PENGELOLAAN KEARSIPAN ( ELEMEN 4)

A. CAPAIAN PEMBELAJARAN ( CP )

Pada akhir Fase F peserta didik mampu menerapkan pengelolaan kearsipan mulai dari prosedur
penyimpanan arsip , penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, penentuan masa retensi arsip, penyusutan
arsip, serta pengelolaan arsip secara elektronik /digital

B. MATERI PEMBELAJARAN
1. Daras arsip dan kearsipan
2. Peralatan dan perlengkapan kearsipan
3. Prosedur penyimpanan arsip
4. Penggunaan arsip
5. Pemeliharaan arsip
6. Masa retensi arsip
7. Penyusutan arsip
8. Pengelolaan arsip elektronik/ digital

Bagian 1.
C. Dasar arsip dan Kearsipan
1. Pengertian arsip
2. Karakteristik arsip
3. Jenis-jenis arsip
4. Fungsi dan nilai guna arsip
5. Pengertian kearsipan
6. Tujuan pengelolaan Kearsipan
7. Daur hidup arsip
8. Syarat-syarat pegawai arsip
9. Azas pengelolaan arsip
10. Memilih asas pengelolaan arsip
11. Regulasi Kearsipan

D. PengertianKearsipan
 Secarah etimologis ( asal usul kata) kata arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu archium, yang
bermakna, peti untuk menyimpan sesuatu .
 Dalam bahasa Latin, arsip dikenal dengan nama Felum (bundel) yang artinya tali atau benang
 Arsip dalambahasa inggris dikenal dengan tiga istilah, yaitu archeieve yang bemakna kumpulan
warkat recordyang bermakna cacatan danfile yang bermaknan sekumpulan informasi/warkat
 Dalam bahasa Belanda arsip dikenal dengan istilah archief yang dengan istilah archief yang
bermakna warkat , sedangkan dalam bahasa jerman, arsip dikenal dengan istilah archivalen yang
juga bermakna warkat
1. PENGERTIAN ARSIP
 Menurut Undang-undang Republik Indonesia nomor 43 tahun2009 tentang kearsipan, Arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
 Menurut The Liang Gie, arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan, arsip tersebut dapat cepat ditemukan
kembali.
Jadi arsip adalah kumpulan warkat atau surat-menyurat yang dibuat atau diterima oleh lembaga
pemerintahan/ swasta/ perorangan yang harus disimpan secara sistematis Karena mempunyai nilai
kegunaan agar saat diperlukan mudah ditemukan kembali dengan cepat dan tepat
 Syarat-syarat/ warkat dapat dikatakan arsip jika memenuhi syarat-syarat:
1. Merupakan Kumpulan warkat
2. disimpan menurut sistem tertentu
3. Mempunyai nilai kegunaan
4. Pada saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat
 Karakteristik arsip
Adapun karakteristik atau nilai arsip diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Autentik, artinya arsip berisi informasi yang sebenarnya yang meliputi informasi waktu dan tempat
arsip dibuat/ diterima, tujuan kegiatan, serta bukti kebijakan dan organisasi yang membuat arsip
tersebut
2. Legal, artinya arsip merupakan proses dokumentasi yang mendukung tugas dan kegiatan serta
berperan sebagai bahan bukti resmi dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan
3. Unik, artinya setiap arsip memiliki kronologi dan tidak dibuat secara massal. Saat arsip
diduplikasi( tembusan), maka arsip tersebut bermakna berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
4. Terpercaya, artinya arsip dapat dipercaya dan digunakan sebagai bukti Sahih dan bahan pendukung
pelaksanaan kegiatan
5. Mempunyai kegunaan, salah satu manfaat arsip adalah menjadi sumber informasi bagi suatu
penelitian karena di dalam arsip terekam info-info penting saat arsip itu dibuat
6. Disimpan dengan teratur, biasanya, arsip disimpan dengan sistem tertentu bergantung pada
kebijakan si pemilik arsip dan pemegang Cipta. Hal ini penting agar tidak ada arsip yang hilang di
kemudian hari

 Jenis-jenis arsip
1. Arsip Berbentuk lembaran. Contoh: Surat-surat, akte notaris, kuitansi, laporan, foto-foto dan lain-lain
2. Arsip Tidak berbentuk lembaran. Contoh: Misalnya arsip berupa disket komputer, hardisk, rekaman
pada pita kaset, video, mikrofilm dan lain-lain

