABAL RAHMAH MEDIKA

TAHUN 2019
 KATA PENGANTAR
‫بسم ميحرلا نمحرلا هللا‬

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan kami kemudahan sehingga
kami dapat menyelesaikan pembuatan panduan ini dengan judul “Panduan Pertemuan
Rapat di Rumah Sakit”. Tanpa pertolongan-Nya tentunya kami tidak akan sanggup untuk
menyelesaikan makalah ini dengan baik. Shalawat serta salam semoga terlimpah curahkan
kepada baginda tercinta kita yaitu Nabi Muhammad SAW yang kita nanti-nantikan
syafa’atnya di akhirat nanti.

Pedoman ini disusun sebagai acuan dalam menyelesaikan Proses Akreditasi RS

Jabal Rahmah Medika Muara Bungo. Meskipun pedoman ini sudah dibuat semaksimal
mungkin, namun dalam pelaksanaannya, kami menyadari bahwa masih banyak
kekurangan dan penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun.

Demikian, semoga panduan ini dapat bermanfaat. Amiin ...

Muara Bungo, 13 Mei 2019

Penulis

i
 DAFTAR ISI

SURAT KEPUTUSAN ..........................................................................................................

KATA PENGANTAR .......................................................................................................... i
DAFTAR ISI ........................................................................................................................ ii
BAB I DEFINISI .................................................................................................................. 1
BAB II RUANG LINGKUP................................................................................................ 4
BAB III TATA LAKSANA ................................................................................................. 5
BAB IV DOKUMENTASI .................................................................................................. 8

ii
 BAB I
DEFINISI

1. Latar Belakang

Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari kelompok-

kelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen atau bagian. Meskipun
demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat merupakan sarana untuk mencapai
kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak setiap orang menyukai rapat karena berbagai
alasan. Rapat yang efektif harus didukung oleh suatu strategi dan diselenggarakan di
tempat yang sesuai dengan penataan ruang sesuai standar. Keberhasilan rapat juga
ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik.

Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa
kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-nyiakan waktu. Rapat
bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif tidak
menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk
mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti,
dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta mengetahui hasil
rapat seutuhnya.

Rapat merupakan sebuah metode untuk mendapatkan keputusan bersama mengenai

masalah-masalah yang ada. Dengan adanya keputusan dalam sebuah rapat, maka
keputusan tersebut secara metodis dapat dilaksanakan pelaksanaannya kepada semua
peserta tanpa kecuali. Selain kepada para pihak dalam rapat, keputusan rapat juga
mengikat pihak ketiga, hal ini terkait dengan proses keterwakilan dalam tersebut. Sehingga
rapat masih merupakan salah satu cara penemuan solusi bersama yang dinilai paling
efektif.

Selain itu, rapat (conference atau meeting) merupakan suatu alat atau media
komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh
banyak organisasi untuk emdnapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan
keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang
untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat
berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat
dirumuskan.

1
2. Pengertian
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna
melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan
empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan,
penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada
penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.

Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan profesional.
Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. Pada
dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai persamaan persepsi, strategi, tujuan serta
merencanakan langkah-langkah yang akan diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya,
jarang sekali rapat yang berlangsung efektif. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall
Street Journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif di kantor.

Dr. Peter Drucker, dalam bukunya The Effective Executive, mengatakan: Kita
menyelenggarakan rapat karena orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-
beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena pengetahuan
dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidak terdapat di dalam
pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang.

Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka,
diuraikan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk
membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir
Rambe, yang dimaksud dengan rapat ialah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang
akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan
penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi
memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama. Berdasarkan beberapa
pengertian tentang rapat tersebut diatas, maka dapat disimpulkan bahwa rapat ialah
pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi untuk
membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil
kesepakatan bersama.

3. Arti Rapat Dalam Organisasi.

Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi. Meskipun demikian, rapat

tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh karena itu, rapat perlu
diselenggarakan dengan efisien mengingat pentingnya arti waktu bagi pelaku bisnis.

2
 Setiap hari suatu organisasi atau perusahaan menerima informasi dari berbagai
organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan yang tepat. Keputusan
yang diambil berdasarkan informasi akan berpengaruh pada aspek suatu organisasi.

Informasi yang diterima dijadikan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

Untuk mengantisipasi derasnya arus informasi yang masuk, diperlukan rapat yang kritis,
efisien dan efektif. Rapat harus diselenggarakan pada waktu yang tepat. Dengan rapat yang
efektif, perusahaan dapat menyusun strategi untuk merespon perkembangan

4. Tujuan Panduan Rapat.

3.1 Tujuan Umum :

 Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.


 Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

 Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.

 Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang
sedang terjadi.

 Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

 Menampung semua permasalahan dari para peserta rapat.

