MAKALAH

PENATAAN ARSIP INAKTIF

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Arsip Dinamis

yang diampu oleh:

Dr.Hj. Nani Sutarni, M.Pd.

Dr. Fahmi Jahidah Islamy, SMB., M.M.

Disusun Oleh:

Kholifatus Sa’diyah (1905966)

Shafa Nur Fauziah (1908707)
Sifa Kamelia (1909214)

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
BANDUNG
2021
 KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa, karena atas berkat
rahmat dan hidayah-Nya penyusunan tugas makalah kelompok ini dapat terselesaikan
tepat pada waktunya. Tak lupa shalawat serta salam kita limpahkan kepada Nabi besar
Muhammad SAW. kepada para keluarganya, para sahabatnya, hingga kita semua selaku
umatnya hingga akhir zaman.
Makalah ini berjudul “Penataan Arsip Inaktif”. Adapun tujuan penulis
menyusun makalah ini ialah sebagai keharusan pemenuhan tugas mata kuliah
Manajemen Arsip Dinamis pada program studi Pendidikan Manajemen Perkantoran,
Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis, Universitas Pendidikan Indonesia dan juga
sebagai media untuk menambah ilmu pengetahuan mengenai materi Penataan Arsip
Inaktif.
Tak lupa kami mengucapkan terimakasih kepada:
1. Dr.Hj. Nani Sutarni, M.Pd. dan Dr. Fahmi Jahidah Islamy, SMB.,M.M.
Selaku Dosen mata kuliah Manajemen Arsip Dinamis yang telah
memberikan tugas makalah serta pengantar ilmu pengetahuan yang
bermanfaat.
2. Tim Dosen Mata Kuliah Manajemen Arsip Dinamis yang telah membantu
menyusun Rencana Pembelajaran Semester.
3. Teman-teman yang telah membantu dan mendukung menyelesaikan tugas
makalah ini.
4. Publisher website dan penulis buku yang telah membagikan pengetahuannya
mengenai materi Penataan Arsip Inaktif, sehingga dapat menjadi referensi
kami dalam menyelesaikan makalah ini.
Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan makalah ini.
Oleh sebab itu, kami mengharapkan masukan atau kritikan yang bersifat membangun
sebagai pendukung untuk bahan evaluasi kedepannya yang lebih baik di kemudian hari.

Bandung, 26 September 2021

Penyusun

1
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR i

DAFTAR ISI ii

DAFTAR GAMBAR iii

BAB I PENDAHULUAN 1

1.1Latar Belakang Masalah 1

1.2Rumusan Masalah 2

1.3Tujuan Penulisan 2

1.4Manfaat Penulisan 2

BAB II PEMBAHASAN 3

2.1Pengertian Arsip Inaktif 3

2.2Pengertian Penataan Arsip Inaktif 4

2.3Langkah-Langkah Penataan Arsip Inaktif 4

2.3.1 Penataan Arsip Inaktif 4

2.3.2 Contoh Penataan Arsip Inaktif 6
2.4Penggunaan atau Layanan Arsip Inaktif 10

2.5Penyusunan Rencana Penataan Arsip Inaktif 11

BAB III STUDI KASUS 16

3.1Permasalahan yang Terjadi pada Arsip Dinas Pangan, Tanaman Pangan dan
Hortikultura Provinsi Riau 16

3.2Hasil yang Didapatkan oleh Peneliti 16

BAB IV PENUTUP 18

3.3Kesimpulan 18

DAFTAR PUSTAKA 19

2
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Contoh Pendeskripsian Arsip 7

Gambar 2 Penataan Arsip dalam Boks Sumber: Anita Handayani (2017) 8
Gambar 3 Contoh Labelling pada Boks Sumber: Anita Handayani (2019) 9
Gambar 4 Penataan Boks dalam Lemari Arsip Sumber: ANRI (2011) 9
BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Berdasarkan Peraturan Bupati Padang Pariaman Nomor 14 tahun 2012,
disebutkan bahwa penataan adalah kegiatan mengatur dan menyusun suatu dalam
suatu tatanan yang sistematis berdasarkan tipe dan kegunaannya. Penataan arsip
yang dilakukan memiliki arti dan nilai insidental sehingga perlu diselamatkan, sebab
arsip berisi informasi yang terekam serta memori kolektif bangsa untuk
diperlihatkan sebagai bukti pertanggungjawaban dan penyelenggaraan administrasi
pemerintahan demi generasi mendatang. Penataan arsip dinamis inaktif merupakan
pengaturan dan penataan berkas yang sudah jarang digunakan secara langsung
dalam proses pelaksanaan tugas dalam suatu susunan yang sistematis dengan
memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas yang bertujuan menunjang
kelancaran pelaksanaan tugas organisasi.
Pelaksanaan penataan arsip, pengendalian arsip, baik yang secara informasi
masih bisa dilaksanakan dengan optimal. Ketika menggapai pada penataan arsip
yang baik dan optimal, maka harus menciptakan pusat arsip yang memiliki tujuan
untuk mengurangi biaya pengelolaan baik pada ruang simpan, alat, dan sumber daya
manusia. Selain itu, dengan volume arsip yang semakin bertambah dikarenakan
dampak dari kegiatan instansi yang terus berkembang. Maka, bersamaan dengan
berjalannya waktu arsip akan semakin meningkat dan bertumpuk. Oleh karena itu,
tumpukan arsip tersebut membutuhkan sebuah sistematika aturan dan penataan.

