DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIPAN DAERAH

KOTA TANGERANG

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Disampaikan oleh :
HILMAN
Pada
BIMBINGAN TEKNIS KEARSIPAN
Di
LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN LEBAK
LEBAK,25 JUNI 2019
 PENGERTIAN
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
3. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
4. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
6. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatannya;
 Pasal 29
1. Pengelolaan arsip terdiri atas:
a. pengelolaan arsip dinamis; dan
b. pengelolaan arsip statis.
2. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap :
a. arsip vital,
b. arsip aktif, dan
c. arsip inaktif.
3. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta
arsip.
4. Pelaksanaan pengelolaan arsip dimaksud dilakukan oleh
arsiparis.
 Pasal 30
Pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh pencipta arsip yang meliputi:

1. lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta

BUMN dan BUMD;

Pasal 31
Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan:
A. PENCIPTAAN ARSIP;
B. PENGGUNAAN ARSIP;
C. PEMELIHARAAN ARSIP; DAN
D. PENYUSUTAN ARSIP.
 A. PENCIPTAAN ARSIP
Pasal 32
1. Penciptaan arsip meliputi kegiatan:
a. pembuatan arsip; dan
b. penerimaan arsip.
2. Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan tata
naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan
akses arsip.
3. Tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan
dan akses arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip
berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.

Pasal 33
1. Pembuatan arsip harus diregistrasi.
2. Arsip yang sudah diregistrasi didistribusikan kepada pihak yang
berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman.
3. Pendistribusian arsip diikuti dengan tindakan pengendalian.
 Pasal 34
1. Penerimaan arsip dianggap sah setelah diterima oleh petugas atau pihak yang
berhak menerima.
2. Penerimaan arsip harus diregistrasi oleh pihak yang menerima.
3. Arsip yang diterima didistribusikan kepada unit pengolah diikuti dengan
tindakan pengendalian.
Pasal 35
4. Kegiatan registrasi dalam pembuatan dan penerimaan arsip harus
didokumentasikan oleh unit pengolah dan unit kearsipan.
5. Unit pengolah dan unit kearsipan wajib memelihara dan menyimpan
dokumentasi pembuatan dan penerimaan arsip.

Pasal 36
6. Pembuatan dan penerimaan arsip harus dijaga autentisitasnya berdasarkan tata
naskah dinas.
2. Unit pengolah bertanggung jawab terhadap autentisitas arsip yang diciptakan.
 B. PENGGUNAAN ARSIP DINAMIS

Pasal 37
1. Penggunaan arsip dinamis diperuntukkan bagi kepentingan pemerintahan dan
masyarakat.
2. Ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta
arsip.
3. Pimpinan unit pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan,
penyajian arsip vital, dan arsip aktif.
4. Pimpinan unit kearsipan bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan,
dan penyajian arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal dan
kepentingan publik.
5. Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses, arsip dinamis dapat
dilakukan alih media.
Pasal 38
Penggunaan arsip dinamis dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan
akses arsip.
Pasal 39
Penggunaan arsip dinamis oleh pengguna yang berhak dilaksanakan berdasarkan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
 C. PEMELIHARAAN ARSIP

Pasal 40
1. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan,
keamanan, dan keselamatan arsip.
2. Pemeliharaan arsip dinamis meliputi pemeliharaan arsip vital, arsip aktif, dan
arsip inaktif baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga maupun arsip
umum.
3. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan:
a. pemberkasan arsip aktif;
b. penyimpanan arsip; dan
A. Prosedur Pemberkasan arsip aktif :

1. Pemeriksaan
- Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa setiap arsip yang akan
diberkaskan autentik, utuh dan lengkap pada setiap proses kegiatan dan sudah
diregistrasi dan didistribusikan. (Pernyataan selesai/file).
- Pemeriksaan juga dilakukan dalam rangka mengidentifikasi dan/
atau memverifikasi arsip vital di unit pengolah.
2. Penentuan Indeks;
- Indeks (judul berkas) ditentukan dengan cara menentukan kata
tangkap (keyword) dari arsip yang akan diberkaskan yang dapat
mewakili isiinformasi dari berkas/isi berkas.
- Indeks dapat berupa nama orang, lembaga/organisasi,
tempat/wilayah, masalah dan kurun waktu . Penulisan indeks diikuti
setelah penulisan kode klasifikasi arsip pada folder.
3. Penentuan Kode;
Penentuan Kode pemberkasan dilakukan sesuai dengan fungsi,
kegiatan, dan transaksi yang dilaksanakan oleh unit kerja sesuai
dengan kode klasifikasi.

