LAPORAN

Reviu Peta Proses Bisnis atas Layanan Pengelolaan Arsip di

Sekretariat Jenderal DPR RI

1|Page

NO ST. 015/PI.02.07/I/2022
 DAFTAR ISI

Halaman

DAFTAR ISI 2

BAB I : PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG 3
B. DASAR HUKUM 4
C. TUJUAN 5
D. RUANG LINGKUP 6
E. WAKTU PELAKSANAAN 6
F. SUSUNAN TIM 6
BAB II : ISI 7
1. Unit Kerja Masih Belum Memahami Tentang Penerapan 7
Jadwal Retensi Arsip (JRA)
8
2. Dokumen Yang Diserahkan Ke Bagian Arsip Tidak
Lengkap
3. Pengelolaan Aplikasi Siar Yang Belum Optimal 9
4. Arsip Yang Diserahkan Ke Bagian Arsip Belum 12
Dialihmediakan
13
5. Unit Kerja Sulit Mengakses Arsip Yang Sudah
Diserahkan Ke Bagian Arsip
6. Terdapat Keterbatasan Dalam Ruang Penyimpanan Arsip 14
7. Arsip Tidak Readable Serta Tidak Searchable 15
8. Arsip Atas Kegiatan Pengawasan Kunjungan Kerja/Studi 15

Banding belum dipindahkan ke Bagian Arsip

BAB III : KESIMPULAN 17

2|Page
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam
bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka
pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan
sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan
adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi,
badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih
dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk
mengelola arsip yang ada. Pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi
yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat
maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang
diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga,
organisasi, badan maupun perseorangan.

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, Lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara. Arsip dibagi menjadi berbagai jenis adalah sebagai berikut :

1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu;

2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang;

3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus;

4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun;

5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI) dan/atau Lembaga Kearsipan.
3|Page
 6. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan
hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

7. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Terkait dengan fungsi dan kegunaan arsip yang sangat strategis tersebut, kiranya penting
untuk menata arsip dengan baik agar mudah diakses dan dipergunakan oleh yang berhak
menggunakannya. Menata arsip yang baik bukan sekedar membuat daftar arsip guna
penemuan kembali arsip, tetapi juga mengolah arsip menjadi informasi yang mencerminkan
keberadaan, tugas dan fungsi pencipta arsip.

Adapun masalah dalam pengelolaan arsip adalah arsip-arsip yang diciptakan kurang
mendapat perhatian, sehingga terjadi ketidak beraturan arsip. Hal ini disebabkan :

1. Kurangnya perhatian pimpinan;

2. Kurangnya SDM yang menangani arsip, baik kekurangan jumlah maupun

kemampuan/kualitas;

3. Kurangnya tempat penyimpanan arsip, baik itu arsip dinamis maupun arsip statis.

Arsip yang tidak dikelola dapat mengakibatkan dokumen menumpuk, ruangan sempit, kotor,
dan suasana tidak nyaman sehingga dapat mengakibatkan kinerja pegawai bahkan
lembaga/organisasi menurun. Demikian pula apabila arsip tidak ditata dengan baik maka
pencarian surat/arsip menjadi sulit dan membutuhkan waktu yang lama sehingga dapat
menghambat dalam proses pengambilan keputusan, proses pertanggung jawaban, dan
proses-proses kegiatan lain yang harus segera diselesaikan. Pengelolaan dan penataan
arsip yang baik dan sesuai dengan kaidah akan menjadikan arsip sebagai sumber informasi
dan komunikasi, sumber sejarah, sumber pertanggung jawaban sehingga arsip tidak lagi
dipandang sebagai benda yang hanya dibendel/diberkas, dan ditimbun tetapi arsip
merupakan sumber kekayaan yang layak dan perlu dilestarikan bagi masyarakat modern.

B. Dasar Hukum

1. Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaga Negara

Republik Indonesia Tahun 2009 nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5038);

2. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik

Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

4|Page
 3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2021 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2015 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Repubkik Indonesia 5286);

4. Peraturan Presiden Nomor 26 tahun 2020 tentang Sekretariat Jenderal Dewan

Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2020 Nomor 39);

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 tahun 2012 tentang
Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun
2012 Nomor 235);

6. Peraturan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Indonesia Nomor 6 Tahun 2021
tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat
Republik Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Sekretaris Jenderal
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2021.

7. Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 10 Tahun 2015 tentang Standar

Pengawasan Inspektorat Utama Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik
Indonesia;

8. Surat Tugas Nomor: 015/PI.02.07/I/2022 tentang melaksanakan kegiatan Reviu Peta

Proses Bisnis atas Layanan Pengelolaan Arsip di Sekretariat Jenderal DPR RI pada
tanggal 17 Januari s.d. 4 Februari 2022.

C. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dalam Reviu Peta Proses Bisnis atas Layanan Pengelolaan Arsip
di Sekretariat Jenderal DPR RI yaitu :
1. Memberi keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan
Layanan Pengelolaan Arsip di Sekretariat Jenderal DPR RI;
2. Memberi keyakinan yang memadai bahwa proses penyelenggaraan kegiatan Layanan
Pengelolaan Arsip di Sekretariat Jenderal DPR RI telah mendukung pencapaian tujuan
Sekretariat Jenderal DPR RI sesuai mandat yang telah ditetapkan;
3. Memperoleh gambaran kegiatan Layanan Pengelolaan Arsip di Sekretariat Jenderal DPR
RI.

D. Ruang Lingkup

5|Page
 1. Penelaahan kualitas atas proses pelayanan kearsipan dan terlaksananya
penyelenggaraan kegiatan arsip di setiap unit kerja sesuai dengan pedoman kearsipan
yang berlaku;
2. Penelusuran kegiatan kearsipan dari setiap unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal
DPR RI sampai dilakukannya pengelolaan arsip di Bagian Arsip;
3. Reviu dititikberatkan pada kegiatan pengendalian yang dilakukan oleh bagian arsip atas
kemungkinan risiko atau permasalahan yang terjadi di dalam penyelenggaraan
pengelolaan arsip;
4. Menganalisis untuk mengetahui hubungan dan hal-hal yang tidak biasa.

E. Waktu Pelaksanaan
Kegiatan reviu dilaksanakan pada tanggal 17 Januari sampai dengan 4 Februari 2022.

F. Susunan Tim
Tim kegiatan Reviu Peta Proses Bisnis atas Layanan Pengelolaan Arsip di Sekretariat
Jenderal DPR RI adalah sebagai berikut:
NO NAMA NIP JABATAN HP

1. Piping Effrianto, SE, M.Si,CFrA 196404111984031001 Pengendali Mutu 14 Hari

2. Denny Ramadon, S.E., QIA, 198605312009121003 Pengendali 14 Hari

QGIA. Teknis

3. Fitriyani Lestari, S.E., QGIA. 199204072019032002 Ketua Tim 14 Hari

4. Ni Putu Maharani Ditha Kirana, 199907032021012001 Anggota Tim 14 Hari

A.Md.Ak.

5. Queena Amanda Christy, 199907132021012001 Anggota Tim 14 Hari

A.Md.Ak

6. Rika Katarina Sembiring, 199909142021012001 Anggota Tim 14 Hari

A.Md.Ak

6|Page
 BAB II
ISI

Kegiatan reviu ini dilakukan kepada bagian arsip dan 5 (lima) sampel unit kerja yang
memiliki jumlah dan kegiatan arsip yang cukup tinggi. Unit kerja yang merupakan sampel
atas reviu ini adalah kegiatan administrasi pada Komisi I, Komisi II, Komisi IV, Komisi V, dan
Bagian Administrasi Keuangan.

Pelaksanaan kegiatan reviu dilakukan dengan 3 (tiga) kegiatan utama yaitu:

1. Perencanaan reviu meliputi kegiatan untuk menyeleksi dan menentukan obyek reviu dan
pemilihan Langkah-langkah reviu. Selama proses penentuan obyek reviu, tim reviu telah
melakukan wawancara dengan bagian arsip untuk melakukan penelaahan proses bisnis
yang terjadi dibagian arsip. Selama proses penelaahan, tim reviu telah menentukan 5
sampel unit kerja untuk dilakukan pemeriksaan lebih lanjut;
2. Pelaksanaan reviu dilakukan berdasarkan 5 sample yang telah ditentukan. Metode yang
digunakan dalam pelaksanaan reviu ini adalah dengan dilakukan wawancara kepada
bagian arsip dan 5 sampel unit kerja, pemeriksaan dokumen dan observasi lapangan
yang dilakukan di record center bagian arsip.
3. Pelaporan reviu mencakup kegiatan penyusunan Catatan Hasil Reviu (CHR) dan
Laporan Hasil Reviu (LHR) yang dilakukan secara berjenjang.

