--

.........
--
~
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP

d
DISUSUN OLEH a,. _. . OISAHKAN OLEH

/5tvt;
TIM Kearsipan ~ -
Pembantu Rektor II

1. Tujuan
1.1 Meningkatkan efektivitas pengelolaan dan pendayagunaan arsip
1.2 Memastikan proses pengelolaan arsip berjalan secara efektif dan terkendali

2. Ruang Lingkup
2.1 Prosedur ini menjelaskan pengelolaan arsip (dinamis dan statis) di lingkungan Universitas Terbuka
2.2 Prosedur ini menjelaskan tahapan proses pengelolaan arsip mulai dari arsip tercipta, dikelola, sampai dengan
disusutkan, d1pelihara dan didayagunakan

3. Definisi
3.1 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan , organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3.2 Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus
3.3 Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun
3.4 Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama
jangka waktu tertentu
3.5 Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah
habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun
tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan
3.6 Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang
3.7 Arsip Terjaga adalah arsip yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang
harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya
3.8 Tata Usat'ia (TU) Pusat adalah bagian dari unit Hutalak, dibawah Biro Administrasi Umum dan Keuangan (SAUK)
3.9 Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan
arsip statis dan pembinaan kearsipan
3.10 Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam
penyelenggaraan kearsipan
3.11 Unit Pengolah adalah satuan kerja yang berada di lingkungan UT, baik di pusat maupun di daerah (UPBJJ)
yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan
penciptaan arsip di lingkungannya.
3.12 Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan
oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan
tugas pemerintahan dan pembangunan
3.13 Skema Klasifikasi adalah skema yang sudah disepakati dan digunakan untuk mengelompokan arsip
berdasarkan subjek/masalah, mulai dari subjek/masalah primer sampai dengan tersier dengan
menggunakan sistem alfa numerik.
3.14 Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang memuat jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip
dan keterangan Yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali
atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
3.15 Aplikasi Sistem lnformasi Kearsipan Dinamis (SIKD) adalah sistem pengolahan arsip berbasis teknologi
informasi, yang dirancang dan dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk
menangani pengelolaan arsip dinamis di sebuah instansi atau organisasi sesuai kaidah-kaidabd-1,earsipan.

\
--~;::~ ~~ 0

O Terbitan awal

NO DOKUMEN NO REVI SI TGL REVISI HALAMAN

JKOP TU01 Rl.O 4 April 2017 1OF11

 --
~-
~
~

PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP

3.16 Naskah Dinas adalah sarana komunikasi tertulis yang dirumuskan dalam suatu format tertentu dan digunakan
untuk kepentingan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.
3.17 Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengesahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan
dalam kedinasan
3.18 Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip adalah pengkategorian/penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat
keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik serta perorangan,
dan pengkategorian pengaturan ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas
legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip
3.19 Sistem lnformasi Kearsipan Statis (SI KS) adalah sistem pengolahan arsip berbasis teknologi informasi ,
yang dirancang dan dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk menangani
pengelolaan arsip statis di sebuah instansi atau organisasi sesuai kaidah-kaidah kearsipan.
3.20 Sistem lnformasi Kearsipan Nasional (SIKN) adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh
ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
3.21 Jaringan lnformasi Kearsipan Nasional (JIKN) adalah adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan
arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.

4. Ketentuan Umum
4.1 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
4.2 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan
4.3 Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip
4.4 Peraturan Rektor Universitas Terbuka Nomor 3 Tahun 2016 tentang Arsip Universitas Terbuka
4.5 Peraturan Rektor Universitas Terbuka Nomor 18 Tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) Kepegawaian
Pegawai Negeri Sipil dan Fasilitatif Non Keuangan di Lingkungan Universitas Terbuka
4.6 Peraturan Rektor Universitas Terbuka Nomor 17 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif dan
Fasilitatif Fungsi Keuangan di Lingkungan Universitas Terbuka
4.7 Keputusan Rektor Universitas Terbuka Nomor 2626/UN31/KEP/2016 tentang Penyempurnaan Kedua atas
Keputusan Rektor Universitas Terbuka Nomor 662/UN31/KEP/2014 tentang Kode Unit Kerja, Kode Perihal, Cap
Dinas/Jabatan, Kepala Surat Dinas dan Kepala Surat Keputusan atas Nama Menteri di Lingkungan Universitas
Terbuka

