ASPEK INFORMASI DALAM MANAJEMEN ARSIP

( Life of cycle of record )

Kelompok 9:
 Asy-syahidah M.K (6320120108)
 Fuziah (6320120122)
 Hadi Gustiansyah (6320120125)
 Marina Pirda Yanti (6320120130)
 Mitha Margaretha (6320120131)
Pembahasan :
1.Peranan arsip sebagai bahan pembuktian
2.Pengertian arsip
3.peranan arsip sebagai akuntabilitas
4.siklus hidup arsip
Pengertian arsip
 Kata arsip dalam bahasa
 Arsip merupakan catatan rekaman kegiatan
atau sumber informasi dengan berbagai
macam bentuk yang dibuat oleh lembaga,
organisasi maupun perseorangan dalam
rangka pelaksanaan kegiatan.
Indonesia diserap dari
bahasa Belanda archief
yang secara etimologi
berasal dari bahasa Yunani
archium yang artinya peti
tempat untuk menyimpan
sesuatu.
 Menurut Lembaga Administrasi Negara
(LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas,
naskah, foto, film, mikro film, rekaman
suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain
dalam segala macam bentuk dan sifatnya
atau salinan serta dengan segala cara
penciptaanya, dan yang dihasilkan atau
diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari
tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan.

Fungsi Arsip

 Penunjang aktivitas administrasi

 Alat pengambil keputusan,
 Bukti pertanggungjawaban,
 Sumber informasi,
 wahana komunikasi.
Sifat dan karakter arsip

 Autentik
Penggolongan arsip :
 Legal
 Arsip dinamis
 Unik karena tidak dibuat massal dan Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan
secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip
memiliki kronologi produk.
dan disimpan selama jangka waktu tertentu
 Arsip Statis
 Terpercaya
Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Peranan arsip sebagai bahan pembuktian

Fungsi dan peran arsip bagi suatu kegiatan merupakan alat bukti transaksi
kegiatan. Arsip mempunyai peranan sebagai ”pusat ingatan”, ”sumber informasi”
dan ”alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam
rangka kegiatan perencanaan, penganalisisan, pengembangan, perumusan
kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban,
penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya
Peranan arsip sebagai akuntabilitas

Proses menata arsip atau mengelola arsip yang kondisinya tidak teratur
sehingga kembali tertata sesuai dengan penataan sesuai masa aktifnya.
Berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan penemuan
kembali arsip dengan cepat dan tepat. Dalam kegiatan tersebut akan
memisahkan antara arsip dengan non arsip serta duplikasi yang
berlebihan seperti amplop, map, blangko/formulir kosong, sisa
penggandaan yang tidak terpakai.
Siklus hidup arsip :

Siklus hidup pada arsip yang dikenal sebagai life cicle of records yang merupakan
proses penggunaan arsip dari awal hingga akhir dimana tahapan tersebut adalah
sebagai berikut:
 Tahap penciptaan dan penerimaan.
 Tahap Distribusi
 Tahap penggunaan
 Tahap pemeliharaan
 Tahap pemusnahan,