kenalan dulu..

BIODATA
NAMA EPI FAHROZI

TTL PANDEGLANG, 7 OKTOBER 1974

GRADUASI D3 KEARSIPAN UI - S1 ILMU KOMUNIKASI

RIWAYAT PEKERJAAN

1997 PT. SIGMA CIPTA, JAKARTA SELATAN PROJECT FOR:

BPN PUSAT JAKARTA SELATAN & DEPO ARSIP PT. JASA MARGA BEKASI

1999 MARUBENI (JPN CORPS. Ltd) HOLDINGS, JAKARTA PUSAT

2002 SUB BAG ARSIP DAN EXPEDISI BIRO UMUM SETDA PROVINSI BANTEN

2003 SUB BAG PROTOKOL PIMPINAN & TAMU DAERAH BIRO UMUM PROVINSI BANTEN

2007 SUB BID PROMOSI INVESTASI BKPMD PROVINSI BANTEN

2012 SUB BID PENGEMBANGAN INVESTASI BKPMD PROVINSI BANTEN

2013 SUB BID PENGELOLAAN ARSIP BPAD PROVINSI BANTEN

2014 ARSIPARIS PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI BANTEN

 PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS

Disampaikan oleh:

EPI FAHROZI

Pada Acara

SOSIALISASI KEARSIPAN
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN SERANG
Serang, 19-20 Juni 2019
Peserta memahami pengertian arsip serta konsep dasar
pengelolaan arsip sesuai ketentuan yang benar

Peserta memahami manfaat dan kegunaan arsip dalam

pelaksanaan tugas fungsi organisasi

Peserta diharapkan dapat mengimplementasikan

penyelenggaraan kearsipan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
 INTERAKSI

DATA/ARSIP KOMUNIKASI

INFORMASI SARANA
 TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
UU NO. 43 TAHUN 2009

 Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan

terpercaya sebagai alat bukti sah
 Menjamin pengelolaan arsip yang andal
 Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak–
hak keperdataan rakyat
 Menjamin keselamatan dan keamanan arsip
 Menjamin keselamatan aset daerah
 Meningkatkan kualitas pelayanan publik
6
 Rekaman kegiatan atau
peristiwa
 dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan
perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi
 yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik,
kemasyarakatan, dan
perseorangan
 dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara
( UU No.43/2009 : KEARSIPAN )
ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK

 SURAT  EMAIL
 BERITA ACARA  ATTACHMENT EMAIL
 NOTA DINAS  ARTIKEL WEBSITE
 SURAT PENGANTAR  BERITA DI WEBSITE
 SURAT KEPUTUSAN  FILE FOTO / GAMBAR
 SURAT PERINTAH TUGAS  FILE VIDEO
 SURAT KETERANGAN  FILE REKAMAN SUARA
 SURAT IJIN  FILE PRESENTASI
 NOTULEN RAPAT  ARSIP DATABASE
 PROPOSAL  SOFTWARE
 SPPD + LHP  BOARDING PASS QR CODE
 SP2D  WORD PROCESSOR DOC.
 SPJ  SPREADSHEET
 DOKUMEN KONTRAK  DOKUMEN HASIL DIGITALISASI
 FOTO TERCETAK  NEGATIVE FILM
 PETA  MICROFILM
 DOKUMEN LAINNYA  CD/VCD/DVD
 UU NO. 23 TAHUN 2014
PEMERINTAH DAERAH
 Kearsipan adalah urusan wajib yang harus diselenggarakan oleh
setiap pemerintah daerah
 Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota wajib membentuk
Lembaga Kearsipan Daerah di wilayah kewenangannya
 Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota wajib
mengalokasikan anggaran penyelenggaraan kearsipan
 Lembaga Kearsipan Daerah melaksanakan pengelolaan arsip statis
dan pembinaan kearsipan di wilayah kewenangannya
 Setiap Pencipta Arsip (OPD) wajib melaksanakan pengelolaan arsip
dinamis di lingkungan unit kerjanya
 LKD dan OPD harus melaksanakan pelayanan kearsipan untuk
9
meningkatkan pelayanan publik
Data Kependudukan berupa :
Kelahiran

