SYAMSUL HILAL ADE, S.

Sos
TEMPAT/TGL LAHIR : BANDAR LAMPUNG, 3 JANUARI 1970
ALAMAT : JL.BASUKI RAHMAT NO.52 SUMUR PUTRI
TELUK BETUNG SELATAN
BANDAR LAMPUNG

JABATAN : FUNGSIONAL ARSIPARIS AHLI MUDA

ORGANSISASI : KETUA ASOSIASI ARSIPARIS INDONESIA
( AAI ) TINGKAT WILAYAH PROVINSI
LAMPUNG 2018-2021

RIWAYAT KERJA : A. PEMDA TULANG BAWANG, LAMPUNG

TENGAH DAN PESAWARAN 1999 – 2012
B. PEMDA PROV. LAMPUNG 2012 s/d SEKARANG.

HP / WA : 0852 6881 8809

 PENGANTAR KEARSIPAN
Oleh : H. Syamsul Hilal Ade, S.Sos.
FUNGSIONAL ARSIARIS
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan propinsi Lampung

BIMBINGAN PENGELOLA ARSIP BAGI TU SEKOLAH

DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI LAMPUNG
BANDAR LAMPUNG, 12 MARET 2019
A
R
S
I
P
Pertemuan I Pernikahan I Hubungan Keluarga I
Kehamilan I Kelahiran I Kelulusan I Kebersamaan I
Kepemilikan Harta I Kematian
 DASAR HUKUM

1. U.U. 43 Th. 2009 Ttg, Kearsipan

2. P.P. 28 Th. 2012 Ttg Pelaksanaan U.U. 43

Th. 2009.
P e n g e r t i a n ............

ARSIP?
A ku
R asa
S urat
I tu
P enting
A mankan informasi yg terekam

R ahasiakan yg penting

S impan sesuai aturan

I nformasi bagi pimpinan

P usat ingatan organisasi

ARSIP di salah satu KANTOR
( Contoh Arsip yang tidak terkelola )
 ARSIP di salah satu KANTOR
( Contoh Arsip yang tidak terkelola )
Kondisi arsip di unit kerja
yang tidak dikelola dengan baik.
PERKEMBANGAN VOLUME ARSIP

50

40

30

20

10

0
1930 1940 1950 1960 1970 1980-
an
BEDASARKAN UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN BAHWA :

12
 MEDIA ARSIP

ARSIP DAPAT BERUPA:

 

   
 PENCIPTA ARSIP
Kementerian dan Lembaga
Pemerintah Daerah
Perguruan Tinggi
Ormas dan Parpol
BUMN dan Swasta
Perseorangan
 Organisasi Kearsipan
Pasal 16 UU 43 th 2009

Organisasi Kearsipan terdiri atas: Unit

Kearsipan dan Lembaga Kearsipan
Unit Kearsipan wajib dibentuk oleh Lembaga
Negara, Pemda, PTN, BUMN, BUMD
Lembaga Kearsipan terdiri atas: ANRI, arsip
daerah provinsi, kab./kota, dan arsip PTN
 ORGANISASI KEARSIPAN

UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN LEMBAGA KEARSIPAN

Menyimpan Arsip Aktif Menyimpan Arsip Inaktif Melestarikan dan
Memanfaatkan Arsip
Statis

Memindahkan Menyerahkan
Arsip Inaktif Arsip Statis

Unit Kerja LEMBAGA

RECORD CENTRE
di lingkungan KEARSIPAN
SEKRETARIAT
DINS PENDIDIKAN DAERAH (LKD)
DINAS
PENDIDIKAN PROV.LAMPUNG
 Pengertian
1. ARSIP DINAMIS
Arsip yg digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara.
a. Arsip aktif : arsip dinamis yg secara
UU RI nomor 43 th langsung dan terus-menerus diperlukan dan
2009 dipergunakan dalam penyelenggaraan
administrasi.
b. Arsip inaktif : arsip yg frekuensi
penggunaannya untuk penyelenggaraan
administrasi sudah menurun.

