PENGANTAR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

DISAMPAIKAN DALAM PROGRAM E-LEARNING KEARSIPAN

KEMENTERIAN KEUANGAN
TAHUN 2021
A. PENGANTAR KEARSIPAN
B. PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
C. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
A. PENGANTAR KEARSIPAN
 PENGERTIAN ARSIP
Secara etimologi (asal usul
kata), kata “arsip” berasal dari:
Bahasa Yunani, yaitu archium
artinya peti untuk menyimpan
sesuatu.
Bahasa Inggris, yaitu archieve,
artinya kumpulan warkat;
“record” artinya catatan; dan
“file” artinya sekumpulan
informasi/warkat,
UU No. 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan
Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.
.
 PENGERTIAN ARSIP LANJUTAN 1
UU NO. 14/2008 TTG KIP
Informasi Publik adalah
informasi yang dihasilkan,
disimpan, dikelola, dikirim,
dan/atau diterima oleh suatu
badan publik yang berkaitan
dengan penyelenggara dan
penyelenggaraan negara
dan/atau penyelenggara dan
penyelenggaraan badan
publik lainnya yang sesuai
dengan Undang-Undang ini
serta informasi lain yang
berkaitan dengan
kepentingan publik.
UU No. 11/2008 jo. UU 19/2016 ttg ITE
Dokumen Elektronik adalah setiap
informasi elektronik yang dibuat,
diteruskan, dikirimkan, diterima, atau
disimpan dalam bentuk analog,
digital, elektromagnetik, optikal, atau
sejenisnya, yang dapat dilihat,
ditampilkan, dan/atau didengar
melalui komputer atau sistem
elektronik, termasuk tetapi tidak
terbatas pada tulisan, suara, gambar,
peta, rancangan, foto atau
sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode
akses, simbol atau perforasi yang
memiliki makna atau arti atau dapat
dipahami oleh orang yang mampu
memahaminya.
 PENGERTIAN ARSIP LANJUTAN 2

ISO 15489-1:2016/SNI 8642:2018

ttg Records Management

Arsip adalah informasi yang

diciptakan, diterima, dan dipelihara
oleh organisasi atau perseorangan
sebagai bukti dan
informasi untuk memenuhi
kewajiban hukum atau transaksi
kerjanya.
 Kertas (Textual)

Arsip Kartografik dan Kearsitekturan

Konvensional (Cartographic and Architectural)

Foto
(Photograph)
Media dan Format
Arsip Mikrofilm
(Microfilm)

Film (Film)
Arsip
Media Baru Video (Video)

Audio (Audio)

Elektronik
(Electronic)
ARSIP KONVENSIONAL (TEKSTUAL)
KARTOGRAFI
Proklamasi dalam Foto
 Perbedaan ARSIP dengan BAHAN PUSTAKA
ASPEK ARSIP
Dasar Hukum UU No. 43 Tahun 2009
Type Materi ❖ Tidak diterbitkan (unpublish)
❖ Unik, hanya satu-satunya;
❖ Tidak dapat diperjual belikan;
❖ Rekaman kegiatan atau peristiwa.
Akses pada ❖ Menggunakan panduan khusus
Materi (daftar/inventaris/guide arsip:
klasifikasi fungsi/peran pencipta
arsip);
❖ Tidak dapat direproduksi seperti
aslinya bila hilang;
❖ Konteks saling berkaitan antar
arsip dalam satu berkas.
BAHAN PUSTAKA
UU No. 43 Tahun 2007
❑ Diterbitkan (publish)
❑ Umum dan ada di banyak tempat
❑ (perpustakaan; toko buku, koleksi
pribadi)
❑ Diperjual belikan;
❑ Informasi dalam bentuk karya
tulis/cetak/visual.
❑ Menggunakan panduan umum
(katalgog: DDCUDC);
❑ Dapat segera direproduksi kembali
seperti aslinya apabila hilang;
❑ Konteks terlepas antar satu karya/buku
dengan yang lain.
KARAKTERISTIK ARSIP

Unik • Tidak dibuat secara massal

• Tidak dapat diciptakan ulang

Legal • Dibuat sebagai bukti resmi untuk mendukung

tugas dan kegiatan

Reliable • Dapat dipercaya, sehingga dapat

dipergunakan sebagai bahan dukung kegiatan

Autentik • Asli
• Sah
 NILAI GUNA ARSIP
arsip yang didasarkan arsip yang didasarkan

Nilai Guna
Nilai Guna Primer

Sekunder
pada kegunaannya dilihat kepada kegunaan arsip bagi
dari kepentingan kepentingan skala luas
instansi/perusahaan mencakup instansi
penciptanya dan
pencipta arsip instansi/lembaga lain dan
atau kepentingan umum
atau penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan

Biro Umum Sekretariat Jenderal
NILAI GUNA PRIMER
• Administrative Value; nilai guna arsip yang kegunaanya dilihat dari tanggung
A jawab pelaksanaan kedinasan unit kerja pencipta.

• Legal Value; nilai guna hukum berkaitan dengan tanggungjawab kewenangan

L yang berisikan buti kewajiban dan hak secara hukum.

• Financial Value; nilai guna arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan
bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan (transaksi
F keuangan).

• Research Value; nilai guna yang terdapat pada arsip yang mengandung data
R ilmiah dan teknologi sebagai akibat penelitian murni maupun terapan.
NILAI GUNA SEKUNDER
• Informational; arsip yg mengandung kegunaan untuk kepentingan
penelitian sejarah, misalnya informasi tentang benda, tempat,
I fenomena, masalah, dll

• Evidential; terdiri dari jenis arsip bukti keberadaan suatu

organisasi dan bukti prestasi intelektual
E
• Instrinsik (keunikan/kelangkaan); berisikan isi/informasi yang
terkandung dalam arsip bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian

I dan kesejarahan tanpa dikaitkan lembaga pencipta (orang, tempat, benda,

fenomena, masalah, dll.)
 Penggolongan Arsip Berdasarkan Fungsinya

Arsip
Aktif
Arsip
Arsip Dinamis Inaktif
Arsip
Arsip Vital
Arsip
Terjaga
Arsip Statis
DEFINISI ARSIP DINAMIS DAN ARSIP STATIS

Arsip Dinamis
• arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan
disimpan selama jangka waktu tertentu

Arsip Statis
• arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena memiliki nilaiguna kesejarahan, telah
habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau
lembaga kearsipan
ARSIP DINAMIS

Arsip Aktif •Frekuensi penggunaannya tinggi

•Berada di unit pengolah/unit kerja

Arsip Inaktif •Frekuensi penggunaannya telah menurun

•Berada di Unit Kearsipan

•Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi

kelangsungan operasional penciptaan arsip, tidak dapat
Arsip Vital diperbaharui, dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau hilang.
Seperti MoU, BPKB, Sertifikat tanah, dll.

Arsip Terjaga arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan

kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga
keutuhan, keamanan, dan keselamatannya
Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga
negara dan kegiatan yang menggunakan
sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip
milik negara.
(Pasal 33 UU No. 43 Thn 2009 ttg Kearsipan)
MENGAPA ORGANISASI PERLU MENGELOLA ARSIPNYA ?

