MAKALAH

ASAS-ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP

Disusun Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Arsip Dinamis yang
diampu oleh:

Dr. Hj. Nani Sutarni, M.Pd.

Dr. Fahmi Jahidah Islamy, SMB., MM.

Disusun Oleh:
Kelompok 7
Annisa Suci Ramadhanti 1903793
Karmila Apriliya 1905946
Sabila Istiqomah 1904023

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
BANDUNG
2021
 KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah Yang Maha Pengasih, kami panjatkan puji
dan syukur atas karunia-Nya, karena atas rahmat dan hidayah-Nya kami dapat
menyelesaikan tugas Mata Kuliah Manajemen Arsip Dinamis makalah tentang
“Asas Pengorganisasian Arsip”.
Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dengan bantuan dari
berbagai pihak sehingga dapat memperlancar proses pembuatan makalah ini.
Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu kami dalam proses pembuatan makalah.
Terlepas dari semua itu, kami menyadari seutuhnya bahwa makalah kami
masih jauh dari kata sempurna baik dari segi susunan maupun tata bahasanya.
Oleh karena itu, kami sangat terbuka dari segala masukan dan kritik yang bersifat
membangun oleh pembaca. Sehingga kami bisa melakukan perbaikan makalah ini
dan menjadi makalah yang baik dan benar.
Akhir kata kami berharap semoga makalah tentang “Asas
Pengorganisasian Arsip” dapat memberi manfaat ataupun inspirasi bagi pembaca.

Bandung, 30 September 2021

Penyusun.

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR........................................................................................................i
DAFTAR ISI......................................................................................................................ii
DAFTAR GAMBAR........................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN..................................................................................................1
1.1 Latar Belakang................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah...........................................................................................1
1.3 Tujuan Makalah...............................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN...................................................................................................2
2.1 Pengertian Pengorganisasian Arsip Dinamis...................................................2
2.2 Asas Penyelenggaraan Kearsipan....................................................................3
2.3 Asas Pengorganisasian Pengelolaan Arsip.......................................................5
2.4 Faktor Tercapainya Pengorganisasian yang Efektif dan Efisien....................10
BAB III STUDI KASUS..................................................................................................12
BAB IV PENUTUP.........................................................................................................14
4.1 Kesimpulan....................................................................................................14
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................15

ii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Penyimpanan arsip dengan menggunakan asas sentralisasi...............7

Gambar 2 Penyimpanan arsip dengan menggunakan asas desentralisasi............8
Gambar 3 Penyimpanan Arsip dengan Menguunakan Asas Kombinasi...........10
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam Undang-undang No 43 Tahun 2009 Pasal 1 ayat 24 tentang
Kearsipan disebutkan penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan
meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu
sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia,
prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Dalam mengelola arsip,
terdapat pengorganisasian arsip. Pengorganisasian arsip ini dilakukan dari
awal terciptanya arsip hingga pemusnahan.
Asas pengelolaan surat/arsip adalah penentuan kebijakan pengorganisasian
kegiatan pengelolaan surat secara baku pada suatu instansi. Pengorganisasian
arsip merupakan dimana arsip tersebut dikelola, pengorganisasian ini
dilakukan untuk mempermudah kegiatan pengelolaan arsip pada suatu
lembaga atau organisasi dalam menangani arsip yang dimilikinya. Dalam
proses pengorganisasian arsip ini juga terdapat asas-asas di dalamya, yaitu
asas sentralisasi, desentralisasi dan asas campuran dari sentralisasi dan
desentralisasi. Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat
(naskah, warkat) dibuat atau diterima oleh suatu organisasi perusahaan sampai
kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi), dan
dimusnahkan.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan asas pengorganisasian arsip dinamis?
2. Apa saja asas pengorganisasian arsip dinamis?
3. Apa saja faktor tercapainya pengorganisasian yang efektif dan efisien?
1.3 Tujuan Makalah
1. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan asas pengorganisasian
arsip dinamis?
2. Untuk mengetahui apa saja asas pengorganisasian arsip dinamis?
3. Untuk mengetahui apa saja faktor tercapainya pengorganisasian yang
efektif dan efisien?