5. Dokumen Terkait
5.1 Skema Klasifikasi
5.2 Jadwal Retensi Arsip (JRA)
5.3 Aplikasi Sistem lnformasi Kearsipan Dinamis (SIKD)
5.4 Tata Naskah Dinas
5.5 Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

6. lsi Dokumen
6.1 JKOP TU01 Rl.O Prosedur Pengelolaan Arsip
6.2 TU01-RK01-Rl.O Serita Acara Pemindahan Arsip lnaktif
6.3 TU01-RK02-Rl.O Daftar Arsip yang Dipindahkan
6.4 TU01-RK03-Rl.O Serita Acara Pemusnahan Arsip
6.5 TU01-RK04-Rl.O Daftar Arsip yang Dimusnahkan
6.6 TU01-RK05-Rl.O Serita Acara Penyerahan Arsip Statis ke Arsip Universitas
6.7 TU01-RK06-Rl.O Daftar Arsip yang Diserahkan
6.8 TU01-RK07-Rl.O Daftar Peminjaman Arsip ln-Aktif

No. lsi Revisi Hal.

0 Terbitan awal

NO OOKUMEN rO. REVISI rGL REVISI IHALAMAN

JKOPTU01 Rl.O 4 April 2017 2 OF 11
 ~
-- ~

A. PROSEDUR PENGELOLAAN TATA NASKAH DINAS UT

Aktivitas Keterangan Dokumen I Catatan

TU Pusat: 1.1. Bukti penerimaan naskah dinas

Mulai 1. Menerima naskah dinas dengan memeriksa
kelengkapan dan penandatanganan bukti
penerimaan, serta membuat tanda terima 2.1. Register naskah dinas (Aplikasi
Uika diperlukan) SIPUT)
1. TU Pusat
2. Melakukan registrasi naskah dinas yang
Menerima Naskah dinas diterima ke dalam aplikasi SIPUT 3.. 1 Tanda terima distribusi naskah
3. Hasil registrasi kemudian dicetak, untuk dinas/Lembar Pengantar Surat
kemudian digunakan sebagai Lembar Masuk
2. TU Pusat
Pengantar Surat Masuk untuk
Melakukan registrasi naskah dinas pendistribusian dan sebagai bukti tanda
terima dari Unit-unit Pengolah yang
menerima naskah dinas
3. TU Pusat

Distribusi naskah dinas

TU Unit Pengolah :
4 . Unit Pengolah 4. Menandatangani Lembar Pengantar Surat 4.1. Buku lnduk Surat Masuk
Masuk, kemudian mencatat data identitas
Menerima naskah dinas
naskah dinas meliputi nomor urut surat
diterima, tanggal dan nomor surat, perihal,
5. Unit Pengolah nama pengirim
5. Pengolahan naskah dinas dilakukan pada 5.1. Lembar Daftar Berkas Arsif Aktif
Kegiatan pengolahan naskah dinas
Lembar Daftar Berkas Arsip Aktif dengan
alat penunjangnya yaitu; skema Klasifikasi
6. Unit Pengolah dan Jadwal Retensi Arsip UT.
Registrasi metadata naskah dinas
Kode klasifikasi dituliskan dipojok kanan alas
pada naskah dinas menggunakan pensil 6.1. Aplikasi SIKD
6. Melakukan registrasi hasil pengolahan
..c: naskah dinas pada aplikasi SIKD
ro
0 No~--1 7. Mencatat disposisi dan melakukan distribusi
naskah dinas. Apabila dibutuhkan tindak
7.1. Proses distribusi oleh Unit
Pengolah tercatat pada Buku
Cl I
c lanjut, kegiatan selanjutnya adalah membuat Ekspedisi dan aplikasi SIKD
Cl> I
a.. Yes I konsep dan penandatanganan naskah dinas.
I Permintaan nomor naskah dinas kepada TU
7. Unit Pengolah
I Pusat menggunakan aplikasi SJPUT
Pembuatan konsep, penandatanganan
naskah dinas, dan pengambilan nomor
surat melalui aplikasi SIPUT

Ba.1. Lembar Pengantar Surat Keluar

Ba. Unit Pengolah
Dikirim ke Hutalak (TU)
Sa. Untuk naskah dinas yang ditujukan ke
luar UT Pusat, naskah dikirim ke
Hutalak (TU)
Sb. Untuk naskah dinas yang ditujukan ke 8b.1. Buku Ekspedisi unit
dalam unit internal di UT Pusat, unit
8b. Unit Pengolah pengolah melakukan pendistribusian
Distribusi surat secara langsung

