MAKALAH

MANAJEMEN MADRASAH
MANAJEMEN RAPAT DI SEKOLAH/MADRASAH

DOSEN PENGAMPU:
H. Sukandar Hadi, S.Pd.I., M.Pd.I

DISUSUN OLEH:
Kelompok 9
RIKI OKTORA (T.MPI.1.2022.010)
WULAN TRI KARDIKA (T.MPI.1.2022.043)

YAYASAN PENDIDIKAN ISLAM SYEKH MAULANA QORI

INSTITUT AGAMA ISLAM SYEKH MAULANA QORI BANGKO
FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN PROGRAM STUDI
MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM
2024
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan anugrah dari-
Nya kami dapat menyelesaikan makalah tentang “Manajemen Rapat di
Sekolah/Madrasah” ini. Sholawat dan salam semoga senantiasa tercurahkan
kepada junjungan besar kita, Nabi Muhammad SAW yang telah menunjukkan
kepada kita semua jalan yang lurus berupa ajaran agama islam yang sempurna dan
menjadi anugrah terbesar bagi seluruh alam semesta.

Penulis sangat bersyukur karena dapat menyelesaikan makalah tentang

Manajemen Rapat di Sekolah/Madrasah. Disamping itu, kami mengucapkan
banyak terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu kamu selama
pembuatan makalan ini berlangsung sehingga dapat terselesaikanlah makalah ini.

Demikian yang dapat kami sampaikan, semoga makalah ini dapat

bermanfaat bagi para pembaca. Kami mengharapkan kritik dan saran terhadap
makalah ini agar kedepannya dapat kami perbaiki. Karena kami sadar, makalah
yang kami buat ini masih banyak terdapat kekurangannya.

Bangko, 16 Maret 2024

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

BAGIAN PENGANTAR
Halaman judul ..................................................................................................
Kata pengantar ................................................................................................ i
Daftar isi ........................................................................................................ ii
BAB I PENDAHULUAN ...............................................................................
1.1 Latar Belakang ............................................................................. 1
1.2 Rumusan masalah......................................................................... 1
1.3 Tujuan Penulisan .......................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN ................................................................................
2.1 A. Pentingnya Rapat di Sekolah ................................................... 2
2.2 B. Jenis-Jenis Rapat...................................................................... 3
2.3 C. Manajemen Rapat .................................................................... 5
2.4 D. Komunikasi Dan Prosedur Penyelenggaraan Rapat ................ 6
2.5 E. Fungsi diselenggarakannya Rapat............................................ 9
BAB III PENUTUP .......................................................................................
3.1 Kesimpulan ................................................................................. 11
3.2 Saran ............................................................................................ 11
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................... 12

ii
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari
kelompok-kelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen atau
bagian. Meskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat
merupakan sarana untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak
setiap orang menyukai rapat karena berbagai alasan. Rapat yang efektif harus
didukung oleh suatu strategi dan diselenggarakan di tempat yang sesuai dengan
penataan ruang sesuai standar. Keberhasilan rapat juga ditentukan oleh
pimpinan rapat yang baik.
Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun
rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan
waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi,
rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak
tepat dan pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan
perencanaan yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang
rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana yang dimaksud pentingnya rapat di sekolah?
2. Apa saja jenis-jenis rapat?
3. Bagaimana manajemen dalam rapat?
4. Bagaimana komunikasi dan prosedur penyelenggaraan rapat?
5. Apa Fungsi diselenggarakannya rapat?
C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui pentingnya rapat di sekolah
2. Untuk mengetahui jenis-jenis rapat
3. Untuk mengetahui manajemen dalam rapat
4. Untuk mengetahui komunikasi dan prosedur penyelenggaraan rapat
5. Untuk mengetahui Fungsi diselenggarakannya rapat