Perkawinan

Perceraian

Pengakuan, pengangkatan, pengesahan anak

Kewarganegaraan

Perpindahan

Peristiwa penting lainnya

kematian
 Wahai orang-orang yang beriman, apabila kalian melakukan transaksi (perikatan, utang-
piutang) dengan waktu yang ditentukan, hendaklah kalian mencatatkannya.
(Perintah Penciptaan Arsip)
 Catatkanlah dengan benar oleh seorang pencatat di antara kalian. Dan janganlah menolak
seorang pencatat untuk melakukan pencatatan sebagaimana Allah telah memerintahkan.
(Perintah Pengangkatan Pengelola Arsip)
 Dan sebutkanlah kepadanya perihal yang benar dengan bertakwa kepada Allah, dan
janganlah dia mengurangi sedikitpun (pencatatan) daripadanya.
(Perintah Pemberkasan yang otentik)
 Dan janganlah kalian bosan untuk melakukan pencatatan baik itu kecil maupun besar
sesuai batas waktunya.
(Perintah Penentuan Masa Simpan Arsip/Jadwal Retensi Arsip)
 Demikian itu lebih adil (disukai) di sisi Allah, dan lebih dpt menguatkan kesaksian, dan
lebih mendekatkan kalian dari ketidakraguan.
(Arsip sbg bukti hukum dan bahan pertanggung-jawaban)
 Dan ambilah saksi ketika kalian bertransaksi, dan janganlah pencatat dipersulit dan begitu
juga saksi. Jika kalian lakukan (yang demikian), maka sungguh hal itu suatu kefasikan
bagimu. Dan takutlah kepada Allah, sebagaimana Allah memerintahkan dan Allah maha
Mengetahui atas segala sesuatu.
(Sanksi Hukum mengabaikan atau tdk melakukan pengelolaan arsip)
 START

SIKLUS KEHIDUPAN ARSIP VITAL PERSONAL

END 12
 NILAI GUNA ARSIP

A L F R E ID
Administration
Legal
Financial NILAIGUNA
Research PRIMER

Evidential
Informational NILAIGUNA
Documentation SEKUNDER

Makin banyak nilaiguna, maka makin penting arsip tsb

 Surat/arsip biasa
ciri-ciri :
- Surat yg tidak perlu dijawab
- Surat yg hanya bersifat informasional
- Surat yg ketika hilang tidak
mengganggu aktifitas organisasi
 Surat/arsip penting
Ciri-ciri:
- Surat yang harus dijawab
- Surat yg berisi kebijakan pimpinan
- Surat yg ketika hilang, dapat menghambat
aktifitas
Ciri-ciri :
- surat yg informasinya hanya dapat diketahui
oleh pribadi atau pimpinan organisasi
- surat yang ketika hilang, tidak dapat digantikan
- Surat yg menyertai barang/benda
- Surat yg berisi kebijakan strategis organisasi
DOKUMEN SANGAT PENTING ATAU ARSIP
VITAL
 Ciri-ciri :
- surat berisi program kerja tahunan OPD
- berkas pejabat/mantan pejabat (Eselon II ke atas)

- berkas bencana alam

- berkas bantuan

- opini masyarakat

- perintis kemerdekaan

- berkas pahlawan nasional

 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN ARSIP

 Arsip biasa - disimpan SESAAT (maksimal 1 tahun)

 Arsip penting - disimpan BEBERAPA LAMA

 Arsip sangat penting - disimpan SELAMANYA

 Arsip bernilai sejarah - disimpan PERMANEN

 Asli (otentik)
 Dapat dipercaya
 Utuh dan lengkap
 Dapat digunakan

21
 Sumber Informasi
 Alat Bukti yang sah
 Memori Organisasi
 Memori Kolektif

22
• SUMBER INFORMASI
 Mendukung Layanan Informasi Publik (PPID)
 Layanan akomodasi informasi bagi stakeholders
• PENINGKATAN LAYANAN ORGANISASI & PIMPINAN
 Kemudahan, kecepatan dan akurasi informasi guna pembuat keputusan
 Layanan informasi guna mendukung tugas dan fungsi organisasi
 Sebagai bahan evaluasi dan perencanaan kegiatan organisasi
• BUKTI HUKUM DAN PERTANGGUNGJAWABAN ORGANISASI
 Sebagai alat bukti yang sah dan pertanggungjawaban penyelenggaraan
pemerintahan.

23
 KONDISI YANG DIINGINKAN DALAM PENGELOLAAN
ARSIP

ARSIP DISIMPAN
DENGAN BAIK PADA
TEMPAT YANG AMAN
ARSIP TERKELOLA
DENGAN BAIK DAN
ARSIP TERJAGA
DIBERKASKAN KEAMANANNYA
TERTIB ARSIP DENGAN PENEMUAN KEMBALI
KLASIFIKASI ARSIP DAPAT
DILAKUKAN SECARA
CEPAT, TEPAT DAN
SARANA PENYIMPANAN LENGKAP
ARSIP YANG SESUAI
STANDAR KEAMANAN
25
 Masalah umum arsip dan pengelolaan arsip...