2. ARSIP STATIS
Arsip yg tidak lagi digunakan secara langsung
untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
 FUNGSI ARSIP

ARSIP DINAMIS, ARSIP YG ARSIP STATIS, ARSIP YG

DIPERGUNAKAN SECARA DIHASILKAN OLEH
LANGSUNG DALAM PENCIPTA ARSIP,
KEGIATAN PENCIPTA ARSIP
BERNILAI GUNA
DAN DISIMPAN SELAMA
JANGKA WAKTU TERTENTU KESEJARAHAN,TELAH
HABIS RETENSINYA, &
BERKETERANGAN
DIPERMANENKAN YG
TELAH DIVERIFIKASI
LANGSUNG / TDK
LANGSUNG OLEH
ANRI/LEMBAGA
KEARSIPAN
 PEMBEDAAN ARSIP DINAMIS

ARSIP AKTIF, ARSIP INAKTIF,

ARSIP DINAMIS ARSIP DINAMIS
YANG FREKUENSI YANG FREKUENSI
PENGGUNAANNYA PENGGUNAANNYA
TINGGI DAN ATAU UNTUK TELAH
TERUS MENERUS MENURUN
( ADANYA DI UNIT (ADANYA DI UNIT
KERJA ATAU KEARSIPAN)
UNIT PENGOLAH)
 ARSIP VITAL

• Yaitu arsip yang keberadaannya

merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional
pencipta arsip, tidak dapat
diperbaharui, tidak tergantikan
bila rusak/hilang
ALUR ARSIP
SURAT
S
MASUK

DIBERKASKAN
AGE SURAT (SURAT MASUK
NDA KELUAR &KELUAR)
KAN

DISP
OSISI
ARSIP AKTIF
DAN
PELAKSANA ARSIP
INAKTIF

K EPALA
Arsip yang dikelola dengan baik.
ARSIP DI SALAH SATU KANTOR
SETELAH DIKELOLA DENGAN BAIK
 ARSIP DINAMIS
ARSIP AKTIF
oleh
UNIT PENGOLAH
di
SENTRAL ARSIP AKTIF
(CENTRAL FILE)

ARSIP INAKTIF ARSIP STATIS

oleh
oleh
UNIT KEARSIPAN
LEMBAGA KEARSIPAN
di
di
SENTRAL ARSIP INAKTIF
“DEPOT ARSIP STATIS”
(RECORDS CENTER)
(ARCHIVES)

Sebagian besar arsip

dimusnahkan
karena sudah
tidak digunakan
 FUNGSI ARSIP
1. Mendukung proses
pengambilan keputusan
2. Menunjang proses
perencanaan
Fungsi/kegunaan 3. Mendukung
ARSIP pengawasan
sebagai Sumber
Informasi 4. Sebagai alat
pembuktian
5. Memori perusahaan
6. Arsip untuk
kepentingan politik dan
ekonomi.
 TUJUAN KEARSIPAN
UURI NO.43 TAHUN 2009

TUJUAN KEARSIPAN
Untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan,
dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan, serta untuk menyediakan
bahan pertanggungjawaban tsb,
bagi pemerintah.
NILAI GUNA ARSIP
NILAI GUNA PRIMER

A. Nilai Guna Administratif

Fungsi dan kegunaan arsip untuk kegiatan administrasi

B. Nilai Guna Keuangan

Fungsi dan kegunaan arsip untuk pertanggungjawaban
keuangan (akuntabilitas)

C. Nilai Guna Hukum

Fungsi dan kegunaan arsip untuk melindungi hak individu,
organisasi, dan pemerintah serta sebagai bukti di pengadilan.

D. Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi

Fungsi dan kegunaan arsip untuk kepentingan ilmiah dan
teknologi, karena memuat data-data ilmiah hasil penelitian ilmu
murni dan terapan.
 NILAI GUNA ARSIP
NILAI GUNA SEKUNDER

A. Nilai Guna Kebuktian / Evidential

Fungsi dan kegunaan arsip sebagai bukti/fakta kebenaran
lembaga maupun aktivitasnya.

B. Nilai Guna Informasi

Berkaitan dgn fungsi arsip sbg sumber informasi tentang orang,
benda, peristiwa, gejala sosial, dan lain-lain yg tanpa dikaitkan
dgn lembaga penciptanya.

3
 PENCIPTAAN/
PENCIPTAAN/ SEGI SISTEM:
PENERIMAAN
PENERIMAAN
(surat,
(surat,formulir,
formulir,
Laporan,
Laporan,gambar,
gambar,film,
film,
Video,
Video,elektronik
elektronikdll.)
dll.)