Berdasarkan pelaksanaan kegiatan reviu, diketahui beberapa catatan hasil reviu

adalah sebagai berikut :

1. Unit kerja pencipta arsip yaitu Komisi II dan Komisi V masih belum memahami
tentang penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Hasil Observasi:
Menurut Pedoman Pelaksanaan Kearsipan Pola Baru Sekjen DPR RI, Jadwal Retensi
Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang kurangnya jangka waktu penyimpanan
atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan
suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. JRA juga telah diatur di dalam
Keputusan Sekretariat Jenderal DPR RI Nomor 41/SEKJEN/2020 tentang Penetapan
JRA Substantif DPR RI dan Nomor 1641/SEKJEN/2020 tentang JRA Fasilitatif DPR RI.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Subbagian Tata Usaha Sekretariat Komisi
V Nanik Sulistyawati, S.A.P pada hari Senin, 24 Januari 2022 diketahui bahwa,
Sekretariat Komisi V belum mengetahui informasi mengenai penerapan Jadwal Retensi
Arsip (JRA).
Lebih lanjut, menurut hasil wawancara dengan Bapak Mahmud, S.E. selaku Kepala Sub
7|Page
 bagian Tata Usaha Sekretariat Komisi II, pemindahan arsip ke Bagian Arsip dilakukan
ketika serangkaian kegiatan terkait sudah selesai dan frekuensi pengunaan arsipnya
sudah jauh menurun. Bagian Sekretariat Komisi II tidak mengetahui adanya peraturan
yang mengatur mengenai JRA sehingga unit kerja melakukan permintaan pendampingan
kepada bagian arsip untuk membantu dalam memilah arsip yang sudah harus
dipindahkan ke bagian arsip.
Dari kondisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa Bagian Sekretariat Komisi II dan V masih
belum memindahkan seluruh arsipnya sesuai dengan jadwal retensi arsip aktif yang
berlaku.
Tidak adanya pemahaman mengenai penerapan JRA dapat mengakibatkan terjadinya
penumpukan arsip pada ruang peyimpanan arsip di Sekretariat Komisi II dan Komisi V
karena adanya beberapa arsip yang sudah melewati masa retensi aktif tetapi belum
dipindahkan ke Bagian Arsip.
Rekomendasi :
Bagian Arsip mengadakan sosialisasi dan pendampingan secara intensif kepada Unit
Kerja terkait penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

2. Dokumen yang diserahkan oleh unit kerja pencipta arsip ke bagian arsip tidak
lengkap
Hasil Observasi:
Berdasarkan hasil pemeriksaan atas sampel dokumen yang telah diperoleh dari bagian
arsip maupun dan unit kerja, diketahui bahwa terdapat penyerahan arsip yang
dokumennya tidak lengkap atau tidak sesuai dengan Pedoman Pelaksanaan Kearsipan
Pola Baru Sekjen DPR RI Nomor 320/SEKJEN/2014 pada Bab IV tentang Pemberkasan
Arsip yang berlaku tentang rincian klasifikasi dokumen. Dokumen yang tidak lengkap
tersebut adalah dengan rincian sebagai berikut :
a) Berdasarkan hasil observasi terhadap salah satu daftar arsip pembahasan RUU
Tahun 2020 Bagian Sekretariat Komisi II yang sudah dipindahkan ke Bagian Arsip,
terdapat 2 arsip yang tidak diserahkan kepada Bagian Arsip yakni risalah dan
rekaman rapat serta naskah akademik;
b) Pada Bagian Sekretariat Komisi I periode 2004-2016 yang sudah dipindahkan ke
Bagian Arsip, hanya terdapat 2 arsip dari total 15 arsip yang diserahkan ke Bagian
Arsip dalam bentuk bundle lengkap. Sedangkan ke-13 arsip lainnya belum
diserahkan secara lengkap. Lebih lanjut, menurut hasil wawancara dengan Bapak
Jaka Adiwiguna, S.Sos, M.A.P. selaku Kepala Subbagian Tata Usaha Sekretariat
Komisi I, beberapa arsip pembahasan RUU inaktif yang telah diserahkan kepada
Bagian Arsip tidak disertai dengan risalah dan rekaman rapat;
8|Page
 c) Berdasarkan sampel arsip Masa Persidangan IV Tahun Sidang 2020-2021, yaitu
arsip terkait dengan Rapat Dengar Pendapat (RDP) yang Membahas Ketersediaan
Pangan Nasional dan Isu lainnya dan RDP Panja Komisi IV DPR RI mengenai
Pencemaran Sampah dan Limbah. Lebih lanjut, menurut keterangan dari Kepala
Bagian Tata Usaha Sekretariat Komisi IV, Suparyanti, S.E., adapun arsip yang belum
diserahkan yaitu arsip berupa kaset dari bagian Risalah;

