DASAR-DASAR KEARSIPAN

Nooryani
Perkenalan
 Nama : Dra S. Nooryani, MM
 Tempat / Tanggal Lahir : Klaten, 14 Januari 1967
 Pendidikan Terakhir : Magister Managemen UIKA
 Nomor HP : 081399644530
 Jabatan Struktural :
 Tahun 2014 – 2018 sekarang Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip
Unit Arsip IPB
 Tahun 2018 – sekarang : Kepala Tata Usaha Departemen Teknologi
Hasil Perairan FPIK IPB

 Jabatan Fungsional :
 Tahun 2015 – sekarang : Arsiparis Ahli Muda
PENGALAMAN SEBAGAI KOORDINATOR
PENATAAN ARSIP :
Tahun 2014 :
 Arsip Sekretariat Wakil Rektor Bidang Sarana dan Bisnis IPB
Tahun 2015 :
 Arsip Sekretariat Rektor IPB
 Arsip Sekretariat Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
IPB
 Arsip Sekretariat Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Kajian
Strategis IPB
 Arsip Prof. Dr Ir Syafrida Manuwoto
 Arsip Prof. Dr. Ir Oetit Koswara
 Arsip Biro Keuangan IPB
Pembuatan Records Center :
Fakultas Pertanian IPB
Fakultas Kedokteran Hewan IPB

Tahun 2016 :
Arsip Sekretariat Wakil Rektor Bidang Riset dan
Kerjasama IPB
Arsip Prof Dr Edy Guharja
Arsip Statis (Hasil Penelitian Khusus/Litsus)
Tahun 2017 – 2018 :
Pengolahan arsip di Departemen Manajemen FEM
IPB
Pengolahan arsip di Departemen Ilmu Ekonomi FEM
IPB
Pengolahan arsip di Sekretariat Wakil Rektor I IPB
PENGALAMAN SEBAGAI NARASUMBER :
Bimtek Pengelolaan Arsip Inaktif di IPB Bogor Tahun
2016 dan 2017
Bimtek Tata Naskah Dinas di STIE Kesatuan Bogor
Tahun 2017
Bimtek Tata Naskah Dinas di UNSYIAH bertempat di
Bogor Tahun 2017
Bimtek Pengelolaan Arsip Inaktif di IPB International
Certified Training Tahun 2018
Bimtek Pengelolaan Arsip Inaktif di Biro Umum
Pemerintah Provinsi Banten Tahun 2019
 KEARSIPAN
Adalah hal – hal yang
berkenaan dengan
arsip
ARSIP :
 Rekaman kegiatan atau peristiwa
 dalam berbagai bentuk dan media
 sesuai dengan perkembangan
 teknologi informasi dan komunikasi
 yang dibuat dan diterima
 oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
 lembaga pendidikan, perusahaan,
 organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan
bernegara.
PERBEDAAN ANTARA ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN MUSEUM
BERDASARKAN PENGGUNA MATERI :

Arsip Perpustakaan Museum

Arsip dinamis digunakan Bahan pustaka dapat Museum dapat
hanya untuk dimanfaatkan oleh dimanfaatkan oleh
kepentingan organisasi setiap orang. setiap orang
penciptanya dalam
rangka pelaksanaan
tugas/bisnis.
Arsip statis diperlukan
oleh orang diluar
organisasi untuk bahan
penelitian atau
penelusuran sejarah.

Izin khusus untuk Izin khusus untuk Tidak memerlukan izin

mengakses mengakses khusus
 ARSIPARIS
Seseorang yang memiliki kompetensi
di bidang kearsipan yang diperoleh
melalui pendidikan formal dan
/atau pendidikan dan
pelatihan kearsipan
serta mempunyai fungsi, tugas,
dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan kearsipan.
Jenjang jabatan arsiparis
ARSIPARIS TINGKAT KETERAMPILAN :
1. Arsiparis Terampil
2. Arsiparis Mahir
3. Arsiparis Penyelia

ARSIPARIS TINGKAT KEAHLIAN :

4. Arsiparis Ahli Pertama
5. Arsiparis Ahli Muda
6. Arsiparis Ahli Madya
7. Arsiparis Ahli Utama
 TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
(UU Nomor 43 Tahun 2009 pasal 3):
Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta
ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;

Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat

bukti yang sah;

Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan

arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan

rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya;
Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional
sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;

Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti

pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara;

Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang

ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta
keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;

Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan

dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
4 PEDOMAN DASAR PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS :
1. TATA NASKAH DINAS
2. KLASIFIKASI ARSIP
3. JADWAL RETENSI ARSIP
4. SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN
AKSES ARSIP
1. TATA NASKAH DINAS
NASKAH DINAS : komunikasi tulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang dibuat dan / atau dikeluarkan
oleh pejabat yang berwenang di lingkungan institusi.