3
 Tahap awal dalam penataan arsip inaktif yaitu mencatat bahan arsip yang
baru diterima pada buku agenda surat masuk dan buku ekspedisi; setelah itu bahan
arsip disatukan dengan bahan arsip lain yang memiliki subjek yang sama, dan
disusun hingga menjadi satu tumpukan arsip. Seharusnya menurut ketentuan
kearsipan, tahap awalnya yaitu dilakukan dengan mencatat bahan arsip yang baru
diterima pada kartu kendali (untuk surat penting) atau lembar pengantar (untuk surat
biasa dan rahasia) dan lembar disposisi; dilanjutkan dengan kegiatan persiapan
penataan arsip yang dimulai dengan kegiatan pemeriksaan, pengindeksan,
pengkodean, tunjuk silang dan pelabelan. Setelah itu, arsip-arsip yang sudah jelas
kode dan permasalahannya disusun dalam bentuk seri, rubrik atau dosir dan
dimasukan dalam folder, terakhir arsip disusun dalam filling cabinet sesuai dengan
kode klasifikasi dan permasalahannya.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan arsip inaktif ?
2. Apa yang dimaksud dengan penataan arsip inaktif ?
3. Apa saja langkah-langkah penataan arsip inaktif ?
4. Bagaimana penggunaan atau pelayanan arsip inaktif ?
5. Bagaimana penyusunan rencana penataan arsip inaktif ?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui pengertian dari arsip inaktif
2. Untuk mengetahui pengertian penataan arsip inaktif
3. Untuk mengetahui bagaimana langkah-langkah penataan arsip inaktif
4. Untuk mengetahui penggunaan atau pelayanan arsip inaktif
5. Untuk mengetahui tata cara penyusunan rencana penataan arsip inaktif

1.4 Manfaat Penulisan

1. Bagi peneliti, dapat menambah pengetahuan peneliti serta diharapkan mampu

menerapkan tata cara penataan arsip inaktif.
2. Bagi guru, dapat menambah informasi tentang penataan arsip inaktif.

4
3. Bagi siswa, diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan mengenai penataan
arsip inaktif.
4. Sebagai bahan referensi untuk penelitian selanjutnya

5
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Arsip Inaktif
Terdapat beberapa pendapat mengenai pengertian arsip inaktif, diantaranya:
a. Berdasarkan Undang-Undang No. 43 tahun 2009, Arsip inaktif adalah arsip
yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
b. Jay Kenneday (1998:151) bahwa “Inactive records are those records which are
seldom accessed but which must be retained for occasional reference, or meet
statutory retention requirements, or for there long-term value for legal or other
reasons” (Arsip inaktif adalah arsip yang jarang digunakan tapi masih harus
disimpan untuk dipergunakan sebagai referensi jika suatu waktu akan
dibutuhkan, atau untuk melengkapi syarat penyimpanan sesuai dengan ketentuan
yang berlaku, dan karena mempunyai nilai jangka panjang, nilai hukum dan
pertimbangan yang sebagainya).
c. Pada Kamus Terminologi Kearsipan (ICA:1998) disebutkan bahwa “Inactive
records/non current records are records no longer needed for current business”
(Arsip inaktif merupakan arsip yang tidak dibutuhkan kembali dalam
pelaksanaan kegiatan yang masih berjalan. Lalu, terdapat pendapat yang
menjelaskan jika arsip yang disebut dengan inaktif yaitu ketika hanya dirujuk 6
sampai 10 kali dalam satu tahun).
d. Menurut Mina Jhonson (1982:269) menyebutkan arsip inaktif adalah arsip yang
dirujuk paling banyak 15 kali dalam satu tahun.

Jadi, dapat kita simpulkan arsip inaktif merupakan arsip yang tidak dipakai
untuk kepentingan dari penyelesaian pekerjaan yang sedang berjalan di unit kerja
dan hanya dipakai untuk kepentingan referensi, memenuhi syarat retensi dan bukti
hukum untuk penyelenggaraan kegiatan instansi dengan dirujuk maksimal 15 kali
dalam satu tahun.
Selain itu, menurut Betty R. Ricks dalam Modul Manajemen Jadwal Retensi
Arsip (2009) disebutkan bahwa suatu arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif
jika dipergunakan kurang dari sepuluh kali dalam satu tahun. Contohnya pada surat
mengenai permintaan data mahasiswa tanggal 3 November 2013, ketika melihat
tanggal surat tersebut kita bisa tahu bahwa surat itu sudah inaktif. Selain dengan
 melihat tanggal surat, kita juga bisa melihat di Jadwal Retensi Arsip yang ada di unit
kerja, berapa tahun batas waktu surat tentang permohonan data mahasiswa tersebut
menjadi asip aktif dan pada tahun ke berapa arsip tersebut menjadi inaktif.
Lalu, arsip inaktif pada umumnya ditempatkan di pusat arsip (record center), yaitu
bangunan yang biasanya secara khusus didesain dan direkonstruksi untuk
penyimpanan, pengelolaan, dan pelayanan arsip sebelum dimusnahkan. Kemudian,
pada arsip inaktif umumnya juga hanya dibutuhkan informasinya dalam rangka
penyusunan atau pelaksanaan kegiatan organisasi.