1
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Pengorganisasian Arsip Dinamis
Pengorganisasian Arsip merupakan bagian dari proses penyusutan arsip.
Menurut Agus Sugiarto (2005 : 21 ) Di dalam pengorganisasian Arsip, yaitu
membicarakan siapa yang melakukan pengelolaan arsip dalam suatu
organisasi. Agar ada kejelasan dalam hal pembagian Tugas dan siapa yang
menjadi tanggung jawabnya. Asas pengelolaan surat/arsip adalah penentuan
kebijakan pengorganisasian kegiatan pengelolaan surat secara baku pada
suatu instansi. Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat
(naskah, warkat) dibuat atau diterima oleh suatu organisasi perusahaan
sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi),
dan dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-
unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, penemuan kembali, dan
penyusutan arsip.
Berdasarkan KBBI Online, asas merupakan dasar atau sesuatu yang
menjadi tumpuan untuk berpikir dan berpendapat. Sementara menurut Jaafar
Muhammad (1992), pengorganisasian adalah penyusunan sumber-sumber
organisasi dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan agar tujuan dan
objektif organisasi yang dirancang dapat dicapai. Dan arsip adalah kumpulan
dokumen bersejarah atau fasilitas fisik tempat mereka disimpan. Arsip sendiri
berisikan sumber-sumber primer yang terakumulasi selama masa hidup suatu
inividu atau organisasi, dan disimpan untuk menunjukkan fungsi orang atau
organisasi tersebut. Lalu arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu.
Jadi dapat disimpulkan bahwa asas pengorganisasian arsip dinamis adalah
dasar atau prinsip yang menjadi acuan untuk melakukan kegiatan pengelolaan
arsip dalam suatu organisasi agar dapat mencapai tujuannya.
Pengorganisasian arsip merupakan dimana arsip tersebut dikelola,
pengorganisasian ini dilakukan untuk mempermudah kegiatan pengelolaan
arsip pada suatu lembaga atau organisasi dalam menangani arsip yang

2
 3

dimilikinya. Menurut (Sukoco, 2007) pengorganisasian arsip ada 3 macam

yaitu sentraliasasi (pusat), desentralisasi (tiap unit), dan kombinasi (pusat dan
tiap unit). Menurut (Sugiarto & Wahyono, 2005), pengorganisasian arsip ada
3 macam yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi sentralisasi
desentralisasi.
2.2 Asas Penyelenggaraan Kearsipan
Asas penyelenggaraan kearsipan menurut Undang-Undang No.43 Tahun
2009 tentang Kearsipan adalah:
a. Asas kepastian hukum
Asas kepastian hukum adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan
berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-
undangan, kepatutan dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara
negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang
menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan
pada hukum yang berlaku.
b. Asas keautentikan dan keterpercayaan
Asas keautentikan dan keterpercayaan adalah penyelenggaraan
kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan
keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan
bahan akuntabilitas.
c. Asas keutuhan
Asas keutuhan adalah penyelenggaraan kearsipan harus menjaga
kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan
pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu
keautentikan dan keterpercayaan arsip.
d. Asas asal-usul
Asas asal-usul adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap
terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak
dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga
arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.
 4

e. Asas aturan asli

Asas aturan asli adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap
ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai
dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan
kegiatan pencipta arsip.
f. Asas keamanan
Asas keamanan adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan
jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan
penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak.
g. Asas keselamatan
Asas keselamatan adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat
menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang
disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.
h. Asas keprofesionalan
Asas keprofesionalan adalah penyelenggaraan kearsipan harus
dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang
memiliki kompetensi di bidang kearsipan.
i. Asas keresponsifan
Asas kereponsifan adalah penyelenggara kearsipan harus tanggap atas
permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan
kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan
atau hilangnya arsip.
j. Asas keantisipatifan
Asas keantisipatifan adalah penyelenggaraan kearsipan harus didasari
pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan
kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan
berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam
penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi
informasi, budaya, dan ketatanegaraan.
 5

