RAPAT

SEKOLAH/MADRASAH

Disusun Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Sekolah dan Madrasah

DISUSUN OLEH :

NAMA : HABIBATUL JALIAH

NIM : 19120007

SEMESTER : II (DUA)

DOSEN PEMBIMBING : WAHYU FITRINA DEFI, M.Pd

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI

MANDAILING NATAL

2019/2020
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wr wb
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah yang Maha Kuasa atas berkat
dan rahmatnya penulis dapat menyelesaikan makalah tentang “Rapat
Sekolah/Madrasah” ini tepat pada waktunya tanpa halangan suatu apapun.
Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah
wawasan serta pengetahuan.
Kami juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini terdapat
kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, kami berharap adanya
kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang telah kami buat di masa
yang akan datang.
Assalamu’alaikum wr wb

Panyabungan, 09 Mei 2020

Penyusun,

Kelompok XI

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................ i

DAFTAR ISI .............................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1
A. Latar Belakang ..................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ................................................................................ 1
BAB II PEMBAHASAN ............................................................................ 2
A. Pentingnya Rapat di Sekolah ................................................................ 2
B. Jenis-Jenis Rapat .................................................................................. 3
C. Manajemen Dalam Rapat ..................................................................... 5
D. Komunikasi Dan Prosedur Penyelenggaraan Rapat .............................. 7
BAB III PENUTUP .................................................................................... 10
A. Kesimpulan .......................................................................................... 10
B. Saran.................................................................................................... 10
DAFTAR PUSTAKA

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari
kelompok-kelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen
atau bagian. Meskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat
merupakan sarana untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak
setiap orang menyukai rapat karena berbagai alasan. Rapat yang efektif harus
didukung oleh suatu strategi dan diselenggarakan di tempat yang sesuai
dengan penataan ruang sesuai standar. Keberhasilan rapat juga ditentukan
oleh pimpinan rapat yang baik.
Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun
rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan
waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi,
rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang
tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif
diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan
agenda yang rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat
seutuhnya.
Sebenarnya jika sebuah rapat bisa berjalan efektif maka akan dapat
menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan.
Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya membuang-buang waktu. Rapat
bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana yang dimaksud pentingnya rapat di sekolah?
2. Apa saja jenis-jenis rapat?
3. Bagaimana manajemen dalam rapat?
4. Bagaimana komunikasi dan prosedur penyelenggaraan rapat?

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pentingnya Rapat di Sekolah

Kepala sekolah selaku manajer banyak sekali persoaalan harian yang
dihadapi, persoalan tersebut bisa tuntas dan bisa tidak. Jika persoalan yang
membutuhkan diskusi dan perundingan dengan Guru, tenaga kependidikan,
orangtua siswa, komite dan stakeholder tentunya perlu di gelar rapat.
Rapat internal, rapat yang diselenggarakan oleh sekolah, yang pesertanya
hanya dewan guru dan staf tata usaha misal rapat rutin bulanan, semesteran,
tahunan dan rapat Penerimaan siswa Baru. Dalam rapat, seluruh tenaga
kependidikan memiliki kesempatan yang sama untuk mengeluarkan pendapat,
baik ide, gagasan, saran, pandangan dan pendapat secara langsung tentang
permasalahan yang berhubungan dengan pembelajaran khususnya dan
perkembangan sekolah pada umumnya. Pembicaraan dalam rapat jangan
dimonopoli supaya ada peluang bagi peserta lain dalam mengeluarkan
pendapat. Supaya itu jangan terjadi moderator yang mengendalikan rapat
supaya lancar. Moderator berfungsi untuk meluruskan persoalan jika
materinya keluar dari topik yang di bahas.
Kepala sekolah menampung semua aspirasi peserta rapat untuk dijadikan
bahan pengambilan kebijakan, sebelumnya memilahkan masukan dan saran,
mana yang menjadi skala prioritas dan mana yang perlu di tunda atau di
tiadakan dengan alasan yang logis. Dalam rapat rutin sering terjadi
pengulangan pertanyaan atau masukan yang sama seperti rapat sebelumnya,
berarti belum ditindak lanjuti atau kebijakan yang belum berdampak makanya
perlu di evaluasi dalam setiap rapat. Rapat rutin bulanan, masih ada sekolah
yang tidak membuat rapat setiap bulan, sementara rapat rutin itu sangat
penting untuk memecahkan berbagai persoalan yang terjadi selama satu
bulan. Di samping rapat rutin, ada rapat terbatas yang pesertanya tim work,
panitia seperti Tim pengembangan kurikulum, tim akreditasi, Tim
pengembangan sekolah. Dan kepanitiaan lainnya.