2.2 Pengertian Penataan Arsip Inaktif

Penataan arsip inaktif merupakan kegiatan pengaturan informasi dan fisik
arsip inaktif untuk kepentingan temu balik arsip, dengan tujuan mempersatukan
informasi, mengamankan informasi dan fisik arsip inaktif, serta membantu dalam
memudahkan penemuan kembali dan pelaksanaan penilaian arsip. Kemudian,
penataan arsip inaktif juga adalah bagian dari pemeliharaan arsip yang sangat
penting untuk dilaksanakan oleh pembuat arsip karena bertujuan untuk melindungi
keautentikan, keutuhan, keamanan, keselamatan, serta melindungi ketersediaan
informasi arsip.

Penataan arsip inaktif adalah hal yang wajib dilaksanakan oleh pencipta
arsip, karena penataan arsip inaktif merupakan bagian dari pemeliharaan arsip yang
kegiatan pengelolaannya arsip dinamisnya tercantum pada Undang-Undang Nomor
43 Tahun 2009 dan pada Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012.

2.3 Langkah-Langkah Penataan Arsip Inaktif

2.3.1 Penataan Arsip Inaktif
Sebelum melakukan penataan arsip inaktif, ada kegiatan yang harus
dilalui terlebih dahulu yakni pengaturan fisik arsip, mengolah informasi arsip
serta menyusun daftar arsip-arsip inaktif. Saat melakukan kegiatan tersebut pun
didasarkan pada asas asal-usul dan aturan asli (Muhidin & Winata, 2016).
Menurut Perka ANRI No. 26 tahun 2011, penataan arsip inaktif memiliki
syarat untuk diterima di Unit Kearsipan yaitu: (1) telah melewati masa simpan
aktif sesuai JRA; (2) telah dinilai unit pengolah/unit kerja bahwa arsip tersebut

7
sudah memasuki arsip inaktif; (3) fisik dan informasinya telah ditata dalam
daftar arsip inaktif; (4) fisik dan daftar arsip telah dilakukan pemeriksaan oleh
unit pengolah dan unit kearsipan secara bersama-sama; dan (5) Berita Acara
pemindahan dan daftar arsip yang akan dipindahkan telah ditandatangani oleh
unit pengolah dan unit kearsipan. Arsiparis melaksanakan JRA dibawah
sepuluh tahun dalam penataan dan pembuatan arsip inaktif menjadi tanggung
jawab yang diemban oleh kepala unit kearsipan.
Menurut Perka ANRI No. 26 tahun 2011 (Kepala Arsip Nasional RI,
2011), penataan arsip inaktif pada Unit Kearsipan dilakukan dengan langkah-
langkah sebagai berikut:
1. Pemeriksaan
Pemeriksaan perlu dilakukan untuk memastikan apakah arsip
tersebut benar-benar arsip inaktif berdasar Jadwal Retensi Arsip dan
untuk memastikan kelengkapan setiap series arsip. Apabila dalam series
arsip kurang lengkap, diupayakan kelengkapannya dengan cara
meneliti/memeriksa Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan atau
menanyakan pada unit pengolah arsip asalnya. Apabila belum
ditemukan, dapat menghubungi pejabat yang berwenang pada unit
pencipta arsip untuk membuat semacam arsip pengganti. Pemeriksaan
terhadap kondisi fisik arsip juga harus dilakukan perlembar (untuk arsip
tekstual) dan apabila ada arsip yang rusak segera diadakan perbaikan
seperlunya.
2. Penataan Arsip dalam Boks
Penataan arsip dalam boks harus memperhatikan penataan arsip
ketika masih aktif. Sebaiknya setiap boks arsip hanya berisi satu series
arsip saja atau series yang sangat berdekatan dengan retensi yang sama.
Jika satu boks arsip berisi beberapa series arsip dan retensinya berbeda
akan mempersulit ketika arsip tersebut akan dilakukan penyusutan.
3. Penomoran Boks
Boks arsip diberi nomor dan atau kode yang diperlukan, sesuai
dengan nomor urut dan atau kode maupun nomor lokasi penyimpanan
jika diperlukan, sedangkan sistem penomoran boks arsip sangat