 Jenis arsip berdasarkan pemiliknya

1. Milik lembaga pemerintahan
a. Arsip Nasional di Indonesia( Arsip Nasional Republik Indonesia) / ANRI
b. Arsip nasional di setiap ibukota daerah tingkat 1( Arsip Nasional daerah).
2. milik instansi pemerintah/ swasta
a. Arsip primer ( arsip asli) dan arsip sekunder( karbon kopi)
b. Arsip Sentral( arsip disimpan di pusat) dan arsip unit( arsip disimpan di unit kerja)

 Jenis-jenis arsip menurut masalahnya

1) Financial record yaitu arsip yang berisi catatan masalah keuangan misalnya: Kuitansi, giro, cek kartu
kredit, bukti-bukti pembayaran maupun penerimaan uang.
2) Inventory record yaitu arsip yang berisi catatan yang berhubungan dengan masalah inventaris/
barang milik kantor, misalnya: Catatan mengenai persediaan barang, jumlah,merk, ukuran, lokasi
barang dan lain-lain.
3) Personal record yaitu arsip yang berisi catatan masalah yang berhubungan dengan kepegawaian,
misalnya daftar riwayat hidup, absensi pegawai, struktur organisasi pegawai dan lain-lain
4) Sales record yaitu arsip yang berisi catatan masalah yang berhubungan dengan penjualan, misalnya:
Catatan mutu barang, nama agen dan relasi dan lain-lain
5) Production record yaitu arsip yang berisi catatan masalah yang berhubungan dengan produksi,
misalnya: Arsip mengenai jenis bahan baku, jenis alat produksi, laporan produksi barang dan lain-
lain.
 Jenis-jenis arsip menurut sifat kepentingannya
1) Arsip biasa arsip yang semula mempunyai kegunaan penting akhirnya menjadi usang/ tidak berguna
saat arsip diinformasikan, misal surat lamaran kerja.
2) Arsip penting yaitu semua arsip yang hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang,
berfungsi membantu kelancaran organisasi dan sukar mencari penggantinya jika hilang, jangka
waktu penyimpanannya minimal 10 tahun hingga 30 tahun, misal surat perjanjian
3) Arsip tidak penting yaitu arsip yang mempunyai nilai guna sementara, kadang-kadang diperlukan,
secara berkala atau pada akhir tahun disingkirkan, misal undangan/ pemberitahuan
4) Arsip sangat penting yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya, nilai secara
atau alamiah, arsip ini tidak terbatas nilai gunanya abadi mempunyai nilai istimewa sehingga tidak
dimusnahkan, misal naskah proklamasi, ijazah, surat keputusan pendirian organisasi.
5) Arsip rahasi yaitu arsip yang isinya hanya dapat diketahui oleh orang tertentu. Misal surat penilaian
pegawai
 Jenis arsip berdasarkan fungsinya
1. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan atau
penyelenggaraan administrasi
a. Arsip aktif: Arsip yang dipergunakan terus-menerus dalam kegiatan kantor
b. Arsip semiaktif: Arsip yang frekuensi penggunaannya menurun
c. Arsip inaktif: Arsip yang sangat jarang digunakan
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan atau
penyelenggaraan kegiatan administrasi

 Fungsi arsip
1) Alat untuk membantu Ingatan
2) Sumber informasi
3) Alat pembuktian saat ini dan masa yang akan datang
4) Dapat menggambarkan kejadian-kejadian masa lalu
5) Dapat menunjang penelitian dan mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi
6) Bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan

 Nilai guna arsip( Alfred)

(arsip menurut vernon b. Santen, seorang ahli kearsipan)
1) Administrative value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai administrasinya dibutuhkan oleh
perusahaan
2) Legal value; keberadaan arsip dipertahankan nilai hukum yang terkandung di dalamnya. Misalnya
akta pendirian organisasi
3) Fiscal value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai fiscal yang terkandung di dalamnya.
Misalnya data laporan keuangan perusahaan
4) Research value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai penelitian yang terkandung di
dalamnya. Misalnya hasil penelitian
5) Educational value; keberadaan arsip dipertahankan karena terkait dengan pendidikan,misalnya
daftar nilai siswa
6) Documentary value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai dokumentasi yang terkandung di
dalamnya misalnya foto proklamasi kemerdekaan RI.