1. Memungkinkan proses kerja berjalan efisien dan efektif;

2. Memberikan layanan yang konsisten, efisien, dan akuntabel;
3. Memberikan kontinuitas dan produktivitas dalam
manajemen dan administrasi ;
4. Memenuhi ketentuan peraturan per-UU-an;
5. Melindungi kepentingan organisasi dan hak pegawai, klien, dan stakeholders
saat ini dan yang akan datang;
6. Melindungi dan mendukung litigasi (tuntutan hukum) termasuk manajemen
risiko yang berkaitan dgn keberadaan /kekurangan bahan bukti kegiatan;
7. Meningkatkan daya saing (competitiveness) ;
8. Memelihara dan menyelamatkan memori kolektif bangsa (soft diplomacy).
Fungsi Arsip Catatan
Sejarah
Pelayanan Perencanaan
(Publik)

Pengaturan Pengambilan
Kerahasiaan Keputusan
Informasi ARSIP
ARSIP
DIKELOLA
DENGAN BENAR
Perlindungan Pertanggung -
Batas Wilayah jawaban

Perlindungan Perlindungan
Kekayaan Intelektual Hak
21
Perlindungan
Aset (BMN/D)
 PERAN ARSIP DALAM KEHIDUPAN BERNEGARA

MENINGKATKAN KETAHANAN NASIONAL

Menjamin keselamatan aset

menjaga kedaulatan
nasional dalam bidang
ekonomi, sosial, politik, Negara Kesatuan Republik
budaya, pertahanan, serta Indonesia (NKRI), salah satunya
keamanan sebagai identitas dengan pengkategorian arsip
dan jati diri bangsa. terjaga
Membangun Manajemen ilmu
pengetahuan organisasi untuk
meningkatkan kualitas mengawal konstitusi dan
pelayanan publik dalam
meningkatkan kualitas
upaya penegakan hukum
pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan
terpercaya. mengawal kebijakan fiskal
menjembatani penyusunan
kebijakan publik berbasis /keuangan negara yang sehat,
bukti yang berasal dari arsip adil, dan mandiri melalui
dan penyampaian hasil pengendalian informasi kearsipan
kebijakan melalui proses berkaitan dengan pengeluaran
pengetahuan dengan dan penerimaan negara, yang
mengoordinasikan aliran tertuang dalam APBN dan APBD.
serta penyebaran
pengetahuan untuk
kebutuhan penyelenggaraan
negara.
B. PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN
adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan
kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem
kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya
manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga

Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi
Kemasyarakatan, dan Perseorangan, serta Lembaga
Kearsipan.
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

• Nasional
PENETAPAN • Daerah
KEBIJAKAN • Perguruan tinggi
• Perusahaan

• Unit
PEMBINAAN • Lembaga
KEARSIPAN
• Dinamis
PENGELOLAAN • Statis
ARSIP • Umum
• Terjaga
Definisi berkaitan dalam pelaku penyelenggaraan kearsipan
❖ Pencipta Arsip
Pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan
fungsi,tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis
❖ Unit Pengolah
Satuan kerja pada pencita arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
mengolah semua arsip yang berkaitan dengan arsip di lingkungannya
❖ Unit Kearsipan
Satuan kerja pada pencita arsip yang mmpunyai tugas dan tanggung jawab
dalam penyelenggaraan kearsipan
❖ Lembaga Kearsipan
lembaga yg memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan
arsip statis dan pembinaan kearsipan
⚫U
➢
➢
➢
➢
➢
⚫
➢
➢
➢
➢
 TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
UU No. 43 Th. 2009 Psl. 3
Menjamin terciptanya arsip pada pencipta arsip yaitu dari kegiatan yang

1
dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, orgn kemasyarakatan, & perseorangan, serta
ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;

2 Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah;

3 Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip

sesuai dengan ketentuan peraturan perUUan;

4 Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat

melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
5
Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem
yang komprehensif & terpadu;;

6
Menjamin keselamatan & keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, & bernegara;

7 Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,

budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas & jati diri bangsa; &

8 Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan & pemanfaatan

arsip yang autentik & terpercaya.;

(UU No. 43 Th. 2009 Psl. 3)

 TANGGUNG JAWAB PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN DALAM SISTEM KEARSIPAN NASIOANAL
(SKN)

Tingkat Tanggung Jawab Pelaksana

Nasional Arsip Nasional ANRI
Republik Indonesia
(ANRI)
Provinsi Gubernur sesuai Lembaga Kearsipan
kewenangannya Provinsi (Arsip Daerah
Provinsi)
Kabupaten/Kota Bupati/Walikota sesuai Lembaga Kearsipan
kewenangannya Kabupaten/Kota (Arsip
Daerah Kabupaten/Kota)

Perguruan Tinggi Pimpinan perguruan Lembaga Kearsipan

tinggi sesuai Perguruan Tinggi (Arsip
kewenangannya. Perguruan Tinggi)
KEBIJAKAN NASIONAL KEARSIPAN
Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 7
a. Pembinaan terhadap Pencipta Arsip Pusat dan Daerah, Lembaga Kearsipan Provinsi;
Kabupaten/Kota, dan Perguruan Tinggi;
b. Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis;
c. Pembangunan SKN, SIKN dan Pembentukan JIKN;
d. Organisasi yang terdiri dari Unit Kearsipan pada Pencipta Arsip dan Lembaga Kearsipan;
e. Pengembangan SDM Kearsipan;
f. Pengembangan Prasarana dan Sarana Kearsipan;
g. Penyelenggaraan Perlindungan dan Penyelamatan Arsip;
h. Pelaksanaan Sosialisasi Kearsipan;
i. Pelaksanaan Kerjasama dan Pendanaan.
 PENGERTIAN PEMBINAAN KEARSIPAN

▶Pembinaan Kearsipan adalah upaya meningkatkan kualitas penyelenggaraan

kearsipan pada setiap pencipta arsip dan lembaga kearsipan sesuai dengan
arah dan sasaran pembangunan nasional di bidang kearsipan.
▶Dilaksanakan oleh :
1. Lembaga kearsipan nasional (ANRI) terhadap pencipta untuk tingkat pusat,
daerah provinsi, kab/kota serta perguruan tinggi
2. Lembaga kearsipan daerah provinsi, terhadap pencipta arsip tingkat prov, kab/
kota
3. Lembaga kearsipan daerah kab/ kota, terhadap pencipta arsip tingkat kab/
kotadan
4. Lembaga kearsipan perguruan tinggi, terhadap pencipta arsip satker civitas
akademika perguruan tinggi
 PEMBINAAN KEARSIPAN
1. koordinasi penyelenggaraan kearsipan nasional;
2. pemberian pedoman dan standar kearsipan;
3. pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan
4. konsultasi pelaksanaan kearsipan;
5. sosialisasi kearsipan;
RUANG LINGKUP

ANRI 6. pengawasan kearsipan;

7. pendidikan dan pelatihan kearsipan;
8. perencanaan, penelitian, pengembangan,
pemantauan, dan evaluasi; dan
9. akreditasi dan sertifikasi.

a. koordinasi penyelenggaraan kearsipan;

b. penyusunan pedoman kearsipan;
LKD PROVINSI, LKD
KAB/KOTA DANLKPT c. pemberian bimbingan, supervisi, dan konsultasi
pelaksanaan kearsipan;
d. sosialisasi kearsipan;
e. pendidikan dan pelatihan kearsipan; dan
f. perencanaan, pemantauan, dan evaluasi.
 (dalam konteks penyelenggaraan negara)