TATA NASKAH DINAS : penyelenggaraan komunikasi

tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengesahan, distribusi, dan penyimpanan
naskah dinas, serta media yang digunakan dalam
kedinasan.

Intinya adalah : peraturan tentang pembuatan surat

(naskah dinas) secara detail dalam satu institusi.
JENIS – JENIS NASKAH DINAS
 Peraturan  Surat Keterangan
 Keputusan  Surat Pernyataan
 Instruksi  Pengumuman
 SOP  Berita Acara
 Surat Edaran  Laporan
 Surat Dinas  Notula Rapat
 Nota Dinas  Telaah Staf
 Memo
 Surat Undangan
 Surat Tugas
 Surat Pengantar
 Nota Kesepahaman (MoU)
 Surat Perjanjian
 Surat Kuasa
2. KLASIFIKASI ARSIP
Klasifikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara
berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas
instansi menjadi beberapa kategori unit informasi
kearsipan.
(Perka ANRI Nomor 31 Tahun 2012 Tentang Klasifikasi
Arsip di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia)

Klasifikasi arsip ini merupakan acuan bagi unit kerja

dalam rangka pengelolaan arsip dinamis.
KLASIFIKASI ARSIP :

SUBSTANTIF : TUGAS POKOK ORGANISASI

FASILITATIF : TUGAS PENUNJANG ORGANISASI

 SUBSTANTIF
Kegiatan substantif adalah kegiatan pokok atau tugas pokok unit
kerja tersebut.

Di lingkungan Pemerintah Daerah / Pemerintah Provinsi yang

termasuk kegiatan substantif adalah :
100 : Pemerintahan
200 : Politik
300 : Keamanan dan Ketertiban
400 : Kesejateraan
500 : Perekonomian
600 : Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
 FASILITATIF
Sedangkan kegiatan fasilitatif adalah kegiatan pendukung/
penunjang

Yang termasuk kegiatan pendukung adalah

000 : Umum (kerumahtanggaan, protokol, perjalanan
dinas, lambing Negara atau daerah, tanda-tanda
kehormatan)
700 : Pengawasan
800 : Kepegawaian
900 : Keuangan
Dalam setiap kode masalah dirinci lagi lebih detail sehingga
memberkas pada satu masalah,

Contoh :
100 : Pemerintahan (Primer)
140 : Desa / Kelurahan (Sekunder)
147 : Pembangunan Desa (Tertier)
Jadi arsip mengenai Pembanguna Desa disimpan dengan kode :
147 ( bisa saja ini dipecah lagi menjadi lebih detail).

Pada prinsipnya, untuk memahami pola klasifikasi ini harus

terlebih dahulu memahami perincian pertama, kedua dan ketiga,
dan seterusnya secara berjenjang.
3. JADWAL RETENSI ARSIP
Daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip , dan keterangan
yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnahkan , dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagi pedoman
penyusutan dan penyelematan arsip.
 CONTOH
JADWAL RETENSI ARSIP
4. SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN
AKSES ARSIP
ISTILAH DALAM KEARSIPAN
PENCIPTA ARSIP : pihak yang mempunyai
kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi,
tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip
dinamis

Dengan kata lain : unit kerja yang membuat surat

keluar, menerima surat masuk, dan mengelola arsip
dinamis.
Contoh : Bagian, Sub Bagian
UNIT PENGOLAH (CENTRAL FILE): satuan kerja
pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan
dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya
(bertugas mengelola arsip aktif), yaitu Bagian, Sub
Bagian

UNIT KEARSIPAN (RECORD CENTER) : satuan kerja

pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan
(bertugas mengelola arsip inaktif), yaitu Biro
LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH (LKD) :
Adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip inaktif yang
memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun,
pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
PENYUSUTAN ARSIP :
Kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara :
1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan,
2. Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai
guna
3. Penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.
AKUISISI ARSIP STATIS

Proses penambahan khasanah arsip

statis pada lembaga kearsipan yang
dilaksanakan melalui kegiatan
penyerahan arsip statis dan hak
pengelolaannya dari pencipta arsip
kepada lembaga kearsipan.
ARSIP ITU APA SIH ???
ARSIP :
 Rekaman kegiatan atau peristiwa
 dalam berbagai bentuk dan media
 sesuai dengan perkembangan
 teknologi informasi dan komunikasi
 yang dibuat dan diterima
 oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
 lembaga pendidikan, perusahaan,
 organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan
bernegara.
JENIS DAN BENTUK MEDIA ARSIP
Arsip Tekstual (konvensional) : adalah informasi dala bentuk teks,
yang biasanya direkam pada media kertas, yang bisa dibaca tanpa
bantuan alat/mesin.
Contoh : Surat Pernyataan, sertifikat, ijazah, kuitansi dll.