Arsip yang tidak diserahkan dengan lengkap di dalam satu rangkaian kegiatan akan
berakibat pada sulitnya penemuan beberapa dokumen dan tidak adanya daftar arsip
dari unit kerja memungkinkan kurangnya monitoring oleh kedua pihak atas arsip yang
telah dipindahkan ke Bagian Arsip.

Rekomendasi:
a) Bagian Arsip menyusun checklist terkait dokumen-dokumen yang harus diserahkan;
b) Bagian Arsip melakukan verifikasi atas dokumen yang diserahkan sesuai dengan
checklist dokumen;
c) Bagian Arsip melakukan monitoring tindak lanjut atau follow up atas dokumen yang
masih belum diterima

3. Pengelolaan Aplikasi SiAr yang belum optimal

Hasil Observasi:
Sistem Informasi Arsip (SIAr) DPR RI dibuat untuk mengolah arsip-arsip Inaktif DPR RI
yang dapat diakses baik internal maupun eksternal, dan diharapkan dalam
pengembangannya dapat terintegrasi dengan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional
( JIKN ) yang telah dimiliki oleh Arsip Nasional RI. Namun dalam pengaplikasiannya,
masih terdapat dokumen-dokumen belum teratur menurut waktu pembuatannya dan
masih banyak data yang tidak ditemukan. Seperti pada gambar berikut ini.

9|Page
Dari gambar di atas, dapat diketahui bahwa terdapat tahun arsip yang tidak lengkap
di antara tahun arsip 1971 dengan 1974 serta tahun arsip 1983 dengan 1985 untuk
arsip legislasi.

10 | P a g e
Dari gambar di atas, dapat dilihat bahwa arsip yang berkaitan dengan Komisi V untuk
tahun 2002-2018 tidak tersedia pada SIAr. Selain itu, arsip tidak ditampilkan secara
berurutan berdasarkan waktu pembuatannya.
Beberapa pilihan arsip yang tersedia pada menu SIAr juga tidak dapat ditemukan
karena belum dilakukan pengunggahan arsip untuk pilihan arsip tersebut
sebagaimana tampak pada gambar-gambar di bawah ini.

11 | P a g e
 Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 32 ayat 1
menyatakan bahwa pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyediakan prasarana
dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelola arsip
sebagaimana dimaksud dalam pasal 9 ayat 1. Sedangkan pasal 32 ayat 2
menyatakan bahwa prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dimaksud pada
ayat 1 dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi
informasi dan komunikasi. Sistem Informasi Arsip (SIAr) DPR RI juga merupakan
sarana untuk mendukung pelaksanaan Undang-undang Nomor 14 tahun 2008
tentang Keterbukaan informasi publik/KIP.
Tidak lengkapnya informasi yang terdapat di dalam aplikasi SiAr maka akan
mengakibatkan Pengguna layanan aplikasi SiAr mengalami kesulitan dalam
mengakses arsip dan dokumen.
Rekomendasi :
a) Agar Bagian Arsip menugaskan petugas khusus yang melakukan pengelolaan
aplikasi SiAr sehingga dapat dilakukan update secara berkala serta agar mudah
diakses;
b) Agar Bagian Arsip membuat routing slip yang merupakan kartu yang
memonitoring tanggal diterimanya arsip dari unit kerja sampai dengan
dilakukannya upload arsip ke dalam aplikasi SiAr.