PENYELENGGARAAN
NEGARA
oleh Lembaga Negara dan
Pemerintahan Daerah

melaksanakan

peran arsip
instansional/daerah

Sumber: Bahan Tayangan Sosialisasi UUD

1945, MPR RI

kesamaan “struktur”

peran arsip secara nasional

MASYARAKAT
PERAN ARSIP DALAM REFORMASI BIROKRASI

Arsip sebagai bukti autentik pelaksanaan kegiatan pemerintahan

Informasi
perencanaan

Money
follows
program
Informasi
Penganggar Kinerja
an berbasis
kinerja

Arsip Konvensional
Perencanaan Pelaksanaan Monev Pelaporan

Dokumentasi Dokumentasi Dokumentas

Dokumentasi
i
e-Arsip

Penilaian
Penyelenggaraan kearsipan sebagai bagian dari akuntabilitas kinerja Reformasi Birokrasi
 PENYELENGGARAAN SIKN DAN JIKN
❖ SIKN adalah sistem informasi arsip
secara nasional yang dikelola oleh
ANRI yang menggunakan sarana
jaringan informasi kearsipan
nasional.
❖ Untuk mendukung pengelolaan
arsip dalam rangka memberikan
informasi yang autentik dan utuh
dari lembaga negara, pemda, PTN,
dan BUMN/D, ANRI bertanggung
jawab membangun dan mengelola
SIKN.
❖ SIKN berfungsi:
➢ mewujudkan arsip sebagai tulang
punggung manajemen
penyelenggaraan negara;
➢ menjamin akuntabilitas
manajemen penyelenggaraan
negara;
➢ menjamin penggunaan informasi
hanya kepada pihak yang berhak;
dan
➢ menjamin ketersediaan arsip
sebagai memori kolektif bangsa.
 PENYELENGGARAAN SIKN DAN JIKN
❖ Dalam melaksanakan fungsi SIKN ANRI
membentuk jaringan informasi
kearsipan nasional (JIKN)
❖ JIKN adalah sistem jaringan informasi
dan sarana pelayanan arsip secara
nasional yang dikelola oleh ANRI, yang
berfungsi untuk meningkatkan:
➢ akses dan mutu layanan kearsipan
kepada masyarakat;
➢ kemanfaatan arsip bagi
kesejahteraan rakyat;
➢ peran serta masyarakat dalam
bidang kearsipan.
❖ Penyelenggaraan SIKN-JIKN
dilaksanakan oleh:
➢ ANRI sebagai pusat jaringan
nasional;
➢ Unit kearsipan (lembaga negara,
BUMN);
➢ Lembaga kearsipan (nasional,
provinsi, kabupaten/kota, PTN,
dan BUMD) sebagai simpul
jaringan.
❖ Penyelenggaraan SIKN-JIKN yang
dilaksanakan oleh unit kearsipan dan
lembaga kearsipan dikoordinasikan
oleh ANRI.
 TANGGUNG JAWAB PUSAT JARINGAN DAN SIMPUL JARINGAN
PUSAT JARINGAN
⮚ penyediaan informasi kearsipan untuk arsip
dinamis yang diselenggarakan oleh lembaga
negara dalam daftar arsip dinamis;
⮚ penyediaan informasi kearsipan arsip statis
yang disusun dalam daftar arsip statis
nasional;
⮚ pemuatan informasi kearsipan untuk arsip
dinamis dan arsip statis dalam JIKN secara
nasional;
⮚ layanan informasi kearsipan melalui JIKN;
⮚ pengelolaan sistem dan jaringan;
⮚ evaluasi secara berkala terhadap
penyelenggaraan JIKN sebagai pusat jaringan
nasional; dan
⮚ koordinasi simpul jaringan dalam satu
kesatuan JIKN.
SIMPUL JARINGAN
⮚ penyediaan informasi kearsipan yang disusun
dalam daftar arsip dinamis dan daftar arsip
statis;
⮚ penyampaian daftar arsip dinamis dan daftar
arsip statis kepada pusat jaringan nasional;
⮚ pemuatan informasi kearsipan untuk arsip
dinamis dan arsip statis dalam JIKN di
lingkungan simpul jaringan;
⮚ penyediaan akses dan layanan informasi
kearsipan melalui JIKN; dan
⮚ evaluasi secara berkala terhadap
penyelenggaraan JIKN sebagai simpul jaringan
dan menyampaikan hasilnya kepada pusat
jaringan nasional.
 UNIT KEARSIPAN I KEMENTERIAN KEUANGAN
MENJADI SIMPUL JARINGAN SIKN-JIKN
PUSAT JARINGAN/ANRI
⮚ penyediaan informasi kearsipan untuk
arsip dinamis yang diselenggarakan oleh
Kemenkeu RI dalam daftar arsip dinamis
(DAD: arsip aktif dan inaktif);
⮚ penyediaan informasi kearsipan arsip
dinamis yang disusun dalam DAD
nasional;
⮚ pemuatan informasi kearsipan untuk arsip
dinamis Kemenkeu RI dalam JIKN secara
nasional;
⮚ layanan informasi kearsipan melalui JIKN;
⮚ pengelolaan sistem dan jaringan;
⮚ evaluasi secara berkala terhadap
penyelenggaraan JIKN sebagai pusat
jaringan nasional; dan
⮚ koordinasi simpul jaringan Kemenkeu RI
dalam satu kesatuan JIKN.
SIMPUL JARINGAN/UK I KEMENKEU RI
❖ penyediaan informasi kearsipan dinamis
Kemenkeu RI yang disusun dalam DAD (arsip
aktif dan inaktif);
❖ penyampaian DAD kepada pusat
jaringan nasional/ANRI;
❖ pemuatan informasi kearsipan untuk arsip
dinamis (arsip aktif dan inaktif) Kemenkeu RI
dalam JIKN di lingkungan simpul jaringan;
❖ penyediaan akses dan layanan informasi
kearsipan melalui JIKN; dan
❖ evaluasi secara berkala terhadap
penyelenggaraan JIKN sebagai simpul jaringan
dan menyampaikan hasilnya kepada pusat
jaringan nasional/ANRI.
KINERJA PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL
(UU 43/2009)
Arsip sbg bukti pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

Masyarakat/ Berbangsa &

Perseorangan bernegara

Pelindungan hak2 keperdataan rakyat Pelindungan kepentingan negara

(ARSIP MILIK MASYARAKAT) (ARSIP MILIK NEGARA )

TUGAS NEGARA
Memastikan Arsip Milik Negara terlindungi dan terselamatkan
untuk kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan publik, dan
kesejahteraan rakyat.

K/L PEMDA
PENYELENGGARAN KEARSIPAN KEMENKEU
 TANGGUNGJAWAB PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
DI KEMENTERIAN/LEMBAGA

MEWUJUDKAN TERTIB ARSIP DLM RANGKA GOOD GOVERNANCE

REGULASI EKSEKUSI EMPOWERING

1. Per K/L ttg Penylnggaraan
Kearsipan
2. Per K/L ttg TND
3. Per K/L ttg Klasifikasi Arsip
4. Per K/L ttg JRA
5. Per K/L ttg SKKAD
6. Per K/L ttg Pengelolaan Arsip
7. Per K/L ttg Penyusutan Arsip
Inaktif
Koord/Kolaborasi
Dg Unit lain
1. pengelolaan arsip aktif, 1.Pembinaan Kearsipan
inaktif vital, dan terjaga;
2.Pengawasan kearsipan
2. Pengolahan arsip dan
3.SD Kearsipan
penyajian arsip menjadi
informasi;
3. Pemindahan arsip;
4. pemusnahan arsip;
penyerahan arsip statis
oleh pimpinan pencipta
arsip kepada lembaga
kearsipan; dan Tunggal, sinergi, dan
kolaborasi dg Unit
Tunggal/sinergi lain
 MAKSUD, TUJUAN, ASAS DAN RUANG LINGKUP
PEDOMAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENKEU
(PMK 196/2019)
Maksud :
sebagai pedoman penyelenggaraan Kearsipan di
lingkungan Kementerian Keuangan secara efektif,
efisien, dan komprehensif.
Tujuan :
a. mewujudkan keseragaman dalam penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan
Kementerian Keuangan;
b. menjamin terciptanya Arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Kementerian Keuangan;
c. menJamm ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
d. menjamin terwujudnya pengelolaan Arsip yang handal dan pemanfaatan Arsip sesum
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
e. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan masyarakat
melalui pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya;
f. mendinamiskan penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kernen terian Keuangan se
bagai suatu sis tern yang komprehensif dan terpadu;
g. menjamin keselamatan dan keamanan Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
h. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang keuangan negara; dan
i. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
j. pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya.
Azas :
Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kementerian Keuangan (Kebijakan
Kearsipan, Pembinaan Kearsipan, Pengelolaan Arsip Dinamis, Pengelolaan
Arsip Elektronik, dan Sumber Daya Kearsipan) dilaksanakan dengan
menggunakan asas sentralisasi dan asas desentralisasi.
Asas sentralisasi merupakan penetapan kebijakan Kearsipan Kementerian
Keuangan secara terpusat.
Asas desentralisasi merupakan pelaksanaan kebijakan Kearsipan
Kementerian Keuangan yang dilakukan pada masing-masing Unit Kearsipan
dan Unit Pengolah.
 POKOK-POKOK PENYELENGGARAAN KEARSIPAN YANG DIATUR
DALAM PERATURAN MENTERI KEUANGAN NOMOR 196/PMK.01/2019