 Pengertian kearsipan
Kearsipan
Menurut Drs. the Liang gie dalam kamus Administrasi Perkantoran dijelaskan beberapa
pengertian kearsipan yang diuraikan seperti di bawah ini
1. Penyimpanan Warkat ( felling) merupakan kegiatan warkat-warkat dalam suatu tempat
penyimpanan tertib menurut sistem susunan dan tata cara yang telah ditentukan sehingga
pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali. lawan dari penyimpanan warkat (felling) adalah pengambilan warkat (finding)
2. Sistem penyimpanan warkat ( felling system) Adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut
suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu
dapat ditemukan kembali secara tepat.

 Pengertian kearsipan
 Kearsipan merupakan suatu proses, mulai dari penciptaan penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pengendalian, pemeliharaan perawatan, hingga penyimpanan arsip atau warkat menurut sistem
tertentu
 Kearsipan merupakan kegiatan untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting dan
menjadi bukti pertanggungjawaban yang autentik, baik dari fisik maupun fisik
Jadi kearsipan adalah proses kegiatan mulai dari penciptaan penerimaan, pencatatan,
penyimpanan, penggunaan pemeliharaan, penyusutan sampai dengan pemusnahan arsip dengan
menggunakan sistem tertentu sehingga bila sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan dengan cepat
dan tepat

 Tujuan Pengelolaan Kearsipan

1. agar arsip terpelihara dengan baik teratur dan aman
2. untuk menjamin keselamatan dokumen/ warkat sebagai bahan pertanggungjawaban
3. dapat menyimpan warkat dengan sistem tertentu secara sistematis dan efisien
4. Untuk mempermudah menemukan warkat dengan cepat dan tepat
5. Dapat menjaga dan memelihara kelestarian dan kerahasiaan arsip
6. Meningkatkan Efisiensi dan efektivitas baik waktu, tempat dan biaya dalam pengelolaan
7. Menyelamatkan pertanggungjawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-
kegiatan kemasyarakatan

 Daur Hidup Arsip

Siklus hidup arsip atau life cycle Of record merupakan perjalanan yang dimulai dari penciptaan
arsip hingga arsip tersebut dimusnahkan yang merupakan proses penggunaan arsip dari awal hingga akhir

Daur hidup arsip( live cycle of record)

- tahap penciptaan dan penerimaan( Creation dan receipt)
- tahap distribusi ( distribution)
- tahap penggunaan (use)
- tahap pemeliharaan ( maintenance)
- tahap pemusnahan ( disposion)

 Masalah pokok kearsipan

Masalah yang pada umumnya dihadapi perusahaan, instansi baik pemerintah maupun swasta antara lain
adalah
1. Arsip tidak dapat ditemukan dengan cepat apabila dibutuhkan
2. Arsip yang dipinjam seringkali tidak dikembalikan
3. Arsip hilang
4. Arsip rusak
5. Arsip Setiap hari selalu bertambah tanpa adanya penyusutan
6. Pegawai Arsip yang tidak terlatih
7. Tidak ada kata kerja atau prosedur kearsipan tertentu
8. Peralatan arsip yang tidak mengikuti perkembangan zaman ( tidak up to date)

 Syarat-syarat pegawai arsip

Adapun syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk menjadi seorang arsiparis adalah :
1. Syarat pengetahuan yaitu syarat pengetahuan yang berhubungan dengan bidang tugas pekerjaan
kearsipan syarat ini dibuktikan dengan ijazah/ sertifikat misalnya:
a. Berpendidikan minimal sekolah menengah kejuruan
b. Mempunyai pemahaman yang luas mengenai bidang kearsipan pada khususnya dan administrasi
pada umumnya
2. Syarat keterampilan, yaitu terampil dalam bekerja di bidang kearsipan. misal terampil menggunakan
sistem filing, peralatan arsip terampil menemukan kembali terampil
3. Syarat kepribadian, yaitu
a. Tekun teliti rapi cermat dan sabar dalam menyelesaikan pekerjaan
b. Cekatan cerdas dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan
c. Disiplin jujur dan tanggung jawab
d. Ramah dan sopan dalam melayani permintaan arsip
e. Loyal dan dapat menyimpan rahasia
f. Sehat rohani dan jasmani
g. Bekerja secara profesional

