PENGANTAR PENGELOLAAN

ARSIP DINAMIS

Oleh: Drs. Gunawan H

Jakarta, 28 Juli 2020

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi , dan Era

Revolusi Industri 4.0 serta mendukung terwujudnya
penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan
yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan
publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, harus
dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan
nasional yang komprehensif dan terpadu
 B. Penyelenggaraan Kearsipan

1 menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

2 menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah;

3 menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

4 mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif

dan terpadu;

5 menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

6 menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta
keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;

meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang
7
.
autentik dan terpercaya.

3
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS (PAD)
Pengelolaan arsipdinamismenurutUndang-Undang Nomor43 Tahun2009 tentangKearsipan
merupakan suatu

• PAD adalah Proses pengendalian arsip dinamis secara efektif,

efisien dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip
• Arsip Dinamis, arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu

dao,
peng
elola
an
arsip
statis
,4
 C.Urgensi Penyelenggaraan kearsipan

tertibnya arsip di Organisasi/Perusahaan , yaitu di setiap Unit

1 penataan arsip dilakukan secara baik, sehingga arsip dapat
digunakan sebagai tulang punggung manajemen
Untuk penyelamatan aset yg menjadi salah satu faktor penting
2 dalam penyelenggaraan bisnis Organisasi;

3 Untuk penyelamatan arsip yang memiliki nilai guna

pertanggungjawaban Organisasi, memiliki nilai informasional .

4 Sebagai memori kolektif Organisasi

5
 arsip dari unit kerja ke penyimpanan
arsip inaktif sebanyak 75%. Dengan
demikian arsip yang benar-benar aktif
hanya 25%. Arsip aktif sebanyak 25 %
tersebut berisi informasi yang sangat
berguna untuk menunjang kegiatan
organisasi baik sebagai pendukung
dalam pengambilan keputusan,
memperlancar proses kerja, bahan
referensi maupun sebagai berkas kerja.
 tulang
punggung
manajemen/
organisasi
bukti
bukti sejarah/
akuntabilitas
memori
kinerja
organisasi/
organisasi /
kolektif
aparatur

KEGUNAAN
ARSIP
aset
organisasi/ bukti sah
sumber di pengadilan
informasi

identitas
organisasi
 Pengambilan
Keputusan

Pertanggung
Perencanaan jawaban

Layanan ARSIP Pelindungan

Publik DIKELOLA Hak/HAKI
DG BAIK

Pengaturan
Pelindungan
Kerahasiaan
Aset
Informasi
Pelindungan
Batas
Wilayah
 Penciptaan Arsip
Pengelolaan
Arsip Dinamis
Penggunaan Arsip
(PAD)
Pemelihaan Arsip
Penyusutan Arsip

Pengelolaan Pengelolaan Pemberkasan Arsip Terjaga

ARSIP Arsip Terjaga Penyerahan Salinan Autentik

Pengelolaan Akusisi Arsip

Arsip Statis Pengolahan Arsip
(PAS) Preservasi Arsip
Layanan dan Akses Arsip
 Arsip Aktif
Pengolahan Arsip Vital
Arsip
Dinamis Arsip Inaktif
Bidang Ekonomi
Pengelolaan Bidang Sosial
Arsip Aset
Pengelolaan Bidang Budaya
Nasional
ARSIP Yang Bidang Politik
Autentik Bidang Pertahanan
Pengelolaan dan Keamanan
Arsip Terjaga
Pemberkasan Arsip Terjaga
Salinan Autentik
Pengolahan
Arsip Statis Daftar Arsip Statis
Inventaris Arsip
Guide Arsip (Khazanah, Tematik)

Peraturan Presiden No. 2 Tahun 2015 Ttg RPJMN 2015-2019

Penerapan Manajemen Kearsipan yang handal,
komprehensif, dan terpadu.
 UU NO. 43 TAHUN 2009