1. Kebijakan Kearsipan

22. Pembinaan Kearsipan

3. Pengelolaan Arsip Dinamis

 POKOK-POKOK PENYELENGGARAAN KEARSIPAN YANG DIATUR
DALAM PERATURAN MENTERI KEUANGAN NOMOR 196/PMK.01/2019

4. Pengelolaan Arsip Elektronik

5. Sumber Daya Kearsipan

1. Kebijakan Kearsipan
Klasifikasi ✔PMK TND Kementerian Keuangan
Arsip 136/PMK.01/2018
✔PMK Pedoman Kearsipan
196/PMK.01/2019
✔JRA yang berlaku di Kementerian
Keuangan

Sistem
Tata
Naskah
Kebijakan Klasifikasi
Dinas Kearsipan dan Akses
Arsip
4 Pilar Kearsipan

Jadwal
Retensi
Arsip
2. Pembinaan Kearsipan

✔Koordinasi Penyelenggaran
✔Pedoman dan Standar
✔Bimbingan dan Supervisi
Pembinaan Unit ✔Sosialisasi

Kearsipan Kearsipan ✔Pengawasan

✔Koordinasi pelatihan
✔Perencanaan,
pengembangan dan
penelitian
3. Pengelolaan Arsip Dinamis

Penciptaan Arsip

Penggunaan Arsip
Pencipta
Arsip
Pemeliharaan Arsip

Penyusutan Arsip
3. Pengelolaan Arsip Dinamis
⮚ Tata Naskah Dinas
⮚ Klasifikasi Arsip
⮚ Sistem Klasifikasi dan
Akses Arsip

Pembuatan dan
Penciptaan Penerimaan Naskah
Arsip Dinas
3. Pengelolaan Arsip Dinamis

Sistem Klasifikasi
Ketersediaan
Penggunaan Keamanan
dan
Arsip dan Hak Akses
autentifikasi
Arsip
3. Pengelolaan Arsip Dinamis ⮚ Unit Pengolah
⮚ Klasifikasi Arsip

Pemberkasan Arsip Aktif

Penataan Arsip Inaktif

Unit Kearsipan

Penyimpanan Arsip

Alih Media Arsip

Penyusutan Arsip ✔Dilakukan dari UP ke UK
✔Disertai BA Pemindahan
✔Disertai Daftar Arsip dan
Daftar Isi Berkas

Pemindahan
Arsip

Pemusnahan ✔Dilakukan Oleh UK

✔Dinilai oleh PPA Kemenkeu
Arsip ✔Mendapat Pertimbangan
Secara Tertulis dari Kepala
ANRI

Penyerahan Arsip ✔Dilakukan Melalui

Statis
UK 1
Kemenkeu
✔Dinilai oleh ANRI
4. Pengelolaan Arsip Elektronik

Diciptakan dalam bentuk

elektronik

Berkaitan dengan pelaksanaan

tugas Kementerian Keuangan

Diciptakan dan dikelola

dengan menggunakan sistem
yang berlaku Kementerian
Keuangan
5. Sumber Daya Kearsipan

Organisasi Kearsipan

Sumber Daya Manusia

Sarana dan Prasarana

TATA LAKSANA PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI
KEMENTERIAN/LEMBAGA

Terwujudnya Tertib Arsip

VISI melalui penerapan
KEARSIPAN K/L manajemen kearsipan yg
komprehensif dan terpadu

Penanggung Jawab (perumusan

SETJEN kebijakan & pengendalian
pelaksanaan)
Manajer (perencanaan
(BU=UK I) program, pengaturan, monev,
& pengelolaan SD kearsipan

UK II UK II UK II UK UK UK UK UP Eksekutor
II II II II
U U U U U U U
K K K K K K K
III III III III III III III
 TATA LAKSANA PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI
KEMENTERIAN/LEMBAGA

SETJEN

UK (BU = UK I)

UK II UK II UK II UK II UK II UK II UK II UP
UK III UK III UK III UK III UK III UK III UK III

Record Center Central File

a. dari unit pengolah; a. pengelolaan arsip aktif dan arsip
b. pengolahan arsip & penyajian arsip mnjd informasi; b. Pemindahan arsip inaktif ke Unit Kearsipan.
c. pemusnahan arsip;
d. penyerahan arsip statis; dan
e. pembinaan dan pengevaluasian
Penunjukan Organisasi
Kearsipan Kementerian
Keuangan

KMK 610/2020 Unit Kearsipan I Biro Umum

Sekretariat
Unit Kearsipan II Eselon I

Bagian/
Unit Kearsipan III Subbagian
Umum

Unit Kerja
Unit Pengolah pencipta
arsip
TUGAS KEPALA UNIT KEARSIPAN
1. Mengoordinasikan penyusunan pedoman dan standar kearsipan Kementerian
Keuangan
2. Mengoordinasikan bimbingan, sosialisasi, pengawasan, supervisi, fasilitasi, dan
konsultasi kearsipan.
3. Mengoordinasikan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan kearsipan.
4. Mengoordinasikan pelaksanaan perencanaan, penelitian, pengembangan,
pemantauan dan evaluasi kearsipan.
5. Mengoordinasikan dan menerima laporan daftar berkas dan daftar isi berkas arsip
aktif.
6. Mengoordinasikan dan menerima pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah
dan/atau Unit Kearsipan dibawahnya yang memiliki nilai guna tinggi.
7. Mengoordinasikan pengelolaan, pendataan, penataan dan pembuatan daftar arsip
inaktif yang dipindahkan.
8. Mengoordinasikan pengolahan daftar arsip inaktif dan penyajian informasi arsip
inaktif berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.
9. Mengoordinasikan layanan penggunaan arsip yang dikelola.
TUGAS KEPALA UNIT KEARSIPAN
10. Mengoordinasikan pembinaan daftar, pemberkasan dan
pelaporan serta penyerahan arsip vital dan terjaga.
11. Mengoordinasikan pelaksanaan pemusnahan arsip.
12. Mengoordinasikan penyerahan arsip statis.
13. Mengoordinasikan pendokumentasian arsip yang tercipta dari
pelaksanaan pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip.
14. Mengoordinasikan penyediaan sarana dan prasarana
berdasarkan standar sarana dan prasarana yang telah
ditetapkan.
15. Mengoordinasikan inisiasi pengelolaan arsip elektronik.
16. Mengalokasikan anggaran dalam rangka penyelenggaraan
kearsipan.
 TUGAS KEPALA UNIT PENGOLAH
1. Mengoordinasikan penciptaan arsip di lingkungannya.
2. Mengoordinasikan layanan penggunaan kearsipan di lingkungannya.
3. Mengoordinasikan pemberkasan arsip aktif di lingkungannya.
4. Mengoordinasikan penyimpanan arsip aktif di lingkungannya.
5. Mengoordinasikan penyampaian daftar berkas dan daftar isi berkas arsip
aktif, arsip vital dan arsip terjaga yang dikelola kepada unit kearsipan
yang menaunginya.
6. Mengoordinasikan pelaksanaan alih media arsip sesuai dengan
kebutuhan unit kerja.
7. Mengoordinasikan usulan pemindahan arsip inaktif ke Unit Kearsipan
yang menaunginya dengan disertai daftar arsip inaktif yang diusulkan
untuk dipindahkan.
8. Mengalokasikan anggaran dalam rangka pengelolaan arsip di
lingkungannya.
 SIAPA ITU SDM KEARSIPAN?
(PASAL 147 PP 28/2012 DAN KMK 610/2020)