 Asas-Asas Kearsipan
Asas kearsipan adalah asas pengelolaan arsip yang meliputi penentuan kebijakan
pengorganisasian kegiatan pengelolaan arsip secara baku pada suatu instansi meliputi: asas sentralisasi,
asas desentralisasi dan asas desentralisasi terkendali atau (asas gabungan)
1. Asas sentralisasi
Asas sentralisasi adalah asas pengendalian kegiatan pengurusan surat /arsip baik surat masuk
maupun surat keluar, yang sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada
suatu organisasi yang disebut unit kearsipan

 Keuntungan Dan Kelemahan Asas Sentralisasi

Keuntungan
1) Adanya keseragaman sistem dan prosedur
2) Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi
3) Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali terjadi
4) Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efisien dan efektif
5) Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar
6) Pengawasan lebih mudah
Kelemahan
1) Keseragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja
2) Bagi organisasi kantor yang bagian-bagiannya tidak berada dalam satu kompleks dan terpencar-
pencar di beberapa tempat, maka pelaksanaan asas sentralisasi kurang tepat karena pekerjaan
menjadi lebih lambat
3) Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan unit kerja, sehingga
dapat terjadi salah persepsi dalam menilai sebuah arsip
4) Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan besar karena arsip hilang atau terselip
2. Asas desentralisasi
Asas jenis ini merupakan asas pengendalian kegiatan pengelolaan surat/ arsip, baik surat masuk
maupun surat keluar, yang sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu
organisasi.

 Keuntungan dan kelemahan asas desentralisasi

Keuntungan
1) Unit kerja dapat menerapkan asas pengelolaan kearsipan yang sesuai dengan bidang pekerjaan
2) Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan dengan cepat
3) Penetapan nilai guna arsip lebih tepat
4) Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan

Kelemahan
1) Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan, akan semakin
besar
2) Kemungkinan banyak arsip yang sama disimpan pada tiap unit kerja
3) Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan khususnya pelaksanaan penataan
berkas
4) Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat
memenuhi ruang kerja
5) Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan di bidang
kearsipan

3. Desentralisasi Terkendali (Asas Gabungan)

Asas desentralisasi terkendali merupakan gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi

 Keuntungan Dan Kelemahan Asas Gabungan

Keuntungan
1) Keseragaman prosedur dan tata kerja
2) Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah
3) Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif
4) Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya
5) Karyawan di unit kerja dapat bertambah

Kelemahan
1) karena diselenggarakan di dua tempat, maka tentu saja peralatan yang digunakan cukup banyak
2) kemungkinan adanya arsip kembar dapat terjadi
3) membutuhkan tenaga yang lebih banyak
  Memilih Asas Kearsipan
Adapun hal-hal yang dipertimbangkan dalam memilih asas kearsipan:
- Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan
- Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi
- Lokasi gedung kantor, satu atap atau terpencar
- Jumlah karyawan yang ada dalam suatu organisasi
- Jumlah surat yang dikelola

 Regulasi Kearsipan
- Undang-undang republik indonesia no. 43 tahun 2009 tentang kearsipan
- Pemerintah republik indonesia no. 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang ri no. 43
tahun 2009 tentang kearsipan
- Undang-undang republik indonesia no. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaa
- Peraturan pemerintah republik indonesia no. 87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan
pemusnahan dokumen perusahaan.
- Peraturan pemerintah republik indonesia no. 88 tahun 1999 tentang tata cara pengalihan dokumen
perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisas
- Undang-undang republik indonesia no. 25 tahun 2009 tentang pelayanan publik
- Undang-undang republik indonesia no. 11 tahun 2008 tentang informasi dan transaksi elektroni
- Undang-undang republik indonesia no. 14 tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik.
- Keputusan presiden no. 105 tahun 2004 tentang pengelolaan arsip statis.

Proses pengelolaan arsip elektronik

Pengelolaan arsip elektonik dapat dilakukan dalam empat siklus yaitu: penciptaan dan
penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi. Arsip elektronik dapat
berupa arsip yang dibuat langsung menggunakan media elektronik atau arsip cetak yang di alih
mediakan menjadi arsip digital.

Pengelolaan Arsip Elektronik

Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap bagian dalam
sebuah unit organisasi. Administrasi formal terkait dengan aspek legal dan tertuang dalam bentuk
dokumen dinas tertulis. Lalu lintas dokumen dapat berkembang menjadi sangat besar, sehingga
memerlukan effort yang semakin besar pula dalam pengelolaanya.

