MENGENAL

ARSIP &
KEARSIPAN
Mata Pelajaran Kearsipan X OTKP
3.1.Memahami Arsip dan Kearsipan
4.1. Melakukan pengelompokkan Arsip dan Kearsipan
 TUJUAN PEMBELAJARAN
01. 02.
MENGENAL ARSIP
Pengertian, Syarat- syarat, Fungsi,
Jenis dan Peran Arsip
MENGENAL KEARSIPAN
Pengertian, Tujuan dan Ruang Lingkup
Kearsipan
01.
MENGENAL
ARSIP
PENGERTIAN ARSIP
Archief → Bahasa Belanda
Archivum/ Archieve → Bahasa Inggris
Archivum/ Archium → Bahasa Latin
Arche (permulaan) dan Archipeton (Gedung Pemerintahan) →
Bahasa Yunani

Menurut International Standard Organization (ISO)

Arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai
bentuk termasuk data komputer, dibuat atau diterima,
serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam
transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bentuk
aktivitas
PENGERTIAN ARSIP
Menurut The Liang Gie
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali

Menurut Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
berbangsa dan bernegara
 SYARAT ARSIP

Memiliki nilai Mudah

guna ditemukan

Disimpan
secara teratur
 KARAKTERISTIK ARSIP

AUTENTIK ANDAL INTEGRITAS DAPAT

DIGUNAKAN
Diakui kebenarannya, Dapat dipercaya dan Lengkap dan tidak Bisa didapatkan,
dibuat/dikirim oleh diandalkan berubah ditemukan kembali,
yang mengaku dihadirkan dan
membuat/mengirimka diinterpretasikan
n, serta dibuat/dikirim
pada waktu yang
dapat diakui
 FUNGSI ARSIP
Mendukung proses
pengambilan keputusan Sebagai Alat
Pembuktian

Menunjang proses Memori Organisasi

perencanaan

Mendukung
Pengawasan
 JENIS ARSIP
Bentuk dan
berdasarkan…
Subjek/Isi Nilai Guna
Wujud

Frekuensi
Sifat Kegunaan Fungsi
Penggunaan

Tempat
penyimpanan
dan
pemeliharaan
 Menurut Subjek/Isi JENIS ARSIP
1. Arsip Umum
2. Arsip Pemerintahan
3. Arsip Politik
4. Arsip Keamanan dan Ketertiban
5. Arsip Kesejahteraan
6. Arsip Perekonomian
7. Arsip Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
8. Arsip Pengawasan
9. Arsip Kepegawaian
10. Arsip Keuangan
 Menurut Bentuk dan Wujudnya JENIS ARSIP
1. Arsip Tekstual (textual record)
2. Arsip pandangan dan dengar
3. Arsip Kartografi dan Kearsitekturan
4. Arsip Komputer/Arsip Elektronik
 Menurut Nilai Gunanya JENIS ARSIP
1. Arsip yang bernilai guna administrasi
2. Arsip yang bernilai guna hukum
3. Arsip yang bernilai guna keuangan
4. Arsip yang bernilai guna untuk
kebijaksanaan
5. Arsip yang bernilai guna untuk pelaksanaan
kegiatan
6. Arsip yang bernilai guna sejarah
7. Arsip yang bernilai guna untuk penelitian
 Menurut Sifat Kegunaannya JENIS ARSIP
1. Arsip Esensial adalah arsip yang tidak
memiliki nilai kepentingan apapun
2. Arsip yang diperlukan adalah arsip yang
memiliki nilai kegunaan, namun sifatnya
sementara
3. Arsip penting adalah arsip yang memiliki
nilai hukum, pendidikan keuangan serta
sejarah
4. Arsip vital adalah arsip yang sifatnya
permanen, misalnya akta pendirian
perusahaan
 Menurut Fungsinya JENIS ARSIP
1. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan
secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu
2. Arsip Statis adalah arsip yang tidak
digunakan secara langsung untuk
merencanakan, menyelenggarakan
kegiatan pada umumnya
 Menurut Frekuensi Penggunaannya JENIS ARSIP
1. Arsip Aktif adalah arsip yang sering
digunakan untuk keperluan tertentu
2. Arsip Pasif adalah arsip yang jarang
digunakan/hanya digunakan bila diperlukan
3. Arsip abadi adalah arsip yang penting dan
berlaku untuk selama-lamanya/seumur
dengan organisasi sebagai pemiliknya
 Menurut Tempat Penyimpanan dan
Pemeliharaan
JENIS ARSIP
1. Arsip Terpusat/Sentral adalah arsip yang
penyimpanan dan pemeliharaan dipusatkan
menjadi satu.
2. Arsip unit atau tersebar adalah arsip yang
penyimpanan dan pemeliharaannya berada
dalam unit-unit organisasi
 PERANAN ARSIP
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti autentik)
3. Bahan dasar perencanaan dan
pengambilan keputusan
4. Barometer kegiatan organisasi
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
02.
MENGENAL
KEARSIPAN
PENGERTIAN KEARSIPAN
Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip

Menurut KBBI
Kearsipan adalah manajemen perlengkapan arsip

Menurut Wursanto
Kearsipan adalah sistem, metode atau cara yang telah
direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip
 TUJUAN KEARSIPAN
1. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang
dilakukan
2. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan
terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
3. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal
dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan;
4. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-
hak keperdataan rakyat
5. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan
nasional
6. menjamin keselamatan dan keamanan arsip
7. menjamin keselamatan aset nasional sebagai
identitas dan jati diri bangsa
8. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik
dan terpercaya
RUANG LINGKUP KEARSIPAN

Penetapan Kebijakan

Pembinaan Kearsipan

Pengelolaan Arsip