Selesai

~~~-------- ----------------------- ------------------------ ---------------------

9. TU Pusat

-ro
en
::I
Melakukan pengiriman
naskah dinas
9. TU Pusat melakukan pengiriman naskah
melalui kantor pos atau jasa ekspedisi
lainnya
a..
Selesai
:::::>
I-
NO. DOKUMEN NO. REVISI TGL REVISI HALAMAN

JKOPTU01 Rl.O 4 April 2017 3OF11

 ~ ----
...-..
B. PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP AKTIF

Aktivitas Keterangan Dokumen I Catatan

Mulai
1. Unit Pengolah melakukan seleksi 1.1. Serita Acara Pemindahan
pemilahan rekod yang berdasarkan JRA Arsip lnaktif (Formulir A1)
1. Unit Pengolah sudah memasuki masa lnaktif. Untuk
Seleksi arsip sesuai JRA Rekod yang akan musnah, dibuatkan
Daftar Usul Arsip Musnah
(lihat prosedur C; Prosedur Pemusnahan
Arsip)
Musnah
2. Unit Pengolah membuat Serita Acara 2.1 . Daftar Arsip yang
dan Daftar Arsip lnaktif yang akan dipindahkan (Formulir A2)
Tidak Daftar dipindahkan ke Unit Kearsipan (masing-
..c Usul Arsip
ctl masing dibuat 2 rangkap)
0 Musnah
O>
c: 3. Unit Pengolah melakukan penataan fisik
Q)
Cl. Arsip lnaktif yang akan dipindahkan ke
Unit Kearsipan sesuai dengan kelompok
Arsipnya
Ya

2. Unit Pengolah

Bual Berita Acara dan Daftar

Arsip lnaktif yang dipindahkan

3. Unit Pengolah

Penataan Fisik Arsip lnaktif,

Kinm ke Unit Kearsipan

..-~----------- -- ---- --------------- -----------------------

4 Unit Kearsipan
Terima Arsip lnaktif (Cross
Check & ttd Berita Acara)
4. Unit Kearsipan menerima Arsip lnaktif
--------------------
4.1. Serita Acara Pemindahan
dengan melakukan cross chedc, jika Arsip lnaktif (Formulir A1)
sudah sesuai dengan Daftar dilakukan 4.2. Daftar Arsip yang
penandatangan Serita Acara dipindahkan (Formulir A2)

5. Unit Kearsipan melakukan penyimpanan

5. Unit Kearsipan Arsip lnaktif
Simpan 6. Unit Kearsipan menyerahkan arsip statis
ke Lembaga Kearsipan, Lembaga
Kearsipan melakukan akuis1si arsip.
6. Unit Kearsipan Arsip inaktif yang masa retensinya
Menyerahkan arsip sekurang-kurangnya 10 tahun, disimpan
statis/retensi > 1O th di lembaga kearsipan

c: 7. Lembaga Kearsipan memiliki hak untuk

7. Lembaga Kearsipan
7.1. Daftar Pencarian Arsip
ctl melakukan Akuisisi terhadap arsip statis
a. yang masih disimpan oleh Unit Pengolah
Statis
(/)
..... Akuisisi Arsip Statis
sesuai Daftar Pencarian Arsip Statis
ctl
Q) (DPA)
::::.:::::
ctl 8. Lembaga Kearsipan
O>
8. Lembaga Kearsipan melakukan 8.1. Buku lnduk Arsip Statis
ctl Melakukan pemberkasan dan pemberkasan dan Menyimpan arsip
..0 Simpan Arsip Statis
statis yang telah diakuisisi dari Unit
E
Q) Pengolah
_J

~~~---------------------------------
NO DOKUMEN NO. REVIS!
----------------------- --------------------
TGL REVISI HALAMAN

JKOPTU01 Rl.O 4 April 2017 4 OF 11

 ....-
--- C. PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP INAKTIF
~
Aktivitas Ketera ngan Dokumen I Catatan