4. Arsip yang diserahkan ke Bagian Arsip belum dialihmediakan

Hasil Observasi :
Alih Media adalah kegiatan pengalihan media Arsip dari satu media ke media lainnya
dalam rangka memudahkan akses Arsip. Menurut Persekjen Nomor 3 tahun 2020,
diketahui bahwa Penyelenggaraan Alih Media Arsip dilaksanakan oleh Unit Pengolah
dan/ atau Unit Kearsipan.
Lebih lanjut, menurut hasil wawancara dengan Pengadministrasi Umum Sekretariat
Komisi IV Prabowo Sukoco, Diketahui bahwa arsip yang diserahkan ke Bagian Arsip
seluruhnya diserahkan dalam bentuk hardcopy. Selain itu, Sekretariat Komisi IV tidak
memiliki salinan arsip-arsip terbaru yang telah diserahkan ke Bagian Arsip baik dalam
hardcopy maupun softcopy.
Tidak adanya pengalihmediaan arsip ataupun tidak adanya salinan arsip akan
menghambat akses terhadap arsip, dan akan menghambat dalam proses
pengambilan keputusan apabila arsip tersebut digunakan kembali.
Rekomendasi:
a) Melakukan kegiatan pembinaan/sosialisasi terkait pengelolaan kearsipan
terutama tentang pentingnya alih media arsip sebelum diserahkan kepada Bagian
12 | P a g e
 Kearsipan secara berkala;
b) Pengembangan aplikasi ARMUS dimana unit kerja dapat melakukan upload
sendiri arsip-arsip yang dimiliki oleh unit kerja.

5. Terdapat keterbatasan dalam ruang penyimpanan arsip

Hasil Observasi :
Bagian Administrasi Keuangan merupakan salah satu unit pencipta arsip terbanyak di
Sekretariat Jenderal DPR RI. Bagian Administrasi Keuangan selaku unit pencipta
arsip yaitu arsip dengan fungsi penunjang terkait dengan pencatatan dan pelaporan
dalam kegiatan keuangan untuk melengkapi dan memperlancar kegiatan
utama/pokok Dewan Perwakilan Rakyat RI. Dokumen terkait dengan kegiatan
administrasi keuangan yang diarsipkan adalah dokumen Laporan Kuangan yang
audited maupun non audited, dokumen kontrak dan penagihan, serta dokumen
penggajian.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Subbagian Kas dan Pembukuan, Dra.
Rofi’ah, arsip Bagian Administrasi Keuangan yang diserahkan ke Bagian Arsip
disimpan dalam ruangan tersendiri, namun terdapat keterbatasan dalam ruang
penyimpanan arsip sehingga terdapat beberapa arsip yang tahap pemrosesannya
masih dalam antrian atau waiting list. Konfirmasi lebih lanjut, arsip-arsip pada tahun
2019 dari Bagian Administrasi Keuangan tidak dapat diproses ke ruangan
penyimpanan karena ruangan tersebut masih penuh dengan arsip yang sudah
diserahkan sebelumnya.
Berdasarkan observasi pada record center bagian arsip, dikertahui bahwa memang
ruangan penyimpanan dokumen untuk Bagian Adminstrasi Keuangan tidaklah terlalu
besar, berikut merupakan tampilan ruangan penyimpanan arsipnya :