2
 3

Dengan demikian, rapat di sekolah menjadi bagian penting dalam

memecahkan berbagai masalah, baik berkenaan dengan peserta didik,
perkembangan kurikulum, pemenuhan Standar pelayanan Minimal,
Peningkatan mutu, Akreditasi Sekolah, dan persoalan lainnya. Jika ada
masalah yang sangat urgen rapat segera di buat, jangan di tunda.

B. Jenis-Jenis Rapat
Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik
ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu
mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.Rapat terdiri atas
beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.
1. Berdasarkan Tujuannya
a. Rapat Penjelasan
Rapat penjelasan biasanya diselenggarakan oleh pimpinan
untuk memberitahukan atau menyampaikan penjelasan kepada
seluruh peserta rapat.
b. Rapat Pemecahan Masalah
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk
menemukan atau memecahkan suatu permasalah yang sedang
dihadapi oleh perusahaan atau suatu lembaga.
c. Rapat Perundingan
Rapat Perundingan adalah rapat yang diselenggarakan
untuk menghindari suatu permasalahan serta mencari jalan
tengah agar kedua belah pihak yang berselisih tidak merasa
dirugikan.
2. Berdasarkan Sifatnya
a. Rapat Formal (Formal Meeting)
Rapat formal adalah rapat yang telah dipersiapkan terlebih
dahulu dengan seluruh mekanisme dalam rapat tersebut telah
diatur, dan biasanya seluruh peserta rapat mendapatkan
undangan.
 4

b. Rapat Informal (Informal meeting)

Rapat informal adalah rapat yang diselenggarakan secara
tidak resmi, atau tidak berdasarkan aturan resmi yang berlaku
dalam penyelenggarakan sebuah rapat.
c. Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang diselenggarakan secara
terbukan atau umum, dimana semua anggota organisasi dapat
menghadiri rapat tersebut. Biasanya materi yang dibahas tidak
bersifat rahasia.
d. Rapat Tertutup
Rapat tertututp adalah rapat yang dihadiri oleh orang-orang
tertentu dalam sebuah organisasi, dan biasanya materi yang
dibahas berupa masalah-masalah yang bersifat rahasia dimana
tidak semua orang mengetahuinya.
3. Berdasarkan Jangka Waktu
a. Rapat Mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara
intens yaitu satu minggu sekali, dan biasanya membahas soal
masalah-masalah yang dihadapi setiap seksi atau subseksi.
b. Rapat Bulanan
Rapat bulanan biasanya diselenggarakan setiap sebulan
sekali dengan rutin, dengan materi pembahasan yang bersifat
biasa yang dihadapi oleh seksi-seksi atau subseksi.
c. Rapat Semesteran
Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap
enam bulan sekali guna mengevaluasi kinerja selama enam
bulan kebelakang, dan menentukan rencana-rencana apa saja
yang akan dicapai pada empat bulan kedepan.
 5

d. Rapat Tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diselenggarakan setiap
satu tahun sekali guna mengevaluas pelaksanaan dan rencana
kerja jangka panjang maupun jangka pendek.
4. Berdasarkan Frekuensinya
a. Rapat Rutin
Rapat rutin merupakan rapat yang waktunya telah
ditentukan serta dilaksanakan secara intens. Seperti rapat
mingguan dan rapat bulanan,dll.
b. Rapat Incidental
Rapat incidental adalah rapat yang diadakan karena terjadi
suatu masalah yang memerlukan penanganan dengan segera
(rapat yang tidak direncanakan).
5. Berdasarkan Namanya
a. Rapat Kerja
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan antara pimpinan
dengan karyawannya guna membahas hal-hal yang berhubungan
dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
b. Rapat Dinas
Rapat dinas adalah rapat untuk membahas masalah
kedinasan atau pekerjaan yang biasanya rapat ini dilaksanakan
oleh suatu instansi kepemerintahan.
c. Musyawarah Kerja
Musyawarah kerja adalah kata lain dari “rapat kerja”.