1
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Pentingnya Rapat di Sekolah
Kepala sekolah selaku manajer banyak sekali persoaalan harian yang
dihadapi, persoalan tersebut bisa tuntas dan bisa tidak. Jika persoalan yang
membutuhkan diskusi dan perundingan dengan Guru, tenaga kependidikan,
orangtua siswa, komite dan stakeholder tentunya perlu di gelar rapat.1
Rapat internal, rapat yang diselenggarakan oleh sekolah, yang
pesertanya hanya dewan guru dan staf tata usaha misal rapat rutin bulanan,
semesteran, tahunan dan rapat Penerimaan siswa Baru. Dalam rapat, seluruh
tenaga kependidikan memiliki kesempatan yang sama untuk mengeluarkan
pendapat, baik ide, gagasan, saran, pandangan dan pendapat secara langsung
tentang permasalahan yang berhubungan dengan pembelajaran khususnya
dan perkembangan sekolah pada umumnya. Pembicaraan dalam rapat jangan
dimonopoli supaya ada peluang bagi peserta lain dalam mengeluarkan
pendapat. Supaya itu jangan terjadi moderator yang mengendalikan rapat
supaya lancar. Moderator berfungsi untuk meluruskan persoalan jika materinya
keluar dari topik yang di bahas.2
Kepala sekolah menampung semua aspirasi peserta rapat untuk
dijadikan bahan pengambilan kebijakan, sebelumnya memilahkan masukan dan
saran, mana yang menjadi skala prioritas dan mana yang perlu di tunda atau di
tiadakan dengan alasan yang logis. Dalam rapat rutin sering terjadi
pengulangan pertanyaan atau masukan yang sama seperti rapat sebelumnya,
berarti belum ditindak lanjuti atau kebijakan yang belum berdampak makanya
perlu di evaluasi dalam setiap rapat. Rapat rutin bulanan, masih ada sekolah
yang tidak membuat rapat setiap bulan, sementara rapat rutin itu sangat penting
untuk memecahkan berbagai persoalan yang terjadi selama satu bulan. Di
samping rapat rutin, ada rapat terbatas yang pesertanya tim work, panitia
seperti Tim pengembangan kurikulum, dan tim akreditasi.
1
Mahmud Machfoedz, Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif, Yogjakarta: C.V. Andi
Offset, 2005, hal. 9-11
2
Widjaja, Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, Jakarta: Bumi Aksara,1997, hal. 157

2
 Dengan demikian, rapat di sekolah menjadi bagian penting dalam
memecahkan berbagai masalah, baik berkenaan dengan peserta didik,
perkembangan kurikulum, pemenuhan Standar pelayanan Minimal,
Peningkatan mutu, Akreditasi Sekolah, dan persoalan lainnya. Jika ada masalah
yang sangat urgen rapat segera di buat, jangan di tunda.
B. Jenis-Jenis Rapat
Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik
ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu
mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.Rapat terdiri atas
beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.3
1. Berdasarkan Tujuannya
a. Rapat Penjelasan
Rapat penjelasan biasanya diselenggarakan oleh pimpinan untuk
memberitahukan atau menyampaikan penjelasan kepada seluruh peserta
rapat.
b. Rapat Pemecahan Masalah
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan
atau memecahkan suatu permasalah yang sedang dihadapi oleh
perusahaan atau suatu lembaga.
c. Rapat Perundingan
Rapat Perundingan adalah rapat yang diselenggarakan untuk
menghindari suatu permasalahan serta mencari jalan tengah agar
kedua belah pihak yang berselisih tidak merasa dirugikan.
2. Berdasarkan Sifatnya
a. Rapat Formal (Formal Meeting)
Rapat formal adalah rapat yang telah dipersiapkan terlebih dahulu
dengan seluruh mekanisme dalam rapat tersebut telah diatur, dan
biasanya seluruh peserta rapat mendapatkan undangan.

