PENGORGANISASI

KEARSIPAN
Oleh
DIYAH WAHYUNINGSIH, SH, MH
Arsiparis Madya

Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan

Provinsi Jawa Tengah
2022
 1 •UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan

•PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Dasar 2 Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan

•PERDA Nomor 1 Tahun 2015 tentang

3 Penyelenggaraan
Kearsipan di Provinsi Jawa Tengah
ARSIP
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakat
an dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara.
(UU No. 43/Th. 2009 ttg Kearsipan)
ARSIP
Memiliki 3 cakupan pengertian : 1. Rekaman kegiatan yang dibuat dan diterima
suatu organisasi

2. Gedung atau ruangan untuk menyimpan

arsip inaktif dan arsip statis

Lembaga yang bertanggungjawab mengumpulkan,

melestarikan dan mengkomunikasikan arsip atau
3. keseluruhan kebijakan dan kegiatan pengelolaan arsip
yang didukung oleh sumber daya manusia prasarana
dan sarana serta sumber daya lainnya
 PENCIPTA Lembaga Negara meliputi MPR,
DPR, MA, BPK ,Kejaksaan Agung,
ARSIP Kementerian, Lembaga Non Keme
nterian (Bappenas, BKN, LAN,
ANRI dll)
Pihak yang mempunyai Pemeritah Daerah adalah
kemandirian dan otoritas perangkat daerah, Lembaga
dalam pelaksanaan fungsi, tingkat daerah,
tugas dan tanggungjawab di Perguruan Tinggi
bidang pengelolaan arsip BUMN
BUMD
dinamis
 JENIS ARSIP BERDASARKAN
FUNGSINYA

DEWA YANUS

ARSIP Tanggung Jawab:

Pencipta Arsip:
• Kementerian/Lembaga
Tanggung Jawab: • Pemda
Lembaga Kearsipan ARSIP STATIS ARSIP DINAMIS • Perguruan Tinggi
: (ARCHIVES): (RECORDS) • Perusahaan
• ANRI Informasi Kesejarahan/ Informasi Manajemen/ • Orpol, Ormas
• Provinsi Memori Kolektif Memori Organisasi • Perseorangan
• Kabupaten/Kota
• Perguruan Tinggi
ARSIP AKTIF
ARSIP INAKTIF
ARSIP VITAL

Jadwal Retensi Arsip (JRA)

ARSIP STATIS: arsip yang sudah tidak digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip tetapi memiliki
nilai guna kesejarahan (historical value) dan disimpan
selamanya di lembaga kearsipan.
ARSIP DINAMIS: arsip yang masih digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu.
PENGELOLAAN ARSIP
(Pasal 9 UU Nomor 43 Th 2009, Pasal 29 PP Nomor 12 Th. 2012)

• Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis

dan arsip statis

• Pengelolaan Arsip Dinamis menjadi tanggung jawab

Pencipta arsip

• Pengeloaan Arsip Statis menjadi tangung jawab

Lembaga Kearsipan
 ARSIP DINAMIS

Arsip diciptakan &

digunakan langsung
untuk pelaksanaan
TUPOKSI organisasi
( ARSIP AKTIF )

Arsip disimpan Sebagian kecil arsip

untuk referensi dan disimpan sebagai
memori lembaga bahan pertanggungjawaban
nasional & memori kolektif
( ARSIP INAKTIF )
ARSIP STATIS

Sebagian besar arsip

dimusnahkan
karena sudah
tidak digunakan
PENYELENGGARAAN KERASIPAN

Keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan

kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem
kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya
manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya
(UU No. 43/Th. 2009 ttg Kearsipan)
Tujuan Penyenggaraan Kearsipan
1. Menjamin terciptanya arsip;
2. Menjamin ketersediaan arsip yg autentik & terpercaya ;
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yg andal dan pemanfaatan arsip sesuai peraturan
perundangan;
4. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sbg suatu sistem yang terpadu dan
komprehensif;
6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sbg bukti pertanggungjawaban kehidupan bermasy,
berbangsa dan bernegara;
7. Menjamin keselamatan assetnasional dlm bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan
serta keamanan sbg identitas dan jati diri bangsa;
8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yg
autentik dan terpercaya.
ORGANISASI KEARSIPAN
1. Lembaga Kearsipan