8
 tergantung pada ruang dan alat simpannya (rak). Bila terdapat banyak
ruang simpan maka perlu diberi nomor/kode atau huruf untuk setiap
ruang simpan yang ada. Jika terdapat beberapa rak arsip dalam suatu
ruang simpan arsip, maka harus dipersiapkan juga kode untuk setiap rak
sehingga pada boks arsip dapat diberi kode sebagai berikut:
Contoh:
01.01.01: artinya disimpan dalam ruang 01, pada rak 01, dan boks nomor
01.
4. Penataan Boks dalam Rak Arsip
Penataan boks dalam rak arsip sangat tergantung pada sistem
penomoran boks yang digunakan. Penataan boks pada setiap rak harus
dilakukan dengan cara yang cermat dan mudah serta efisien. Misalnya
dengan pengaturan boks arsip dengan nomor terkecil berada di ujung kiri
atas rak arsip, kemudian terus ke kanan, turun ke bawah, dapat
dilanjutkan dari sisi kiri atau kanan rak, kemudian turun kebawah lagi
dan demikian seterusnya.
5. Penyusunan Daftar Arsip Inaktif
Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya mencantumkan metadata:
pencipta arsip, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip,
kurun waktu, jumlah, dan keterangan.

Menurut Muhidin dan Winata (2016) langkah penataan arsip inaktif

setelah dilakukan pemeriksaan adalah pemaparan dari uraian arsip atau bisa
disebut dengan pendeskripsian. Dalam melakukan kegiatan tersebut,
didasarkan pada series arsip atau arsip yang telah memiliki kesamaan jenis.
Kegiatan tersebut dilaksanakan pada central file guna menakar keaslian
deskripsi arsip. Hasil tunjuk silang yang muncul biasanya berasal dari arsip-
arsip yang saling berkaitan.
2.3.2 Contoh Penataan Arsip Inaktif
Muhidin (Teori dan Praktik Sistem Kearsipan, 2019) memberikan
gambaran dalam melakukan langkah-langkah penataan arsip inaktif di sebuah
organisasi. Berkas arsip yang akan disimpan adalah daftar arsip surat cuti

9
pegawai yang dilakukan pada tahun 2010-2015. Berikut tahapan yang
dilakukan:
1. Mengindentifikasi Arsip
Yaitu kegiatan mengidentifikasi arsip antara lain memeriksa arsip telah
inaktif atau belum, kondisi fisik dari arsip tersebut sera sistem kearsipan
yang digunakan.
2. Rekonstruksi Arsip
Kegiatan ini melakukan pemilahan arsip antara arsip dan nonarsip. Selain
itu rekontruksi arsip didasarkan oleh formasi organisasi, klasifikasi masalah
serta kronologis. Semua itu dilakukan dalam pembuatan penyusunan
kelompok arsip.
3. Pendeskripsian
Pada kegiatan ini dilakukan pendeskripsian berdasakan series arsip yang
sudah dilaksanakan di central file dengan tujuan untuk memeriksa
keabsahan deksripsi arsip.
Contoh:
Bagian Kepegawaian1 1/IY22

Surat-surat3 tentang cuti

pegawai4

Tahun 2010 – 20155

Kondisi/Ket Copy7

Baik6

2 Folder8

Gambar 1 Contoh Pendeskripsian Arsip

Keterangan:
1) Unit Kerja asal arsip

10
 2) Kode pendeskripsi arsip (IY = Iis Yulianti) dan nomor pendeksripsian
(nomor sementara)
3) Bentuk redaksi
4) Isi ringkas informasi arsip
5) Kurun waktu arsip
6) Kondisi arsip
7) Tingkat keaslian
8) Jumlah arsip
4. Pembuatan Skema
Pembuatan skema dilakukan apabila arsip-arsip belum dikelompokkan
sebelumnya atau arsip tersebut dikerjakan lebih dari dua orang. Pembuatan
ini dilakukan berdasarkan kartu deskripsi yang sudah dibuat. Kartu-kartu
tersebut dikelompokkan menurut masalahnya. Hasil dari kegiatan
mengurutkan masalah-masalah inilah yang disebut skema arsip.
5. Penomoran Definitif
Penomoran ini diberikan pada kartu deskripsi saat fisik arsip yang berisi
nomor definitif tersebut digunakan.
6. Pelabelan
Apabila arsip yang telah ditempel stempel nomor definitif dan dibalut atau
dimasukkan ke dalam folder, kemudian dimasukkan pada boks arsip. Boks
yang berisi arsip harus memerhatikan penyusunan arsip yang masih aktif,
dan lebih baik jika setiap satu series arsip disatukan guna memudahkan
JRA. Setelah itu secara sistematis boks diberikan label sesuai dengan
nomor arsip di dalam boksnya.

