PENATAAN ARSIP

Pengampu : Dr. Tetty Yuliaty, SE, M. Si

Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar
peta, bagan, atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau
salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu
badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan,
keputusan-keputusan, prosedur- prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan
pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang
memiliki nilai kegunaan, dengan teratur dan terencana, baik arsip yang dibuat maupun diterima,
agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS MELIPUTI :

 VITAL , arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan , Dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak ,Dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak
atau hilang
 AKTIF; arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan /atau terus menerus
 INAKTIF, arsip yang frekuensin penggunaannya telah menurun

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu
membuat:
 Tata naskah dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
 Klasifikasi arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan
fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
 Jadwal retensi arsip, yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat.
 Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi
arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal
retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
serta BUMN dan/atau BUMD.
 Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, yang disusun sebagai dasar untuk
melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip. Sebagai
salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk
pertimbangan keamanan dan melindungi

FUNGSI ARSIP
 Fungsi Primer ; adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip
tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan
selesai, baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai
 guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun
teknologi.
 Fungsi Sekunder ; adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk
pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta,
perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan
pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna pembuktian dan
penginformasian.

PERMASALAHAN KEARSIPAN DI KANTOR :

 SDM TIDAK KOMPETEN
 SDM TIDAK MEMAHAMI SISTEM
 SDM TIDAK TERTARIK DENGAN PEKERJAAN ARSIP

PERMASALAHAN KEARSIPAN DI KANTOR ?

 TEMPAT ARSIP TERBATAS (LEMARI ARSIP, FILING CABINET, PERALATAN
DLL)
 RUANG PENYIMPANAN ARSIP TIDAK ADA/TERBATAS
 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP YANG SESUAI KAIDAH KEARSIPAN TIDAK
DITERAPKAN
 JRA TIDAK DIBERLAKUKAN, SEHINGGA PENYUSUTAN/PEMUSNAHAN
TIDAK DILAKUKAN
 PEMELIHARAAN TIDAK DILAKUKAN
 ANGGARAN TIDAK ADA

AKIBATNYA :
 ARSIP TERLETAK DI SEMBARANG TEMPAT
 DOKUMEN TIDAK TERJAGA
 RUANGAN BERANTAKAN
 STRESS / MALAS BEKERJA MENEMUKAN SURAT LAMA
 ARSIP RUSAK
 TIDAK ENAK DIPANDANG
 PRODUKTIVITAS KERJA RENDAH
 IMAGE KANTOR / PROFESIONALITAS RENDAH

TUJUAN KEARSIPAN
 Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika
dibutuhkan. Sebagai bahan pertanggung jawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan
pengolahan kegiatan perusahaan.
 Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
 Agar bisa dengan mudah didapatkan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan
cepat dan tepat
 Agar terhidari dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang
kita butuhkan
 Untuk menghemat tempat penyimpanan.
 Untuk menjaga kerahasiaan arsip
 Untuk menjaga kelestarian arsip.
 Untuk menyelamatkan arsip isinya tentang informasi pertanggung jawaban, tentang
perencanaan, tentang pelaksanaan, dan tentang penyelenggaraan suatu kegiatan
kemasyarakatan

Cory Feronica, M. Psi., Psikolog