k. Asas kepartisipatifan
Asas kepartisipatifan adalah penyelenggaraan kearsipan harus
memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di
bidang kearsipan.
l. Asas akuntabilitas
Asas akuntabilitas adalah penyelenggaraan kearsipan harus
memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa
merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.
m. Asas kemanfaatan
Asas kemanfaatan adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat
memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarat, berbangsa, dan
bernegara.
n. Asas aksesibilitas
Asas aksesibilitas adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat
memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi
masyarakat untuk memanfaatkan arsip.
o. Asas kepentingan umum
Asas kepentingan umum adalah penyelenggaraan kearsipan
dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa
diskriminasi.
2.3 Asas Pengorganisasian Pengelolaan Arsip
Asas pengorganisasian pengelolaan arsip didefinisikan sebagai
penyelenggaraan dan penyimpanan arsip yang didasarkan pada kebutuhan
organisasi dengan melihat besar kecilnya organisasi dan volume arsip yang
tercipta. Pengelolaan arsip yang tepat oleh organisasi dapat meningkatkan
efektivitas dan efisiensi kerja organisasi. Pemilihan dan penerapan asas
pengorganisasian dapat dilakukan dengan mempertimbangkan: 1) besar
kecilnya organisasi; 2) banyak sedikitnya beban kerja; 3) banyak sedikitnya
volume arsip; 4) ketersediaan pegawai; 5) ketersediaan sarana dan prasarana.
Terdapat 3 asas pengorganisasian, yaitu:
 6

a. Asas Sentralisasi
Penyimpanan arsip aktif secara terpusat memiliki prinsip bahwa arsip
aktif suatu organisasi terdapat di satu tempat (a central records area).
Sentralisasi umumnya cocok bagi organisasi yang kecil. Untuk organisasi
yang besar akan tidak efisien karena menyebabkan ketidaknyamanan
bagi bagian lain di organisasi. Ciri lainnya adalah beban kerja dan
volume arsip relatif sedikit. Sentralisasi memberikan pendekatan yang
seragam pada sistem penyimpanan, karena semua arsip disimpan dan
diatur dengan sistem yang sama dan dicari dengan prosedur yang sama.
Dalam implementasinya, pengelolaan arsip secara sentralisasi
memberikan keuntungan dan kelemahan. Keuntungan pengelolaan arsip
aktif secara sentralisasi adalah :
1. Prosedur penyimpanan yang konsisten;
2. Proses pengelolaan arsip lebih terkendali;
3. Meminimalkan duplikasi arsip;
4. Memberikan penggunaan ruang, peralatan dan tenaga yang lebih
baik;
5. Memberikan peningkatan keamanan rekod dan memberikan satu
penelusuran;
6. Memudahkan pengawasan terhadap pengelolaan arsip.
Selain memberikan keuntungan, pengelolaan arsip secara sentralisasi
juga memberikan kelemahan, yaitu :
1. Proses penanganan arsip menjadi panjang karena arsip yang diterima
atau yang keluar harus melewati beberapa unit kerja, apalagi jika
organisasi memiliki struktur organisasi yang banyak.
2. Semakin lama volume arsip akan semakin banyak sehingga
dibutuhkan tempat dan sarana yang semakin besar dan banyak. Jika
kebutuhan tempat dan sarana untuk menampung arsip-arsip tersebut
tidak terpenuhi, akan menghambat pengelolaan arsip yang efektif
dan efisien;
3. Masing-masing unit kerja relatif sulit atau kurang leluasa dalam
menentukan dan memenuhi kebutuhan dalam mengelola arsipnya.
 7

Berikut ilustrasi pengelolaan penyimpanan arsip dengan asas sentralisasi.