4. Penulisan kode pemberkasan sebagaimana contoh gambar.

Contoh penulisan indeks dan kode klasifikasi alfa numeric serta
pelabelan adalah sebagai berikut:
Kodenya :
Primer : KA. Kearsipan
Sekunder : KA.00 Persuratan
Tersier : KA.00.00 Pengurusan Surat Masuk
KA.00.01 Pengurusan Surat Keluar
Indeksnya : Penomoran Surat Keluar Tahun 2016
 900
Keuangan
860 860
No: 860/202/Sekret
No:
Berkas
No: 860/201/Sekret
DP
860/200/Serkret
Berkas DP
a.n. Laeliah
3 Ibu YANAH 3
a.n.
a.n. Ibu TIA
823
800 No:CT823/103/Sekret 823
No: 823/102/Sekret
Berkas Berkas CT
Kepegawaian a.n.
No: Rahdian
823/101/Sekret
a.n. Mutolib
No:823/100/Sekret
a.n. Abdul
a.n. Muhamad
5. Pelabelan
Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal dari
berkas menggunakan kertas label yang dilekatkan pada tab
folder.
 Map/Folder
Guide/Sekat Hijau
Sub-sub Masalah
991
Guide/Sekat Kuning 990 SKPP/SPP
991 Jika surat
Sub Masalah PEMEGANG ada
SKPP/SPP
900 KAS
Guide/Sekat Merah KEUANGAN
Pokok Masalah 800
KEPEGAWAIAN
700
PENGAWASAN
600
500
KETENAGAAN
PEREKONOMIA
400
300 N
KESEJAHTERA 011.1
200KAMTIB Prasarana Fisik
AN Pamong Raja
100POLITIK
PEMERINTAHA 011 011
010 Gedung Kantor
000 Gedung Kantor
Urusan Dalam
UMUM
4. Tunjuk Silang (apabila ada);

Tunjuk silang, digunakan apabila :

- Arsip memiliki informasi lebih dari satu pelaksanaan fungsi.
- Arsip memiliki keterkaitan informasi dengan berkas lainnya yang berbeda media seperti :
peta, CD, Foto, Film, dan media lain; dan
- Terjadi perubahan nama orang atau pegawai atau lembaga.

Contoh Penggunaan Formulir Tunjuk Silang

Kop Surat
Indek : Kode : 003.1 Tanggal : 14 Agustus 2013
Upacara 17 Agustus 2013 Upacara Bendera No : 003.1/Kabag.Umum
Lihat :

Indek : Kode : 019.1 Tanggal : 14 Agustus 2013

Upacara Bendera Hari ulang tahun No : 019.1/Kabag.Pem.
............

tempat, tanggal, bulan, tahun

Jabatan
Tanda tangan pejabat yang mengesahkan
Nama
 KODE KODE URAIAN KURUN JUMLAH KETERANGAN
BERKAS KLASIFIKASI INFORMASI WAKTU
BERKAS
1. 851 Berkas cuti 2011 1 folder Lengkap/asli
tahunan
2. 860 Penilaian dp3 2010 1 folder Lengkap/asli
Daftar Berkas Aktif Disimpan di setiap laci yang ada di Filling
Cabinet
6. Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat:
a. nomor berkas;
b. nomor item arsip;
c. kode klasifikasi;
d. uraian informasi arsip;
e. tanggal;
f. jumlah; dan
g. keterangan.

7. Unit pengolah menyampaikan daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6
(enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.
 Daftar Isi berkas

Kolom minimal disimpan di folder

NO.BERK NO.ITEM KODE URAIAN TANGGA JUMLA KETERAN
AS BERKAS KLASIFIK INFORMASI L H GAN
ASI ARSIP
1. 1 851 Cuti tahunan 2011 1 item Asli
2 851 Cuti tahunan 2011 1 item Asli
3 851 Cuti Tahunan 2011 1 item Asli
4 851 Cuti Tahunan 2011 1 item Asli

2. 1 860 Penilaian DP3 2011 1 item Asli

2 860 Penilaian DP3 2011 1 Item Asli
3 860 Penilaian DP3 2011 1 item Asli
6. Penyimpanan Arsip aktif ke filing Cabinet DI CENTRAL FILE sebagai berikut:
 PEMINJAMAN ARSIP DI CENTRAL FILE

1. Buku Peminjaman Arsip Terdiri dari beberapa kolom yang disesuaikan

dengan kebutuhan informasinya.

2. Out indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai keluarnya

arsip dari laci atau filing cabinet. Dimana arsip yang sedang dipinjam
semua berkas (satu folder) maka yang digunakan adalah lembar out
guide

3. Out sheet apabila arsip yang dipinjam hanya beberapa lembar maka
akan mempergunakan lembar out sheet.
 KELUAR

NO JENIS ARSIP JUMLAH PEMINJAM TANGGAL TANGGAL

PINJAM KEMBALI

Gambar
Lembar Out Guide
 KELUAR

NO JENIS ARSIP JUMLAH PEMINJAM TANGGAL TANGGAL

PINJAM KEMBALI

Gambar
Lembar Out Sheet