C. Manajemen Rapat
1. Tidak mengganggu kegiatan pembelajaran
Bagaimanapun pentingnya rapat, hendaknya tidak dilaksanakan pada
jam-jam efektif belajar. Rapat yang di selenggarakan pada jam efektif
belajar merugikan peserta didik, baik dari segi waktu maupun materi. Oleh
 6

karena itu, kepala sekolah profesional tidak akan mengadakan rapat pada
jam belajar efektif.
2. Memilih waktu rapat yang tepat
Penyelenggaraan rapat bisa dilakukan pada hari-hari libur (tanggal
merah), selain hari Minggu dan hari raya. mungkin kedengarannya sangat
aneh dan luar biasa, tetapi itulah yang dilakukan oleh sekolah-sekolah
unggul maju, dan berprestasi. Rapat juga bisa dilaksanakan ketika peserta
didik usai belajar.
3. Menciptakan suasana terbuka dan menyenangkan
Suasana rapat bersifat kekelkuargaan, tetapi tetap profesional, karena
setiap tenaga kependidikan berbicara secara obyektif, jujur, serta tidak
memiliki prasangka yang bersifat negatif dan merusak suasana
rapat.Suasana seperti ini dapat mendorong suasana silaturrahmi dan
membangkitkan rasa persahabatan, kerjasama yang kompak dan loyalitas
yang tinggi antara peserta rapat.
4. Memanfaatkan waktu secara efektif
Kepala sekolah perlu mengatur waktu secara ketak dan disiplin, kapan
rapat dimulai dan kapan diakhiri. Disiplin waktu perlu lebih ditekankan,
karaena dalam era globalisasi kita akan berpacu dengan waktu.
5. Mengelolah Perdebatan
Perdebatan hendaknya dihindari dalam rapat sekolah, agar rapat
berjalan dengan efektif dan tidak berkepanjangan tanpa arah, karena
masing-masing bersikeras untuk mempertahankan pendiriannya.
Perdebatan dalam rapat sekolah dapat merusak suasana, karena tenaga
kependidikan dapat tegang dan kaku.
6. Bicara singkat dan jelas
Kepala sekolah harus memberi contoh bicara singkat dan jelas, dan ini
dapat ditunjukkan pada rapat sekolah.Pertanyaan yang diajukan hendaknya
tidak bertele-tele, karena membuat tidak jelas apa yang ditanyakan.
 7

7. Menghindari monopoli pembicaraan

Semua peserta rapat memiliki kesempatan, hak, dan kewajiban yang
sama.

D. Komunikasi dan Prosedur Penyelenggaraan Rapat

Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya
dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya :
 Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab
 Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak
memonopoli pembicaraan
 Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun
tidak emosional
 Mampu mengendalikan diri Setelah rapat berhasil membuat keputusan
dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di
komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat
dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
a. Tekhnik Berbicara, Membaca dan Mendengarkan
Bagi sebagian orang, berbicara di depan umum atau presentasi
seringkali menjadi hal yang sulit dilakukan. Merasa malu, minder,
kurang percaya diri, takut ditertawakan, atau merasa belum layak,
adalah alasan yang membuat banyak kesempatan “tampil” lewat
begitu saja dan diambil oleh orang lain.
Untuk mengatasi hal tersebut, anda dapat mencoba teknik-teknik
berikut:
- Pertama, sebelum tampil di depan umum, persiapkanlah
segala macam bahan untuk presentasi. Rincilah bahan-bahan
apa saja yang akan dibicarakan. Bahan presentasi sebaiknya
singkat, padat, dan jelas. Untuk memudahkan anda, tulislah
rincian bahan tersebut pada selembar kertas sehingga anda
akan lebih mudah mengingatnya.
 8