Unit
Kerja

Unit Central File Unit

Kerja atau Kerja
Record
Center

Unit
Kerja

Gambar 1
Penyimpanan arsip dengan menggunakan asas sentralisasi
Ilustrasi di atas memperlihatkan bahwa penyimpanan arsip dengan asas
sentralisasi dilakukan secara terpusat. Artinya, unit kerja yang menerima
surat sesuai dengan alamat tujuan surat tidak menyimpan surat, tetapi
disimpan di uni kerja yang secara hierarki berada di atasnya. Setiap unit
kerja, kecuali unit kerja pusat, tidak memiliki tempat penyimpanan arsip
central file dan unit kearsipan (record center).
b. Asas Desentralisasi
Sistem desentralisasi adalah cara penyimpanan arsip aktif di tiap-tiap unit
kerja atau departemen. Umumnya pimpinan organisasi menyukai sistem
desentralisasi, karena memberikan kemudahan dalam pengawasan arsip
dan arsip miliknya dapat diakses setiap saat. Keteraksesan dan kontrol
arsip harus seimbang untuk menghindari setiap bagian yang tidak
mempunyai wewenang untuk mengakses. Pengendalian arsip aktif dan
akses diimbangi dengan otonomi pengelolaan arsip aktif. Tanpa adanya
otonomi ini, sistem desentralisasi tidak akan jalan dengan efektif dan
efisien.
Ciri-ciri organisasi yang menerapkan asas desentralisasi, antara lain : 1)
arsip aktif dan inaktif disimpan di tiap-tiap unit kerja; 2) unit kerja
 8

mempunyai otonomi dalam pengelolaan arsip aktif dan inaktif; 3)

organisasi besar dan volume arsip banyak; 4) unit-unit berada dalam satu
lokasi atau di beberapa lokasi.
Keuntungan pengelolaan arsip dengan asas desentralisasi adalah :
1. Setiap unit kerja sepenuhnya diberikan keleluasaan dalam
menentukan dan memenuhi kebutuhan dalam pengelolaan arsipnya
sendiri-sendiri;
2. Proses penanganan arsip akan lebih mudah dan lebih cepat.
Adapun kelemahan dari sistem ini adalah :
1. Setiap unit kerja mempunyai sistem sendiri, maka tidak adanya
sistem seragam dalam sistem tata kearsipannya;
2. Setiap unit kerja menyimpan arsipnya sendiri, sehingga arsip yang
berkaitan tidak disimpan bersama;
3. Beberapa departemen kemungkinan akan menyimpan arsip yang
sama, yang akan menyebabkan duplikasi arsip.
4. Unit kerja mungkin akan menggunakan peralatan duplikat atau
memelihara peralatan yang tidak berguna, maka penggunaan
peralatan tidak realistik;
5. Setiap unit kerja cenderung menyimpan arsip dalam format yang
berbeda, maka keamanan arsip tidak mencukupi atau mudah rusak.
Berikut ilustrasi pengelolaan penyimpanan arsip dengan menggunakan
asas desentralisasi.

