TUGAS SIMULASI BISNIS

“ RAPAT”

DI BUAT OLEH:

Nama : Siti Hartina Umarella

NIM : 1319134061

PRODI ADMINSTRASI BISNIS TERAPAN D4

JURUSAN ADMINSTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI AMBON
2022
Pengertian Rapat

Rapat merupakan suatu bentuk pertemuan antara para anggota yang ada di lingkungan
organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah terkait kepentingan
bersama.

Pengertian Rapat menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Rapat yakni

 Sebuah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.

 Suatu komunikasi kelompok secara resmi.
 Musyawarah kelompok untuk mufakat.
 Salah satu media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.

Untuk itu, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat

sebagai berikut:

1. Melihat Tujuan Rapat. ...

2. Mempersiapkan Peserta Rapat. ...
3. Mempersiapkan Ruangan. ...
4. Membuat Daftar Acara. ...
5. Mempersiapkan Bahan Rapat. ...
6. Mempersiapkan Peralatan Rapat. ...
7. Mengirimkan Hasil Rapat. ...
8. Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak Lanjut.

Jenis-Jenis Rapat

1. Jenis Rapat Berdasarkan Tujuannya

 Rapat Penjelasan yaitu suatu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan
kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat tidak hanya
mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga diberikan kesempatan
untuk mengajukan pertanyaan.
 Rapat Pemecahan Masalah yakni sebuah rapat yang dilaksanakan untuk
memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta sangat besar
untuk memberikan masukan.
 Rapat Perundingan ialah salah satu jenis rapat yang dilakukan untuk merundingkan
suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agarvtidak merugikan pihak yang
berselisih.

2. Jenis Rapat Berdasarkan Sifatnya

 Rapat Resmi (Formal Meeting) yaitu yang di selenggarakan untuk membahas

masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan keprotokolan yang
mengatur kelancaran jalannya rapat.
 Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting) ialah rapat yang diadakan tidak
berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan
 istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara
tiba-tiba.
 Rapat Terbuka yakni salah satu jenis rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota
informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
 Rapat Tertutup merupakan sebuah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu dan
masalah yang dibahas masalah yang bersifat rahasia,

3. Jenis Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya

 Rapat Mingguan ialah suatu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya
membahas masalah yang bersifat rutin.
 Rapat Bulanan yaitu salah satu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas
masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
 Rapat Semesteran yakni sebuah jenis rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali
yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-
program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
 Rapat Tahunan merupakan jenis rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya
rapat dewan komisaris.

4. Jenis Rapat Berdasarkan Frekuensinya

 Rapat Rutin yaitu salah satu jenis rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contohnya
rapat rutin mingguan.
 Rapat Incidental ialah sebuah bentuk rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini
membahas masalah yang sifatnya penting dan mendadak yang harus di selesaikan
bersama.

Bentuk Bentuk Susunan Tempat Rapat

1.Model Teater

Penataan tempat duduk dengan gaya teater dilakukan dengan mengatur kursi-kursi
tanpa meja berbaris menghadap ke satu titik yang sama. Pola tata letaknya bisa
membentuk garis lurus, melingkar, setengah lingkaran, atau miring. Model ini
merupakan pengaturan tempat duduk yang paling mudah dibuat serta umum
diaplikasikan pada sebuah pertemuan di skala besar seperti seminar.

2.Model Bentuk U

Untuk acara rapat yang membutuhkan presentasi, maka penataan tempat duduk
dengan pola U sangat pas.. Model ini umumnya diaplikasikan pada pertemuan/rapat
direksi dan komite. Biasanya ditambahkan proyektor atau speaker di bagian dalam
sebagai focal point ruangan..

3.Model Kelas

Model ini paling cocok diaplikasikan pada rapat yang mengharuskan adanya referensi
tambahan sebagai materi pembahasan dalam waktu yang cukup lama.
 4.Model Konferensi

Penataan ruang rapat bergaya konferensi dilakukan dengan menempatkan sebuah

meja persegi panjang yang dikelilingi kursi. Pengaturan ini ideal diterapkan pada
rapat direksi dan komite yang membutuhkan diskusi mendalam. Dengan penataan
seperti ini, kondisi di ruangan dan interaksi peserta dapat berjalan dengan lebih baik.