Gambar 2 Penataan Arsip dalam Boks

Sumber: Anita Handayani (2017)

11
 Sitem penomoran yang digunakan sangat bergantung pada ruang dan rak
simpan. Boks yang diberi label berisi nomor dan kode pun harus sesuai dengan
urutan nomor maupun kode dari lokasi penyimpanan jika terdapat banyak
ruang simpan yang digunakan. Ruangan pun perlu diberi kode, nomor atau
huruf. Kemudian disesuaikan kembali nomorn atau kodenya antara boks arsip
dengan rak. Contoh arsip yang disimpan seperti berikut: 01.01.01 artinya
disimpan dalam ruang 01, pada rak 01 dan boks nomor 01.

Gambar 3 Contoh Labelling pada Boks

Sumber: Anita Handayani (2019)
Sistem penomoran boks sangat bergantung pada boks arsip yang disusun.
Saat menata boks arsip pada rak pun haruslah cermat, efektif dan efisien.
Contohnya adalah seperti ini, jjka boks arsip memiliki nomor kecil maka
sistemnya akan ditaruh pada ujung kiri rak arsip, lalu dilanjutkan ke arah kanan
dan turun kebawah, hingga arsiparis dapat melanjutkan pada sisi berikutnya
(kanan atau kiri).

Gambar 4 Penataan Boks dalam Lemari Arsip

Sumber: ANRI (2011)

12
 7. Pembuatan Daftar Arsip Inaktif
Dalam pembuatan daftar asip inaktif, berikut contohnya:
Pencipta Arsip: Bagian Kepegawaian

No. Kode Series dan Tahun Jalan No. Retensi Ket

Deskripsi Masuk Boks
1 2 3 4 5 6 7 8
1 KP Cuti Pegawai
a. Cuti Pegawai 2010 Alfabetis 01.03.47 5 tahun -
b. Cuti 2010 Alfabetis 01.03.47 5 tahun -
Melahirkan 2010 Alfabetis 01.03.47 5 tahun -
c. Cuti Sakit

Tabel 1 Contoh Pembuatan Daftar Arsip Inaktif

Keterangan:
1) Kolom 1 : berisi nomor sistematis dan alfabetis dari series arsip yang disusun
per masalah atau bidang di setiap bidangnya.
2) Kolom 2 : berisi kode klasifikasi arsip setiap series atau kode masalah dari
series arsip yang berkaitan.
3) Kolom 3 : berisi nama series dan rinciannya.
4) Kolom 4 : berisi periode tahun arsip yang berkaitan.
5) Kolom 5 : berisi sistem penataan yang ada dalam setiap series arsip, baik subjek,
abjad, nomor maupun geografis.
6) Kolom 6 : berisi nomor atau kode boks yang menunjukkan ruang simpan, rak,
dan nomor boks tempat arsip inaktif disimpan.
7) Kolom 7 : berisi waktu simpan arsip inaktif.
8) Kolom 8 : berisi hal-hal khusus yang belum tertampung di kolom yang ada.

2.4 Penggunaan atau Layanan Arsip Inaktif

Pelayanan arsip merupakan suatu peminjaman arsip atau pemberian layanan
informasi yang terdapat di dalam arsip yang disimpan. Kegiatan pelayanan arsip ini
mengatur tentang kewenangan penggunaan arsip dan prosedur penggunaannya.
Prosedur layanan arsip inaktif pada umumnya meliputi hal-hal berikut :
a. Permintaan

13
 Permintaan penggunaan arsip atau pelayanan informasi arsip dapat
dilaksanakan melalui lisan, tertulis, ataupun melalui telepon. Sebaiknya
disediakan formulir permintaan penggunaan arsip sebagai alat bukti peminjaman
arsip. Formulir ini minimal memuat nama peminjam dan unit kerjanya, arsip
yang dipinjam, alasan meminjam, dan lamanya meminjam.
b. Pencarian
Arsip inaktif dicari melalui Daftar Arsip Inaktif. Hal pertama yang harus
diketahui adalah masalah apa yang dipinjam, kemudian cari series arsipnya.
Series apa yang ada dalam daftar akan merujuk pada nomor boks, yang
menunjukan lokasi penyimpanan arsip yang bersangkutan.
c. Pengambilan arsip
Setelah boks arsip yang dicari ditemukan, ambil arsip dari tempatnya.
Sebelum arsip diambil, harus disiapkan out indicator (semacam tanda keluarnya
arsip). Out indicator ini berguna untuk mengontrol arsip yang dipinjam dan
memudahkan dalam penyimpanan kembali arsip sehingga tidak salah tempat.
Apabila yang diambil satu folder atau map, maka harus disiapkan out indicator
berupa guide atau folder. Jika yang diambil satu boks, maka harus disiapkan out
indicator berupa boks. Out indicator ini memiliki tabel yang ditulis kata OUT
atau KELUAR. Selain itu, memuat juga formulir yang berisi minimal tentang
tanggal pengambilan, nama peminjam, arsip yang dipinjam, dan sampai kapan
arsip dipinjam.
d. Pengendalian
Tujuan dilaksanakannya pengendalian arsip yaitu untuk mengamankan
arsip, baik fisik maupun informasinya sehingga dapat diawasi sejauh mana arsip
disebarkan dan berapa lama batas waktu arsip untuk kembali ke tempat
penyimpanannya.
e. Penyimpanan kembali
Setelah arsip yang dipinjam dikembalikan, dan sebelum arsip disimpan
kembali ke tempat semula, out indicator harus diambil dan diberi catatan bahwa
arsip yang dipinjam tersebut telah kembali. Kemudian, arsip ditempatkan di
tempat semula dengan posisi yang benar.