( Mulai ) 1. Unit Kearsipan melakukan

+
1. Unit Kearsipan
seleksi pemilahan arsip yang
sesuai JRA sudah melewati masa
lnaktif. Untuk arsip yang harus
Seleksi arsip lnaktif sesuai JRA
dipermanenkan (arsip statis)
diserahkan ke Lembaga
c
ro Kearsipan. Untuk arsip yang akan
Q.
'ii) musnah, dibuatkan daftar usul
.... Status? Musnah+ Arsip Musnah
ro
Q)
~ Daftar Usul
Arsip Musnah
2. Unit Kearsipan membuat Serita 2.1 . Serita Acara Pemindahan
Acara dan Oaftar Arsip Statis Arsip Statis (Formulir 01)
Permanen/statis ..__....,.,.--... yang akan diserahkan ke 2.. 2 Oaftar Arsip yang
i Lembaga Kearsipan (masing- dipindahkan (Formulir 02)
2. Unit Kearsipan
masing dibuat 2 rangkap)
Buat Serita Acara dan Daftar
D
Ars1p statis yang diserahkan

----~--- -- ---------- --------- - --------·------ --- - - ----------~, ---------- -- ---- - ----

• Lembaga Kearsipan
menerima arsip statis
dengan melakukan cross
check, ... (Alur kerja
H
selanjutnya mengikuti
lembar E; Prosedur
Pengelolaan Arsip Statis)

----~--------- - ---------------- -- ------·-------------- ----- - -· ---------------------

NO DOKUMEN NO REVISI TGL REVISI HA LAMAN

JKOPTU01 Rl.O 4 April 2017 5 OF 11

 ~
---
-- C. PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP (Retensi dibawah 10 tahun)

Aktivitas Keterangan Dokumen I Catatan

•
1. Unit Kearsipan rnembentuk Tim 1.1. SK Tim Penyusutan Arsip
Penyusutan Arsip yang dikeluarkan oleh
Ketua/Kepala Pusat atau
2a. Unit Kearsipan melakukan seleksi
1. Unit Kearsipan pemilahan arsip inaktif yang sesuai JRA Lembaga
Pembentukan Tim sudah melewati masa lnaktif dan harus
Penyusutan Arsip dimusnahkan. Tim Pemusnahan arsip 2a.1. Daftar Arsip Usul Musnah
mengusulkan ke Kepala Unit daftar arsip
musnah berdasarkan penilaian
2a. Unit Kearsipan 2b. Unit Kearsipan 2b. Unit Kearsipan melakukan seleksi 2b.1. Daftar Arsip Usul Musnah
Mengeluarkan daftar arsip Mengeluarkan daftar arsip pemilahan arsip yang sesuai JRA sudah
usul musnah usul musnah rnelewati masa aktif dan harus
IJ
J,....~..,.....,..,....,....,..,..~.,....~~~
dimusnahkan. Tim Pemusnahan arsip
3. Unit Kearsipan rnengusulkan ke Kepala Unit daftar arsip
musnah berdasarkan penilaian
~ Kepala Unit Menerima daftar ii
arsip usul musnah dan
3. Kepala Unit rnenerima daftar arsip usul
mengusulkan ke Rektor musnah untuk ditindak lanjuti
4.1. SK Tim Penilai Arsip
4. Rektor menunjuk lembaga
4. Lembaga Kearsipan kearsipan untuk melakukan
Verifikasi hasil penilaian verifikasi. Lembaga Kearsipan
melakukan pemeriksaan untuk
arsip dengan keterangan
musnah dan penilaian untuk
arsip dengan keterangan dinilai
kembali sesuai JRA. Arsip yang
tidak dimusnahkan, disimpan di
Musnah ? Tida Simpan) Unit Kearsipan

Yes
y
5. Lembaga Kearsipan 5.1. Formulir Daftar Arsip Yang
Membuat surat rekomendasi 5. Lembaga Kearsipan membuat Dimusnahkan (Formulir C2)
Pemusnahan ke Rektor rekomendasi atas hasil verifikasi
ke Rektor.

6. Rektor 6.1. SK Rektor tentang

Mengeluarkan Surat Keputusan 6. Rektor mengeluarkan Keputusan Pemusnahan Arsip
Pemusnahan Arsip Pemusnahan Arsip
1.
7. Tim Penilai Arsip 7.1. SK Rektor tentang
7. Setelah menerima SK Persetujuan Pemusnahan
Menerima Surat Persetujuan Pemusnahan
kemudian Menyusun Daftar Arsip Siap Musnah
Persetujuan Pemusnahan, Unit 7.2 Daftar Arsip yang disetujui
dan Serita Acara Kearsipan Menyusun Daftar untuk dimusnahkan
Arsip Siap Musnah dan Serita
Acara Penilaian Arsip
,, 8.1. Serita Acara Pemusnahan
Arsip (Formulir C1)
8. Unit Kearsipan 8.1. Unit Kearsipan melakukan
Lakukan Pemusnahan Pemusnahan arsip disaksikan
oleh unit pencipta terkait,
Pusmintas dan lembaga
kearsipan dengan membuat 8.2. Daftar Arsip Musnah
( Selesai )
Serita Acara Pemusnahan Arsip.
8.2. Serita Acara Pemusnahan ,
Daftar Arsip Musnah beserta SK
Persetujuan Rektor disimpan
sesuai JRA
<1>
(/)
<ti
.r::.
a..
NO. OOKUMEN NO. REVI S! TGL REVIS! HALAMAN