Pejabat struktural 1. Arsiparis; dan TUJUAN

di bidang 2. Fungsional Umum di PENYELENGGARAAN
kearsipan bidang kearsipan KEARSIPAN

MANAJER : UJUNG TOMBAK :

1. perencanaan, penyusunan 1. Arsiparis : Kompeten,
program, pengaturan, memiliki mandat,
pengendalian, monev keg professional, dan ARSIPARIS
kearsipan memiliki kewenangan
2. Pengelolaan SD Kearsipan 2. FU di bid kearsipan :
SEBALIKNYA
C. PENGANTAR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Definisi: Proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif
dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan serta penyusutan arsip
Tujuan:
1. untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai
bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu system
yang memenuhi persyaratan: andal, sistematis, utuh, menyeluruh dan sesuai
dengan norma, standar, prosedur dan kriteria.
2. Untuk menjaga keautentikan, keutuhan keamanan dan keselamatan arsip
 1. Penciptaan
Arsip

4. PENGELOLAAN 2. Penggunaan
Penyusutan ARSIP DINAMIS Arsip
Arsip

3.
Pemeliharaan
Arsip
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
adalah proses pengendalian arsip statis
secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi
akuisisi, pengolahan, preservasi,
pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan
publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
(Pasal 1 angka 26 Undang Undang No. 43 Tahun 2009 tg Kearsipan
PENGERTIAN

❑ berasal dari bahasa Belanda yaitu ‘norm’ yang berarti

patokan atau pedoman.
❑ Pengertian norma sendiri adalah kaidah, ukuran atau
aturan yang dipakai sebagai tolok ukur untuk menilai
NORMA atau untuk memperbandingkan sesuatu.

suatu ukuran tertentu yang dipakai sebagai patokan baik

STANDAR kuantitas maupun kualitas yang harus dicapai
sehubungan dengan adanya kegiatan tertentu

tahapan kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas

PROSEDUR atau Metode langkah demi langkah secara pasti dalam
memecahkan suatu masalah.

KRITERIA ukuran yang menjadi dasar penilaian atau

penetapan sesuatu kegiatan
 NSPK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
KEMENTERIAN KEUANGAN

Tata Naskah Jadwal Retensi SKKAAD

Klasifikasi Arsip PMK 196/2019
Dinas Arsip Fasilitatif
PMK 196/2019 Lampiran II
PMK 136/2018 dan Subtantif
Lampiran I
Kemenkeu

NSPK KEARSIPAN LAINNYA

KMK 682/2019 KMK KMK 512/2020 KMK 610/2020 KMK 184/2021

Pengeloaan PAD 983/2015 Pedoman Penunjukan Ketentuan Pelaksanaan
Tata Cara Pengawasan Organisasi Kearsipan Pengelolaan Arsip
(Vital dan
Kearsipan Elektronik dan Alih
Terjaga) Penyusutan Arsip Media
Internal
Pengertian

Penciptaan arsip meliputi kegiatan pembuatan

arsip, dan penerimaan arsip, dilaksanakan
berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip,
serta sistem klasifikasi keamanan dan akses
arsip.
 Bagaimana arsip
yang baik?
Asli/ Autentik

Dapat dipercaya

Utuh / lengkap LENGKAP

Dapat digunakan
“3 komponen dalam arsip
yang harus dipelihara”

Isi

Struktur

Konteks
 3 KOMPONEN YANG HARUS DIPELIHARA
DALAM PENCIPTAAN ARSIP
• Isi adalah : data, fakta, atau informasi yang direkam dalam
rangka pelaksanaan kegiatan organisasi ataupun
perseorangan

• Struktur adalah : bentuk(format fisik) dan susunan (format

intelektual) arsip yang diciptakan dalam media sehingga
memungkinkan isi arsip dikomunikasikan

• Konteks adalah : lingkungan administrasi dan sistem yang

digunakan dalam penciptaan arsip
TATA NASKAH DINAS PENGERTIAN
Penjelasan pasal 32 ayat (2) PP Nomor 28 Tahun 2012
Pengaturan tentang jenis surat, format, penyiapan, Pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan
(Perka ANRI Nomor 2 Tahun 2014)

NASKAH DINAS
Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan
lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
BUMN/BUMD dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan
dan pembangunan
Pembuatan naskah dinas berpedoman pada Tata Naskah Dinas, dengan demikian
setiap Instansi harus memiliki aturan yang mengatur Tata Naskah Dinas
 Kewenangan Penggunaan
penandatang cap/stempel
anan surat dinas

Pengaturan Pengaturan
Format Surat penomoran
surat keluar

Penggunaan Tata Pengaturan

Kop Surat Naskah jenis kertas
dan Logo Dinas
Pengertian Klasifikasi Arsip
Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan
arsip secara berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas instansi
menjadi beberapa kategori unit informasi
kearsipan
KODE c FASILITATIF KODE INDEKS SUBSTANTIF
DL Pendidikan dan Pelatihan
AG Anggaran
HK Hukum
BR Pembiayaan dan Risiko
HM Humas dan Protokol
KA Kearsipan IK Perimbangan Keuangan
KP Kepegawaian KN Kekayaan Negara
KU Keuangan KT Kajian dan Penelitian
OT Organisasi dan Tatalaksana
PB Perbendaharaan
PL Perlengkapan
PK Profesi Keuangan
PR Perencanaan
PS Perpustakaan
PN Penerimaan Negara
PW Pengawasan
RT Rumah Tangga
TI Teknologi Informasi

Dalam PMK 196/PMK.01/2019 seluruh tugas dan fungsi di lingkungan

Kementerian Keuangan diklasifikasikan
kedalam 21 fungsi.
Definisi Aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip
dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan
Sistem Klasifikasi
keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam
Keamanan
rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta
dan Akses Arsip arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip.
- Penjelasan Pasal 38 PP Nomor 28 Tahun 2012 -

Klasifikasi keamanan dan akses arsip ditentukan

berdasarkan sifat arsip yang dapat diakses terdiri atas:
a.arsip yang bersifat terbuka; dan
b.arsip yang bersifat tertutup
Terminologi yang harus diperhatikan

Ketersediaan arsip sebagai hasil

Akses Arsip
- Pasal 1 Angka 9, PP Nomor 28 Tahun 2012 -
dari kewenangan hukum dan
otorisasi legal serta keberadaan
sarana bantu untuk mempermudah
penemuan dan pemanfaatan arsip
Terminologi yang harus diperhatikan