3
Pocker Mentor, Menyelenggarakan Rapat. Harvard Bussiness School Erlangga, 2008,
hal. 45

3
 b. Rapat Informal (Informal meeting)
Rapat informal adalah rapat yang diselenggarakan secara tidak
resmi, atau tidak berdasarkan aturan resmi yang berlaku dalam
penyelenggarakan sebuah rapat.
c. Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang diselenggarakan secara terbukan
atau umum, dimana semua anggota organisasi dapat menghadiri rapat
tersebut. Biasanya materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
d. Rapat Tertutup
Rapat tertututp adalah rapat yang dihadiri oleh orang-orang
tertentu dalam sebuah organisasi, dan biasanya materi yang dibahas
berupa masalah-masalah yang bersifat rahasia dimana tidak semua orang
mengetahuinya.
3. Berdasarkan Jangka Waktu
a. Rapat Mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara intens
yaitu satu minggu sekali, dan biasanya membahas soal masalah-masalah
yang dihadapi setiap seksi atau subseksi.
b. Rapat Bulanan
Rapat bulanan biasanya diselenggarakan setiap sebulan sekali
dengan rutin, dengan materi pembahasan yang bersifat biasa yang
dihadapi oleh seksi-seksi atau subseksi.
c. Rapat Semesteran
Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam
bulan sekali guna mengevaluasi kinerja selama enam bulan kebelakang,
dan menentukan rencana-rencana apa saja yang akan dicapai pada empat
bulan kedepan.
d. Rapat Tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diselenggarakan setiap satu
tahun sekali guna mengevaluas pelaksanaan dan rencana kerja jangka
panjang maupun jangka pendek.

4
 4. Berdasarkan Frekuensinya
a. Rapat Rutin
Rapat rutin merupakan rapat yang waktunya telah ditentukan
serta dilaksanakan secara intens. Seperti rapat mingguan dan rapat
bulanan, dan lain-lain.
b. Rapat Incidental
Rapat incidental adalah rapat yang diadakan karena terjadi suatu
masalah yang memerlukan penanganan dengan segera (rapat yang
tidak direncanakan).
5. Berdasarkan Namanya
a. Rapat Kerja
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan antara pimpinan dengan
karyawannya guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan
pelaksanaan tugas suatu instansi.
b. Rapat Dinas
Rapat dinas adalah rapat untuk membahas masalah kedinasan
atau pekerjaan yang biasanya rapat ini dilaksanakan oleh suatu instansi
kepemerintahan.
c. Musyawarah Kerja
Musyawarah kerja adalah kata lain dari “rapat kerja”.
C. Manajemen Rapat
1. Tidak mengganggu kegiatan pembelajaran
Bagaimanapun pentingnya rapat, hendaknya tidak dilaksanakan
pada jam-jam efektif belajar. Rapat yang di selenggarakan pada jam efektif
belajar merugikan peserta didik, baik dari segi waktu maupun materi. Oleh
karena itu, kepala sekolah profesional tidak akan mengadakan rapat pada
jam belajar efektif.
2. Memilih waktu rapat yang tepat
Penyelenggaraan rapat bisa dilakukan pada hari-hari libur (tanggal
merah), selain hari Minggu dan hari raya. mungkin kedengarannya sangat
aneh dan luar biasa, tetapi itulah yang dilakukan oleh sekolah-sekolah

5
 unggul maju, dan berprestasi. Rapat juga bisa dilaksanakan ketika peserta
didik usai belajar.
3. Menciptakan suasana terbuka dan menyenangkan
Suasana rapat bersifat kekelkuargaan, tetapi tetap profesional,
karena setiap tenaga kependidikan berbicara secara obyektif, jujur, serta
tidak memiliki prasangka yang bersifat negatif dan merusak suasana
rapat. Suasana seperti ini dapat mendorong suasana silaturrahmi dan
membangkitkan rasa persahabatan, kerjasama yang kompak dan loyalitas
yang tinggi antara peserta rapat.
4. Memanfaatkan waktu secara efektif
Kepala sekolah perlu mengatur waktu secara ketak dan disiplin,
kapan rapat dimulai dan kapan diakhiri. Disiplin waktu perlu lebih
ditekankan, karaena dalam era globalisasi kita akan berpacu dengan waktu.
5. Mengelolah Perdebatan
Perdebatan hendaknya dihindari dalam rapat sekolah, agar apat
berjalan dengan efektif dan tidak berkepanjangan tanpa arah, karena
masing-masing bersikeras untuk mempertahankan pendiriannya.
Perdebatan dalam rapat sekolah dapat merusak suasana, karena tenaga
kependidikan dapat tegang dan kaku.
6. Bicara singkat dan jelas
Kepala sekolah harus memberi contoh bicara singkat dan jelas, dan
ini dapat ditunjukkan pada rapat sekolah.Pertanyaan yang diajukan
hendaknya tidak bertele-tele, karena membuat tidak jelas apa yang
ditanyakan.4
D. Komunikasi dan Prosedur Penyelenggaraan Rapat
Rapat merupakan sarana komunikasi dalam sebuah organisasi, yang
pada prinsipnya bertujuan untuk menciptakan adanya saling pengertian.
Seorang pimpinan rapat, haruslah memberikan kesempatan kepada para
peserta rapat untuk menyampaikan ide atau gagasan, pendapat, dan saran,
secara langsung dalam sebuah forum rapat. Bagi peserta rapat, kesempatan ini