Pengelolaan arsip secara konvensional memiliki banyak kelemahan. Memerlukan ruang

penyimpanan yang cukup luas karena arsip selalu bertambah, mudah mengalami kerusakan dan
kehilangan dokumen, pencarian kembali dokumen memerlukan waktu yang lama, distribusian
dokumen antar unit organisasi dan antar pegawai kurang efektif.

Untuk mewujudkan tata kelola arsip yang baik, pemanfaatan teknologi informasi tidak dapat
dihindarkan lagi. Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan
bahwa, pencipta arsip atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk atau
melakukan alih media antara lain media elektronik.
Arsip Elektronik

Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata cara pengumpulan
informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer
berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan tujuan agar
dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali. Menurut National Archives
and Record Administration (NASA), Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan
diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Electronic
records merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat,
diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti
kegiatan (Srirahayu, 2013:2).

Di Kementerian Keuangan sendiri arsip elektronik diatur ketentuan bentuknya, berupa :

a. teks, gambar, audio, dan video

b. arsip elektronik lainnya dalam format (ekstensi) tertentu.

Pengelolaan Arsip

Dalam pengelolaan arsip elektronik dilakukan beberapa kegiatan, yaitu :

a. penciptaan arsip elektronik berupa:

 - pembuatan arsip elektronik yaitu kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam
tertentu untuk dikomunikasikan dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit kerja di lingkungan
Kementerian Keuangan yang terdiri atas arsip yang penciptaannya dalam format elektronik
dan arsip hasil proses alih media.

- penerimaan arsip elektronik dari eksternal Kementerian Keuangan yang terdiri atas arsip yang
diterima dalam format elektronik serta arsip hasil proses digitisasi arsip.

Ketentuan dalam penciptaan arsip elektronik, sebagai berikut:

- sesuai dengan prosedur dan menggunakan sistem informasi yang berlaku.

- dalam format yang sesuai dengan ketentuan tata naskah dinas, yang berlaku di lingkungan
Kementerian Keuangan.

Sementara kegiatan dalam penciptaan arsip elektronik, meliputi:

- Registrasi arsip elektronik

- Agregasi, merupakan akumulasi dari entitas arsip elektronik yang saling berkaitan dan/atau
memiliki kesamaan tema yang harus dipelihara selama dibutuhkan. Kegiatan ini ditentukan
berdasarkan suatu tingkatan sesuai dengan kebutuhan, antara lain: agregasi pada Tingkatan
Seri (Series), agregasi pada Tingkatan Berkas (File), agregasi pada Tingkatan Item

b. penggunaan arsip elektronik

- dilaksanakan berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

- diberikan selama waktu penggunaan dan otomatis akan tertutup oleh sistem informasi
pengelolaan arsip elektronik.

- harus tercatat dalam sistem informasi yang menjalankan fungsi pengelolaan arsip elektronik.

c. kegiatan pemeliharaan arsip elektronik dilakukan dalam rangka :

- antisipasi terhadap keusangan teknologi dan pemeliharaan terhadap sistem elektronik sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.

- preservasi arsip elektronik, yang dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut:

o migrasi, yang merupakan proses pemindahan arsip elektronik dari perangkat yang telah
usang ke perangkat terkini

o konversi, yang merupakan proses perubahan format arsip elektronik ke format data untuk
preservasi jangka panjang

o enkapsulasi, yang merupakan proses membungkus arsip elektronik, metadata, spesifikasi

format, dan informasi lainnya yang dibutuhkan untuk membaca informasi arsip tersebut
di masa mendatang

o emulsi, yang merupakan proses penciptaan kembali lingkungan sistem sebagaimana arsip
elektronik tersebut diciptakan.

d. penyusutan arsip elektronik

pelaksanaan kegiatan dalam penyusutan arsip elektronik, yaitu :

- pemindahan arsip elektronik inaktif oleh Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. dilakukan pada
arsip elektronik yang telah memasuki masa retensi inaktif berdasarkan Jadwal Retensi Arsip
dilingkungan Kementerian Keuangan dengan cara pemindahan hak akses dan/atau database
dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
 - pemusnahan arsip elektronik dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai tata cara
pemusnahan arsip di lingkungan Kementerian Keuangan melalui koordinasi dengan Pusat
Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan dan/atau Unit Kerja yang memiliki kewenangan
pengelolaan sistem dlan teknologi informasi.

- penyerahan arsip elektronik statis ke lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip elektronik
yang berdasarkan Jadwal Retensi Arsip berketerangan permanen dan dilaksanakan
berdasarkan ketentuan penyerahan arsip statis di lingkungan Kementerian Keuangan.