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS

LEMBAGA KEARSIPAN
PENCIPTA ARSIP
(Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah,
PTN, BUMN, dan BUMD, ORMAS dan ORPOL) Pemerintah (Pusat)
Arsip Nasional R.I.
(Lembaga Kearsipan Nasional)
UNIT UNIT UNIT UNIT
PENGOLAH PENGOLAH PENGOLAH KEARSIPAN Pemerintah Daerah Provinsi
Arsip Daerah Provinsi

Pemerintah Daerah Kab./Kota

Arsip Daerah Kab./Kota

Perguruan Tinggi Negeri

Arsip Perguruan Tinggi
UNIT PENGOLAH DAN UNIT KEARSIPAN
MENURUT UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

 Satuan kerja pada pencipta arsip yang

mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam
penyelenggaraan kearsipan.
 Unit Pengolah Satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap penciptaan
arsip dan pengelolaan arsip aktif
SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN (SDMK)
(UU NO. 43 TH. 2009 PSL. 1 ANGKA 10 & PSL. 30 (1), JO PASAL 147 PP NO. 28 TAHUN
2012)

•Teknikal/
•Fungsional mandiri PNS
•Profesional ❑TNI,
❑ POLRI,
ARSIPARIS ❑ BUMN/D, dan
NON-PNS ❑ Peg. Swasta.

Fungsional Umum Kepala Lembaga Kearsipan:

SDMK Bidang Kearsipan ➢ ANRI;
➢ ARDA (Prov/Kab/Kota)
➢ LKPTN
SDM yang
Kompeten dan
Profesional
•Manajerial
•Struktural Kepala Unit Kearsipan:
❖ Lembaga Negara,
❖ SKPD Pemda
(Prov/Kab/Kota),
❖ PTN, dan
❖ BUMN/D
 KETENTUAN PIDANA
Pasal 81
Setiap orang yang dgn sengaja menguasai dan/atau
memiliki arsip negara yang tercipta dari kegiatan
lembaga negara & kegiatan yang menggunakan sumber

16
dana negara untuk kepentingan sendiri atau orang lain
yang tidak berhak, dipidana penjara maksimal 5 (lima)
tahun atau denda maksimal 250 juta rupiah.
Pasal 82
Setiap orang yang dgn sengaja menyediakan arsip
dinamis kepada pengguna arsip yang tidak berhak,
dipidana penjara maksimal 3 (tiga) tahun atau denda
maksimal 125 juta rupiah.
 KETENTUAN PIDANA
Pasal 83
Setiap orang yang dgn sengaja tidak menjaga keutuhan,
keamanan & keselamatan arsip dinamis negara yang terjaga
untuk kepentingan negara, dipidana penjara maksimal 1 (satu)

17
tahun atau denda maksimal 25 juta rupiah.

Pasal 84
Pejabat yang dgn sengaja tidak melaksanakan pemberkasan &
pelaporan arsip kegiatan kependudukan, kewilayahan,
kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya
& masalah pemerintahan yang strategis, dipidana penjara
maksimal 10 (sepuluh) tahun & denda maksimal 500 juta
rupiah.
 KETENTUAN PIDANA

Pasal 85
Setiap orang yang dgn sengaja tidak menjaga
kerahasiaan arsip tertutup, dipidana penjara maksimal

18
5 (lima) tahun atau denda maksimal 250 juta rupiah.

Pasal 86
Setiap orang yang dgn sengaja memusnahkan arsip di
luar prosedur yang benar, dipidana penjara maksimal
10 (sepuluh) tahun & denda maksimal 500 juta rupiah.
 KETENTUAN PIDANA
Pasal 87
Setiap orang yang memperjualbelikan atau
menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna

19
kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telah
ditentukan, dipidana penjara maksimal 10
(sepuluh) tahun & denda maksimal 500 juta
rupiah.