Penggunaan Kegiatan pemanfaatan dan

penyediaan arsip bagi
arsip kepentingan pengguna arsip yang
- Pasal 1 Angka 39, PP Nomor 28 Tahun 2012 - berhak

Penggunaan arsip dinamis
dilaksanakan berdasarkan
sistem klasifikasi
keamanan dan akses arsip.
- Pasal 38 PP No 28 Tahun 2012
Penggunaan arsip dinamis
oleh pengguna yang berhak
dilaksanakan berdasarkan
ketentuan peraturan
perundang-undangan.
- Pasal 39 PP No 28 Tahun 2012 -
Pengguna yang berhak adalah setiap orang/badan
hukum yang memiliki akses terhadap arsip yang
didalamnya terkandung informasi publik yang
tidak dikecualikan sebagaimana dimaksud dalam
undang-undang yang mengatur tentang
keterbukaan informasi publik
- Penjelasan Pasal 39 PP No 28 Tahun 2012
 Tujuan
Mengapa SKKAAD disusun

1. Melindungi fisik dan informasi arsip dinamis dari

kerusakan dan kehilangan sehingga kebutuhan akan
ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, integritas,
otentisitas dan reliabilitas arsip tetap dapat terpenuhi;

2. Mengatur akses arsip dinamis yang sesuai ketentuan

peraturan perundang-undangan sehingga dapat dicegah terjadinya
penyalahgunaan arsip oleh pihak-pihak yang tidak berhak
untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah.
Tujuan
Mengapa SKKAAD disusun
Mendukung 4 Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan
Pasal 3 UU Nomor 43 Tahun 2009

a. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
b. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat
melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
c. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
d. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan

apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat

SANGAT RAHASIA membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara
Kesatuan Republik Indonesia, dan keselamatan bangsa;

apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan

terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya
nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro.
Apabila informasi yang terdapat dalam arsip bersifat sensitif bagi RAHASIA
lembaga/ organisasi akan menimbulkan kerugian yang serius
terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan,
serta merusak kemitraan dan reputasi;

apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat

TERBATAS mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas
lembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang signifikan;

apabila dibuka untuk umum tidak membawa dampak

apapun terhadap keamanan negara.
BIASA/TERBUKA
Penggolongan Hak Akses Arsip Dinamis
Penggolongan pengguna yang berhak mengakses terhadap arsip dinamis:
a. Pengguna yang berhak di lingkungan internal instansi
1) Penentu Kebijakan mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip yang berada
di bawah kewenangannya, dengan ketentuan sebagai berikut:
a) Pimpinan tingkat tertinggi mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh
arsip yang berada di bawah kewenangannya.
b) Pimpinan tingkat tinggi (satu tingkat di bawah pimpinan tingkat tertinggi)
mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip yang berada di bawah
kewenangannya, namun tidak diberikan hak akses untuk informasi yang terdapat pada
pimpinan tingkat tertinggi dan yang satu tingkat dengan unit di luar unit kerjanya, kecuali
telah mendapatkan izin.
c) Pimpinan tingkat menengah (satu tingkat di bawah pimpinan tingkat tinggi)
mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip yang berada di bawah
kewenangannya, namun tidak diberikan hak akses untuk informasi yang terdapat pada
pimpinan tingkat tertinggi, pimpinan tingkat tinggi, dan yang satu tingkat dengan unit di
luar unit kerjanya kecuali telah mendapatkan izin.
Penggolongan Hak Akses Arsip Dinamis

Penggolongan pengguna yang berhak mengakses terhadap arsip dinamis:

2) Pelaksana kebijakan mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh
arsip yang berada di bawah kewenangannya dengan tingkat klasifikasi
biasa, tetapi tidak diberikan hak akses untuk arsip dengan tingkat
klasifikasi terbatas, rahasia, dan sangat rahasia yang terdapat pada
pimpinan tingkat tertinggi, pimpinan tingkat tinggi, pimpinan tingkat
menengah, dan yang satu tingkat di atas unit kerjanya kecuali telah
mendapatkan izin.
3) Pengawas internal mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh
arsip pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan
internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti
pengawasan yang dilakukan oleh Inspektorat Jenderal/ Inspektur Utama
Kementerian/Lembaga dan Satuan Pengawas Internal (SPI).
Penggolongan Hak Akses Arsip Dinamis

b. Pengguna yang berhak di lingkungan eksternal instansi

1) Publik mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip dengan kategori biasa/terbuka.
2) Pengawas eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip pada
pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan eksternal sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti pengawasan yang dilakukan
oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dan Badan Pengawasan Keuangan
Pembangunan (BPKP)
3) Aparat penegak hukum mempunyai hak untuk mengakses arsip pada pencipta
arsip yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditangani dalam
rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum.
 Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan

hak akses diberikan kepada pimpinan tertinggi

Arsip Berklasifikasi lembaga dan yang setingkat di bawahnya apabila
SANGAT RAHASIA sudah diberikan izin, pengawas internal/eksternal
dan penegak hukum

hak akses diberikan kepada pimpinan tingkat

Arsip Berklasifikasi tinggi dan setingkat di bawahnya apabila sudah
RAHASIA diberikan izin, pengawas internal/eksternal dan
penegak hukum

hak akses diberikan kepada pimpinan tingkat

Arsip Berklasifikasi menengah dan setingkat di bawahnya apabila
TERBATAS sudah diberikan izin, pengawas internal/eksternal
dan penegak hukum
Arsip Berklasifikasi hak akses diberikan kepada semua tingkat
BIASA/TERBUKA pejabat dan staf yang berkepentingan
 Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan
Pengawas
Tingkat Klasifikasi Penentu Pelaksana Penegak
No. Internal/ Publik
Keamanan dan Akses Kebijakan Kebijakan Hukum
Eksternal
1 Biasa / Terbuka √ √ √ √ √

2 Terbatas √ - √ - √

3 Rahasia √ - √ - √

4 Sangat Rahasia √ - √ - √
 Pengamanan Tingkat Klasifikasi - Penyimpanan
MEDIA ARSIP
TINGKAT ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK
NO. KLASIFIKASI
KEAMANAN Prasarana & Prasarana &
Arsip Pengguna Arsip Pengguna
Sarana Sarana
1 Biasa/ Terbuka Tidak ada Pengguna yang Tidak Back-up secara teratur Pengguna yang Tidak memerlukan
persyaratan dan berasal dari memerlukan untuk tujuan pemulihan berasal dari eksternal prasarana dan
prosedur khusus. eksternal dan prasarana dan sistem dalam rangka dan internal yang sarana khusus
internal yang sarana khusus menjamin autentisitas mempunyai hak akses
mempunyai hak arsip
akses

