Konsep dasar

kearsipan
Rani Arifah Normawati, M. AB
Project
Overview
Pengertian arsip, Karakteristik arsip, Fungsi arsip,
Jenis arsip, Ruang Lingkup, Daur Hidup,
Permasalahan arsip, Tujuan penyelenggaraan
arsip, Asas penyelenggaraan arsip, Organisasi
kearsipan, Regulasi dalam bidang arsip
Pengertian Belanda

arsip Archief

Arsip adalah rekaman kegiatan atau

peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi
informasibdan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah Perancis
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, Archives
organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan, dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
UU No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

Inggris
Record
Pengertian ISO 15489

arsip Record contain information created, received,

and maintained as evidence and information

Dokumen perusahaan adalah data, catatan,

dan atau keterangan, yang dibuat atau
diterima oleh perusahaan dalam rangka
pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di
atas kertas atau sarana lain maupun isi ArMa
undang-undang terekam dalam bentuk A record as stored information, regardless of
corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, media or characteristics, made or received by
atau didengar. organization
UU No 8 tahun 1997 tentang Dokumen
Perusahaan

Dick Weisinger, 2011

Recorded information, documents that enter,
create, contain action, decisions, and
operations
 Karakteristik arsip
Arsip yang baik adalah arsip yang dapat dijadikan bahan
pertanggungjawaban dan alat pembiktian yang sah

01 02 03

Keaslian/authenticity Utuh/integrity Terpercaya/reliability

Sesuai dengan kondisi Tidak ada pengurangan, Dapat dipercaya dan akurat
Diciptaka ooleh lembaga penambahan, pengubahan
berwenang informasi
 Karakteristik arsip
Arsip yang baik adalah arsip yang dapat dijadikan bahan
pertanggungjawaban dan alat pembiktian yang sah

04

Kebergunaan/usability
Diketahui tempatnya, dapat
ditemukan, dan dapat disajikan
 Mendukung proses pengambilan
keputusan
Ketersediaan informasi yang cukup dari segi
kuantitas dan kualitas akan memghasilkan

Fungsi
keputusan yang baik

arsip
Menunjang proses perencanaan
ANRI : Modul Manajemen Retensi Arsip
Penyusunan rencana diperlukan banyak
informasi yang mendukung tercapainya tujuan

Mendukung pengawasan

Berjalannya operasional organisasi direkam

dalam bentuk arsip
 Sebagai alat pembuktian

Arsip dapat digunakan sebagai alat pembuktian

Fungsi
arsip
Sebagai memori organisasi
ANRI : Modul Manajemen Retensi Arsip
Segala kegiatan dan operasional yang
diciotakan dan disimpan dapat digunakan
sebagaibinformasi di masa mendatang

Untuk kepentingan publik & ekonomi

Arsip yang direkam dapat digunakan oleh

masyarakat maupun untuk kepentingan
ekonomi
 Jenis arsip
Berdasarkan fungsi dan kegunaannya

Arsip yang digunakan secara langsung oleh pencipta arsip dan Arsip
disimpan selama jangka waktu tertentu dinamis

Arsip vital

Arsip yang menjadi Arsip inaktif

persyaratan dasar
bagibkelangsungan
operasional pencipta arsip,
tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila
hilang
Arsip aktif
Frekuensi penggunaannya
Frekuensi penggunaan tinggi
jarang /telah menurun
dan teris menerus
 Jenis arsip
Berdasarkan fungsi dan kegunaannya

Bernilai guna sejarah, telah habis masa retensinya, dipemanenkan Arsip

dan telahbdiverifikasi, oleh ANRI, atau lembaga kearsipan. statis
 Jenis arsip
Berdasarkan nilainya

Arsip yang digunakan arsip negara yang berkaitan dengan

Arsip keberadaan dan kelangsungan bangsa dan negara yang harus
terjaga dijaga keutuhannya, kemamanannya, dan keselamatannya.

Arsip UMUM Arsip yang tidak termasuk kategori arsip terjaga.

 Jenis arsip
Berdasarkan medianya

Arsip tekstual paper record, conventional record,, terekam dalam media kertas

Arsip audio-visual gambar, video, rekaman suara

Arsip kartografi arsip yang tertulis dalam bentuk grafik, peta, chart,denah, desain
bangun, bagan dll

Arsip microfilm arsip yang disimpan dalam microfilm

Arsip elektronik arsip berisi rekaman informasi yang diciptakan dengan alat
elektronik/digital
Pengelolaan
ARSIP
THANK YOU