Pasal 88
Pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip yang
tercipta dari kegiatan yang dibiayai dgn anggaran
negara, dipidana penjara maksimal 5 (lima) tahun
atau denda maksimal 250 juta rupiah.
UU No 43 Th. 2009 Psl. 9 Jo PP No. 28 Th. 2012 Psl. 29

TANGGUNG JAWAB
PENGELOLAAN ARSIP

 Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) menjadi

tanggung jawab Pencipta Arsip;
 Pengelolaan Arsip Statis (PAS) menjadi
tanggung jawab Lembaga Kearsipan;
 Pengelolaan Arsip (PAD dan PAS) dilakukan
oleh ARSIPARIS.
 FUNGSI KATEGORI

ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS ARSIP

meliputi UMUM
1. Arsip Vital
2. Arsip Aktif
3. Arsip Inaktif menjadi ARSIP
menjadi tanggung jawab TERJAGA
tanggung jawab LEMBAGA
PENCIPTA ARSIP KEARSIPAN

AUTENTIKASI
ARSIP ALIH MEDIA ARSIP
DINAMIS DALAM BENTUK
MEDIA ELEKTRONIK
(sebagai alat bukti yang sah
dan sumber informasi)
AUTENTIKASI
ALIH MEDIA ARSIP STATIS
DALAM BENTUK MEDIA
ELEKTRONIK, Microform,
Microfilm, dan Microfiches
(Psl 100 PP 28/2012)
 A. PENGERTIAN
• Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.

• Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan

dengan arsip
(Pasal Undang-Undang Nomor 43/2009)
Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau
keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh
perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik
tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun
terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat,
dibaca, atau didengar.
 BENTUK DAN
MEDIA ARSIP

ARSIP
ARSIP
KONVENSIONAL/ ARSIP AUDIO- ARSIP
KATOGRAFIK DAN
ARSIP KERTAS/ VISUAL ELEKTRONIK
KEARSITEKTURAN
ARSIP TEKSTUAL)
D. TEKNOLOGI PEREKAMAN ARSIP/DATA
PADA ERA DIGITAL
Grafik

Gambar Audio-Visual

Teks

Berbagai Jenis Arsip Berbagai Jenis Perekam Data

PENCIPTA ARSIP
1. Lembaga Negara.
2. Pemerintahan daerah.
3. Lembaga pendidikan.
4. Perusahaan.
5. Organisasi politik.
6. Organisasi kemayarakatan.
7. perseorangan.
PENGELOLAAN ARSIP

PENGELOLAAN
ARSIP

PENGELOLAAN
PENGELOLAAN
ARSIP
ARSIP STATIS
DINAMIS
 A. MODEL PENDEKATAN
PENGELOLAAN ARSIP
1. Pendekatan Daur hidup arsip (life cycle of
records)
a. Manajemen Arsip Dinamis (Records Management)
b. Manajemen Arsip Statis (Archives Management)

2. Pendekatan Arsip Berkelanjutan (Records

Continuum)
Pengelolaan arsip berkelanjutan mulai dari arsip
diciptakan pada fase arsip dinamis sampai arsip
dimanfaatkan pada fase arsip statis (records continuum)
 Tata
Naskah
B.INSTRUMEN Dinas

Untuk
Sistem mendukung
Klasifikasi pengelolaan arsip Klasifikasi
Keamanan dinamis yang
dan Akses efektif dan efisien Arsip
Arsip pencipta arsip
membuat

Jadwal
Retensi
Arsip
 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun
2009 Kearsipan pasal 32 ayat (2) ditentukan “bahwa
pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan
berdasarkan Tata Naskah Dinas