2 Terbatas Ada persyaratan Dibatasi hanya Diperlukan 1. Back-up secara teratur 1. Autentikasi 1. Autentikasi
dan prosedur untuk penentu tempat untuk tujuan pengguna (nama server
dengan kebijakan, penyimpanan pemulihan sistem pengguna/
2. Langkah-
memberikan cap pengawas internal yang aman dalam rangka password atau ID
langkah
“TERBATAS” pada dan eksternal serta menjamin autentisitas digital)
keamanan
fisik arsip penegak hukum arsip
2. Penggunaan untuk dengan
2. File-file elektronik log in pada tingkat Operating
(termasuk database) individual System khusus
harus dilindungi atau aplikasi
terhadap penggunaan khusus
internal atau oleh
3. Firewall dan
pihak-pihak eksternal
sistem-sistem
serta prosedur-
prosedur deteksi
terhadap intrusi
 Pengamanan Tingkat Klasifikasi - Penyimpanan
MEDIA ARSIP
TINGKAT ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK
NO. KLASIFIKASI
Prasarana & Prasarana & Sarana
KEAMANAN Arsip Pengguna Arsip Pengguna
Sarana
3 Rahasia 1. Ada persyaratan Dibatasi hanya Lokasi aman 1. Back-up secara 1. Hanya staf yang 1. Langkah- langkah keamanan
dan prosedur untuk penentu dengan akses teratur untuk ditunjuk oleh dengan Operating System
rahasia dengan kebijakan, yang terbatas tujuan kementerian atau khusus atau aplikasi khusus
memberikan cap pengawas internal pemulihan organisasi dan
2. Firewall serta sistem-sistem
“RAHASIA” pada dan eksternal serta sistem dalam tingkat di atasnya
dan prosedur- prosedur
fisik arsip penegak hukum rangka yang dapat
deteksi terhadap intrusi.
menjamin mengakses arsip
2. Tidak Firewall adalah sistem untuk
autentisitas tersebut
sembarangan melindungi komputer atau
arsip
meletakkan arsip/ 2. Autentikasi jaringan dari akses komputer
dokumen yang 2. File-file pengguna (nama lain yang tidak memiliki hak
bersifat rahasia elektronik pengguna/ untuk mengakses komputer
(termasuk password atau ID atau jaringan kita
database) digital)
harus
3. Penggunaan
dilindungi
untuk log in pada
terhadap
tingkat individual
penggunaan
internal atau
oleh pihak-
pihak eksternal
 Pengamanan Tingkat Klasifikasi -
Penyimpanan
MEDIA ARSIP
TINGKAT
ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK
NO. KLASIFIKASI
KEAMANAN Prasarana & Prasarana &
Arsip Pengguna Arsip Pengguna
Sarana Sarana
4 Sangat Rahasia Ada persyaratan dan Dibatasi hanya 1.Disimpan dalam 1.Back-up secara 1.Autentikasi 1.Autentikasi
prosedur rahasia untuk Penentu zona yang teratur untuk pengguna (nama server
dengan memberikan Kebijakan, sangat aman, tujuan pemulihan pengguna/passwor
2.Langkah-langkah
cap “SANGAT Pengawasan, dan dengan sistem dalam d atau ID digital)
keamanan
RAHASIA” pada fisik Penegak Hukum penelusuran rangka menjamin
2.Penggunaan untuk dengan Operating
arsip jejak akses. autentisitas arsip
log in pada tingkat System khusus
2.Penerapan 2.File-file individual atau aplikasi
kebijakan “Meja elektronik khusus
harus bersih” (termasuk
3.Firewall dan
database) harus
sistem-sistem dan
dilindungi
prosedur-
terhadap
prosedur deteksi
penggunaan
terhadap intrusi.
internal atau
oleh pihak-pihak
eksternal

Catatan:
Ketentuan tentang back up pada arsip elektronik yang berlaku pada arsip dengan klasifikasi sangat rahasia meliputi
juga ketentuan yang berlaku pada arsip dengan ketentuan rahasia dan terbatas. Ketentuan tentang back up pada
arsip elektronik yang berlaku pada arsip dengan klasifikasi terbatas dengan metode back up yang sesuai dengan
tingkatan klasifikasi keamanan.
 Pengamanan Tingkat Klasifikasi - Penyampaian
TINGKAT/ DERAJAT
NO. ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK
KLASIFIKASI
1 Biasa / Terbuka Tidak ada persyaratan prosedur khusus. Tidak ada prosedur khusus.

2 Terbatas Amplop segel. Apabila pesan elektronik atau email berisi data
tentang informasi personal, harus menggunakan
enkripsi, email yang dikirim dengan alamat khusus,
password, dan lain-lain.
3 Rahasia 1. Menggunakan warna kertas yang berbeda 1. Harus ada konfirmasi dari penerima pesan
2. Diberi kode rahasia elektronik atau email.
3. Menggunakan amplop dobel 2. Menggunakan perangkat yang dikhususkan bagi
pesan elektronik atau email rahasia.
4. Amplop segel, stempel rahasia.
3. Menggunakan persandian atau kriptografi.
5. Konfirmasi tanda terima.
6. Harus dikirim melalui orang yang sudah diberi
wewenang dan tanggung jawab terhadap
pengendalian arsip/ dokumen rahasia.
4 Sangat Rahasia 1. Menggunakan warna kertas yang berbeda. 1. Harus ada konfirmasi dari penerima pesan
2. Menggunakan amplop dobel bersegel. elektronik atau email.
3. Audit jejak untuk setiap titik akses (misal: 2. Menggunakan perangkat yang dikhususkan bagi
tandatangan). pesan elektronik atau email rahasia.
4. Harus dikirim melalui orang yang sudah diberi 3. Menggunakan persandian atau kriptografi
wewenang dan tanggung jawab terhadap 4. Harus ada pelacakan akses informasi untuk
pengendalian arsip/dokumen rahasia. suatu pesan elektronik atau email.
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA),
Daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan
yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip.
(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009)
 KEGUNAAN JRA

1. Sebagai alat kontrol untuk mengetahui kelas, bobot informasi dan

nilai guna arsip sejak arsip diciptakan;

2. Sebagai dasar untuk mengidentifikasi dan menyeleksi arsip vital,

penting dan tidak penting;

3. Sebagai dasar untuk memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah

ke unit kearsipan;

4. Sebagai dasar untuk memusnahkan arsip yg sudah tidak

mempunyai nilai guna;

5. Sebagai alat bantu untuk penyusutan arsip.

JRA terdiri atas JRA fasilitatif dan JRA substantif.

JRA fasilitatif
JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang
dihasilkan dari kegiatan atau fungsi fasilitatif antara lain keuangan, kepegawaian,
kehumasan, perlengkapan, dan ketatausahaan.
JRA substantif
JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang
dihasilkan dari kegiatan atau fungsi substantif setiap pencipta arsip sesuai dengan
fungsi dan tugasnya.
(PP NO. 28 TAHUN 2012)
 UNSUR JRA
a. Jenis/series arsip
b. Jangka waktu penyimpanan (retensi)
∙ retensi aktif umur/usia berkas di ruang kerja
(unit pengolah)
∙ retensi inaktif umur/usia berkas di ruang
arsip (record centre)
Keterangan :
∙ Permanen, berkas/arsip disimpan selamanya karena
memiliki nilai kesejarahan
∙ Musnah berkas/arsip yang dimusnahkan, setelah
disimpan beberapa lama dan tidak memiliki nilaiguna
∙ Dinilai kembali, Dinilai ulang setelah beberapa
lama, keputusan jalan tengah antara musnah atau
permanen
 JRA KEMENKEU
JRA

Fasilitatif Substantif

769/KM.1/2010 1200/KM.1/2009 207/KM.1/2013 492/KM.1/2013 1082/KM.1/2013 102/KM.1/2015 103/KM.1/2015 104/KM.1/2015 621/KM.1/2016 1192/KM.1/2017

Kekayaan Pendidikan &

Pengawasan Perbendaharaan Bea dan Cukai Pajak Anggaran Keb. Fiskal Profesi Keuangan
Negara Pelatihan Keu

130/KM.1/2020 1382/KM.1/2016

Pembiayaan dan
Pengelolaan Perimbangan
Risiko Keuangan
JRA FASILITATIF KEMENTERIAN KEUANGAN (Contoh)
Pengertian
Penggunaan Arsip adalah kegiatan
pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi
kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
 PENGGUNAAN ARSIP
Area
Perubahan Diperuntukkan bagi
kepentingan kedinasan dan
layanan publik
Dilaksanakan berdasarkan sistem
klasifikasi keamanan dan akses
SISTEM KLASIFIKASI
KEAMANAN DAN AKSES ARSIP
arsip dinamis (SKKAAD)
Pimpinan organisasi bertanggung
jawab terhadap ketersediaan,
pengolahan, penyajian arsip untuk
kepentingan kedinasan dan
layanan publik.
Pengertian

Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan

menjaga keutuhan, keamanan, dan
keselamatan Arsip baik fisik maupun
informasinya.
 PEMELIHARAAN ARSIP

Pemeliharaan arsip dilakukan untuk menjaga keautentikan,

keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip

Pemeliharaan arsip ameliputi pemeliharaan arsip aktif

PEMELIHARAAN ARSIP (arsip vital-arsip terjaga) dan arsip inaktif .