Tata Cara Alih Media Arsip Elektronik

Merupakan kegiatan pengalihan media arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka
memudahkan akses arsip dan pemeliharaan arsip dilakukan untuk mendukung pemeliharaan arsip
dengan memperhatikan:

a. kondisi arsip, dengan kriteria, antara lain:

- arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik

- arsip elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru

- informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak
diperbarui lagi karena perkembangan teknologi

b. nilai informasi, dengan kriteria paling sedikit:

- informasi yang harus diumumkan secara serta merta berdasarkan ketentuan peraturan
perundangundangan mengenai keterbukaan informasi publik.

- informasi yang termasuk dalam kategori arsip berketerangan permanen dalam Jadwal
Retensi Arsip Kementerian Keuangan.

- dilaksanakan sesuai dengan tata cara alih media arsip.

Alih media arsip dilakukan terhadap materi arsip pada media tertentu sebagai berikut:

o bentuk kertas dan/atau analog ke bentuk elektronik;

o bentuk elektronik versi lama ke bentuk elektronik versi baru;

o bentuk elektronik ke bentuk kertas dan/atau analog; atau

o bentuk media satu ke media yang lain.

pihak-pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip elektronik dan alih media arsip, meliputi :

a. Unit Kerja yang memiliki tugas melakukan urusan tata usaha

b. Unit Pengolah,

c. Unit Kearsipan

d. Pejabat Fungsional Arsiparis

Dari hasil pengelolaan arsip elektronik tersebut diharapkan akan diperoleh manfaat sebagai berikut :
Manfaat Sistem Pengarsipan Elektronik
Menurut Sukoco (2006:112), terdapat beberapa manfaat sistem pengarsipan elektronik, yaitu
sebagai berikut:
1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan
meja kerja.
2. Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah
dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan
menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya melihat di layar monitor atau
memprint-nya tanpa dapat mengubahnya.
5. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu
menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara
dengan 100 KB dalam format PDF) atau kurang lebih 700 lembar gambar (1 lembar setara dengan
1 MB dalam format JPG).
6. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat
diminimalisisr karena tersimpan secara digital.
7. Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun akan klien akan
mudah dilakukan melalui LAN maupun internet.
8. Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku
pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritasi relatif sulit
untuk mengaksesnya.
9. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan membackup data ke dalam media penyimpanan
yang compatible. Bandingkan dengan merecovery dokumen kertas yang telah sebagian terbakar
atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan.
Penulis: Dadang Eko D (Kepala Seksi Informasi Kanwil DJKN Kaltimtara)
Daftar Pustaka

 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

 Keputusan Menteri Keuangan Nomor 184 /KMK.01/2021 Tentang Ketentuan Pelaksanaan
Pengelolaan Arsip Elektronik Dan Alih Media Arsip Di Lingkungan Kementerian Keuangan

Apa yang dimaksud dengan pengelolaan arsip secara elektronik?

Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata
cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan
menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik (Document
Management System/ e-documents) dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat,
dikelola, ditemukan dan ...
Bagaimana cara pengelolaan arsip digital?

Tahapan Pengelolaan Arsip Digital

1. Menyiapkan surat/naskah dinas yang akan dialihmedia.

2. Melakukan scanning terhadap naskah/surat.
3. Membuat folder-folder pada komputer, sebagaitempat penyimpanan surat atau
naskahdinas yang telah di-scan.
4. Membuat hyperlink yaitumenghubungan antara daftararsip dengan arsip hasil scan.
Komponen apa saja yang harus diperhatikan dalam arsip elektronik?
Ada 12 komponen yang harus diperhatikan sebelum menggunakan arsip elektronis yaitu :
kebijakan dan prosedur, pendidikan dan training, keberhasilan dan kejujuran, cakupan dokumen,
metadata, manajemen file, manajemen penyimpanan, ketersediaan arsip, audit trial, retensi,
pembaruan media atau transfer, disposal.

Apa perbedaan arsip elektronik dan arsip digital?