33

dao, pengelolaan arsip statis, 33

C. PENGELOLAAN

Pengelolaan
Pengelolaan
arsip dinamis
arsip dinamis Pelaksanaan
dilakukan
menjadi pengelolaan
terhadap arsip
tanggung arsip dilakukan
vital, arsip
jawab pencipta oleh arsiparis.
aktif, dan arsip
arsip.
inaktif.
 PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS
Pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh
pencipta arsip yang meliputi:
a. lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan BUMD;
b. perusahaan dan perguruan tinggi swasta yang
kegiatannya dibiayai dengan APBN, APBD,
dan/atau bantuan luar negeri; dan
c. pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan
perjanjian kerja dengan lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
serta BUMN atau BUMD sebagai pemberi kerja.
Pejabat atau orang yang bertanggung
jawab dalam pengelolaan arsip dinamis
wajib menjaga keautentikan, keutuhan,
keamanan, dan keselamatan arsip yang
dikelolanya
(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
Pasal 41 ayat (2) Undang-
undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, bahwa
penciptaan arsip dilaksanakan
berdasarkan
Analisis fungsi dan tugas
organisasi

Dokumen dapat diketahui

valid, sah, dan autentik
adalah dengan cara menilai
atau menganalisis....dokumen
Struktur, konten, konteks
37

dao, pengelolaan arsip statis, 37

 Diregistrasi
Pembuatan

Pengendalian
Distribusi
Penciptaan
Arsip
Diregistrasi
Penerimaan
Distribusi
Berdasarkan Tata Naskah
Dinas, Klasifikasi Arsip dan
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip
• Kegiatan registrasi dalam pembuatan dan
penerimaan arsip harus didokumentasikan
oleh unit pengolah dan unit kearsipan.
• Unit pengolah dan unit kearsipan wajib
memelihara dan menyimpan dokumentasi
pembuatan dan penerimaan arsip.
• Pembuatan dan penerimaan arsip harus
dijaga autentisitasnya berdasarkan tata
naskah dinas.
• Unit pengolah bertanggung jawab terhadap
autentisitas arsip yang diciptakan.
verifikasi autentisitas arsip adalah:
a. Pemeriksaan terhadap hasil pencatatan
arsip pada buku register/buku agenda/buku
ekspedisi
b. Pemeriksaan terhadap konten, konteks,
struktur arsip
c. Pemeriksaan keabsahan surat sesuai
dengan tata persuratan dan tata naskah
dinas

41

dao, pengelolaan arsip statis, 41

Yang dimaksud dengan “konteks” suatu arsip yang autentik adalah
Kesesuaian antara waktu terjadinya suatu peristiwa atau kegiatan
dengan terciptanya arsip

Yang dimaksud dengan “konten” suatu arsip yang autentik adalah

Kesesuaian isi informasi suatu peristiwa atau kegiatan

Yang dimaksud dengan “struktur” suatu arsip yang autentik

adalalah Arsip tercipta sesuai dengan tata naskah dinas
perusahaan/instans

42

dao, pengelolaan arsip statis, 42

azas dalam pengelolaan arsip aktif yang lazim
diterapkan adalah:
a. Sentralisasi
b. Desentralisasi terkendali
c. Desentralisasi

43

dao, pengelolaan arsip statis, 43

Penerapan asas desentralisasi terkendali unit
kearsipan di instansi dapat berjalan efektif dan
efisien jika terpenuhi hal-hal sebagai berikut :
a. Adanya kewenangan Unit Kearsipan (pusat
arsip instansi) secara penuh untuk melakukan
pembinaan dan pengawasan terhadap
penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya;
b. Tersedianya sumberdaya (NSPK, sarana dan
prasarana, SDM kearsipan) serta
terselenggaranya pengelolaan arsip inaktif di
unit kearsipan II
c. Adanya kemampuan Unit Kearsipan (pusat
arsip instansi) untuk mengendalikan
penyelenggaraan kearsipan di unit kearsipan II
44

dao, pengelolaan arsip statis, 44

Standar internasional
manajemen arsip dinamis
diatur di dalam
ISO 15489 : 2001
Sistem manajemen arsip
digital diatur dengan standar
internasional
ISO 16175-2 : 2011

45

dao, pengelolaan arsip statis, 45

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
Tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,
pemberkasan arsip diartikan sebagai adalah :