4
Suharsimi Arikunto, Manajemen Pendidikan, Yogyakarta: Aditya Media, 2013, hal. 274

6
 merupakan kesempatan baik untuk berkomunikasi dan bertatap muka
langsung dengan pimpinan sekaligus dengan para personel lain.
Tujuan diadakannya rapat adalah untuk memecahkan atau mencari
jalan keluar suatu masalah, untuk menyampaikan informasi, perintah atau
pernyataan, sebagai alat koordinasi, agar peserta rapat dapat ikut
berpartisipasi dalam memecahkan masalah yang sedang terjadi,
mempersiapkan suatu kegiatan, serta menampung permasalahan dari arus
bawah (para peserta rapat).
Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari
posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya :
1. Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab
2. Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli
pembicaraan
3. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak
emosional
4. Mampu mengendalikan diri Setelah rapat berhasil membuat keputusan dan
menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada
peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-
baiknya.
a. Teknik Berbicara, Membaca dan Mendengarkan
Bagi sebagian orang, berbicara di depan umum atau presentasi
seringkali menjadi hal yang sulit dilakukan. Merasa malu, minder, kurang
percaya diri, takut ditertawakan, atau merasa belum layak, adalah alasan yang
membuat banyak kesempatan “tampil” lewat begitu saja dan diambil oleh
orang lain. Untuk mengatasi hal tersebut, anda dapat mencoba teknik-teknik
berikut:
1) Sebelum tampil di depan umum, persiapkanlah segala macam bahan untuk
presentasi. Rincilah bahan-bahan apa saja yang akan dibicarakan. Bahan
presentasi sebaiknya singkat, padat, dan jelas. Untuk memudahkan anda,
tulislah rincian bahan tersebut pada selembar kertas sehingga anda akan
lebih mudah mengingatnya.

7
 2) Persiapkanlah penampilan anda sebelum tampil di depan umum. Ingat,
penampilan yang baik dan rapi akan membuat rasa percaya diri anda
muncul. Perhatikan penampilan anda mulai dari dbawah hingga ke atas.
Usahakan agar sepatu anda bersih dan mengkilat. Celana dan kemeja
pastikan warnanya selaras dengan dasi dan jas. Sisirlah rambut hingga rapi
dan sopan, dan jangan lupa menggunakan parfum yang tepat. Ini
merupakan faktor penting yang akan membuat anda lebih percaya diri saat
berbicara.
3) Berlatihlah dengan cara berbicara di depan kaca atau berbicara dengan
pasangan, saudara, atau orang dekat anda. Selain itu, jangan lupa siapkan
intonasi, gaya bahasa, dan susunan kata yang baik. lalu, mintalah agar
mereka menilai penampilan anda.
4) Mengevaluasi diri anda setelah latihan. Salah satu caranya adalah dengan
merekam suara anda melalui telepon genggam, atau alat perekam lainnya.
Dengan cara ini, anda jadi tahu di bagian mana yang menjadi kelebihan
dan kekurangan anda tersebut.
5) Perhatikanlah gaya serta cara berbicara dari seorang tokoh yang dapat anda
jadikan panutan. Tirulah segala macam hal positif dari tokoh tersebut.
Namun, satu hal harus diingat, anda harus tetap menjadi diri anda sendiri.
Tonjolkanlah karakter anda dalam berbicara, sehingga para pendengar
terkagum-kagum dengan cara anda berbicara di depan umum.
b. Prosedur penyelenggaraan rapat
1) Persiapan
a) Menyiapkan rencana
b) Menyiapkan agenda rapat
c) Menyiapkan kertas kerja
d) Menyiapkan pembicara/peserta
e) Menyiapkan perlengkapan rapat
2) Pelaksanaan
a) Pembukaan
b) Tata tertib rapat