14
2.5 Penyusunan Rencana Penataan Arsip Inaktif
Penyusunan rencana penataan arsip inaktif diantaranya berisi perkiraan
kebutuhan apa yang diperlukan untuk menata arsip, yaitu meliputi peralatan dan
perlengkapan, biaya, tenaga, serta waktu penataannya (ANRI : Modul Akuisisi
Arsip, 2012).
1. Peralatan dan perlengkapan
Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam penataan arsip yaitu : a)
ATK, seperti kertas HVS, ballpoint, spidol, cutter, staples, klip, pensil,
penghapus, white board; b) rak arsip; c) boks arsip; d) folder; e) label boks; f)
kartu deskripsi; g) masker, tali rafia, dan sebagainya. Jumlah kebutuhan
peralatan dan perlengkapan penataan arsip ditentukan berdasarkan jumlah
seluruh arsip yang terdata.
Contoh :
Jumlah arsip hasil pendataan adalah 300 meter linier, setelah dikurangi
duplikasi dan bukan arsip lebih kurang 25 % dari jumlah seluruh arsip tersebut,
maka jumlah arsip yang akan ditata adalah 240 meter linier. Pertanyaannya :
a. Berapa jumlah folder yang dibutuhkan ?
b. Berapa jumlah boks arsip yang dibutuhkan ?
c. Berapa jumlah rak arsip yang dibutuhkan ?
Keterangan :
● Satuan panjang arsip adalah meter linier (ml) yaitu ukuran perhitungan
jumlah arsip yang ditata secara horizontal (deret ke samping) dalam meter.
● Volume arsip untuk 1 m3 adalah 12 meter linier.
● Terdapat dua ukuran boks arsip, yaitu ukuran lebar 10 cm dan 20 cm.
● Untuk 1 meter linier memerlukan 10 boks (untuk ukuran lebar 10 cm) atau 5
boks (untuk ukuran lebar 20 cm).
Jawaban :
a. Jumlah folder
( JA ×100)
Rumus : JF =
TA
Keterangan :
● JF : Jumlah folder
● JA : Jumlah arsip
15
 ● 100 : 100 cm linier
● TA : Tebal arsip (tebal arsip yang terhimpun dalam folder
diperkirakan 3 cm)
( JA ×100) (240 ×100)
Didapat : JF = = = 8.000 folder.
TA 3
b. Kebutuhan boks
( JA ×100)
Rumus : JB =
LB
Keterangan :
● JB : Jumlah boks
● JA : Jumlah arsip
● 100 : 100 cm linier
● LB : lebar boks (boks arsip yang diperlukan adalah ukuran 20 cm).
( JA ×100) (240 ×100)
Didapat : JB = = = 1.200 boks.
LB 20
Jika boks yang diperlukan adalah ukuran 10 cm, didapat :
( JA ×100) (240 ×100)
JB = = = 2.400 boks.
LB 10
c. Kebutuhan rak arsip
JA
Rumus : JR =
( PR × JS)
Keterangan :
● JR : Jumlah rak
● JA : Jumlah arsip
● PR : Panjang rak
● JS : Jumlah shelf
Jika diperlukan rak arsip dengan ukuran panjang 3 meter dan terdiri atas 5
trap (shelf), dan setiap shelf berisi 5 boks arsip ukuran lebar 20 cm, maka :
JA 240
Didapat : JR = = = 16 rak arsip.
( PR × JS) (3 ×5)
2. Tenaga dan waktu
Perkiraan tenaga dan waktu yang dibutuhkan dapat ditentukan dari
perkiraan tentang beban kerja seseorang dalam melakukan penataan arsip.
Kecepatan dalam melakukan pembenahan arsip bergantung pada beberapa