Penempatan naskah ke dalam suatu

himpunan yang tersusun secara sistematis
dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya
sehingga menjadi satu berkas kesamaan jenis
atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja

47

dao, pengelolaan arsip statis, 47

48
PENGERTIAN PEMBERKASAN
 BERKAS : Himpunan dokumen yang disusun
berdasarkan sistem penataan tertentu sesuai tipe
dan kegunaannya
 PENATAAN BERKAS : Kegiatan mengatur dan
menyusun berkas dalam suatu tatanan yang
sistematis berdasarkan klasifikasi dokumen
 KLASIFIKASI DOKUMEN: Pengelompokan dok
menurut urusan atau subjek berdasarkan tugas dan
fungsi organisasi dan disusun secara logis dan
sistematis
 SERIES/JENIS DOKUMEN
 Sekelompok berkas yg memiliki fungsi yang sama yg
merupakan rekaman kegiatan sejak awal sampai
akhir. 49
FILING CABINET
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
 Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun

 Penyelenggaraan kearsipan adalah

keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,
pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip
dalam suatu sistem kearsipan nasional yang
didukung oleh sumber daya manusia,
prasarana dan sarana serta sumber daya
lainnya.

51
TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

 1. Menjamin penyimpanan arsip inaktif secara

aman, lengkap dan terintegrasi.

 2. Memudahkan penemuan dan penempata

kembali ke tempat semula sehingga akan
terwujud penyajian informasi memadai sesuai
yang diperlukan.

 3. Efisiensi biaya.

52
PENATAAN ARSIP (INAKTIF)
 1. arsip yang tertata
 2. arsip yang tidak tetata (kacau)

53
PENATAAN ARSIP INAKTIF
PENYIMPANAN
ARSIP INAKTIF

DEPKES

INDEKS
 DAFTAR ARSIP INAKTIF

UNIT KERJA: ………..

NO JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH MEDIA KET.

1. RPJM/ Pokok Kebijakan

dan Strategi
pembangunan/ RENSTRA

2. PKT Tahunan Kabupaten

 DAFTAR BERKAS/ARSIP
Uraian
Nomor Kurun
Kode Klas. Informasi Jumlah Ket.
Berkas Waktu
Berkas
 DAFTAR ISI BERKAS
Uraian
Nomor Nomor
Kode Klas. Informasi Tgl. Jumlah Ket.
Berkas Item Arsip
Arsip
PRESERVASI ARSIP
PENATAAN ARSIP STATIS DAN PENYIMPANAN
ARSIP DI DEPOT
DEPOT ARSIP KONVENSIONAL
DEPOT ARSIP MEDIA BARU
PENATAAN ARSIP TEKSTUAL
PENYIMPANAN DAN PENATAAN
ARSIP REKAMAN SUARA

dao, pengantar pengelolaan arsip dinamis, 63

PENYIMPANAN DAN PENATAAN
ARSIP FILM
 Arsip Microform

Arsip Rekaman Suara

 V. PENUTUP
1. Pada dasarnya semua kegiatan dan peristiwa dalam rangka
pelaksanaan fungsi dan tugas perlu direkam dalam bentuk
arsip;
2. Sebagai rekaman kegiatan dan peristiwa, maka arsip harus
dikelola dengan baik untuk kepentingan administrasi, hukum,
keuangan, ilmu pengetahuan, dan layanan publik;
3. Namun tidak semua arsip perlu selamanya
disimpan/dilestarikan, sehingga perlu penilaian arsip mana
yang patut dijadikan sebagai memori kolektif bangsa.
4. Dasar penilaiannya adalah relevansi dengan kepentingan
publik, dan masa depan bangsa;
5. Dalam upaya peningkatan efisiensi dan efektivitas
penyelenggaraan kearsipan dalam rangka menyelamatkan
dan melestarikan memori kolektif bangsa serta mewujudkan
good governance, maka diperlukan pengelolaan arsip yang
baik, terpadu dan berkesinambungan
SEMOGA BERMANFAAT