Pengendalian Informasi Surat

Unit Kerja
Unit Kerja Unit Kerja
Central File
Central File Central File

Record Centre Record Centre

Record Centre

Gambar 2
Penyimpanan arsip dengan menggunakan asas desentralisasi
 9

Pada ilustrasi diatas menunjukkan bahwa penyimpanan arsip dengan asas

desentralisasi dilakukan secara mandiri. Artinya setiap unit kerja
melakukan penyimpanan arsip aktif dan inaktifnya masing-masing.
Dengan demikian, setiap unit kerja memiliki tempat penyimpanan arsip,
baik central file maupun unit kearsipan (record centre).
c. Asas Kombinasi
Penyimpanan arsip aktif oleh masing-masing unit kerja, sedangkan arsip
inaktif dikelola secara sentral. Sistem kombinasi memberikan unit kerja
untuk menyediakan arsipnya sendiri di bawah kontrol sistem yang
terpusat (sentral). Ciri-ciri organisasi yang menerapkan asas gabungan,
antara lain : 1) arsip aktif disimpan di tiap-tiap unit kerja; 2) arsip inaktif
organisasi disimpan di unit kearsipan; 3) unit kerja mempunyai otonomi
dalam pengelolaan arsip aktif; 4) meminimalisasi penggunaan peralatan;
5) memudahkan pergerakkan arsip sejak penciptaan sampai penyusutan;
6) unit-unit kerja berada dalam satu lokasi atau di beberapa lokasi.
Keuntungan pengawasan atau kontrol secara kombinasi adalah :
1. Dengan pengendalian dari pusat, unit kerja diberikan keleluasaan
untuk menentukan dan memenuhi kebutuhan dalam mengelola
arsipnya masing-masing;
2. Pengawasan dalam proses pengelolaan arsip relatif lebih mudah
dilakukan;
3. Unit kearsipan pusat dapat memiliki pengetahuan berkaitan dengan
aktivitas pengelolaan arsip yang dilakukan oleh tiap-tiap unit kerja.
Kelemahan pengelolaan arsip aktif secara gabungan adalah lebih
banyaknya penggunaan biaya, tenaga, dan alat dalam pengelolaan
arsip.
Berikut ilustrasi pengelolaan penyimpanan arsip dengan menggunakan
asas gabungan.
 10

Pengendalian Informasi Surat

Unit Kerja
Unit Kerja Unit Kerja
Central File
Central File Central File

Record Centre

Gambar 3
Penyimpanan Arsip dengan Menguunakan Asas Kombinasi
Ilustrasi di atas menggambarkan bahwa penyimpanan arsip dengan asas
kombinasi dilakukan secara mandiri untuk arsip aktif, sementara untuk
menyimpan arsip inaktif dilakukan di unit kearsipan pada unit kerja di
atasnya atau unit kerja pusat. Dengan demikian, setiap unit kerja yang
berada pada level bawah hanya memiliki central file atau hanya
menyimpan arsip aktif, dan tidak memiliki unit kearsipan (record center)
atau penyimpanan arsip inaktif dilakukan pada unit kerja di atasnya.
2.4 Faktor Tercapainya Pengorganisasian yang Efektif dan Efisien
Dalam menentukan asas pengorganisasian arsip pada suatu organisasi
ada beberapa pertimbangan disesuaikan dengan situasi dan kondisi
organisasi yang bersangkutan agar dicapai prinsip efisiensi dan efektifitas.
Adapun faktor-faktor tersebut adalah:
1. Lokasi, yaitu letak unit-unit kerja yang membutuhkan arsip.
Menentukan asas pengorganisasian antara unit-unit kerja yang
berdekatan akan lain dengan unit-unit kerja yang berjauhan
lokasi.
2. Volume, yaitu jumlah atau akumulasi arsip yang dikelola, antara
jumlah dan akumulasi arsip yang sedikit tentu saja
pengorganisasian-nya akan lain dengan jumlah dan akumulasi
arsipnya yang banyak.
3. Identifikasi, yaitu mengenali seluruh arsip yang dikelola secara
utuh dan sistematis baik dari segi tipe dan kompleksitasnya.
 11