5.Model Berongga

Ciri-ciri khas dari model penataan tempat duduk di dalam ruang rapat dengan pola
yang berongga yaitu meja yang digunakan mempunyai rongga atau ruang kosong di
dalamnya. Bentuk mejanya sendiri bebas bisa menggunakan meja rapat yang
bentuknya persegi, persegi panjang, lingkaran, segidelapan, ataupun bentuk yang
lainnya. Sedangkan kursi-kursinya diletakkan di bidang luar agar mengelilingi meja
tersebut. Model seperti sangat tepat diterapkan pada rapat yang memerlukan
partisipasi antar kelompok peserta.

6.Model Melingkar

Dari segi karakteristiknya, meja kantor berbentuk lingkaran bersifat dinamis dan
santai. Oleh karena itu, model pengaturan pola melingkar ini cocok sekali apabila
diaplikasikan pada rapat dengan suasana non-formal.Model ruang rapat seperti ini
paling tepat diterapkan pada pertemuan skala kecil dengan interaksi yang sangat kuat
dan saling mendukung.

Contoh Notulen Rapat sebagai berikut:

Judul rapat : Rapat pelaksana “Hari Jadi Persatuan Mahasiswa Tulehu (PMT) KE-6”
 NOTULEN RAPAT ORGANISASI

PERSATUAN MAHASISWA TULEHU

Hari/ Tanggal : Senin, 2 September 2022

Pukul : 16.00-18.00 WIT

Tempat : Rumah Pintar Desa Tulehu

Acara : 1. Pembukaan

2. Pengarahan Ketua PMT

3. Pembentukan Panitian Pelaksana “ Hari Jadi PMT ke-6”

4. Penutup

Jalannya Rapat:

1. Rapat dibuka oleh pimpinan rapat pada pukul 16.12 WIT dan dilanjutkan dengan doa.
Mengawali rapat ketua PMT memaparkan tujuan rapat. Sesuai dengan kalender
kegiatan PMT, untuk mengisi kegiatan Hari jadi PMT ke-6 pada tanggal 16 September
2022, PMT akan menyelenggarakan kegiatan Hari Jadi PMT.
2. Koordinator Acara memberikan pengarahan singkat agar seluruh anggota panitia
dapat bekerja sama dan dapat menyusun proposal kegiatan secara rinci.
Jika menemui kesulitan, panitia diharapkan tidak segan untuk segera menghubungi
Ketua Koordinator acara.
3. Atas usul peserta,disetujui susunan Panitia pelaksana Hari Jadi PMT sebagai berikut.
Susunan Panitia Hari Jadi PMT yang Ke-6 Tahun 2022
Ketua : Syahrul Alazam Nahumarury
Wakil Ketua : Nur Nazmil Tawainella
Sekretaris : Amanda Kandouw
Bendahara : Ambar Waty Tawainella
Divisi- Divisi
Divisi Acara : Sitti H Umarella
Divisi Konsumsi : Mala
Divisi Akomodasi : Afik Tuasalamony
4. Selain menetapkan susunan panitia,rapat juga menyetujui jadwal kerja sebagai
berikut.
Tanggal 5 september 2022 persiapan tiap-tiap anggota panitia
Tanggal 7 september 2022 rapat penentuan konsep acara
Tanggal 8- 16 september 2022 Persiapan Acara
Tanggal 16 september 2022 pelaksanaan acara Hari Jadi PMT ke-6
5. Rapat Ditutup dengan Doa pada pukul 17.57 WIT

Ketua PMT Tulehu, 2 september 2022

Notulis

Veri Fazrin Zidatun

 REFERENSI

https://kbbi.web.id/rapat

https://sarjanaekonomi.co.id/rapat/

https://arafuru.com/ruangan/6-model-pengaturan-tempat-duduk-ruang-rapat.html

https://www.hashmicro.com/id/blog/contoh-notulen-rapat/

https://karyatulisilmiah.com/hal-hal-yang-perlu-diperhatikan-dalam-
penyelenggaraan-rapat/