Lebih lanjut, berdasarkan konfirmasi dengan Marsino selaku Arsiparis Penyelia,

13 | P a g e
 diketahui bahwa, masa retensi dari arsip dinamis inaktif Bagian Administrasi
Keuangan adalah 10 tahun. Sedangkan di setiap tahunnya, Bagian Administrasi
Keuangan selalu melakukan pemindahan arsip ke Bagian Arsip. Hal ini menyebabkan
volume arsip yang masuk ke ruang penyimpanan jauh melebihi volume arsip yang
keluar. Lebih lanjut bagian arsip juga belum menyusun rekapitulasi jadwal retensi
sebagai bentuk monitoring JRA, sehingga banyak arsip yang tidak termonitoring
masa retensinya untuk kemudian ditentukan apakah harus dipermanenkan atau
dimusnahkan sehingga menimbulkan penumpukan arsip di dalam tempat
penyimpanan arsip.
Rekomendasi :
a) Bagian Arsip melakukan alihmedia arsip menjadi arsip digital terhadap arsip-arsip
Bagian Administrasi Keuangan yang dipindahkan ke Bagian Arsip, mengingat
banyaknya jumlah dokumen serta terbatasnya ruang penyimpanan;
b) Pengembangan aplikasi ARMUS, penambahan menu notifikasi terkait JRA yaitu
waktu akan dilakukannya penyusutan arsip.
6. Arsip tidak readable serta tidak searchable
Hasil Obeservasi:
Bagian Administrasi Keuangan selaku unit pencipta arsip melakukan pengarsipan
terhadap arsip dinamis dengan fungsi fasilitatif, yaitu arsip dengan fungsi penunjang
untuk melengkapi dan memperlancar kegiatan utama/pokok Dewan Perwakilan
Rakyat RI.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Subbagian Pelaporan dan Keuangan,
Sam Karya Nugraha S.E., M.Ak., terkait akses digital, diketahui bahwa arsip-arsip
Bagian Administrasi Keuangan yang telah diserahkan ke Bagian Arsip membutuhkan
OCR (Optical character recognition). Setelah diserahkan kepada Bagian Arsip, arsip-
arsip tersebut seharusnya tidak cukup hanya di-scan, tetapi arsip tersebut juga harus
bersifat readable serta searchable, sehingga memudahkan pengguna arsip dalam
menggunakan arsip tersebut.
Dengan arsip yang masih bersifat manual dan tidak bersifat readable serta
searchable maka menghambat pengguna untuk mencari informasi yang dibutuhkan
dalam arsip tersebut secara cepat.
Rekomendasi :
Bagian Arsip agar mengalih mediakan digital arsip yang diberikan oleh unit kerja
menjadi file yang readable serta searchable.
7. Arsip atas kegiatan pengawasan kunjungan kerja/studi banding belum
dipindahkan ke Bagian Arsip
Hasil Observasi:
14 | P a g e
Berdasarkan hasil pemeriksaan atas sampel dokumen yang diarsipkan ke Bagian
Arsip, diketahui bahwa tidak terdapat dokumen atas kegiatan kunjungan kerja/studi
banding Anggota Dewan dari masing-masing komisi yang dijadikan sample. Lebih
lanjut, berdasarkan hasil observasi pada website dpr.go.id, unit-unit kerja
mengunggah laporan kunjungan kerjanya ke website pada bagian kunjungan kerja
Alat Kelengkapan Dewan. Tetapi Komisi I belum mengunggah laporan kunjungan
kerjanya sejak tahun 2018.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Marsino selaku arsiparis penyelia di
Bagian Arsip, arsip pengawasan kunjungan kerja yang dipindahkan oleh unit-unit
kerja hanya berupa Surat Tugas (ST), lembar disposisi yang berisikan nama-nama
yang ikut dalam kegiatan, dan dokumen pertanggungjawaban seperti Surat Perintah
Membayar (SPM).
Menurut konfirmasi lebih lanjut dengan Nanik Sulistyawati, S.A.P., selaku Kepala
Subbagian Tata Usaha Sekretariat Komisi V diketahui bahwa, Komisi V belum
mengetahui hal tersebut. Dokumen-dokumen pertanggungjawaban terkait kunjungan
kerja seperti kwitansi, daftar hadir serta surat tugas hanya diarsipkan ke Bagian
Perjalanan saja, dan tidak dilakukan pengarsipan di Bagian Arsip. Selain itu,
dokumen terkait kunjungan kerja berupa laporan hanya diunggah melalui website
masing-masing AKD tanpa diserahkan secara langsung ke Bagian Arsip.
Pengarsipan terkait dengan dokumen perjalanan diatur di dalam Surat Keputusan
Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 320 Tahun 2014 tentang Pedoman Pelaksanaan
Kearsipan Pola Baru Sekretariat Jenderal DPR RI yang menyatakan bahwa
pemberkasan arsip kunjungan kerja/studi banding sebagai berikut:
a) Surat pemberitahuan dari DPR RI ke PEMDA atau Negara tujuan dan instansi
terkait;
b) Lampiran (daftar pertanyaan/daftar permasalahan);
c) Jawaban tertulis/bahan rapat-rapat;
d) Laporan kunjungan kerja;
e) Daftar nama tim/perorangan yang mengikuti kunjungan;
f) Rekaman suara.
Akibat ketidak konsistenan atas penerapan pedoman tersebut maka akan membuat
para pencipta arsip kebingungan dalam melakukan kegiatan kearsipan, dan
kemudian akan mengakibatkan kesulitan dalam mengakses arsip pengawasan
kunjungan kerja bagi para pihak yang membutuhkan.
Rekomendasi:
Agar diadakan sosialisasi khususnya mengenai pemindahan arsip pengawasan
kunjungan kerja dari unit kerja ke Bagian Arsip.
15 | P a g e
 BAB III
KESIMPULAN