JKOP TU01 Rl.O 4 April 201 7 6 OF11

 --....... ;.;.._,.o_

~ E. PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP (Retensi sekurang-kurangnya 10 tahun)

- ----- ·---...,,.--"=---,.,.---

Aktivitas Keterangan Dokumen I Catatan

...
~ D 1a. Unit Kearsipan melakukan seleksi 1a.1. Daftar Arsip UsuI Musnah
CL pemilahan arsip inaktif yang sesuai JRA
sudah melewati masa lnaktif dan harus
~ 1b.1. Daftar Arsip UsuI Musnah
CO 1a. Unit Kearsipan 1b. Unit Kearsipan dimusnahkan
~ Mengeluarkan daftar arsip Mengeluarkan daftar arsip 1b. Unit Kearsipan melakukan seleksi
~ usul musnah usul musnah pemilahan arsip yang sesuai JRA sudah
c melewati masa aktif dan harus
:::> dimusnahkan

............ -------·------------------·-------·--------------------- ---------------------

2. Lembaga Kearsipan 2. Lembaga Kearsipan menerima
-+ Menerima daftar arsip + daftar arsip usul musnah untuk
c usul musnah ditindak lanjuti
co
CL
'§
co 3.1. SK Tim Penilai Arsip
Q)
~
co
O>
co
,, 3. Lembaga Kearsipan membentuk
..c 3 . Lembaga Kearsipan Tim Penilai Arsip yang terdiri dari:
E
Q) Membentuk Tim Penilai Arsip
- 2 orang wakil lembaga kearsipan
...J - 2 orang wakil Unit Pengolah/unit
kearsipan yang mengajukan
pemusnahan

..._--~---------------·;r··--------------·---------------------
4 . Tim Penilai Arsip ~
4. Tim Penilai melakukan
..__M_e_ia_k_u_
ka_n_P~e~n-il-
ai_a_
n _a_ra_ip~~ ~ pemeriksaan untuk arsip dengan 4.1. Formulir Daftar Arsip Yang
keterangan musnah dan penilaian Dimusnahkan (Formulir C2)
untuk arsip dengan keterangan
dinilai kembali sesuai JRA. Arsip
Musnah? No Simpan )
yang tidak dimusnahkan, disimpan
di Unit Kearsipan
c Yes
co
CL
...
5. Lembaaa Kearsioan
5. Lembaga Kearsipan mengirimkan 5.1. Daftar Arsip Usul Musnah
'§ surat rekomendasi ke Rektor 5.2. Berita Acara Penilaian
Mengirimkan Surat dengan menyertakan Daftar Arsip
co Rekomendasi ke Rektor
Arsip
~ Usul Musnah dan Berita Acara
<13 Penilaian
O> 6. Mengirimkan Surat Permohonan
co
..c 6. Rektor Pemusnahan dengan menyertakan
E Mengirimkan Surat Permohonan Daftar Arsip Usul Musnah dan Berita
Q)
...J Pemusnahan Arsip ke Arsip Acara Penilain Arsip ke Arsip Nasional
......
CL Nasional R.epublik Indonesia Republik Indonesia
'§ (ANRI)
<(

7. Tim Penilai Arsip ANRI 7. Tim Penilai dari ANRI melakukan

c verifikasi
Q)
c. Menilai

E
i=
Setuju? No
Simpan )

Yes
8. Kepala ANRI
Mengirim Surat Persetujuan 8. Kepala ANRI mengirimkan surat
ke Rektor 8.1 . Surat Persetujuan ANRI
persetujuan pemusnahan ke rektor

NO DOKUMEN NO. REVIS! TGLREVISI HALAMAN

JKOPTU01 Rl.O 4 April 2017 7 OF 11

I
 --
--
.u ......
E. PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP (Retensi sekurang-kurangnya 10 tahun)