3
 BAB II
RUANG LINGKUP

 Panduan ini diterapkan kepada seluruh jajaran pegawai RS Jabal Rahmah Medika,
yaitu Direktur, Kepala Instalasi dan Kepala Bagian, Manajer, dan seluruh karyawan.
 Kewajiban dan Tanggung Jawab
a) Seluruh karyawan Rumah Sakit
i. Memahami dan menerapkan prosedur penyelenggaraan rapat/pertemuan di
lingkungan RS Jabal Rahmah Medika
ii. Menciptakan ketertiban dalam penyelenggaraan rapat/pertemuan di
lingkungan RS Jabal Rahmah Medika
b) Kepala Instalasi / Kepala Bagian
i. Memastikan seluruh staf di Instalasi memahami dan melaksanakan prosedur
penyelenggaraan rapat/pertemuan di lingkungan RS Jabal Rahmah Medika.
ii. Berkoordinasi dengan Manajer, kepala instalasi atau kepala bagian lain,
dalam menyelenggarakan suatu rapat/pertemuan.
iii. Mengevaluasi tindak lanjut dan solusi yang didapat dari hasil pertemuan
dan melaporkan serta mengaplikasikannya dalam kegiatan setiap harinya.
c) Direktur
i. Menerima rangkuman Laporan/notulen hasil rapat/pertemuan secara
berkala.
ii. Menindaklanjuti Laporan/notulen hasil rapat/pertemuan

4
 BAB III
TATA LAKSANA

1. Langkah Persiapan Rapat.

Didalam mempersiapkan dan menjadwalkan rapat, maka setiap unit kerja

wajib berkoordinasi dengan Bagian Administrasi. Adapaun langkah yang harus
dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Berkoordinasi dengan Bagian Administrasi untuk menentukan hari jam dan

tempat pertemuan.
2. Setelah menentukan hari dan jam maka pimpinan rapat akan
mengkoordinasikan dengan peserta rapat untuk jadwal pertemuan
3. Pada saat rapat, setiap Unit harus mempersiapkan sendiri kebutuhan rapatnya
(daftar hadir, lcd, papan tulis, dll)

2. Kebijakan Pertemuan Berkala

I. JENIS KEGIATAN
1. Rapat Direksi yaitu rapat yang pesertanya terdiri dari Direktur dan para Kepala
Bidang Divisi Rumah Sakit dilaksanakan setiap satu bulan sekali atau sesuai
kepentingan.
2. Rapat kepala Bidang dengan kepala Unit yang pesertanya terdiri dari Kepala
Bidang dengan Kepala Unit, dilaksanakan setiap satu kali sebulan yaitu pada
minggu ke IV
3. Rapat Kepala Unit dengan stafnya yang pesertanya terdiri dari kepala Unit dan
stafnya
4. Rapat Komite medik yang pesertanya terdiri dari Direktur, Ketua Komite
Medik dan para dokter pemberi layanan dirumah sakit
5. Rapat-rapat lainnya yang diatur dalam ketentuan tersendiri.

II. MATERI RAPAT

1. Rapat Direksi membahas masalah kegiatan manajemen,program kerja,
pencapaian target dan peningkatan mutu pelayanan RS masing-masing bidang
dibawah koordinasi Kepala Bidang.
2. Rapat Kepala Bidang dengan Kepala Unit membahas masalah administrasi,
pelayananmedik, keuangan dan keperawatan.

5
 3. Rapat Unit Kerja membahas masalah kegiatan pelayanan sehari-hari dimasing –
masing bagian.
4. Rapat Komite Medik untuk membahas permasalahan yang ada dipelayanan
perawatan dan administrasi Rumah Sakit.
5. Rapat – rapat lainnya yang membahas permasalahan diluar Rapat
Direksi, Rapat Kabid. dan Rapat Unit Kerja.

III. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN

1. Rapat Direksi diadakan tiap hari rabu minggu pertama jam 14.00 WIB.
Bertempat diruang direktur
2. Rapat Staf diadakan tiap hari sabtu jam 08.00 WIB bertempat di Aula
Rumah Sakit.
3. Rapat Unit Kerja meliputi :

a. Bagian Sekertariat diadakan tiap hari kamis jam 08.00 WIB di Aula Rumah
Sakit

b. Bagian Keperawatan diadakan tiap hari selasa jam 11.00 WIB di Aula Rumah
Sakit

c. Bagian Keuangan diadakan tiap hari Sabtu jam11.00 WIB di Aula Rumah
Sakit

d. Bagian Medis diadakan tiap hari senin jam 09.00 WIB di Aula Rumah Sakit

4. Rapat – rapat lainnya sesuai kejadian

3. Perlengkapan Dalam Rapat/Pertemuan :

1. LCD (situasional)
2. Papan tulis (situasional)
3. Microfon (situasional)
4. Daftar Hadir (wajib)
5. Aqua Gelas (situasional)
6. Snack (situasional)
7. Makan (situasional)
8. Notulen (wajib)

6
4. Hal Yang Harus Dilaporkan Dalam Rapat :
1. Tindak lanjut hasil notulen rapat sebelumnya.
2. Laporan kegiatan setiap unit (sesuai dengan format yang ada).
3. Permasalahan sehari-hari yang terjadi di setiap unit.

7
 BAB IV
DOKUMENTASI

1. Seluruh jajaran manajemen RS Jabal Rahmah Medika secara berkala melakukan monitoring
dan evaluasi setiap keputusan yang dihasilkan dalam rapat
2. Manajer, Ketua Komite dan Kepala unit kerja secara berkala melakukan monitoring dan
evalusi di unit kerja masing-masing.