4. Pengguna arsip, yaitu dalam mencapai pelayanan yang maksimal,

baik dari segi waktu, materi, maupun cara pelayanan, faktor
pengguna arsip harus diperhatikan dalam menentukan asas
pengorganisasian arsip dinamis sehingga dapat memberikan
kepuasan bagi pengguna arsip.
5. Efisiensi alat dan tempat, yaitu dalam penentuan pengorganisasian
harus memperhatikan penggunaan peralatan dan tempat yang
paling efisien bagi organisasi yang bersangkutan.
6. Jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk mengelola arsip. Hal ini
terkait dengan alokasi pegawai yang tersedia sebagai pengelola
arsip.
 BAB III
STUDI KASUS
Setiap kegiatan atau pekerjaan pasti mempunya urutan langkah-
langkah penyelesaian dari awal kegiatan sampai selesai. Demikian juga
dengan kegiatan kearsipan. Kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan
pengelolaan dan pengurusan arsip disebut manajemen arsip. Manajemen
arsip terbagi menjadi 3 kegiatan, dimulai dari penciptaan arsip,
penggunaan/penyimpanan arsip, dan penyusutan arsip. Kegiatan-kegiatan
pengelolaan arsip Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Tengah diterapkan
secara “satu pintu” atau sentralisasi. Yang dimaksud dengan “satu pintu”
atau sentralisasi adalah seluruh pengelolaan arsip meliputi penciptaan
arsip, penggunaan/penyimpanan arsip, dan penyusutan arsip terpusat di
SubBagian Tata Usaha. Namun, ada beberapa surat yang ditujukan
langsung ke penerima surat. Penerapan asas kearsipan sentralisasi di
Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Tengah berdasarkan Peraturan Gubernur
Jawa Tengah Nomor 60 tahun 2008 tentang penjabaran tugas pokok dan
fungsi serta tata kerja sekretariat DPRD Provinsi Jawa Tengah bahwa
subbagian Tata Usaha memiliki tugas sebagai pelaksana persiapan dan
pelayananan administrasi ketatausahaan di lingkungan Sekretariat DPRD
Provinsi Jawa Tengah.
A. Dampak Positif Asas Kearsipan Sentralisasi Subbagian Tata Usaha
Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Tengah
Asas sentralisasi yang diterapkan di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa
Tengah memberikan dampak positif dalam manajemen arsip. Salah
satunya adalah pengawasan terhadap arsip di organisasi menjadi lebih
mudah. Dikarenakan melalui pengelolaan secara satu pintu, arsip yang
tercipta akan terkendali. Pengendalian arsip dibantu oleh kartu kendali,
dimana keberadaan arsip yang beredar di organisasi menjadi mudah untuk
ditemukan dan memberikan dampak positif dalam proses temu kembali
arsip. Temu kembali arsip menjadi lebih efektif dan tepat walaupun dalam
kasus init temu kembali arsip masih kurang cepat.

12
 Keuntungan lainnya yaitu prosedur yang digunakan oleh setiap unit
sama. Pengelolaan arsip setiap unit dikelola secara terpusat di Subbagian
Tata Usaha. Sebagai unit kearsipan, SubBagian Tata Usaha menjalankan
tugas dan fungsinya sebagai pengelola administrasi untuk mendukung
kegiatan di lingkungan

13
 14

Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Tengah. Prosedur pengelolaan arsip yang