1. Penumpukan arsip; arsip, duplikasi/copy arsip

dan non arsip masih bercampur jadi satu
2. Arsip tidak ditata dengan benar atau tidak
dikelompokan sesuai jenis dan subjek arsip
3. Arsip tidak disimpan di tempat yang aman secara
fisik maupun alamiah
4. Tidak menggunakan sarana penyimpanan arsip
yang baik dan aman
5. Sulitnya mencari arsip ketika dibutuhkan
6. Barus menyadari pentingnya arsip ketika arsip
rusak atau hilang
7. Tidak berjalannya program penyusutan arsip
27
 TATA CARA
PENGELOLAAN ARSIP

28
 Penataan berkas atau secara teknis disebut
FILING merupakan kegiatan :

Penyimpanan arsip aktif yang dilakukan secara

logis dan sistematis dan merupakan lanjutan
dari penanganan arsip ketika langkah
pengurusan surat telah selesai dilaksanakan.
TUJUAN :
 Menyatukan informasi arsip,

 Memudahkan temu balik arsip

- cepat
- tepat
- lengkap
- aman
 Memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip
SARANA DAN PRASARANA
PENATAAN BERKAS
Sarana Pemberkasan Arsip
 GUIDE ATAU SEKAT
FOLDER

TERSIER

SEKUNDER

PRIMER

AM 09-2015
FOLDER

AM 09-2015
Filing Cabinet

Lemari Arsip

AM 09-2015
BOKS ARSIP

STANDAR UKURAN
PEMERIKSAAN
memeriksa surat/berkas apakah sudah siap
untuk disimpan, dengan cara :
Lihat jenis arsip dan tanggal arsip

Pisahkan arsip sesuai jenis arsip :

arsip umum, keuangan, kepegawaian, aset,

kegiatan dst.
Pisahkan berdasarkan kurun waktunya
 Setiap surat yang akan diberkaskan diberi kode
klasifikasi terlebih dahulu sesuai dengan Kode
Klasifikasi Surat.
 Setiap surat/arsip yang akan diberkaskan
dibaca terdahulu isi informasinya, kemudian
dibuatlah INDEKS.

 INDEKS - Kata tangkap/ringkas

- Judul berkas
1. UNTUK MENGELOMPOKKAN DAN
MEMBERKASKAN ARSIP YANG MEMPUNYAI
KODE DAN KEGIATAN YANG SAMA;

2. SEBAGAI SARANA UNTUK MEMUDAHKAN

PENEMUAN KEMBALI ARSIP YANG
DIBUTUHKAN
• Singkat;
• Jelas dan mudah diingat
• Kata benda atau kata yang memberikan
pengertian kebendaan;
• Diambil dari isi arsip atau isi suratnya.
 Masalah/subjek
 Nama Orang
 Nama Organisasi/instansi
 Nama Tempat/wilayah
PENGGOLONGAN DAN
PENGELOMPOKKAN ARSIP ATAS DASAR
PERSAMAAN MASALAH YANG
TERKANDUNG DALAM ARSIP
 MENGELOMPOKKAN ARSIP YANG
MASALAHNYA SAMA DALAM SATU BERKAS;

 MENGATUR PENYIMPANAN ARSIP SECARA

LOGIS DAN SISTEMATIS;

 UNTUK MEMUDAHKAN DALAM KEGIATAN

PENEMUAN KEMBALI
1. SISTEM PEMBERKASAN ALFABETIS (Alfabetic)

B
Budi

Ahmad
A
Ahmad

Folder Alphabetis
 Simulasi pemberkasan
arsip berdasarkan metode
alpabetis
2. SISTEM PEMBERKASAN NOMOR (Numeric)

200

000
100

Folder Numerik
Umum digunakan :
- SIM di Kantor Samsat
- Polis Asuransi di Kantor Asuransi
- Nomor Nasabah di Bank
- NIP di kantor Pemerintah
- Nomor Pelanggan PLN di Kantor PLN
- Nomor berkas perkara di Kantor Pengadilan
- NIM di Perguruan Tinggi
 KP. 02
3. SISTEM PEMBERKASAN ALFA-NUMERIC SEMARANG

KP. 02
JAKARTA

KP. 02
BANDUNG

KP. 02
PENGANGKATAN

KP.
KEPEGAWAIAN

(SISTEM PEMBERKASAN ALFA-NUMERIK)