Pemeliharaan arsip dilakukan melalui:

• pemberkasan arsip aktif;
• penataan arsip inaktif;
• penyimpanan arsip; dan
• alih media arsip.

DAFTAR ARSIP
AKTIF (BERKAS-ISI
BERKAS)

DAFTAR BERITA
ARSIP ACARA
INAKTIF
 SKKAD
- Alih Media

DAUR HIDUP ARSIP Central file

Unit kerja
- Filing System
- Peminjaman
- Penggunaan
KIRIM Seleksi dan
PENCIPTAAN CAPTURE/ Berkas
TERIMA penilaian
REGISTRASI (Aktif)
Penerimaan & DIGUNAKAN
Pembuatan surat KLASIFIKASI ARSIP JRA
TATA NASKAH DINAS In-aktif Musnah

- Daftar Arsip usul pindah Pindah

- Berita Acara serah terima

DIKIRIM KE UNIT Permanen

KEARSIPAN I Unit Kearsipan
Serah

DAFTAR ARSIP Archives –

preserve
SIKLUS PENYELENGGARAAN KEARSIPAN YANG
KOMPREHENSIF DAN TERPADU

KEBIJAKAN

PENGELOLAAN
Pemusnahan
arsip inaktif
ARSIP
DINAMIS

Inaktif PEMBINAAN dan Aktif/Vita

(UK) PENGAWASAN l (UP)
INTERNAL
Penyerahan
arsip statis

Pemindahan arsip inaktif

LK

Sumber Daya
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS

PENCIPTA ARSIP: LEMBAGA KEARSIPAN:

a. lembaga negara; a. ANRI;
b. pemerintahan daerah; b. arsip daerah provinsi;
c. perguruan tinggi negeri; c. arsip daerah kabupaten/kota;
d. BUMN dan/atau BUMD. d. arsip perguruan tinggi.

melakukan melakukan
a. penciptaan arsip; a. akuisisi arsip statis;
b. penggunaan dan b. pengolahan arsip statis;
pemeliharaan arsip; c. preservasi arsip statis;
c. penyusutan arsip. d. akses arsip statis.

untuk untuk

menjamin ketersediaan arsip dalam menjamin keselamatan arsip sebagai

penyelenggaraan kegiatan sebagai pertanggungjawaban nasional bagi
bahan akuntabilitas kinerja dan alat kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
bukti yang sah dan bernegara.
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

Dilakukan terhadap

ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS

meliputi
1. Arsip Vital & Terjaga
2. Arsip Aktif
3. Arsip Inaktif
menjadi menjadi
tanggung jawab tanggung jawab
PENCIPTA ARSIP LEMBAGA
KEARSIPAN
ARSIP DINAMIS adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam ARSIP STATIS adalah arsip yang dihasilkan oleh
kegiatan pencipta arsip dan disimpan pencipta arsip karena memiliki nilai guna
selama jangka waktu tertentu. kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan/atau lembaga kearsipan.
 PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan

- Tata Naskah Dinas

- Klasifikasi Arsip
- Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses
Arsip
Pembuatan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian
Penciptaan
Penerimaan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian
Dokumentasi
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip

Kepentingan pemerintah dan masyarakat

Penggunaan Alih media

Klasifikasi Arsip

PENGELOLAAN
Pemberkasan Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif
ARSIP DINAMIS
Penataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif
Pemeliharaan
Terjaga dan Umum
Penyimpanan Arsip

Alih Media Arsip

Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan -
Program Arsip Vital Penyelamatan & Pemulihan
Jadwal Retensi
Arsip (JRA)
Pemindahan Arsip Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan
Inaktif
Penyusutan Pemusnahan Prosedur - Dokumentasi
Arsip
Penyerahan Prosedur - Dokumentasi
 MODEL PENGELOLAAN ARSIP

PERANCANGAN SISTEM KEARSIPAN

º Tata Naskah Dinas
AKUISISI
º Klasifikasi Arsip
ºMenilai
º Sistem Klasifikasi Keamanan dan
ºSerah-terima arsip
Akses Arsip
º Jadwal Retensi Arsip

PENGOLAHAN
PENCIPTAAN º ºMendeskripsi
º Membuat º Menata fisik arsip
º Menerima º Membuat sarana bantu temu
º Meregistrasi balik arsip
º Mengontrol distribusi

PRESERVASI
Menyimpan
PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN
º Memberkaskan
Merawat
º Menggunakan º Mereproduksi
Memelihara
º Mengamankan

AKSES DAN LAYANAN

PENYUSUTAN º Layanan Arsip
º Menilai dan menyeleksi
º Pameran
º Memindahkan
º Memusnahkan º Penerbitan Naskah Sumber
º Menyerahkan

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS

 HUBUNGAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN ARSIP STATIS
Lingkungan
PENCIPTAARSIP LEMBAGAKEARSIPAN
PERANCANGAN
SISTEM
ARSIP DINAMIS:
PENCIPTA ARSIP
Arsip sebagai bahan
PENCIPTAAN Penciptaan akuntabilitas kinerja dan alat
ARSIP
Pemeliharaan bukti yang sah

PENGGUNAAN &
Penggunaan PERANCANGAN
SISTEM
PEMELIHARAANPenyusutan
Terhadap
ARSIP VITAL, AKTIF, INAKTIF

PENYUSUTAN
AKUISISI
struktur
ARSIP

Kegiatan/ PENGELOLAAN
Peristiwa ARSIP konteks isi
PENGOLAHAN

ARSIP STATIS:
LEMBAGA
KEARSIPAN PRESERVASI

Akuisisi
Pengolahan Arsip sebagai AKSES
Preservasi pertanggungjawaban nasional
Akses bagi kehidupan bermasyarakat,
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Terhadap : PENGELOLAAN ARSIP STATIS
berbangsa, dan bernegara.
ARSIPSTATIS
 HUBUNGAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DENGAN
PENGELOLAN ARSIP STATIS
KEGIATAN

MEMORI ORGANISASI MEMORI HISTORIS

Konteks Pengelolaan Konteks Pengelolaan
Arsip Dinamis Arsip Statis

Nilai Administratif , Nilai Evidensial,

Finansial, Hukum, Iptek Informasional, Intrinsik
MEMORI KOLEKTIF

KEBUDAYAAN MATERI

Warisan Budaya
KEARSIPAN SELALU BERKAITAN DAN MEMBERIKAN MANFAAT DALAM 3 (TIGA)
ASPEK KEHIDUPAN; BERMASYARAKAT, BERBANGSA, DAN BERNEGARA.

ARSIP MERUPAKAN; MEMORI KOLEKTIF, JATI DIRI, DAN IDENTITAS BANGSA.

ARSIP BERKAIT DENGAN 3 (TIGA) ASPEK ; HUKUM, MORAL, DAN PENGETAHUAN

3 (TIGA) KAREKTERISTIK ARSIP ; KONTEN, KONTEKS DAN STRUKTUR.

TERIMA KASIH