Aktivitas Keterangan Dokumen I Catatan

c

9. Rektor 9. Setelah dilakukan verifikasi oleh ANRI

c Mengeluarkan SK Pemusnahan dan dikeluarkannya Surat Persetujuan 9.1. SK Rektor
C'O Arsip
a. Kepala ANRI, Rektor mengeluarkan
·u;
.....
C'O
Q)
•
10. Unit Kearsipan
SK Pemusnahan Arsip
10. Unit Kearsipan melakukan
10.1. Serita Acara
Pernusnahan Arsip
~ Pemusnahan arsip disaksikan oleh (Formulir C1)
Lakukan Pemusnahan
~ unit pencipta terkait, lembaga 10.2. Daftar Arsip Musnah
c
:::> i kearsipan, SPI dan membuat Serita
Acara Pemusnahan Arsip
( Selesai)

~~~----------------------------------·--------------------- ---------------------

NO. DOKUMEN r O. REVISI TGL REVISI HA LAMAN

JKOP TU01 Rl.O 4 April 2017 8 OF 11

I
 .........
~
==
-- F. PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP IN-AKTIF

Aktivitas Keterangan Dokumen I Catatan

( Mulai ) 1. User membuat memo/ surat

•
1. User
Membuat Memo/Surat
permohonan peminjaman arsip
ln-aktif yang ditandatangani oleh
Pimpinan Unit Terkait 1.1. Memo I Surat Permohonan
permohonan peminjaman Perninjam an

~~~----------------------------------·---------------------·~---------------------
2. Unit Kearsipan menerima memo/
surat permohonan peminjaman
arsip ln-aktif dari user. Jika
2. Unit Kearsipan ditolak, maka dibuatkan Surat 2.1. Lembar Peminjaman Arsip
Keterangan Penolakan ln-Aktif
Terima Memo I Surat Permohonan
peminjaman
3. Unit Kearsipan menyerahkan
arsip yang diminta
c
co (
•
Disetujui ( Ditolak
3.a. Peminjam arsip
menandatangani lembar
c..
en
.... peminjaman arsip
co
(l)
i
3. Unit Kearsipan
~ Surat
:!: Penyerahan arsip in- Keterangan
c aktif dan Penolakan
::> penandatanganan ....___.......---....
lembar peminjaman 4. Unit Kearsipan menempatkan
kartu kendali ketempat arsip
yang dipinjam
4. Unit Kearsipan