No Temuan Audit Rekomendasi

1. Unit Kerja masih belum memahami Bagian Arsip mengadakan sosialisasi dan pendampingan
tentang penerapan Jadwal Retensi secara intensif kepada Unit Kerja terkait penerapan Jadwal
Arsip (JRA) Retensi Arsip (JRA)

2. Dokumen yang diserahkan ke bagian a) Bagian Arsip menyusun checklist terkait dokumen-
arsip tidak lengkap dokumen yang harus diserahkan
b) Bagian Arsip melakukan verifikasi atas dokumen
yang diserahkan sesuai dengan checklist dokumen
c) Bagian Arsip melakukan monitoring tindak lanjut
atau follow up atas dokumen yang masih belum
diterima

3. Pengelolaan Aplikasi SiAr yang belum a) Agar Bagian Arsip menugaskan petugas khusus
optimal yang melakukan pengelolaan aplikasi SiAr sehingga
dapat dilakukan update secara berkala;
b) Agar Bagian Arsip membuat routing slip yang
merupakan kartu yang memonitoring tanggal
diterimanya arsip dari unit kerja sampai dengan
dilakukannya upload arsip ke dalam aplikasi SiAr.

4. Arsip yang diserahkan ke Bagian Arsip a) Melakukan kegiatan pembinaan/sosialisasi terkait

belum dialihmediakan pengelolaan kearsipan terutama tentang pentingnya
alih media arsip sebelum diserahkan kepada Bagian
Kearsipan secara berkala;

b) Pengembangan aplikasi ARMUS dimana unit kerja

dapat melakukan upload sendiri arsip-arsip yang
dimiliki oleh unit kerja

5. Terdapat keterbatasan dalam ruang a) Bagian Arsip melakukan alihmedia arsip menjadi
penyimpanan arsip arsip dalam bentuk digital, mengingat banyaknya
jumlah dokumen serta terbatasnya ruang
penyimpanan;
b) Membuat rekapitulasi jadwal retensi kapan arsip
tersebut harus dimusnahkan atau dipermanenkan.

6. Arsip tidak readable serta tidak Bagian Arsip agar mengalih mediakan digital arsip yang

16 | P a g e
 No Temuan Audit Rekomendasi

searchable diberikan oleh unit kerja menjadi file yang readable serta
searchable

7. Arsip atas kegiatan pengawasan Agar diadakan sosialisasi khususnya mengenai pemindahan
kunjungan kerja/studi banding belum arsip pengawasan kunjungan kerja dari unit kerja ke Bagian
dipindahkan ke Bagian Arsip Arsip.

Berdasarkan data di atas diketahui bahwa terdapat 7 (tujuh) catatan hasil reviu dan 15 (lima
belas) rekomendasi yang harus dipenuhi oleh Bagian Arsip. Catatan Hasil Reviu di atas
disusun atas dasar kegiatan reviu yang telah dilakukan secara objektif dan relevan. Catatan
Hasil Reviu bertujuan untuk melakukan perbaikan baik dalam pengelolaan kearsipan
maupun pengendalian internal.

Jakarta, 18 Februari 2022

Inspektur II

Dr. Furcony Putri Syakura, S.H., M.H., M.Kn.

NIP. 19681125 199302 2 001

17 | P a g e