Apakah perbedaan arsip digital dan arsip elektronik? - Quora. Pada dasarnya arsip digital dan
arsip elektronik sama saja, hanya beda istilah. Arsip jenis ini bisa merupakan: data fisik yang
diubah ke dalam bentuk digital.
Jelaskan 4 langkah pengelolaan arsip elektronik?
Pengelolaan arsip elektonik dapat dilakukan dalam empat siklus yaitu: penciptaan dan
penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi. Arsip elektronik dapat
berupa arsip yang dibuat langsung menggunakan media elektronik atau arsip cetak yang di alih
mediakan menjadi arsip digital.
Apa saja contoh arsip elektronik?
Contoh arsip elektronik bisa berupa gambar, surat elektronik (e- mail), dokumen digital (File
Teks, File Data, Database) dan lain sebagainya. Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2
cara yaitu : 1). Penciptaan secara elektronik atau otomasi.
Apa saja media penyimpanan arsip digital?
Media yang cocok untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik secara online
adalah harddisk lokal komputer, harddisk komputer server, dan harddisk jaringan. Harddisk
jaringan adalah tempat simpan dengan bentuk eksternal yang dilengkapi dengan koneksi jaringan
dan selalu terhubung dalam jaringan.
Apa Tujuan digitalisasi arsip?

Digitalisasi arsip dapat menghemat waktu proses kerja. Sebelumnya Anda harus berlama-
lama saat mencari dokumen dalam tumpukan. Belum lagi kalau tata letak dokumen itu
tidak beraturan, malah lebih lama lagi. Namun, kini dengan digitalisasi arsip, Anda dapat
mencari dokumen yang dibutuhkan dengan cepat.24 Jan 2023
Mengapa perlu digitalisasi arsip?
Adanya database digital dibutuhkan untuk mempercepat pencarian (temu kembali) sebagai fitrah
dari suatu arsip, misalnya dalam proses tracing informasi Laporan Penilaian dan letak
penyimpanannya. Pandemi juga menjadi alasan dipaksanya perubahan pola pikir ke arah digital,
begitu pula pelayanan di sektor publik.
Apa keuntungan dari mengelola arsip elektronik?
1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan
meja kerja.
2. . Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah
dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
Apa keuntungan dan kelemahan arsip elektronik?
Kelebihan kearsipan elektronik ini dapat menunjang kelancaran pekerjaan kantor dalam
pencapaian tujuan organisasi sedangkan kelemahannya yaitu memerlukan dana yang besar dalam
penyediaan peralatannya. Kelemahan lain adalatr pekerjaan terganggu bila ada ganggum listrilq
virus dan kerusakan komputer.
Jelaskan apa perbedaan pengelolaan sistem kearsipan secara manual dan digital?
Pada pengelolaan arsip manual, masing-masing tahap berdiri sendiri sebagai suatu proses
kegiatan. Sedangkan pada siklus arsip elektronik, proses penciptaan dan penyimpanan
berlangsung dalam satu tahap, serta proses distribusi dan penggunaan juga berjalan dalam satu
tahap.

G. Latihan dan Tugas

1. Petunjuk mengerjakan latihan dan tugas:
d.Latihan dan tugas ini bersifat individu.
e. Bacalah kembali materi Prosedur Manajemen File dengan cermat

2. Latihan Buatlah struktur folder berdasarkan klasifikasi arsip berikut ini!

Klasifikasi Arsip PT ABC

Pokok Masalah Sub Masalah Sub Sub Masalah
Gaji Gaji Pegawai Tetap
Gaji Pegawai Kontrak
Keuangan
Pajak Pajak Penghasilan
Pajak Pertambahan Nilai
 Penerimaan Pegawai Lamaran kerja
Seleksi Pegawai
Kepegawaian
Pengembangan Pegawai Diklat
Magang
Kerjasama Dalam Negeri
Humas Luar Negeri
Publikasi Media Elektronik
Media Cetak

Langkah kerja:
a. Buatlah folder utama dengan nama Arsip PT ABC di drive D!
b. Pada folder utama Arsip PT ABC, butlah folder Keuangan, Kepegawaian, dan Humas!
c. Pada folder Keuangan, buatlah folder Gaji dan Pajak!
d. Pada folder Gaji, buatlah folder Gaji Pegawai Tetap dan Gaji Pegawai Kontrak!
e. Pada folder Pajak, buatlah folder Pajak Penghasilan dan Pajak Pertambahan Nilai! 42
f. Pada folder Kepegawaian, buatlah folder Penerimaan Pegawai dan Pengembangan Pegawai!
g. Pada folder Penerimaan Pegawai, buatlah folder Lamaran Kerja dan Seleksi Pegawai!
h. Pada folder Pengembangan Pegawai, buatlah folder Diklat dan Magang
! i. Pada folder Humas, buatlah folder Kerjasama dan Publikasi!
J. Pada folder Kerjasama, buatlah folder Dalam Negeri dan Luar Negeri!
k. Pada folder Publikasi, buatlah folder Media Elektronik dan Media Cetak!

c. Simpan dokumen yang telah dibuat pada folder Arsip PT

ABC/Humas/Publikasi/Media Cetak, dengan cara:

- Pilih menu File, pilih Save

- Cari folder Arsip PT ABC/Humas/Publikasi/Media Cetak.
- Isikan nama file dengan nama “pengumuman”
. - Selanjutnya pilih Save.