- Kedua, persiapkanlah penampilan anda sebelum tampil di

depan umum. Ingat, penampilan yang baik dan rapi akan
membuat rasa percaya diri anda muncul. Perhatikan
penampilan anda mulai dari dbawah hingga ke atas.
Usahakan agar sepatu anda bersih dan mengkilat. Celana dan
kemeja pastikan warnanya selaras dengan dasi dan jas.
Sisirlah rambut hingga rapi dan sopan, dan jangan lupa
menggunakan parfum yang tepat. Ini merupakan faktor
penting yang akan membuat anda lebih percaya diri saat
berbicara.
- Ketiga, berlatihlah dengan cara berbicara di depan kaca atau
berbicara dengan pasangan, saudara, atau orang dekat anda.
Selain itu, jangan lupa siapkan intonasi, gaya bahasa, dan
susunan kata yang baik. lalu, mintalah agar mereka menilai
penampilan anda.
- Keempat, mengevaluasi diri anda setelah latihan. Salah satu
caranya adalah dengan merekam suara anda melalui telepon
genggam, atau alat perekam lainnya. Dengan cara ini, anda
jadi tahu di bagian mana yang menjadi kelebihan dan
kekurangan anda tersebut.
- Kelima, perhatikanlah gaya serta cara berbicara dari seorang
tokoh yang dapat anda jadikan panutan. Tirulah segala
macam hal positif dari tokoh tersebut. Namun, satu hal harus
diingat, anda harus tetap menjadi diri anda sendiri.
Tonjolkanlah karakter anda dalam berbicara, sehingga para
pendengar terkagum-kagum dengan cara anda berbicara di
depan umum.
b. Prosedur penyelenggaraan rapat
1. Persiapan
- Menyiapkan rencana
- Menyiapkan agenda rapat
 9

- Menyiapkan kertas kerja

- Menyiapkan pembicara/peserta
- Menyiapkan perlengkapan rapat
2. Pelaksanaan
- Pembukaan
- Tata tertib rapat
- Pengendalian
- Mengatur waktu
- Pengambilan keputusan
- Penutupan rapat
3. Laporan dan Evaluasi
Pelaporan
- Jelas, lengkap dan singkat
- Pembuat laporan harus mengikuti rapat
- Isi jam/tanggal, jumlah peserta, pembicara, pokok
pembicaraan
- Keputusan
Evaluasi
- Dilakukan bersama panitia/pengurus
- Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan,
pelaksanaan dan hasil.
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Rapat di sekolah menjadi bagian penting dalam memecahkan berbagai
masalah, baik berkenaan dengan peserta didik, perkembangan kurikulum,
pemenuhan Standar pelayanan Minimal, Peningkatan mutu, Akreditasi
Sekolah, dan persoalan lainnya. Jika ada masalah yang sangat urgen rapat
segera di buat, jangan di tunda.
Jenis-Jenis Rapat
a. Berdasarkan Tujuannya
- Rapat Penjelasan
- Rapat Pemecahan Masalah
- Rapat Perundingan
b. Berdasarkan Sifatnya
- Rapat Formal (Formal Meeting)
- Rapat Informal (Informal meeting)
- Rapat Terbuka
- Rapat Tertutup
c. Berdasarkan Jangka Waktu
- Rapat Mingguan
- Rapat Bulanan
- Rapat Semesteran

B. Saran
Demikianlah makalah ini, semoga dapat dijadikan informasi untuk kita
semua. Kami menyadari masih banyak kekurangan dalam makalah ini baik
dari segi penulisan maupun isinya, oleh karena itu kami harapkan saran dan
kritikan dari teman-teman maupun dosen pengampu yang bersifat
membangun untuk lebih baik dimasa yang akan datang.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Heriyadi.M, Komunikasi Dalam Pertemuan Dan Rapat,

https://h3r1y4d1.wordpress.com/2011/03/26/komunikasi-dalam-pertemuan-
dan-rapat/, Diakses pada tanggal 26 Maret 2011.
Mulyasa, E (2009), Menjadi Kepala Sekolah Profesional, Bandung: Remaja
Rosdakarya
Mukhtarilyas, Importance Of Meeting ( Pentingnya Rapat),
https://steemit.com/organization/@mukhtarilyas/importance-of-meeting-
pentingnya-rapat-4845d4aa56f25, Diakses pada tanggal 05 Maret 2018.
Ringkasangku, Tujuh Resep Manajemen Rapat di Sekolah,
https://ringkasangku.wordpress.com/2011/07/18/tujuh-resep-manajemen-
rapat-di-sekolah/, Diakses pada tanggal 18 Juli 2011.
Rada Nova, Menerapkan Prosedur Kegiatan Rapat ( Teleconference ),
http://dailymanajemen.blogspot.com/2018/05/menerapkan-prosedur-
kegiatan-rapat.html, Diakses pada tanggal 12 Mei 2018.
Warnet tebe, Makalah Tentang Rapat,
http://warnettebe.blogspot.com/2019/01/makalah-tentang-rapat.html,
Diakses pada tanggal 06 Januari 2019.