PENYUSUTAN
PENYUSUTAN DISTRIBUSI/
(pemindahan
(pemindahanarsip
arsipinaktif,
inaktif, DAUR HIDUP DISTRIBUSI/
Pemusnahan
PENGURUSAN
PENGURUSAN
Pemusnahanarsip
arsip ARSIP (Internal
Penyerahan (Internal&&eksternal)
eksternal)
Penyerahanarsip
arsipstatis)
statis)

PENGELOLAAN/
PENGELOLAAN/ PENGGUNAAN
PENGGUNAAN
PEMELIHARAAN
PEMELIHARAAN
(penyimpanan,
(pembuatan
(pembuatankeputusan,
keputusan,
(penyimpanan,
penemuan
penemuankembali,
kembali,
Dokumentasi,
Dokumentasi,referensi,
referensi,
Transfer/penyerahan)
Transfer/penyerahan) Kepentingan
Kepentinganhukum
hukumdll).
dll).
Pasal 81

• Setiap orang yang dengan sengaja

menguasai dan/atau memiliki arsip
negara sebagaimana dimaksud dalam
pasal 33 untuk kepentingan sendiri
atau orang lain yang tidak berhak,
dipidana dengan pidana penjara
paling lama 5(lima) tahun atau denda
paling banyak Rp.250.000.000,00(dua
ratus lima puluh juta rupiah)
Pasal 82

• Setiap orang yang dengan sengaja

menyediakan arsip dinamis kepada
pengguna arsip yang tidak berhak
sebagaiamana dimaksud dalam
pasal 42 ayat(1) dipidana dengan
pidana penjara paling lama 3 (tiga)
tahun atau denda paling banyak
Rp.125.000.000,00 (seratus dua
puluh lima juta rupiah).
Pasal 84

• Pejabat yang dengan sengaja tidak

melaksanakan pemberkasan dan
pelaporan sebagaimana dimaksud
dalam pasal 43 ayat(1) dipidana
dengan pidana penjara paling lama
10 (sepuluh) tahun dan denda
paling banyak Rp.500.000,00(lima
ratus juta rupiah).
Pasal 85

• Setiap orang yang dengan sengaja

tidak menjaga kerahasiahaan arsip
tertutup sebagaimana dimaksud
dalam pasal 44 ayat (2) dipidana
dengan pidana paling lama 5(lima)
tahun atau denda paling banyak
Rp.250.000.000,00(dua ratus lima
puluh juta rupiah)
Pasal 86

• Setiap orang yang dengan sengaja

memusnakan arsip diluar prosedur
yang benar sebagaimana dimaksud
dalam pasal 51 ayat (2) dipidana,
dengan pidana paling lama 10
(sepuluh) tahun dan denda paling
banyak Rp.500.000.000,00 (lima
ratus juta rupiah)
Pasal 88

• Pihak ketiga yang tidak

menyerahkan arsip yang tercipta
dari kegiatan yang dibiayai dengan
anggaran negara sebagaimana
dimaksud pasal 58 ayatt (3) dipidana
dengan pidana penjara paling lama
5(lima) tahun atau denda paling
banyak Rp.250.000.000,00 (dua
ratus lima puluh juta rupiah).
Sungai Kuripan yang dipergunakan untuk Dam 45, Teluk
Betung, Lampung

Sungaimata air di Wai Ngaras, Krui,

Lampung
 Kotabumi dari Udara

Pantai Teluk Betung dari Udara

 Gunung Rajabasa, Kailanda

Gunung Karang, di Pantai Panjang

Perusahaan
tambang batubara
di Panjang,
Lampung
CITRA LAMPUNG DALAM ARSIP: Badan Perpustakaan , Arsip dan
WISATAWAN SUNGAI Dokumentasi Daerah Prov. Lampung
TULANG BAWANG Tahun 1922
dan IRIGASI
Kopi tanaman rakyat, .27 Juni
1952

Kebun Lada di Kota

Bumi Lampung Juni
1952

Tanaman jagung didaerah

Tugu Mulyo 19 April 1951
Rumah
Administratur di
Tanjung Karang,
Lampung.
November 1897

Perkantoran di
persimpangan
jalan, Lampung.
1930

Rumah Residen
bergaya Belanda,
Lampung. 1930
Kantor Residen
Lampung. 1903 –
1933

Pemuda pemudi
berpakaian daerah
dan masyarakat
ketika menyambut
kedatangan
Gubernur Jenderal
Mr.Fock di Teluk
Betung, Lampung.
1921
 ARSIP PHOTO GUBERNUR, WAKIL Badan Perpustakaan , Arsip dan
GUBERNUR dan SEKRETARIS DAERAH Dokumentasi Daerah Prov. Lampung
PROVINSI LAMPUNG
60