seragam memberikan dampak positif dalam pengelolaan arsip. Prosedur yang
seragam dan tetap meminimalisir terjadinya arsip yang hilang ataupun ganda.
B. Dampak Negatif Asas Kearsipan Sentralisasi Subbagian Tata Usaha
Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Tengah
Dampak negatif yang pertama adalah menumpuknya arsip di
Subbagian Tata Usaha. Setiap hari Subbagian Tata Usaha menerima surat
dalam jumlah tidak sedikit. Karena faktor kurangnya jumlah pegawai yang
melakukan pengelolaan arsip, surat yang masuk menumpuk pada meja
kerja untuk menunggu diproses pendataan dalam komputer. Hal ini lah
yang memberikan dampak domino kepada proses selanjutnya, yaitu
peendistribusian surat. Diketahui dalam wawancara dengan petugas
pengelolaan arsip, surat akan didistribusikan setelah ada beberapa surat
yang sudah selesai didata dan siap didistribusikan. Boyadi sebagai
pengolah arsip mengaku jika ada surat yang penting atau mendesak akan
diprioritaskan pendistribusiannya. Yang dimaksud surat mendesak adalah
tanggal masuk dengan waktu acara sudah dekat. Contoh surat mendesak
seperti ketika surat undangan untuk Ketua DPRD Provinsi Jawa Tengah
masuk pada tanggal 22 Juni dan tanggal pada undangan tertulis 23 Juni,
maka surat akan diproses lebih dulu dan diprioritaskan dalam
pendistribusiannya.
Dampak negatif yang kedua adalah temu kembali arsip memerlukan
waktu lama. Dampak negatif ini dilatarbelakangi oleh tidak adanya sistem
informasi kearsipan di lingkungan Sekretariat DPRD Jawa Tengah.
Prosedur pencarian arsip yang sudah disimpan dalam boks juga
memerlukan waktu.
 BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Pengorganisasian arsip merupakan suatu aktivitas pengelolaan arsip di dalam
suatu organisasi. Di dalam pengorganisasian arsip, terdapat sistem pengelolaan
yang dapat disebut sebagai asas pengorganisasian arsip. Asas pengorganisasian
arsip ini didefinisikan sebagai kegiatan penyelenggaraan dan penyimpanan arsip
yang didasarkan pada kebutuhan organisasi dengan melihat besar kecilnya
organisasi serta volume arsip yang tercipta. Terdapat tiga asas dalam
pengorganisasian arsip, diantaranya adalah asas sentralisasi, asas desentralisasi,
dan asas kombinasi. Asas sentralisasi adalah penyelenggaraan kearsipan yang
dipusatkan pada suatu bagian organisasi atau unit kerja tersendiri. Lalu, asas
desentralisasi adalah penyelenggaraan kearsipan yang dilakukan pada tiap-tiap
unit. Kemudian yang terakhir adalah asas kombinasi, yaitu penyelenggaran
kearsipan dengan memadukan asas sentralisasi dan asas desentralisasi.
Di setiap asas tersebut tentunya memiliki keuntungan dan kelemahannya
tersendiri. Oleh karena itu, untuk dapat menciptakan keefektifan dan keefisienan
kerja maka organisasi perlu menentukan asas yang paling tepat untuk diterapkan
sesuai dengan aktivitas dan lingkup organisasi tersebut. Dengan adanya asas-asas
ini, maka diharapkan sistem pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik dan
lancar.

15
 DAFTAR PUSTAKA
Ali Muhidin Sambas, Hendri Winata. 2016. Manajemen Kearsipan: untuk
organisasi publik, bisnis, sosial, politik dan kemasyarakatan. Bandung:
Pustaka Setia
Effendy, M. V. (2014, Desember 13). Manajemen Arsip. Retrieved from
MIRAVE: http://mirave21.blogspot.com/2014/12/manajemen-arsip.html?
m=1
Fingky. (2020, April). Asas-asas Kearsipan. Retrieved September 30, 2021, from
Pendidikan Manajemen Perkantoran:
http://pendidikanmanajemenperkantoran.blogspot.com/2020/04/asas-asas-
kearsipan.html
Prasetyawan, E. G. (2019). Manajemen Organisasi Arsip Dengan Asas
Sentralisasi Oleh Subbagian Tata Usaha Sekretariat DPRD Provinsi Jawa
Tengah. Retrieved from ejournal undip: https://ejournal3.undip.ac.id
Rosalin, Sovia. 2017. Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press
Sugiarto, A., & Wahyono, T. (2005). Manajemen Kearsipan Modern dari
Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media.
Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:
Erlangga.
Universitas, A. (2021, Juni 17). Asas-asas Kearsipan. Retrieved September 30,
2021, from arsip.upi.edu: http://arsip.upi.edu/2021/06/17/asas-asas-
kearsipan/

16