16
 faktor, diantaranya skill SDM dan kompleksitas arsip yang dibenahi. Semakin
terampil seorang SDM dan sedikit jumlah arsip yang dibenahi, maka waktu
penyelesainnya relative lebih cepat. Sebaliknya, semakin kompleks arsip yang
dibenahi dan SDM yang dimiliki juga kurang kompeten, maka semakin lama
waktu yang dibutuhkan.
Contoh :
Seorang pegawai dalam satu hari (8 jam) mampu mengerjakan 1 meter linier
(ml). Berapa lama waktu yang dibutuhkan orang tersebut untuk menata arsip
sebanyak 240 ml ?
Jawab :
JA
Rumus : W = x 1 hari
1
Keterangan :
● W : Waktu
● JA : Jumlah arsip
Berdasarkan rumus tersebut, maka didapat :
JA 240
W= x 1 hari = x 1 hari = 240 hari.
1 1
3. Biaya
Biaya diperhitungkan dari jumlah peralatan dan perlengkapan serta biaya
gaji/upah, termasuk biaya untuk penataan dari penyusutan disesuaikan dengan
standar dari instansi masing-masing.
Contoh :
Di sebuah record centre di Dinas Pendidikan Jawa Barat terdapat kumpulan
arsip, yang jika diukur panjangnya yaitu 3 m, lebar 2 m, dan tinggi 1,5 m dan
diketahui:
● Volume arsip = 9 m3
● Panjang jajar arsip =108 meter linier.
● Jumlah boks = 540 boks
● Jumlah folder = 4.320 folder
● Jumlah rak = 22 rak
● Lama penataan arsip = 68 hari
Hitunglah :

17
a. Berapa upah yang dibutuhkan jika upah koordinator per hari Rp. 150.000
dan upah pelaksana per hari Rp. 100.000 ?
b. Berapa belanja barang jika harga 1 boks (20 cm) = Rp. 7.500, folder = Rp.
1000 dan rak = Rp.100.000/rak ?
c. Berapa anggaan seluruhnya ?
Jawab :
a. Upah koordinator = 150.000 x 68 = Rp. 10.200.000 dan upah pelaksana =
Rp.100.000 x 68 x 4 = Rp. 27.200.000. Total = Rp. 37.400.000.
b. Belanja barang, jika harga 1 boks (20 cm) = 7500, folder = 1000, dan rak =
100.000/rak, maka :
Boks = 7.500 x 540 = Rp. 4.050.000.
Folder = 1.000 x 4320 = Rp. 4.320.000.
Rak = 100.000 x 22 = Rp. 2.200.000.
c. Total anggaran = Total upah + Total belanja barang (boks, folder, rak)
= 37.400.000 + 4.050.000 + 4.320.000 + 2.200.000
= Rp. 47.970.000.
.

18
 BAB III
STUDI KASUS

Peneliti melakukan penelitian sekunder menggunakan jurnal yang berasal dari

internet. Dalam melakukan penataan dan temu balik arsip inaktif yang dilakukan oleh
Ngazizah et al.( 2021) di Dinas Pangan, Tanaman Pangan dan Hortikultura Provinsi
Riau, metode yang dilakukan menggunakan penelitian deskriptif kualitatif, melakukan
wawancara kepada pengelola kearsipan dan dokumentasi. Berikut hasil penelitian yang
didapatkan oleh Ngazizah et al.

3.1 Permasalahan yang Terjadi

Setiap waktunya, semakin banyak arsip yang masuk pada lembaga tersebut. Namun
lembaga tersebut akan kesulitan mengelolanya karena:
a) Lokasi tersebut kurang memadai dalam sarana dan prasarana.
b) Kurangnya ruangan untuk menampung kenaikan volume arsip yang bertambah
setiap tahunnya.
c) Jika volume arsip bertambah banyak, maka berdampak pada sistem penemuan
kembali arsip yakni lama dalam pencarian kembali.