2. Unit Kearsipan pada pencipta arsip

ORGANISASI KEARSIPAN

UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN LEMBAGA KEARSIPAN

Menyimpan Arsip Aktif Menyimpan Arsip Inaktif Melestarikan dan
Memanfaatkan Arsip Statis

• Unit kerja di • Unit • LK/LKD/LKPT

lingkungan kearsipan
instansi instansi
LEMBAGA
KEARSIPAN

Lembaga kearsipan yang 1. Arsip Nasional RI

memiliki tugas & tanggung 2. Arsip Daerah Provinsi
jawab di bidang pengelolaan 3. Arsip Daerah Kabupaten/
arsip statis dan pembinaan Kota
kearsipan 4. Arsip Perguruan
Arsip Daerah
Provinsi
Lembaga kearsipan daerah provinsi

Pemerintah daerah provinsi wajib

membentuk arsip daerah provinsi

Tugas
Arsip daerah provinsi wajib melaksanakan
pengelolaan arsip statis yang diterima dari
perangkat daerah provinsi, penyelenggara
pemerintah daerah, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan
perorangan
a. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki
retensi paling sedikit 10 tahun yang berasal
dari perangkat daerah provinsi dan
penyelenggara pemerintah daerah provinsi
b. Pembinaan kearsipan terhadap pencipta
arsip di lingkungan daerah provinsi dan
terhadap arsip daerah kabupaten /kota
 Arsip Daerah Prov. Jawa Tengah

Dinas Kearsipan & Perpustakaan Jawa Tengah

Pergub 74 Th. 2016 sebagaimana diubah Pergub Nomor 36 Th. 2018
Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah

Tugas

Melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan

daerah di bidang kearsipan dan
perpustakaan sebagaimana yang diatur
dalam peraturan perundang-undangan.
 Fungsi
• Perumusan kebijakan teknis bidang kearsipan dan layanan dan pemanfaatan arsip, deposit dan
perpustakaan. pengolahan bahan perpustakaan, pengembangan
• Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayan perpustakaan.
an umum bidang kearsipan dan perpustakaan. • Pelaksanaan dan pembinaan adminstrasi dan
• Pembinaan, pengembangan dan pengawasan kesekretariatan kepada seluruh unit kerja di
kearsipan, pengelolaan dan pelestarian arsip, lingkungan Dinas.
layanan dan pemanfaatan arsip, deposit dan • Pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan
pengolahan bahan perpustakaan, pengembangan oleh Gubernur sesuai dengan tugas dan fungsinya.
perpustakaan.
• Pelaksanaan kebijakan bidang pembinaan,
pengembangan dan pengawasan kearsipan,
pengelolaan dan pelestarian arsip, layanan dan
pemanfaatan arsip, deposit dan pengolahan bahan
perpustakaan, pengembangan perpustakaan.
• Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan bidang
pembinaan, pengembangan dan pengawasan
kearsipan, pengelolaan dan pelestarian arsip,
 •Satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab
dalam penyelenggaraan kearsipan
UNIT
KEARSIPAN •Unit kearsipan wajib dibentuk oleh
setiap Lembaga Negara, Pemerintah
Pusat, dan Daerah, PerguruanTinggi,
BUMN,
BUMD
 Unit Kearsipan pada pemerintahan daerah di lingkungan
UNIT satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara
KEARSIPAN pemerintah daerah