 DAN SETERUSNYA

474.4 – KARTU
PENDUDUK

474.3 - KEMATIAN

474.2 - PERKAWINAN

474.1 - KELAHIRAN

474
470 PENDAFTARAN
PENDUDUK
KEPENDUDUKAN
400
KESEJAHTERAAN
RAKYAT
4. SISTEM PEMBERKASAN Wiyung
GEOGRAFIC Sawahan

Surabaya Pakal
Utara Benowo

Surabaya Barat Rungkut

Gubeng

Surabaya Timur Tegalsari

Genteng

Surabaya Pusat
Surat/arsip
Digabungkan dengan surat lain yang terkait
masuk (jika ada)

masuk

masuk

OT.00.01
STRUKTUR

folder
 DAFTAR ARSIP AKTIF TAHUN ANGGARAN 2015
UNIT PENGOLAH: Bidang Pelayanan Lingkungan Dinas Kesehatan Provinsi Banten
ISI BERKAS
NO. KODE URAIAN KURUN JUMLAH
BERK KLASI INFORMASI WAKTU NO. URAIAN TANGGAL JUMLAH TINGKAT LOKASI
AS FIKASI BERKAS ITEM INFORMASI ARSIP PERKEMB
ARSIP ANGAN
1. 441 Pengelolaan 2015 1 berkas 1. DPA kegiaatan (TOR, 02/01/2015 10 lembar Copy, Filing
Limbah ROK, RAB) Asli berada Cabinet
Medis di Bagian 1, laci 1
Program

2. Undangan Pertemuan 01/05/2015 2 lembar Asli Filing

Pengolahan Limbah Cabinet
Medis 1, laci 1

3. Surat Permohonan 01/05/2015 1 lembar Copy, Filing

Narasumber Asli berada Cabinet
di Subag 1, laci 1
Umum

4. Daftar Hadir Kegiatan 02/5/2015 3 lembar Asli Filing

Pertemuan Cabinet
Pengelolaan Limbah 1, laci 1
Medis

AM 09-2015
 Daftar Arsip Umum
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Unit Pengolah : Kasubag Umum dan Kepegawaian
Keteranga
n
Kode Uraian Tingkat
No. No. Klasifikasi
No Klasif Informasi Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Perkem- Lokasi
Berkas Item Keamanan
i-kasi Berkas bangan
& Akses
Arsip
1 021 1 Permohonan 1 Nota Dinas kepala 31-03-2017 1 lembar asli FC 1, laci Biasa/
      Alat tulis   bidang..... no..... perihal       1, folder 1 Terbuka
      kantor   permohonan Alat Tulis          
        2 Kantor bidang 01-04-2017 1 lembar asli FC 1, laci Biasa/
          Nota Dinas Koordinator       1, folder 1 Terbuka
        3 jabfung....          
          perihal....permohonan          
        ATK          
        dst…          
     
 
 Daftar Arsip Kepegawaian
Nama Instansi

Unit Pengolah : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Keteranga
n
Kode Uraian Tingkat Klasifikas
No. No. Uraian Informasi
No. Klasifi Informasi Tanggal Jumlah Perkem- Lokasi i
Berkas Item Arsip
-kasi Berkas bangan Keamana
n & Akses
Arsip
1 851 1 Berkas Cuti 1 Cuti Tahunan a.n. 1-1-2017 1 lembar asli FC 1, laci 1, terbatas
Tahunan 2 Ahmad 1-2-2017 1 lembar asli folder 1 terbatas
Tahun 2017 3 Cuti Tahunan a.n. 1-3-2017 1 lembar asli FC 1, laci 1, terbatas
4 Bobi 1-4-2017 1 lembar asli folder 1 terbatas
5 Cuti Tahunan a.n. 1-5-2017 1 lembar asli FC 1, laci 1, terbatas
6 Cici   folder 1
Cuti Tahunan a.n. FC 1, laci 1,
Dedi folder 1
Cuti Tahunan a.n. FC 1, laci 1,
Erna folder 1
Cuti Tahunan a.n.
Fani
dst….
 Daftar Arsip Aset
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
 
Unit Pengolah : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Metode
No Kurun Jumla Lokasi
Jenis Arsip (Berkas) Unit Kerja Media Jangka Simpan Pelindunga Ket.
. Waktu h Simpan
n

1 Pengadaan Mobil Bagian 2015 Kertas 3 Selama mobil Gedung B vaulting Baik
Dinas A 123 Umum folder masih digunakan
Lt.2  
   
dst…  
 Sekian

Terima kasih

Mohon maaf

Jangan lupa

Epifahrozi: 085929902770 # epifahrozi74@gmail.com