3.2 Hasil yang Didapatkan oleh Peneliti

Pada lembaga tersebut, terdapat 25 orang staff dari Subbag Umum dan
Kepegawaian yang terdiri dari 16 orang tenaga ASN (Aparatur Sipil Negara) dan 9
orang THL (Tenaga Harian Lepas), kemudian peneliti menggunakan arsip inaktif
tahun 2015 yang berjumlah 327 arsip (Ngazizah et al., 2021). Peneliti melakukan
wawancara langsung dengan pihak terkait mengenai penataan dan temu balik arsip
yaitu berjumlah 3 orang. Sampel arsip yang digunakan menggunakan kata kunci
dengan kode kode klasifikasi 005 (Undangan), 048 (Pengelolaan Data), 822
(Kenaikan Gaji Berkala), 823 (Kenaikan Pangkat), 842 (Dana), 851 (Cuti Tahunan),
dan 855 (Cuti Naik Haji/Umroh), 862 (Hukuman).
a) Dinas Pangan, Tanaman Pangan dan Hortikultura Provinsi Riau telah
melakukan tahapan penataan arsip inaktif sesuai dengan pedoman berdasarkan
Peraturan Kepala ANRI No. 4 Tahun 2017. Namun dari seluruh tahapan yang
mereka gunakan ditemukan adanya temuan terkait tahapan penataan yang
tidak mereka lakukan yaitu tidak terdapat adanya peta lokasi atau pemetaan
lokasi simpan yang digunakan sebagai petunjuk arah terkait penyimpanan
arsip tersebut hanya saja untuk penerapan skema lokasi simpan yang
dimaksud mereka hanya melakukan pelaksaann dilapangan saja seperti
menyusun arsip berbaris dari kiri kekanan sesuai nomor kode klasifikasi arsip
tersebut.
b) Sistem simpan arsip yang digunakan adalah nomor dan pokok permasalahan,
sedangkan untuk proses temu balik arsip menggunakan Daftar Pertelaan Arsip
(DPA) serta alat bantu komputer melalui database MS.Excel.
 c) Ditemukan adanya beberapa berkas yang tidak ditemukan pada lemari arsip
ketika ditelusuri dan ditemukan adanya ketidaksesuaian antara berkas dengan
kode klasifikasi yang serupa.
Pada proses penemuan kembali arsip inaktif menggunakan kata kunci dengan
kode klasifikasi sebelumnya pada Ms. Excel, hasil yang didapatkan yaitu
dibutuhkan waktu tidak lebih dari lima menit untuk menemukan satu jenis arsip.
Sistem ini sudah bisa dikatakan cepat dan mudah ditemukan. Sebab saat peneliti
mengolah data arsipnya, terdapat rata-rata nilai precision (ketepatan) lebih tinggi
daripada nilai recall (perolehan) pada sistem penemuan arsip tersebut. Sehingga
dapat dikatakan bahwa semakin tinggi nilai precision maka semakin efektif sebuah
sistem tersebut (Ngazizah et al., 2021).
Mengenai kendala yang masih terdapat pada kearsipan dinas tersebut yaitu
adalah kurangnya sarana dan prasarana. Sebab jika jumlah arsip bertambah volume
setiap waktu dan tahunnya maka penting untuk melakukan penambahan atau
penyesuaian sarana dan prasarana yang dibutuhkan agar dalam melakukan penataan
arsip lebih baik lagi kedepannya dan arsip dapat tertata dengan baik. Kemudian,
pada lembaga tersebut pun bagian pengelolaan arsip masih kekurangan tenaga
kerja. Dibutuhkan SDM yang kompeten dan ahli pada bidang kearsipan, guna
pelaksanaan dan penanganan khusus arsipnya nan dikelola tersimpan dengan baik
dan mudah dalam penemuan kembali.

20
 BAB IV
PENUTUP

3.3 Kesimpulan
Arsip inaktif adalah arsip yang tidak digunakan untuk kepentingan
penyelesaian pekerjaan yang sedang berlangsung di unit kerja dan hanya digunakan
untuk kepentingan referensi, memenuhi persyaratan retensi dan bukti hukum bagi
pelaksanaan kegiatan instansi serta dirujuk maksimal 15 kali dalam satu tahun.
Sedangkan yang dimaksud dengan penataan arsip inaktif adalah kegiatan pengaturan
informasi dan fisik arsip inaktif untuk kepentingan temu balik arsip, dengan tujuan
menyatukan informasi, mengamankan informasi dan fisik arsip inaktif, serta
memudahkan penemuan kembali dan pelaksanaan penilaian arsip.
Menurut Perka ANRI No. 26 tahun 2011 (Kepala Arsip Nasional RI, 2011),
langkah-langkah penataan arsip inaktif yaitu meliputi pemeriksaan, penataan arsip
dalam boks, penomoran boks, penataan boks dalam rak arsip, dan penyusunan daftar
arsip inaktif. Prosedur layanan arsip inaktif meliputi permintaan, pencarian,
pengambilan arsip, pengendalian, dan penyimpanan kembali. Sedangkan
penyusunan rencana penataan arsip diantaranya berisi perkiraan kebutuhan apa yang
diperlukan untuk penataan arsip, meliputi peralatan dan perlengkapan, biaya, tenaga,
dan waktu penataannya.
 DAFTAR PUSTAKA

Kepala Arsip Nasional RI. (2011). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia No.26 Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi
Publik. 7, 19.

Muhidin, S. A., & Winata, H. (2016). Manajemen Kearsipan untuk Organisasi, Bisnis,
Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan. Bandung: CV. Pustaka Setia.

Muhidin, S. A. (2019). Teori dan Praktik Sistem Kearsipan. Bandung: CV Pustaka

Setia.

Nooryani. (2018). Cara Mudah Mengelola Arsip Inaktif. Bogor: IPB Press.

Winata, S. A. (2018). Manajemen Kearsipan Untuk Organisasi, Bisnis, Sosial, Politik,

dan Kemasyarakatan. Bandung: Pustaka Setia.

Sylvina Dwi Agustina, M. N. (2013). Sistem Penataan Arsip Dinamis Inaktif di Badan
Kepegawaian Daerah Kabupaten Padang Pariaman. Sistem Penataan Arsip
Dinamis Inaktif di Bada Kepegawaian Daerah Kabupaten Padang Pariaman, 6.

Kepala Arsip Nasional RI. (2011). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia No.26 Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik.
7, 19.

Ngazizah, Y. N., Rismayeti, R., & Latiar, H. (2021). Analisis Sistem Penataan Dan
Temu Balik Arsip Inaktif Di Dinas Pangan, Tanaman Pangan Dan Hortikultura
Provinsi Riau. Jurnal Pustaka Budaya, 8(2), 119–125.
https://doi.org/10.31849/pb.v8i2.6113
23