Tugas
Fungsi 1. Melaksanakan pengelolaan arsip in aktif dari
unit pengolah satuan kerja perangkat daerah
1. Pengelolaan arsip inkatif dan penyelenggara pemerintah daerah
2. Pengolahan dan penyajian arsip 2. Melaksanakan pemusnahan arsip dari
menjaadi informasi lingkungan dari satuan kerja perangkat daerah
3. Pemusnahan arsip di lingkungan dan penyelenggara pemerintah daerah
lembaganya
3. Mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh
4. Penyerahan arsip statis oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah dan
pencipta arsip kepada Lembaga penyelenggara pemerintah daerah kepada
kearsipan lembaga kearsipan daerah
5. Pembinaan dan pengevaluasian
dalam rangka penyelenggaraan
4. Melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam
kearsipan di lingkungannya rangka penyelenggaraan kearsipan di
lingkungannya
 Fungsi Unit Kearsipan I Fungsi Unit Kearsipan II

1. Pengelolaan arsip inaktif 1. Pengelolaan arsip inaktif dari

dari dari unit pengolah unit pengolah
2. Pengolahan dan penyajian 2. Pengolahan dan penyajian
arsip inaktif menjadi arsip inaktif menjadi informa
informasi si lingkup UK II
3. Pelaksanaan pemusnahan 3. Pelaksanaan pemusnahan,
4. Penyiapan penyerahan namun koordinasi dgn UK I
arsip statis kepada
Lembaga Kearsipan 4. Penyiapan penyerahan
arsip statis kpd UK I
5. Pembinaan dan Evalua
si penyelenggaraan di li 5. Pembinaan dan Evaluasi pe
ngkungannya nyelenggaraan di lingkungan
nya
Unit Kearsipan di Lingkungan Pemerintah
Provinsi Jawa Tengah

1. Sekretariat Daerah adalah Biro Umum

2. Badan atau Dinas adalah Sekretariat
3. RSUD/RSJD adalah Bagian Umum
4. Sekretariat Dewan adalah Bagian Umum
5. Unit Pelaksana Teknis Daerah adalah Sub Bagian Tata Usaha
6. Cabang Dinas adalah Sub Bagian Tata Usaha
7. SMA/SMK/SLB adalah Sub Bagian Tata Usaha
 •Satuan kerja pada pencipta arsip yang
memiliki tugas dan tanggung jawab untuk
mengelola semua arsip yang berkaitan
dengan kegiatan penciptaan arsip
dilingkungannya.
UNIT
PENGOLAH
•Unit pengolah sering disebut dengan unit
kerja dalam unit ini arsip masih bersifat aktif
atau masih digunakan dalam kegiatan
administrasi sehari-hari
Tugas dan Fungsi Unit Pengolah
1. Melakukan Penerimaan, registrasi, serta pengiriman naskah dinas;
2. Melakukan Pelaporan arsip aktif berkala setiap 6 (enam) bulan setelah pela
ksanaan kegiatan
3. Melakukan Pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif;
4. Melakukan Penggunaan dan pelayanan arsip aktif;
5. Melaksanakan program arsip vital ;
6. Melakukan Pengelolaan arsip terjaga (jika ada);
7. Melakukan Pemindahan arsip inaktif.
Unit Pengolah di Lingkungan Pemerintah
Provinsi Jawa Tengah

1. Sekretariat Daerah adalah Biro, Bagian, Sub Bagian

2. Badan adalah Bidang, Seksi, dan Sub Bagian
3. Dinas adalah Bidang, Seksi, Sub Bagian, Cabang Dinas dan UPTD
4. RSUD/RSJD adalah Bagian, Sub Bagian Umum, Bidang dan Seksi
5. Sekretariat Dewan adalah Bagian dan Sub Bagian
6. Unit Pelaksana Teknis Daerah adalah Sub Bagian dan Seksi
7. Cabang Dinas adalah Sub Bagian dan Seksi
8. SMA/SMK/SLB adalah Sub Wakil Kepala Sekolah, Koordinator
Bidang/Kegiatan, Komite Sekolah
Struktur Pengorganisasian
TERIMA
KASIH