Arsip Kartografi dan Kearsitekturan : adalah arsip yang isi

informasinya dalam bentuk peta, chart, denah bangunan, enginering,
drawing dan sejenisnya.

Arsip Pandang Dengar (audio visual) : adalah informasi atau arsip yang
bisa dipandang dan didengar, yang dikelompokkan menjadi :
1) Gambar Statik (Still images) : foto, slide, poster dll
2) Citra Bergerak (moving images) : film dan video
3) Rekaman suara (sound recording) : kaset suara, piringan hitam dll
Arsip Komputer (arsip elektronik, arsip digital) :
adalah informasi yang diciptakan dengan
menggunakan komputer yang direkam dalam media
magnetic mapun media optical, seperti hard disk,
floopy disk, cd-romm dll.

Arsip Bentuk Mikro : adalah informasi yang

diciptakan telah dialihmediakan sesuai kebutuhan
penyimpanan dan penemuan kembali secara tepat
dalam bentuk microform sebagai micro records.
Contohnya : microfilm, microfische dll
 Arsip Tekstual
Tulisan Tangan Naskah Proklamasi
ARSIP PETA
ARSIP AUDIO VISUAL
ARSIP ELEKTRONIK
ARSIP MIKROGRAFIK
KARAKTERISTIK ARSIP

1. Autentik : arsip yang komponen dan atributnya dijamin

kesesuaiannya dengan isi, konteks dan struktur sebagaimana pada
saat arsip tersebut diciptakan.

2. Andal : arsip yang isinya dapat dipercayai sebagai representasi yang
lengkap dan akurat dari suatu data, tindakan, transaksi, kegiatan atau
fungsi. Keandalan arsip tergantung pada kelengkapan dari bentuk
(format fisik), dan susunan (format intelektual) arsip. Itu artinya arsip
diciptakan sesuai dengan tata naskah dinas.

3. Utuh : Arsip yang bentuk dan susunannya tidak mengalami

perubahan.

4. Dapat digunakan : Arsip yang setiap saat dapat ditemukan kembali
sesuai lokasi penyimpanannya, dapat digunakan dan dapat dibaca.
FUNGSI ARSIP
Arsip Dinamis dan Arsip Statis.

Apa yang disebut dengan arsip dinamis ?

Arsip dinamis arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan

pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Arsip Dinamis terdiri dari :

1. Arsip aktif
2. Arsip Inaktif
3. Arsip Vital
ARSIP AKTIF
Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi dan atau / terus menerus.
Contoh : surat-surat yang masih aktif yang ada di kantor,

yaitu surat-surat tahun 2017 - 2019

ARSIP INAKTIF
Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.
Contoh : surat-surat yang sudah tidak aktif lagi, sudah
jarang dipergunakan, yaitu surat-surat tahun 2014 - 2016
Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya
merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Contoh : MoU, Sertifikat Tanah, Personal File, Data
Pembangunan yang sedang dilaksanakan
Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta
arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau
lembaga kearsipan.
Contoh : Surat Keputusan Bupati dan Gubernur /
Peraturan Bupati dan Gubernur, yang sudah berumur 5
tahun keatas (yang sudah habis masa retensinya)
 SIKLUS HIDUP ARSIP

PENCIPTAAN PENGGUNAAN PEMELIHARAAN PENYUSUTA

N
 ARSIP ITU MENGALIR

Arsip diciptakan (arsip aktif) oleh Pencipta Arsip , yaitu Unit

kerja, Sub Bagian, Bagian, Biro dll disimpan di UNIT
PENGOLAH (CENTRAL FILE).
Setelah arsip tersebut menjadi arsip inaktif (kira-kira berumur 3
tahun), maka arsip tersebut dipindah

ke PUSAT ARSIP (RECORD CENTER) , yaitu di Bagian.

Apabila arsipnya telah habis masa retensinya dan berketerangan
musnah (JRA), maka arsip dimusnahkan.
Tetapi apabila arsipnya adalah arsip statis, atau arsip yang
memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun (arsip Keuangan),
diserahkan

ke LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH disimpan di DEPO.

ARSIP YANG DISIMPAN TANPA KLASIFIKASI
ARSIP YANG TIDAK DIKELOLA DENGAN BAIK
PEMILAHAN SURAT BERDASAR POLA
KLASIFIKASI
PENYIMPANAN ARSIP AKTIF DENGAN POLA
KLASIFIKASI
HAL PENTING YANG HARUS DIPERHATIKAN
Disetiap unit kerja diharapkan sudah tidak
menggunakan istilah SURAT MASUK dan SURAT
KELUAR untuk menyimpan arsipnya , karena akan
menyulitkan pada saat kita akan melakukan :
pencarian kembali arsip
penyusutan arsip
TERIMAKASIH