Menempatkan Kartu
Kendali di tempat arsip
yang dipinjam

~~~-------4
,.--------------------------·---------------------· ---------------------
5. User
5. User menerima arsip in-aktif yang
diminta
Menerima arsip yang
dipinjam

.... 6. User mengembalikan arsip yang

(l)
en , dipinjam ke Unit Kearsipan
::> 6. User segera setelah arsip selesai
digunakan. Batas maksimal
Mengembalikan arsip peminjaman arsip 5 hari kerja
yang dipinjam ke Unit
Kearsipan

t>---~------- , .--------------------------·--------------------- ---------------------

7. Unit Kearsipan 7. Unit Kearsipan menerima
pengembalian arsip dan
Menerima menandatangani formulir
c pengembalian arsip
co pengembalian arsip
c..
·u;
....
co
•
8. Unit Kearsipan 8. Unit Kearsipan menempatkan
kembali arsip yang telah
~ Penempatan kembali ,___ _ __,...~r ~ Selesai ) dikembali arsip yang telah
:!: arsip dan mencabut
c kartu kendali dikembalikan ke tempatnya dan
::> mencabut kartu kendali dari
temoatnva
NO DOKUMEN rO REVISI TGL REVISI HALAMAN

JKOP TU01 Rl.O 4 April 2017 9 OF 11

 ~----~

G. PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP STATIS

Aktivitas Keterangan Dokumen I Catatan

( Mulai )

•
1. User
Membuat Memo/Surat
1. User membuat memo/ surat
permohonan peminjaman arsip
statis
1.1. Memo I Surat Permohonan
Peminjaman
permohonan peminjaman

__ -------- ------------------ -- ------ -------- ------- ---- -- ---------------------

..,. ..
2. Unit Kearsipan menerima memo/
surat permohonan peminjaman
'

2. Unit Kearsipan 2.1. Lembar Peminjaman Arsip

arsip statis dari user.
Terima Memo I Surat Permohonan Jika ditolak, maka dibuatkan Statis
peminjaman Surat Keterangan Penolakan

(
•
Disetujui
•
Ditolak
c:: 3. Unit Kearsipan menyerahkan
ro
a.
-~
+
3. Unit Kearsipan
Surat
arsip yang diminta
3.a. Peminjam arsip
ro Penyerahan arsip Keterangan menandatangani lembar
Q)
~
statis dan Penolakan peminjaman arsip
penandatanganan
lembar peminjaman
.___.........---....

4. Unit Kearsipan
4. Unit Kearsipan menempatkan 4.1. Kartu Kendali
Menempatkan Kartu
Kendali di tempat arsip
kartu kendali ketempat arsip
yang dipinjam yang dipinjam

----~-------
•Ir
------------------------------------------------·---------------------
5. User
Menerima arsip yang 5. User menerima arsip statis yang
dipinjam
dim in ta

6. User
6. Arsip statis hanya bisa dibaca
Mengembalikan arsip ditempat.
yang dipinjam ke Unit
Kearsipan

---~------- •II' --------------------------·---------------------

7. ---------------------
Unit Kearsipan menerima
7. Unit Kearsipan pengembalian arsip dan
menandatangani formulir
Menerima pengembalian arsip
pengembalian arsip
8. Unit Kearsipan menempatkan
kembali arsip yang telah dikembali
8. Unit Kearsipan arsip yang telah dikembalikan ke
tempatnya dan mencabut kartu
Penempatan kembali 1------~Mf Selesai }
-~
kendali dari tempatnya
arsip dan mencabut r \.
c::
:::> kartu kendali

NO DOKUMEN rO REVISI TGL REVISI HALAMAN

JKOP TU01 Rl.O 4 April 2017 10 OF 11

 ~
--
--~

H. PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Aktivitas Keterangan Dokumen I Catatan

1. Lembaga Kearsipan 1. Lembaga Kearsipan Menerima 1.1. Oaftar Arsip yang

Arsip yang akan disimpan secara dipindahkan (Formulir 02)
Menerima Arsip Statis
permanen (statis) maupun arsip
dengan masa simpan >10 tahun
dari Unit Kearsipan/Unit
Pengolah
,,
2. Lembaga Kearsipan 2. Lembaga Kearsipan melakukan 2.1. Serita Acara Pemindahan
cross check data, jika sudah Arsip Statis (Formulir 01)
Cross Check dan tanda tangan sesuai dengan daftar dilakukan
Berita Acara
penandatanganan Serita Acara

3 . Lembaga Kearsipan 3. Lembaga Kearsipan 3.1. Buku lnduk Arsip Statis

memberkaskan arsip statis
Melakukan
dengan melakukan penyortiran,
Pemberkasan
Penentuan lndeks, Pemberian
Kode, entry data pada SIKS,
c
ro
a. ,, sampai Pelabelan boks

~ 4. Lembaga Kearsipan melakukan

ro 4. Lembaga Kearsipan
<I> Penyimpanan Arsip Statis
~ Simpan
ro dengan menempatkan Arsip
O> Sesuai Lokasi Kelompoknya
ro
.0
E 5. Lembaga Kearsipan 5. Lembaga Kearsipan
<I>
_J
Mendayagunakan/ mendayagunakan arsip statis
Meminjamkan dengan melakukan peminjaman
arsip kepada User

6. Lembaga Kearsipan 6. Lembaga Kearsipan melakukan

perawatan/preservasi terhadap
Perawatan/Preservasi
arsip statis yang disimpan
dengan rutin melakukan
pembersihan arsip dari kotoran
dan melakukan fumigasi/
penyemprotan anti serangga/
jamur

7. Lembaga Kearsipan 7. Lembaga Kearsipan

Menyelamatkan/ menyelamatkan dan
mengamankan mengamankan arsip statis
,, dengan melakukan Alih media
Arsip dan reprografi arsip
'-----t~Hr
.... Selesai '"'~--__,
~

NO OOKUMEN NO. REVISI TGL REVISI HALAMAN

JKOP TU01 Rl.O 4 April 2017 11 OF 11

 TUOl -RKOl -Rl.O
Formulir model Al 4 Apri l 2017

SERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