3. Hasil latihan dan tugas

a. Tampilkan struktur folder yang telah dibuat pada Navigation Pane drive .
b. Lakukan print screen tampilan struktur folder tersebut dan diletakkan (paste) di dokumen Ms.
Word.
c. Simpan hasil print screen pada dokumen Ms. Word dengan nama file: latihan1_nama anda!

Macam-macam Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip ada banyak jenisnya, tapi tidak semuanya cocok
jika Anda terapkan pada perusahaan atau instansi pemerintahan yang dikelola. Perlu Anda
ketahui, sistem ini biasanya digunakan untuk memudahkan arsiparis atau staf kearsipan ketika
melakukan indexing, baik itu melalui aplikasi kearsipan atau kartu kendali, keduanya
yang membutuhkan kemampuan arsiparis yang terampil dalam mengklasifikasi arsip.
Untuk itu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai setiap sistem penyimpanan arsip,
sehingga nantinya Anda dapat memilih sistem yang cocok dengan kebutuhan dari bagian
kearsipan. Apa saja sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan oleh banyak perusahaan di
Indonesia? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?

Menurut Muhidin dan Winata (2016) menyebutkan bahwa sistem penyimpanan arsip merujuk
kepada “salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan
penggunaannya di masa-masa yang akan datang”. Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga
mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu
tatanan yang sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk
digunakan secara aman dan ekonomis.

Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering Digunakan

Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh
perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa sistem tersebut antara lain:

Sistem Nomor (Numerical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau
klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama
orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena
penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih
dahulu.

Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan
juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor
referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal.

Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing yang lebih lama,
banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan
ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip.

Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya

menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip
berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing.

Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami
penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama,
dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.

Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang membutuhkan
banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki
SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat.

Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem
penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan
untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi
tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.

Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal
jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari
sistem ini terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni
menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad

Sistem Subjek (Subjectical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan
berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok
diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan
dengan keluhan pelanggan.
Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang
dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan
susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika
terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu sama
lain.

Sistem Wilayah (Geographical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika Anda
menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah
yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut
kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal
dan tujuannya.

Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga
lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain, kelemahannya adalah
risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat
yang alamatnya tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci.

Itulah tadi beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui. Kira-kira manakah
yang paling cocok bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola? Tentunya,
sistem di atas juga dapat Anda kelola dengan lebih mudah dengan memanfaatkan solusi
pengelolaan arsip dari Prima Doc. Anda dapat menghubungi tim marketing kami untuk informasi
selengkapnya.
Post Tags:#tips

Soal latihan
Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut ini :
1. JelaskanYang dimaksud dengan arsip dan kearsipan?
2. Sebutkan karakteristik arsip?
3. Sebutkan jenis-jenis arsip menurut permasalahannya?
4. Sebutkan nilai guna arsip?
5. Sebutkan tujuan pengelolaan kearsipan?
6. Buatlah bagan daur hidup kearsipan, dan Berilah penjelasan secukupnya
7. Sebutkan syarat-syarat pegawai arsip
8. Sebutkan cara memilih asas pengelolaan kearsipan?

Buatlah beberapa kelompok diskusi yang terdiri atas empat siswa! Kemudian lakukan
pengamatan terhadap pengelolaan kegiatan kearsipan pada kantor terdekat dengan sekolah
Anda atau pada sekolah Anda. Pengamatan dilakukan terhadap jenis-jenis arsip dan persyaratan
pegawai arsip/ arsiparis. Hasil pengamatan lalu ditulislah ke dalam aplikasi Microsoft
Powerpoint dengan baik. Selanjutnya, presentasikan hasil diskusi di depan kelas kemudian
lakukanlah session tanya jawab bersama teman-teman anda