8
 c) Pengendalian
d) Mengatur waktu
e) Pengambilan keputusan
f) Penutupan rapat
3) Laporan dan Evaluasi
Pelaporan
a) Jelas, lengkap dan singkat
b) Pembuat laporan harus mengikuti rapat
c) Isi jam/tanggal, jumlah peserta, pembicara, pokok pembicaraan
Keputusan
Evaluasi
d) Dilakukan bersama panitia/pengurus
e) Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan,
pelaksanaan dan hasil.5
E. Fungsi Diselenggarakannya Rapat
Fungsi diselenggarakannya rapat dilembaga pendidikan sebagaimana
di lembaga lain, dapat dikemukakan sebagai berikut:
1. Untuk menerima laporan dari peserta rapat.Lebih dari itu juga terbuka
kesempatan berdiskusi untuk menentukan langkah lebih lanjut.
2. Untuk mencapai keputusan bersama. Rapat memberi kesempatan kepada
setiap peserta rapat untuk menyatakan pendapatnya. Kesepakatan
berkembang dari berbagai masukan yang disampaikan oleh peserta rapat
melalui persetujuan bersama.
3. Untuk menganalisis atau memecahkan permasalahan. Pada saat
permasalahan teridentifikasi, suatu solusi atau cara bertindak yang dapat
dilakukan akan muncul dari pembicaraan dalam rapat. Rapat akan efektif
jika terdapat keseimbangan interaksi ide, pengalaman, informasi, dan
wawasan. Hasil terbaik akan diperoleh melalui interaksi.
4. Untuk mencapai kesamaan pemikiran, program, atau keputusan.Ide,
program, dan keputusan baru merupakan “komoditas” yang dapat

5
Widjaja, Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, ,1997, hal. 185

9
 ditawarkan kepada pihak lain. Tolak ukur tingkat kualitasnya adalah
kesediaan audiensi dalam rapat untuk menerimanya.
5. Untuk menyatukan pandangan yang berbeda. Perbedaan pendapat yang
tajam merupakan sesuatu yang wajar terjadi dan dapat dimanfaatkan oleh
suatu lembaga. Pertukaran pemikiran merupakan suatu kekuatan yang
kreatif dan dinamis. Namun, jika perbedaan sudut pandang berkembang
dan meninggalkan kecenderungan yang tidak diharapkan, hal tersebut
dapat meluas menjadi konflik di tempat kerja.
6. Untuk menyampaikan informasi penting kepada audiensi. Cara ini
merupakan komunikasi dalam rapat yang sangat penting.
7. Untuk memastikan bahwa setiap audiensi sependapat tentang informasi
yang mereka peroleh dari rapat.

10
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Rapat di sekolah menjadi bagian penting dalam memecahkan berbagai
masalah, baik berkenaan dengan peserta didik, perkembangan kurikulum,
pemenuhan Standar pelayanan Minimal, Peningkatan mutu, Akreditasi
Sekolah, dan persoalan lainnya. Jika ada masalah yang sangat urgen rapat
segera di buat, jangan di tunda.
Rapat yang baik harus diawali dari rencana yang baik, dilaksanakan
sesuai rencana tersebut, dan ditindaklanjuti sesuai yang telah disepakati dalam
rapat. Rapat yang baik adalah rapat yang menunjukkan satu kesatuan berkaitan
dengan pimpinan rapat, agenda rapat, waktu pelaksanaan rapat, tujuan rapat,
suasana rapat, perlengkapan rapat, serta partisipasi peserta rapat.

B. Saran
Makalah ini kami susun agar memberikan manfaat yang besar bagi
para pembaca. Kami berharap makalah ini dapat dijadikan sebagai bahan
kajian sehingga dapat memberikan lebih kejelasan bagi para pembaca tentang
sub bab yang telah kami bahas. Kemudian menurut hemat kami, makalah ini
masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu kami berharap kesedian bagi para
pembaca untuk memberikan kritik dan saran yang bersifat membangun, penulis
harapkan semoga menjadi hasil yang terbaik dan lebih sempurna di kemudian
hari.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. 2013. Manajemen Pendidikan, Yogyakarta: Aditya Media

Machfoedz, Mahmud. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif, Yogjakarta:
C.V. Andi Offset
Mentor, Pocker. 2008. Menyelenggarakan Rapat. Harvard Bussiness School
Erlangga
Widjaja. 1997. Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, Jakarta: Bumi Aksara

12