NOMOR : ................................ .

Pada hari ini ......................tanggal. ........................ bulan ........................... tahun ............... ... .
Kami yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama
Jabatan
NIP
Unit Kerja

Dalam hal ini bertindak atas nama Unit Pengolah Arsip yang selanjutnya disebut PIHAK
PERTAMA

Nama
Jabatan
NIP
Un it Kerja

Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Pusat Arsip yang selanjutnya disebut PIHAK
KEDUA

Menyatakan telah mengada kan serah terima arsip yang dipindahkan seperti tercantum
dalam daftar terlampir untu k disimpan di Pusat Arsip.

Serita Acara ini dibuat rangkap 3 (tiga) masing-masing untuk:

1. Lembar pertama untu k Un it Pengolah Arsip
2. Lem bar kedua untuk Pusat Arsip
3. Lembar ketiga untuk Arsip Universitas

Tangerang Selatan, ........................... .

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA

(...................................................... ) ( ............... ········· .............................. )

 TU01-RK02-Rl.O
Formulir model A2
4 April 2017

DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN

UNIT KERJA
PELAKSANA
PENANGGUNG JAWAB

NO. SERIES/ JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH PENATAAN KETERANGAN

1 2 3 4 5 6

1·.

Ta nge rang Selatan, ............................. .

PUSAT ARSIP UNIT PENGOLAH ARSIP

( ....................................... ) (....................................... )
 TU01-RK03-Rl.O
Formufir model Bl
4 April 2017

SERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

NOMOR: ................................ .

Pada hari ini ...................... tanggal. .. ...................... bulan ...........................tahun ..................... .

Kami yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan Surat Keputusan Nomor..............
Dan Surat Tugas Nomor ................ telah melakukan pemusnahan sebagaimana
tercantum dalam lampiran dengan cara :
a. Penghancuran total.
b. Pembakaran .
c. Peleburan secara kimiawi .

Tangerang Selatan, ............................. .

SAKSl-SAKSI PAN ITIA PEMUSNAHAN ARSIP

1 1

(....................................... ) ( ............ ..................... ...... )

UNIT PENCIPTA ARSIP KETUA

2 2

( ....................................... ) ( ....................................... )
KABAG UHT SEKRETARIS

3 3

( ....................................... ) ( ....................................... )
ARSIP UT ANGGOTA

( ....................................... )
ANGGOTA

( ....................................... )
ANGGOTA
 TU01-RK04-Rl.O
Formulir model B2 4 April 2017

DAFTAR ARSIP YANG DIMUSNAHKAN

NAMA INSTANSI
ALAM AT

SERIES / JENIS DAN RETENSI

NO . TAHUN JUMLAH KETERANGAN
DESKRIPSI ARSIP KESELURUHAN

1 2 3 4 5 6

SAKSl-SAKSI :

(............... ........................ ) KABAG UHT

(....................................... ) UNIT PENCIPTA ARSIP

(....................................... ) ARSIP UT
 TUOl-RKOS-Rl.O
Formulir model Cl 4 April 2017

BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS KE ARSIP UNIVERSITAS

NOMOR: ............................... ..

Pada hari ini ...................... tanggal ......................... bulan ...........................tahun .................. .

Kami yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama
Jabatan
NIP.
Unit Kerja

Dalam hal ini bertindak atas nama Unit Pencipta Arsip yang selanjutnya disebut PIHAK
PERTAMA

Nama
Jabatan
NIP.
Unit Kerja

Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Arsip Universitas Terbuka yang selanjutnya
disebut PIHAK KEDUA

Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip yang dipindahl<an seperti tercantum
dalam lampiran Daftar Arsip Serah untuk disimpan di Arsip Universitas Terbuka.

Tangerang Selatan, ............................

Yang Menerima Yang Menyerahkan

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA

(....................................... ............... ) (...................................................... )

 TU01-RK06-Rl.O
Formulir model C2
4 April 2017

DAFTAR ARSIP YANG DISERAHKAN

NAMA INSTANSI
ALAMAT

SERIES/ JENIS DAN

NO. TAHUN JUMLAH KETERANGAN
DESKRIPSI ARSIP
1 2 3 4 5

Tangerang Selatan, ..............................

a.n ARSIP UT UNIT PENCIPTA ARSIP

(.............................. ·········) (......... ··············· ............... )

NIP NIP.
 TU01-RK07-Rl.O
Formulir model D 4 April 2017

UNIT KEARSIPAN ......................................

Universitas Terbuka {UT)

DAFTAR PEMINJAMAN ARSIP INAKTIF

No. Peminjaman
Tanggal pinjam : .............. s/d .................
NIP
Nam a
Unit Kerja
Tip. I Ext.

Jumlah
No. Nama Dokumen Keterangan
dokumen

Pernin jam

dikembalikan tanggal : Iparaf petugas:

(................)